SỔ CHI TIẾT CÔNG NỢ
CHƯƠNG 3: BIỆN PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CÔNG TY
3.2. Nhận xét về hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng thu tiền tại công ty
Qua thời gian thực tập tại Công ty Cổ phần Phương Minh, do thời gian thực tập và kiến thức còn hạn chế, việc tìm hiểu về đặc điểm, tình hình, hế thống kiểm soát chu trình bán hàng - thu tiền còn nhiều thiếu sót. Tuy nhiên tôi cũng rút ra được những đánh giá về mặt được và mặt còn tồn tại của HTKSNB công ty, cụ thể như sau:
3.2.1. Ưu điểm
• Môi trường kiểm soát
Những nhân viên đang làm việc tại công ty được tuyển chọn kỹ càng, có năng lực và đạo đức tốt. Công ty còn khuyến khích và tạo điều kiện cho các nhân viên được học thêm và nâng cao kỹ năng nghiệp vụ.
Công ty đang từng bước mở rộng nguồn nhân lực trẻ và nhiệt huyết, chính những đội ngũ nhân viên trẻ này sẽ tư vấn và đề xuất những ý tưởng táo bạo và thiết thực cho ban lãnh đạo để ban lãnh đạo có các quyết định hợp lý trong công tác quản lý và tổ chức kinh doanh.
Ngoài những khuyến khích, ưu đãi cho cán bộ nhân viên, công ty cũng có những chế tài xử phạt , răn đe những hành vi vi phạm, gây ảnh hưởng tiêu cực đến công ty.
Công ty được tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng, giữa các phòng ban có mối quan hệ mật thiết và chặt chẽ với nhau tạo thành một thể thống nhất tạo điều kiện cho việc thực hiện mục tiêu chung của công ty.
Ngoài ra, để đảm bảo tính trung thực và đáng tin cậy của thông tin tài chính, hàng năm công ty có thuê công ty kiểm toán AAC để thực hiện kiểm toán báo cáo tài chính.
•Hoạt động kiểm soát
Trong chu trình bán hàng thu tiền, công ty sử dụng hệ thống sổ sách với các sổ chi tiết, sổ tổng hợp khá đầy đủ đáp ứng tốt nhu cầu hạch toán cũng như cung cấp thụng tin liờn quan đến chu trỡnh như theo dừi doanh thu, tỡnh hỡnh công nợ…
Quy trình luân chuyển chứng từ được thực hiện khá nghiêm ngặt và kiểm soát tốt. Hóa đơn được xuất ra mà không có đầy đủ sự phê duyệt hầu như không xảy ra nên tránh được gian lận sử dụng sai mục đích
Công ty có những thủ tục hiệu quả trong việc đảm bảo công nợ được thanh toán như: chỉ cho phép khách hàng mua nợ nếu có bảo lãnh của ngân hàng, xem xét hồ sơ tài chính cũng như các thông tin liên quan đến khách hàng.
•Hệ thống và tổ chức thống tin kế toán
Chế độ kế toán mới luôn được cập nhật, tạo điều kiện trong công tác hạch toán và cung cấp thông tin cho ban lãnh đạo cũng như các đối tượng bên ngoài.
Công ty hiện đang sử dụng phần mềm kế toán MISA, điều này giúp cho kế toán xử lý các nghiệp vụ được chính xác hơn, giảm bớt khối lượng và đơn giản hóa công việc kế toán vốn rất phức tạp và dễ sai sót.
Việc áp dụng hình thức ghi sổ là NKC khá là phù hợp trong điều kiện áp dụng kế toán máy và với các khối lượng nghiệp vụ nhiều như tại công ty.
Với tất cả các yếu tố trên đã góp phần giúp Công ty phát huy được sức mạnh trong công tác điều hành, quản lý. Giúp cho công tác kiểm soát trở nên hữu hiệu, kịp thời phát hiện ra các sai sót, dễ quy trách nhiệm… Đạt được các mục tiêu kiểm soát đề ra.
