Luận văn hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ với việc tăng cường kiểm soát chi phí sản xuất xây lắp tại công ty xây dựng công trình giao thông 820

cầu thực tế tại Công ty xây dựng công trình giao thông 820, học viên chọn Đetài: “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ với việc tăng cường kiểm soát chiphí sản xuất xây lắp tại Công ty x

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC

KHOA

Đề Tài : Giảng viên hướng dẫn : .

Sinh viên thực hiện : .

Lớp : .

MSSV : .

Sự cần thiết của Đề tài nghiên cứu

Xây dựng cơ bản là ngành sản xuất vật chất quan trọng mang tính chất công nghiệp nhằm tạo ra cơ sở vật chất kỹ thuật cho nền kinh tế quốc dân Mọi doanh nghiệp, mọi thành phần kinh tế hoạt động trong nền kinh tế thị trường

nên đã có sự chủ động đối với hoạt động sản xuất kinh doanh của doanhnghiệp và phải tự chịu trách nhiệm về kết quả kinh doanh của đơn vị Do đặcthù của ngành xây dựng cơ bản là những công trình xây dựng, hạng mục côngtrình, vật kiến trúc có quy mô lớn, thời gian sản xuất sản phẩm xây lắp lâudài nên việc hạch toán chi phí sản xuất xây lắp đòi hỏi phải được tập hợp vàphân loại chi phí theo từng khoản mục chi phí trong giới hạn của mỗi đốitượng kế toán chi phí Bên cạnh đó, phần lớn các doanh nghiệp chưa hiểu rõ

sự cần thiết cũng như lợi ích của hệ thống kiểm soát nội bộ mang lại Việc xâydựng và hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp sẽ đem lạinhiều lợi ích cho doanh nghiệp

Công ty xây dựng công trình giao thông 820 là doanh nghiệp Nhà nướctrực thuộc Tổng Công ty Xây dựng công trình giao thông 8 - Bộ Giao thôngVận tải được thành lập theo quyết định số 1105 QĐ/TCCB-LĐ ngày03/6/1993 của Bộ Giao thông Vận tải Đen nay sau gần 14 năm hoạt động,Công ty xây dựng công trình giao thông 820 đang hoạt động khá hiệu quả vàđạt doanh thu trên 66 tỷ đồng năm 2008 Trong bối cảnh môi trường kinhdoanh với sức ép cạnh tranh ngày càng gia tăng, thì giải pháp hoàn thiện hệthống kiểm soát nội bộ là một trong những giải pháp quan trọng nhằm thúcđẩy sự phát triển của doanh nghiệp

Dựa trên vai trò, ý nghĩa và lợi ích của hệ thống kiểm soát nội bộ, và yêu

cầu thực tế tại Công ty xây dựng công trình giao thông 820, học viên chọn Đetài: “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ với việc tăng cường kiểm soát chiphí sản xuất xây lắp tại Công ty xây dựng công trình giao thông 820” làmLuận văn

Thạc sỹ Kinh tế chuyên ngành Ke toán, Tài vụ và Phân tích hoạt động kinhdoanh

1 Mục đích nghiên cửu

Mục đích nghiên cứu của Đe tài là mô tả và phân tích thực trạng hệthống kiểm soát nội bộ đối với kiểm soát chi phí sản xuất xây lắp tại Công tyxây dựng công trình giao thông 820 Trên cơ sở đó, học viên đánh giá và đềxuất các giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ với việc tăngcường kiểm soát chi phí xây lắp tại Công ty xây dựng công trình giao thông820

2 Nội dung của Đe tài

Tên Chuyên đề: “Thực trạng và giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soátnội bộ với việc tăng cường kiểm soát chi phí sản xuất xây lắp tại Công ty xâydựng công trình giao thông 820”

Ngoài Lời mở đầu và Ket luận, Chuyên đề gồm có 2 chương:

Chương I: Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ trong kiểm soát chi phí

sản xuất xây lắp tại Công ty xây dựng công trình giao thông 820

Chương II: Phương hướng và giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát

nội bộ với việc tăng cường kiểm soát chi phí sản xuất xây lắp tại Công ty xâydựng công trình giao thông 820

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu của Đe tài là hệ thống kiểm soát nội bộ với việctăng cường kiểm soát chi phí sản xuất xây lắp Phạm vi nghiên cứu của Đe tài

là tại Công ty xây dựng công trình giao thông 820

4 Phương pháp nghiên cứu

Phương pháp nghiên cứu của Đe tài là dựa trên cơ sở lý luận của phépduy vật biện chứng; phương pháp tổng hợp, phân tích, diễn giải

Bằng việc nghiên cứu, tham khảo tài liệu, tập hợp các nội dung cơ bảncủa vấn đề nghiên cứu, mô tả thực trạng của hệ thống và phân tích tổng hợp từ

đó đưa ra các giải pháp hoàn thiện cho đối tượng nghiên cứu

Các phân tích do Đe tài đưa ra được dựa trên những nghiên cứu lý luận,tổng hợp các tài liệu tham khảo trong và ngoài nước

5 Đóng góp của Chuyên đề

Chuyên đề đã làm rõ các vấn đề về tổ chức và hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ trong kiểm soát chi phí sản xuất xây lắp tại Công ty xây

dựng công trình giao thông 820; và đưa ra các giải pháp có tính khả thi nhằm hoàn thiện hệ thống kiếm soát nội bộ với việc tăng cường kiểm soát chi phí sản xuất xây lắp tại Công ty xây dựng công trình giao thông

