6. Tính mới của đề tài
2.2.4.Ví dụ minh họa
Để hình dung rõ hơn về các hoạt động trong quy trình cho vay cũng như công tác kiểm soát được áp dụng như thế nào, tôi mạnh dạn đưa ra một số ví dụ sau đây để mô tả về trường hợp cho vay vốn HSSV thông thường của NHCSXH Tân Kỳ. Sở dĩ ví dụ tôi đưa ra cho các giai đoạn trước và sau cho vay là những đối tượng khác nhau do chương trình cho vay HSSV là chương trình lớn, dài hạn, do đó việc thu thập tài liệu và chứng từ liên quan còn hạn chế, để có chứng từ đảm bảo sự xác thực của ví dụ nêu ra tôi xin được đưa ra ví dụ từ 3 đối tượng khác nhau. Ví dụ sẽ được trình bày theo các bước thực hiện của quy trình cho vay HSSV:
Tiếp nhận và xét duyệt hồ sơ vay vốn.
Khách hàng Thái Thị Hoa (gọi là chị Hoa) (phụ lục 1) muốn vay vốn HSSV của NHCSXH Tân Kỳ cho sinh viên Lê Văn Phú. Ngày 03/03/2013 chị Hoa viết giấy đề nghị vay vốn kiêm phương án sử dụng vốn vay (PL01-A) gửi tổ TK&VV thuộc hội Cựu chiến binh do bà Nguyễn Thị Vân làm tổ trưởng để được bình xét vay vốn, chị Hoa đã là thành viên của tổ có biên bản xác nhận (PL01-D). Trong giấy đề nghị vay
vốn ghi rõ đối tượng vay vốn là gia đình khó khăn kinh tế. Giấy đề nghị vay vốn được gửi kèm với đơn xin vay vốn sinh viên có xác nhận của UBND xã Tân Hợp về gia đình khó khăn kinh tế của chị (PL01-B) và giấy xác nhận (PL01-C) của sinh viên Lê Văn Phú có xác nhận của trường Đại học công nghiệp TP.HCM.
Cùng ngày 03/03/2013, tổ TK&VV do bà Nguyễn Thị Vân làm tổ trưởng tiến hành họp tổ. Tại cuộc họp các thành viên trong tổ đã nhất trí đề xuất cho chị Hoa được vay vốn NHCSXH Tân Kỳ đợt này với số tiền là 40.000.000 đồng, thời hạn 116 tháng. Tổ trưởng lập danh sách hộ gia đình đề nghị vay vốn NHCSXH chương trình cho vay HSSV mẫu số 03/TD (PL01-E) lập thành 4 liên, ký tên, sau khi có xác nhận của UBND xã Tân Hợp, toàn bộ hồ sơ của chị Hoa và danh sách 4 liên được gửi lên cho CBTD của ngân hàng là anh Nguyễn Đình Hùng (gọi là A. Hùng).
Nhận được bộ hồ sơ vay vốn, A. Hùng thu thập được những thông tin cơ bản về khách hàng này như sau:
Họ tên: Thái Thị Hoa.
Số CMND: 186891964 cấp ngày 24/04/07 tại công an Nghệ An.
Địa chỉ: xóm Yên Hòa, xã Tân Hợp, huyện Tân Kỳ, Nghệ An.
Thành viên tổ TK&VV do bà Nguyễn Thị Vân làm tổ trưởng, thuộc tổ chức hội cựu chiến binh xã Tân Hợp.
Nhu cầu vay vốn: vay vốn HSSV, số tiền: 40.000.000 đồng.
Mục đích sử dụng vốn vay: trang trải học phí và chi phí phục vụ học tập.
Thời gian vay: 108 tháng, kỳ hạn trả nợ: 12 tháng/ lần.
Sinh viên hưởng món vay: Lê Văn Phú, học trường Đại học công nghiệp TP.HCM.
Không có tài sản đảm bảo.
Trên cơ sở các thông tin thu thập và chọn lọc được, A. Hùng làm cơ sở để đánh giá, phân tích và tiến hành xét duyệt cho vay. Sau khi kiểm tra, xét thấy hồ sơ đầy đủ, đảm bảo yêu cầu, các mẫu biểu đúng quy định, A.Hùng đã đồng ý cho vay, ghi ý kiến đề xuất vào phần phê duyệt của ngân hàng nhu sau:
Số tiền cho vay: 10.000.000 đồng.
