TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ VIỆT

MỤC LỤC MỤC LỤC DANH MỤC SƠ ĐỒ BẢNG BIỂU CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ ĐẶC ĐIỂM KINH TẾ VÀ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA ĐƠN VỊ 1 1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty cổ phần Thiết bị Việt: 1 1.1.1 Tổng quan về công ty: 1 1.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển: 1 1.1.3. Thành tựu cơ bản: 2 1.2 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty cổ phần Thiết bị Việt 4 1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ của công ty cổ phần Thiết bị Việt: 4 1.2.2 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty cổ phần Thiết bị Việt: 6 1.2.3 Đặc điểm sản phẩm của công ty cổ phần Thiết bị Việt 8 1.2.4 Đặc điểm về quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm 9 1.2.5 Đặc điểm thị trường tiêu thụ của công ty cổ phần Thiết bị Việt: 9 1.3 Tổ chức bộ máy quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh tại công ty cổ phần Thiết bị Việt: 10 1.4 Tình hình tài chính và kết quả kinh doanh của công ty cổ phần Thiết bị Việt: 12 1.4.1 Tình hình tài chính và kết quả kinh doanh trong một số năm gần đây: 12 1.4.2. Phương hướng hoạt động trong thời gian tới: 13 CHƯƠNG 2: TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ VIỆT 14 2.1 Tổ chức môi trường kiểm soát: 14 2.1.1 Tư duy quản lý, phong cách điều hành của nhà quản lý công ty: 14 2.1.2 Tính trung thực và các giá trị đạo đức: 15 2.1.3. Công tác kế hoạch: 16 2.1.4. Chính sách nhân sự mà công ty áp dụng: 17 2.1.5. Cơ cấu tổ chức tại công ty: 20 2.1.6. Các nhân tố bên ngoài: 21 2.2 Tổ chức hệ thống kế toán và hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty cổ phần Thiết bị Việt: 22 2.2.1 Tổ chức công tác kế toán tại công ty: 22 2.2.1.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán: 22 2.2.1.2 Chế độ kế toán: 25 2.2.1.3 Hệ thống chứng từ: 25 2.2.1.4. Đặc điểm hệ thống sổ kế toán tại công ty: 26 2.2.2 Tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty: 29 2.3. Các thủ tục kiểm soát nội bộ trong công ty cổ phần Thiết bị Việt: 30 2.3.1. Khoản mục hàng tồn kho: 30 2.3.1.1 Các công việc cụ thể: 30 2.3.1.2 Quy trình luận chuyển chứng từ: 31 2.3.1.3 Thủ tục kiểm soát: 31 2.3.2. Chu trình tiền lương: 33 2.3.2.1. Các công việc cụ thể: 33 2.3.2.2. Quy trình luân chuyển chứng từ: 34 2.3.2.3. Thủ tục kiểm soát: 34 2.3.3 Chu trình sản xuất: 34 2.3.3.1 Các công việc cụ thể: 34 2.3.3.2. Quy trình luân chuyển chứng từ 36 2.3.3.3. Thủ tục kiểm soát: 37 2.3.4. Chu trình mua hàng và thanh toán: 37 2.3.4.1. Các công việc cụ thể: 37 2.3.4.2. Quy trình luận chuyển chứng từ: 38 2.3.4.3. Thủ tục kiểm soát: 38 2.3.5. Chu trình bán hàng và thu tiền: 40 2.3.5.1. Các công việc cụ thể: 40 2.3.5.2. Quy trình luân chuyển chứng từ 43 2.3.5.3. Thủ tục kiểm soát: 44 CHƯƠNG 3: ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ VIỆT 45 3.1 Đánh giá thực trạng hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty cổ phần Thiết bị Việt: 45 3.1.1 Ưu điểm: 45 3.1.1.1 Về môi trường kiểm soát: 45 3.1.1.2. Hoạt động kiểm soát: 46 3.1.2 Tồn tại: 49 3.1.2.1 Tồn tại về tổ chức quản lý và kiểm soát nội bộ: 49 3.1.2.2 Nguyên nhân 52 3.2. Các giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty cổ phần Thiết bị Việt: 53 3.2.1. Môi trường kiểm soát: 53 3.2.2. Hoạt động kiểm soát: 54 TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC  

MỤC LỤC

DANH MỤC SƠ ĐỒ BẢNG BIỂU

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ ĐẶC ĐIỂM KINH TẾ VÀ

TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA ĐƠN VỊ

1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty cổ phần Thiết bị Việt:

1.1.1 Tổng quan về công ty:

Tên doanh nghiệp: CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ VIỆT

Tên tiếng anh: Viet Equipment Joint Stock Company

bộ phận điều khiển và truyền chuyển động, …

1.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển:

Công ty Cổ phần Thiết Bị Việt (Gọi tắt là "Công ty") là Công ty Cổ phần,được thành lập theo giấy đăng kí kinh doanh số 0104857529 cấp ngày 06 tháng

08 năm 2010 do Sở kế hoạch và Đầu tư thành phố Hà Nội cấp

Công ty Cổ Phần Thiết Bị Việt được được thành lập và hoạt động từ ngày

12 tháng 08 năm 2010, sản xuất các loại hàng hóa thiết bị bếp, đồ Inox phục

vụ cho các nhà hàng khách sạn, kho hàng, các siêu thị…, là nhà một trong cácnhà cung cấp số 1 tại Việt Nam trong việc sản xuất, cung cấp thiết bị bếp côngnghiệp (bếp cho nhà hàng, khách sạn, các khu du lịch resort…) Với đội ngũnhân viên có trình độ kỹ thuật cao, phong cách chuyên nghiệp, Công ty có máymóc hiện đại công nghệ cao công nhân lành nghề luôn đem lại sự hài lòng nhấtcho tất cả khách hàng, và đáp ứng được tất cả các đơn hàng trong và ngoài nước.Công ty chuyên hoạt động trong lĩnh vực: Bếp công nghiệp, Bếp nhà hàng.Với niềm tự hào là nhà cung cấp dịch vụ trọn gói Tư vấn-Thiết kế-Cung cấp-Lắpđặt-Bảo hành-Bảo trì uy tín, chất lượng và luôn nhận được đánh giá cao từkhách hàng Công ty cung cấp các dòng sản phẩm như bếp công nghiệp, tủ nấucơm công nghiệp, bếp sử dụng nhiên liệu sinh học, thiết bị giữ nóng thức ăn, bàngiá, thiết bị inox, hệ thống thông gió, thiết bị-dụng cụ bánh, thiết bị-dụng cụ bếp,thiết bị-dụng cụ buffet, thiết bị dụng cụ quầy bar, thiết bị dụng cụ vệ sinh làmsạch, thiết bị lạnh-kho đông, kho lạnh…

1.1.3 Thành tựu cơ bản:

• Năng lực cốt lõi:

- Thương hiêu đáng tin cậy

- Chiến lược phát triển rõ rang, tập trung

- Ưu tiên thỏa mãn mong muốn của khách hàng bẳng chất lượng sản phẩm vàdịch vụ

- Am hiểu sâu sắc các kỹ thuật liên quan của ngành

- Kinh nghiệm sản xuất thiết bị inox theo tiêu chuẩn

- Đủ năng lực tài chính cho các dự án lớn

- Các dịch vụ hỗ trợ và sau bán hàng chuyên nghiệp đem lại hiệu quả cao chokhách hàng

• Công ty cổ phần Thiết bị Việt liên tục đầu tư, nâng cấp hệ thống nhà xưởng,thiết bị máy móc, luôn linh hoạt đáp ứng nhu cầu của thị trường và ngày càngtạo được bước phát triển mới cho doanh nghiệp Với uy tín và kinhnghiệm, Công ty cổ phần Thiết bị Việt đã có nhiều sản phẩm đạt tiêu chuẩn chấtlượng cao, đạt nhiều giải thưởng và nhiều năm liền đã tạo được niền tin, sự tínnhiện trong lòng khách hàng Với lợi thế trên Công ty đã tiến hành mở rộng

thêm xưởng sản xuất, thực hiện quản lí chất lượng theo tiêu chuẩn để đáp ứngnhu cầu ngày càng cao hơn của khách hàng.