820.CHƯƠNGI

THựC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG KTẺM SOÁTCHI PHÍ SẢN XUẤT XÂY LẮP TẠI CÔNG TY XÂY DựNG CÔNG

TRÌNH GIAO THÔNG 8201.1.1 ĐẶC ĐIỂM CỦA CÔNG TY XÂY DựNG CÔNG TRÌNH GIAOTHÔNG 820 CÓ ẢNH HƯỚNG ĐẾN HỆ THÓNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ

3 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty

Công ty xây dựng công trình giao thông 820 là doanh nghiệp Nhà nướctrực thuộc Tổng Công ty xây dựng công trình 8 - Bộ Giao thông vận tải, đượcthành lập theo quyết định số 1105 QĐ/TCCB-LĐ ngày 03 tháng 6 năm 1993của Bộ Giao thông vận tải Nhiệm vụ chính của Công ty là:

1.2.1 Xây dựng các công trình giao thông, các công trình thuỷlợi;

1.2.2 Xây dựng các công trình dân dụng và công nghiệp;

1.2.3 Sản xuất cấu kiện bê tông đúc sẵn

Quá trình hình thành và phát triển của Công ty có thể tóm tắt theo các

giai đoạn sau:

Công ty xây dựng công trình giao thông 820 tiền thân là Xí nghiệp gạchSilicat được Bộ Giao thông vận tải quyết định thành lập năm 1970 Nhiệm vụchính của Xí nghiệp là sản xuất gạch Silicat và cấu kiện bê tông phục vụ chongành Giao thông vận tải

Năm 1982 Xí nghiệp sát nhập vào Liên hiệp quản lý đường bộ II với têngọi là Xí nghiệp 422 Nhiệm vụ chính của giai đoạn này là chuyên sản xuấtống cống, phụ kiện cống phục vụ các công trình giao thông

Căn cứ vào quyết định số 510/QĐ/TCCB-LĐ ngày 27 tháng 3 năm 1993của Bộ Giao thông vận tải tách chuyển sang Tổng Công ty xây dựng côngtrình giao thông 8 lấy tên là Công ty xây dựng công trình giao thông 820, cótrụ sở chính tại Thanh Châu - Phủ Lý - Hà Nam

Theo giấy phép đăng ký kinh doanh số 108616 ngày 27 tháng 3 năm

1993 của Trọng tài kinh tế tỉnh Nam Hà và giấy phép hành nghề số 49 ngày 04tháng 3 năm 1998 của Bộ Xây dựng thì Công ty xây dựng công trình giaothông 820 được phép hành nghề xây dựng các công trình giao thông trên quy

mô toàn quốc và quốc tế

Trải qua nhiều năm tồn tại trong cơ chế quản lý hành chính bao cấp, đến nay tổng sản lượng và doanh thu của Công ty hàng năm không ngừng tăng lên và từng bước khẳng định vị thế của mình trong ngành Giao thông vận tải

.Bảng 1.1: Một số công trình, hạng mục công trình xây lắp do Công

ty xây dựng công trình giao thông 820 thi công năm 2008

lộ 5 Dự án cầu Vĩnh Tuy Dự án TL56 - cầuHạnh Lâm Gói thầu số 4 - Dự án đường caotốc cầu Giẽ - Ninh Bình Tuyến tránh Tân An Bê tông thương phẩm RI Dự ánxây dựng đường cao tốc Sài Gòn - Trung Lương Dự án1A - 2

(Nguồn: Báo cảo kết quả kinh doanh năm 2008 của Công ty xây dựng công trình giao thông 820

)

Quá trình hình thành và phát triển của Công ty cũng là quá trình pháttriển, hoàn thiện về cơ cấu tổ chức, về nhân sự, các quy định trong Công ty gắn liền với việc xây dựng và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ Trongquá trình đó, Công ty đã nhiều lần thay đổi, bổ sung các quy định, chính sáchquản lý, rà soát lại các yếu tố cơ bản của hệ thống kiểm soát nội bộ nhằmđáp ứng yêu cầu phát triển của Công ty trong từng giai đoạn Với môi trường

Giá thành toàn bộ sản phẩm

xây lắp 598.073.952 304.451.021 4.160.868.676 1.576.605.401 2.311.170.624

2.080.574.752

cạnh tranh gay gắt hiện nay, vấn đề quản lý ngày càng yêu cầu cao hơn, nảysinh nhiều vấn đề khó khăn,

phức tạp trong sự phát triển của Công ty, các quy chê kiêm soát đã khôngtheo kịp sự phát triển của Công ty làm xuất hiện những bất cập gây ảnhhưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Do vậy, việcnghiên cún các biện pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ vớiviệc tăng cường kiểm soát chi phí sản xuất xây lắp tại Công ty xây dựngcông trình giao thông 820 là cần thiết trong quá trình hội nhập kinh tếquốc tế ngày nay.

4 Đặc điếm hoạt động sản xuất kinh doanh ở đơn vị

1 về đặc điếm tố chức bộ mảy quản ỉý

Đe tăng cường hiệu quả quản lý và phù họp với đặc điểm sản xuất

kinhdoanh của đơn vị, bộ máy quản lý của Công ty xây dựng côngtrìnhgiao

thông

820 được tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng:

Sơ đồ 2.1: Mô hình tố chức quản lý Công ty xây dựng công trình

Phòng Vật tư

cầu

Đôicầu

Côngtrường820-RI

Quan hệ trực tuyếnQuan hệtham mưu giúp việc Quan hệkiểm tra, giám sát

Trong bộ máy quản lý có sự phân công, phân cấp chặt chẽ, rõ ràngtrách nhiệm giữa các thành viên trong Ban Giám đốc, giữa lãnh đạo cácphòng, các đội trong Công ty nhằm tạo điều kiện thuận lợi trong quá trìnhchỉ đạo thực hiện nhiệm vụ hoạt động sản xuất kinh doanh Cụ thể:

