TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ VIỆT

MỤC LỤC MỤC LỤC DANH MỤC SƠ ĐỒ BẢNG BIỂU CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ ĐẶC ĐIỂM KINH TẾ VÀ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA ĐƠN VỊ 1 1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty cổ phần Thiết bị Việt: 1 1.1.1 Tổng quan về công ty: 1 1.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển: 1 1.1.3. Thành tựu cơ bản: 2 1.2 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty cổ phần Thiết bị Việt 4 1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ của công ty cổ phần Thiết bị Việt: 4 1.2.2 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty cổ phần Thiết bị Việt: 6 1.2.3 Đặc điểm sản phẩm của công ty cổ phần Thiết bị Việt 8 1.2.4 Đặc điểm về quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm 9 1.2.5 Đặc điểm thị trường tiêu thụ của công ty cổ phần Thiết bị Việt: 9 1.3 Tổ chức bộ máy quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh tại công ty cổ phần Thiết bị Việt: 10 1.4 Tình hình tài chính và kết quả kinh doanh của công ty cổ phần Thiết bị Việt: 12 1.4.1 Tình hình tài chính và kết quả kinh doanh trong một số năm gần đây: 12 1.4.2. Phương hướng hoạt động trong thời gian tới: 13 CHƯƠNG 2: TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ VIỆT 14 2.1 Tổ chức môi trường kiểm soát: 14 2.1.1 Tư duy quản lý, phong cách điều hành của nhà quản lý công ty: 14 2.1.2 Tính trung thực và các giá trị đạo đức: 15 2.1.3. Công tác kế hoạch: 16 2.1.4. Chính sách nhân sự mà công ty áp dụng: 17 2.1.5. Cơ cấu tổ chức tại công ty: 20 2.1.6. Các nhân tố bên ngoài: 21 2.2 Tổ chức hệ thống kế toán và hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty cổ phần Thiết bị Việt: 22 2.2.1 Tổ chức công tác kế toán tại công ty: 22 2.2.1.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán: 22 2.2.1.2 Chế độ kế toán: 25 2.2.1.3 Hệ thống chứng từ: 25 2.2.1.4. Đặc điểm hệ thống sổ kế toán tại công ty: 26 2.2.2 Tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty: 29 2.3. Các thủ tục kiểm soát nội bộ trong công ty cổ phần Thiết bị Việt: 30 2.3.1. Khoản mục hàng tồn kho: 30 2.3.1.1 Các công việc cụ thể: 30 2.3.1.2 Quy trình luận chuyển chứng từ: 31 2.3.1.3 Thủ tục kiểm soát: 31 2.3.2. Chu trình tiền lương: 33 2.3.2.1. Các công việc cụ thể: 33 2.3.2.2. Quy trình luân chuyển chứng từ: 34 2.3.2.3. Thủ tục kiểm soát: 34 2.3.3 Chu trình sản xuất: 34 2.3.3.1 Các công việc cụ thể: 34 2.3.3.2. Quy trình luân chuyển chứng từ 36 2.3.3.3. Thủ tục kiểm soát: 37 2.3.4. Chu trình mua hàng và thanh toán: 37 2.3.4.1. Các công việc cụ thể: 37 2.3.4.2. Quy trình luận chuyển chứng từ: 38 2.3.4.3. Thủ tục kiểm soát: 38 2.3.5. Chu trình bán hàng và thu tiền: 40 2.3.5.1. Các công việc cụ thể: 40 2.3.5.2. Quy trình luân chuyển chứng từ 43 2.3.5.3. Thủ tục kiểm soát: 44 CHƯƠNG 3: ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ VIỆT 45 3.1 Đánh giá thực trạng hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty cổ phần Thiết bị Việt: 45 3.1.1 Ưu điểm: 45 3.1.1.1 Về môi trường kiểm soát: 45 3.1.1.2. Hoạt động kiểm soát: 46 3.1.2 Tồn tại: 49 3.1.2.1 Tồn tại về tổ chức quản lý và kiểm soát nội bộ: 49 3.1.2.2 Nguyên nhân 52 3.2. Các giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty cổ phần Thiết bị Việt: 53 3.2.1. Môi trường kiểm soát: 53 3.2.2. Hoạt động kiểm soát: 54 TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC  

MỤC LỤC MỤC LỤC DANH MỤC SƠ ĐỒ BẢNG BIỂU CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ ĐẶC ĐIỂM KINH TẾ VÀ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA ĐƠN VỊ 1.1 Lịch sử hình thành phát triển công ty cổ phần Thiết bị Việt: 1.1.1 Tổng quan công ty: Tên doanh nghiệp: CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ VIỆT Tên tiếng anh: Viet Equipment Joint Stock Company Tên giao dịch: VPST.,JSC Địa chỉ: Số 12, ngách 291/45, phố Khương Trung, phường Khương Trung, quận Thanh Xuân, thành phố Hà Nội Mã số thuế: 0104857529 Tên người đại diện theo pháp luật: Hoàng Ngọc Hưng Email: thietbiviet@chatluongmoi.com.vn Webside: www.chatluongmoi.com.vn Ngành nghề kinh doanh công ty: đa dạng phong phú với 35 ngành nghề, tiêu biểu như: sản xuất cấu kiện kim loại, sản xuất thùng, bể chứa dụng cụ chứa đựng kim loại, sản xuất nồi (trừ nồi trung tâm), rèn, dập, ép cán kim loại; luyện bột kim loại, gia công khí; xử lý tráng phủ kim loại, sản xuất dao kéo, dụng cụ cầm tay đồ kim loại thông dụng, sản xuất máy công cụ máy tạo hình kim loại, sửa chữa sản phẩm kim loại đúc sẵn, lắp đặt hệ thống cấp, thoát nước, lò sưởi điều hoà không khí, lắp đặt máy móc thiết bị công nghiệp, sản xuất bi, bánh răng, hộp số, phận điều khiển truyền chuyển động, … 1.1.2 Lịch sử hình thành phát triển: Công ty Cổ phần Thiết Bị Việt (Gọi tắt "Công ty") Công ty Cổ phần, thành lập theo giấy đăng kí kinh doanh số 0104857529 cấp ngày 06 tháng 08 năm 2010 Sở kế hoạch Đầu tư thành phố Hà Nội cấp Công ty Cổ Phần Thiết Bị Việt được thành lập hoạt động từ ngày 12 tháng 08 năm 2010, sản xuất loại hàng hóa thiết bị bếp, đồ Inox phục vụ cho nhà hàng khách sạn, kho hàng, siêu thị…, nhà nhà cung cấp số Việt Nam việc sản xuất, cung cấp thiết bị bếp công nghiệp (bếp cho nhà hàng, khách sạn, khu du lịch resort…) Với đội ngũ nhân viên có trình độ kỹ thuật cao, phong cách chuyên nghiệp, Công ty có máy móc đại công nghệ cao công nhân lành nghề đem lại hài lòng cho tất khách hàng, đáp ứng tất đơn hàng nước Công ty chuyên hoạt động lĩnh vực: Bếp công nghiệp, Bếp nhà hàng Với niềm tự hào nhà cung cấp dịch vụ trọn gói Tư vấn-Thiết kế-Cung cấp-Lắp đặt-Bảo hành-Bảo trì uy tín, chất lượng nhận đánh giá cao từ khách hàng Công ty cung cấp dòng sản phẩm bếp công nghiệp, tủ nấu cơm công nghiệp, bếp sử dụng nhiên liệu sinh học, thiết bị giữ nóng thức ăn, bàn giá, thiết bị inox, hệ thống thông gió, thiết bị-dụng cụ bánh, thiết bị-dụng cụ bếp, thiết bị-dụng cụ buffet, thiết bị dụng cụ quầy bar, thiết bị dụng cụ vệ sinh làm sạch, thiết bị lạnh-kho đông, kho lạnh… 1.1.3 Thành tựu bản: • - Năng lực cốt lõi: Thương hiêu đáng tin cậy Chiến lược phát triển rõ rang, tập trung Ưu tiên thỏa mãn mong muốn khách hàng bẳng chất lượng sản phẩm - dịch vụ Am hiểu sâu sắc kỹ thuật liên quan ngành Kinh nghiệm sản xuất thiết bị inox theo tiêu chuẩn Đủ lực tài cho dự án lớn Các dịch vụ hỗ trợ sau bán hàng chuyên nghiệp đem lại hiệu cao cho khách hàng • Công ty cổ phần Thiết bị Việt liên tục đầu tư, nâng cấp hệ thống nhà xưởng, thiết bị máy móc, linh hoạt đáp ứng nhu cầu thị trường ngày tạo bước phát triển cho doanh nghiệp Với uy tín kinh nghiệm, Công ty cổ phần Thiết bị Việt có nhiều sản phẩm đạt tiêu chuẩn chất lượng cao, đạt nhiều giải thưởng nhiều năm liền tạo niền tin, tín nhiện lòng khách hàng Với lợi Công ty tiến hành mở rộng thêm xưởng sản xuất, thực quản lí chất lượng theo tiêu chuẩn để đáp ứng nhu cầu ngày cao khách hàng Từ việc nâng cao xuất, chất lượng đạt đến quy chuẩn khắt khe giúp Công ty cổ phần Thiết bị Việt không ngừng mở rộng thị trường mình, tạo lập uy tín thương hiệu thương trường • Nhờ vào lực sản xuất tin tưởng khách hàng mà từ thành lập Công ty có bước tiến định Dự án khu du lịch nghỉ dưỡng nước khoáng nóng Cúc Phương dự án mà công ty nhận công ty bắt đầu vào hoạt động với giá trị hợp đồng lên tới gần 900 triệu đồng • Là công ty non trẻ, vậy, công ty phấn đấu khắc phục khó khăn trình hoạt động kinh doanh để đạt tiêu năm sau cao năm trước Chỉ với năm vào hoạt động công ty nhận 10 dự án lớn, giá trị dự án lên từ vài trăm triệu đến tỷ đồng Bên cạnh dự án lớn, công ty nhận hàng trăm đơn hàng tổ chức, doanh nghiệp nhỏ cá nhân, người tiêu dùng • Trong vòng năm qua, doanh thu hoạt động sản xuất lên tới 26 tỷ đồng, hoạt động kinh doanh tỷ đồng Sau năm vào hoạt động, công ty có bước tiến định khẳng định vị trí thị trường Bên cạnh đó, công ty Cổ phần Thiết bị Việt trở thành đối tác đáng tin cậy doanh nghiệp nước • Các tiêu chí bán hàng Hàng hãng: Với định hướng kinh doanh hàng hãng, Công ty Cổ phần Thiết bị Việt phục vụ sản phẩm chất lượng từ thương hiệu tiếng hàng đầu giới Teka, Fagor, Zanoli, Siemens, Rinnai, Faber, Giovani, Munchen…với chế độ bảo hành chu đáo Công ty Cổ phần Thiết bị Việt thực cam kết chất lượng sản phẩm chế độ chăm sóc khách hàng cao cung cấp dịch vụ dùng thử vòng ngày dịch vụ đổi hàng để chắn khách hàng hoàn toàn hài lòng với định mua hàng Giá tốt nhất: Với hỗ trợ cam kết tập đoàn thiết bị bếp hàng đầu, Công ty Cổ phần Thiết bị Việt mang lại cho khách hàng mức giá tốt mua sản phẩm Đồng thời, nhiều ưu đãi mua sắm thực hệ thống để phục vụ cho nhu cầu khách hàng mua sắm Phong cách phục vụ tư vấn chuyên nghiệp: Đến với Công ty Cổ phần Thiết bị Việt khách hàng cảm nhận phong cách phục vụ tận tình, hiếu khách tinh tế Khi tham quan mua hàng, khách hàng đảm bảo Nhân viên bán hàng tư vấn, giải thích tận tình thắc mắc để bạn có định nhanh chóng đắn Miễn phí lắp đặt vận chuyển: Khi mua hàng Công ty Cổ phần Thiết bị Việt quý khách hàng cung cấp sách giao nhận lắp đặt miễn phí toàn dịch vụ chi phí lắp ráp vận chuyển tùy theo số sản phẩm nằm sách Công ty Dịch vụ hậu chu đáo: Thực sách hậu từ hãng, đảm bảo thông tin trung trực cho nhu cầu khách hàng tư vấn mua sắm, tư vấn sử dụng, bảo trì, bảo hành… Đặc biệt với sách ưu đãi dùng thử sản phẩm 05 ngày 1.2 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh công ty cổ phần Thiết bị Việt 1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ công ty cổ phần Thiết bị Việt: • Chức năng: - Công ty sản xuất thiết bị bếp lạnh công nghiệp cho thị trường làm cho thị trường biết tới công ty cổ phần Thiết bị Việt sản xuất thiết bị bếp lạnh công nghiệp để công ty phát triển - Công ty cổ phần Thiết bị Việt hoạt động kinh doanh lĩnh vực giấy phép đăng ký kinh doanh cho phép bao gồm: Sản xuất cấu kiện kim loại, Sản xuất thùng, bể chứa dụng cụ chứa đựng kim loại, Sản xuất nồi (trừ nồi trung tâm), rèn, dập, ép cán kim loại, Luyện bột kim loại, gia công khí, Xử lý tráng phủ kim loại, Sản xuất dao kéo, dụng cụ cầm tay đồ kim loại thông dụng, Sản xuất máy công cụ máy tạo hình kim loại, Sửa chữa sản phẩm kim loại đúc sẵn, Lắp đặt hệ thống cấp, thoát nước, lò sưởi điều hoà không khí, Lắp đặt máy móc thiết bị công nghiệp, Sản xuất bi, bánh răng, hộp số, phận điều khiển truyền chuyển động • Nhiệm vụ: - Làm cho công ty lớn mạnh tronng thị trường nước hướng thị trường nước - Kinh doanh ngành nghề đăng kí đồng thời chịu trách nhiệm trước pháp luật hoạt động Công ty hoàn thành nghĩa vụ với Ngân sách Nhà nước - Thực luật Nhà nước quy định, chịu trách nhiệm sản xuất thiết bị tiêu chuẩn - Thực đầy đủ chế độ người lao động, đóng góp vào nhu cầu xã hội, trật tự an ninh xã hội bảo vệ môi trường - Xây dựng tổ chức thực kế hoạch sản xuất kinh doanh cho thời kì - Nghiên cứu biện pháp để nâng cao chất lượng sản phẩm, không ngừng ứng dụng khoa học kĩ thuật vào sản xuất, gia tăng khối lượng hàng kinh doanh đồng thời đưa kế hoạch mở rộng thị trường nước - Tổ chức quản lý khai thác có hiệu nguồn vốn, đảm bảo việc thu chi cân đối công ty, hoạt động kinh doanh khuôn khổ pháp luật - Quản lý, sử dụng lao động hợp lý, thực tốt sách cho cán bộ, công nhân làm việc - Thực đầy đủ cam kết hợp đồng mua bán hợp đồng có liên quan đến hoạt động kinh doanh công ty - Tuân thủ đầy đủ quy định, sách pháp luật nhà nước Việt Nam 1.2.2 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh công ty cổ phần Thiết bị Việt: Mặc dù vào hoạt động năm Công ty Cổ phần Thiết bị Việt tạo niềm tin khách hang Các sản phẩm Công ty làm hài lòng khách hàng mẫu mã, chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng Mặt hàng kinh doanh công ty đa dạng phong phú bao gồm: - Công ty cung cấp sản xuất hệ thống hoàn chỉnh thiết bị phục vụ ngành chế biến thực phẩm, thiết bị bar đồ ăn nhanh là: thiết bị bếp nấu kiểu Âu, Á, thiết bị rửa sấy bát đĩa, thiết bị hấp nướng, dây truyền chế biến thức ăn, thiết bị bar, thiết bị làm đá viên, thiết bị inox dùng cho chế biến thực phẩm - Thiết bị giặt công nghiệp như: thiết bị giặt, thiết bị vắt chuyên nghiệp từ 7kg tới 110kg (điều khiển điều khiển tự động) thiết bị sấy từ 7kg tới 110kg thiết bị phẳng với kích thước từ 85cm tới 320cm thiết bị phom - Ngoài ra, công ty cung cấp sản phẩm thiết bị như: Bếp công nghiệp Tủ nấu cơm công nghiệp Bếp sử dụng nhiên liệu sinh học Thiết bị giữ nóng thức ăn Bàn giá, thiết bị inox Hệ thống thông gió Thiết bị-dụng cụ bánh Thiết bị-dụng cụ bếp Thiết bị-dụng cụ buffet Thiết bị dụng cụ Quầy bar Thiết bị dụng cụ vệ sinh làm Thiết bị lạnh-kho đông, kho lạnh, … - Các dịch vụ công ty cổ phần Thiết bị Việt gồm có: Tư vấn sử dụng thiết bị bếp an toàn Bảo trì, bảo dưỡng thiết bị, kiểm tra, chẩn đoán trước cố xảy Tư vấn, lắp đặt, thi công khu bếp công nghiệp nhà hàng, khách sạn, nhà máy Sửa chữa, khắc phục tình trạng hư hỏng thiết bị bếp công nghiệp Cung cấp linh kiện thay cho thiết bị theo tình trạng thực tế - Dịch vụ tư vấn thiết kế bếp công nghiệp từ cách bố trí, xắp xếp khoa học, giúp tối ưu vận hành hoạt động, giảm lãng phí đến việc tuân thủ yêu cầu vệ sinh an toàn thực phẩm, an toàn vận hành việc thiết bị bếp giặt công nghiệp thiết kế, cung cấp cách hoàn hảo, hòa hợp yếu tố khác tổng thể để làm hài lòng người sử dụng người đầu tư Những người chủ đầu tư hiểu khác biệt mà dịch vụ thiết kế bếp công nghiệp tốt mang lại lợi ích công việc kinh doanh nhận phần thưởng thiết thực đến từ lựa chọn đắn hợp tác sử dụng dịch vụ tư vấn, thiết kế, cung cấp, lắp đặt bảo trì bảo dưỡng công ty Thiết bị Việt - Đặc điểm yếu tố đầu vào: inox, linh kiện điện tử phụ liệu khác bulong, ốc vít, gas, que hàn, giấy giáp, dây điện, đèn báo, điện trở… Inox nhập từ nhà cung cấp nước Các linh kiện điện tử nhập từ nhà cung cấp nước Thái Lan, Thổ Nhĩ Kì, Đức, Trung Quốc… Các loại phụ kiện chủ yếu nhập từ nhà cung cấp nước 1.2.3 Đặc điểm sản phẩm công ty cổ phần Thiết bị Việt - Bếp giặt công nghiệp có nhiều ứng dụng vào thực tế sống hàng ngày người Việt Nam đại Bằng kinh nghiệm, hiểu biết tích lũy năm qua ngành bếp giặt công nghiệp Việt Nam khu vực Asia cách nhìn độc đáo, công ty Thiết bị Việt cung cấp đúng, đủ tiết kiệm giải pháp bếp công nghiệp cho nhu cầu đặc thù khác như: khu bếp, khu giặt khách sạn, khu nghỉ dưỡng cao cấp, nhà hàng có tiêu chuẩn, bếp ăn khu công nghiệp, bếp ăn trường học, bếp ăn khu giặt bệnh viện - Công ty Cổ phần Thiết bị Việt không phân biệt đối tượng, khách hàng lớn hay nhỏ, công ty cung cấp sản phẩm hệ thống bếp công nghiệp đến tay tất người dùng có nhu cầu sử dụng sản phẩm Thiết bị Việt từ nhà hàng, quán ăn, tới khách sạn, resort, khu công nghiệp, khu chế xuất, nhà máy, bệnh viện, trường học lớn Công ty Cổ phần Thiết bị Việt tư vấn thiết kế đồng với để giảm thiểu rủi ro trình nấu, mang đến an toàn hiệu Ví dụ khu bếp nhà hàng, khách sạn cần có bếp hầm, bếp chiên, thiết bị tủ đông mát, tủ lạnh công nghiệp cỡ lớn, hệ thống thiết bị bếp inox dành cho khu sơ chế xe đẩy inox, hệ thống bàn, khay, dao thớt inox vừa hiệu vừa đảm bảo - Bàn mát cánh kính công ty Cổ phần Thiết bị Việt phân phối thiết bị lạnh nhà hàng, khách sạn, resort tin tưởng sử dụng chất lượng tốt, độ lạnh ổn định, tiện lợi để dự trữ rượu, hoa loại đồ uống dùng cho bar thường lắp đặt khu bếp mở - Với công nghệ đại, bàn mát cánh kính tiết kiệm điện vận hành Bàn mát cánh kính có trang bị rơle ngắt tự động Khi nhiệt độ phía bên tủ giảm xuống độ C, điện tự động ngắt máy cấp lạnh ngưng hoạt động Khi nhiệt độ lên đến độ C máy tự động hoạt động trở lại Với hệ thống tự động tiết nhiều chi phí điện đồng thời giúp tăng tuổi thọ bàn mát 1.2.4 Đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm Mô tả quy trình công nghệ sản xuất phân xưởng sản xuất: - Công ty nhận đơn đặt hàng chuyển cho phận kĩ thuật vẽ thiết kế định mức nguyên vật liệu cho sẩn phẩm chuyển cho thủ kho - Thủ kho kiểm tra duyệt chuyển vạt liệu cho phận sản xuất, không duyệt đưa lại cho phận thiết kế xem chỉnh sửa lại duyệt chuyển cho phận công nhân sản xuất - Chuyển vật tư cho công nhân làm gia công khí sau phận kĩ thuật kiểm tra, xét duyệt 10 - Bộ phận sản xuất tiếp tục làm gia công giá lắp cụm khung làm xong đưa lên cho phận kĩ thuật kiểm tra, xem xét - Công nhân tiếp tục làm gia công chi tiết ống gas, lắp cụm nước, cụm gas - Bộ phận sản xuất lắp ráp vỏ vào khung - Sau phận kĩ thuật quản đốc kiểm tra, xét duyệt, toàn chuyển sang cho nhóm làm vệ sinh - Nhóm làm vệ sinh công nghiệp nhận sản phẩm vệ sinh sản phẩm - Sản phẩm sau làm vệ sinh xong chuyển lại cho phận công nhân sản - xuất để hoàn thiện cụm gas, cụm nước khung Bộ phận kiểm tra chất lượng tiến hành kiểm tra hoàn thiện sản phẩm Tiến hành chạy thử kiểm tra số tiêu chuẩn sản phẩm Vệ sinh làm sản phẩm chuyển vào kho thành phẩm Thủ kho tiến hành nhập kho sản phẩm hoàn thành 1.2.5 Đặc điểm thị trường tiêu thụ công ty cổ phần Thiết bị Việt: - Hoạt động phạm vi nội địa với quy mô rộng mạng lưới đại lý khắp tỉnh thành nước Thị trường công ty trải dài từ Bắc vào Nam Hướng phát triển tới công ty mở rộng thị trường để đáp ứng nhu cầu khách hàng nước - Hệ thống khách hàng công ty: Là doanh nghiệp sản xuất nên khách hàng công ty thường khách hàng nước với thành phần chủ yếu khách sạn, nhà hàng, resort 1.3 Tổ chức máy quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh công ty cổ phần Thiết bị Việt: • Cơ cấu tổ chức máy Công ty Cổ phần Thiết bị Việt mô tả sơ đồ 1, gồm: Giám đốc Phó giám đốc Phòng tài – kế toán Phòng mua cung ứng Phòng kĩ thuật Phân xưởng sản xuất 44 bán, mặt hàng cuối ngày cộng bảng kê viết hóa đơn GTGT, gửi phòng kinh doanh để kiểm tra, tổng hợp Sau đó, chuyển cho phòng kế toán làm tính thuế GTGT ghi nhận doanh thu - Về việc tổ chức công tác thu hồi nợ: Phòng tài - kế toán có nhiệm vụ theo dõi khoản nợ đến hạn hạn phát sinh Sau lập gửi giấy đề nghị toán (phụ lục 6) đến cho khách hàng Nếu sau gửi giấy đề nghị toán mà khách hàng chưa toán tiền hàng cho công ty Lúc tổ công nợ công ty cử nhân viên trực tiếp đến khách hàng thu nợ 2.3.5.2 Quy trình luân chuyển chứng từ Lập 02 hợp đồng có xác nhận giám đốc khách hàng giữ 01 bản, 01 chuyển đến phòng tài chính- kế toán Phòng tài chính- kế toán lập 03 liên hóa đơn GTGT, biên bàn giao chuyển toàn xuống kho để thủ kho xuất hàng, hóa đơn biên bàn giao ký nhận thủ kho gửi 01 liên cho nhân viên giao hàng để nhân viên vận chuyển, giao hàng, giao hóa đơn, biên bàn giao cho khách hàng, 01 liên hóa đơn biên bàn giao chuyển cho phòng tài – kế toán để cập nhật công nợ liên lại lưu kho Hóa đơn toán lưu với biên bàn giao phiếu thu kế toán công nợ Biên bàn giao hóa đơn chưa toán lưu kế toán công nợ thành hồ sơ riêng Đối với trường hợp khách hàng toán tiền mặt kế toán toán lập phiếu thu gửi cho thủ quỹ, thủ quỹ thu tiền sau ký vào phiếu thu giao liên cho khách hàng, liên cho kế toán toán, kế toán toán đóng dấu toán lên hóa đơn lưu chứng từ gồm phiếu thu, hóa đơn biên bàn giao, cập nhật lên phần mềm kế toán Đồng thời kế toán công nợ cập nhật giảm công nợ khách hàng Đối với trường hợp khách hàng toán qua ngân hàng, hàng tuần kế toán ngân hàng nhận sổ phụ ngân hàng đánh số lên sổ phụ đánh 45 dấu số sổ phụ ngân hàng lên hóa đơn toán sau lưu chứng từ gồm hóa đơn, biên bàn giao, sổ phụ ngân hàng, kế toán công nợ cập nhật giảm công nợ khách hàng phần mềm Nếu khách hàng chưa trả tiền kế toán công nợ cập nhật công nợ khách hàng lên phần mềm lưu hồ sơ gồm biên bàn giao hóa đơn GTGT chưa toán Căn vào hóa đơn GTGT, kế toán doanh thu phản ánh doanh thu vào phần mềm theo dõi sổ chi tiết doanh thu 2.3.5.3 Thủ tục kiểm soát: Công ty thiết lập bảng giá thực cập nhật bảng giá liên tục Khi chuyển hàng hóa khỏi công ty có giám sát bảo vệ kiểm tra hóa đơn biên bàn giao đầy đủ chữ ký thủ kho Biên bàn giao đánh số liên tục tham chiếu với hóa đơn bán hàng Biên bàn giao hóa đơn in từ hệ thống phần mềm Đánh số lên sổ phụ ngân hàng nhận hàng tuần Các hóa đơn toán đánh dấu toán ghi sổ phụ ngân hàng Định kỳ đối chiếu số dư công nợ tổng hợp với chi tiết phải thu khách hàng Hàng tháng đối chiếu công nợ phải thu phát sinh với doanh số tháng Hàng tháng đối chiếu công nợ phải thu phát sinh với số khách hàng lớn CHƯƠNG 3: ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ VIỆT 46 3.1 Đánh giá thực trạng hoạt động hệ thống kiểm soát nội công ty cổ phần Thiết bị Việt: 3.1.1 Ưu điểm: 3.1.1.1 Về môi trường kiểm soát: Ban lãnh đạo công ty có quan tâm mức tới kiểm soát nội Đồng thời, ban lãnh đạo có tư động, nhạy bén hiểu rõ vai trò kiểm soát nội hoạt động công ty, có tinh thần trách nhiệm cao công việc, luôn gương sáng để nhân viên noi theo Ban giám đốc quan tâm đến công việc nhân viên trao đổi công việc với nhân viên cách nghiêm túc thân thiện tạo môi trường làm việc dân chủ, thoải mái Bộ máy quản lý công ty chặt chẽ từ xuống Quyền hạn trách nhiệm phê duyệt thực nghiệp vụ phân chia rõ ràng cho phận cá nhân phận có liên quan Hơn phòng ban có phối hợp, có mối quan hệ mật thiết chặt chẽ với tạo thành thể thống tạo điều kiện cho việc thực mục tiêu chung công ty Các sách, thủ tục quy định ban hành đến phòng ban, đến nhân viên công ty nhằm nâng cao việc tuân thủ sách, thủ tục nhằm đảm bảo mục tiêu đề Ban giám đốc công ty giảm bớt công việc kiểm soát cách ủy quyền cho phó giám đốc, trưởng phòng Việc kiểm soát thực nhà quản lý có trách nhiệm lực từ trưởng phòng, phó giám đốc đến giám đốc công ty hạn chế nhiều gian lận sai sót xảy Chính sách nhân phù hợp Đội ngũ nhân viên công ty có lực phẩm chất đạo đức tốt, họ có ý thức trách nhiệm tinh thần làm việc tích cực, sáng tạo Mặc dù công việc nhiều so với khả đáp ứng hiên lúc họ nỗ lực cố gắng hoàn thành tốt công việc giao 47 Đây yếu tố quan trọng định thành công hệ thống kiểm soát nội Sự phân chia trách nhiệm cụ thể cho cá nhân nâng cao tinh thần trách nhiệm công việc thực Để hoạt động công ty vào nề nếp, kích thích nhân viên hăng say công việc, cống hiến cho công ty, công ty xây dựng quy chế lao động, quy chế tiền lương, sách thưởng phạt phân minh, rõ ràng nhằm tạo động tự giác thúc đẩy người lao động phát huy tính chủ động, sáng tạo kinh doanh, tăng cường vai trò trách nhiệm cá nhân, phận, đảm bảo kinh doanh có hiệu Công ty thường tổ chức lớp tập huấn mở lớp bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán công nhân viên nhằm phổ biến thông tin nâng cao lực làm việc nhân viên trình làm việc tạo nên hiệu hoạt động hạn chế sai sót xảy Ngoài công ty thường xuyên tổ chức chương trình thể thao, văn nghệ giúp tăng cường đoàn kết tạo động lực thúc đẩy nhân viên làm việc qua chương trình thi đua với giải thưởng hấp dẫn 3.1.1.2 Hoạt động kiểm soát: • Về hệ thống thông tin kế toán: Hệ thống thông tin kế toán đảm bảo cung cấp cho Công ty báo cáo tài báo cáo quản trị nội với số liệu đáng tin cậy Có thể cung cấp số liệu cần thiết cách nhanh chóng, kịp thời xác Cơ cấu tổ chức phận kế toán đơn giản, hiệu quả, đảm bảo nguyên tắc “phân công phân nhiệm”, “bất kiêm nhiệm” nguyên tắc “phê chuẩn ủy quyền” có phân công công việc rõ ràng giúp máy kế toán hoạt động linh hoạt thông suốt Kế toán công ty vận dụng chế độ kế toán để tổ chức công tác kế toán công ty điển hình việc vận dụng thông tư 200/2014/TT-BTC ban hành ngày 22/12/2014 Bộ Tài Chính Công tác kế toán khâu 48 nghiệp vụ kế toán thực tốt, đảm bảo yêu cầu công tác quản lý giám đốc công ty Hình thức ghi chép việc hạch toán tổng hợp thể tính logic, sáng tạo nhạy bén đội ngũ kế toán điều hỗ trợ đắc lực cho hoạt động kinh doanh công ty Để tránh tình trạng lập luân chuyển chứng từ giả công ty quy định chứng từ phải đánh số thứ tự, phải phê duyệt đầy đủ lập liên giao cho phận, cá nhân có liên quan Phân công khối lượng công việc rõ ràng cho nhân viên theo trình độ, lực để đảm bảo cho việc hạch toán diễn xác, kịp thời, giảm khả xảy sai sót, gian lận Nhìn chung, công tác kế toán công ty đảm bảo gọn nhẹ hoạt động hiệu quả, phù hợp với điều kiện thực tế, quy mô, đặc điểm kinh doanh yêu cầu quản lý công ty • Về thủ tục kiểm soát: Các thủ tục kiểm soát công ty ban giám đốc ký duyệt phổ biến cho phòng ban thực Các thủ tục kiểm soát ban giám đốc thiết lập dựa ba nguyên tắc bản: Nguyên tắc “phân công phân nhiệm”, nguyên tắc “bất kiêm nhiệm” nguyên tắc “uỷ quyền phê chuẩn” Việc tuân theo nguyên tắc làm cho thủ tục kiểm soát phát huy tốt tác dụng Vì vậy, hệ thống kiểm soát nội hoạt động có hiệu ngày có khả ngăn ngừa sai phạm, gian lận cách tốt Điều có nghĩa hệ thống kiểm soát nội góp phần làm cho hoạt động kinh doanh công ty ngày phát triển Đối với chu trình sản xuất: - Việc sản xuất lên kế hoạch rõ ràng, theo trình tự định, lập phê duyệt Đồng thời, chứng từ luân chuyển có chữ ký bên có liên quan Mọi ghi nhận sổ sách dựa chứng từ thực tế phát sinh 49 - Công tác kiểm kê tiến hành thường xuyên, đặn Tình hình hàng tồn kho kiểm soát chặt chẽ Đối với chu trình bán hàng thu tiền: - Công ty sử dụng hệ thống máy tính phần mềm kế toán việc hạch toán ghi sổ kế toán góp phần đáng kể việc giảm thiểu khối lượng công việc kế toán giảm gian lận, sai sót hạch toán kế toán - Trong công tác hạch toán doanh thu hạch toán công nợ, phòng tài chính- kế toán có nhiều cố gắng nhằm phản ánh cách đầy đủ, xác tình hình ghi nhận doanh thu thực tế tình hình công nợ với khách hàng vào chứng từ gốc Các sổ chi tiết doanh thu công nợ lập cho mặt hàng khách hàng đáp ứng yêu cầu nhà quản lý sở để lập báo cáo doanh thu, sổ quản lý công nợ, bảng kê bán hàng ghi nhận đầy đủ - Công ty ban hành bảng giá bán thống có cập nhật lại định kỳ Tận dụng chức kiểm soát giá bán cho hợp đồng Như sản phẩm có nhiều giá khác tùy vào khách hàng không xảy tình trạng thông đồng nhân viên bán hàng với khách hàng gây tổn thất cho công ty - Việc phân chia trách nhiệm cho nhân viên đề cách cụ thể rõ ràng văn bản, giúp công việc thực cách dễ dàng đạt hiệu - Mỗi nhân viên bán hàng tuân thủ bước thủ tục cho giai đoạn chu trình bán hàng - thu tiền Mỗi nhân viên trình thực công việc bán hàng - thu tiền cân nhắc đến hiệu hoạt động lợi ích chung công ty - Trong công tác toán, quy định nghiêm ngặt hợp lý chứng từ toán tiến hành toán, nhân viên phải kiểm tra, xem xét thận trọng nhằm giảm thiểu sai sót xảy Đối với chu trình mua hàng toán: 50 - Chính sách đặt hàng: vào cầu, kế hoạch mua hàng lập, xác định thời điểm cần hàng theo đề nghị mua hàng thời hạn giao hàng theo thời gian mua hàng cho phép công ty - Chính sách duyệt nhà cung cấp: phận mua hàng làm việc thực báo cáo lựa chọn nhà cung cấp chuyển sang phòng kiểm tra, kiểm soát nội thực kiểm tra trước chuyển sang lãnh đạo phê duyệt nhà cung cấp cuối - Các mẫu biểu mua hàng thực thống Mua hàng từ triệu đồng trở lên phải có đơn đặt hàng ký duyệt phận mua hàng 3.1.2 Tồn tại: 3.1.2.1 Tồn tổ chức quản lý kiểm soát nội bộ: a) Môi trường kiểm soát: Môi trường kiểm soát phụ thuộc vào ý thức nhân viên quan tâm đến việc xây dựng hệ thống KSNB hữu hiệu chưa hướng dẫn cụ thể nên công ty chưa tạo sắc thái chung tác động đến ý thức nhân viên toàn đơn vị • Triết lý quản lý phong cách điều hành nhà lãnh đạo: Nhà quản lý chưa coi trọng việc nhận diện, phân tích đánh giá rủi ro trình hoạt động, coi nhẹ việc thiết kế thủ tục kiểm soát thích hợp nhằm hạn chế rủi ro ảnh hưởng đến mục tiêu đơn vị Khi xử lý vi phạm liên quan đến đạo đức không rõ ràng, mang cảm tính nên không đồng thuận nhân viên cấp • Chính sách nhân sự: Lực lượng lao động thường xuyên biến động, không gắn bó lâu dài, chịu ảnh hưởng trực tiếp với ảnh hưởng kinh tế: bất động sản, sách cho vay tiêu dùng… Cũng nhiều công ty khác ngành sản xuất, nhân công phụ thuộc vào sách bán hàng thời điểm năm Vấn đề ảnh hưởng lớn đến mục tiêu công ty cần có hướng giải cấp quản lý công ty b) Hoạt động kiểm soát 51 • Kiểm soát trình mua hàng: Việc yêu cầu mua hàng dự toán ngân sách, đôi khi, người thẩm quyền đề nghị mua hàng nên có khả việc mua hàng vượt kế hoạch thiếu hụt so với nhu cầu sản xuất Người lập đơn đặt hàng kiêm người lựa chọn nhà cung cấp nên dẫn đến việc mua hàng với mục đích cá nhân hàng chất lượng giá cao Bộ phận nhận hàng có thông tin số lượng sản phẩm đặt mua hóa đơn người bán, thông đồng với người bán lập phiếu nhập kho theo chứng từ có trường hợp hàng thừa chiếm giữ số hàng Bên cạnh đó, nhân viên nhận hàng nhận sai hàng - chẳng hạn hàng hoá sai số lượng, chất lượng hay quy cách • Kiểm soát chi phí sản xuất: Việc xây dựng định mức lựa chọn tiêu thức phân bổ phù hợp, chi phí biến đổi (chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp chi phí chung biến đổi khác) định phí chưa thực đồng Việc tìm nguyên nhân sản phẩm hỏng tốn nhiều thời gian, tính xác kịp thời chưa cao ảnh hưởng đến hiệu hoạt động sản xuất kinh doanh • Kiểm soát toán khách hàng: Theo dõi công nợ vấn đề công ty đặc thù việc lắp đặt sản phẩm, việc giao hàng theo đợt, hay nghiệm thu lắp đặt phần… Kế toán công nợ phải tổng hợp từ nhiều nguồn để ghi nhận doanh thu theo chuẩn mực Tuy vậy, việc theo dõi công nợ chi tiết excel, trước cập nhập lên phần mềm nhiều thời gian kế toán Hiện chưa có quy trình hướng dẫn cụ thể, việc theo dõi theo kinh nghiệm quản lý kế toán công nợ, dần hoàn thiện • Giám sát: - Trong trình thực giám sát, đa số nhân viên lại rà soát số liệu báo cáo từ nhân viên khác gửi tới mà vào số liệu để tiếp tục thực 52 công việc Điều hạn chế việc giám sát nhân viên với - Việc phân chia trách nhiệm cá nhân công ty chưa rõ ràng điều hạn chế giám sát cá nhân với cá nhân Công ty không quy định rõ ràng cho nhân viên quản lý phận kiểm tra xác nhận tính trung thực hợp lý chịu trách nhiệm sai sót khoản mục báo cáo tài liên quan đến phận mà họ điều hành Điều làm cho nhà quản lý phận không nâng cao ý thức trách nhiệm việc báo cáo số liệu, dễ có sai sót xảy làm ảnh hưởng đến số liệu báo cáo tài - Hoạt động phận kiểm tra, kiểm soát nội công cụ phát gian lận rủi ro qua trình kiểm tra tính xác liệu kế toán Hiện tại, phận báo cáo trực tiếp cho ban giám đốc nên thể tính độc lập với phận khác Tuy nhiên, vai trò kiểm soát nội bộ, nhiều lúc tính hiệu kiểm soát nội không cao có nguy ảnh hưởng đến tính độc lập, khách quan trình thực nhiệm vụ Các phòng ban công ty chưa quan tâm đến việc kiểm tra bên trong, chưa thấy tầm quan trọng giám sát kiểm tra, nên mức độ hợp tác chậm Công ty chưa có phận riêng, chuyên phân tích đánh giá rủi ro Hoạt động đánh giá rủi ro thực theo kiểu làm đến đến đâu, phát cải tiến kịp thời Không vậy, việc nhận dạng đánh giá rủi ro, thấy rủi ro cộng hưởng thấp, chứng tỏ xảy rủi ro ban giám đốc tìm nguyên nhân đánh giá chúng Công ty chưa lập chương trình đánh giá rủi ro cụ thể 3.1.2.2 Nguyên nhân - Nguyên nhân hạn chế việc đánh giá phân tích rủi ro nhà quản lý họ quan tâm đến rủi ro xảy đơn vị Điều phần lớn xuất phát từ chất hoạt động đơn vị có tảng hình thành doanh nghiệp nhà nước nên tránh khỏi tư tưởng lãnh đạo bao cấp Và từ 53 quan điểm lãnh đạo dẫn đến hoạt động không hữu hiệu ban quản lý điều hành Một số hướng dẫn kiểm soát dừng mức độ phổ biến trao đổi qua email, biện họp, chưa có định văn thức Hiện ban giám đốc chủ yếu quan tâm đến mục tiêu ngắn hạn mà chưa quan tâm đến mục tiêu dài hạn, chưa có chiến lược phát triển dài hạn bền vững - Lực lượng lao động không ổn định, chất lượng không cao gây khó khăn quản lý nguồn nhân lực công ty, tồn chế độ kiêm nhiệm Do trình độ người tuyển dụng bị hạn chế nên tuyển dụng không phân tích đầy đủ yêu cầu kiến thức kỹ loại công việc để lựa chọn nhân thích hợp - Đặc thù ngành công ty phức tạp vừa sản xuất, vừa có gia công, vừa có lắp đặt…Hệ thống quản lý cồng kềnh, hệ thống kiểm soát thông tin thời gian nên mang hiệu kinh tế không cao - Do trình độ kinh nghiệm vấn đề đạo đức nhà quản lý hạn chế nên sách thiết lập mang tính chung chung thích hợp với thông lệ kinh doanh chưa vào trường hợp cụ thể - Cách quản lý theo kiểu thụ động doanh nghiệp nhà nước, ngại va chạm hay áp đặt từ xuống, không thích nhận phản ánh từ cấp cách điều hành hoạt động đơn vị - Chính sách khen thưởng kỷ luật công ty nhiều bất cập hạn chế - Nhà quản lý chưa quan tâm nhiều đến ý kiến nhân viên, chưa phát huy hết vai trò nhân viên Chính việc đào tạo nhân lực tập trung vào cấp lãnh đạo mà chưa quan tâm đến khả lực nhân viên - Tóm lại, hệ thống kiểm soát nội công ty có tồn sách quy định chi tiết cách xử lý nghiệp vụ sơ sài Thiết bị Việt công ty có quy mô không lớn, kiêm nhiệm tất yếu công ty quản lý chủ yếu dựa ý thức cá nhân nhân viên 3.2 Các giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội công ty cổ phần Thiết bị Việt: 3.2.1 Môi trường kiểm soát: 54 Thiết kế cấu tổ chức dựa vào chức năng, đặc điểm công việc phận Phân chia trách nhiệm tuân thủ nguyên tắc ủy nhiệm quyền hạn trách nhiệm tách biệt chức Ủy nhiệm quyền hạn trách nhiệm cần phải tập trung quy trách nhiệm việc điều hành chho cá nhân đứng đầu phận Những hoạt động mà không chịu trách nhiệm dễ bị xem thường không quan tâm mức có tác động không tốt đến hoạt động phận khác Sự tách biệt chức đòi hỏi công ty phải giao phần việc khác cho cá nhân phận riêng biệt phần việc cá nhân hay phận đảm nhận dễ xảy khả phát sinh sai sót gian lận Ban giám đốc thể quan tâm mức, tầm quan trọng xây dựng hệ thống kiểm soát nội nhằm đảm bảo chất lượng quản lý hoạt động kiểm soát Bao gồm công việc: Công tác đào tạo cần trọng Nâng cao lực nhận viên thực ghi nhận thông tin nghiệp vụ kinh tế cho kế toán nhân viên kế toán việc ghi nhận chất nghiệp vụ kinh tế vào phần mềm Thực rà soát qui trình, qui định công ty Thiết lập thủ tục dạng văn quy định hướng dẫn phận liên quan, trọng việc thông tin cho kế toán kịp thời xác Công tác kế hoạch đánh giá rủi ro triển khai đồng thời để hạn chế trường hợp thực kịp thời theo mục tiêu ngắn hạn, bỏ qua thủ tục kiểm soát theo qui trình, qui định • Thủ tục kiểm soát Tổ chức thực hoạt động kiểm soát thông qua qui trình, qui định thiết lập thành văn hướng dẫn theo dõi, đánh giá hoàn thiện qui trình, qui định thường xuyên Khắc phục, thiết lập thủ tục dạng văn quy định Xem xét không phù hợp 55 Xác định nguyên nhân không phù hợp Việc đánh giá cần có hành động để đảm bảo không phù hợp không tái diễn Việc xác định thực hành động cần thiết Lưu trữ hồ sơ kết hành động thực Hành động phòng ngừa, ban hành thủ tục dạng văn quy định cách thức kiểm soát bao gồm: Xác định không phù hợp tiềm ẩn nguyên nhân chúng Đánh giá nhu cầu thực hành động để phòng ngừa việc xuất không phù hợp Xác định thực hành động cần thiết Xem xét tính hiệu hành động phòng ngừa thực Lưu trữ hồ sơ kết việc thực 3.2.2 Hoạt động kiểm soát: • Tổ chức kế toán Thông tin kế toán, cung cấp kịp thời để phận thực phân tích nội công tác lên kế hoạch phân tích rủi ro Đối với chứng từ thể thông tin kinh tế phát sinh, cần liên tục hoàn chỉnh vấn đề cân đối kiểm soát chặt chẽ nhanh gọn vấn đề thi hành phận liên quan • Đối với hoạt động mua hàng: - Công ty nên chuẩn hoá đánh số trước phiếu đề nghị mua hàng phòng ban đề nghị mua hàng biện pháp kiểm soát phiếu đề nghị mua hàng để đảm bảo hàng đề nghị mua đặt hàng hàng nhận xác Phiếu phải người có thẩm quyền ký duyệt phải đối chiếu đến tài khoản sổ để người đề nghị mua hàng có trách nhiệm ngân sách chi Việc mua hàng tiến hành trình phiếu đề nghị mua hàng uỷ quyền 56 - Nên tách biệt chức nhận hàng với chức đề nghị mua hàng, được, chức đặt hàng - Nhân viên nhận hàng, thường thủ kho, nên nhận hàng nhận đơn đặt hàng hợp lệ phòng thu mua gửi đến Những biên nhận hàng đánh số từ trước nên lập nhận hàng từ nhà cung cấp Nhân viên nhận hàng nên thực biện pháp thích hợp để đo lường hàng hoá nhằm đảm bảo hàng hoá thực nhận đồng với đơn đặt hàng quy cách Một nhân viên kiểm tra chất lượng độc lập nên hỗ trợ việc nhận hàng quy cách phức tạp mà nhân viên nhận hàng đánh giá xác Biên nhận hàng nên có mục rõ kiểm tra chất lượng, thấy phù hợp Một liên biên nhận hàng sau hoàn thành ký xong nên gửi cho phòng kế toán để làm chứng từ hạch toán gửi cho phòng đề nghị mua hàng để làm chứng quy trình mua hàng hoàn thành - Phòng thu mua nên đặt hàng nhà cung cấp nhận phiếu đề nghị mua hàng tiêu chuẩn người có thẩm quyền ký duyệt Đơn đặt hàng phải đánh số trước tham chiếu đến số phiếu đề nghị mua hàng, cung cấp thông tin liên quan đến hàng hoá/dịch vụ, số lượng, giá cả, quy cách, v.v… Các liên đơn đặt hàng nên chuyển đến phòng nhận hàng, phòng kế toán phòng đề nghị mua hàng để giúp kiểm tra nhận hàng toán sau • Đối với hoạt động sản xuất: - Đảm bảo thiết bị sản xuất, công cụ dụng cụ trạng thái tốt - Nâng cao tay nghề người lao động, đảm bảo sảm phẩm đầu đáp ứng chất lượng mà tiêu chuẩn khách hàng yêu cầu • Đối với việc toán khách hàng: - Đối chiếu đơn đặt hàng, biên bàn giao nghiệm thu sản phẩm, báo giá đơn hàng để theo dõi, cập nhật tình hình công nợ khách hàng - Cần theo dõi, rà soát đơn hàng lâu chưa toán để lập phiếu yêu cầu toán • Giám sát: - Cần thực rà soát kiểm tra số liệu đầu vào từ nhân viên trước nhập liệu lên báo cáo tài Bên cạnh cấu tổ chức thích hợp, phân 57 chia trách nhiệm quyền hạn cá nhân rõ ràng giúp nhân viên đơn vị giám sát chéo lẫn giúp cho ngăn ngừa gian lận phát sai sót có - Nên xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp tự giác Trong họp phòng ban hay toàn thể nhân viên công ty nên phổ biến công việc đến nhân viên yêu cầu nhân viên xây dựng kế hoạch cụ thể cho công việc hàng ngày, hàng tuần - Nên động viên ý thức tự giác nhân viên để tiến hành công việc cách hiệu nhất, việc giám sát khô khan cứng nhắc tạo áp lực cho nhân viên khiến cho nhân viên làm việc hiệu Các nhà quản lý cần tiếp nhận, thu thập thông tin bên ngoài, giúp nhà lãnh đạo doanh nghiệp có nhìn tổng quát thông tin diễn bên doanh nghiệp Ví dụ việc tiếp nhận phản ánh khách hàng giúp cho nhà quản lý biết hiệu hoạt động doanh nghiệp - Tiếp nhận thông tin phản hồi khiếm khuyết hệ thống KSNB buổi hội thảo huấn luyện hay họp giao ban hàng tháng công ty nhằm giúp lãnh đạo Công ty có biện pháp điều chỉnh kịp thời Định kỳ hàng tháng, yêu cầu nhân viên báo cáo việc thực nhiêm vụ để biết nhân viên có tuân thủ nguyên tắc, quy định công ty hay không • Dự kiến phòng chống rủi ro: Công ty cần nghiêm túc thực an toàn lao động phòng tránh rủi ro cháy nổ Định kỳ nên tổ chức đợt tập dượt phòng cháy chữa cháy không báo trước cho nhân viên đông thời tính toán thời gian thực tất nhân viên để xử phạt nhân viên chậm trễ buộc nhân viên thực nghiêm túc Ngoài dùng biện pháp mua bảo hiểm cho nhà máy, cho tài sản để phòng chống rủi ro Công ty nên lập phận riêng biệt để nhận dạng rủi ro phát sinh trình sản xuất, kinh doanh giao cho phậm kiểm soát nội công ty thực chức Bên cạnh đó, Công ty gia nhập vào tổ chức nghề nghiệp để cập nhật thay đổi môi trường 58 pháp lý, môi trường kinh doanh môi trường xã hội Từ đưa sách đối phó cho phù hợp ... Xuân, thành phố Hà Nội Mã số thuế: 0104857529 Tên người đại diện theo pháp luật: Hoàng Ngọc Hưng Email: thietbiviet@chatluongmoi.com.vn Webside: www.chatluongmoi.com.vn Ngành nghề kinh doanh công