Như đã trình bày ở trên, với cơ cấu kinh doanh đa dạng và quy mô rộng lớn, hoạt động kiêm tra,kiểm soát của Công ty đối với chưa có một bộ phận nào đảm nhận việc rà soát lại hệ thống kế toán và KSNB, giám sát quá trình hoạt động của hệ thống này và tham gia góp phần bảo vệ, sử dụng có hiệu quả mọi nguồn lực; Ngăn ngừa và phát hiện kịp thời mọi hành vi lãng phí, sử dụng tài sản không đúng mục đích hoặc vượt quá thẩm quyền.
Tại Công ty cũng chưa có một bộ phận nào giúp Giám đốc kicm tra, xác minh độ tin cậy của hệ thống thông tin tài chính, kế toán. Kiêm tra tính chính xác của các báo cáo tài chính trước khi đặt bút ký duyệt. Xuất phát từ những yêu cầu như vậy, chúng ta có thể thấy rằng xây dựng hệ thống kiếm soát nội bộ tại công ty Cố Phần Nhựa Đà Nằng là vấn đề cần thiết và tất yếu.
về
tố chức nhân sư: Bộ máy kiểm toán nội bộ gồm: Kiểm toán trưởng, Phó phòng kiêm toán và các kiểm toán viên Các tiêu ch li ân tuyên chọn KTVNB cho Công ty:
Căn cứ vào tình hình thực tế của Công ty có thê thực hiện theo 2 cách: Tuyên nhân viên kiếm toán từ bên ngoài làm việc hay chọn lọc các nhân viên đủ điều kiện và thực hiện chính sách đào tạo nâng cao nghiệp vụ chuyên môn.
+ Việc tuyên chọn KTVNB cho Phòng Kiêm toán nội bộ ở Công ty có thê thông qua việc chọn lọc và thuyên chuyên các nhân viên ưu tú có đủ kinh nghiệm và trình độ chuyên môn từ các phòng ban khác, từ dưới các đon vị thành viên lên.
+ Ngoài việc tuyển chọn nhân viên kiểm toán ở bên trong Công ty, Phòng Kiêm toán nội bộ có thê tuyên chọn nhân sự của mình qua công tác tuyên dụng từ bên ngoài. Đối tượng thực hiện việc tuyển chọn phải qua một Hội Đồng Phỏng vấn kiếm tra các điều kiện và năng lực chuyên môn kỹ lưỡng. Ưu tiên cho các đối tượng đã được đào tạo và từng trải kinh nghiệm trong lĩnh vực Kiếm toán - Ke toán - Tài chính doanh nghiệp.
+ Khi lựa chọn cần chú ý dựa theo các tiêu chuấn sau: -Có phâm chất trung thực, khách quan
-Cương nghị, độc lập, thận trọng trong công việc
-Có kiến thức chuyên môn và kỹ năng cần thiết cho công việc -Có khả năng giao tiếp tốt
-Linh hoạt, phản ứng nhanh và giải quyết tình huống tế nhị -Có mối quan tâm đến nghề nghiệp
-Có tinh thần không ngừng học hỏi nâng cao trình độ
Trưởng phồng kiêm toán nội hộ cỏ các quyên hạn và nhiệm vụ sau:
1. Chủ động điều hành việc xây dựng kế hoạch và chương trình kiểm toán hàng năm.
2. Tổ chức các cuộc kiểm toán trong nội bộ Công ty, đon vị theo nhiệm vụ kế hoạch và chương trình đã được Giám đốc phê duyệt.
3. Bố trí, phân công công việc cho kiếm toán viên & thực hiện các biện pháp đào tạo huấn luyện kiếm toán viên; Đảm bảo không ngừng nâng cao trình độ và năng lực công tác của kiêm toán viên và bộ máy kiêm toán nội bộ.
4. Đe xuất vói Giám đốc về việc đề bạt, bô nhiệm, khen thưởng, kỷ luật đối với kiêm toán viên nội bộ.
5. Kiến nghị thay đôi về chính sách, đường lối nhằm nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý và điều hành hoạt động kinh doanh.
6. Khi phát hiện có hiện tượng vi phạm pháp luật hoặc những quy định trái với chủ trương chính sách chế độ phải có trách nhiệm báo cáo cho các cấp có thâm quyền và đưa ra các giải pháp đê giải quyết kịp thời.