Từ việc nâng cao năng xuất, chất lượng đạt đến các quy chuẩn khắt khe đãgiúp Công ty cổ phần Thiết bị Việt không ngừng mở rộng thị trường của mình,tạo lập được uy tín thương hiệu trên thương trường

• Nhờ vào năng lực sản xuất cũng như sự tin tưởng của khách hàng mà ngay từkhi mới thành lập Công ty đã có những bước tiến nhất định Dự án khu du lịchnghỉ dưỡng nước khoáng nóng Cúc Phương là dự án đầu tiên mà công ty nhậnđược ngay khi công ty bắt đầu đi vào hoạt động với giá trị hợp đồng lên tới gần

900 triệu đồng

• Là 1 công ty non trẻ, tuy vậy, công ty luôn phấn đấu khắc phục khó khăn trongquá trình hoạt động kinh doanh để đạt chỉ tiêu năm sau cao hơn năm trước Chỉvới 6 năm đi vào hoạt động nhưng công ty đã nhận hơn 10 dự án lớn, giá trị mỗi

dự án lên từ vài trăm triệu đến 2 tỷ đồng Bên cạnh những dự án lớn, công ty cònnhận hàng trăm đơn hàng của các tổ chức, doanh nghiệp nhỏ và các cá nhân,người tiêu dùng

• Trong vòng 6 năm qua, doanh thu đối với các hoạt động sản xuất lên tới 26 tỷđồng, đối với hoạt động kinh doanh là hơn 7 tỷ đồng Sau 6 năm đi vào hoạtđộng, công ty đã có những bước tiến nhất định và khẳng định vị trí của mìnhtrên thị trường Bên cạnh đó, công ty Cổ phần Thiết bị Việt đã trở thành đối tácđáng tin cậy của các doanh nghiệp trong nước

• Các tiêu chí bán hàng

Hàng chính hãng: Với định hướng chỉ kinh doanh hàng chính hãng, Công

ty Cổ phần Thiết bị Việt chỉ phục vụ những sản phẩm chất lượng từ các thươnghiệu nổi tiếng hàng đầu thế giới như Teka, Fagor, Zanoli, Siemens, Rinnai,Faber, Giovani, Munchen…với chế độ bảo hành chu đáo Công ty Cổ phần Thiết

bị Việt cũng thực hiện cam kết chất lượng sản phẩm và chế độ chăm sóc kháchhàng cao nhất khi cung cấp dịch vụ dùng thử trong vòng 5 ngày và dịch vụ đổihàng để chắc chắn là khách hàng đã hoàn toàn hài lòng với quyết định mua hàngcủa mình

Giá tốt nhất: Với sự hỗ trợ và cam kết của các tập đoàn thiết bị bếp hàngđầu, Công ty Cổ phần Thiết bị Việt cũng luôn mang lại cho khách hàng mức giátốt nhất khi mua các sản phẩm tại đây Đồng thời, nhiều ưu đãi mua sắm đượcthực hiện trong hệ thống để phục vụ cho nhu cầu các khách hàng mua sắm.Phong cách phục vụ và tư vấn chuyên nghiệp: Đến với Công ty Cổ phầnThiết bị Việt khách hàng sẽ cảm nhận được phong cách phục vụ tận tình, hiếukhách và tinh tế Khi tham quan và mua hàng, mỗi khách hàng đều được đảmbảo được Nhân viên bán hàng tư vấn, giải thích tận tình mọi thắc mắc để bạn cóđược quyết định nhanh chóng và đúng đắn nhất.

Miễn phí lắp đặt và vận chuyển: Khi mua hàng tại Công ty Cổ phần Thiết

bị Việt quý khách hàng cũng được cung cấp chính sách giao nhận lắp đặt miễnphí toàn bộ các dịch vụ chi phí lắp ráp và vận chuyển tùy theo một số sản phẩmnằm trong chính sách của Công ty

Dịch vụ hậu mãi chu đáo: Thực hiện các chính sách hậu mãi từ chính hãng,đảm bảo các thông tin trung trực cho nhu cầu khách hàng như tư vấn mua sắm,

tư vấn sử dụng, bảo trì, bảo hành… Đặc biệt với chính sách ưu đãi dùng thử sảnphẩm trong 05 ngày

1.2 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty cổ phần Thiết bị Việt

1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ của công ty cổ phần Thiết bị Việt:

• Chức năng:

- Công ty sản xuất các thiết bị bếp và lạnh công nghiệp cho ngoài thị trường vàlàm cho thị trường biết tới công ty cổ phần Thiết bị Việt sản xuất các thiết bị bếp

và lạnh công nghiệp để công ty có thể phát triển hơn

- Công ty cổ phần Thiết bị Việt hoạt động kinh doanh trong các lĩnh vực tronggiấy phép đăng ký kinh doanh cho phép bao gồm:

Sản xuất các cấu kiện kim loại,

Sản xuất thùng, bể chứa và dụng cụ chứa đựng bằng kim loại,

Sản xuất nồi hơi (trừ nồi hơi trung tâm), rèn, dập, ép và cán kim loại,

Luyện bột kim loại, gia công cơ khí,

Xử lý và tráng phủ kim loại,

Sản xuất dao kéo, dụng cụ cầm tay và đồ kim loại thông dụng,

Sản xuất máy công cụ và máy tạo hình kim loại,

Sửa chữa các sản phẩm kim loại đúc sẵn,

Lắp đặt hệ thống cấp, thoát nước, lò sưởi và điều hoà không khí,

Lắp đặt máy móc và thiết bị công nghiệp,

Sản xuất bi, bánh răng, hộp số, các bộ phận điều khiển và truyền chuyểnđộng

- Thực hiện đúng luật do Nhà nước quy định, chịu trách nhiệm sản xuất thiết bịđúng tiêu chuẩn

- Thực hiện đầy đủ các chế độ đối với người lao động, đóng góp vào các nhu cầu

xã hội, trật tự an ninh xã hội và bảo vệ môi trường

- Xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh cho từng thời kì

- Nghiên cứu các biện pháp để nâng cao chất lượng sản phẩm, không ngừng ứngdụng khoa học kĩ thuật vào sản xuất, gia tăng khối lượng hàng kinh doanh đồngthời đưa ra những kế hoạch mở rộng thị trường trong nước

- Tổ chức quản lý và khai thác có hiệu quả các nguồn vốn, đảm bảo việc thu chicân đối của công ty, hoạt động kinh doanh trong khuôn khổ của pháp luật

- Quản lý, sử dụng lao động hợp lý, thực hiện tốt các chính sách cho cán bộ, côngnhân làm việc

- Thực hiện đầy đủ mọi cam kết trong hợp đồng mua bán và các hợp đồng có liênquan đến hoạt động kinh doanh của công ty

- Tuân thủ đầy đủ mọi quy định, chính sách pháp luật của nhà nước Việt Nam

1.2.2 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty cổ phần Thiết bị Việt:

Mặc dù mới đi vào hoạt động được 6 năm nhưng Công ty Cổ phần Thiết bịViệt đã tạo được niềm tin đối với khách hang Các sản phẩm của Công ty làmhài lòng khách hàng về mẫu mã, chất lượng và dịch vụ chăm sóc khách hàng.Mặt hàng kinh doanh của công ty rất đa dạng và phong phú bao gồm:

- Công ty cung cấp và sản xuất một hệ thống hoàn chỉnh các thiết bị phục vụngành chế biến thực phẩm, thiết bị bar và đồ ăn nhanh như là: thiết bị bếp nấukiểu Âu, Á, thiết bị rửa sấy bát đĩa, thiết bị hấp nướng, dây truyền chế biến thức

ăn, thiết bị bar, thiết bị làm đá viên, thiết bị inox dùng cho chế biến thực phẩm

- Thiết bị giặt là công nghiệp như: thiết bị giặt, thiết bị vắt chuyên nghiệp từ 7kg tới110kg (điều khiển cơ và điều khiển tự động) thiết bị sấy từ 7kg tới 110kg thiết bị

là phẳng với kích thước từ 85cm tới 320cm các thiết bị là phom là hơi

- Ngoài ra, công ty còn cung cấp các sản phẩm thiết bị như:

Bếp công nghiệp

Tủ nấu cơm công nghiệp

Bếp sử dụng nhiên liệu sinh học

Thiết bị giữ nóng thức ăn

Bàn giá, thiết bị inox

Thiết bị lạnh-kho đông, kho lạnh, …

- Các dịch vụ của công ty cổ phần Thiết bị Việt gồm có:

Tư vấn sử dụng các thiết bị bếp an toàn

Bảo trì, bảo dưỡng thiết bị, kiểm tra, chẩn đoán trước các sự cố có thể xảy ra

Tư vấn, lắp đặt, thi công khu bếp công nghiệp nhà hàng, khách sạn, nhàmáy

Sửa chữa, khắc phục tình trạng hư hỏng của các thiết bị bếp công nghiệp.Cung cấp các linh kiện thay thế cho thiết bị theo tình trạng thực tế

- Dịch vụ tư vấn và thiết kế bếp công nghiệp từ cách bố trí, xắp xếp khoa học,giúp tối ưu trong vận hành và hoạt động, giảm lãng phí đến việc tuân thủ cácyêu cầu về vệ sinh an toàn thực phẩm, an toàn trong vận hành cho đến việc cácthiết bị bếp và giặt là công nghiệp được thiết kế, cung cấp một cách hoàn hảo,hòa hợp cùng các yếu tố khác trong tổng thể để làm hài lòng người sử dụng vàngười đầu tư Những người chủ đầu tư hiểu được sự khác biệt mà một dịch vụthiết kế bếp công nghiệp tốt mang lại và lợi ích của nó trong công việc kinhdoanh của mình thì sẽ nhận được những phần thưởng thiết thực đến chính từ sựlựa chọn đúng đắn khi hợp tác sử dụng dịch vụ tư vấn, thiết kế, cung cấp, lắp đặt

và bảo trì bảo dưỡng của công ty Thiết bị Việt

- Đặc điểm các yếu tố đầu vào: inox, các linh kiện điện tử và các phụ liệu khácnhư bulong, ốc vít, gas, que hàn, giấy giáp, dây điện, đèn báo, điện trở…

Inox nhập từ các nhà cung cấp trong nước Các linh kiện điện tử nhập từcác nhà cung cấp trong và ngoài nước như Thái Lan, Thổ Nhĩ Kì, Đức, TrungQuốc… Các loại phụ kiện chủ yếu là nhập từ các nhà cung cấp trong nước

1.2.3 Đặc điểm sản phẩm của công ty cổ phần Thiết bị Việt

- Bếp và giặt là công nghiệp có rất nhiều các ứng dụng vào trong thực tế cuộcsống hàng ngày của người Việt Nam hiện đại Bằng kinh nghiệm, hiểu biết tíchlũy được trong những năm qua cùng ngành bếp và giặt là công nghiệp tại ViệtNam và trong khu vực Asia cùng cách nhìn độc đáo, công ty Thiết bị Việt cungcấp đúng, đủ và tiết kiệm nhất các giải pháp bếp công nghiệp cho các nhu cầuđặc thù khác nhau như: các khu bếp, các khu giặt là tại khách sạn, khu nghỉdưỡng cao cấp, các nhà hàng có tiêu chuẩn, các bếp ăn khu công nghiệp, bếp ăntrường học, các bếp ăn và khu giặt là tại các bệnh viện

- Công ty Cổ phần Thiết bị Việt không phân biệt đối tượng, khách hàng lớn haynhỏ, công ty cung cấp sản phẩm hệ thống bếp công nghiệp đến tay tất cả ngườidùng có nhu cầu sử dụng sản phẩm của Thiết bị Việt từ nhà hàng, quán ăn, tớikhách sạn, resort, khu công nghiệp, khu chế xuất, nhà máy, bệnh viện, trườnghọc lớn Công ty Cổ phần Thiết bị Việt sẽ tư vấn và thiết kế đồng bộ với nhau đểgiảm thiểu rủi ro ít nhất trong quá trình nấu, mang đến sự an toàn và hiệu quả.

Ví dụ như tại các khu bếp của nhà hàng, khách sạn cần có bếp hầm, bếp chiên,thiết bị tủ đông mát, tủ lạnh công nghiệp cỡ lớn, và hệ thống thiết bị bếpinox dành cho các khu sơ chế như xe đẩy inox, hệ thống bàn, khay, dao thớtbằng inox vừa hiệu quả vừa đảm bảo

- Bàn mát 2 cánh kính do công ty Cổ phần Thiết bị Việt phân phối đang là mộttrong những thiết bị lạnh được các nhà hàng, khách sạn, resort tin tưởng sử dụng

do chất lượng tốt, độ lạnh ổn định, rất tiện lợi để dự trữ rượu, hoa quả và cácloại đồ uống dùng cho bar và thường được lắp đặt tại các khu bếp mở

- Với những công nghệ hiện đại, bàn mát 2 cánh kính rất tiết kiệm điện khi vậnhành Bàn mát 2 cánh kính có trang bị rơle ngắt tự động Khi nhiệt độ phía bêntrong tủ giảm xuống còn 2 độ C, điện sẽ được tự động ngắt và máy cấp lạnh sẽngưng hoạt động Khi nhiệt độ lên đến 8 độ C thì máy sẽ tự động hoạt động trởlại Với hệ thống tự động như vậy chúng ta sẽ tiết được rất nhiều chi phí điện vàđồng thời giúp tăng tuổi thọ của bàn mát

1.2.4 Đặc điểm về quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm

Mô tả quy trình công nghệ sản xuất phân xưởng sản xuất:

- Công ty nhận được đơn đặt hàng sẽ chuyển cho bộ phận kĩ thuật vẽ bản thiết kế

và định mức nguyên vật liệu cho sẩn phẩm rồi chuyển cho thủ kho

- Thủ kho kiểm tra nếu duyệt thì chuyển vạt liệu cho bộ phận sản xuất, nếu khôngduyệt được thì đưa lại cho bộ phận thiết kế xem và chỉnh sửa lại khi nào duyệtđược thì chuyển cho bộ phận công nhân sản xuất

- Chuyển vật tư cho công nhân làm gia công cơ khí sau đó bộ phận kĩ thuật kiểmtra, xét duyệt

- Bộ phận sản xuất tiếp tục làm gia công giá lắp cụm khung làm xong đưa lên cho

bộ phận kĩ thuật kiểm tra, xem xét

- Công nhân tiếp tục làm gia công các chi tiết ống và gas, lắp cụm nước, cụm gas

- Bộ phận sản xuất lắp ráp vỏ vào khung

- Sau khi được bộ phận kĩ thuật và quản đốc kiểm tra, xét duyệt, toàn bộ sẽ đượcchuyển sang cho nhóm làm vệ sinh

- Nhóm làm vệ sinh công nghiệp nhận sản phẩm và vệ sinh sạch sản phẩm

- Sản phẩm sau khi làm vệ sinh xong được chuyển lại cho bộ phận công nhân sảnxuất để hoàn thiện các cụm gas, cụm nước và khung

- Bộ phận kiểm tra chất lượng tiến hành kiểm tra và hoàn thiện sản phẩm

- Tiến hành chạy thử và kiểm tra các chỉ số tiêu chuẩn của sản phẩm

- Vệ sinh làm sạch sản phẩm và chuyển vào kho thành phẩm

- Thủ kho tiến hành nhập kho sản phẩm đã hoàn thành

1.2.5 Đặc điểm thị trường tiêu thụ của công ty cổ phần Thiết bị Việt:

- Hoạt động trong phạm vi nội địa với quy mô rộng và mạng lưới đại lý khắp cáctỉnh thành trong cả nước Thị trường của công ty trải dài từ Bắc vào Nam.Hướng phát triển tới của công ty là mở rộng thị trường hơn nữa để có thể đápứng mọi nhu cầu của khách hàng trên cả nước

- Hệ thống khách hàng của công ty: Là một doanh nghiệp sản xuất nên kháchhàng của công ty thường là những khách hàng trong nước với thành phần chủyếu là khách sạn, nhà hàng, resort

1.3 Tổ chức bộ máy quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh tại công ty cổ phần Thiết bị Việt:

• Cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty Cổ phần Thiết bị Việt được mô tả tại sơ đồ