Đứng đầu bộ máy là Giám đốc chịu trách nhiệm chỉ đạo chung toàn bộ

về hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Giúp việc cho Giám đốc cómột phó giám đốc chuyên trách về kỹ thuật Ngoài ra, Phó Giám đốc còntham mưu cho Giám đốc về hoạt động sản xuất kinh doanh, cùng Giám đốc

đi sâu chỉ đạo hoạt động của Phòng kinh tế kế hoạch

Phòng Tổ chức hành chính là phòng giúp Giám đốc Công ty cùng vớicác phòng khác trong công ty phối hợp các hoạt động của Công ty, quản lý

bộ phận hành chính, thực hiện quản lý nhân sự, triển khai các công tác thi

đua khen thưởng, tổ chức thực hiện công tác văn thư

Đội Công trình 4

Xưởng bê tông

lưu trữ, đảm bảo các điều kiện làm việc để bộ máy Công ty vận hành có hiệuquả phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Mặt khác, Phòng

Tổ chức hành chính cũng thực hiện chức năng tham mưu cho Ban Giám đốc

về công tác tổ chức nhân sự, kế hoạch tuyển dụng nhân sự, đào tạo cán bộ,

bổ nhiệm, sắp xếp, bố trí, nâng bậc lương cho toàn thể cán bộ công nhânviên trong công ty Bên cạnh đó, Phòng Tồ chức hành chính còn có nhiệm

vụ giúp Ban Giám đốc thanh tra, kiểm tra nhằm tăng cường pháp chế tronghoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty

Phòng Tài chính - Ke toán là bộ phận giúp việc cho Ban Giám đốctrong việc quản lý tài chính theo quy định và theo pháp luật của nhà nước.Phòng Kinh tế kế hoạch là bộ phận tham mưu cho Ban Giám đốc vềhoạt động kinh doanh của công ty từ khâu lập kế hoạch đến tổ chức theo dõithực hiện kế hoạch Tiến hành công tác nghiên cứu, phát triển sản phẩm, tìmkiếm nguồn hàng Đàm phán ký kết các họp đồng kinh tế với các đối táctrong và ngoài nước

Phòng Vật tư là bộ phận tham mưu cho Ban Giám đốc về công tácquản lý thống nhất và chỉ đạo công tác điều hành vật tư trong toàn công ty

theo đúng quy định của Nhà nước và của công ty.

Như vậy, mỗi bộ phận trong bộ máy của Công ty có chức năng, nhiệm

vụ riêng nhưng lại có mối liên hệ chặt chẽ với nhau Cách tổ chức này bảođảm mệnh lệnh của Ban Giám đốc được thực hiện đúng, kịp thời, phát huyđược năng lực của cán bộ giúp việc tại các phòng chức năng, mang lại hiệuquả trong hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, thực hiện các mục tiêu

và kế hoạch đề ra của Công ty

2 về đặc điếm của tố chức bộ mảy kế toán

Đe phù hợp với bộ máy quản lý sản xuất, bộ máy kế toán của Công tyđược tổ chức gọn nhẹ, hiệu quả Theo đó, công tác kế toán của Công ty đượctập trung tại Phòng Tài chính - Ke toán Còn ở các đội sản xuất không có bộphận kế toán riêng mà chỉ bố trí các nhân viên kế toán đội Những nhân viênnày có nhiệm vụ tập hợp chứng từ thu chi của đội, định kỳ hàng tháng gửi vềphòng Tài chính - Ke toán để xử lý

Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty xây dựng công trình giao thông

820 được mô tả trong sơ đồ sau:

Sơ đồ 2.2: Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty xây dựng công

Ke toán

tổng hợp

Ke toán ngân hàng, thủ quỹ

Ke toán các đội công trình

Phòng Tài chính - Ke toán được bố trí 5 nhân viên và được giao cácnhiệm vụ sau:

1.2.4 Ke toán trưởng: Là người đứng đầu bộ máy kế toán, cónhiệm vụ chỉ đạo, hướng dẫn và kiểm tra toàn bộ hoạt động tài chính củaCông ty Chịu trách nhiệm trước Ban Giám đốc về hoạt động của Phòng Tàichính - Ke toán; đồng thời tham mưu cho Ban Giám đốc về các vấn đề tàichính kế toán

Ke toán tổng hợp: Định kỳ hàng quý, năm kế toán tổng hợp có nhiệm vụ tập hợp các bảng kê từ các nhân viên kế toán khác để tập hợp chi phí tính giá thành, từ các bản nghiệm thu thanh toán để tính doanh thu, lập các báo cáo tài chính cuối kỳ

xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn.

1.2.9 Ke toán công nợ kiêm kế toán tài sản cố định, theo dõi

kế toán đội sản xuất: Theo dõi, hạch toán chứng từ của các đội sản xuất gửi

về Theo dõi các khoản công nợ với khách hàng, các đội sản xuất Theo dõi

sự biến động tăng, giảm của tài sản, trích khấu hao và sửa chữa lớn của tàisản cố định Tập hợp chứng từ từ các đội sản xuất, xử lý và lập báo cáo thuchi của các đội để chuyển cho kế toán tổng hợp

1.2.10 Ke toán ngân hàng kiêm thủ quỹ: có nhiệm vụ bảo quản,cất giữ quỹ, vào cuối mỗi ngày gửi báo cáo quỹ tiền mặt cho kế toán tổnghọp Theo dõi các nghiệp vụ liên quan đến vay và trả nợ ngân hàng, cácnghiệp vụ liên quan đến tiền gửi ngân hàng