Các kiêm toán viên còn lại có các chức năng và quyên hạn chung sau đây:
1. Kiểm toán viên nội bộ (KTVNB) thực hiện nhiệm vụ theo kế hoạch kiếm toán đã được giám đốc phê duyệt và chịu trách nhiệm trước trưởng phòng, người quản lý kiêm toán về chất lượng, tính trung thực hợp lý của báo cáo kiêm toán và những thông tin tài chính kế toán đã được kiếm toán bởi chính mình.
2. KTVNB phải khách quan, đề cao tính độc lập trong hoạt động kiểm toán độc lập tương đối với các nhân viên thuộc các bộ phận khác.
3. Trong quá trình thực hiện công việc, KTVNB phải tuân thủ luật pháp, các nguyên tắc và chuẩn mực nghề nghiệp về kiêm toán, các chính sách chế độ hiện hành của Nhà nước. Đồng thời, phải tuân thủ nguyên tắc giữ bí mật về các số liệu, tài liệu được kiểm toán.
4. Qua công tác kiêm toán, kiêm toán viên đưa ra các nhận xét, ý kiến đề xuất hay các giải pháp để giám đốc Công ty có phương hướng nâng cao hiệu quả hoạt động SXKD, hoàn thiện công tác quản lý điều hành Công ty. Đồng thời ngăn ngừa các sai sót, gian lận hay các hành vi làm trái với các chính sách chế độ của Nhà nước, các thê lệ quy định của Công ty.
5. Ký xác nhận vào các phần của Báo cáo kiêm toán do mình thực hiện
6. Không ngừng học hỏi, nâng cao kiên thức, năng lực chuyên môn và giữ gìn đạo đức nghề nghiệp.
7. Kiến nghị với Giám đốc đế xử lý các hành vi cản trở kiêm toán viên trong quá trình thực hiện nhiệm vụ.
Vê quan hê giữa Phòng kiêm toán nôi bô với các bô phân khác trong Công ty Bộ phận kiêm toán nội bộ tuy độc lập với tất cả các bộ phận khác nhưng phải trực thuộc sự điều hành của Ban giám đốc. Bởi lẽ:
- Bộ phận kiêm toán nội bộ phải đảm bảo tính độc lập với các hoạt động được kiểm toán, không tham gia vào bất cứ các hoạt động nào khác của đơn vị, không bị chi phổi hoặc can thiệp khi thực hiện hoạt động kiêm toán và bày tỏ ý kiến của mình trên báo cáo kiêm toán.
- Bộ phận kiếm toán nội bộ chỉ báo cáo trực tiếp kết quả làm việc của mình cho Ban giám đốc đơn vị chứ không phải cho một đối tượng nào khác nhất là người ngoài doanh nghiệp.
2. Hoàn thiện thủ tục KSNB đối với chu trình Ban Hàng - Thu Tiền tại Công Ty Cỗ Phần Nhựa Đà Nang
a) Đối với nghiệp vụ bán hàng
Công ty nên ban hành chính sách, thủ tục bán chịu cụ thể. Đe đạt được những mục tiêu mong muốn nhất định của nhà quản lí thì chính sách này cần được thiết lập theo một số nguyên tắc sau:
❖ Tiêu chuẩn bán chịu
Là một quy định thiết kê những tiêu chuấn căn bản đê khách hàng được bán chịu như: tính thường xuyên, khả năng thanh toán, uy tín thanh toán, tài sản thế chấp....
♦> Chính sách chiết khấu thanh toán
Chính sách này cho biết số tiền khách hàng đựoc hưởng chiết khấu khi thanh toán trước thời hạn thanh toán.
❖ Hạn mức bán chịu
Là chính sách quy định mức bán chịu lớn nhất của công ty dành cho khách hàng và thời hạn cho phép khách hàng trả chậm trong trường hợp bán chịu.
b) Đối vói nghiệp vụ thu tiền
❖ Chính sách thu tiền
Là những chính sách đựoc áp dụng trong trường hợp khách hàng đên nợ quá hạn như: Gửi thư đòi nợ, gọi điện thoại, các thủ tục pháp lí khác...
Biện pháp kiếm soát nghiệp vụ thu tiền
❖
1. Hàng ngày, khi thu được tiền hàng thì nhân viên thu tiền phải nộp tiền vào quỹ hay ngân hàng trong thời gian sớm nhất đê tránh trường hợp tiền của công ty bị chiếm dụng dẫn đến thất thoát.