Giám đốc: Là người đại diện pháp nhân của Công ty, chịu trách nhiệm chỉ

huy toàn bộ hoạt động của Công ty Là người điều hành hoạt động kinh doanhhàng ngày của Công ty, chịu trách nhiệm trước về việc thực hiện các quyền vànghĩa vụ của mình, tổ chức thực hiện các quyết định Quyết định tất cả các vấn

đề liên quan đến hoạt động hàng ngày của Công ty, tổ chức thực hiện kế hoạchkinh doanh và kế hoạch đầu tư của Công ty

Ban hành quy chế quản lý nội bộ Công ty, bổ nhiệm, miễn nhiệm, cáchchức các chức năng quản lý trong Công ty, ký kết hợp đồng nhân danh Công ty.Kiến nghị phương án bố trí cơ cấu tổ chức Công ty Báo cáo quyết toán tài chínhhàng năm kiến nghị phương án sử dụng lợi dụng nhuận và xử lý các khoản lỗkinh doanh, tuyển dụng lao động

Phó giám đốc: Là người trợ giúp cho Giám đốc, phụ trác công tác quản lý

kỹ thuật, nguyên cứu cải tiến, thiết kế kỹ thuật và công tác bảo hành sản phẩm,

kế hoạch hoá và điều độ sản xuất theo sự phân công và uỷ quyền của giám đốc,chịu trách nhiệm trước giám đốc công ty và pháp luật về nhiệm vụ được phâncông và uỷ quyền

Để có thể thực hiện tốt công tác sản xuất kinh doanh và tạo điều kiện chonhân viên làm việc hiệu quả cao công ty được chia ra làm nhiều phòng ban khácnhau dưới sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc và các trưởng phòng ban, bộ phận.Các phòng được quy định rõ ràng chức năng nhiệm vụ và chủ động trong côngviệc được giao bao gồm:

- Phòng tài chính - kế toán: Tổ chức, hướng dẫn thực hiện công tác hạch toán kếtoán Cung cấp số liệu, thông tin kinh tế về mọi hoạt động kinh doanh cho lãnhđạo Ghi chép, phản ánh, giám sát việc bảo quản và sử dụng tài sản của đơn vịphục vụ cho hoạt động kinh doanh có hiệu quả Tính toán, phản ánh thu nhập vàchi phí, xác định kết quả kinh doanh Ghi chép, phản ánh toàn bộ vốn hiện có vàtình hình huy động, sử dụng vốn của công ty Thực hiện việc kiểm tra các hoạtđộng kinh doanh của công ty, đồng thời cung cấp chứng từ, tài liệu kế toán phục

vụ công tác kiểm tra của Nhà nước đối với công ty Theo dõi chặt chẽ và kịp thờiđiều chỉnh các phát sinh bất hợp lý trong kinh doanh.

- Phòng kỹ thuật: chịu trách nhiệm thiết kế sản phẩm và theo dõi, quản lý quá trìnhsản xuất Nghiên cứu, áp dụng các khoa học kĩ thuật vào sản xuất Lập hạn mức vật

tư, theo dõi, giám sát về chất lượng các công trình, dự án của công ty

- Phân xưởng sản xuất: chịu trách nhiệm sản xuất các thiết bị inox, thiết bị inoxphục vụ giặt là, thiết bị bếp công nghiệp dùng gas và dùng điện phục vụ cungcấp cho các dự án mà công ty cung cấp chịu trách nhiệm kiểm tra, kiểm soátchất lượng và dự trữ toàn bộ linh kiện phục vụ cho công tác bảo hành và dịch vụsau bán hàng của cả công ty

- Phòng mua và cung ứng: có chức năng đảm bảo cung cấp đầy đủ, đúng yêu cầu về

số lượng, chất lượng, chủng loại nguyên vật liệu dùng trong hoạt động sản xuất củacông ty Phòng này gồm 2 bộ phận:

• Bộ phận mua: có chức năng mua đúng giá cả thị trường, đúng chất lượng, đúng sốlượng, tiến độ cho phân xưởng sản xuất, cung cấp các thông tin phản hồi về thịtrường, vật tư, công cụ dụng cụ hoặc thông tin về sản xuất đến bộ phận cung ứng

• Bộ phận cung ứng: nhiệm vụ của bộ phận này là quản lý, kiểm tra hàng hóa đúngchất lượng, cung ứng hàng hóa đúng định mức, thời gian theo yêu cầu của bộ phậnsản xuất, xây dựng và thực hiện quy trình xuất – nhập đảm bảo xuất – nhập hànghóa chuẩn xác, thực hiện đúng yêu cầu của phòng tài chính kế toán

1.4 Tình hình tài chính và kết quả kinh doanh của công ty cổ phần Thiết bị Việt:

1.4.1 Tình hình tài chính và kết quả kinh doanh trong một số năm gần đây:

Phụ lục 1: Bảng báo cáo tình hình kinh doanh trong các năm gần đây

Nhìn chung, tình hình kinh tế qua các năm có nhiều thay đổi và biến động.Thị trường kinh doanh và tiêu thụ sản phẩm biến động thất thường làm cho tìnhhình kinh doanh của công ty cũng bị ảnh hưởng Kết thúc năm 2014, công ty Cổphần Thiết bị Việt đạt doanh số 5.299.568.114 đồng, tăng so với năm 2013 là

2.205.537.894 đồng Lợi nhuận sau thuế năm 2014 là 40.134.357 đồng, tăng104.049.786 đồng Điều này cho thấy được công ty đã có kế hoạch chiến lượclàm tăng doanh thu đồng thời đổi mới công nghệ - kĩ thuật, nâng cao trình độ,tay nghề của người lao động Do đó, sản phẩm có chất lượng cao, thời gian sảnxuất được rút ngắn Bên cạnh đó không thể không kể đến vai trò của ban lãnhđạo công ty trong việc đưa ra các giải pháp như: tăng cường phát triển sản phẩmmới; gia tăng sự gắn kết, phối hợp giữa kinh doanh và kỹ thuật; cắt giảm chi phíđầu vào, chi phí sản xuất và chi phí lắp đặt; chú trọng nâng cao sự tinh nhuệ củanhân viên kinh doanh Có thể nói năm 2014 là năm kinh doanh thuận lợi củacông ty

Tuy nhiên, do tình hình kinh tế luôn vận động nên năm 2015 tình hình kinhdoanh không khả quan Cụ thể, doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ tăng1.661.912.584 đồng Tuy nhiên, lợi nhuận sau thuế gảm 120.462.715 đồng sovới năm 2014 do hoạt động kinh doanh của công ty chưa hiệu quả và lỗ80.328.358 đồng

Bên cạnh đó, các khoản phải trả người bán năm 2015 tăng 24.589.374 sovới năm 2014 trong khi đó các khoản phải thu khách hàng chỉ tăng 172.810.726đồng Tổng lượng hàng tồn kho năm 2015 là 5.148.528.856 đồng, cao hơn sovới năm 2014 chứng tỏ năm 2015 công ty đang tăng cường sản xuất, lượng

thành phẩm và sản phẩm dở dang nhiều

1.4.2 Phương hướng hoạt động trong thời gian tới:

Với định hướng, mục tiêu là thị trường trong nước, công ty Thiết bị Việt đã

và đang thiết lập hệ thống quảng bá hình ảnh, phân phối sản phẩm Công tyThiết bị Việt luôn tích cực cố gắng đổi mới và hoàn thiện chất lượng sản phẩm

và hiệu quả kinh doanh để mang tới khách hàng những sản phẩm chất lượngcao, phục vụ hoàn hảo, chu đáo đáp ứng nhu cầu của khách hàng

Chiến lược hoạt động của Công ty Cổ phần Thiết bị Việt rất rõ ràng, đó là

đa dạng trong sự tập trung vào thế mạnh cốt lõi Thế mạnh của Thiết bị Việt làtổng thể các giải pháp về các đồ gia dụng, các thiết bị đông, lạnh Xác định rõthế mạnh cốt lõi của mình và định hướng các hoạt động đầu tư, kinh doanh củadoanh nghiệp sẽ như một vòng xoáy trôn ốc, dù phát triển thế nào cũng xoayquanh thế mạnh này, các ngành nghề, sản phẩm khác gắn kết, tạo bước phát triểncho thế mạnh chủ lực, tạo ra một sự ràng buộc, bổ trợ lẫn nhau giữa các ngành

