III. CÁC QUI ĐỊNH LIÊN QUAN ĐẾN CHẾ ĐỘ BÁN HÀNG NĂM 2010:
2 CHIẾT KHẤU DOANH THU THEO KHU VỰC
3.2.4.4. Quản lý khách hàng nợ
Khách hàng của công ty đa phần là những khách hàng đã gắn bó với công ty lâu năm, bên cạnh đó công ty cũng chú trọng phát triển khách hàng mới, đối với những khách hàng lẻ thì công ty không có chính sách cho nợ. Việc tìm hiểu khách hàng nợ mới không do phòng kế toán thực hiện. Phòng kinh doanh sẽ đảm nhận việc tìm hiểu khách hàng mới, thoả thuận các điều kiện về các chế độ bán hàng, điều kiện thanh toán nợ, phương thức thanh toán nợ. Sau khi khách hàng mới đủ các điều kiện để trở thành khách hàng nợ mới thì hai bên tiến hành ký hợp đồng. Thông thường đối với những khách hàng mới muốn trở thành nhà phân phối cung cấp các sản phẩm của công ty thì phải ký cược một khoản tiền hoặc tài sản để đảm bảo việc thanh toán nếu có sự cố xảy ra. Nhằm ngăn chặn các rủi ro tín dụng cho công ty.
Kế toán công nợ theo dõi chi tiết khoản phải thu của khách hàng và phần thanh toán trên sổ chi tiết công nợ. Sổ chi tiết công nợ của khách hàng vừa được thực hiện trên máy tính vừa được ghi chép bằng tay, tránh sai sót trong ghi chép khoản phải thu (Mẫu 3.7).
Mẫu 3.7: Sổ theo dõi công nợ khách hàng
Công ty TNHH đầu tư phát triển
Vân Long SỔ THEO DÕI CÔNG NỢ KHÁCH HÀNG
Từ ngày 01/10/2010 đến ngày 30/10/2010
Khách hàng: Công ty TNHH Kim Yến
Địa chỉ: Tp.Hải Dương - Tỉnh Hải Dương Điện thoại: 0320.3476926 Đơn vị tính: đồng
Chứng từ Diễn giải Số phát sinh
Số Ngày Nợ Có
SDĐK 30.657.377
8091
0 1/10
Xuất hóa đơn
BR/2009B 80910 47.363.400 6/10 Thu hóa đơn
BR/2009B 80910 47.363.400
80932 7/10 Xuất hóa đơn
BR/2009B 80932 86.568.100
... ... ... ... ... …
Tổng cộng 507.849.552 480.299.352 58.207.577
Người lập biểu Kế toán trưởng
Cuối tháng, kế toán công nợ tiến hành cộng sổ và rút số dư mỗi tháng cho từng khách hàng. Sau đó lập bảng tổng hợp công nợ khách hàng (Mẫu 3.8)
Qua đó có thể biết được khách hàng nào có số dư nợ vượt quá giới hạn cho phép cũng như làm căn cứ để tính các chế độ bán hàng cho khách hàng.
Mẫu 3.8: Bảng tổng hợp công nợ khách hàng
Công ty TNHH đầu tư phát
triển Vân Long BẢNG TỔNG HỢP CÔNG NỢ KHÁCH HÀNG
Từ ngày 01/10/2010 đến ngày 31/10/2010
Đơn vị tính: đồng
TT Tên KH Số đầu kỳ Số phát sinh Số cuối kỳ
Nợ Có Nợ Có Nợ Có
01 Cty Kim Yến 30.657.377 507.849.552 480.299.352 58.207.577
02 CH Vân Cầm 15.633.500 290.852.000 250.030.000 56.455.500
... ... ... ... ... ...
Tổng
cộng 48.560.650 5.620.435.950 5.449.211.600 219.785.000
Người lập biểu Kế toán trưởng
(Nguồn: Phòng tài chính - kế toán)
Ngoài ra, để đảm bảo tính chính xác của khoản phải thu khách hàng, cuối mỗi kỳ đều tiến hành đối chiếu công nợ giữa kế toán công ty và khách hàng. Công việc
đối chiếu này có thể phát hiện ra những khoản phải thu không có thật cũng như các khoản phải thu còn thiếu, ngăn chặn hành vi gian lận chiếm đoạt nợ phải thu.