Việc sử dụng, luân chuyển chứng từ trong Công ty được quy định hếtsức nghiêm ngặt Công ty sử dụng các loại chứng từ, các báo cáo tài chính

theo quy định, hướng dẫn của Bộ Tài chính, về trình tự và thời gian luân

chuyển chứng từ trong nội bộ Công ty do Ke toán trưởng quy định trên cơ

sở phù hợp với các quy định của Bộ Tài chính và căn cứ theo tình hình thực

tế của Công ty Trình tự luân chuyển chứng từ của Công ty được thể hiệnqua sơ đồ sau:

Sơ đồ 2.3: Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán tại Công ty

Quản lý và lưu trữ chứng từ theo quy định của Bộ Tài chính

Công ty sử dụng hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp theo quyđịnh của Bộ Tài chính và được mở chi tiết cho từng đối tượng quản lý.Công ty sử dụng hình thức kế toán Nhật ký chung trên cơ sở kếtoán máy (xem Sơ đồ 2.4)

Sơ đồ 2.4: Trình tự kế toán theo Hình thức Nhật ký chung áp dụng

tại Công ty

Chúng từ gốc

Bảng tổng hợpchi tiết

Bảng cân đối tài khoản

Báo cáo kế toán

Ghi hằng ngày (định kỳ)Ghi vào cuối tháng (hoặc địnhkỳ) «4 - ► Đối chiếu, kiểm tra

Đặc điếm của Hình thức Nhật ký chung là hàng ngày các nhân viên kế toán căn cứ vào chứng từ gốc sẽ kiểm tra, phân loại và nhập dữ liệu vào máy

tính Tất cả các dữ liệu của chứng từ gốc được nhập vào máy tính sẽ được

Sổ chi tiết

Sổ quỹ SỔ nhật

ký đăc biêt

Sổ nhật ký chung

A

Sổ cái

máy tính tự động điều chuyển và đưa vào các phần hành có liên quan.

Công ty áp dụng Quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 3 năm

2006 của Bộ Tài chính ban hành cho hệ thống báo cáo tài chính của Công

ty, nhằm tổng hợp về tình hình tài sản, nguồn vốn, công nợ, kết quả hoạtđộng sản xuất kinh doanh của Công ty Ngoài các báo cáo tài chính chungtheo quy định của Nhà nước, Công ty còn quy định thêm một số mẫu báocáo hàng tháng, quý, năm cho từng phần hành công việc: Báo cáo chi phísản xuất kinh doanh theo hợp đồng, Bảng tổng hợp chi phí phát sinh theo

vụ việc, Bảng kê chi phí nguyên vật liệu trực tiếp (có thể phân theo từng vụviệc cụ thể, có thể phân theo từng đội/công trình)

1.1.2 HỆ THÓNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ VỚI VIỆC KIỂM SOÁTCHI PHÍ SẢN XUẤT XÂY LẮP TẠI CÔNG TY XÂY DựNG CÔNGTRÌNH GIAO THÔNG 820

Môi trường kiểm soát

Môi trường kiểm soát của Công ty bao gồm toàn bộ các nhân tố bêntrong và bên ngoài Công ty có tính môi trường tác động đến việc xây dựng,vận hành, xử lý dữ liệu của các yếu tố thuộc hệ thống kiểm soát nội bộ của

Công ty.

Đặc thù quản lý: hiện nay người có quyền điều hành cao nhất tại

Công ty xây dựng công trình giao thông 820 là Giám đốc Công ty và chịutrách nhiệm trước Hội đồng thành viên về việc thực hiện các quyền vànghĩa vụ được giao Giám đốc đã trải qua nhiều vị trí công tác khác nhaunên mọi hoạt động ở Công ty ông đều am hiểu Ong hiểu rất rõ những khókhăn mà Công ty gặp phải trong từng giai đoạn và ý thức được sự cần thiếtphải có sự thay đổi Ồng rất coi trọng nhân tố con người và xác định đây lànhân tố quan trọng, có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng công tác quản lýcũng như công tác chuyên môn, quyết định đến

Sự phát triển và bền vững của Công ty Với nhiều năm kinh nghiệm trêncương vị cán bộ quản lý, ông nhận thức rõ vai trò và tầm quan trọng của hệthống kiểm soát nội bộ đối với công tác kiểm soát chi phí sản xuất xây lắp.Một trong những vấn đề ông luôn trăn trở là xây dựng một hệ thống kiểmsoát nội bộ chi phí sản xuất xây lắp được vận hành thông suốt và có hiệuquả tại Công ty Ban Giám đốc Công ty luôn có trách nhiệm với công việc,đặt ra các yêu cầu để phấn đấu đạt được mục tiêu, khuyến khích các cánhân sáng tạo và chủ động trong công việc; luôn có thái độ nghiêm túc,

tuân thủ các quy định của tổ chức.

về cơ cấu tổ chức: Mục tiêu của cơ cấu tổ chức của Công ty là gọn

nhẹ, quy định, phân cấp nhiệm vụ, quyền hạn cho các đơn vị, cá nhân trongCông ty, nhưng phải đạt được mục tiêu theo định hướng tổng thể của Công

ty Do vậy, Ban Giám đốc Công ty đã thực hiện cơ cấu tổ chức theo chứcnăng nhằm phát huy tối đa sự chuyên môn hóa trong công việc, cho phépcác cán bộ công nhân viên tập trung vào chuyên môn của mình hơn, đồngthời có thể tuyển dụng được các nhân viên với các kỹ năng phù hợp vớitừng phòng ban chức năng trong Công ty nhằm hạn chế sự lãng phí về nhânlực Bên cạnh đó, việc triển khai thi công các công trình, hạng mục côngtrình đòi hỏi sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận trong Công ty, tuynhiên vấn đề này vẫn còn tồn tại nhiều bất cập Đây đó vẫn còn biểu hiệncủa tính ỷ lại, bị động trong công việc, thiếu trách nhiệm trong việc giảiquyết, xử lý các công việc có liên quan đến nhiều phòng ban, đơn vị khácnhau trong nội bộ Công ty

