TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ THIÊN AN

MỤC LỤC MỤC LỤC DANH MỤC VIẾT TẮT CHƯƠNG 1 : TỔNG QUAN VỀ ĐẶC ĐIỂM KINH TẾ VÀ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ THIÊN AN 1 1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty TNHH Công nghệ Thiên An 1 1.1.1 Thông tin tóm tắt 1 1.1.2 Cơ sở hình thành và phát triển 1 1.1.3 Các thành tựu cơ bản 2 1.2 Đặc điểm hoạt động, qui trình sản xuất kinh doanh của Công ty TNHH Công nghệ Thiên An 2 1.2.1 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh : 2 1.2.2 Đặc điểm thị trường tiêu thụ 7 1.2.3 Qui trình công nghệ sản xuất sản phẩm 8 1.3 Tổ chức bộ máy quản lí hoạt động sản xuất – kinh doanh của Công ty TNHH Công nghệ Thiên An 9 1.3.1 Đặc điểm tổ chức quản lí 9 1.3.2 Chức năng của các phòng ban 9 1.4. Tình hình tài chính, kết quả kinh doanh của Công ty TNHH Công nghệ Thiên An trong những năm gần đây và phương hướng hoạt động trong thời gian tới 10 1.4.1 Tình hình tài chính, kết quả kinh doanh doanh trong những năm gần đây 10 1.4.2 Phương hướng hoạt động trong thời gian tới 11 Kết luận chương 1 12 CHƯƠNG 2: TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ THIÊN AN 13 2.1 Tổ chức môi trường kiểm soát tại Công ty TNHH Công nghệ Thiên An 13 2.1.1 Tư duy quản lý, phong cách điều hành quản lí 13 2.1.2 Tính trung thực và các giá trị đạo đức 14 2.1.3 Cơ cấu tổ chức tại 15 2.1.4 Chính sách nhân sự 15 2.1.5 Công tác kế hoạch 16 2.1.6 Các yếu tố bên ngoài 17 2.2 Tổ chức công tác kế toán và hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHH Công nghệ Thiên An 17 2.2.1 Tổ chức công tác kế toán 17 2.2.2 Tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ 22 2.3 Các thủ tục kiểm soát nội bộ trong Công ty TNHH Công nghệ Thiên An 31 2.3.1 Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền 32 2.3.2 Thủ tục kiểm soát chu trình mua hàng và thanh toán 34 2.3.3 Kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương tại Công ty TNHH Công nghệ Thiên An 36 Kết luận chương 2 38 CHƯƠNG 3: ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CỦA CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ THIÊN AN 39 3.1 Đánh giá thực trạng hoạt động kiểm soát nội bộ của Công ty TNHH Công nghệ Thiên An 39 3.1.1 Những ưu điểm 39 3.1.2 Những tồn tại 41 3.2 Giải pháp hoàn thiện hệ thống hoạt động kiểm toán của Công ty TNHH Công nghệ Thiên An 47 3.2.1 Giải pháp hoàn thiện đối với tổ chức quản lí 47 3.2.2 Giải pháp về hoàn thiện hoạt động kiểm soát 50 Kết luận chương 3 55 KẾT LUẬN 56 TÀI LIỆU THAM KHẢO 57 PHỤ LỤC 58

MỤC LỤC

DANH MỤC VIẾT TẮT

CHƯƠNG 1 : TỔNG QUAN VỀ ĐẶC ĐIỂM KINH TẾ VÀ TỔ CHỨC BỘ MÁY

QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ THIÊN AN 1

1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty TNHH Công nghệ Thiên An 1

1.1.1 Thông tin tóm tắt 1

1.1.2 Cơ sở hình thành và phát triển 1

1.1.3 Các thành tựu cơ bản 2

1.2 Đặc điểm hoạt động, qui trình sản xuất kinh doanh của Công ty TNHH Công nghệ Thiên An 2

1.2.1 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh : 2

1.2.2 Đặc điểm thị trường tiêu thụ 7

1.2.3 Qui trình công nghệ sản xuất sản phẩm 8

1.3 Tổ chức bộ máy quản lí hoạt động sản xuất – kinh doanh của Công ty TNHH Công nghệ Thiên An 9

1.3.1 Đặc điểm tổ chức quản lí 9

1.3.2 Chức năng của các phòng ban 9

1.4 Tình hình tài chính, kết quả kinh doanh của Công ty TNHH Công nghệ Thiên An trong những năm gần đây và phương hướng hoạt động trong thời gian tới 10

1.4.1 Tình hình tài chính, kết quả kinh doanh doanh trong những năm gần đây 10

1.4.2 Phương hướng hoạt động trong thời gian tới 11

Kết luận chương 1 12

CHƯƠNG 2: TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ THIÊN AN 13

2.1 Tổ chức môi trường kiểm soát tại Công ty TNHH Công nghệ Thiên An 13

2.1.1 Tư duy quản lý, phong cách điều hành quản lí 13

2.1.2 Tính trung thực và các giá trị đạo đức 14

2.1.3 Cơ cấu tổ chức tại 15

2.1.4 Chính sách nhân sự 15

2.1.6 Các yếu tố bên ngoài 17

2.2 Tổ chức công tác kế toán và hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHH Công nghệ Thiên An 17

2.2.1 Tổ chức công tác kế toán 17

2.2.2 Tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ 22

2.3 Các thủ tục kiểm soát nội bộ trong Công ty TNHH Công nghệ Thiên An 31

2.3.1 Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền 32

2.3.2 Thủ tục kiểm soát chu trình mua hàng và thanh toán 34

2.3.3 Kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương tại Công ty TNHH Công nghệ Thiên An 36

Kết luận chương 2 38

CHƯƠNG 3: ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CỦA CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ THIÊN AN 39

3.1 Đánh giá thực trạng hoạt động kiểm soát nội bộ của Công ty TNHH Công nghệ Thiên An 39

3.1.1 Những ưu điểm 39

3.1.2 Những tồn tại 41

3.2 Giải pháp hoàn thiện hệ thống hoạt động kiểm toán của Công ty TNHH Công nghệ Thiên An 47

3.2.1 Giải pháp hoàn thiện đối với tổ chức quản lí 47

3.2.2 Giải pháp về hoàn thiện hoạt động kiểm soát 50

Kết luận chương 3 55

KẾT LUẬN 56

TÀI LIỆU THAM KHẢO 57

PHỤ LỤC 58

TSCĐ : Tài sản cố địnhTCKT : Tài chính kế toán

KD : Kinh doanh

BCTC : Báo cáo tài chính

CHƯƠNG 1 : TỔNG QUAN VỀ ĐẶC ĐIỂM KINH TẾ VÀ TỔ CHỨC BỘ MÁY

QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ THIÊN AN

1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty TNHH Công nghệ Thiên An 1.1.1 Thông tin tóm tắt :

- Tên tiếng Anh : Thien An Technologies Company

- Tên viết tắt: ThienAn, Co.Ltd

- Vốn điều lệ: 5.000.000.000 ( năm tỉ đồng )

- Trụ sở chính : số 8/210 Tân Mai, Hoàng Mai, Hà Nội

- Văn phòng đại diện: số 4/218 Thái Hà, Đống Đa, Hà Nội

- Giấy phép kinh doanh: 0102031976

có kinh nghiệm triển khai hơn 20 dự án tại các trường Đại học đã sáng lập ra Thiên

An Công ty TNHH Công nghệ Thiên An được chính thức thành lập vào tháng 9 năm

2007 theo quyết định của Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hà Nội Thiên An là mộtcông ty có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng, được vay vốn và mở tài khoản tại cácngân hàng nhằm thực hiện các chức năng của một doanh nghiệp thương mại Nhữngngày đầu mới thành lập, công ty chỉ có 18 nhân sự cùng nhau đảm nhiệm mọi côngviệc Từng bước, từng bước Thiên An xâm nhập thị trường, đưa các sản phẩm đến tayngười tiêu dùng Cho đến nay công ty đã có tới gần 50 thành viên với nhiều kinhnghiệm trong lĩnh vực phần mềm đã tham gia triển khai nhiều dự án lớn, có độ phứctạp cao Tất cả đều có trình độ Đại học trở lên, chủ yếu là những cựu sinh viên Khoa

Kỹ sư tài năng, Khoa Toán, Công nghệ thông tin của Đại học Bách Khoa Hà Nội vàĐại học Quốc gia

1.1.3 Các thành tựu cơ bản :

Năng lực công nghệ của Thiên An được thể hiện qua những chứng chỉ quantrọng của Microsoft (MCAD, MCSD.NET, MCSA, MCAD), Oracle (OCP, OracleeBusiness Suite, Oracle Sale Champion), CISCO (CCSP,CCDA), FE Với thế mạnh làgiải pháp phần mềm, trong đó nổi bật nhất là phần mềm Quản lí đại học tích hợpUnisoft và phần mềm Quản lí đào tạo, công ty đã có được sự tin tưởng của rất nhiềucác trường Đại học, Cao đẳng, Trung cấp cũng như các cơ quan Nhà nước

1.2Đặc điểm hoạt động, qui trình sản xuất kinh doanh của Công ty TNHH Công nghệThiên An

1.2.1 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh :

Với đặc thù là công ty sản xuất và gia công phần mềm, Thiên An đã từng bước

đi sâu vào nghiên cứu, nắm bắt được nhu cầu của thị trường nhằm đưa ra những sảnphẩm mới tốt nhất, hiện đại nhất đến tay khách hàng Công ty chủ yếu kinh doanh vềcác lĩnh vực :

- Cung cấp Giải pháp Phần mềm Quản lý ngành Giáo dục

- Thương mại điện tử

- Tư vấn giải pháp CNTT

- Đào tạo và chuyển giao công nghệ

- Gia công phần mềm

- Cung cấp các thiết bị tin học hỗ trợ

Hiện nay, các sản phẩm chính của Công ty TNHH Công nghệ Thiên An baogồm: Phần mềm Quản lý Đại học Tích hợp UniSoft, Phần mềm Quản lí Khoa học,Phần mềm Quản lí nhân sự và tiền lương Bảo hiểm y tế, xã hội, Phần mềm Quản líCông văn và Hồ sơ công việc, Phần mềm Cổng thông tin điện tử Iportal

1.2.1.1 Phần mềm Quản lý Đại học Tích hợp UniSoft:

Là giải pháp tổng thể cho mục tiêu tin học hóa quản lý hoạt động đào tạo củacác trường Đại học, Cao đẳng, và THCN Giải pháp UNISOFT cho phép quản lý theo

2 mô hình đào tạo Niên chế và Tín chỉ Giải pháp giúp tạo lập một hệ thống thông tintích hợp, phục vụ hiệu quả nhất mọi nhu cầu nhập liệu, hoạt động tác nghiệp, tra cứu,báo cáo, tổng hợp, thống kê của mọi đối tượng trong nhà trường từ ban giám hiệu nhàtrường đến các phòng ban, khoa, bộ môn và đặc biệt là giáo viên và sinh viên

- Công nghệ sử dụng:

Framework: Microsoft NET 2005

Database: Microsoft SQL Server 2005/Oracle 8i/9i/10G

Mô hình: 3 lớp

- Đối tượng sử dụng:

Các trường Đại học, Cao đẳng, và THCN, các trung tâm đào tạo

- Ưu điểm nổi bật của Phần mềm Quản lý Đại học Tích hợp UniSoft:

Áp dụng cho 2 mô hình đào tạo theo Niên chế và Tín chỉ UniSoft 3.0 tuân thủ

và tương thích với các chuẩn nghiệp vụ và quản lý do Bộ Giáo dục và Đào tạo quyđịnh Với mô hình chia sẻ thông tin đã được áp dụng ở nhiều trường, giải pháp phầnmềm này đã đem lại hiệu quả rất lớn cho những người làm công tác quản lý An toàn

và bảo mật là vấn đề rất quan trọng trong quản lý đào tạo UniSoft 3.0 đã áp dụngnhiều mức bảo mật khác nhau, bao gồm: bức tường lửa, bảo mật máy chủ, bảo mậtđường truyền trên mạng nhằm đảm bảo tuyệt đối các thông tin về sinh viên và cán bộkhông bị thay đổi từ bên ngoài

- Các phân hệ chính của Phần mềm Quản lý Đại học Tích hợp UniSoft:

Phân hệ Lập kế hoạch và Xây dựng thời khóa biểu, quản lý sinh viên, quản lýkết quả học tập, quản lý học bổng, học phí, thanh toán giảng dạy, đăng ký trực tuyến,quản lý cán bộ, tiền lương, bảo hiểm, quản lý khoa học, quản trị hệ thống

1.2.1.2 Phần mềm Quản lý Khoa học

Phần mềm Quản lý đề tài Khoa học được thiết kế với cơ sở dữ liệu tập trung,

các module phân hệ sẽ được triển khai đến các đơn vị nghiệp vụ phòng ban Thôngqua hệ thống mạng của trường các đơn vị phòng ban có thể kế thừa dữ liệu có thể kếtxuất dữ liệu ra các mẫu biểu Hệ thống cho phép quản lý đề tài theo tiêu chí và nghiệp

vụ từng loại đề tài như: đề tài cấp Bộ Giáo Dục, Bộ Ngoại Giao, Cấp Tình/ Thành phố,cấp trường, Với các loại đề tài tương ứng với quy trình quản lý như với nghiệm thuloại đề tài cấp Bộ sẽ được theo dõi đầy đủ các bước từ việc đăng ký và thực hiện,nghiệm thu thành công cấp cơ sở sẽ được nghiệm thu cấp Bộ,

- Công nghệ sử dụng:

Framework: Microsoft NET 2005

Database: Microsoft SQL Server 2005/Oracle 8i/9i/10G

Mô hình: 3 lớp

- Đối tượng sử dụng của Phần mềm Quản lí Khoa học : các trường Đại học,

Học viện, Cao đẳng, và THCN, các trung tâm đào tạo

- Ưu điểm nổi bật của Phần mềm Quản lí Khoa học

Nghiệp vụ quản lý khoa học: sử dụng đơn giản, quản lý hiệu quả, hoạt động nhanh chóng, chính xác, thông tin đầy đủ, tức thời, đa dạng

Kiến trúc hệ thống: dữ liệu tập trung hoặc phân tán, tham số hoá, khả năng tuỳ biến cao, không thay đổi kiến trúc chương trình khi tổ chức thay đổi, hệ thống mở

Giao diện: giao diện đẹp, thân thiện với người sử dụng ,hỗ trợ tối đa khả năng

tương tác giữa người sử dụng và hệ thống

- Các phân hệ chính của Phần mềm Quản lí Khoa học

Quản lý đề tài khoa học: mô tả qui trình nghiệp vụ, quản lý cán bộ tham gia thực hiện đề tài, đăng ký đề tài khoa học, xét duyệt đề tài, quản lý kinh phí thực hiện

đề tài, theo dõi, kiểm soát thực hiện đề tài, nghiệm thu đề tài, theo dõi kết quả ứngdụng của đề tài, quản lý tổ chức hội nghị khoa học, quản lý giáo trình, tài liệu, quản lýgiờ nghiên cứu khoa học

Phân hệ Quản trị hệ thống: quản lý nhóm người dùng, quản lý người dùng, tra

cứu nhật ký người sử dụng, thiết lập các tham số hệ thống, sao lưu dữ liệu, phục hồi dữliệu

1.2.1.3 Phần mềm Quản lý Nhân sự tiền lương và Bảo hiểm y tế, xã hội

Phần mềm được xây dựng trên nền tảng nghiệp vụ theo chuẩn quản lý côngchức nhà nước ban hành và các tiêu chuẩn đánh giá cán bộ của Bộ Nội vụ và Bộ giáodục đào tạo Để quản lý có hiệu quả, nâng cao năng lực của bộ máy nhà nước trên conđường đổi mới, chúng tôi đã nghiên cứu mô hình nghiệp vụ, thiết kế và xây dựng mộtchương trình quản lý cán bộ công chức theo mô hình mạng Hình thành một CSDL tậptrung lưu trữ đầy đủ các thông tin về cán bộ công chức trong toàn đơn vị nhằm hỗ trợhiệu quả cho công tác quản lí nhân viên

- Công nghệ sử dụng:

Framework: Microsoft NET 2005

Database: Microsoft SQL Server 2005/Oracle 8i/9i/10G

Mô hình: 3 lớp

- Đối tượng sử dụng cuả Phần mềm Quản lý Nhân sự tiền lương và Bảo hiểm y tế, xã hội:

Các cơ quan hành chính nhà nước, các Tổng công ty/Công ty, các Hiệp hội/Toàbáo, các Tổ chức phi chính phủ

- Ưu điểm nổi bật của Phần mềm Quản lý Nhân sự tiền lương và Bảo hiểm y

tế, xã hội:

Nghiệp vụ quản lý nhân sự: sử dụng đơn giản, quản lý hiệu quả, hoạt động

nhanh chóng, chính xác, thông tin đầy đủ, tức thời, đa dạng

Kiến trúc hệ thống: dữ liệu tập trung hoặc phân tán , tham số hoá, khả năng tuỳ

biến cao, không thay đổi kiến trúc chương trình khi tổ chức thay đổi, hệ thống mở

Giao diện: giao diện đẹp, thân thiện với người sử dụng, hỗ trợ tối đa khả năng

tương tác giữa người sử dụng và hệ thống

- Các phân hệ chính của Phần mềm Quản lý Nhân sự tiền lương và Bảo hiểm

y tế, xã hội:

Lý lịch, Hồ sơ cán bộ, lương và phụ cấp, quản lý các quá trình công tác, đánhgiá - xét duyệt, quản lý bảo hiểm y tế, xã hội, tìm kiếm - thống kê, báo cáo

1.2.1.4 Phần mềm Quản lý Công văn và Hồ sơ công việc

Là hệ thống phần mềm trao đổi thông tin, điều hành tác nghiệp và quản lý trìnhduyệt văn bản, hồ sơ công việc trực tuyến trên mạng máy tính Phần mềm được thiết

kế thân thiện đối với người sử dụng, giao diện hoàn toàn tiếng Việt Tiêu chí của Phầnmềm quản lý văn bản là đưa đến cho người sử dụng phần lớn những tiện ích của mạngmáy tính, của Internet nhưng với một cách tiếp cận tự nhiên nhất, giúp họ dần có mộttác phong làm việc hiện đại, hiệu quả, dễ dàng tiếp cận với các ứng dụng công nghệthông tin hơn

- Công nghệ sử dụng:

Framework: Microsoft NET 2005

Database: Microsoft SQL Server 2005/Oracle 8i/9i/10G

Mô hình: 3 lớp

- Các phân hệ chính của Phần mềm Quản lý Công văn và Hồ sơ công việc:

Các chức năng quản lý văn bản đến: cập nhật văn bản đến; duyệt, phân xử lý

văn bản; theo dõi; xử lý văn bản; tra cứu, tìm kiếm văn bản

Các chức năng quản lý văn bản đi: chuyển phát hành văn bản, cấp số, gửi đi,

cấp quyền xem văn bản, tra cứu, tìm kiếm văn bản

Các chức năng quản lý HSCV: mở hồ sơ công việc ; theo dõi, xử lý công việc

liên quan

Lập báo cáo, thống kê: lập, in Sổ văn bản đến, văn bản đi, báo cáo tình hình xử

lý văn bản , báo cáo hoạt động của chuyên viên, cán bộ

Quản trị hệ thống: quản lý nhóm người dùng , quản lý người dùng , thiết đặt

các tham số hệ thống, thiết đặt và theo dõi nhật ký hệ thống, sao lưu, phục hồi dữ liệu

1.2.1.5 Phần mềm Cổng thông tin điện tử iPortal

Là Giải pháp cổng thông tin điện tử tích hợp (integrate Portal) iPortal cho phépnhanh chóng xây dựng một hệ thống dịch vụ trên nền website hoạt động trong môitrường Intranet, Internet với rất nhiều các tính năng của hệ thống website chuyênnghiệp theo chuẩn quốc tế Tất cả các dịch vụ của được tích hợp chung trên một giaodiện thống nhất và trên môi trường web 100% tạo ra sự tiện lợi cho người dùng

- Công nghệ sử dụng :

Là một Web Application Framework mã nguồn mở được phát triển từ 2001.DotnetNuke được xây dựng trên nền tảng công nghệ Microsoft.NET, rất dễ cho việccài đặt và hosting, với số lượng người dùng lớn lên đến 440.000 user

- Các chức năng của Phần mềm Cổng thông tin điện tử iPortal

(Vietnamese, English, Japanese, French )

Bảo mật và an toàn hệ thống: hệ thống có khả năng phân quyền và hạn chế mức

độ truy cập cho các lớp người sử dụng khác nhau , cơ chế sao lưu và phục hồi dữ liệu , công cụ tìm kiếm (Search engine), khả năng xử lý nhiều loại định dạng văn bản khác

nhau như HTML, XML, MS word, Excel , cho phép tìm kiếm toàn văn, tìm kiếm đơn

giản và nâng cao

Cá nhân hoá (Persionalize)

+) Trang cá nhân hoá (personalized page): có thể tạo ra nhiều trang cá nhân, tất

cả các kiểu nội dung thông tin đều có thể đưa vào trang cá nhân hoá, có thể lựa chọnhình thức hiển thị trên trang cá nhân hoá

+) Tuỳ biến trang cá nhân thông qua việc thiết lập và trình bày các modulesĐăng nhập một lần (Single Sign On)

+) Có thể sử dụng cơ sở dữ liệu người dùng của bản thân hệ thống iPortal hoặccủa một ứng dụng khác trong hệ thống qua giao thức LDAP

Có thể nói, với các sản phẩm vừa nêu như trên, Công ty TNHH Công nghệThiên An đã bước đầu tìm được lối đi cho riêng mình và đạt được một số thành côngnhất định trong lĩnh vực phát triển Giải pháp phần mềm mà bằng chứng là Thiên An

đã có một lượng khách hàng lớn sử dụng các sản phẩm do công ty cung cấp ( Phụ D1)

lục-1.2.2 Đặc điểm thị trường tiêu thụ

Thị trường đầu vào : Do ngành nghề kinh doanh chủ yếu của Công ty là cung

cấp hàng hóa dịch vụ thuộc lĩnh vực công nghệ thông tin nên thị trường đầu vào chủyếu là các Công ty sản xuất sản phẩm thuộc lĩnh vực công nghệ thông tin Một số thịtrường đầu vào của Công ty như: Công ty máy tính HTC, Siêu thị điện máy TrầnAnh…

Thị trường đầu ra : Công ty TNHH Công nghệ Thiên An chuyên cung cấp

hàng hóa cho các Công ty, Trung tâm đào tạo tin học, các trường trường Đại học, Caođẳng, Trung cấp trên toàn quốc

Hiện nay, Công ty đã cung ứng những phần mềm và dịch vụ của mình cho rấtnhiều các trường học cũng như các cơ quan hành chính sự nghiệp

Chiến lược phát triển đóng vai trò rất lớn trong sự thành công của một công ty

Nó giúp định hướng đúng những hoạt động dài hạn và là cơ sở vững chắc cho triểnkhai các hoạt động trong doanh nghiệp Thiếu vắng chiến lược hoặc chiến lược khôngđược thiết lập rõ ràng, có luận cứ sẽ làm cho hoạt động mất phương hướng, chỉ thấytrước mắt, không thấy được trong dài hạn, chỉ thấy cái cục bộ mà không thấy cái toàn

thể Chiến lược phát triển giúp tạo cơ sở vững chắc cho các hoạt động nghiên cứu,triển khai, đầu tư phát triển, đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực, tạo cơ sở cho doanhnghiệp chủ động phát triển theo các hướng kinh doanh phù hợp với môi trường trên cơ

sở tận dụng các cơ hội, tránh được rủi ro, phát huy các lợi thế của doanh nghiệp trongkinh doanh và từ đó sẽ cải thiện được tình hình, vị thế của một công ty Hiều được tầmquan trọng đó, Công ty TNHH Công nghệ Thiên An rất đã có một chiến lược pháttriển cho riêng mình:

“Đầu tư thích đáng cho R&D, nắm vững toàn diện những công nghệ mới nhất, trở thành đối tác của các hãng phần mềm hàng đầu trong nước và thế giới; xây dựng mạng lưới khách hàng sâu rộng và bền vững ;đẩy mạnh công tác đào tạo, chuyển giao công nghệ với các hãng đối tác; xây dựng chiến lược nhân sự ổn định dựa trên triết lý nhân bản sâu sắc”

Nhờ có chiến lược đúng đắn mà những sản phẩm của Thiên An liên tiếp được

ra đời và nhận được sự ủng hộ của người tiêu dùng Đó là sự kết hợp của ba nhân tố:khả năng, tiềm lực doanh nghiệp, cơ hội thách thức của môi trường kinh doanh vàmong muốn của doanh nghiệp

1.2.3 Qui trình công nghệ sản xuất sản phẩm

Qui trình sản xuất ra sản phẩm của Công ty TNHH Công nghệ Thiên An đượcbao gồm 5 bước

- Bước 1: Tìm hiểu yêu cầu

Công ty sẽ trực tiếp thảo luận để xác định các yêu cầu của khách hàng Cácchuyên viên của Thiên An sẽ giúp khách hang xác định được những chức năng củanăng của website

- Bước 2: Thiết kế

Bộ phận đồ họa của Công ty sẽ thiết kế những mẫu giao diện phù hợp với yêucầu của khách hàng Sau đó khách hàng sẽ được lựa chọn, đánh giá giao diện nào là tốtnhất cho website của mình

- Bước 3: Xây dựng

Xây dựng website dựa trên những yêu cầu của khách hàng và giao diện đã đượclựa chọn

- Bước 4: Kiểm thử

Bộ phận kiểm tra chất lượng sẽ tiến hành những kiểm thử nhằm đảm bảowebsite đã đáp ứng mọi yêu cầu của khách hàng

- Bước 5: Bàn giao và dịch vụ

Bàn giao website cho khách hàng và đưa vào vận hành Công ty có chế độ bảohành miễn phí cho khách hàng trong một thời gian nhất định, đảm bảo cho hệ thốngđược vận hành ổn định

1.3 Tổ chức bộ máy quản lí hoạt động sản xuất – kinh doanh của Công ty TNHH Công nghệ Thiên An

1.3.1 Đặc điểm tổ chức quản lí

Để nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, tổ chức bộ máy của một công typhải được kiện toàn và củng cố với cơ cấu đơn giản, mang lại hiệu quả cao Hơn nữamuốn mở rộng qui mô dựa trên nhu cầu với đặc điểm sản xuất của công ty, mỗi công

ty buộc phải có bộ máy quản lí phù hợp để thể hiện sự nhạy bén, năng động trong khâutiếp thị, tìm kiếm thị trường, đối tác kinh doanh, có định hướng trong sản xuất Vì vậy,

bộ máy tổ chức quản lí của Thiên An được chia ra theo các cấp bậc

1.3.2 Chức năng của các phòng ban

Sơ đồ bộ máy quản lí Công ty TNHH Công nghệ Thiên An ( Phụ lục H1)

Bộ máy quản lý của Thiên An được tổ chức theo mô hình tập trung Nó gắn liềncán bộ công nhân viên của Công ty với chức năng và nhiệm vụ của họ cũng như để cácthành viên có trách nhiệm đối với Công ty Các mệnh lệnh, nhiệm vụ và thông báotổng hợp được chuyển từ lạnh đạo Công ty đến cấp cuối cùng Điều đó được thể hiệnqua chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận như sau:

Giám đốc: là người đứng đầu công ty đại diện cho quyền lợi và nghĩa vụ của

toàn thể công ty trước pháp luật Giám đốc là người chịu trách nhiệm chung về tìnhhình sản xuất chung của công ty, trực tiếp phụ trách khâu tổ chức lao động, kế hoạchtài chính kế toán trong công ty và là người quyết định mọi phương thức kinh doanh vàhoạt động của công ty

Phó giám đốc: Phụ trách các lĩnh vực do Giám đốc phân công, giúp việc, tham

mưu cho Giám đốc trong mảng kinh doanh Giám đốc ủy quyền cho phó Giám đốc khivắng mặt, người được ủy quyền chịu trách nhiệm cá nhân trước Giám đốc và phápluật, nhưng Giám đốc vẫn chịu trách nhiệm chính

Các khối phòng ban nghiệp vụ: các khối phòng, ban nghiệp vụ có chức năng

tham mưu và giúp việc cho giám đốc, trực tiếp điều hành theo chức năng chuyên môncủa giám đốc Công ty Thiên An hiện có 3 khối phòng ban nghiệp vụ với chức năngđược quy định như sau:

Khối kinh doanh: bao gồm phòng marketing và phòng dự án có chức năng trong

việc xác định mục tiêu, phương hướng sản xuất kinh doanh để đạt hiệu quả cao nhất

Khối công nghệ: bao gồm phòng phát triển phần mềm Unisoft, phát triển phần

mềm nhân sự, gia công phần mềm và phát triển website Khối này có chức năng hoạchđịnh chiến lược phát triển khoa học công nghệ, sáng tạo và cải tiến các phần mềm đểngày một hiệu quả cao hơn

Khối văn phòng: bao gồm phòng nhân sự, tài chính kế toán và quản lí chất

lượng Khối này có chức năng xây dựng phương án kiện toàn bộ máy tổ chức trongcông ty, quản lí nhân sự, thực hiện công tác hành chính quản trị; lập kế hoạch sử dụng

và quản lí nguồn tài chính của công ty, phân tích các hoạt động kinh tế, tổ chức côngtác hạch toán kế toán theo đúng chế độ kế toán thống kê

1.4 Tình hình tài chính, kết quả kinh doanh của Công ty TNHH Công nghệ Thiên An trong những năm gần đây và phương hướng hoạt động trong thời gian tới

1.4.1 Tình hình tài chính, kết quả kinh doanh doanh trong những năm gần đây

Một số chỉ tiêu phản ánh kết quả hoạt động kinh doanh trong 3 năm tài chính

- Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ tăng đều qua các năm: năm 2014 đạt4.604.430.857, tăng 975.711.652 đồng so với năm 2013 tương ứng tỉ lệ tăng 126.9%;năm 2015 đạt 7.156.655.000 đồng, tăng 2.552.224.143 đồng so với năm 2014 tươngứng tỉ lệ tăng 155.4% Doanh thu đạt được như vậy là do công tác chỉ đạo điều hànhtốt, đạt hiệu quả cao.

- Lợi nhuận trước thuế năm 2014 đạt 3.734.209.290, tăng 728.719.811 đồng sovới năm 2013 tương ứng tỉ lệ tăng 124.2%; năm 2015 đạt 5.109.869.981đồng, tăng1.375.660.691 đồng so với năm 2014 tương ứng tỷ lệ tăng 136.8% Có thể nói việc mởrộng quy mô hoạt động của công ty, cùng với sự chỉ đạo sát sao từ phía Ban Giám đốc

đã mang lại hiệu quả thành công mới, hiệu quả cao

- Lợi nhuận sau thuế năm 2014 đạt 2.800.656.968 đồng, tăng 546.539.859 đồng

so với năm 2013 tương ứng tỉ lệ tăng 124.2%; năm 2015 đạt 3.832.402.486 đồng1.031.745.518 đồng so với năm 2014 tương ứng tỷ lệ tăng là 136.8% Điều này chứng

tỏ tổng tài sản cũng như qui mô của Thiên An ngày càng tăng lên

1.4.2 Phương hướng hoạt động trong thời gian tới

Trong thời gian tới, định hướng của Công ty TNHH Công nghệ Thiên An làngày càng mở rộng qui mô, có thể phủ sóng toàn quốc, để những phần mềm và Giảipháp công nghệ của mình được đến gần hơn, nhiều người tiêu dung biết đến và tindùng hơn nữa Với thế mạnh là Phần mềm Quản lí Đại học tích hợp Unisoft, Thiên Anmong muốn sẽ có thể là nhà cung cấp phần mềm cho hầu hết các trường Đại học, Caođẳng, Trung cấp cho cả nước đồng thời sẽ chú trọng hơn vào mảng gia công phầnmềm vốn vẫn là đặc thù của công ty từ trước tới nay

Kết luận chương 1

Thời gian thực tập tại Công ty TNHH Công nghệ Thiên An tuy không dàinhưng qua đó em cũng đã tìm hiểu được những thông tin cơ bản về Công ty, giúp cho

em có cái nhìn khách quan và toàn diện hơn về Thiên An Trong chương 1 em đã trìnhbày các thông tin sơ lược về Công ty: cơ sở hình thành và phát triển, các mốc lịch sử

cơ bản trong quá trình phát triển, các thành tựu cơ bản cũng như những đặc điểm hoạtđộng sản xuất kinh doanh trong lĩnh vực mà Thiên An đang theo đuổi Việc tìm hiểu

về bộ máy mô hình tổ chức nói chung cũng như mô hình tổ chức kế toán nói riêng vàtình hình tài chính, kết quả hoạt động kinh doanh của Thiên An trong những năm gầnđây góp phần không nhỏ trong việc đánh giá các hoạt động kiểm soát nội bộ của Công

ty Đây cũng là mục tiêu trọng tâm trong quá trình em thực tập tại Công ty TNHHCông nghệ Thiên An

CHƯƠNG 2: TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY

TNHH CÔNG NGHỆ THIÊN AN

2.1 Tổ chức môi trường kiểm soát tại Công ty TNHH Công nghệ Thiên An

Môi trường kiểm soát là những nhận thức, quan điểm, sự quan tâm và hoạtđộng của thành viên HĐQT, TGĐ đối với hệ thống KSNB và vai trò của hệ thốngKSNB trong đơn vị Nếu doanh nghiệp có môi trường kiểm soát tốt sẽ hỗ trợ mạnh mẽcho việc vận hành tốt hệ thống KSNB Thông thường khi công ty phát triển càng lớnthì chủ doanh nghiệp sẽ gặp nhiều khó khăn hơn trong việc quản lý, giám sát và kiểmsoát các rủi ro và gian lận Vì vậy thái độ và ý thức kiểm soát của người quản lý ảnhhưởng rất nhiều vào sự kiểm soát của đơn vị Nếu nhà quản lý cấp cao nhận thức kiểmsoát là vấn đề quan trọng, thì các nhân viên khác cũng hết sức tôn trọng các quy trìnhkiểm soát Ngược lại, nếu nhà quản lý không thực sự chú tâm vào vấn đề kiểm soáttrong đơn vị thì chắc chắn hệ thống kiểm soát sẽ không mang lại hiệu quả như mongđợi Môi trường kiểm soát bao gồm nhận thức, thái độ và hành động của nhà quản lýđối với kiểm soát và tầm quan trọng của kiểm soát, cũng như tính đồng bộ trong cáchoạt động kiểm soát của các phòng ban Và để xây dựng các hoạt động KSNB chodoanh nghiệp cần tìm hiểu các nhân tố thuộc về môi trường kiểm sóat:

- Tư duy quản lí, phong cách điều hành của nhà quản lý công ty

- Tính trung thực và các giá trị đạo đức do công ty xây dựng

- Cơ cấu tổ chức tại công ty

- Chính sách nhân sự mà công ty áp dụng

- Công tác kế hoạch

- Các yếu tố bên ngoài

2.1.1 Tư duy quản lý, phong cách điều hành quản lí

Triết lý quản lý thể hiện qua quan điểm và nhận thức của nhà quản lý về việcgiám sát các rủi ro trong kinh doanh; phong cách điều hành lại thể hiện qua cá tính và

cả thái độ của họ đối với việc lập báo cáo tài chính và các phương pháp kế toán, sửdụng các kênh thông tin chính thức hay không chính thức… Sự khác biệt về triết lýquản lý và phong cách điều hành có ảnh hưởng rất lớn đến môi trường kiểm soát và tácđộng đến việc thực hiện các mục tiêu của đơn vị

Ở Thiên An, Giám đốc là người có quyền quyết định tối cao về công việc,nhưng môi trường làm việc ở công ty vẫn có sự dân chủ Giám đốc luôn luôn lắng

nghe những ý kiến từ các nhân viên cấp dưới, tạo điều kiện cho nhân viên được thểhiện quan điểm trong các dự án, chiến lược của công ty, không ngại tranh luận để tìm

ra giải pháp hợp lí nhất cho các quyết định đưa ra Giám đốc đã tạo ra một môi trườnglàm việc chuyên nghiệp, để mọi người được bình đẳng, sáng tạo, sử dụng hết sởtrường của bản thân cũng như đưa ra được một triết lí kinh doanh làm kim chỉ nam,đóng góp không nhỏ vào thành công như ngày hôm nay của Thiên An Triết lí kinhdoanh của Thiên An là:

- Thỏa mãn mọi yêu cầu của khách hàng với tinh thần phục vụ tận tụy và sựhiểu biết sâu sắc về nhu cầu đề ra

- Không ngừng nâng cao năng lực công nghệ và cải tiến quy trình chất lượngnhằm cung cấp những sản phẩm và dịch vụ có chất lượng tốt nhất

- Đoàn kết nội bộ, nỗ lực phấn đấu vì một sự nghiệp chung

- Chân thành, chủ động trong việc xây dựng quan hệ hợp tác với các công tybạn để cùng phát triển

- Tái đầu tư xã hội thông qua các hoạt động nhân đạo

2.1.2 Tính trung thực và các giá trị đạo đức

Tính trung thực và giá trị đạo đức là kết quả của chuẩn mực về đạo đức và cách

cư xử trong một đơn vị và việc họ được truyền đạt thông tin và tăng cường việc thựchiện như thế nào Chúng bao gồm những hoạt động làm gương của người quản lý đểlàm giảm và xoá bỏ những động cơ cũng như sự cám dỗ mà có thể khiến cho các nhânviên sẽ không trung thực, phi pháp, hoặc có những hành động phi đạo đức Chúngcũng bao gồm giá trị truyền đạt thông tin của một đơn vị và chuẩn mực cư xử với nhânviên thông qua việc thiết lập các chính sách, điều lệ quản lý v.v Muốn đạt hiệu quả,nhà quản lý cấp cao phải làm gương cho cấp dưới về việc tuân thủ các giá trị đạo đức.Ngoài ra cũng cần loại bỏ những động cơ dẫn người nhân viên đến sai phạm Đạo đứcdoanh nghiệp là tài sản tinh thần của doanh nghiệp, không thể xây dựng trong một, haingày mà đòi hỏi một quá trình phấn đấu bền bỉ, gian khổ, hình thành nên những quanniệm giá trị, xu hướng tâm lý và sắc thái văn hóa chung của doanh nghiệp Vì vậy nênThiên An cũng đã xây dựng cho mình những giá trị đạo đức riêng:

Thiên An luôn thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ nộp ngân sách đối với nhà nước.Mục tiêu tăng doanh thu tiêu được đặt lên hàng đầu Công ty cũng đã xây dựng vàtriển khai với toàn thể nhân viên về văn hóa giao tiếp với khách hàng

Bên cạnh đó, việc xây dựng và phổ biến các văn bản liên quan đến phòng thựchành tiết kiệm, chống lãng phí trong sản xuất kinh doanh cũng đã được thực hiện.Giám đốc luôn hướng các nhân viên thực hiện đúng theo quy định về hệ thống sổ sáchchứng từ về thuế và chế độ kế toán giúp cung cấp báo cáo tài chính đáng tin cậy nhấtcho các đối tượng sử dụng

Ngoài ra, Công ty cũng đã thiết lập quan điểm về tính trung thực và ý thức vềviệc kiểm soát đồng thời xây dựng chuẩn mực ứng xử về đạo đức Chính vì vậy cácnhân viên đã có thể hiểu rõ hành vi nào là thiếu đạo đức hoặc phạm pháp không thểđược chấp nhận trong công ty Chuẩn mực này cũng nêu rõ họ sẽ bị kỷ luật như thếnào nếu như vi phạm, chính điều này giúp công ty ngăn chặn các hành vi gian lận hoặcphạm pháp của nhân viên

2.1.3 Cơ cấu tổ chức tại

Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Công nghệ Thiên An ( Phụ lục H1 )

Cơ cấu tổ chức của Thiên An có phân chia ra các chức năng riêng biệt và xácđịnh vị trí then chốt của từng bộ phận, quyền hạn và trách nhiệm đối với các nhân viên

và phòng ban trực thuộc Đồng thời trong cơ cấu tổ chức cũng quy định rõ trách nhiệmnộp báo cáo nội bộ và các thông tin liên quan giữa các bộ phận đối với Giám đốc vàgiữa các bộ phận với nhau để hoạt động sản xuất kinh doanh được trôi chảy

Việc phân chia trách nhiệm, quyền hạn cho từng bộ phận được căn cứ vào chứcnăng và nhiệm vụ cụ thể được giao cho từng bộ phận Mỗi thành viên của bộ phậnđược giao nhiệm vụ dựa theo năng lực chuyên môn của mỗi người Tuy nhiên do làdoanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ nên khó để không thể xảy ra tình trạng kiêmnhiệm

2.1.4 Chính sách nhân sự

Như đã nói ở trên, các nhân viên trong công ty chủ yếu đạt trình độ Đại học trởlên Việc tuyển dụng, bố trí, sắp xếp, luân chuyển nhân sự được thực hiện song songvới công tác tổ chức theo yêu cầu thực tế nhiệm vụ của đơn vị và các quy định chungcủa công ty Công tác đào tạo lao động tại Thiên An luôn được quan tâm Tại Thiên

An công tác đào tạo trong các năm qua chủ yếu bằng các hình thức cử đi học các lớpđào tạo ngắn hạn hoặc dài hạn Đối với các mục tiêu lâu dài việc đào tạo chủ yếuthông qua hình thức luân chuyển nhân viên đến nắm giữ các vị trí công việc khácnhau Quá trình đào tạo cho nhân viên mới được thực hiện thường xuyên và do nhữngngười có thâm niên trong công tác hướng dẫn, cán bộ quản lý trực tiếp có trách nhiệmkiểm tra định kỳ Ở Thiên An cũng áp dụng hình thức chấm công để đánh giá nhânviên Kết quả xếp loại nhân viên của mỗi phòng ban trong Công ty TNHH Công nghệThiên An hàng tháng được chuyển cho Phòng Nhân sự, sau đó trình Giám đốc Công tyxét duyệt Các mức đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên được xây dựng tạiCông ty TNHH Công nghệ Thiên An là hợp lý, sát với thực tế, không tạo áp lực đốivới nhân viên để dẫn đến các sai sót, gian dối.

Thiên An cũng khá quan tâm đến nhân viên không chỉ về mặt lương bổng và sựthăng tiến trong công việc mà còn cả về những nhu cầu khác của họ trong cuộc sốnghàng ngày như bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội, chăm sóc con cái và giải trí, thưởng Tếtcho nhân viên… Ngoài ra công ty cũng thường xuyên tổ chức các chuyến dã ngoại,liên hoan nhằm nâng cao đời sống tinh thần, củng cố mối quan hệ của nhân viên vớicông ty và cũng làm tăng tinh thần đoàn kết giữa các cá nhân Công ty rất quan tâmđến đời sống của từng nhân viên, đặc biệt là nữ nhân viên Ngoài việc quan tâm đếnđời sống vật chất, công ty còn thường xuyên tổ chức các chương trình trong ngày lễ 8-

3, 20-10, tạo tâm lý thoải mái và cảm giác được tôn trọng cho các nữ cán bộ, côngnhân viên

2.1.5 Công tác kế hoạch

Hệ thống kế hoạch của Công ty TNHH Công nghệ Thiên An bao gồm các kếhoạch chiến lược và các kế hoạch cụ thể theo từng nội dung công việc Nếu xét theophạm vi của kế hoạch, thì hệ thống kế hoạch của Thiên An hiện nay bao gồm: kếhoạch chung toàn Công ty; kế hoạch của mỗi phòng, ban chức năng Trong đó, kếhoạch chung toàn Công ty gồm các chỉ tiêu về tổng giá trị đầu tư phát triển; tổng giá trịSXKD; và các chỉ tiêu tài chính (tổng doanh thu; tổng lợi nhuận trước thuế thu nhậpdoanh nghiệp; nộp ngân sách nhà nước; tỷ suất lợi nhuận sau thuế trên vốn chủ sở hữubình quân hàng năm; thu nhập bình quân đầu người hàng tháng) được Công ty lập trên

cơ sở tổng hợp số liệu từ kế hoạch Nếu xét theo thời gian của kế hoạch, thì hệ thống

kế hoạch của Công ty hiện nay bao gồm: kế hoạch dài hạn được lập cho khoảng thờigian 5 năm; kế hoạch ngắn hạn (hàng năm, hàng quý, hàng tháng) Nếu xét theo mụctiêu, nội dung của kế hoạch, thì hệ thống kế hoạch của Công ty có các nhóm kế hoạchchủ yếu sau: Nhóm kế hoạch SXKD, gồm: kế hoạch danh mục các dự án chuẩn bị đầutư; kế hoạch đấu thầu thi công; kế hoạch tiến độ triển khai dự án; kế hoạch bán hàng.Nhóm kế hoạch nhân sự, gồm: kế hoạch tuyển dụng; kế hoạch đào tạo; kế hoạch điềuđộng, bổ nhiệm; Hằng tháng, Công ty đều tổ chức các cuộc họp để đánh giá tìnhhình thực hiện kế hoạch của tháng trước và thực hiện kế hoạch của tháng tiếp theo

2.1.6 Các yếu tố bên ngoài

Ngoài các yếu tố tác động từ bên trong thì môi trường kiểm soát chung củadoanh nghiệp còn phụ thuộc vào các nhân tố bên ngoài Các nhân tố này tuy khôngthuộc sự kiểm soát của các nhà quản lý nhưng có ảnh hưởng rất lớn đến thái độ, phongcách điều hành của các nhà quản lý cũng như sự thiết kế và vận hành các qui chế vàthủ tục kiểm soát nội bộ Thuộc nhóm các nhân tố này bao gồm: sự kiểm soát của các

cơ quan chức năng của nhà nước, ảnh hưởng của các chủ nợ, môi trường pháp lý,đường lối phát triển của đất nước Công ty TNHH Công nghệ Thiên An hoạt độngtrong lĩnh vực Giải pháp phần mềm và CNTT nên chịu sự chi phối và tác động của rấtnhiều yếu tố bên ngoài ví dụ như: sự phát triển và thay đổi của ngành giáo dục, ảnhhưởng từ các Ngân hàng hay sự thay đổi những đường lối chính sách trong các cơquan nhà nước

2.2 Tổ chức công tác kế toán và hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHH Công nghệ Thiên An

2.2.1 Tổ chức công tác kế toán

Xuất phát từ những quy mô hoạt động cũng như đặc điểm kinh doanh và tổchức quản lý của Công ty TNHH Công nghệ Thiên An, bộ máy kế toán được tổ chứcdựa trên mô hình kế toán tập trung tại Phòng Kế toán của công ty, toàn bộ các côngviệc hạch toán được tập trung tại phòng kế toán của công ty Chính nhờ việc áp dụnghình thức kế toán tập trung đã đảm bảo sự lãnh đạo tập trung thống nhất của công tác

kế toán Bộ máy kế toán của công ty có nhiệm vụ là thực hiện và kiểm tra toàn bộ côngtác kế toán thống kê trong công ty, giúp cho Giám giám đốc tổ chức tốt thông tin kinh

tế và phân tích tốt hoạt động kinh tế

Sơ đồ bộ máy kế toán tại Thiên An ( Phụ lục H2 )

- Kế toán trưởng:

Theo dõi chung toàn bộ hoạt động tài chính: kiểm tra, kiểm soát, quy định chế

độ ghi chép ban đầu để lập báo cáo tài chính Chịu trách nhiệm kiểm tra các số liệu kếtoán, tập hợp những số liệu chứng từ do các kế toán viên chuyển lên để tiến hành phân

bổ và xác định kết quả kinh doanh, lập BCTC và các báo cáo tổng hợp khác

- Kế toán thanh toán:

Kiểm tra xem xét tính hợp lí của chứng từ thu chi tiền mặt,theo dõi các khoảntiền gửi và tiền vay,qua ngân hàng hàng ngày viết phiếu thu chi, cuối ngày đối chiếuvới thủ quỹ, cuối tháng đối chiếu với số dư ngân hàng Theo dõi các khoản công nợ vàphải thu khách hàng và công nợ phải trả nhà cung cấp

- Kế toán tiền lương, kế toán thuế:

Kế toán có nhiệm vụ tính đủ, tính đúng các khoản tiền lương, tiền thưởng cáckhoản trích theo lương như BHXH, KPCĐ, BHTN cho cán bộ, công nhân viên

- Thủ quỹ:

Thủ quỹ cũng là người đóng vai trọng trong Phòng Tài chính kế toán Thủ quỹ

thực hiện việc chi, thu tiền mặt theo chứng từ chi, thu do phòng phát hành theo quiđịnh; quản lý tiền mặt tại quỹ, đảm bảo an toàn tiền; kiểm quỹ và lập báo cáo kiểm quỹtheo định kỳ; phát lương hàng tháng theo bảng lương cho từng bộ phận; rút hoặc nộptiền qua ngân hàng khi có yêu cầu; chấp hành lệnh điều động, chỉ đạo của kế toán;theo dõi doanh thu bán hàng toàn công ty, lập bảng kê bán ra theo mẫu báo cáo; lưutrữ, bảo quản chứng từ kế toán, bảo mật số liệu kế toán

Công ty TNHH Công nghệ Thiên An áp dụng hệ thống kế toán doanh nghiệptheo quy định cuả Bộ tài chính như sau:

- Niên độ kế toán: 01/01-31/12 năm dương lịch

- Đơn vị tiền tệ sử dụng: VNĐ

- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: kê khai thường xuyên

- Phương pháp nộp thuế GTGT: phương pháp khấu trừ

- Phương pháp tính khấu hao TSCĐ: phương pháp khấu hao đường thẳng

Chế độ kế toán áp dụng theo Quyết định số 48/2006/QĐ - BTC ngày14/09/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính Hệ thống tài khoản cũng được áp dụng điều

chỉnh theo và có chi tiết sao cho phù hợp với tình hình kinh doanh của công ty Dođặc thù của Thiên An là một công ty thương mại và sản xuất nên hệ thống tài khoảncũng được điều chỉnh cho phù hợp với đặc điểm của mình

Có 2 loại tài khoản khác biệt chủ yếu là:

- Tài khoản liên quan đến hàng hoá và công nợ thì đều được chi tiết tới từngloại sản phẩm ví dụ như các TK 156, 131, 642, 333, 511…

+ Tài khoản 131 : Phải thu của khách hàng

Tài khoản được chi tiết cho từng loại sản phẩm

TK 131101 : Phải thu của khách hàng …

TK 131202 : Phải thu của khách hàng …

+ Tài khoản 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp:

Tài khoản được chi tiết theo từng khoản mục chi phí và được chi tiết theo loại sảnphẩm

TK 6421 : Chi phí lương nhân viên

TK 6422: Chi phí nguyên vật liệu

TK: 6423: Chi phí TSCĐ, CCDC

……

+ Tài khoản 511 : Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

- Ngoài ra còn một số tài khoản không liên quan tới hoạt động bán hàng và sảnxuất thì vẫn được Công ty áp dụng bình thường và không được chi tiết cho các loại hàng hoánhư TK : 111, 112, 211, 141, 214……

Ví dụ như

+ Tài khoản 111 : Tiền mặt

+ Tài khoản 112 : Tiền gửi ngân hàng

Căn cứ vào quy mô hoạt động cũng như ngành nghề kinh doanh, Công tyTNHH Công nghệ Thiên An đang áp dụng hình thức Sổ nhập ký chung để ghi chépcác nghiệp vụ kinh tế phát sinh

Hệ thống sổ tổng hợp:

- Sổ nhật ký chung:

Là sổ tổng hợp nhật ký dùng để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong

kỳ theo trình tự thời gian Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc kế toán ghi vào Sổ Nhật

ký chung ít nhất 2 dòng cho mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo nguyên tắc TK ghi

Nợ trước, TK ghi Có sau, sau khi ghi xong Sổ Nhật ký chung kế toán chuyển trực tiếpvào Sổ Cái tài khoản có liên quan

- Sổ cái:

Là sổ mở cho tài khoản cấp 1 Căn cứ vào sổ Nhật ký chung, kế toán ghi vào SổCái tài khoản liên quan, cuối tháng cộng sổ cái Kế toán ghi vào bảng cân đối số phátsinh, bảng này là cơ sở lập báo cáo kế toán tài chính và các báo cáo kế toán quản trịkhác

- Hệ thống sổ chi tiết: thẻ tài sản cố định, sổ chi tiết kế toán – vật tư - hàng hóa,

sổ chi tiết kế toán giá vốn, sổ chi tiết tài sản cố định, sổ chi tiết thanh toán với ngườimua, người bán,…

Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung:

Hàng ngày: Căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ,

trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghitrên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp và đồngthời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ, thẻ

kế toán chi tiết liên quan

Cuối tháng, cuối quý, cuối năm: cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối số

phát sinh Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp, đúng số liệu ghi trên Sổ Cái và bảngtổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập các Báo cáotài chính Về nguyên tắc, Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên Bảng cânđối số phát sinh phải bằng Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên sổ Nhật

- Bảng cân đối kế toán:

Bảng cân đối kế toán còn được gọi là bảng tổng kết tài sản, bởi vì thực chất nó

là bảng cân đối giữa tài sản và nguồn vốn của DN vào một thời điểm cụ thể, hay nóicách khác, nó thể hiện sự cân đối giữa huy động vốn và sử dụng vốn trong DN Nó chochúng ta biết về hiện trạng nguồn lực kinh tế của đơn vị vào một thời điểm cũng như

cơ cấu tài trợ vốn của DN

- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh:

Chỉ ra sự cân bằng giữa thu nhập và chi phí trong từng kỳ kế toán Bảng báocáo này phản ánh tổng hợp tình hình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh theotừng loại trong một thời kỳ kế toán và tình hình thực hiện nghĩa vụ đối với nhà nước.Báo cáo còn được sử dụng như một bảng hướng dẫn để xem xét doanh nghiệp sẽ hoạtđộng thế nào trong tương lai

- Báo cáo lưu chuyển tiền tệ:

Là một trong các báo cáo tài chính tổng hợp phản ánh việc hình thành và sửdụng lượng tiền thu, chi và còn lại trong kỳ báo cáo nhằm cung cấp số liệu phục vụcho việc đánh giá tình hình tài chính bằng tiền của DN

- Thuyết minh BCTC:

Là một hệ thống các số liệu cho biết tình hình tài sản và nguồn vốn, luồng tiền

và hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, là báo cáo nhằm thuyết minh và giải trìnhbằng lời, bằng số liệu một số chỉ tiêu kinh tế tài chính chưa được thể hiện trên cácBCTC ở trên Bảng thuyết minh này cung cấp thông tin bổ sung cần thiết cho việcđánh giá kết quả kinh doanh của Công ty trong năm báo cáo được chính xác

Thời hạn gửi BCTC năm chậm nhất là 90 ngày kể từ ngày kết thúc năm tàichính Sau khi thủ trưởng đơn vị ký duyệt, ngoài 1 bản lưu tại phòng kế toán, báo cáotài chính được chuyển tới các cơ quan liên quan như: Chi cục thuế, Cục thống kê,Ngân hàng nơi Công ty mở tài khoản giao dịch, Sở kế hoạch và đầu tư Các loại báocáo tài chính dung cho tháng, quý, năm sau khi được bộ phận kế toán Công ty hoànthiện và chịu trách nhiệm về số liệu trong bản Báo cáo tài chính sẽ được gửi cho banGiám đốc ký duyệt, kiểm tra Các báo cáo này được lưu trữ và cung cấp cho ban lãnhđạo khi có yêu cầu kiểm tra Đồng thời các báo cái tài chính này còn được gửi cho bênngân hàng trong quá trình vay vốn sản xuất kinh doanh

Hệ thống Báo cáo quản trị mà Công ty sử dụng gồm có:

- Báo cáo doanh thu, chi phí bán hàng, sản xuất của Công ty từng loại sảnphẩm, hàng hóa, so sánh với dự toán và phân tích đánh giá.

- Báo cáo bảng tính giá thành theo số dư đảm phí

- Báo cáo khối lượng hàng hóa mua vào và bán ra trong kỳ theo đối tượngkhách hàng, phân tích, đánh giá và đưa ra phương hướng biện pháp

- Ngoài ra, lập một số báo cáo theo yêu cầu của Ban Giám đốc

Các báo cáo quản trị sau khi lập được chuyển đến cho kế toán xem xét và gửicho giám đốc công ty cũng như các bộ phận có liên quan

2.2.2 Tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ

2.2.2.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy kiểm soát nội bộ

Công ty TNHH Công nghệ Thiên An không tổ chức một ban kiểm soát nội bộđộc lập nhưng định kì hằng năm Thiên An luôn thuê 1 đoàn kiểm toán viên từ cáccông ty kiểm toán có uy tín để đánh giá, xem xét tình hình hoạt động của Công tyTNHH Công nghệ Thiên An

2.2.2.2 Kiểm soát quản lí và kiểm soát kế toán

Hệ thống kiểm soát nội bộ chính là cơ chế giám sát bằng các quy định rõ ràng

để đạt được mục tiêu đề ra nhằm giảm bớt các nguy cơ rủi ro tiềm tàng trong kinhdoanh; bảo vệ tài sản khỏi bị hư hỏng, mất mát; đảm bảo các số liệu tài chính đượccông bố chính xác, Như vậy, bất kỳ Doanh nghiệp nào muốn nâng cao sức cạnhtranh và phát triển bền vững trên thương trường, cần thiết phải xây dựng một hệ thốngkiểm soát nội bộ vững mạnh và được vận hành một cách thông suốt

Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam (VAS 400) thì: KSNB là các qui định vàcác thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm bảo đảmcho đơn vị tuân thủ pháp luật và các qui định, để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa vàphát hiện gian lận, sai sót; để lập báo cáo tài chính trung thực và hợp lý; nhằm bảo vệ,quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị

Hoạt động kiểm soát luôn là khâu quan trọng trong quá trình quản lý, điều hànhcủa nhà quản trị nhằm đạt được các mục tiêu của tổ chức Hoạt động kiểm soát đượcthực hiện gắn liền với hệ thống kiểm soát nội bộ Cùng với sự phát triển của thực tiễnquản lý, khái niệm kiểm soát nội bộ đã hình thành và phát triển để trở thành một hệ

thống lý luận về vấn đề kiểm soát trong tổ chức Lịch sử hình thành và phát triển kiểmsoát nội bộ có thể tóm tắt qua giai đoạn sau:

- Giai đoạn sơ khai

Mọi hoạt động kinh tế đều cần các nguồn vốn trong đó ngân hàng là kênh cungcấp vốn chủ yếu Để có thể cung cấp vốn, ngân hàng cần nắm được tình hình tài chínhcủa doanh nghiệp thông qua các báo cáo tài chính có độ tin cậy cao Chính vì vậy cáccông ty kiểm toán ra đời Khi thực hiện chức năng nhận xét báo cáo tài chính, cáckiểm toán viên đã sớm nhận thức được rằng không cần kiểm tra tất cả các nghiệp vụkinh tế phát sinh mà chỉ cần chọn mẫu để kiểm tra và dựa vào sự tin tưởng vào hệthống kiểm soát nội bộ tại đơn vị được kiểm toán Chính vì vậy kiểm toán viên bắt đầuquan tâm đến kiểm soát nội bộ

Kiểm soát nội bộ đã tồn tại từ thời cổ đại Khi Hy Lạp có chính quyền kép, vớiviệc phân chia trách nhiệm thu thuế và giám sát việc thu thuế

Hình thức ban đầu của kiểm soát nội bộ là kiểm soát tiền và bắt đầu từ cuộccách mạng công nghiệp Thuật ngữ kiểm soát nội bộ bắt đầu xuất hiện từ giai đoạnnày

Năm 1929, kiểm soát nội bộ chính thức được đề cập trong Federal SeserveBulletin Thông qua đó, khái niệm kiểm soát nội bộ và vai trò của hệ thống KSNBtrong công ty chính thức được công nhận như là một cơ sở để phục vụ cho việc lấymẫu thử nghiệm của kiểm toán viên Khi thực hiện chức năng nhận xét báo cáo tàichính, kiểm toán viên nhận thức rằng không cần thiết kiểm tra tất cả các nghiệp vụkinh tế phát sinh mà chỉ cần chọn mẫu để kiểm tra dựa vào sự hiểu biết về hệ thốngKSNB mà doanh nghiệp được kiểm toán đã thiết lập, vận hành và tập hợp thông tin đểlập báo cáo tài chính Vì vậy, KSNB lúc bấy giờ được hiểu rất đơn giản như là mộtcông cụ để bảo vệ tiền và các tài sản khác đồng thời thúc đẩy nâng cao hiệu quả hoạtđộng

Năm 1936, công bố của hiệp hội Kế toán viên công chứng Hoa Kỳ (AICPA) đãđịnh nghĩa về KSNB là: “ các biện pháp và thách thức được chấp nhận và thực hiệntrong một tổ chức để bảo vệ tiền và tài sản, cũng như kiểm tra việc ghi chép chính xác

số liệu” Khi này, việc nghiên cứu và đánh giá hệ thống KSNB ngày càng được chútrọng

- Giai đoạn hình thành

Năm 1949, một báo cáo đặc biệt của AICPA, định nghĩa KSNB là: “ cơ cấu tổchức và các biện pháp, cách thức liên quan được chấp nhận và thực hiện trong một tổchức để bảo vệ tài sản, kiểm tra sự chính xác và đáng tin cậy của số liệu kế toán, thúcđẩy hoạt động có hiệu quả, khuyến khích sự tuân thủ các chính sách của người quảnlý”

Sau đó, AICPA đã soạn thảo và ban hành nhiều chuẩn mực kiểm toán đề cậpđến những khái niệm và khía cạnh khác nhau của kiểm soát nội bộ như:

Năm 1958, Ủy ban thủ tục kiểm toán (CAP – Committee on AuditingProcedure) trực thuộc AICPA ban hành báo cáo về thủ tục kiểm toán 29 (SAP –Statement on Auditing Procedure) về: “Phạm vi xem xét kiểm soát nội bộ của kiểmtoán viên độc lập”

Năm 1962, CAP tiếp tục ban hành SAP 33 làm rõ hơn về kiểm soát nội bộ Năm 1972, CAP tiếp tục ban hành SAP 54 “Tìm hiểu và đánh giá kiểm soát nộibộ”

Như vậy trong suốt thời kỳ trên, khái niệm kiểm soát nội bộ đã không ngừng

mở rộng ra khỏi những thủ tục bảo vệ tài sản và ghi chép sổ sách kế toán Tuy nhiên,trước khi báo cáo COSO 1992 ra đời, kiểm soát nội bộ vẫn mới dừng lại như là mộtphương tiện phục vụ cho kiểm toán viên trong kiểm toán báo cáo tài chính

- Giai đoạn phát triển

AICPA đã soạn thảo và ban hành nhiều chuẩn mực đề cập đến những khái niệm

và khía cạnh khác nhau của KSNB trong hơn 40 năm sau đó như:

SAP 29 (1958) “Phạm vi kiểm toán viên độc lập xem xét KSNB”, trong đó lầnđầu tiên đề cập phân biệt KSNB về quản lý và KSNB về kế toán

SAP 54 (1972) “Tìm hiểu về đánh giá KSNB”, đã đưa ra 4 mục tiêu của kiểmsoát kế toán

SAS 55 (1988) “Xem xét KSNB trong kiểm toán báo cáo tài chính”, đã đưa bayếu tố của KSNB là môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán và các thủ tục kiểm toán

Vào thập niên 1970 – 1980, nền kinh tế Hoa Kỳ phát triển mạnh mẽ kéo theocác vụ gian lận ngày càng tăng về số lượng lẫn quy mô, gây ra những tổn thất đáng kểcho nền kinh tế Năm 1977, sau vụ bê bối Watergate, quốc hội Hoa Kỳ đã ban hành

Luật chống hối lộ ở nước ngoài Điều luật này nhằm nhấn mạnh đến vai trò của KSNBtrong việc ngăn ngừa những khoản thanh toán bất hợp pháp và dẫn đến nhu cầu ghichép đầy đủ trong mọi hoạt động

Năm 1985, với sự sụp đổ của các công ty cổ phần có niêm yết làm cho các nhàban hành luật càng quan tâm đến hoạt động KSNB của công ty Nhiều quy định hướngdẫn về KSNB của các cơ quan chức năng Hoa Kỳ được ban hành trong giai đoạn nàynhư: Ủy ban chuẩn mực kiểm toán Hoa Kỳ năm 1988, Ủy ban chứng khoán Hoa Kỳnăm 1998, Tổ chức nghiên cứu kiểm toán nội bộ năm 1991

Trước tình hình này, năm 1985, Ủy Ban COSO đã được thành lập Đây là một

Ủy ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa Kỳ về chống gian lận khi lập báo cáo tài chính(thường gọi tắt là Ủy ban Treedway) Ủy ban này được sự bảo trợ của 5 tổ chức: Hiệphội kế toán viên công chứng Mỹ (AICPA), Hội kế toán Mỹ (American AccountingAssociation), Hiệp hội quản trị viên tài chính (The Financial Executives Institute –FEI), Hiệp hội kế toán viên quản trị (Institute of Management Accountants – IMA),Hiệp hội kiểm toán viên nội bộ (The Institute of Internal Auditors – IIA)

Trước tiên, COSO đã sử dụng chính thức từ KSNB thay vì từ kiểm soát nội bộ

về kế toán Đến năm 1992, Ủy ban COSO đã chính thức ban hành Báo cáo 1992

Báo cáo COSO 1992 là tài liệu đầu tiên trên thế giới đưa ra khuôn mẫu lýthuyết về KSNB một cách đầy đủ và có hệ thống Trong báo cáo này nêu rõ KSNBkhông chỉ dừng lại ở vấn đề liên quan đến báo cáo tài chính mà được mở rộng raphương diện hoạt động của doanh nghiệp và tuân thủ các chính sách

- Giai đoạn hiện đại

Năm 2001, COSO tiếp tục triển khai nghiên cứu hệ thống đánh giá rủi ro doanhnghiệp (ERM) trên cơ sở báo cáo COSO 1992 Tháng 7/2003, bản dự thảo đã đượccông bố Trong bản dự thảo, ERM được định nghĩa gồm 8 bộ phận: Môi trường nội

bộ, thiết lập mục tiêu, nhận diện sự kiện, đánh giá rủi ro, đối phỏ rủi ro, các hoạt độngkiểm soát, thông tin truyền thông và giám sát

Đến 2004, ERM đã được chính thức ban hành, theo đó ERM không nhằm thaythế cho báo cáo COSO 1992 mà chỉ được xem là cánh tay nối dài của báo cáo này

Phát triển cho doanh nghiệp nhỏ

Năm 2006, COSO nghiên cứu và ban hành hướng dẫn “Kiểm soát nội bộ đốivới báo cáo tài chính – hướng dẫn cho các công ty đại chúng quy mô nhỏ” (Gọi tắt làCOSO Guidance 2006) Hướng dẫn này vẫn dựa trên nền tảng của báo cáo COSO

1992 và giải thích về cách thức áp dụng kiểm soát nội bộ trong các công ty đại chúngquy mô nhỏ (smaller publicly traded companies)

+ Phát triển theo hướng công nghệ thông tin

Năm 1996, Ban tiêu chuẩn có tên “Các mục tiêu kiểm soát trong công nghệthông tin và các lĩnh vực có liên quan” (CoBIT – Control Objectives for Infomationand Related Technology) do hiệp hội kiểm soát và kiểm toán hệ thống thông tin(ISACA – Information System Audit and Control Association) ban hành CoBIT nhấnmạnh đến kiểm soát trong môi trường tin học (CIS – Computer Infomation System),bao gồm những lĩnh vực hoạch định và tổ chức, mua và triển khai, phân phối và hỗtrợ, giám sát

Phát triển theo hướng kiểm toán độc lập

Các chuẩn mực kiểm toán của Hoa Kỳ cũng chuyển sang sử dụng Báo cáoCOSO làm nền tảng đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ, bao gồm:

+ SAS 78 (1995): Xem xét kiểm soát nội bộ trong kiểm toán báo cáo tài chính(điều chỉnh SAS 55) Các định nghĩa, nhân tố của kiểm soát nội bộ trong báo cáoCOSO (1992) đã được đưa vào chuẩn mực này

+ SAS 94 (2001): Ảnh hưởng của công nghệ thông tin đến việc xem xét kiểmsoát nội bộ trong việc kiểm toán báo cáo tài chính

Hệ thống chuẩn mực kiểm toán quốc tế (ISA – International Standard onAuditing) cũng sử dụng báo cáo của COSO khi yêu cầu xem xét hệ thống kiểm soátnội bộ trong kiểm toán báo cáo tài chính, cụ thể là:

ISA 315 dựa trên báo cáo COSO 1992 đã định nghĩa: “Hệ thống kiểm soát nội

bộ là một quá trình do bộ máy quản lý, Ban giám đốc và các nhân viên của đơn vị chiphối, được thiết lập nhằm cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện ba mụctiêu của báo cáo tài chính đáng tin cậy, pháp luật và các quy định được tuân thủ, hoạtđộng hữu hiệu và hiệu quả Hệ thống kiểm soát nội bộ được thiết kế và thực hiện nhằmgiảm thiểu những rủi ro kinh doanh có khả năng đe dọa đến việc đạt được những mụctiêu trên”

ISA 265 yêu cầu kiểm toán viên độc lập thông báo về các khiếm khuyết củakiểm soát nội bộ do kiểm toán viên phát hiện được cho những người có trách nhiệmtrong đơn vị

Phát triển theo hướng kiểm toán nội bộ:

Hiệp hội kiểm toán viên nội bộ (IIA) định nghĩa các mục tiêu của kiểm soát nội

bộ bao gồm:

+ Độ tin cậy và tính trung thực của thông tin

+ Tuân thủ các chính sách, kế hoạch, thủ tục, luật pháp và quy định

+ Bảo vệ tài sản

+ Sử dụng hiệu quả và kinh tế các nguồn lực

+ Hoàn thành các mục đích và mục tiêu cho các hoạt động hoặc chương trình Các chuẩn mực của IIA không đi sâu vào nghiên cứu các thành phần của kiểmsoát nội bộ, vì IIA là một thành viên của COSO nên về các nguyên tắc không có sựkhác biệt giữa định nghĩa của IIA và COSO

Phát triển theo hướng chuyên sâu vào những ngành nghề cụ thể

Lĩnh vực ngân hàng là lĩnh vực đã có những nghiên cứu khá đầy đủ và chi tiết

về kiểm soát nội bộ trong ngành nghề của nh Báo cáo Basel (1998) của Ủy ban Basel

về giám sát ngân hàng (BCBS – Basel Committee on Banking Supervision) đã đưa racông bố về khuôn khổ kiểm soát nội bộ trong ngân hàng (Framework for InternalControl System in Banking Organisations)

Báo cáo trên đã định nghĩa: “Kiểm soát nội bộ là một quá trình bị chi phối bởihội đồng quản trị, các nhà quản lý cao cấp và nhân viên Nó không chỉ là thủ tục haychính sách được thực hiện tại một thời điểm cụ thể mà là một hoạt động liên tục ở mọicấp trong ngân hàng Hội đồng quản trị và các nhà quản lý cao cấp có trách nhiệmthiết lập một nền văn hóa thích hợp để trợ giúp cho quá trình kiểm soát nội bộ cũngnhư liên tục giám sát sự hữu hiệu của nó, tuy nhiên mỗi cá nhân trong tổ chức phảitham gia quá trình này Các mục tiêu chính của kiểm soát nội bộ được phân loại nhưsau:

+ Sự hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động,

+ Sự tin cậy, đầy đủ và kịp thời của thông tin tài chính và quản trị,

+ Sự tuân thủ pháp luật và các quy định liên quan,

Theo công bố này kiểm soát nội bộ bao gồm các bộ phận sau:

+ Sự giám sát của nhà quản lý và văn hóa kiểm soát,

+ Ghi nhận và đánh giá rủi ro,

+ Các hoạt động kiểm soát và phân chia trách nhiệm,

+ Thông tin và truyền thông,

+ Giám sát và điều chỉnh sai sót

Hướng dẫn về giám sát hệ thống kiểm soát nội bộ:

COSO cũng đưa ra Dự thảo Hướng dẫn về giám sát hệ thống kiểm soát nội bộ(Exposure Draft, COSO 2008) dựa trên khuôn mẫu COSO 1992 nhằm giúp các tổchức tự giám sát chất lượng của hệ thống kiểm soát nội bộ Hướng dẫn này (COSOGuidance 2008) bao gồm 3 phần: Hướng dẫn, Ứng dụng và Thí dụ

Nhờ có hệ thống KSNB mà doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn và ngày càngphát triển, giảm thiểu những sai sót và rủi ro trong quản lý cũng như trong hoạt độngkinh doanh

Thông qua hệ thống KSNB doanh nghiệp phát hiện được những thiệt hại, saisót và hành vi vi phạm trong việc sử dụng tài sản của doanh nghiệp Từ đó đề ra đượcnhững biện pháp để bảo vệ tài sản hữu hiệu và sử dụng hợp lý hơn nguồn tài sản củadoanh nghiệp

Hệ thống KSNB duy trì và kiểm tra việc tuân thủ các chính sách có liên quanđến các hoạt động, ngăn chặn và phát hiện kịp thời những gian lận và sai sót trong mọihoạt động của doanh nghiệp Ngoài ra, những thông tin không đáng tin cậy cũng đượcphát hiện nếu KSNB hữu hiệu

Theo báo cáo COSO 2013, sự hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ đượcđánh giá dựa trên 5 bộ phận của hệ thống kiểm soát nội bộ Việc xác định tổng quan hệ

thống kiểm soát nội bộ có hiệu quả hay không là kết quả của việc đánh giá liệumỗi bộ phận của hệ thống kiểm soát nội bộ có hiện hữu và hiệu quả không

Công tác kiểm soát quản lí

KSNB về quản lý bao gồm kế hoạch tổ chức, các phương pháp và thủ tục liênquan chủ yếu đến tính hữu hiệu trong hoạt động và sự tuân thủ chính sách quản trị.Chúng thường chỉ liên quan gián tiếp đến thông tin tài chính, bao gồm các hoạt động

kiểm soát như phân tích thống kê, nghiên cứu về thời gian và động cơ, báo cáo về tínhhiệu quả, chương trình huấn luyện nhân viên và kiểm soát chất lượng.

Định kỳ hàng quý công ty có sơ kết đánh giá mức độ hoàn thành kế hoạch Tuynhiên, Ban Giám đốc mới chỉ chú trọng đến việc so sánh đánh giá mức độ hoàn thànhcác chỉ tiêu kế hoạch đã được xây dựng về mặt số lượng, chứ chưa chú trọng phân tíchmức độ hoàn thành về mặt tỷ trọng như là doanh thu trên vốn hay lợi nhuận trên vốn,cũng như chưa đánh giá các chương trình quan trọng như là cải tiến quy trình sản xuất,chương trình tiết kiệm chi phí Điều này làm hạn chế sự đánh giá đúng về hiệu quảhoạt động của công ty để từ đó có thể đưa ra các phương án thích hợp hơn

Hầu hết các bộ phận đều phân chia nhiệm vụ và trách nhiệm cho mỗi thànhviên, không có hiện tượng một cá nhân nắm hết tất cả các khâu của quy trình nghiệp

vụ Ban Giám đốc khi phân chia công việc cho nhân viên đều tách biệt các chức năngxét duyệt và bảo quản tài sản, chức năng kế toán và bảo quản tài sản, chức năng xétduyệt và kế toán Công ty đã thực hiện ủy quyền bằng văn bản cho cấp thừa hành thựchiện nghiệp vụ về những hoạt động thường xuyên Điều này giúp cho BGĐ tiết kiệmthời gian trong việc điều hành hoạt động kinh doanh của Công ty

Công ty đã trang bị hệ thống camera theo dõi các hoạt động trong văn phòngCông ty cũng như kho bãi Hoạt động bảo vệ tài sản cũng được chú trọng Hàng ngày,nhân viên thủ quỹ đã thực hiện kiểm kê quỹ tiền mặt, đối chiếu lượng tiền tồn thực tếtại quỹ và số liệu trên sổ sách để phát hiện sai sót và tìm ra nguyên nhân để xử lý nếu

có Bên cạnh đó, định kỳ Công ty đã thực hiện kiểm kê hàng tồn kho, tài sản cố định.Tuy nhiên Công ty chưa ban hành các quy định cụ thể về quản lý tài sản, vật tư thiết bịtại đơn vị cũng như trách nhiệm cụ thể nếu để xảy ra mất mát Chính vì vậy, khi xảy rachênh lệch, mất mát Công ty thường lúng túng trong việc quy trách nhiệm cho những

cá nhân có liên quan

Định kỳ, Ban Giám đốc đã thực hiện so sánh giữa kết quả thực tế thực hiện và

số liệu kế hoạch Nhưng do phần lớn chủ quan đặc thù kinh doanh của Công ty tươngđối ổn định nên việc phân tích so sánh thường không đi sâu, bỏ qua các hoạt động ràsoát khác như là tỷ lệ nợ quá hạn, biến động về giá mua vật tư Điều này có thể dẫnđến rủi ro sai sót và gian lận xảy ra

Tại Thiên An Ban Giám đốc và các nhân viên ở các phòng ban đều ý thứcđược trách nhiệm trong việc thực hiện nhiệm vụ của mình cũng như kết quả công việc

của mình sẽ ảnh hưởng như thế nào đến công việc của người khác và ngược lại Tuynhiên điều này xuất phát từ nhận thức của mỗi nhân viên chứ Công ty chưa xây dựngđược văn bản quy định trách nhiệm và quyền hạn của mỗi cá nhân rõ ràng Như vậy,mặc dù ý thức được nhưng nhân viên trong Công ty cũng không tích cực thực hiện vì

họ nhận thấy không có quy định để căn cứ quy trách nhiệm khi họ thực hiện khôngđúng Đa số nhân viên đều ngại báo cáo lên cấp trên nếu họ phát hiện sai phạm của cácnhân viên hay cán bộ khác trong công ty vì họ lo sợ không được công ty bảo vệ Công

ty chưa tổ chức các kênh thông tin mở để cấp trên có thể lắng nghe những thông tin mànhân viên cấp dưới phản ánh

Như vậy, những kênh thông tin hai chiều giữa Ban giám đốc với nhân viênđang thiếu để có thể truyền đạt các thông điệp của nhà quản lý cũng như khuyến khíchmọi người báo cáo lên cấp trên các hành vi bất thường mà họ phát hiện Điều này cũngmột phần làm hạn chế hoạt động kiểm soát trong Công ty

Công tác kiểm soát kế toán

KSNB về kế toán bao gồm kế hoạch tổ chức, các phương pháp và thủ tục liên

hệ trực tiếp đến việc bảo vệ tài sản và tính đáng tin cậy của số liệu kế toán Chúngthường bao gồm các thủ tục kiểm soát như hệ thống xét duyệt và phê chuẩn, tách biệtnhiệm vụ giữ sổ sách và lập báo cáo với bảo quản tài sản, kiểm soát vật chất với tài sản

và kiểm toán nội bộ

Để thông tin tài chính kế toán đáng tin cậy cần phải thực hiện nhiều hoạt độngkiểm soát nhằm kiểm tra tính xác thực, đầy đủ các nghiệp vụ, trong đó kiểm soát kếtoán là một thành phần quan trọng, đó là việc kiểm tra chặt chẽ các chứng từ sổ sách

kế toán từ việc tính toán các con số, số liệu, xem xét các chữ kí liên quan đã đầy đủ vàchính xác chưa, đến việc kiểm tra luân chuyển chứng từ sổ sách… Mọi bộ phận và cánhân trong Công ty đều phải có những thông tin cần thiết giúp thực hiện trách nhiệmcủa mình (trong đó có trách nhiệm kiểm soát) Vì vậy, những thông tin cần thiết cầnphải được xác định, thu thập và truyền đạt tới những cá nhân, bộ phận có liên quanmột cách kịp thời và thích hợp Hệ thống thông tin của doanh nghiệp tạo ra các báocáo, trong đó chứa đựng những thông tin về tài chính, hoạt động hay tuân thủ giúp chonhà quản lý điều hành và kiểm soát doanh nghiệp

Qua thời gian thực tập tại Công ty TNHH Công nghệ Thiên An em nhận thấyCông ty đã ứng dụng các phần mềm hỗ trợ xử lý thông tin trong công tác quản lý

khách hàng sử dụng các phần mềm do công ty cung cấp, công tác kế toán và công tácvăn thư Điều này góp phần tạo ra các báo cáo kết quả công việc được nhanh chóng vàkịp thời cung cấp cho các đối tượng có liên quan bên trong và bên ngoài Công ty.Chứng từ kế toán tương đối rõ ràng, được lưu trữ và bảo quản theo đúng quy định hiệnhành Công ty cũng trang bị hệ thống kho, tủ lưu trữ nhằm đảm bảo chứng từ được lưutrữ tốt và khoa học nhằm dễ dàng truy cập khi cần thiết Thiên An đã sử dụng phầnmềm kế toán giúp hỗ trợ lập các sổ kế toán chi tiết và BCTC theo đúng mẫu biểu quyđịnh Tuy nhiên các tính năng kiểm soát trong quá trình nhập liệu việc tổ chức luânchuyển chứng từ công ty vẫn chưa ban hành quy định cụ thể làm cho một số nghiệp vụchứng từ luân chuyển giữa các phòng ban không được kịp thời không chỉ gây ảnhhưởng đến việc lập báo cáo mà còn chậm trễ trong việc thu thập thông tin cần thiết làmảnh hưởng đến việc kiểm soát cũng như ra các quyết định kinh doanh

Ở Thiên An hệ thống chứng từ kế toán được lập đúng quy định, được lưu trữ,bảo quản khoa học, an toàn và dễ dàng truy cập khi cần thiết Công ty đang sử dụngcác phần mềm vi tính hỗ trợ xử lý các thông tin như là phần mềm kế toán, quản lýkhách hàng sử dụng nước, quản lý công văn Tuy nhiên việc tổ chức luân chuyểnchứng từ vẫn chưa được quy định cụ thể về trình tự luân chuyển cũng như thời gianluân chuyển làm cho các nghiệp vụ khi phát sinh không được xử lý kịp thời gây tổnthất cho hoạt động kinh doanh của Công ty Một số chứng từ không được đánh số liêntục trước khi sử dụng

Phần mềm kế toán mà Công ty TNHH Công nghệ Thiên An đang sử dụng theođặc điểm kinh doanh của đơn vị, tuy nhiên do đang trong giai đoạn hoàn thành nên nóđơn giản chỉ hỗ trợ xử lý thông tin lập báo cáo chứ không hỗ trợ các tính năng kiểmsoát như là sự trùng lắp, sự đầy đủ của dữ liệu làm hạn chế khả năng phát hiện saisót Chính vì vậy, các nhân viên kế toán có trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu số liệu trênchương trình, trên chứng từ gốc và điều chỉnh sai lệch nếu có Có thể thấy, quá trình

xử lý thông tin của công ty vẫn chưa được kiểm soát chặt chẽ Mức độ sai sót có khảnăng xảy ra cao làm ảnh hưởng đến độ tin cậy của thông tin

2.3 Các thủ tục kiểm soát nội bộ trong Công ty TNHH Công nghệ Thiên An

Thủ tục kiểm soát là các quy chế và thủ tục do Ban lãnh đạo thiết lập và chỉ đạothực hiện trong đơn vị nhằm đạt được mục tiêu quản lý cụ thể Ba nguyên tắc cơ bảntrong thiết lập các thủ tục kiểm soát là:

- Sự phân chia việc trông giữ tài sản tách khỏi việc thực hiện công tác kế

toán

- Việc phân chia quyền lực quản lý tách khỏi mua sắm, nắm giữ tài sản có liên quan

- Phân chia quyền lực và trách nhiệm trong quản lý và các hoạt động

2.3.1 Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền

Chu trình bán hàng - thu tiền (tiêu thụ) là quá trình chuyển quyền sở hữu củahàng hóa qua quá trình trao đổi hàng - tiền giữa chủ hàng và khách hàng của họ, baogồm các quyết định và các quá trình cần thiết cho sự chuyển nhượng quyền sở hữuhàng hóa và dịch vụ khi chúng đã sẵn sàng chờ bán Với ý nghĩa như vậy, quá trìnhnày được bắt đầu từ yêu cầu mua của khách hàng ( đơn đặt hàng, hợp đồng muahàng…) và kết thúc bằng việc thu tiền

Kiểm soát nội bộ bán hàng - thu tiền tại Công ty TNHH Công nghệ Thiên Anbao gồm các bước kiểm soát trong từng khâu như sau:

- Tiếp nhận và xử lý đơn đặt hàng của khách hàng:

Các thủ tục kiểm soát bao gồm việc yêu cầu phải đánh số thứ tự đối với đơn đặthàng; kiểm tra chữ ký, con dấu hợp pháp của người mua hàng và người bán hàng; sựphê chuẩn bán hàng của cấp có thẩm quyền về chủng loại, số lượng, giá cả, phươngthức giao hàng,…Sau khi chấp thuận đơn đặt hàng thì phải thông báo cho khách hàngbiết để tránh các tranh chấp

- Xét duyệt bán chịu:

Các thủ tục kiểm soát bao gồm việc phải có quy định cụ thể về cấp có thẩmquyền phê duyệt bán chịu, các chính sách bán chịu phải cụ thể, rõ ràng Bộ phận bánhàng đề xuất xét duyệt bán chịu phải thẩm định về tình hình tài chính, khả năng thanhtoán của khách hàng, uy tín thanh toán của khách hàng

- Giao hàng cho khách hàng:

Các thủ tục kiểm soát bao gồm việc thủ kho phải kiểm tra lại tính hợp pháp củaphiếu xuất kho trước khi xuất kho hàng hoá, Phiếu xuất kho phải được đánh số thứ tự,

có đầy đủ chữ ký hợp pháp của các bên liên quan và thủ kho phải xuất đúng quy cách

và số lưọng hàng hoá ghi trên phiếu xuất kho

- Lập hoá đơn bán hàng:

Các thủ tục kiểm soát bao gồm việc bộ phận lập hoá đơn phải kiểm tra sự phùhợp giữa các chứng từ liên quan như: Đơn đặt hàng, lệnh bán hàng, Phiếu xuất kho,Biên bản giao nhận hàng hoá giữa người mua và người bán với nội dung: chủng loại,

số lượng, giá cả, điều kiện thanh toán,…trước khi lập hoá đơn Hoá đơn lập xong phảiđược bộ phận độc lập kiểm tra trước khi phát hành

- Ghi sổ nghiệp vụ và theo dõi thanh toán:

Doanh thu ghi sổ là doanh thu thực tế phát sinh, khoản phải thu khách hàng là

số tiền thực tế khách hàng phải trả, số tiền ghi sổ là số tiền thực tế thu được và phảiđược phản ảnh đầy đủ, chính xác, kịp thời vào sổ sách kế toán Việc ghi sổ phải có cơ

sở pháp lý, thông thường thì hoá đơn bán hàng là chứng từ mang tính pháp lý cao nhất

- Lập dự phòng và xóa sổ nợ phải thu khó đòi:

Khi các khoản nợ phải thu đã quá hạn thanh toán thì Doanh nghiệp tiến hànhlập dự phòng nợ phải thu khó đòi theo thông tư số 228/2009/TT-BTC ngày07/12/2009 Khi có bằng chứng tin cậy về các khoản nợ phải thu không còn khả năngthu hồi, Doanh nghiệp lập hồ sơ xem xét xoá nợ

2.3.1.1 Kiểm soát hoạt động bán hàng:

Tại Công ty thực hiện song song hai hình thức bán hàng: bán chậm trả và bánthu tiền trước Về cơ bản quy trình thực hiện hai phương thức bán hàng là giống nhau,điểm khác nhau giữa hai phương thức là: bán chậm trả phải thẩm định khách hàng, kýkết hợp đồng, bán hàng thu tiền trước không ký kết hợp đồng Hoạt động bán hàng tạiVăn phòng Cty được thực hiện theo quy trình ( Phụ lục H3 )

- Kiểm soát tiếp nhận và xử lý đơn hàng: bao gồm các thủ tục kiểm soát việc

tiếp nhận đơn đặt hàng của khách hàng và đề xuất bán hàng của Phòng Kinh doanhCông ty;

- Kiểm soát giao hàng cho khách hàng: bao gồm các thủ tục kiểm soát việc xuất

hàng giao cho khách hàng theo lệnh xuất hàng được phê chuẩn;

- Kiểm soát lập hoá đơn bán hàng: bao gồm các thủ tục kiểm soát việc lập

chính xác về số lượng, giá cả, chiết khấu, đúng như Lệnh bán hàng được phê chuẩn

- Kiểm soát ghi nhận doanh thu bán hàng: bao gồm các thủ tục kiểm soát việc

cập nhật số liệu vào phần mềm kế toán máy đúng với số liệu ghi trên từng hóa đơn.Quy trình kiểm soát doanh thu được thực hiện như

2.3.1.2 Kiểm soát nợ phải thu khách hàng:

Phòng Kế toán của Công ty được giao nhiệm vụ tổ chức theo dõi, kiểm tra, đônđốc, phân loại nợ nhằm kiểm soát mọi công nợ phát sinh trong toàn hệ thống Công táckiểm soát nợ phải thu khách hàng khá chặt chẽ theo quy trình ( Phụ lục H4 )

2.3.1.3 Kiểm soát hoạt động thu tiền

Nghiệp vụ thu tiền mặt Tại Văn Phòng Công ty:

Tất cả các khoản tiền mặt tại các đơn vị trực thuộc sau khi thu từ khách hàngđều phải nộp vào tài khoản của Công ty mở tại Ngân hàng, không được dùng tiền mặtthu từ khách hàng để sử dụng vào mục đích khác; Thủ quỹ tại Văn phòng Công tythuộc Phòng KTTC, thủ quỹ do GĐ Công ty phân công và được bố trí độc lập với kếtoán thanh toán, Công ty quy định số dư tồn quỹ cuối mỗi ngày là 5 triệu đồng, số tiềncòn lại phải nộp vào tài khoản Ngân hàng

Nghiệp vụ thu tiền qua ngân hàng Tại Công ty TNHH Công nghệ Thiên An:

Tiền thu từ bán hàng của các khách hàng đều được chuyển vào tài khoản củaCông ty Cuối tháng Kế toán đối chiếu số liệu trên sổ chi tiết các tài khoản tiền gửiNgân hàng với sổ phụ của Ngân hàng Nếu có sai sót sẽ tiến hành điều chỉnh

2.3.2 Thủ tục kiểm soát chu trình mua hàng và thanh toán

Chu trình mua hàng và thanh toán là chu trình bao gồm các quyết định và cácquá trình cần thiết để có hàng hóa dịch vụ cho quá trình hoạt động của doanh nghiệp,thường bắt đầu bằng sự khởi xướng của một đơn vị đặt mua của người có trách nhiệmcần hàng hóa hay dịch vụ đó và kết thúc bằng việc thanh toán cho nhà cung cấp vềhàng hóa hay dịch vụ nhận được

Quá trình xử lý các nghiệp vụ trong chu trình mua hàng và thanh toán tại Công

ty TNHH Công nghệ Thiên An liên quan tới những chức năng cơ bản sau:

- Xử lý các đơn đặt mua hàng và ký hợp đồng mua bán:

Bắt đầu của chu trình mua hàng là từ kế hoạch mua hàng đã được Ban Giámđốc phê duyệt hoặc từ đơn đề nghị mua hàng của bộ phận có nhu cầu về hàng hoá,dịch vụ đó, dựa trên kế hoạch sản xuất, kế hoạch tiêu thụ, kế hoạch dự trữ hàng tồnkho của đơn vị Trong giai đoạn này, yêu cầu kiểm soát đặt ra là các bộ phận tham giamua hàng phải đảm bảo độc lập giữa các bộ phận chức năng, bất kiêm nhiệm, việc phêduyệt phải đúng thẩm quyền và đúng quy trình

- Nhận hàng hoá, dịch vụ và kiểm định: