SỔ CHI TIẾT CÔNG NỢ
CHƯƠNG 3: BIỆN PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CÔNG TY
3.3. Các biện pháp đề xuất để công ty hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền
•Đối với môi trường kiểm soát
Công ty nên mở rộng hoạt động nghiên cứu thị trường và hoạt động marketing, bằng cách tuyển thêm hoặc thay mới nhân sự có trình độ chuyên môn cao về lĩnh vực này. Giúp công ty chủ động tìm kiếm khách hàng, mang lại lợi ích lớn hơn cho công ty cũng như toàn thể công nhân viên. Điều này sẽ giúp công ty tồn tại và góp phần phát triển trong nền kinh tế đang khó khăn hiện nay.
Cụng ty nờn lập ra chớnh sỏch chiết khấu thanh toỏn rừ ràng, khuyến khớch khách hàng trả tiền sớm, giúp công ty nhanh lấy lại nguồn vốn bị chiếm dụng, ít bị lệ thuộc vào các khoản vay ngắn hạn, đồng thời giảm thiểu rủi ro không thu được nợ và giảm chi phí lãi vay.
•Đối với hệ thống kế toán và việc quản lí thông tin
Khi đã có sự đồng bộ thông tin giữa các máy tính với nhau, thì việc phân quyền truy cập dữ liệu là điều cực kỳ quan trọng để đảm bảo sự an toàn thông tin. Mỗi cá nhân trong các phòng ban đều được cấp một tài khoản riêng biệt, và tài khoản đó sẽ được tài khoản quản trị ( do kế toán trưởng, tổng giám đốc quản lí ) phân định những quyền truy cập và sửa đổi dữ liệu nhất định.
Công ty cần cập nhật phần mềm MISA thường xuyên để đảm bảo tính ổn định và khả năng bảo mật tối ưu cho các dữ lieu. Đồng thời, các nhân viên phải đảm bảo rằng việc cập nhật thông tin ban đầu vào luôn luôn phải chính xác.
•Hoạt động kiểm soát
Ba nguyên tắc cơ bản: “Phân công phân nhiệm, Bất kiêm nhiệm, Ủy quyền và phê chuẩn” phải được chấp hành nghiêm chỉnh.
Công ty nên yêu cầu khách hàng chỉ sử dụng fax, thư điện tử, thư giấy để đặt hàng, giúp hạn chế việc nhân viên kinh doanh không ghi chép đúng quy cách hàng hóa. Nếu có sai sót xảy ra thì các bằng chứng trên dễ dàng được đem ra đối chiếu, giúp công ty xử lí nhanh chóng và chính xác hơn.
Công ty cần lập ra một bộ phận độc lập với thủ kho, bán hàng để xác nhận chất lượng cũng như chất lượng của hàng xuất kho. Bộ phận này báo cáo trực tiếp với giám đốc. Nếu thủ kho xuất đúng hàng, phiếu giao hàng sẽ được bộ phận ký xác nhận. Nếu phát hiện thủ kho xuất không đúng và đủ hàng, bộ phận này có quyền yêu cầu thủ kho sửa chữa sai sót.
Cần yêu cầu lái xe cung cấp đầy đủ chứng từ khi đã giao hàng cho khách hàng và có chữ ký của họ.
•Bộ phận kiểm toán nội bộ
Công ty nên thiết lập phòng kiểm toán nội bộ. Bộ phận này sẽ giúp BGĐ đề ra các thủ tục kiểm soát hữu hiệu, Thay mặt BGĐ tiến hành kiểm tra tính trung thực, hợp lý của các thông tin tài chính trong công ty, đồng thời kiểm soát việc tuân thủ của các nhân viên.
Tóm tắt chương 3:
Sau khi tiến hành phân tích thực trạng ở chương 2, thì ở chương này tôi đã đưa ra những mặt được và hạn chế còn tồn tại về công ty và hệ thống kiểm soát nộ bộ chu trình bán hàng – thu tiền. Từ đó đã đề xuất những biện pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nói chung và kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng thu tiền nói riêng tại công ty.
KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 1. Kết luận:
Hệ thống kiểm soát nội bộ ngày càng giữ vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh tại doanh nghiệp. Kiểm soát nội bộ không chỉ giúp cho các nhà quản trị quản lý hữu hiệu và hiệu quả hơn các nguồn lực kinh tế của công ty mà còn giúp doanh nghiệp đảm bảo thực hiện mục tiêu đã đề ra. Ngoài ra, đối với doanh nghiệp thì xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ thực sự hữu hiệu với các yếu tố vận hành nhịp nhàng là nhân tố hỗ trợ rất lớn cho nhà quản lý. Từ đó, đóng góp tích cực vào sự trưởng thành và phát triển của mỗi doanh nghiệp, đặc biệt trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh khốc liệt như hiện nay.
Thông qua các kiến thức đã học và những tìm hiểu thực tế về hoạt động KSNB đối với chu trình bán hàng – thu tiền Tại Công ty Cổ phần Phương Minh, đề tài của tôi đã đạt được những kết quả trong phạm vi nghiên cứu như sau:
- Hệ thống lại những lý luận về HTKSNB và vai trò của HTKSNB trong chu trình bán hàng – thu tiền. Tạo cơ sở cho những nghiên cứu thực tế tại doanh nghiệp.
- Dựa vào những kiến thức tổng hợp được, đánh giá thực trạng hoạt động hiện nay của HTKSNB chu trình bán hàng – thu tiền của Công ty Cổ phần Phương Minh, đồng thời tìm ra những hạn chế của HTKSNB.
- Trên cơ sở đánh giá thực tế và những điểm hạn chế tìm được, đề xuất những biện pháp khả thi để góp phần hoàn thiện HTKSNB của Công ty Cổ phần Phương Minh.
Quá trình thực hiện đề tài còn gặp nhiều hạn chế, khó có điều kiện quan sát kỹ hơn những thủ tục kiểm soát của công ty, việc tìm hiểu chủ yếu qua phỏng vấn. Thêm vào đó thời gian nghiên cứu khá ngắn và lượng kiến thức ( cả lý thuyết lẫn kinh nghiệm thực tế) tổng hợp chưa thực sự tốt phần nào khiến cho đề tài bị hạn chế. Song tôi hy vọng đề tài sẽ là một tài liệu tham khảo cho công ty, góp phần giúp công ty giải quyết những điểm yếu còn tồn tại, nâng cao hiệu quả hoạt động của HTKSNB, để từ đó thực hiện tốt các mục tiêu trong tương lai của công ty.