6. Tính mới của đề tài
2.2.3.2. Tổ chức giải ngân
• Quy trình thực hiện giải ngân.
Cán bộ kế toán căn cứ vào hồ sơ đã được duyệt giải ngân, tiến hành đăng ký vào phần mềm kế toán giao dịch trung tâm và xuất ra các chứng từ giải ngân (bao gồm phiếu chi, phiếu chuyển khoản, thẻ lưu rời(nếu là khách hàng mới vay lần đầu).)
Các chứng từ giải ngân được người có thẩm quyền (GĐ) ký xét duyệt trước khi thực hiện giải ngân tại cơ sở. Các chứng từ sau khi được ký được CBTD bảo quản trước khi giải ngân cho người vay.
Việc giải ngân của NHCSXH được thực hiện một năm 2 lần vào các kỳ học: Số tiền giải ngân từng lần căn cứ vào mức cho vay tháng và số tháng của từng học kỳ, mức giải ngân hiện tại của NHCSXH là 5 triệu đồng/ tháng/ sinh viên. Giấy xác nhận của nhà trường hoặc Giấy báo nhập học được sử dụng làm căn cứ giải ngân cho 2 lần của năm học đó. Để giải ngân cho năm học tiếp theo phải có Giấy xác nhận mới của nhà trường.
Đến kỳ giải ngân, người vay mang chứng minh nhân dân, sổ vay vốn đến điểm giao dịch quy định của NHCSXH để nhận tiền vay. Trường hợp, người vay không trực tiếp đến nhận tiền vay được uỷ quyền cho thành viên trong hộ lĩnh tiền nhưng phải có giấy uỷ quyền có xác nhận của UBND cấp xã. Mỗi lần giải ngân, cán bộ Ngân hàng ghi đầy đủ nội dung và yêu cầu người vay ký xác nhận tiền vay theo quy định.
NHCSXH có thể giải ngân bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản cho người vay theo phương thức NHCSXH nơi cho vay chuyển tiền cho HSSV nhận tiền mặt tại trụ sở NHCSXH nơi gần trường học của HSSV hoặc chuyển khoản cho HSSV đóng học phí cho nhà trường theo đề nghị của người vay.
Để tạo điều kiện thuận lợi cho HSSV khi sử dụng vốn vay đóng học phí và trang trải các khoản chi phí cho học tập, đồng thời hỗ trợ cho gia đình khi vay và chuyển tiền vay không phải chịu chi phí khi chuyển tiền cho HSSV, HSSV không phải bảo quản tiền mặt nên đảm bảo an toàn và được hưởng lãi theo mức lãi suất không kỳ hạn tính trên số
dư của tài khoản thẻ, NHCSXH Tân Kỳ đã ký hợp đồng hợp tác với Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn Việt Nam (Agribank) về việc phát hành thẻ để thực hiện giải ngân cho vay Chương trình tín dụng HSSV. Để được giải ngân qua thẻ thì HSSV phải có thẻ tại Agribank. HSSV chưa có thẻ sẽ được Agribank cấp thẻ miễn phí 1 lần.
• Các công việc kiểm soát.
Cán bộ kế toán chịu trách nhiệm đăng ký khách hàng, kiểm tra các thông tin trên chứng từ giải ngân, các chứng từ phải được đánh số thứ tự trước và có chữ ký của giám đốc trước khi trao cho CBTD.
CBTD chịu trách nhiệm kiểm tra tính đầy đủ của hồ sơ giải ngân, sự khớp đúng của số tiền giải ngân,quyết định phê duyệt tín dụng; trường hợp thiếu chứng từ giải ngân hoặc chữ ký thì phải trao đổi ngay với cán bộ kế toán để hoàn thiện hồ sơ trước khi về cơ sở giao dịch giải ngân.
Quá trình giải ngân căn cứ vào đề xuất giải ngân đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt, không giải ngân bừa bãi, không có căn cứ, CBTD giải ngân căn cứ vào chứng từ giải ngân đã được phê duyệt, ví dụ như chứng từ giải ngân là phiếu chi thì giải ngân bằng tiền mặt, còn là phiếu chuyển khoản thì phải giải ngân thông qua thẻ ATM.
Đến kỳ giải ngân, người vay mang chứng minh nhân dân, sổ vay vốn đến điểm giao dịch quy định của NHCSXH để nhận tiền vay. CBTD tiến hành kiểm tra, đối chiếu chứng minh nhân dân và người vay xem có đúng người vay hay không, đối chiếu chữ ký trong sổ vay vốn để xác định người vay đúng. Trường hợp, người vay không trực tiếp đến nhận tiền vay được uỷ quyền cho thành viên trong hộ lĩnh tiền nhưng phải có giấy uỷ quyền có xác nhận của UBND cấp xã, phải có chứng minh nhân dân của người ủy quyền và người được ủy quyền, xác minh chữ ký của người ủy quyền trong giầy ủy quyền và trong sổ vay vốn xem có trùng nhau hay không mới xem xét cho nhận tiền thay.. Mỗi lần giải ngân, cán bộ Ngân hàng ghi đầy đủ nội dung và yêu cầu người vay ký xác nhận tiền vay theo quy định. Trong lúc giải ngân bắt buộc phải có sự chứng kiến của tổ trưởng tổ TK&VV và đại diện của tổ chức hội nhận ủy thác.
Các thông tin của khách hàng sau khi giải ngân được CBTD cập nhật ngay vào phần mềm giao dịch lưu động, cuối đợt giải ngân được tổng hợp và về giao cho kế
toán. Kế toán có nhiệm vụ đối chiếu, rà soát lại trên hệ thống vê sự khớp đúng và chính xác của thông tin cập nhật về.