về chỉnh sách nhân sự: Trong những năm qua Ban Giám đốc Công ty

rất quan tâm và coi trọng công tác nhân sự trong Công ty, đánh giá cao vaitrò của người lao động, đặt người lao động là trung tâm trong các hoạt động

sản xuất kinh doanh của Công ty Mục tiêu của Công ty đặt ra là xây dựngmột đội ngũ cán bộ có trình độ chuyên môn cao, có tinh thần trách nhiệmtrong công việc, đáp ứng được cả về số lượng và chất lượng Công ty đãban hành Quy chế tuyển dụng lao động để ngay từ giai đoạn đầu xây dựngđội ngũ cán bộ công nhân viên có năng lực, có trình độ, đủ sức khỏe đểthực hiện nhiệm vụ, có tư cách đạo đức và phẩm chất tốt Từ đó đưa ra cácchính sách quản lý nhân sự, đảm bảo về số lượng và chất lượng về tiêuchuẩn chuyên môn, tay nghề kỹ thuật góp phần vào sự phát triển chung củaCông ty.

Bên cạnh đó, Phòng Tổ chức hành chính của Công ty có nhiệm vụtheo dõi, quản lý thường xuyên tình hình về nhân sự trong Công ty như:theo dõi biến động về cán bộ công nhân viên, có hồ sơ chính sách quản lýcán bộ công nhân viên trong toàn Công ty nhằm đưa ra những đánh giá tổngthể giúp cho Ban Giám đốc trong việc điều động, bố trí, thuyên chuyển cán

bộ vào những vị trí công tác phù hợp với năng lực và trình độ của mỗi cánhân Biểu dương những cá nhân có thành tích lao động xuất sắc, có sángkiến cải tiến kỹ thuật, tăng năng suất lao động trong Công ty Tuy nhiên,Công ty cũng có các hình thức kỷ luật đối với cá nhân vi phạm quy định của

Công ty, có hành vi gian lận trong công tác

Đe đảm bảo tính công bằng, dân chủ, công khai và động viên cán bộcông nhân viên trong Công ty, nhằm nâng cao tính chủ động, sáng tạo vàtinh thần trách nhiệm của cán bộ công nhân viên đối với Công ty, khuyếnkhích khả năng lao động và đáp ứng kết quả lao động của từng cán bộ côngnhân viên trong Công ty, Ban Giám đốc Công ty đã ban hành Quy chế phânphối tiền lương, thực hiện chi trả tiền lương cho cán bộ công nhân viêntrong Công ty tùy theo từng bộ phận, đơn vị trong Công ty

Những chính sách nhân sự tại Công ty đã tạo cho cán bộ công nhânviên của Công ty yên tâm công tác, tạo động lực phấn đấu, cống hiến nănglực cho sự phát triển chung của Công ty, khuyến khích cán bộ công nhânviên không ngừng học hỏi, nâng cao tay nghề, trình độ Đồng thời tạo mứcthu nhập ổn định cho cán bộ công nhân viên tại Công ty Do vậy, ý thứctrách nhiệm của cán bộ công nhân viên của Công ty được nâng cao, tăngtính trung thực, ý thức tự giác, ý thức bảo vệ tài sản của Công ty

Công tác kế hoạch' Ban Giám đốc Công ty rất coi trọng công tác lập

kế hoạch, dự toán và lập phương án sản xuất kinh doanh Căn cứ vào kếtquả hoạt động sản xuất kinh doanh đạt được của năm trước và mục tiêu,

nhiệm vụ trong thời gian tới, các phòng ban, đơn vị trong Công ty sẽ xâydựng kế hoạch công tác của đơn vị mình, phòng Kinh tế kế hoạch có nhiệm

vụ tổng hợp và xây dựng bản đăng ký kế hoạch chung cho toàn Công ty vàcác yêu cầu nhằm thực hiện được các mục tiêu đó, trình Ban Giám đốc phêduyệt Sau khi Bản đăng ký kế hoạch được phê duyệt, sẽ có thông báo vềviệc phân bổ kế hoạch Hàng tuần, Giám đốc tổ chức họp giao ban đối vớicán bộ công nhân viên của Công ty để tổng hợp về kế hoạch tuần, nhữngviệc đã thực hiện được, thực hiện đến đâu và những gì còn chưa hoànthành Từ đó, rút ra bài học kinh nghiệm và tiếp tục lập kế hoạch cho tuầntiếp theo Hàng tháng, các phòng ban làm báo cáo tổng hợp về tình hìnhthực hiện kế hoạch của đơn vị mình Hàng tháng, hàng quý, hàng nămCông ty đều xây dựng kế hoạch về các mặt hoạt động sản xuất kinh doanhcủa Công ty: kế hoạch sản xuất, kế hoạch kinh doanh, kế hoạch bán hàng,

kế hoạch tài chính, kế hoạch đầu tư, kế hoạch đào tạo bồi dưỡng cán bộ

Hệ théng kế toán

Hệ thống kế toán là một bộ phận cấu thành trong hệ thống kiểm soátnội bộ Thông qua việc ghi chép, xử lý, hạch toán các nghiệp vụ kinh tế

phát sinh, hệ thống kế toán vừa cung cấp thông tin cho việc ra các quyếtđịnh quản lý, vừa có tác dụng kiểm soát các hoạt động sản xuất kinh doanh.