2. Khuyến khích khách hàng thanh toán qua ngân hàng. Là biện pháp hạn chê việc gian lận trong thu tiền và việc sử dụng tiền giả đế thanh toán.
2. Xây dựng quy trình KSNB đối vói chu trình Bán Hàng - Thu Tiền
Quy trình kiêm soát chu trình Bản Hàng- Thu Tiên tại công ty có thê được minh hoạ theo sơ đồ sau:
PHU LUC 01:
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
HỢP ĐỒNG KINH TÉ
SỐ: 72/0907/HĐ-CT
• Căn cứ pháp lệnh hợp đồng kinh tế của hội đồng nhà nước CHXHCN Việt Nam han hành ngày 25/09/1989
• Căn cứ luật thương mãi nước CHXHCN Việt Nam ngàyl0/05/ỉ997
• Căn cứ theo khả năng và nhu cầu sản xuất kinh doanh của hai đơn vị Hổm nay, ngàv 3 thảng 09 năm 2007, hai hên gồn cỏ:
BÊN BÁN: CÔNG TY CÓ PHẦN NHỤ A ĐÀ NẴNG
Địa chỉ: 371 Trần Cao Vân-Thành Phố Đà Nang
Điện thoại: 0511.3714.460 -Fax: 0511.3714.561
Số tài khoản: 102010000192284 Ngân Hàng Công Thương TP Đà Nằng. Mã số thuế: 0400383300
Đại diện bởi: Ông Trần Quang Dũng - Chức vụ: Giám Đốc.
BÊN MUA: CÔNG TY TNHH XÂY DỤNG QUANG HUY
Địa chỉ: 232. Nguyễn Huệ, Phường 7, Tp Tuy Hoà, Tỉnh Phú Yên.
Điện thoại: 057.829.195 - Fax: 057.829.195
Mã số thuế: 0400310596
Đại diện bởi: Ổng Nguyễn Huy Hiên - Chức Vụ: Giám Đốc. Hai bên đồng ý mua bán với những điều khoản như sau:
Điều I: Tên hàng, số lượng, đon giá, thành tiền:
bổn mươi đồng chẵn)
stt TÊN HÀNG ĐVT
số
lượng Do'n giá (chưa
VAT) VAT Thành tiền (có VAT) 01 Ống HDPEI>90, dày5. lcm Mét 200 36.680 3.668 8.069.600 02 Ống HDPEỈ>63,dày3.6cm Mét 1.200 18.140 1.814 23.944.800 03 Ống HDPEP50,dày2.9cm Mét 1.400 11.730 1.173 18.064.200 04 Ống HDPEĨ>32,dàyl ,9cm Mét 170 5.120 512 957.440 TONG CỘNG 51.036.040
Nguvễn Huy Miên
Điều II: Quy cách và chất lượng:
Óng HĐPE sản xuất bằng nhựa nguyên sinh màu đen, ỉ>90:25met/cuộn, Ê>63:50 met/cuộn, í>50: lOOmet/cuộn (chất lượng theo tiêu chuẩn UNICEF).
Điều III: Thời gian, địa điếm và điều kiện giao hàng:
+ Địa điêm giao hàng: 371 - Trần Cao Vân. TP. Đà Nằng.
+ Điều kiện giao hàng: Giao hàng trên phương tiện vận chuyển của bên mua. + Thời gian giao hàng: Giao hàng ngay khi nhận được tạm ứng.
Điều IV. Hình thức thanh toán và thời hạn thanh toán:
+ Hình thức thanh toán: Chuyển khoản hoạc tiền mặt.
+ thời hạn thanh toán: Tạm ứng trước 20 (hai mươi) triệu đồng chẵn, sổ tiền còn lại thanh toán trong vòng 30 ngày kê từ ngày xuất hoá đơn.
