Hình thức số kế toán áp dụng tạiCông Tv

Một phần của tài liệu Chuyên đề Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình Bán Hàng Thu Tiền tại Công Ty Cổ Phần Nhựa Đà Nẵng (Trang 32 - 44)

Hiện nay Công Ty áp dụng hình thức kế toán:

Chứng từ ghi sô cải biên. Mọi công việc đều được áp dụng và sử lí bằng máy vi tính. Kì hạch toán là quý. Theo hình thức này thì chứng từ được luân chuyển theo trình tự minh hoạ sau:

Ghi hàng ngày Đối chiếu Ghi hàng tháng

Ghi cuối quý

B. Thực Trạng KSNB Chu Trình Bán Hàng -Thu Tiền Tại Công Tv Cỗ Phần Nhựa Đà Nắng

I.

Đăc điểm chu trình Bán Hàng - Thu Tiền tai Công Ty Cồ Phần Nhưa Dà Nắng

1. Phương thức bán hàng:

Do sản phâm tiêu thụ chủ yếu là từ các hợp đồng, khách hàng thường xuyên nên Công Ty chủ yếu áp dụng các phương pháp bán hàng sau:

♦> Phương thức bán hàng trực tiếp.

❖ Phương thức bán hàng qua đại lí.

❖ Phương thức bán hàng theo đơn đặt hàng.

Phương thức thanh toán chủ yểu hiện nay mà Công Ty áp dụng là: Thu tiền trực tiếp và thu tiền qua ngân hàng thông qua tài khoản của Công Ty (phương thức chủ yếu).

2. Chứng từ ban đầu & luân chuyển chứng từ.

Các Hợp Đồng Kinh Te được kí kết giữa Công Ty và khách hàng là chứng từ ban đầu quan trọng trong chu trình Bán Hàng-Thu Tiền. Căn cứ vào Hợp Đồng

Kinh Te đã được kí kết Phòng Kinh Doanh sẽ lập Phiếu Xuất Kho chuyến cho Thủ Kho đê tiến hành xuất hàng giao cho khách hàng. Đồng thời căn cứ vào phiếu xuất kho thì phòng kinh doanh tiến hành lập hoá đơn bán hàng và hàng ngày tông hợp hoá đơn chuyển cho bộ phận kế toán theo dõi doanh thu và các khoản phải thu.

3. TỐ chức hệ thống tài khoản và số sách, báo cáo kế toán.

Các tài khoản sử dụng đê hạch toán cho nghiệp vụ Bán Hàng - Thu Tiên như sau:

TK155 - Thành phẩm

TK511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ. TK111, 112 - Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng.

TK131 - Phải thu khách hàng TK139 - Dự phòng phải thu khó đòi TK 3331 - Thuế GTGT đầu ra.

TK 521 - Chiết khấu thương mại. TK 532 - Giảm giá hàng bán. TK641 - Chi phí bán hàng

TK 642 - Chi phí quản lí doanh nghiệp.

Các sô sách sử dụng đê hạch toán cho nghiệp vụ Bán Hàng - Thu Tiền (mâu sô sách minh hoa kèm theo tai phu luc) như:

Số chi tiết công nọ* phải thu khách hàng: sổ này được mở chi tiết cho từng khách hàng, theo dõi tiền hàng còn nợ Công Ty của khách hàng. Là cơ sở đê Công Ty lập các khoản nợ phải thu khó đòi.

Số tống họp công nọ’ phải thu khách hàng: Tập hợp tất cả các khoản nợ phải thu trong kì.

Biên bản kiểm kê: Lập theo yêu cầu của lãnh đạo Công Ty hoạc bộ phận bán hàng đại lí nhằm báo cáo về số lượng hàng xuất bán trong ngày hoạc trong kì.

Số chi tiết doanh thu tiêu thụ: Theo dõi tình hình doanh thu của tùng loại sản phấm hàng hoá.

Số nhật kí quỹ: Theo dõi tình hĩnh thu chi tiền mặt hàng ngày tại Công Ty.

Số tồng hợp doanh thu: Tổng hợp doanh thu bán hàng thực hiện được trong tháng hay trong quý.

