a. Tổ chức hệ thống chứng từ
Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của đơn vị đều phải lập chứng từ kế toán. Nội dung của chứng từ kế toán phải đầy đủ các chỉ tiêu, rõ ràng, trung thực với nội dung nghiệp vụ thực tế phát sinh, mỗi nghiệp vụ xảy ra chỉ được lập chứng từ một lần duy nhất. Chứng từ kế toán là bằng chứng chứng minh nghiệp vụ phát sinh trong thực tế, do đó chứng từ không được tẩy xóa, viết tắt hay lập khống. Đồng thời, trên các chứng từ phải có đầy đủ chữ ký của những người có thẩm quyền.
Trong chu trình bán hàng - thu tiền, các chứng từ được sử dụng chủ yếu bao gồm:
- Đơn đặt hàng của khách hàng
- Hợp đồng kinh tế đã được ký kết giữa khách hàng và đơn vị - Lệnh bán hàng
- Hoá đơn bán hàng (áp dụng trong doanh nghiệp nộp thuế theo phương pháp trực tiếp) hoặc hoá đơn GTGT (áp dụng cho doanh nghiệp nộp thuế theo phương pháp khấu trừ).
- Hóa đơn vận chuyển
- Biên bản thanh lý hợp đồng kinh tế, quyết toán cung cấp hàng hóa, dịch vụ - Phiếu thu, giấy báo Có, các bảng sao kê, sổ phụ ngân hàng
- Các chứng từ khác có liên quan.
b. Tổ chức hệ thống tài khoản và sổ sách kế toán
Từ những chứng từ ban đầu, kế toán sẽ phân loại chứng từ theo từng nội dung kinh tế, từ đó phản ánh vào sổ kế toán liên quan. Tùy thuộc vào mục đích của việc theo dõi nội dung của các nghiệp vụ kinh tế mà kế toán sẽ mở các tài khoản và các loại sổ kế toán chi tiết cho từng đối tượng cụ thể. Đối với các loại sổ kế toán tổng hợp thì phụ thuộc vào hình thức kế toán mà đơn vị đang sử dụng.
Sổ sách và tài khoản kế toán phải đúng quy định về mẫu sổ và tên gọi của các tài khoản, sổ kế toán phải có đầy đủ chữ ký của người có thẩm quyền phê duyệt.
• Các loại sổ kế toán chi tiết được sử dụng trong chu trình bán hàng - thu tiền: - Sổ chi tiết theo dõi doanh thu
- Bảng tổng hợp doanh thu
- Sổ chi tiết tiền mặt, tiền gửi ngân hàng - Bảng tổng hợp tiền mặt, tiền gửi ngân hàng - Sổ chi tiết giá vốn
- Bảng tổng hợp giá vốn bán hàng - Sổ chi tiết công nợ phải thu - Bảng tổng hợp công nợ phải thu
• Các loại sổ kế toán tổng hợp: Tùy thuộc vào hình thức kế toán sẽ có những loại sổ phù hợp. Ví dụ: Nhật ký sổ cái, Nhật ký chung, Chứng từ ghi sổ, Bảng kê, Nhật ký chứng từ, Sổ cái các tài khoản...
• Các tài khoản kế toán được sử dụng trong chu trình bán hàng - thu tiền: - Vốn bằng tiền : TK111, TK112
- Các tài khoản phải thu: TK 131, TK 138 - Hàng tồn kho: TK 155, TK 156
- Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ: TK 511 - Doanh thu bán háng nội bộ: TK 512
- Doanh thu nhận trước: TK 338
- Các khoản giảm trừ doanh thu : TK 521, TK 531,TK 532, TK 3333, TK 3332 - Giá vốn hàng bán : TK 632
- Chi phí bán hàng: TK 641
- Chí phí quản lí doanh nghiệp: TK642 - Thuế GTGT phải nộp: TK 3331
- Dự phòng nợ phải thu khó đòi: TK 139
c. Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán
Báo cáo kế toán là những bảng tổng hợp các chỉ tiêu kinh tế, tài chính dưới thước đo giá trị trên cơ sở số liệu từ sổ sách kế toán nhằm phản ánh tình hình, kết quả hoạt động kinh doanh và sử dụng vốn của đơn vị sau một thời kỳ nhất định để cung cấp cho người sử dụng những thông tin hữu ích theo nhu cầu. Thông qua các báo cáo, hệ thống thông tin kế toán cung cấp thông tin
nhằm kiểm soát hệ thống xử lý, kiểm soát các dữ liệu được xử lý và những thông tin liên quan phục vụ việc phân tích, lập kế hoạch, ra các quyết định điều hành hoạt động.
Với mục đích này trong hoạt động tiêu thụ, các báo cáo kế toán được phân thành ba loại theo mục tiêu cung cấp thông tin: Thông tin cho việc kiểm soát hoạt động xử lý của chu trình, thông tin liên quan tới việc xử lý các nghiệp vụ kế toán cụ thể trong chu trình, thông tin theo nhu cầu người sử dụng nhằm phục vụ các quyết định điều hành hoạt động.
Ở mức độ chi tiết việc xử lý, thì bộ phận kế toán có thể lập báo cáo chi tiết như là báo cáo chi tiết theo từng hoá đơn bán hàng, báo cáo chi tiết sản phẩm theo từng khách hàng... trong từng khoảng thời gian. Mục đích của chúng là kiểm soát xem dữ liệu có được cập nhật xử lý chính xác hay không.
Ở mức độ tổng quát, bộ phận kế toán lập báo cáo kiểm tra số tổng như báo cáo tổng doanh số bán hàng, tổng sản lượng hàng hoá tiêu thụ trong kỳ, báo cáo tổng hợp doanh thu, báo cáo tổng hợp công nợ phải thu, báo cáo tổng hợp nhập - xuất - tồn… (Bộ tài chính, 2006) (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});