- Quản lí các khoản phải thu: Công tác thu hồi công nợ chưa được tiến hành thường xuyên và nghiêm túc Mặc dù đã qui định tỷ lệ nợ cho phép vào
3.3.3.3. Xây dựng bộ phận kiểm toán nội bộ và sử dụng phần mềm kếtoán
a. Xây dựng bộ phận kiểm toán nội bộ
Thành lập bộ phận kiểm toán nội bộ có ý nghĩa rất quan trọng đối với một công ty có số vốn và doanh thu lớn như Vân Long. Bởi thông qua bộ phận kiểm toán nội bộ sẽ giúp cho công ty xác nhận tính đúng đắn, tính hợp pháp của các tài liệu, số liệu kế toán... của công ty. Bộ phận kiểm toán nội bộ sẽ thực hiện chức năng kiểm tra, kiểm soát, đánh giá, thẩm tra các thông tin, đảm bảo cung cấp thông tin chính xác cho Ban Giám đốc, giúp các phòng ban thực hiện đúng các quy định, mục tiêu, kế hoạch mà Ban Giám đốc đề ra. Kiểm toán nội bộ sẽ trực
tiếp giúp cho công tác quản lý, công tác chuyên môn nghiệp vụ tài chính kế toán của công ty đi vào nề nếp, tự đánh giá lại, rút kinh nghiệm để có những biện pháp chỉ đạo và thực hiện tốt hơn.
Bộ phận kiểm toán nội bộ phải được tổ chức độc lập với các phòng ban, bộ phận khách quan trong công ty, trực thuộc sự điều hành của Giám đốc. Có quyền kiểm tra, giám sát tất cả các hoạt động của các phòng ban, bộ phận trong đơn vị, có trách nhiệm phát hiện các sai phạm, gian lận xảy ra ở các bộ phận báo cáo với Ban Giám đốc kịp thời đưa ra các biện pháp xử lý.
Với quy mô và cơ cấu tổ chức tại công ty như hiện nay, để thuận tiện cho việc hoàn thành nhiệm vụ và tiết kiệm về mặt chi phí, công ty nên tổ chức phòng kiểm toán nội bộ gồm 3 nhân viên được bố trí gồm: Một trưởng phòng Kiểm toán nội bộ và hai kiểm toán viên nội bộ. Nhân viên thực hiện kiểm toán phải là những người có trình độ chuyên môn cao, có đạo đức nghề nghiệp, liêm chính trong công việc, am hiểu nhiều lĩnh vực, cập nhật được các thông tư, hướng dẫn mới về chế độ kế toán nhằm hướng dẫn các bộ phận thực hiện đúng với các quy định của Nhà nước. Mô hình tổ chức Phòng kiểm toán nội bộ trong Công ty có thể được tổ chức sơ đồ 3.3:
Sơ đồ 3.3: Tổ chức phòng kiểm toán nội bộ
* Nhiệm vụ, quyền hạn của Trưởng phòng kiểm toán nội bộ:
- Chủ động xây dựng kế hoạch và lập chương trình kiểm toán hằng năm.
- Tổ chức các cuộc kiểm toán nội bộ trong công ty theo nhiệm vụ kế hoạch và chương trình kiểm toán đã được Giám đốc phê duyệt.
- Quản lý, bố trí, phân công công việc cho kiểm toán viên nội bộ và thực hiện đào tạo và huấn luyện kiểm toán viên, đảm bảo không ngừng nâng cao trình độ và năng lực công tác của kiểm toán viên và bộ phận kiểm toán nội bộ.
Trưởng phòng kiểm toán nội bộ
- Đề xuất với giám đốc về việc đề bạt, bổ nhiệm, khen thưởng đối với kiểm toán nội bộ. Khi phát hiện các hiện tượng vi phạm pháp luật hoặc những quyết định trái với chủ trương, chính sách, chế độ phải có trách nhiệm báo cáo với ban giám đốc để đưa ra các biện pháp giải quyết kịp thời.
- Kiến nghị thay đổi các chính sách, đường lối nhằm nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý và điều hành hoạt động kinh doanh của công ty.
* Nhiệm vụ, quyền hạn của kiểm toán viên nội bộ:
- Thực hiện các nghiệp vụ theo kế hoạch đã đề ra và chịu trách nhiệm về tính trung thực và hợp lý của các báo cáo và bằng chứng kiểm toán.
- Trong quá trình tiến hành các công tác kiểm toán phải tuân thủ các nguyên tắc và chuẩn mực của một kiểm toán viên nội bộ.
- Tuân thủ công tác bí mật số liệu về tình hình hoạt động và tài chính kế toán của công ty.
b. Áp dụng phần mềm kế toán máy
Cùng với sự phát triển của khoa học kỹ thuật và công nghệ thông tin, tin học đã và đang ngày càng phổ biến trong hầu hết các hoạt động của nền kinh tế nói chung cũng như trong quản lý doanh nghiệp và hệ thống kiểm soát nội bộ nói riêng. Việc sử dụng các kỹ thuật kiểm soát nội bộ được sự hỗ trợ bằng máy tính giúp cho nhà quản lý có thể sử dụng các thủ tục kiểm soát nội bộ có hiệu quả, làm giảm bớt áp lực công việc của kế toán viên, từ đó nâng cao hiệu quả công việc, thông tin cung cấp mang tính chính xác cao và kịp thời.