Tô chức háo cáo kế toán: Căn cứ vào số lượng hàng thực nhập hay xuất trong tháng kế toán lên các báo cáo như:

■ Báo cáo tông hợp doanh thu tháng. ■ Báo cáo tổng hợp doanh thu quý ■ Báo cáo nhập xuất tồn.

II.

Thưc trang công tác KSNB chu trình Bán Hàng - Thu Tiền tai Công Ty Cồ Phần Nhua Đà Nắng.

1. Môi trường kiếm soát: 1.1. Các nhântố bên trong:

a.

Các quy đinh, quy chế về KSNB chu trình bán hảng và thu tiền tai Công Ty Cồ Phần Nhua Đả Nằng:

Công Ty đã ban hành các quy định, thủ tục nhằm kiêm soát chu trình Bán Hàng và Thu Tiền như sau:

Phê Duvệt Họp Đồng Kinh Te.

- Công việc này được giao cho phòng kinh doanh thực hiện và chịu mõi trách nhiệm trước Ban Giám Đốc về việc phê chuẩn bán chịu cũng như thu hồi nợ về cho Công Ty.

- Đối với khách hàng mới hoặc hợp đông kinh tế có giá trị lớn thì việc phê chuẩn này sẽ do Giám Đốc chịu trách nhiệm.

Quy chế Đại Lí:

■ Các vấn đề chung về Đại Lí

Mồi pháp nhân và thê nhân đều được làm Đại Lí cho Công Ty Cô Phần Nhựa Đà Nằng nếu có đủ các điều kiện sau:

1. Có giấy phép đăng kí kinh doanh theo quy định của pháp luật 2. Có năng lực và kinh nghiệm kinh doanh trong lĩnh vực nghành nhựa. 3. Có năng lực tài chính để có khả năng thực hiện nhiệm vụ của Đại Lí.

4. Có kho hàng và phương tiện vận chuyển để đấy mạnh vận chuyển và phát triên sản phâm.

■ Quy định về doanh số /tháng của các Đại Lí: Ke từ ngày kí hợp đồng Đại Lí thì doanh sổ tối thiêu hàng tháng của Đại Lí là: 5.000.000đ/tháng. Công Ty Cô Phần Nhựa Đà Nang có quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng khi:

1. Sáu tháng liên tục Đại Lí không đảm bảo về doanh số bán theo phưcmg pháp tính bình quân.

2. Hai tháng liên tục không mua sản phâm của Công Ty. ■ Vận chuyển & hỗ trợ vận chuyển:

1. Đối với các Đại Lí thuộc tỉnh Quảng Nam & Thành Phố Đà Nằng thì Công Ty chịu trách nhiệm vận chuyên hàng đến kho Đại Lí.

2. Đối với các Đại Lí ngoài phạm vi trên thì Công Ty chỉ vận chuyển hàng đến kho của Đại Lí khi hoá đơn hàng có giá trị tối thiếu là 40.000.000đ.

3. Nếu Đại Lí nhận hàng tại kho Công Ty và tự vận chuyên thì Công Ty sẽ hộ trợ chi phí vận chuyên theo tỷ lệ trên hoá đơn như sau: 1% - tại Thành Phố Đà Nằng. 1,2% - Tỉnh Quảng Nam. 1,5% - Các Tỉnh Khác.

Quy định về các khoản chiết khấu và hoa hồng:

1. Bao ximăng: Chi hoa hồng không vượt quá 5% doanh thu. 2. Ông nước: Mức hoa hồng không vượt quá 10 % doanh thu. 3. Dép nhựa: Chi hoa hồng không vượt quá 3% doanh thu.

4. Các sản phấm khác: Chi hoa hồng không vượt quá 5% doanh thu. 5. Các sản phâm xuất khâu: Chi hoa hồng không vượt quá 5% doanh thu.

6. Tông mức chi hoa hồng trong năm: Chi hoa hồng không vượt quá 3% doanh thu trong năm.

7. Chi hoa hồng được thực hiện mới những hợp đồng có giá trị từ 5 triệu trở lên. Tiền hoa hồng trả cho Đại Lí trừ vào tiền hàng.

b.