Lãi suất: 0,65%/ tháng, lãi suất nợ quá hạn: 130% lãi suất khi cho vay.
Thời hạn cho vay: 42 tháng. Kỳ hạn trả nợ: 6 tháng/ lần.
Số tiền trả nợ: 5.000.000 đồng/ lần.
Hạn trả nợ cuối cùng: 09/09/2016
A.Hùng tiếp tục trình trưởng phòng tín dụng (Phan Bá Cường) và phó giám đốc (Nguyễn Sỹ Hải) phê duyệt.
Trưởng phòng tín dụng và phó giám đốc căn cứ hồ sơ do A.Hùng trình lên, xem xét, quyết định phê duyệt khoản vay, ký tên vào phần dành cho trưởng phòng tín dụng và giám đốc (phó giám đốc). Hoàn thiện phê duyệt ngày 04/03/3013. Cùng ngày, A.Hùng lập thông báo kết quả phê duyệt cho vay làm 2 liên (PL01-F) nêu rõ số hộ vay là 1 với số tiền là 10.000.000 đồng, giải ngân vào 7h30 ngày 09/03/2013 tại điểm giao dịch xã Tân Hợp. Thông báo kèm theo mẫu 03/TD được phó giám đốc ký tên và đóng dấu.
Tổ chức giải ngân
Toàn bộ hồ sơ sau khi phê duyệt được chuyển đến phòng kế toán, nhân viên kế toán (Trần Khải Định) tiến hành đăng ký khế ước vào phần mềm kế toán trung tâm và xuất ra phiếu chi (phiếu chi ghi rõ ngày giải ngân là 09/03/2013) 1 liên, có số bút toán là: 02J259; ghi rõ khế ước cho vay sinh viên Lê Văn Phú là S140708 (PL01-G). Đồng thời in sổ lưu tờ rời theo dõi cho vay - thu nợ - dư nợ(còn gọi là thẻ lưu) (PL01-I).
Phiếu chi được trình lên giám đốc ký tên và đóng dấu trước khi chuyển cho CBTD thực hiện giải ngân.
CBTD Hùng nhận lại hồ sơ, chứng từ đã được duyệt giải ngân. Ngày 09/03/2013, A. Hùng và CBTD Nguyễn Thị Thắm tiến hành giải ngân tại điểm giao dịch xã Tân Hợp. Chị Hoa mang CMND và sổ vay vốn (PL01-H) đến, CBTD Thắm thực hiện việc kiểm tra, đối chiếu CMND với phiếu chi, với người đến nhận tiền, chị Hoa ký vào phiếu chi và thẻ lưu. CBTD Thắm kỳ tên vào phần sổ phụ của phiếu chi. Chuyển qua A. Hùng chi tiền, ký tên vào mục kho quỹ và kiểm soát. Trả lại sổ vay vốn đã được ghi khoản vay. Hoàn thành quá trình giải ngân. Từ đây, chị Hoa trở thành khách hàng của NHCSXH Tân Kỳ về khoản vay HSSV, và phải thực hiện nghĩa vụ của một người vay, trả lãi và nợ đúng hạn theo cam kết.
Hoạt động giải ngân đối với trường hợp là giải ngân qua thẻ ATM cũng diễn ra tương tự.(ví dụ về 1 phiếu giải ngân qua thẻ ATM ở phụ lục 2)
Định kỳ hạn trả nợ, thu nợ, thu lãi tiền vay
• Thu lãi tiền vay.
NHCSXH ủy thác cho các tổ TK&VV thực hiện việc thu lãi , ví dụ việc thu lãi của tổ 02CB05 do bà Phan Thị Nhạ làm tổ trưởng, tại xóm Đội Cung 1, xã Kỳ Sơn, huyện Tân Kỳ, Nghệ An (Phụ lục 3). Ngày giao dịch tại xã Kỳ Sơn 08/01/2013, bà (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Phan Thị Nhạ đến tại điểm giao dịch, trả lãi những hộ thu được cho CBTD theo các bước sau:
Nộp danh sách các hộ nộp lãi, CBTD 1 đối chiếu với bản cập nhật lãi của ngân hàng trong phần mềm giao dịch lưu động, trùng khớp thì xuất ra phiếu thu (PL03-A), đồng thời phiếu chi hoa hồng cho tổ trưởng (PL03-C) kèm theo bảng kê thu lãi- thu tiền gửi tiết kiệm- thu nợ gốc từ tiền gửi tiết kiệm và chi trả hoa hồng (PL03-B) làm thành 2 liên, ký vào phần sổ phụ và kế toán tại các phiếu. Sau đó, giao qua cho CBTD thứ 2 tiến hành thu tiền, thực hiện công việc của thủ quỹ.