Do vậy, Ban Giám đốc rất coi trọng và không ngừng hoàn thiện hệ thống kếtoán của Công ty Đây cũng là một trong những biện pháp nhằm củng cố hệthống kiểm soát nội bộ trong Công ty

Việc thực hiện hạch toán và quản lý chi phí sản xuất xây lắp tại Công

ty được tuân thủ theo chế độ và chuẩn mực kế toán Việt Nam Chi phí sảnxuất xây lắp được chia thành chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhâncông trực tiếp, chi phí sử dụng máy thi công và chi phí sản xuất chung.Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: bao gồm giá trị thực tế của nguyênliệu, vật liệu chính, phụ hoặc các bộ phận rời, vật liệu luân chuyển tham giacấu thành thực thể sản phẩm xây lắp và giúp cho việc thực hiện và hoànthành khối lượng xây lắp (không kể vật liệu cho máy móc thi công và hoạtđộng sản xuất chung) Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp chiếm một tỷ trọnglớn trong tổng chi phí sản xuất kinh doanh của Công ty Bên cạnh đó,nguyên vật liệu sử dụng trong hoạt động sản xuất xây lắp lại đa dạng vềchủng loại và có sự biến động liên tục về giá Đồng thời, chi phí nguyên vậtliệu trực tiếp được tập hợp và hạch toán riêng cho từng hạng mục công

trình Do vậy, việc kiểm soát, theo dõi, quản lý và hạch toán một cách chínhxác là khá khó khăn và phức tạp.

Chi phí nhân công trực tiếp: gồm toàn bộ tiền lương, tiền công và cáckhoản phụ cấp mang tính chất tiền lương trả cho nhân công trực tiếp xâylắp Chi phí nhân công trực tiếp được tập hợp và hạch toán riêng cho từnghạng mục công trình theo hợp đồng giao khoán và bảng chấm công

Chi phí sử dụng máy thi công: bao gồm chi phí cho các máy thi côngnhằm thực hiện khối lượng xây lắp bằng máy Máy móc thi công là loạimáy trực tiếp phục vụ xây lắp công trình Chi phí sử dụng máy thi cônggồm chi phí thường xuyên và chi phí tạm thời

1.2.11 Chi phí thường xuyên cho hoạt động của máy thi cônggồm: lương chính, phụ của công nhân điều khiển, phục vụ máy thi công.Chi phí nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, chi phí khấu hao tài sản cốđịnh, chi phí dịch vụ mua ngoài (sửa chữa nhỏ, điện, nước, bảo hiểmmáy ) và các chi phí khác bằng tiền

1.2.12 Chi phí tạm thời cho hoạt động của máy thi công gồm:chi phí sửa chữa lớn máy thi công (đại tu, trung tu ), chi phí công trình tạmthời cho máy thi công (lều, lán, bệ, đường ray chạy máy ) Chi phí tạm

thời của máy thi công có thể phát sinh trước (khi đó sẽ được hạch toán vàotài khoản 142, 242) sau đó phân bổ dần vào tài khoản 632; hoặc phát sinhsau nhưng phải tính trước vào chi phí sử dụng máy thi công trong kỳ (do cóliên quan đến việc sử dụng thực tế máy móc thi công trong kỳ) Trường hợpnày kế toán sẽ thực hiện trích trước chi phí và hạch toán trên tài khoản 335.Chi phí sản xuất chung: là những chi phí quản lý phục vụ sản xuất vàchi phí sản xuất phát sinh tại các đội sản xuất Chi phí quản lý phục vụ sảnxuất được tập hợp chung và phân bổ theo tiêu chí khối lượng kết cấu hoànthành trong tháng Chi phí sản xuất chung của từng đội xây dựng được tậphọp riêng cho từng đội và từng hạng mục công trình.

Hệ thống chứng từ kế toán, hệ thống sổ kế toán và hệ thống báo cáo

kế toán về cơ bản được Công ty áp dụng theo đúng chế độ kế toán doanhnghiệp theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC

về hệ thống chứng từ: kế toán lập chứng từ gốc qua phê duyệt của thủ trưởng đơn vị theo phân cấp; kiểm tra chứng từ kế toán về tính đầy đủ

của các yếu tố trên chứng từ, tính pháp lý, tính chính xác của các thông tin

và nội dung trên chứng từ, phân loại sắp xếp, nhập dữ liệu và ghi sổ kếtoán, lun trữ và bảo quản chứng từ kế toán theo quy định Thông qua quá

trình xử lý, lập, luân chuyển, kiểm tra va quản lý chứng từ có thể ngăn chặnnhững hành vi kinh tế trái nguyên tắc, quy định như chi tiền mặt, nhập -xuất nguyên vật liệu không đúng trình tự, thủ tục, không hợp lý, khôngđúng quy định.

Các chứng từ gốc tại Công ty bao gồm:

1.2.13 Giấy đề nghị thanh toán công tác phí hoặc tiếp kháchkèm theo các chứng từ, giấy tờ liên quan

1.2.14 Tờ trình về mua sắm tài sản kèm theo Hóa đơn muahàng

1.2.15 Hợp đồng mua bán, biên bản nghiệm thu, biên bản thanh

lý hợp đồng, hóa đơn mua hàng

1.2.16 Giấy đề nghị tạm ứng

1.2.17 Bảng lương, các khoản phụ cấp và ăn trưa

1.2.18 Phiếu nhập kho nguyên vật liệu kèm theo Hóa đơn muahàng nếu có

1.2.19 Giấy đề nghị xuất kho nguyên vật liệu, Phiếu xuất khonguyên vật liệu

1.2.20 Các phiếu thu, chi tiền mặt.

1.2.21 Chúng tù’ chuyển tiền qua ngân hàng

Hệ thống báo cáo tài chính của Công ty gồm: Bảng cân đối kế toán,báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ, thuyếtminh báo cáo tài chính, bảng cân đối số phát sinh Đe kiểm tra các số dưtrên tài khoản của bảng cân đối kế toán, cần có sự đối chiếu số liệu giữa cácbáo cáo quản trị nội bộ, tiền mặt yêu cầu phải có biên bản kiểm kê quỹ tiềnmặt, tiền gửi ngân hàng yêu cầu phải có biên bản đối chiếu số dư với ngânhàng, công nợ yêu cầu phải có phân tích chi tiết tài khoản và biên bản đốichiếu công nợ