Mô hình tố chức quản lí tai Công Ty.

Theo sơ đồ tô chức của Công Ty (trang số 25) ta thấy, Bộ Máy Tô Chức của Công Ty Cô Phần Nhựa Đà Nang được thiết lập theo kiêu trực tuyến - chức năng. Việc tổ chức này đã giúp cho Công Ty vận hành ổn định trong thời gian qua, việc phân quyền cũng được sắp xếp một cách khoa học đảm bảo cho việc quản lý, kiêm tra, kiểm soát mọi hoạt động trong đơn vị đạt hiệu quả cao.

Các chức năng được tách bạch, không bị chồng chéo hoặc bỏ trống, đảm bảo sự độc lập tương đối giữa các bộ phận, tạo ra khả năng kiếm tra, kiêm soát lẫn nhau trong các bước thực hiện công việc góp phần ngăn ngừa gian lận sai sót trong hoạt động quản lý tài chính kế toán.

c.

Nguyên tẳc.phơng cách điều hành của nhả quán lí.

Qua thòi gian thực tập & nghiên cứu có thê thấy rằng Ban giám đổc Công Ty thực sự là những người dạn dày kinh nghiệm trong công tác quản lý và điều hành mọi hoạt động. Mọi người có phong cách làm việc cân thận, điềm tĩnh; Có khả năng chuyên môn vững vàng và khả năng quản lý tô chức điều hành bao quát toàn bộ công việc một cách quyết đoán, nhanh nhẹn.

d.

Chính sách nhân su.

Việc tuyên dụng lao động và trả lương thực hiện theo chế độ hợp đồng lao động giữa Giám đốc (hoặc người được Giám đổc ủy quyền) và người lao động phù hợp với quy định của pháp luật và khoản 3 Điều 42 của Điều lệ Công Ty CP Nhựa Đà Nang - 28/3/2007.

một cách hợp lý hơn, đảm bảo cho công tác quản lý và kiêm soát trong đơn vị. Nhiều các bộ tham gia học tập để nâng cao trình độ, chuyên môn nghiệp vụ. Công Ty có kế hoạch chính sách tuyển dụng, thu hút cán bộ kỹ thuật, cán bộ quản lý, nhân viên kỹ thuật có tay nghề cao, tạo nguồn lao động đủ đáp ứng nhiệm vụ sản xuất cho đơn vị trong hiện tại và tương lai.

e.

Lâp kế hoaclì vả du toán:

Công tác lập kế hoạch và dự toán được quan tâm, chú trọng. Thực hiện một cách nghiêm túc, khoa học. Các kế hoạch được lập gồm: Ke hoạch tiêu thụ sản phẩm, kế hoạch chi phí, tính giá thành sản phẩm, kế hoạch sản xuất... Việc lập kế hoạch được giao cho phòng kinh doanh thực hiện dựa trêmnhững đơn đặt hàng chưa thực hiện, dự đoán số đơn đặt hàng sẽ nhận, tông hợp ý kiến từ đại diện bán hàng, phân tích nhu cầu thị tnrờng, cạnh tranh sản phâm...

1.2. Các nhân tố bên ngoài:

Ngoài những yếu tố nêu trên, công tác kiểm tra, kiếm soát nội bộ của Công Ty còn chịu ảnh hưởng của các yếu tố khác từ bên ngoài như: luật pháp, các chế độ, chính sách của Nhà Nước. Cụ thê Công Ty thường xuyên chịu sự kiêm tra của các lực lượng bên ngoài như: kiêm tra của Cục thuế, thanh tra về lao động (kiêm tra tình hình sử

Xử Lí Đơn Đặt Hàng Nhu Cầu Mua Hàng

Lệnh Xuất Kho

Hoá Đơn Vận Chuyển

Lập Hoá Đon Bán Hàng

Kế Toán Tổng Hợp Kế Toán Các Khoản Phải Thu

Cập Nhật Nhật Kí Bán Hàng Vào So Cái

Cập Nhật Nhật Vào sổ Các Khoản Phải Thu

Thu Tiền Nhận Tiền Từ Người Mua Hàng

dụng lao động, thu nhập, quyền lợi của người lao động v.v..), thanh tra của Bộ công nghiệp: Kiếm tra chất lượng sản phẩm, an toàn lao động, vệ sinh môi tnrờng V.V..