Hiện nay, công tác hạch toán kế toán của công ty được thực hiện theo hình thức kế toán trên Excel nên khối lượng công việc của kế toán tương đối nhiều và cần phải có sự chính xác. Vấn đề này sẽ được khắc phục khi công ty áp dụng phần mềm kế toán máy vào công tác hạch toán tại công ty. Như vậy sẽ giảm được áp lực công việc cho kế toán và không xảy ra sai sót do tính toán, đảm bảo tính chính xác của thông tin cung cấp. Việc áp dụng phần mềm kế toán sẽ đơn giản hóa hơn các thủ tục kiểm soát. Theo đó, kế toán chỉ cần cẩn thận trong khâu nhập liệu vào máy tính vì đó là mấu chốt của tất cả các sai sót trong thông tin cung cấp. Ngoài
ra, để hạn chế các gian lận ta cũng chỉ cần tăng cường các biện pháp kiểm soát ở khâu nhập số liệu vào máy. Biện pháp tốt nhất là cần phân chia rõ ràng quyền được đăng nhập vào các phần hành cho từng kế toán viên và sử dụng mật khẩu để bảo mật thông tin.
Nhập số liệu hàng ngày In sổ sách, Báo cáo cuối kỳ Đỗi chiếu, kiểm tra
Sơ đồ 3.4: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy tính
* Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy tính:
Hằng ngày kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán. Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào Sổ kế toán tổng hợp và các Sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan.
Cuối kỳ (tháng, quý hoặc năm), kế toán thực hiện các thao tác khóa sổ, cộng sổ và lập BCTC. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo tính chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ. Người làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa Sổ kế toán với BCTC sau khi đã in ra giấy.
Có rất nhiều phần mềm kế toán máy hiện đang được sử dụng rộng rãi tại các doanh nghiệp như phần mềm kế toán máy Fast Accounting, Misa,... hoặc công ty có thể mời các công ty chuyên lập trình phần mềm về để lập trình chương trình kế toán phù hợp với đặc điểm kinh doanh cũng như quy mô của công ty.
Các chứng từ kế toán Các chứng từ kế toán Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại SỔ KẾ TOÁN - Sổ chi tiết - Sổ tổng hợp SỔ KẾ TOÁN - Sổ chi tiết - Sổ tổng hợp - BCTC
- Báo cáo kế toán quản trị
- BCTC
- Báo cáo kế toán quản trị
Phần IV
KẾT LUẬN
4.1. Kết luận
Trong nền kinh tế thị trường hiện nay cùng với sự vận động đi lên, nền kinh tế nước ta đã và đang có những triển vọng mới và hướng đi mới để hoà nhập với nền kinh tế thế giới. Đặc biệt khi đã gia nhập WTO ngoài việc sẽ có thêm cơ hội cho hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp thì đó cũng là thách thức lớn đối với các doanh nghiệp Việt Nam khi các sản phẩm truyền thống của chúng ta phải cạnh tranh với những sản phẩm cùng loại của các nhà sản xuất lớn trên thế giới. Do đó, để có thể đứng vững trong môi trường cạnh tranh khắc nghiệt hiện nay, các doanh nghiệp không những phải tự lực vươn lên trong quá trình sản xuất kinh doanh mà đòi hỏi các doanh nghiệp còn phải hoàn thiện tăng cường kiểm tra, kiểm soát, nâng cao năng lực quản lý để hạn chế những sai sót gian lận có thể xảy ra và đề ra những phương hướng, mục tiêu nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh.
Kiểm soát nội bộ là một bộ phận quan trọng giúp cho nhà quản lý kiểm tra, giám sát được quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Trong đó, kiểm soát chu trình bán hàng - thu tiền là nội dung quan trọng của các nhà quản lý doanh nghiệp. Hoạt động bán hàng - thu tiền là hoạt động xảy ra thường xuyên và dễ xảy ra gian lận, sai sót. Việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu đối với chu trình bán hàng, cùng thủ tục kiểm soát chặt chẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu các rủi ro có thể xảy đối với hoạt động này, đồng thời nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của mình.
Qua thời gian thực tập tại công ty TNHH đầu tư phát triển Vân Long, với đề tài: “Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền tại công ty TNHH đầu tư phát triển Vân Long”, chúng tôi rút ra một số kết luận sau:
1) Hệ thống kiểm soát nội bộ ở công ty có tồn tại và hoạt động tương đối tốt 2) Hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền được thiết lập từ khâu xử lý đơn đặt hàng của người mua đến lập dự phòng và xóa sổ khoản nợ không thu hồi được. Quá trình này được kiểm soát tương đối chặt chẽ, cơ bản ngăn chặn được những sai phạm, rủi ro trọng yếu.
3) Hệ thống kiểm soát khoản chiết khấu và chính sách tín dụng cho khách hàng khá chặt chẽ trong những năm qua đã ngăn chặn được rủi ro trong quá trình thu hồi nợ.
Trong thời gian tới, để phản ứng linh hoạt trước những biến động thị trường, để đáp ứng yêu cầu quản lý ngày càng cao, hệ thống kiểm soát nội bộ, đặc biệt là hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng của công ty cần hoàn thiện hơn nữa, khắc phục những hạn chế, phát huy mạnh mẽ những thế mạnh của mình và đổi mới đi tới hoàn thiện, giúp Vân Long không ngừng phát triển.