về hệ thống báo cáo chi phí sản xuất kinh doanh: Hệ thống báo cáochi phí sản xuất kinh doanh của Công ty được lập theo định kỳ tháng, quý,năm gồm: Bảng tổng hợp chi phí sản xuất theo vụ việc, báo cáo kết quảhoạt động kinh doanh theo vụ việc Tuy nhiên Công ty chưa chú trọng đếnviệc lập các báo cáo phân tích về chi phí sản xuất xây lắp nhằm so sánh,đánh giá chi phí sản xuất xây lắp với các định mức về chi phí của Công ty,

từ đó có sự điều chỉnh định mức chi phí và đề ra các biện pháp quản lý chiphí hiệu quả nhất

Các thủ tục kiểm soát

Các thủ tục kiểm soát chi phí sản xuất của Công ty được thực hiệndựa trên ba nguyên tắc cơ bản là nguyên tắc phân công, phân nhiệm;nguyên tắc bất kiêm nhiệm và nguyên tắc ủy quyền phê chuẩn

về nguyên tắc phân công, phân nhiệm: mỗi bộ phận, đơn vị trongCông ty được quy định chức năng, nhiệm vụ cụ thể và từng thành viêntrong mỗi bộ phận lại được phân công những nhiệm vụ cụ thể, phù hợp.Phòng Tài chính - Ke toán đã lựa chọn được người phù hợp với công việcquản lý tài chính kế toán theo các tiêu chí lựa chọn do Ban Giám đốc đưa

ra Các công việc kế toán khác nhau yêu cầu các trình độ chuyên môn, kỹthuật khác nhau Việc phân công công việc kế toán về cơ bản đã đáp ứngđược yêu cầu của từng công việc, tạo sự chuyên môn hóa trong công việc.

Do đó, hiệu quả của công tác kế toán được nâng cao, tránh sai sót nhầm lẫntrong quá trình thực hiện, xử lý công việc, đồng thời tạo sự kiểm tra chéogiữa các cá nhân, nhanh chóng khắc phục hiện tượng sai sót xảy ra nếu có

về nguyên tắc bất kiêm nhiệm: nguyên tắc này được Ban Giám đốcđặc biệt coi trọng và có những quy định cụ thể về trách nhiệm trong cácnghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến chi phí Cá nhân đã thực hiện việcbảo quản tài sản thì không được thực hiện công việc của người kế toán; cánhân là người bảo quản tài sản thì không được làm nhiệm vụ có quyền phêchuẩn trong các nghiệp vụ có liên quan; cá nhân là người thực hiện ghi sổthì không giữ việc điều hành tại bộ phận đó Thủ kho là người chịu tráchnhiệm quản lý vật tư, nguyên vật liệu và kế toán vật tư chỉ phụ trách kiểmtra, đối chiếu, hạch toán chứng từ, kiểm kê nguyên vật liệu và đối chiếu sốliệu kế toán với số liệu thực tế tại kho Theo quy định của Công ty, giữangười phê chuẩn nghiệp vụ và người thực hiện nghiệp vụ cũng có sự cách

ly trách nhiệm

về nguyên tắc ủy quyền phê chuẩn: tại Công ty mọi nghiệp vụ đều có

sự phê chuẩn hợp lý Tuy nhiên việc ủy quyền còn rất hạn chế Mọi vấn đềđều do Giám đốc phê duyệt, không có quy định những vấn đề có thể ủyquyền cho Phó Giám đốc, chỉ khi Giám đốc đi vắng mới viết giấy ủy quyềncho Phó Giám đốc giải quyết Điều này đã gây nên sự quá tải trong côngviệc của Giám đốc và làm giảm hiệu quả hoạt động Ngoài ra, các nghiệp

vụ kinh tế phát sinh liên quan đến chi phí đều phải có sự phê chuẩn chung

và phê chuẩn cụ thể Sự phê chuẩn chung được thể hiện thông qua việc xâydựng các chính sách về các hoạt động cụ thể có liên quan đến các nghiệp vụphát sinh chi phí như: Bảng định mức chi phí nguyên vật liệu, các quy định

về chi phí hành chính, bảng khoán đơn giá tiền lương Sự phê chuẩn cụ thểđược thực hiện đối với từng nghiệp vụ kinh tế cụ thể phát sinh liên quanđến chi phí sản xuất xây lắp của Công ty như phê chuẩn các nghiệp vụ muanguyên vật liệu nhập kho, các nghiệp vụ xuất kho nguyên vật liệu

Kỉễm soát trên một số phần hành

Dưới góc độ quản lý về chi phí sản xuất xây lắp, kiểm soát nội bộ tạiCông ty về chi phí sản xuất xây lắp trên các khoản mục: chi phí như kiểm

soát nội bộ chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, kiểm soát nội bộ chi phí nhâncông trực tiếp, kiểm soát nội bộ chi phí sử dụng máy thi công và kiểm soátnội bộ chi phí sản xuất chung.

ỉ.2.4.1 Kiếm soát nội bộ chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

Chi phí nguyên vật liệu chiếm một tỷ trọng lớn trong giá thành sảnphẩm xây lắp của Công ty Vì vậy, việc quản lý và kiểm soát tốt khoản mụcchi phí nguyên vật liệu có tác dụng quan trọng trong việc kiểm soát chi phísản xuất sản phẩm và hạ giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận cho Công ty.Theo đó, đặt ra yêu cầu về tổ chức, quản lý và kiểm soát nguyên vật liệu tạiCông ty gồm:

Thứ nhất, quản lý nguyên vật liệu về số lượng, chủng loại, giá trị.Quản lý nguyên vật liệu theo từng chủng loại, theo từng đối tượng sử dụng,từng hạng mục công trình

Thứ hai, tổ chức việc tập hợp, ghi chép và hạch toán việc nhập, xuấtkho nguyên vật liệu Tổ chức việc theo dõi lập hồ sơ chứng từ, xử lý, luânchuyển và lun hồ sơ, lập báo cáo định kỳ theo dõi nguyên vật liệu Kiểm traviệc hạch toán chi phí nguyên vật liệu và phương pháp tính giá nhập, giáxuất kho, giá trị hàng tồn kho một cách thống nhất, phù hợp với các quy

định nhằm bảo đảm việc tính và hạch toán giá thành sản phẩm một cáchchính xác, đầy đủ.

Thứ ba, kiểm soát việc lập các báo cáo theo dõi nguyên vật liệu định

kỳ nhàm bảo đảm việc cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời cho người quản

lý, Ban Giám đốc và phục vụ việc xây dựng kế hoạch công tác, điều chỉnh

kế hoạch phù hợp với tình hình thực tế

Do vậy, kiểm soát nội bộ chi phí nguyên vật liệu của Công ty gồm:Một là, kiểm soát nội bộ về thủ tục mua và nhập kho nguyên vật liệu:Trước hết, định kỳ bộ phận kho sẽ có báo cáo về việc sử dụng nguyên vậtliệu và số lượng, chủng loại nguyên vật liệu còn tồn kho Phòng Vật tư sẽcăn cứ trên các báo cáo định kỳ của bộ phận kho và phối hợp với phòngKinh tế kế

hoạch lập kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch sử dụng nguyên vật liệutrong tháng và báo cáo Ban Giám đốc Giám đốc sẽ trực tiếp xem xét vàphê duyệt, khi đó phòng Vật tư soạn thảo đơn đặt mua hàng, hợp đồng muavật tư, nguyên vật liệu đối với các vật tư, nguyên vật liệu sử dụng cho cáchạng mục công trình xây lắp do Công ty thi công Bên cạnh đó, phòng Vật

tư sẽ phối hợp với phòng Tài chính - Ke toán trong việc thực hiện hợp đồng

mua vật tư với các nhà cung cấp nhằm kiểm soát về giá thành, số lượng,chủng loại cung cấp và thời gian giao hàng.

Thứ hai, phòng Tài chính - Ke toán căn cứ vào đơn đặt mua hàng,hợp đồng mua vật tư để thực hiện việc tạm ứng một phần giá trị hợp đồngtheo phương thức chuyển khoản hoặc viết phiếu chi chi tiền tạm ứng dựatrên giấy đề nghị tạm ứng có sự phê duyệt của Giám đốc Căn cứ vào phiếuchi đã được phê duyệt, thủ quỹ thực hiện việc chi tiền mua vật tư, nguyênvật liệu

Thứ ba, phòng Vật tư tiến hành mua vật tư, nguyên vật liệu theo yêucầu, kiểm tra biên bản giao nhận vật tư Bộ phận mua vật tư tiến hành kiểmtra về số lượng, chủng loại và chất lượng vật tư dựa trên đơn đặt mua hàng

và ký vào biên bản giao nhận vật tư và chuyển lại để thủ kho thực hiệnnhập kho nguyên vật liệu, vật tư Thủ kho lập phiếu nhập kho và ghi chép

sổ sách theo dõi kho Phòng Vật tư tập hợp các chứng từ về việc mua vật

tư, nguyên vật liệu và chuyển lại phòng Tài chính - Ke toán để làm cơ sởthanh toán với nhà cung cấp

Cuối cùng, phòng Tài chính - Ke toán kiểm tra chứng từ và các giấy

tờ liên quan và xử lý, hạch toán và nhập dữ liệu vào máy tính Cuối tháng,

phòng Tài chính - Ke toán lập báo cáo về nhập kho nguyên vật liệu, sổ chitiết nguyên vật liệu và đối chiếu với Thủ kho và phòng Vật tư về số lượngnguyên vật liệu nhập kho trong tháng.

Hai là, kiểm soát nội bộ về xuất kho nguyên vật liệu sử dụng cho hoạtđộng sản xuất: bộ phận kho chịu trách nhiệm quản lý về hàng hóa trongkho, do vậy để nguyên vật liệu được xuất kho dùng cho hoạt động sản xuấtthì đều phải có Giấy đề nghị xuất kho nguyên vật liệu có sự phê duyệt củacấp có thẩm quyền Thủ kho căn cứ vào Giấy đề nghị xuất kho nguyên vậtliệu, lập Phiếu xuất kho, giữ lại một liên để làm cơ sở ghi chép theo dõikho Ke toán tại các đội xây dựng có nhiệm vụ tập hợp chứng từ và gửi vềphòng Tài chính - Ke toán hạch toán, nhập dữ liệu vào máy tính Cuốitháng, phòng Tài chính - Ke toán in sổ chi tiết nguyên vật liệu, báo cáo xuấtkho nguyên vật liệu và đối chiếu với Thủ kho về tình hình nhập, xuất, tồnkho trong tháng

Ba là, kiểm soát nội bộ nguyên vật liệu sử dụng trong quá trình sảnxuất, thi công hạng mục công trình: trong phạm vi công việc, đội trưởngcác đội xây dựng có trách nhiệm theo dõi, kiểm tra, quản lý số lượng sảnxuất, nguyên vật liệu xuất dùng, phế liệu, kiểm soát về số lượng và chất