Do có ảnh hưởng của một lực lượng kiêm tra từ bên ngoài, nên những sai phạm về chế độ, chính sách của Nhà nước thường được phát hiện và chấn chỉnh kịp thời.

2. Quá trình kiểm soát chu trình Bán Hàng - Thu Tiền tại Công Tv Cổ Phần Nhựa Đà Nang:

2.1. Trình tự kiểm soát:

Trình tự kiêm soát đối với chu trình Bán Hàng - Thu Tiền tại Công Ty cô phần Nhựa Đà Nang được minh hoạ theo sơ đồ sau:

2.2. Quá Trình Kiểm Soát đối với chu trình Bán Hàng - Thu Tiền tại Công Tv Cổ Phần Nhựa Đà Nằng

Các chúvg từ kiêm soát đối với nghiêp vụ Bán Hàng là: Họp Đồng Kinh Te, Phiếu Xuất Kho, Phiếu xuất kho kiêm vận chuyến nội hộ, Hoả Đơn GTGT. Minh hoạ kèm theo phụ lục cuối bài.

Các Giai Đoạn Kiểm Soát Nội Bộ

Tiếp nhận đơn đặt

1. Giao trách nhiệm tiếp nhận đơn đặt hàng tại phòng kinh doanh

2. Các hợp đồng mua hàng có thể do đại lí gửi về hoạc khách hàng đến trực tiếp tại Công Ty.

hàng 3. Đánh số thứ tự các đơn đặt hàng khi nhận.

Xử lí đơn đặt hàng

1. Phân trách nhiệm xử lí đơn đặt hàng cho phòng kinh doanh.

2. Quy định cụ thế về phương thức bán hàng.

3. Quy định về chính sách bán hàng: Tỷ lệ hoa hồng, mức chiết khấu giảm giá, hồ trợ vận chuyên...

Xét duyệt bán chịu

1. Xây dựng định mức dư nợ của các đại lí.

2. Phân quyền xét duyệt hạn mức bán chịu trong Công Ty:

■ Trưởng phòng kinh doanh là người chịu mõi trách nhiệm về phê duyệt mức bán chịu cho khách hàng và chịu trách nhiệm thu hồi nợ trước ban giám đốc.

■ Giám đốc chịu trách nhiệm đối với các hợp đồng có giá trị lớn và khách hàng mới của Công Ty.

Chuyên giao hàng

1. Quy định trách nhiệm của Thủ Kho trong việc giao hàng: Giao đúng chủng loại số lượng như trong Phiếu Xuất Kho đã được phê chuẩn đúng đắn.

2. Quy định trách nhiệm Lập Phiếu Xuất Kho giao cho Phòng Kinh Doanh.

3. Người nhận hàng sẽ tiến hành kiếm tra về chất lượng và số lượng, chủng loại sản phẩm nhận ngay tại kho.

b. Quả trình KSNB đôi với nghiệp vụ Thu Tiền:

Các chứng từ kiêm soát đối với nghệp vụ Thu Tiền /à: Phiếu Thu, Giấy Báo Có của Ngân Hàng. Minh hoạ kèm theo phụ lục cuối bài:

Quá trình kiêm soát nghiệp vụ Thu Tiền tại Công Ty được thiết kế phụ thuộc vào phương thức bán hàng, thanh toán: Thanh toán ngay bằng tiền mặt, bằng chuyển khoản, bán chịu...có thể minh hoạ như sau:

Thu tiền ngay:

Trường hợp khách hàng thanh toán tiền ngay hoạc thanh toán một phần tiền hàng. Căn cứ vào Hoá Đơn Bán Hàng về số tiền phải thu khách hàng. Ke toán tiền mặt tiến hành lập Phiếu Thu có đầy đủ chữ kí của kế toán tnrởng, giám đốc, người lập (kế toán tiền mặt). Công Ty sử dụng mẫu phiếu thu theo quy định của Bộ Tài Chính có đánh số thứ tự sẵn đê thuận tiện cho việc kiểm soát tránh trường hợp ngắt quãng Phiếu Thu.sau khi phiếu thu được duyệt Thủ Quỹ thu tiền và xác nhận vào Phiếu Thu.