3.2.2. Nhược điểm
Bên cạnh những mặt tích cực công tác KSNB chu trình Bán hàng – thu tiền tại Công ty vẫn còn nhiều vấn đề bất cập đối với từng yếu tố:
•Môi trường kiểm soát
Cụng ty chưa cú chớnh sỏch chiết khấu rừ ràng để nhằm thu hỳt khỏch hàng. Do đó, khách hàng của công ty vẫn còn nhiều hạn chế.
Hoạt động nghiên cứu thị trường và hoạt động marketing chưa được chú trọng và thực hiện tại công ty. Công ty chỉ thụ động chờ ĐĐH mà không thực hiện các cuộc khảo sát, thâm nhập thị trường.
•Kiểm toán nội bộ
Quy mô của công ty không phải là quá lớn, việc kiểm soát chỉ mới dừng ở mức thực hiện theo đúng các quy định, các thành viên tự giám sát lẫn nhau, chưa có kiểm toán nội bộ để công tác kiểm soát của đơn vị được tốt hơn.
•Hoạt động kiểm soát
Ba nguyên tắc cơ bản: “Phân công phân nhiệm, Bất kiêm nhiệm, Ủy quyền và phê chuẩn” của công ty vẫn chưa được tuân thủ tốt.
Các khách hàng của công ty chủ yếu là đặt hàng qua điện thoại và fax.
Fax tồn tại dưới dạng thông tin văn bản nên sẽ sao chép, đối chiếu nên cung cấp cho công ty bằng chứng chắc chắn về việc đặt hàng của khách hàng. Còn đặt hàng qua điện thoại tiềm ẩn nhiều rủi ro hơn do việc truyền đạt thông tin có thể bị ảnh hưởng bởi cách nói, cách đọc những đặc điểm hàng hóa. Một khi ghi nhận sai sẽ dẫn đến hậu quả là ghi sai chứng từ, sổ sách, tốn kém thời gian…
Khi xuất kho hàng hóa để bán, công ty không có sự kiểm tra về số lượng hàng có đúng yêu cầu hay không. Điều này có thể dẫn đến sự gian lận của thủ kho.
Lái xe của công ty khi giao hàng xong hay làm thất lạc chứng từ, làm ảnh hưởng đến quá trình hạch toán của công ty.
• Hệ thống và tổ chức thông tin kế toán phục vụ công tác KSNB chu trình bán hàng – thu tiền
Hiện nay, việc sử dụng phần mềm kế toán máy đã giảm bớt áp lực rất nhiều cho các nhân viên kế toán trong công ty, đảm bảo cho việc cung cấp thông tin được nhanh chóng, chính xác và kịp thời. Tuy nhiên việc sử dụng kế toán máy yêu cầu việc cập nhật thông tin đầu vào của nhân viên phụ trách phải chính xác, kịp thời. Do vậy, nếu chỉ một sai sót nhỏ xảy ra sẽ khiến cho báo cáo tài chính do máy tính xử lý sẽ cung cấp thông tin không chính xác. Ảnh hưởng đến việc ra quyết định của nhà quản trị. Mặt khác, trong điều kiện hiện nay khi các quy định, chuẩn mực kế toán Việt Nam vừa thay đổi không lâu. Tất cả những ảnh hưởng trên tuy là khách quan song cũng gây ra trở ngại cho công tác kiểm tra kiểm soát.
Việc phân quyền truy cập dữ liệu chưa được thực hiện đúng, một nhân viên trong công ty có thể xem dữ liệu của nhân viên khác. Điều này tạo điều kiện cho các sai phạm xảy ra, nếu một nhân viên muốn thay đổi thông tin hoặc che dấu sự sai phạm của mình đều dễ dàng thực hiện được.
3.3. Các biện pháp đề xuất để công ty hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