Điều V: Thời gian và hiệu lực hợp đồng:
Hợp đồng này có hiệu lực từ ngày kí và có giá trị đến hết ngày 31/11/2007 hợp đồng mặc nhiên được thanh lí khi việc giao hàng và thanh toán hoàn thành
Điều VI: Cam kết chung:
• Hai bên cam kết thực thiện các điều khoản và điều kiện đã ghi trong họp đồng này. Trong quá trình thực hiện họp đồng này nếu có khó khăn thì hai bên sẽ ngồi cùng nhau bàn bạc đê giaỉ quyết. Nếu không giải quyết được thì sẽ đưa ra Toà Án Kinh Te Thành Phố Đà Nang để giải quyết. Bên nào vi phạm sẽ phải bồi thường thiệt hại cho bên còn lại và phải chịu các phí liên quan đến bên khiếu kiện.
• Hợp đồng này được chia làm 04 bản có giá trị như nhau, mồi bên giữ 02 bản để thực hiện.
Đại diện bên mua Đại diện bên bán
PHU LUC 02
Công Ty Cố Phần Nhựa Đà Nang
PHIẾU XUẤT KHO Số: 039/A
...Ngày...18...tháng.... 12...năm...2007... Tên và địa chỉ người nhận: Hồ Văn Nhụt/ Đóng Gói Phôi Và Mũ Bảo Hiếm
Nhận tại kho: Kho A (thành phẩm) Lí do xuất : Xuất khác
Cộng thành tiền (bằng chữ): (Không đồng chẵn)
Ngưòi Nhận Thủ Kho Ke Toán Phụ Trách ĐonVị
Stt Tên nhãn hiệu vật tư sản phẩm Đơn vị tính số lượng Yêu cầu Thực xuất 1 Bao pp loại B Kg 81,0 2 Túi PELD 17x40 cm Kg 95,1 3 Túi HDPE 33x55 cm Kg 50,0 4 Túi HDPE 42x75 cm Kg 69,0 5 Cộng
PHU LUC 03
CỔ PHÀN NHỰA ĐÀ NẴNG 371TrầnCaoVân-ĐàNẵng
Tel: (0511)3714642/3714460/3714286 Mã số thuế: 0400383300 Fax: (0511)3714561/3714931
Tàikhoản: 102010000192284 Ngân Hàng Công Thương TP Đà Nang.
Email:danaplast@dng.vnn.vn
HOÁ ĐƠN (GTGT) Kí hiệu: AA/2006T Liên 3: Nội bộ số: 002348
Ngày...04...Tháng 09...Năm 2007
Tên khách hàng: Công Ty TNHH Trung Son...Mã khách Hàng: 51391... Địa chỉ: 82Ông ích Khiêm TP Đà Nằng...Hình thức thanh toán: Tiền mặt Mã số thuế : 040025575...Thời hạn thanh toán: 04/09/2007 Số điện thoại:...Hợp đồng, phiếu đặt hàng
số:...
ký,ghi rõ họ tên ký,ghi rõ họ tên kỷ,ghi rõ họ tên kỷ,ghi rõ họ tên ký,ghi rõ họ tên
SVTH: Nguyễn Thị Hương - MSV: 0516 page: 50
st
t Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT số lượng Đơn giá Thành tiền
1 Óng PVCP90 dày 3 ly Mét 40 28.040 1.121.600
Cộng tiền hàng 1.121.600
Thuế suất thuế GTGT: 10% Tiền thuế GTGT 112.160
Tổng Tiền Thanh Toán 1.233.760
số tiền viêt băng chữ:...( một triệu hai trăm ha mươi ha ngàn hảy trăm sau mươi ngàn đổng chẵn )...
PHU LUC 04
Công ty Cổ Phần Nhựa Đà Nằng mầu số: C21 - H
371 Trần Cao Vân- Đà Nằng (ban hành theo QĐ số: 999 -TC/QĐ/CĐK- Liên số:... 1.... ngày 2.11.1996 của Bộ Tài Chính)
r
Phiêu Thu Số: 231 Nợrllll
Có: 1311 Ngày ...31 ...tháng... 01... năm ...2008
- Họ tên người nộp tiền:....Đằng Văn Thái... - Địa chỉ:...DNTN Văn Phước... - Lý do nộp:...Thu tiền bán ống HD - HĐ 3650... - Số tiền:...15.958.745 đồng. Viết bằng chữ:.... (Mười lăm triệu chỉn
trăm năm mươi tám ngàn bảy trăm bon mươi lãm đồng chan)...