đã góp phần giúp cho Thiết bị Việt luôn phát triển bền vững trong những nămqua và sẽ tiếp tục phát triển vững mạnh trong tương lai

Phát huy vai trò của ban lãnh đạo công ty trong việc cần phải đưa ra các giảipháp như: tăng cường phát triển sản phẩm mới; gia tăng sự gắn kết, phối hợp giữakinh doanh và kỹ thuật; cắt giảm chi phí đầu vào, chi phí sản xuất và chi phí lắpđặt; chú trọng nâng cao sự tinh nhuệ của nhân viên kinh doanh đồng thời tăngcường tuyển thêm nhân viên kinh doanh mới để bổ sung lực lượng bán hàng; đưa

ra các chương trình khuyến mãi phù hợp để thúc đẩy các nhân viên kinh doanhtăng cường bán hàng; khoán doanh số, khoán ngân sách và quỹ lương cho cácphòng ban để nâng cao năng suất lao động và tăng khả năng cạnh tranh…

CHƯƠNG 2: TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ

TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ VIỆT

2.1 Tổ chức môi trường kiểm soát:

2.1.1 Tư duy quản lý, phong cách điều hành của nhà quản lý công ty:

Triết lý quản lý thể hiện qua quan điểm và nhận thức của người quản lý;phong cách điều hành lại thể hiện qua cá tính, tư cách và thái độ của họ khi điềuhành đơn vị Một số nhà quản lý rất quan tâm đến việc lập báo cáo tài chính vàrất chú trọng đến việc hoàn thành hoặc vượt mức kế hoạch Họ hài lòng vớinhững hoạt động kinh doanh có mức rủi ro cao, nhưng có thể thu được nhiều lợinhuận Một số nhà quản lý khác lại rất bảo thủ và quá thận trọng với rủi ro… Sựkhác biệt về triết lý quản lý và phong cách điều hành có thể ảnh hưởng lớn đếnmôi trường kiểm soát và tác động đến việc thực hiện các mục tiêu của đơn vị.Triết lý quản lý và phong cách điều hành cũng được phản ánh trong cách thứcnhà quản lý sử dụng các kênh thông tin và quan hệ với cấp dưới, có nhiều nhàquản lý trong quá trình điều hành thích tiếp xúc và trao đổi trực tiếp với cácnhân viên Ngược lại có những nhà quản lý chỉ thích điều hành công việc theomột trật tự đã được xác định trong cơ cấu tổ chức của đơn vị…

Phong cách điều hành và tư tưởng lãnh đạo của công ty: cạnh tranh lànhmạnh, sử dụng tối đa các nguồn lực của công ty, đáp ứng tốt nhu cầu của kháchhàng về sản lượng cũng như chất lượng, đổi mới công nghệ góp phần hạ thấp giáthành sản phẩm Đảm bảo kinh doanh đúng pháp luật, nâng cao đời sống cán bộcông nhân viên của công ty Báo cáo tài chính của công ty phải phản ánh trungthực, chính xác về tình hình tài chính nhằm cung cấp thông tin đáng tin cậy chonhững người quan tâm trong và ngoài công ty Dù mới thành lập và đi vào hoạtđộng nhưng ban lãnh đạo công ty áp dụng phong cách lãnh đạo dân chủ, tạo môitrường làm việc thoải mái cho công nhân viên Đồng thời, nó giúp cho toàn bộnhân viên ý thức được công việc và nhiệm vụ của mình, phát huy tính sáng tạo,

nỗ lực cống hiến của mỗi công nhân viên

2.1.2 Tính trung thực và các giá trị đạo đức:

Tại công ty Cổ phần Thiết bị Việt, yếu tố tiếp theo trong môi trường kiểmsoát là sự trung thực và các giá trị đạo đức Công ty tôn trọng ý kiến cá nhân vì

sự phát triển chung của công ty, tôn trọng tính dân chủ, tiếp nhận những ý kiếnphản hồi của mọi thành viên trong việc đóng góp cho quá trình hoạt động kinhdoanh và phát triển của công ty Công ty luôn khuyến khích và tôn trọng những

ý kiến đóng góp, ý tưởng sáng tạo trong việc thực hiện nâng cao hiệu quả sảnxuất cũng như vận hành quản lý công ty tạo môi trường tập thể đoàn kết Giờgiấc làm việc, nghỉ ngơi được kiểm soát để đảm bảo chất lượng cũng như tiến độcông việc của công ty sản xuất Người đi đầu hưởng ứng là Ban giám đốc công

ty đã giúp tạo ra ý thức trong đội ngũ nhân viên và môi trường làm việc đoànkết, giàu giá trị đạo đức

Tại công ty Cổ phần Thiết bị Việt, quy tắc đạo đức được phổ biến đến toàn

bộ cán bộ, công nhân viên là đề cao giá trị đạo đức, sự trung thực và ý thức củanhân viên trong công ty Công ty Cổ phần Thiết bị Việt luôn tôn trọng quyền conngười và coi trọng sự trung thực trong quá trình thực hiện nghiệp vụ được giao,không gian dối, biển thủ Có sự yêu cầu về tính khách quan đối với ban quản lý,coi trọng công bằng, không được thành kiến, thiên vị trong việc đối xử với nhânviên cũng như đối với các hoạt động quản lý khác Văn hóa giao tiếp với khách

hàng cần phải cư xử nhã nhặn, lịch sự và ân cần, đồng thời phải thực hiện đúng

trách nhiệm của mình, lắng nghe, quan sát về ý kiến của khách hàng trong quátrình sản xuất, lắp đặt sản phẩm trong các hoạt động marketing, quảng cáo, cácthông tin đưa ra cho khách hàng về sản phẩm và dịch vụ của công ty phải trungthực, dễ hiểu Quy tắc đạo đức còn nhấn mạnh đến các khía cạnh bảo mật thông

tin, giữ gìn và sử dụng đúng cách tài sản công ty cũng như bảo vệ môi trường

Văn hóa công ty còn được thể hiện thông qua văn hóa đồng phục của độingũ nhân viên kinh doanh công nhân viên sản xuất và kỹ thuật của công ty

2.1.3 Công tác kế hoạch:

Hệ thống kế hoạch thống nhất trong các đơn vị gồm các kế hoạch sản xuất– kỹ thuật – tài chính Trong đó kế hoạch tài chính với các dự toán ngân sáchtổng thể và dự toán chi tiết cho các bộ phận các khoản mục nếu được xây dựngchắc chắn, có nền nếp và ổn định sẽ là điều kiện quan trọng cho việc KSNB tốt,

là mục tiêu cho hoạt động và là căn cứ cho việc đánh giá kết quả

Việc lập kế hoạch, phương hướng cho kì tiếp theo luôn được Công ty coitrọng đặc biệt là đối với việc sản xuất, kinh doanh và sử dụng nguồn vốn Lập kếhoạch sẽ là căn cứ để công ty điều chỉnh chính sách cho phù hợp với những biếnđộng kinh doanh thực tế đảm bảo doanh nghiệp giảm rủi ro trong kinh doanhcũng như tận dụng được các cơ hội Việc lập kế hoạch, phương án kinh doanhcủa công ty được lập hàng quý, báo cáo lên giám đốc và được các nhân viêntrong công ty thực hiện Kế hoạch đặt ra dựa trên tình hình tiêu thụ quý trước, sốliệu cùng quý của năm trước và những dự báo thị trường trong ngắn hạn

Công ty Cổ phần Thiết bị Việt ý thức được mỗi doanh nghiệp là một tế bàocủa nền kinh tế quốc dân nên các kế hoạch sản xuất kinh doanh do đề ra phảiphù hợp với chủ trương, đường lối, chính sách phát triển kinh tế xã hội củaĐảng và Nhà nước Nếu hoạt động sản xuất kinh doanh đi ngược lại xu thế pháttriển, vi phạm những lợi ích chung của nền kinh tế thì nó sẽ bị đào thải, ngượclại nếu nhận thức và hoà mình vào xu thế phát triển chung thì Công ty sẽ pháttriển ổn định và bền vững Chính vì vậy mà Công ty Cổ phần Thiết bị Việt luônchú trọng việc lập kế hoạch dựa trên chủ trương, đường lối của Đảng

Trước khi đưa ra bảng kế hoạch, Công ty Cổ phần Thiết bị Việt sẽ điều tranghiên cứu thị trường bởi thị trường có vai trò trực tiếp hướng dẫn các doanhnghiệp lựa chọn lĩnh vực hoạt động và phương án sản xuất kinh doanh có hiệuquả Kết quả điều tra nghiên cứu nhu cầu thị trường phản ánh được quy mô, cơcấu đối với từng sản phẩm và dịch vụ mà Công ty cung cấp đồng thời có tínhđến tác động của các nhân tố làm tăng hoặc giảm cầu để đáp ứng yêu cầu củacông tác lập kế hoạch Những kết quả điều tra nghiên cứu này se được nhân viên

Công ty tập hợp theo mức giá để xác định mục tiêu kinh doanh phù hợp vớiphân đoạn thị trường hoặc theo khách hàng để đảm bảo sự gắn bó giữa sản xuấtvới kinh doanh Bên cạnh đó, Thiết bị Việt còn căn cứ vào số lượng các đối thủcạnh tranh, sự biến động giá cả trên thị trường để lập kế hoạch chi tiết và có hiệuquả nhất.

Công ty Cổ phần Thiết bị Việt căn cứ vào kết quả phân tích hoạt động kinhdoanh thời kỳ trước và dự báo khả năng tương lai ứng với các nguồn lực có thểkhai thác được, đặc biệt là dựa vào những lợi thế vượt trội của doanh nghiệp vềcác mặt chất lượng sản phẩm, kênh tiêu thụ, khoa học công nghệ so với đối thủcạnh tranh để lập kế hoạch Vì vậy, các phương án kế hoạch có tính khả thi caohơn Các chỉ tiêu chất lượng của hoạt động sản xuất kinh doanh được chú trọngtập trung phân tích

2.1.4 Chính sách nhân sự mà công ty áp dụng:

Con người là chủ thể trong mọi hoạt động của tổ chức, là yếu tố quan trọngnhất trong bất cứ hoạt động nào kể cả hoạt động kiểm soát Nếu đội ngũ nhânviên, lực lượng lao động trong đơn vị có năng lực và đáng tin cậy thì nhiều quátrình kiểm soát khác có thể không cần thiết nhữngvẫn đảm bảo các hoạt độngtrong đơn vị được diễn ra là tốt và Báo cáo tài chính có cơ sở để tin cậy Nhưngnếu con người kém năng lực và không trung thực thì dù có sự tồn tại nhiều quátrình kiểm soát thì cũng không thể đảm bảo rằng hệ thống kiểm soát ấy hoạtđộng có hiệu quả Một khía cạnh khác của chính sách nhân sự đó là khuyết điểmbẩm sinh của con người – tính chán nản Ngay cả khi nhân sự có năng lực vàtrung thực nhưng khi các vấn đề cá nhân không được thỏa mãn thì họ có thể sinh

ra chán nản và có thể làm rối loạn trong việc thực thi công việc của họ cũng nhưviệc thực hiện các mục tiêu của đơn vị Vì sự quan trọng của con người trongmọi hoạt động của tổ chức nên một chính sách nhân sự hợp lý là khi chính sách

ấy nhằm tuyển dụng, đào tạo, sử dụng, đánh giá, đề bạt, khen thưởng và kỷ luậtnhân sự rõ ràng và khuyến khích được các phẩm chất về năng lực và trung thựccủa đội ngũ nhân viên và người lao động

Công ty luôn phát huy tinh thần làm chủ tập thể của cán bộ công nhân viên,luôn có các hình thức đánh giá, khen thưởng và đề bạt đối với những nhân viên

có năng lực Bên cạnh đó công ty cũng chú trọng đến công tác bồi dưỡng cán bộcông nhân viên Đồng thời cũng sa thải những người có trình độ chuyên mônyếu kém, thái độ làm việc không nghiêm túc

Để Thiết bị Việt có thể trở thành nơi làm việc tốt và lý tưởng nhất chongười lao động là một trong những mục tiêu hàng đầu mà Công ty hướng tớitrong suốt quá trình hình thành và phát triển Chính vì vậy, Công ty cổ phầnThiết bị Việt tập trung xây dựng một môi trường làm việc mà mọi thành viên cóđiều kiện và cơ hội tốt nhất để cùng làm việc và đóng góp vào sự phát triển củaCông ty và của mỗi cá nhân

Các chính sách rõ ràng sẽ giúp công ty xác định được và ngăn chặn nhữngrủi ro xảy đến đối với người lao động và đảm bảo rằng công ty đang tuân theođúng luật pháp Chúng cũng sẽ giúp tạo lập văn hoá công ty: khi mà tất cả mọivấn đề được giải quyết công bằng và nhất quán

Công ty Cổ phần Thiết bị Việt là công ty chuyên sản xuất kinh doanh cácthiết bị gia dụng, thiết bị đông, lạnh Chính vì vậy mà việc người lao động sửdụng thuốc và rượu được quy định rõ rang trong chính sách nhân sự của công ty

Có được một chính sách lao động phù hợp đem lại rất nhiều lợi ích Thiết lậpđược các tiêu chuẩn là chìa khoá cho mối quan hệ tốt đẹp giữa chủ lao động vàngười lao động Nó có thể giảm được những vụ kỷ luật hay kiện cáo Nó cũng

có thể nâng cao năng suất và đạo đức cũng như giúp giữ được người lao động.Lập một chính sách rõ ràng có thể cũng đem lại hình ảnh tích cực cho công tytrong mắt khách hàng và chính quyền địa phương Bên cạnh việc nâng cao uy tíncông ty, nó cũng có thể giúp công ty thu hút thêm nhiều lao động mới

Công ty áp dụng bộ luật lao động Việt Nam, tuân thủ theo các quy định gópphần xây dựng và điều chỉnh mối quan hệ hài hòa, vững chắc giữa người laođộng và doanh nghiệp trên tinh thần bảo vệ lợi ích của người lao động cũng như

có lợi cho sự phát triển của công ty

• Chính sách thu hút nhân tài: Thiết bị Việt có chính sách lương, thưởng đặc biệtcạnh tranh đối với các nhân sự giỏi, có nhiều kinh nghiệm trong các lĩnh vựcliên quan, một mặt để giữ chân cán bộ, nhân viên lâu dài, mặt khác để “chiêuhiền đãi sĩ”, thu hút nhân lực giỏi từ nhiều nguồn khác nhau về làm việc choCông ty.

• Chế độ làm việc: Thiết bị Việt tổ chức làm việc 8h/ngày, 5,5 ngày/tuần, nghỉtrưa 1,5h (nghỉ Lễ, Tết, ốm, đau, thai sản… theo quy định của nhà nước) Khi cóyêu cầu về tiến độ sản xuất, kinh doanh, Thiết bị Việt có thể yêu cầu cán bộ,công nhân viên làm thêm giờ và thực hiện các chế độ đãi ngộ thỏa đáng chongười lao động ngoài việc đảm bảo quyền lợi cho người lao động theo quy địnhcủa nhà nước

• Chính sách lương, thưởng, phúc lợi: Công ty Cổ phần Thiết bị Việt xây dựngchính sách lương, thưởng phù hợp với từng vị trí công việc, kỹ năng và trình độchuyên môn của cán bộ, công nhân viên nhằm ghi nhận đúng mức năng lực vàkết quả công việc của từng cá nhân, đồng thời tạo động lực khuyến khích cán

bộ, công nhân viên phát huy năng lực, trách nhiệm để nâng cao năng suất, chấtlượng và hiệu quả công việc

• Việc xem xét trao thưởng có thể là một cách rất hiệu quả nhằm khuyến khíchnhân viên nhưng phải hết sức cẩn thận Tuy nhiên, chúng cũng có thể đem lạikết quả ngược với sự mong đợi nếu như việc quan tâm không thích đáng Có thể

là nguyên nhân gây tranh chấp nếu nhân viên nhận thấy rằng một số đối tượngđược trao thưởng nhiều hơn so với các đồng nghiệp khác Công ty cần giám sátcác chương trình trao thưởng một cách cẩn thận để đảm bảo rằng chúng sẽ cónhững tác động như mong đợi Chúng phải công bằng, và tất cả nhân viên cầnđược đối xử công bằng Cần có sự quan tâm đặc biệt mầ việc trao thưởng không

có sự phân biệt đối với các nhân viên

• Các loại hình khen thưởng:

- Khen thưởng thành tích đột xuất: Khen thưởng các cá nhân có thành tích xuấtsắc trong công việc, góp phần mang lại lợi ích về kinh tế hoặc góp phần nângcao hiệu quả công việc của bộ phận, nâng cao uy tín, hình ảnh của Công ty;Khen thưởng các cá nhân/ tập thể tích cực tham gia các hoạt động văn thể, xâydựng văn hóa Công ty;

- Khen thưởng thành tích khi kết thúc dự án/chiến dịch: Khen thưởng các cá nhân/tập thể tham gia tích cực và hoàn thành tốt các nhiệm vụ được giao, góp phầntạo ra thành công chung của mỗi dự án/ chiến dịch;

- Khen thưởng sáng kiến: Khen thưởng các cá nhân có sáng kiến mang lại lợi íchcho Công ty, có các đề xuất cải tiến mới góp phần nâng cao hiệu quả hoạt độngkinh doanh, của bộ phận, nâng cao hình ảnh, uy tín của Công ty;

- Khen thưởng gương “Người tốt việc tốt”: Khen thưởng những cá nhân ngănchặn được thảm họa hoặc xử lý tốt với tình huống khẩn cấp; dũng cảm cứungười trong điều kiện nguy hiểm, trả lại tài sản nhặt được ;

- Khen thưởng thành tích định kỳ: Khen thưởng cá nhân xuất sắc của Tháng; Tậpthể Xuất sắc của Quý; Khen thưởng thành tích cá nhân cuối năm; Khen thưởngthành tích thi đua nhân dịp kỷ niệm ngày Thành lập Công ty

Việc trích nộp Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, Bảo hiểm thất nghiệp đượcCông ty Cổ phần Thiết bị Việt thực hiện nghiêm túc, theo đúng quy định củapháp luật Ngoài ra, toàn thể cán bộ, công nhân viên được đóng Bảo hiểm tainạn cá nhân 24/24h.

2.1.5 Cơ cấu tổ chức tại công ty:

Cơ cấu tổ chức trong một đơn vị phản ánh việc phân chia quyền lực, tráchnhiệm và nghĩa vụ của mọi người trong tổ chức cũng như mối quan hệ hợp tác,phối hợp, kiểm soát và chia sẻ thông tin lẫn nhau giữa những người khác nhautrong cùng một tổ chức Một cơ cấu tổ chức hợp lý không những giúp cho sự chỉđạo điều hành của nhà quản lý được thực hiện thông suốt mà còn giúp cho việckiểm soát lẫn nhau được duy trì thường xuyên, liên tục và chặt chẽ hơn Nhữngnguyên tắc thông thường trong việc bố trí cơ cấu tổ chức gồm:

- Rõ ràng về chức năng nhiệm vụ và thiết lập sự điều hành, kiểm soát trêntoàn bộ hoạt động của đơn vị, không bỏ sót bất cứ bộ phận nào không chịu sựkiểm soát, nhưng cũng không được để các bộ phận chịu sự kiểm soát chồngchéo

- Thực hiện sự phân chia giữa các chức năng: phê chuẩn, thực hiện nghiệp

vụ kinh tế, ghi sổ kế toán và bảo quản tài sản

- Đảm bảo sự độc lập tương đối giữa các nhiệm vụ, các chức năng

Công ty cổ phần Thiết bị Việt với cơ cấu tổ chức có bộ máy phân cấp quản

lý theo mô hình tập trung người có thẩm quyền cao nhất quyết định mọi thủ tục,chính sách về hoạt động kinh doanh của công ty Giám đốc Để có thể thực hiệntốt công tác sản xuất kinh doanh và tạo điều kiện cho nhân viên làm việc hiệuquả cao, công ty được chia làm nhiều phòng ban khác nhau dưới sự chỉ đạo trựctiếp của giám đốc, phó giám đốc, rồi đến các trưởng phòng ban, bộ phận Cácphòng được quy định rõ ràng chức năng, nhiệm vụ và chủ động trong công việcđược giao

Cơ cấu tổ chức của công ty được xây dựng hợp lý và thường xuyên nhậnphản hồi thông qua hòm thư góp ý góp phần tạo ra môi trường kiểm soát tốt, tạo

sự xuyên suốt từ trên xuống dưới trong việc ban hành và triển khai các quyếtđịnh Việc phân chia các bộ phận chức năng như trên có ưu điểm là chuyên mônhóa được công việc, sử dụng con người một cách có hiệu quả phù hợp với nănglực và trình độ của mỗi cán bộ công nhân viên Đồng thời tạo sức mạnh chotừng bộ phận, tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra, kiểm soát họat độngtoàn doanh nghiệp

2.1.6 Các nhân tố bên ngoài:

Các nhân tố bên ngoài đơn vị cũng có ảnh hưởng đến các quá trình kiểmsoát bên trong đơn vị Những nhân tố bên ngoài bao gồm ảnh hưởng của các cơquan chức năng của nhà nước thông qua các đạo luật, quy định, quy chế đã banhành, các chủ nợ và các trách nhiệm pháp lý Chẳng hạn, yêu cầu cung cấp Báocáo tài chính hàng quý của Ủy ban giao dịch chứng khoán sẽ giúp các đơn vịnhận thức được tầm quan trọng trong công tác ghi sổ kế toán chính xác và lậpbáo cáo kịp thời, trung thực

2.2 Tổ chức hệ thống kế toán và hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty cổ phần Thiết bị Việt:

2.2.1 Tổ chức công tác kế toán tại công ty:

2.2.1.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán:

• Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của công ty được mô tả tại sơ đồ 2:

Chức năng của từng bộ phận của bộ máy kế toán

về chính sách và kế hoạch tài chính của công ty

- Tổ chức công tác quản lý và điều hành Phòng Tài chính – Kế toán, thực hiện cáccông việc liên quan đến nghiệp vụ, thẩm quyền, chức năng, nhiệm vụ và tráchnhiệm của Phòng Tài chính – Kế toán.

- Tổ chức công tác tài chính kế toán và bộ máy nhân sự theo yêu cầu đổi mới phùhợp với chủ trương, chiến lược phát triển của công ty trong từng giai đoạn

- Thường xuyên kiểm tra, kiểm soát và giám sát toàn bộ công việc của PhòngTCKT để kịp thời giải quyết các vướng mắc khó khan, đảm bảo việc thực hiệnnhiệm vụ của phòng và mỗi thành viên đạt hiệu quả cao nhất, nhận xét, đánh giákết quả thực hiện công việc và năng lực làm việc của từng cán bộ, nhân viên đểkhen thưởng, động viên hoặc kỉ luật kịp thời

- Chủ trì các cuộc họp hội ý, định kỳ Họp đột xuất để thảo luận các vấn đề liênquan đến công tác của phòng, của từng thành viên Tham gia các cuộc họp giaoban của Công ty, họp chuyên đề có liên quan đến nhiệm vụ của Phòng hoặc cầnđến sự phối hợp của Phòng TCKT

- Báo cáo thường xuyên tình hình hoạt động của phòng TCKT cho Ban Giám đốccông ty, tiếp nhận, phổ biến và triển khai thực hiện kịp thời các chỉ thị của BGĐcông ty

- Kế toán trưởng là người trực tiếp tổ chức và giám sát quá trình lập ngân quỹvốn Trực tiếp giám sát, theo dõi các nguồn vốn được tài trợ, quản trị khoản mụctiền của công ty, quan hệ với các ngân hàng, các tổ chức tín dụng và các địnhchế tài chính khác nhằm đảm bảo cho công ty thực hiện được nghĩa vụ của nóđối với các chủ đầu tư hoặc người nắm giữ cổ phiếu công ty

- Nghiên cứu, xây dựng hệ thống thu thập thông tin, hệ thống các bảng biểu, biểuđồ; xác định phương pháp, chỉ tiêu phân tích… nhằm phân tích đánh giá hoạtđộng tài chính công ty định kỳ

- Đánh giá hiệu quả quản lý sử dụng vốn của công ty và đề xuất biện pháp nângcao quản lsy và sử dụng nguồn vốn

- Phân tích một cách chi tiết từng khoản mục chi phí của công ty, từ đó đề xuấtcác biện pháp tiết giảm chi phí hiệu quả

- Kiểm tra, phân tích tình hình thực hiện kế hoạch tài chính đã xây dựng Đồngthòi Kế toán trưởng thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc phân công

- Tổ chức công tác kế toán, thống kê phù hợp với tình hình hoạt động của công tytheo yêu cầu của từng giai đoạn, phù hợp với chủ trương, chiến lược phát triểnchung của công ty.

- Tổ chức cải tiến và hoàn thiện chế độ hạnh toán kế toán, bộ máy kế toán thống

kê theo biểu mẫu thống nhất, bảo đảm việc ghi chép, tính toán số liệu chính xác,trung thực, kịp thời và đầy đủ toàn bộ quá trình hoạt động kinh doanh trong toàncông ty

- Tổ chức chỉ đạo việc kiểm kê, đánh giá chính xác tài sản cố định, công cụ dụng

cụ, tiền mặt, thành phẩm, hàng hóa Từ kết quả thống ke, kiểm kê, đánh giá tìnhhình sử dụng và quản lý vốn cũng như phát hiện kịp thời các trường hợp làm sainguyên tắc quản lý tài chính kế toán hoặc làm mất mát, hư hỏng, thiệt hại để đề

- Không ngừng nâng cao kiến thức kỹ năng nghiệp vụ quản lý TCKT, nghiên cứusâu sát hoạt động của các bộ phận đề cải thiện công tác kế toán, đáp ứng kịp thờiđổi mới và phát triển công ty Bên cạnh đó, Kế toán trưởng còn thực hiện cácnhiệm vụ khác do Ban giám đốc trực tiếp phân công

• Thủ quỹ kiêm kế toán công nợ:

- Quản lý quỹ tiền mặt vào sổ kế toán hàng ngày

- Quản lý chặt chẽ vốn bằng tiền, theo dõi từng khoản mục nợ phải trả, nợ phảithu nhằm đôn đốc việc thanh toán kịp thời, chi tiết cho từng đối tượng nợ

• Kế toán thanh toán, hàng hóa, vật tư, lương, giá thành

- Theo dõi tình hình tăng giảm của vật tư, hàng hóa, căn cứ vào chứng từ nhậpkho, xuất kho để vào sổ sách kế toán

- Tình hình thanh toán các khoản tiền lương cho công nhân viên, kiểm tra và phântích tình hình sử dụng quỹ tiền lương, quỹ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế vàkinh phí công đoàn

- Tính giá thành sản phẩm theo đúng quy trình đã được quy định,

- Theo dõi và phản ánh tình hình tiêu thụ hàng hóa, sản phẩm, viết hóa đơn bánhàng, kiểm kê hàng hóa thanh toán với người mua, lập báo cáo tiêu thụ và xácđịnh số thuế phải nộp của công ty.

• Kế toán tổng hợp kiêm kế toán TSCĐ:

- Theo dõi biến động của tài sản cố định trong kỳ, lập kế hoạch trích khấu haoTSCĐ đồng thời theo dõi sự biến động về chi phí trong toàn công ty Trong đó

có những khoản chi phí phát sinh se được tập hợp để có kết quả kinh doanhchính xác và tìm hướng giải quyết, điều chỉnh cho cân đối với doanh thu

- Kiểm tra các sổ kế toán chi tiết, cuối kỳ thu thập số liệu tổng hợp của kế toáncác phần hành để lập báo cáo kế toán, báo cáo thuế

Nguyên tắc và phương pháp ghi nhận doanh thu:

Doanh thu bán hàng: Tại thời điểm hàng được xác định tiêu thụ

Doanh thu hợp đồng lắp đặt: Tại thời kết thúc sản xuất sản phẩm hoặc thờiđiểm hoàn thành giai đoạn của sản xuất sản phẩm

Công ty áp dụng ghi sổ theo êhình thức nhật kí chung (Sơ đồ 3 – phụ lục)

- Phần hành lao động tiền lương:

+ Hợp đồng lao động + Bảng chấm công + Bảng tính lương + Phiếu làm thêm giờ + Bảng thanh toán tiền lương và bảo hiểm xã hội

- Phần hành hàng tồn kho:

+ Phiếu nhập kho + Phiếu xuất kho + Thẻ kho

- Phần hành tài sản cố định:

+ Biên bản giao nhận tài sản cố định + Biên bản thanh lý tài sản cố định + Thẻ tài sản cố định

+ Biên bản kiểm kê tài sản cố định + Bảng tính và phân bổ khấu hao tài sản cố định

- Phần hành bán hàng:

+ Hoá đơn giá trị gia tăng+ Hóa đơn vận chuyển+ Phiếu xuất kho+ Hợp đồng kinh tế

tài khoản để phục vụ việc ghi sổ cái.

+ Sổ cái cái các tài khoản: là sổ kết toán tổng hợp dùng để ghi chép cácnghiệp vụ kinh tế phát sinh theo niên độ kế toán

+ Sổ chi tiết chi phí sản xuất kinh doanh: được mở để theo dõi và tập hợpcác loại chi phí

+Sổ chi tiết chi phí quản lí doanh nghiệp: Được mở để theo dõi và tập hợpchi phí quản lí doanh nghiệp

+ Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu sản phẩm

+ Bảng tổng hợp chi tiết nợ phải trả

+ Bảng tổng hợp chi tiết nợ phải thu…

Quy trình ghi sổ của công ty

Công ty cổ phần Thiết bị Việt áp dụng hình thức ghi sổ là Nhật kí chung,được thực hiện trên máy vi tính, với phần mềm kế toán máy Misa

Đặc điểm hệ thống báo cáo kế toán tại công ty:

Các báo cáo tài chính được lập theo mẫu ban hành theo thông tư số200/2014/TT-BTC của Bộ tài chính, mang tính bắt buộc.Việc lập báo cáo tàichính được thực hiện vào cuối kì kế toán Công ty áp dụng các qui định về lậpbáo cáo tài chính: hình thức, mẫu loại, thời điểm lập, thời hạn lập và nội dungcông khai

Hệ thống báo cáo tài chính của công ty gồm có:

Bảng cân đối kế toán: Bảng cân đối kế toán là báo cáo tài chính tổng hợpquan trọng và bắt buộc, phản ánh tổng quát toàn bộ giá trị tài sản hiện có vànguồn hình thành tài sản đó của công ty tại thời điểm báo cáo Bảng cân đối kếtoán được phòng kế toán tài chính lập vào cuối kì kế toán

Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh: là báo cáo tài chính tổng hợp, phảnánh tổng quát tình hình và kết quả kinh doanh công ty trong kì kế toán, chi tiếttheo hoạt động kinh doanh chính và các hoạt động khác, tình hình thực hiệnnghĩa vụ với Nhà nước về thuế và các khoản phải nộp khác Báo cáo kết quảhoạt động kinh doanh do phòng kế toán tài chính lập vào cuối kì kế toán

Báo cáo lưu chuyển tiền tệ: Lưu chuyển tiền tệ là báo cáo tổng hợp, phảnánh tình hình tăng giảm và sử dụng lượng tiền phát sinh trong kỳ báo cáo củacông ty

Thuyết minh báo cáo tài chính: Được lập để giải thích và bổ sung thông tin

về tình hình hoạt động kinh doanh, tình hình tài chính của doanh nghiệp trong

kỳ báo cáo mà các báo cáo tài chính trên không thể trình một cách bày rõ rànghoặc cụ thể được

Bảng cân đối số phát sinh (không bắt buộc): là báo cáo phản ánh tình hìnhtăng giảm phát sinh và số dư cuối kì của các tài khoản kế toán

Bảng cân đối vật tư, công cụ dụng cụ, sản phẩm

Báo cáo chi tiết doanh thu

Báo cáo giá thành sản phẩm

Bảng tổng hợp chi phí quản lí

Bảng kê chi phí quản lí

Báo cáo kiểm kê hàng tồn kho

Báo cáo chi tiết nợ phải thu

Báo cáo chi tiết nợ phải trả

Các báo cáo này được lập để phục vụ cho nhu cầu kiểm soát của công ty Nhằmcung cấp cho giám đốc quản trị nắm rõ tình hình tài chính của công ty trong kỳ