Bán chịu:

Căn cứ về hợp đồng đã kí kết với Khách Hàng về việc bán chịu cho Khách Hàng, Ke Toán Công Nợ tiến hành lập Sô Theo Dõi Chi Tiết Các Khoản Phải Thu Khách Hàng. Căn cứ vào sổ Chi Tiết Các Khoản Phải Thu Khách Hàng tiến hành lập Sô Tông Hợp Các Khoản Phải Thu Khách Hàng đê theo dõi các khoản phải thu khách hàng.

Hàng tháng, Ke Toán Công Nợ lập Bảng Đối Chiếu Công Nợ về số tiền Khách Hàng còn nợ đê đối chiếu số liệu giữa Khách Hàng và số phải thu tại Công Ty. Đồng thời

khách hàng.

Lập hoá đon bán 2. Phòng Kinh Doanh viết hoá đơn giá trị gia tăng cho hàng

khách hàng trên đó ghi đầy đủ: số lượng, đơn giá, thành tiền 3. Quy định hoá đơn GTGT được lập thành 3 liên: Liên 1 lưu tại nơi lập, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 chuyên cho phòng kế toán đê theo dõi việc thu hồi nợ và phản ánh doanh thu.

4. Quy định hoá đơn GTGT phải có đầy đủ chữ kí của người lập, thủ kho, kế toán trưởng, giám đốc Công Ty.

thông báo cho Khách Hàng về số nợ đến hạn thanh toán.

Căn cứ vào việc theo dõi các khoản phải thu của khách hàng đê đánh giá khả năng thu hồi công nợ cũng như phản ánh trung thực các khoản phải thu khách hàng trên Báo Cáo Tài Chính. Ke Toán Công Nợ tiền hành:

■ Lâp dư phòng:

Căn cứ theo tình hình thanh toán tiền hàng còn nợ của khách và thời hạn thanh toán, Ke Toán Công Nợ tiến hành lập các khoản dự phòng phải thu khó đòi. Tại Công Ty việc tiếnhành lập dự phòng được áp dụng cho những khách hàng có thời hạn nợ trên 2 năm, mặc dầu Công Ty đã áp dụng các biện pháp cần thiết đế đòi nợ nhưng chưa thu hồi được.Việc trích lập dự phòng tại Công Ty được hạch toán vào chi phí quản lí trong kì đúng chế độ kế toán.

■ Xử lí các khoán no không thu hồi dươc:

Việc xoá sổ các khoản nợ không có khả năng thu hồi được thực hiện đối với các khách hàng mất khả năng thanh toán hoạc bị pháp luật cưỡng chế.

Hiện nay tại Công Ty vẫn có những khách hàng nợ trên 2 năm. Tuy nhiên Công Ty vẫn đang tiếp tục theo dõi vì các khách hàng này vần đang hoạt động.

■ Xử lí các khoán giâm trừ doanh thu:

Tại Công Ty ít sảy ra trường hợp khách hàng trả lại hàng. Neu có sảy ra thì Giám Đốc Công Ty sẽ trac tiếp duyệt về số hàng mà khách hàng trả lại và làm thủ tục kiểm nhận số hàng, hoản trả lại tiền cho khách (nếu khách đã trả tiền). Đồng thời kế toán tiêu thụ, công nợ sẽ ghi bút toán đảo đê huỷ bỏ việc ghi nhận doanh thu cũng như việc theo dõi công nợ.

PHÀN III: KIÉN NGHỊ MỘT SÓ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN HTKSNB CHU TRÌNH BÁN HÀNG - THƯ TIÈN TẠI CÔNG TY CỎ PHẢN

Một phần của tài liệu Chuyên đề Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình Bán Hàng Thu Tiền tại Công Ty Cổ Phần Nhựa Đà Nẵng (Trang 32 - 44)

Tải bản đầy đủ (DOC)

(61 trang)
w