- Kèm theo:...Chứng từ gổc. Thủ trưởng đơn vị Ke toán trưởng Người lập phiếu Người nộp
(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)
Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chừ):... Ngày...tháng...năm
Thủ quỹ
PHU LUC 05
CÔNG TY CÓ PHẦN NHỤ A ĐÀ NẴNG Địa chỉ: 371TrầnCaoVân - ĐàNẳng
Tel: 0511)3714642/3714460/3714286*Fax: (0511)3714561/3714931
Phiêu Xuât Kho Kíhiệu:AB/2004T
Kiêm Vận Chuyển Nội Bộ số:
Ngày...01...tháng...02...năm...2008... Liên 3: Dùng đế thanh toán nội bộ
Căn cứ lệnh điều động số:...ngày...tháng...năm. Của: Giám Đốc Công Tv cổ Phần Nhựa Đà Nằng về:... Họ và tên người vận chuyến: Trương Diệu Anh. Họp dồng số:.. Phương tiên vận chuyến:...xe thô sơ... Xuất tại kho:...Kho A (thành phẩm)... Nhập tại kho:...Trưong Diệu Anh / Cửa Hàng 148 LĐ...
Số Tên nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật Mã số ĐVT Số lượng Thực suất Thực nhập A B c Đ 1 2 3 4 1 Túi HĐPE 40x70cm kg 200 28.300 5.660.000
2 (Đơn giá chưa VAT)
3 Túi HĐPE 82x90cm kg 300 28.300 8.490.000
Tổng cộng 14.150.000
Phát hành theo công văn số 1232 CT/AC ngày 3ỉ/03/2003 của cục thuế Tp. ĐN PHU
LUC 06
THANH TOÁN ĐIỆN TỦ LIÊN NGÂN HÀNG
MẦKS: NVTN5110 LỆNH CHUYỂN CÓ số bút toán: 000022
Loại giao dịch: giá trị cao Ngày, giờ lập: 18/03/2008-09:42:16 Số hiệu giao dịch: 13100013 Ngày giờ nhận: 18/03/2008-10:38:05
Ngân hàng gửi: NHNT Da Nang Mã NH: 51203010 TKNợ: Ngân hàng nhận NHCT Da Nang Mã NH: 51201016 TK Có: Người phát lệnh: CTY CP DONG HƯNG GIA
LAI Địa chỉ/số CMND:
Tài khoản: 00270301011D Tại NH: 51203010- NHNT Da Nang
Người nhận lệnh: CTY co PHAN NHUA DA NANG Địa chỉ: /sổ CMND
Tài khoản: 1020100001192284 Tại NH: 51201016 -NHCT Da Nang
Nội dung: TC: 6590013. CHUYÊN ONG HDPE GOI 4 [4532698522151080117; Số tiền bằng số: 139.179.040
Số tiền bằng chư: (Một trăm ha mươi chín triệu một trăm bày mươi chỉn ngàn không
trăm bổn mươi mốt ngàn)
PHU LUC 07
SỔ Chi Tiết Thanh Toán Vói Khách Hàng
TK 131- Phải Thu Khách Hàng
Bảng Kê Tổng Hợp Công Nợ Phải Thu Khách Hàng
Tháng...năm... PHU LUC 08 Tên khách hàng: Ngày tháng ghi sổ Chứng Từ Diễn giải TK đối ứng thời hạn chiết số phát sinh số du số hiệu Ngày Nợ Có Nợ c ó SDĐK SPS cộng SPS SDCK STT Tên khách Tổng số phải thu
Số đã thu số còn phải thu Trong
Công ty Co Phần Nhựa Đà Nằng
Sổ Theo Dõi Tiền Gửi (VNĐ)
Tài Khoản: 1121- Tiền Việt Nam Từ ngày 01/03/2008 đén ngày 31/03/2008 Ngày số phiếu Nội dung TK
đối
Số Tiền
Thu Chi Nợ 1121 Có
1121
Số Dư
Ngân hàng công thương ĐN 481.429.641 02/03/07 1C Thu tiền từ bán hàng/ bùi thị thuỷ 1311 5.390.000 06/03/07 2C Thu tiền từ bán hàng - H Đ 233/ Cty cổ phần FRIT Huế 1311 36.267.000
PHU LUC 09
Công ty Cồ Phần Nhựa Đà Nằng sổ quỹ tiền mặt
TK: 1111 - tiền VNĐ
từ ngày 17/03/2007 đến ngày 22/03/2007