CBTD 2 căn cứ vào các hóa đơn chứng từ, kiểm tra lại một lần nữa, thực hiện việc thu tiền, chi hoa hồng cho tổ trưởng tổ TK&VV, ký tên vào các chứng từ, giao 1 bản lưu tại tổ TK&VV và hoàn thành việc thu lãi.
• Thu nợ gốc.
Ví dụ được nêu ra về thu nợ gốc là anh Đậu Văn Tiến, số CMND: 181530264, có địa chỉ: xóm Đội Cung 1, xã Kỳ Sơn, Tân Kỳ, Nghệ An, là thành viên của tổ TK&VV do ông Đỗ Xuân Thắng làm tổ trưởng (Phụ lục 4). Anh Tiến có khoản vay HSSV có mã món vay là SV2412, với tổng số tiền vay là 20.000.000 đồng, đã trả 1 lần vào ngày 08/10/2012, hiện còn dư nợ là 5.000.000 đồng. ngày 08/01/2013, anh Tiến tất toán khoản nợ của mình.
Anh mang sổ vay vốn đến điểm giao dịch xã và yêu cầu CBTD được trả nợ. CBTD kiểm tra, đối chiếu khoản nợ trong phần mềm giao dịch lưu động, đúng với trong sổ vay vốn của anh Tiến, anh Tiến trả nợ trước hạn nên được hưởng chính sách giảm lãi của NHCSXH. CBTD nhập liệu, xuất phiếu thu (PL04-A), thẻ theo dõi khách hàng trả lãi tiền vay (PL04-B), thẻ lưu (PL04-D), phiếu chi thoái lãi trong hạn (PL04- D), phiếu chuyển khoản (chuyển tiền gửi tiết kiệm trả nợ) (PL04-E), mỗi chứng từ đều có 2 liên. CBTD thực hiện và hướng dẫn anh Tiến ký tên đầy đủ vào các mục trong chứng từ, chuyển qua CBTD khác tiến hành công việc như một thủ quỹ. Đồng thời, nhập thông tin tất toán vào hệ thống.
CBTD thứ 2 kiểm tra lại các chứng từ lần 2, kiểm tra sự đầy đủ các chữ ký, sự khớp đúng các khoản tiền, ký tên vào phần thủ quỹ, kiểm soát và thu tiền, chi tiền tương ứng các chứng từ.
CBTD ghi rõ nghiệp vụ và ký tên vào sổ vay vốn của anh Tiến, trả sổ và hoàn thành nghiệp vụ thu gốc đối với khách hàng Đậu Văn Tiến.
Thông qua các ví dụ trên đây, chúng ta có thể thấy rằng thực tế mỗi khoản vay có những yêu cầu khác nhau về thông tin phù hợp với từng đối tượng vay, tuy nhiên quy trình vay không có sự khác nhau lớn, theo quy định chung thống nhất với NHCSXH, phải thực hiện đầy đủ các bước, đủ các loại giấy tờ như quy định. Riêng đối với các hoạt động kiểm soát được thực hiện bởi NHCSXH và Ban đại diện thì được thực hiện kết hợp với các chương trình cho vay khác của NHCSXH. Nói chung, chương trình cho vay HSSV chủ yếu theo một quy trình nhất định, chỉ cần triển khai cho đúng quy trình, đầy đủ giấy tờ cần thiết, tiết kiệm thời gian, chi phí nhưng vẫn đảm bảo chất lượng cho vay, vừa tránh để khách hàng đợi lâu, tạo mọi điều kiện cho khách hàng có thể vay vốn ngân hàng thuận lợi nhất.
Chương 3
MỘT SỐ NHẬN XÉT, GIẢI PHÁP GÓP PHẦN HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ QUY TRÌNH CHO VAY HỌC SINH,
SINH VIÊN TẠI NGÂN HÀNG CHÍNH SÁCH XÃ HỘI VIỆT NAM,