đóng trên địa bàn các tỉnh có nhiệm vụ sản xuất các sản phẩm theo kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty giao.
Chính sách nhân sự
Sự phát triển của mọi doanh nghiệp luôn luôn gắn liền với đội ngũ nhân viên trong doanh nghiệp. Cũng như vậy, hệ thống kiểm soát nội bộ có thực sự phát huy hiệu quả hay không là phụ thuộc vào họ, chủ thể trực tiếp thực hiện các thủ tục kiểm soát trong công ty. Đặc biệt bộ phận phụ trách tiêu thụ như
phòng kinh doanh, phòng kế toán, các nhân viên bán hàng… thì chính sách tuyển dụng và đào tạo luôn được coi trọng.
Khi có nhu cầu tuyển nhân sự, công ty sẽ thông báo trên các trang web, báo điện tử, báo viết… Sau khi trúng tuyển vòng hồ sơ, người dự tuyển sẽ phải điền đầy đủ thông tin vào phát phiếu đăng ký tuyển dụng trước khi tham gia phần phỏng vấn. Sau đó phiếu này sẽ được chuyển cho hội đồng phỏng vấn do phó giám đốc hành chính quản trị, kế toán trưởng, và những người có kinh nghiệm khác tham gia hội đồng với mục tiêu tuyển dụng nhân viên có trình độ chuyên môn cao, có phẩm chất đạo đức.
Công ty cũng xây dựng diễn đàn trên internet dành cho cán bộ công nhân viên trong công ty, họ có thể trao đổi thông tin cũng như đề xuất ý tưởng dễ dàng, không tốn nhiều thời gian, kinh phí. Cách làm này đặc biệt hiệu quả với phòng kinh doanh và phòng kế toán.
Công tác kế hoạch
Tại công ty, công tác lập kế hoạch cũng luôn được đặc biệt chú trọng và thực hiện một cách nghiêm túc, khoa học. Hàng năm, căn cứ vào tình hình thực hiện kế hoạch của năm trước, ban lãnh đạo công ty tiến hành xem xét, đánh giá, phân tích nguyên nhân và lập kế hoạch cho năm kế tiếp. Các kế hoạch được lập bao gồm: Kế hoạch tiêu thụ sản phẩm, kế hoạch chi phí, kế hoạch giá thành, kế hoạch sản xuất sản phẩm. Trong đó, kế hoạch tiêu thụ sản phẩm có ý nghĩa quan trọng vì nó quyết định đến sự thắng lợi của công ty. Việc lập kế hoạch này do phòng kinh doanh thực hiện dựa vào các yếu tố sau: Những đơn đặt hàng chưa thực hiện, dự đoán số lượng đơn đặt hàng sẽ nhận, tổng hợp ý kiến từ đại diện bán hàng, phân tích nhu cầu tiêu dùng của thị trường, sự cạnh tranh của các sản phẩm cùng ngành. Đồng thời dựa vào kết quả tiêu thụ của kì trước.
Ủy ban kiểm soát
Ban kiểm soát có chức năng kiểm tra, giám sát, đánh giá hoạt động của các phòng ban trong công ty. Định kỳ 6 tháng một lần, ban kiểm soát kết hợp với các phòng ban khác tiến hành kiểm tra đồng loạt. Đối với phòng kinh doanh và phòng kế toán, để cuộc kiểm tra có hiệu quả, ủy ban kiểm soát có thể kết hợp với các công ty kiểm toán độc lập để đưa ra kết luận chính xác.
b. Môi trường bên ngoài
Bên cạnh môi trường kiểm soát của công ty, công ty còn chịu sự tác động của các nhân tố bên ngoài. Các nhân tố này vượt ra ngoài sự kiểm soát của ban lãnh đạo công ty nhưng nó lại có tác động lớn đến qui chế thủ tục, kiểm soát tại công ty, các nhân tố bên ngoài bao gồm các chính sách, chế độ, qui định của Nhà nước, cơ quan thuế, thanh tra Nhà nước, các chủ nợ (ngân hàng, tổ chức tín dụng...), khách hàng, nhà cung cấp, đối thủ cạnh tranh, tình hình biến động của thị trường thép và nền kinh tế thế giới…
Môi trường bên ngoài ảnh hưởng khá lớn đến quá trình bán hàng và khả năng thanh toán của khách hàng. Cụ thể, năm 2009, khi mà cuộc khủng hoảng đang trong giai đoạn tồi tệ nhất, các doanh nghiệp gặp rất nhiều khó khăn trong sản xuất. Nhà nước có chính sách hỗ trợ lãi suất đã giúp công ty được tiếp cận nguồn vốn rẻ để duy trì sản xuất, triển khai các công trình đầu tư lớn, tạo điều kiện phát triển ổn định.
Bên cạnh đó, chính sách miễn giảm 50% thuế VAT từ mức 10% xuống 5%, có hiệu lực từ 1/2/2009 đến hết 31/12/2009 cũng giúp công ty có điều kiện giảm giá bán sản phẩm, nâng cao sức cạnh tranh trên thị trường.
Hơn nữa, gói kích cầu trị giá khoảng 6 tỷ USD có tác động rất tốt đến sức tiêu thụ sản phẩm thép, khiến thị trường thép trong nước mở rộng đáng kể. Nhiều dự án xây dựng hạ tầng cơ sở, xây dựng nhà ở nông thôn, nhà ở cho công nhân khu công nghiệp, nhà ở cho người thu nhập thấp và nhà ở cho sinh viên được tiếp thêm vốn đã được triển khai.
Các chính sách về thuế nhập khẩu cũng được điều chỉnh theo hướng có lợi cho sản xuất thép trong nước, như tăng thuế nhập khẩu phôi thép từ 5% lên 8%; tăng thuế nhập khẩu thép xây dựng từ 12% lên 15%; tăng thuế nhập khẩu cáp thép từ 0% lên 3%… (Vinanet, 2010)
Dưới sự tác động của các chính sách được Nhà nước ban hành như trên, công ty phải ban hành, sửa đổi, bổ sung chính sách tiêu thụ mới cho phù hợp
chế độ hiện hành, chớp thời cơ để vượt qua thời kỳ khó khăn của cuộc khủng hoảng 2009.
3.2.1.2. Hệ thống kế toán
Bên cạnh việc tổ chức tiêu thụ nhanh sản phẩm, Vân Long cũng chú trọng xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ để kiểm soát chặt chẽ quá trình tiêu thụ, hạn chế tối đa các gian lận có thể xảy ra. Để làm được điều đó thì công tác tổ chức thông tin bằng một hệ thống kế toán hiệu quả phục vụ cho quá trình kiểm soát phải được thực hiện đầu tiên. Do đó, hệ thống kế toán là yếu tố quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ.
a. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán
Công ty áp dụng hình thức kế toán vừa tập trung vừa phân tán, có một phòng kế toán ở văn phòng công ty và mỗi xí nghiệp, chi nhánh có một phòng kế toán riêng hạch toán độc lập và chịu sự kiểm tra, chỉ đạo của văn phòng công ty. Phòng tài chính - kế toán của công ty bao gồm 16 thành viên. Đứng đầu là kế toán trưởng. Trong phòng, mỗi thành viên phụ trách một phần hành cụ thể. Có thể khái quát mô hình tổ chức công tác kế toán của công ty qua sơ đồ 3.2: