HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT nội bộ tại CÔNG TY cổ PHẦN đầu tư SXTM TRƯỜNG sơn

MỤC LỤC DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT BGĐ KTV BCTC CPĐTSX&TM SXKD TK BHYT BHXH BTC KSNB DN UBKS CDDC TSCĐ Ban giám đốc Kiểm toán viên Báo cáo tài Cổ phần đầu tư sản xuất thương mại Sản xuất kinh doanh Tài khoản Bảo hiểm y tế Bảo hiểm xã hội Bộ tài Kiểm soát nội Doanh nghiệp Ủy ban kiểm soát Công cụ dụng cụ Tài sản cố định CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ ĐẶC ĐIỂM KINH TẾ- KỸ THUẬT VÀ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ SẢN XUẤT VÀ THƯƠNG MẠI TRƯỜNG SƠN LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY 1.1 • CPĐTSX&TM TRƯỜNG SƠN Cơ sở hình thành: Công ty Cổ phần Đầu tư Sản xuất Thương mại Trường Sơn tiền thân đội thi công xây dựng công trình thành lập từ tháng năm 1999 chuyên thi công xây dựng công trình giao thông, thủy lợi, xây dựng… Với đội ngũ cán bộ công nhân đông đảo hệ thống máy móc thiết bị đầy đủ đội nhà thầu cho nhiêu công ty, tổng công ty, xây dựng nhiều công trình lớn quan trọng… Đến đầu năm 2007 nhu cầu công việc lớn mạnh không ngừng đáp ứng yêu cầu đối tác, khách hàng truyền thống, ban lãnh đạo quyết định thành lập công ty cổ phần lấy tên Công ty Cổ phần Đầu tư , Sản xuất Thương mại Trường Sơn đặt trụ sở xóm 4, Phú Đô, Mễ Trì, Từ Liêm, Hà Nội Tên công ty: Công ty cổ phần đầu tư sản xuất thương mại Trường Sơn ( ECOSON ) Trụ sở chính: Xóm 4, Phú Đô, Mễ Trì, Từ Liêm, Hà Nội Nhà máy sản xuất: Duyên Thái, Thường Tín, Hà Nội MST: 0102184155 Email: ecosonts@gmail.com Website: http://ecoson.com.vn • Quá trình phát triển: Xác định Việt Nam thị trường giàu tiềm nền tảng để phát triển sang nước khu vực Trong năm 2009, Công ty CPĐTSX&TM Trường Sơn đầu tư dây chuyền công nghệ hiện đại với công suất sản xuất 100 triệu lít sơn 60 ngàn bột trét năm, kinh phí 14,5 triệu USD Khu Công Nghiệp Duyên Thái, nhà máy sản xuất sơn lớn công ty hiện Về nguyên liệu sản xuất, áp dụng nguyên tắc kiểm tra đầu vào nghiêm ngặt, hầu hết nguyên liệu sản xuất công ty nhập từ công ty hóa chất tiếng có uy tín Về mặt kỹ thuật, với dây chuyền công nghệ hiện đại đội ngũ chuyên gia kỹ thuật giàu kinh nghiệm tiến hành nghiên cứu, phát triển sản phẩm, song song ECOSON tiến hành hợp tác kỹ thuật, mua phát minh từ nước ngoài, chủ yếu Mỹ châu Âu kết hợp với nghiên cứu, cải tiến nhằm đưa sản phẩm chất lượng cao, phù hợp với môi trường khí hậu Việt Nam Hơn nữa, việc tích hợp hệ thống quản lý môi trường theo tiêu chuẩn ISO 14001:2004, hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 khẳng định Công ty ECOSON đề sách phù hợp định hướng cho việc cải tiến liên tục sản phẩm, đáp ứng nhu cầu cao về sản phẩm sơn thị trường nước thị trường nước Chính thế, sơn lót, sơn nội thất, sơn ngoại thất, bột bả công ty ECOSON sản xuất giới chuyên môn, kiến trúc sư, kỹ sư, thầu thợ chuyên nghiệp sử dụng đánh giá cao Được thành lập từ đầu năm 2007, thời gian kinh tế Việt Nam ngày phát triển, đặc biệt lĩnh vực xây dựng, thế thị trường ngành vật liệu xây dựng trang trí nội thất nói chung, ngành sơn trang trí nói riêng sôi động không Nắm bắt điều công ty CPĐTSX&TM Trường Sơn đời, bước vững thương hiệu ECOSON trở nên thân thuộc với khách hàng khắp vùng miền đất nước • Các thành tựu đạt được: Hiện công ty CPĐTSX&TM Trường Sơn tìm cho chỗ đứng thực lĩnh vực hàng vật liệu xây dựng trang trí nội thất Việt Nam Cho đến sơn nội,ngoại thất ECOSON–sơn sinh thái tiêu thụ rộng khắp Việt Nam thông qua hàng trăm nhà phân phối hàng ngàn cửa hàng bán lẻ Sản phẩm ECOSON bao gồm mặt hàng quen thuộc sơn lót kháng kiềm nội- ngoại thất,sơn mờ nội – ngoại thất,sơn bóng lau chùi nội – ngoại thất ,bột bả nội – ngoại thất ,chống thấm hệ trộn xi măng Sản phẩm tham gia hoàn thiện cho nhiều khu đô thị ,khu tái định cư ,khu công nghiệp nước : Hòa Vượng ,Dương Nội ,Phan Rang ,Hải Dương,Duyên Thái ,….và nhiều công trình dân dụng khác 1.2 ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA CÔNG TY CPĐTSX&TM TRƯỜNG SƠN 1.2.1.Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh công ty 1.2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn công ty CPĐTSX&TM Trường Sơn a Chức Ngoài ngành nghề kinh doanh sản suất sơn vật liệu xây dựng công ty kinh doanh thêm một số ngành khác như: - Đầu tư chứng khoán; Chuyên lắp đặt thi công công trình kiến trúc, nhà cửa Đầu tư bất động sản; Kinh doanh gạch ốp lát, thiết bị vệ sinh b Nhiệm vụ Để đảm bảo thực hiện chức công ty đề một số nhiệm vụ trước mắt lâu dài sau: - Hoàn thành tiêu dặt - Tiến hành kinh doanh pháp luật, có nghĩa vụ nộp thuế cho nhà nước thực hiện nghiêm chỉnh hợp đồng kinh tế, hợp đồng mua bán, văn mà công ty ký kết - không ngừng cải thiện điều kiện lao động đời sống cho cán bộ nhân viên nhằm nâng cao suất hiệu kinh tế, đảm bảo chế độ BHYT, BHXH - Mở rộng mặt hàng kinh doanh – sản xuất, lĩnh vực kinh doanh - Đổi phương thức kinh doanh, đào tạo cán bộ kinh doanh có trình độ khả c Quyền hạn - Tạo điều kiện cho công ty , áp dụng biện pháp có hiệu để nâng cao kết kinh doanh thực hiện theo kế hoạch đề - Công ty hạch toán độc lập đảm bảo chấp hành nghiêm chỉnh nguyên tắc chế độ kế toán hiện hành - tự tạo nhiệm vụ, sử dụng nhân viên mục đíchvà có hiệu để đảm bảo tự trang trải về mặt tài chính, đảm bảo vốn phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh đầu tư - Đổi phương thức kinh doanh, đào tạo cán bộ kinh doanh có đầy đủ lực, trình độ khả 1.2.1.2 Đặc điểm kinh doanh công ty a Môi trường kinh doanh Sơn vật liệu quan trọng đời sống ngày Các công trình kiến trúc, thiết bị máy móc, phương tiện giao thông ô tô, máy bay, tàu thuyền xe máy, vật liệu nhà, đồ chơi trẻ em đều dùng đến sơn Sơn dùng rộng rãi để bảo vệ trang trí bề mặt kim loại, gỗ, giấy, da, vải, cao su, chất dẻo Sơn chiếm địa vị quan trọng nền kinh tế quốc dân Chính vậy trình trình hoạt động công ty chịu ảnh hưởng yếu tố: • • • • Nhu cầu thị trường Chính sách nhà nước Đối thủ cạnh tranh Các yếu tố đầu vào, sản phẩm nguyên vật liệu * Nhu cầu thị trường Như nói trên, với tăng trưởng kinh tế ngày cao ổn định hiện nhu cầu xây mới, hoàn thiện công trình sửa nhà người dân tăng cao thế nhu cầu về sơn tăng theo * Chính sách nhà nước Cũng ngành kinh doanh khác, ngành sản xuất sơn chịu ảnh hưởng lớn từ sách Nhà nước Đặc biệt đối với công ty CPĐTSX&TM Trường Sơn yếu tố thuế quan, hạn ngạch, tỷ giá sách đòn bẩy có tác động không nhỏ tới hoạt động công ty - Về thuế quan: Nhà nước quy định thuế suất xuất mặt hàng sơn dép 0%, vậy tạo điều kiện thúc đẩy việc xuất Hơn xuất sản phẩm sang thị trường nước ngoài, mặt hàng hưởng chế độ thuế quan phổ cập GSP với mức thuế suất thấp - Hạn ngạch (quota): hạn ngạch một công cụ phi thuế quan nhằm hạn chế lượng hàng hóa xuất nhập Việc xuất hàng hóa nói chung xuất giầy dép nói riêng phụ thuộc lớn vào hạn ngạch nước nhập quy định - Tỷ giá sách đòn bẩy: việc xuất nói chung, xuất giày chịu ảnh hưởng lớn tỷ giá hối đoái sách đòn bẩy có liên quan Công ty giai đoạn hoạt động chưa ổn định, vậy việc trì một sách tỉ giá hối đoái thuận lợi cần thiết * Đối thủ cạnh tranh Mặt hàng sơn có mức tiêu thụ lớn Với khoảng 60 thương hiệu sơn đủ loại như: Donasa, Á Đông, Hải Phòng, Kova, một số hợp tác với hãng tiếng thế giới Nippon, ICI Dulux, Spec, Oranges Trong đó, có khoảng 10 nhà sản xuất sơn cao cấp chiếm đến 65% thị phần Cụ thể, hãng sơn ngoại chiếm ưu thế dẫn đầu ngành sơn Việt Nam gồm thương hiệu ngoại AkzoNobel (Dulux), 4Oranges (với nhãn hiệu sơn Mykolor, Boss, Spec, Expo), Jotun hay Nippon Và đại gia không ngừng đầu tư để giữ vững vị thế Chính thế công ty phải tìm giải pháp nâng cao suất, chất lượng, hiệu để không bị thụt lùi so với doanh nghiệp khác * Thị trường yếu tố đầu vào - Thị trường vốn: một công ty muốn hoạt động đều phải có vốn để sản xuất kinh doanh.Vốn yếu tố quan trọng quyết định thành bại khả tiến vào lĩnh vực Tuy nhiên hoạt động công ty có khả tuyệt đối về vốn Vì vậy dồi về nguồn vốn vay thị trường giúp công ty việc giải quyết vấn đề tài - Thị trường nguyên vật liệu đầu vào: nguyên vật liệu xác định yếu tố giá thành sản phẩm Để tăng khả cạnh tranh sản phẩm việc tập trung quan tâm đến vấn đề nguyên vật liệu cần thiết Với sản phẩm công ty hiện sơn nguyên vật liệu +TiO2 +SiO2 +Chất kết dính (Nhựa Acrylic, nhũ tương EVA) + Nhựa phản ứng nhiệt +Bột tan Các NVL chủ yếu nhập từ nước nên giá thành cao ảnh hưởng không nhỏ đến giá thành cạnh tranh công ty với đối thủ Để giảm thiểu chi phí công ty xây dựng một quy trình sản xuất thích hợp để kiểm soát tránh gây lãng phí NVL - Thị trường lao động: đặc điểm sản xuất chủ yếu máy móc nên nhu cầu về lao động có tay nghề lớn mà lao động có trình độ nước hạn chế nên lực lượng lao động thường xuyên thay đổi 1.2.2 Đặc điểm tổ chức máy quản lý công ty CPĐTSX&TM Trường Sơn a Tổ chức máy quản lý công ty Hội đồng Ban kiểm soát Ban thường trực HĐTV Tổng giám đốc Phó tổng giám đốc Phòng tổ chức hành Phó tổng giám đốc Phòng kế tài Phòng kinh doanh Sơ đồ 1: tổ chức máy công ty b chức năng, nhiệm vụ phòng ban * Hội đồng Phòng quản lý nhân -Có vị trí đứng đầu công ty, giữ vai trò quyết định vấn đề lớn công ty *Ban kiểm soát -Trực thuộc Hội đồng thành viên, có vai trò soát xét hoạt động Công ty Ban kiểm soát chịu trách nhiệm trước hội đồng thành viên *Ban thường trực -Bao gồm một số thành viên hội đồng thành viên, chịu trách nhiệm trước hội đồng thành viên thay mặt hội đồng thành viên giải quyết công việc quan trọng công ty chưa đến mức cần thiết phải họp hội đồng thành viên *Tổng giám đốc -Người chịu trách nhiệm trước nhà nước, có trách nhiệm phát triển bảo toàn vốn,là người đứng đầu công ty lãnh đạo công ty phòng ban *Phó tổng giám đốc -Phụ trách kinh doanh, tham gia giám sát đạo phòng ban thực hiện hợp đồng kinh tế với đối tác *Phó tổng giám đốc -Phụ trách kinh doanh mặt hàng, đạo phòng cửa hàng thương mại *Phòng tổ chức hành -Phòng hành tổng hợp có nhiệm vụ quyết định về công tác tổ chức công ty, tổ chức nhân sự, công tác đào tạo, bảo vệ tài sản cung cấp hậu cần cho công ty, quản lý công văn đến đi… -Tham mưu cho ban giám đốc công ty về tổ chức bộ máy KD bố trí nhân phù hợp với yêu cầu phát triển công ty -Xây dựng chương trình, kế hoạch quy hoạch cán bộ, tham mưu cho ban giám đốc định việc đề bạt, miễn nhiệm phân công cán bộ lãnh đạo quản lý công ty thuộc thẩm quyền ban giám đốc công ty -Quản lý hoạt động lao động, tiền lương với phòng kết toán xây dựng công quỹ tiền lương, định mức về lao động tiền lương toàn công ty -Quản lý công văn giấy tờ sổ sách hành dấu Thực hiện việc lưu trữ tài liệu công ty - Sự đánh giá: Đảm bảo sai phạm việc tính toán khoản giá - phí Sự phân loại: Đảm bảo nghiệp vụ ghi chép theo hồ sơ tài khoản - ghi nhận đắn loại sổ sách kế toán Tính kỳ: Đảm bảo việc ghi sổ nghiệp vụ phát sinh thực hiện kịp thời - theo quy định Quá trình chuyển sổ tổng hợp xác: Số liệu kế toán ghi vào sổ phải tổng cộng chuyển sổ đắn, tổng hợp xác báo cáo tài doanh nghiệp 2.3 CÁC THỦ TỤC KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI KHOẢN MỤC TIỀN TRONG CÔNG TY 2.3.1 Các thủ tục kiểm soát nội khoản mục tiền Yêu cầu kiểm soát nội khoản mục tiền -Nguyên tắc: +Kiểm soát nghiệp vụ thu/ chi tiền phát sinh +kiểm soát đối với số dư khoản tiền -Yêu cầu: +Thu đủ: khoản tiền đều phải đượcthu đầy đủ, nộp vào quỹ hay gửi ngân hàng khoảng thời gian quy định +Chi đúng: tất khoản chi đều phải có mục đích, phải cấp có thẩm quyền phê duyệt ghi chép đắn +Phải trì số dư tiền hợp lý: xây dựng hạn mức dư tiền phù hợp để trì khả toán loại tiền Các nguyên tắc kiểm soát nội - Nhân viên có đủ lực chuyên môn phải liêm - Phân công phân nhiệm rõ ràng - ghi chép kịp thời đầy đủ số tiền thu được, đồng thời nộp số tiền thu ngày vào ngân quỹ hay ngân hàng - Các nghiệp vụ thu, chi phải có đầy đủ chứng từ - Thực hiện tối đa khoản chi qua ngân hàng thiết lập chế độ toán không dùng tiền mặt - Định kỳ, đối chiếu số liệu bộ phận quản lý độc lập Kiểm soát nội thu – chi tiền *Đối với thu tiền -Mọi trường hợp phiếu thu biên lai phải đánh số thứ tự trước - Bán hàng, cung cấp dịch vụ thu tiền trực tiếp - Thu nợ khách hàng: thu tiền về phải nộp vao quỹ nếu nộp thẳng vào ngân hàng phải có giấy báo Có ngân hàng chứng minh số tiền nộp vào tài khoản, tránh bị gian lận, biển thủ hay sử dụng phục vụ mục đích cá nhân *Đối với chi tiền -Vận dụng triệt để nguyên tắc ủy quyền phê chuẩn chi tiền - Các phiếu chi, séc phải đánh số thứ tự liên tiếp - Hạn chế tối đa việc sử dụng tiền mặt toán - Định kỳ kế toán tiề gửi đối chiếu với ngân hàng, kế toán tiền mặt đối chiếu với thủ quỹ, đối chiếu công nợ phải trả với nhà cung cấp 2.3.2.Các thủ tục kiểm soát với khoản mục hàng tồn kho - Nghiệp vụ mua hàng nhập kho: Người lập đơn đặt hàng phải có chứng rõ ràng, đếm, kiểm tra đối chiếu với đơn đặt hàng hợp đồng mua hàng yêu cầu mua hàng phê chuẩn Kế toán kiểm tra, so sánh đối chứng từ với nhau, đảm bảo thông tin trùng khớp với thực hiện việc ghi sổ Những hóa đơn liên quan đến hàng mua đường quản lý riêng Quy định thời hạn luân chuyển chứng từ mua hàng lên phòng kế toán để ghi sổ kịp thời Lập bảng kê chi phí tính vào giá gốc hàng mua Đối chiếu số liệu hàng mua vào thủ kho với kế toán chi - tiết Mở tài khoản chi tiết để theo dõi nghiệp vụ mua hàng từ bên liên quan Nghiệp vụ quản lý hàng tồn kho: Bộ phận kho độc lập với bộ phận mua hàng kế toán Định kỳ bộ phận độc lập kiểm kê đối chiếu số liệu với thẻ kho sổ kế toán chi tiết hàng tồn kho Mọi vật tư hàng hóa nhập kho đều phải có đầy đủ chứng từ chứng minh nguồn gốc Sử dụng tài khoản ngoại bảng để theo dõi vật tư không thuộc quyền sở hữu công ty Quản lý riêng biệt hàng tồn kho thuộc quyền kiểm soát không thuộc quyền kiểm soát công ty Vật tư hàng hóa kho nhập theo thứ tự xuất theo thứ tự nhập vào Đánh - giá chất lượng hàng tồn kho, theo dõi hàng gửi bán Nghiệp vụ xuất kho: Bộ phận có cầu sử dụng vật tư lập phiếu Phiếu yêu cầu sử dụng vật tư; Việc phê chuẩn xuất vật tư lập dựa lệnh sản xuất đơn đặt hàng phê chuẩn Các chức lập, duyệt, thủ kho kế toán cách ly Các nghiệp vụ xuất kho thành phẩm hàng hóa phải vào hợp đồng bán hàng đơn đặt hàng duyệt Kế toán kiểm tra tính hợp pháp chứng từ đối chiếu thông tin chứng từ với nhau, đảm bảo thông tin trùng khớp thực hiện việc ghi sổ Sử dụng phiếu xuất kho đánh số ghi sổ theo thứ tự 2.2.3 Kiểm soát trình mua hàng Để đảm bảo cho trình lưu thông hàng hoá tiến hành liên tục mang lại hiệu cao, DN cần tổ chức tốt trình mua hàng.Quá trình bao gồm bước công việc như: Yêu cầu mua hàng, phê duyệt mua hàng, lựa chọn nhà cung cấp, đặt hàng xác nhận cam kết mua hàng - Yêu cầu mua hàng Khi nhận thấy hàng hóa kho thấp mức dự trữ tối thiểu, bộ phận kho tiến hành lập giấy đề nghị mua hàng chuyển đến bộ phận mua hàng có nhu cầu, bộ phận bán hàng lập giấy đề nghị mua hàng Các DN cần ý đến thủ tục kiểm soát quan trọng đối với đề nghị mua hàng sau: + Tất nghiệp vụ mua hàng đều phải có giấy đề nghị mua hàng phê duyệt có người có thẩm quyền lập phiếu đề nghị mua hàng + Giấy đề nghị mua hàng phải có đầy đủ thông tin lập thành hai liên (Liên 1: Lưu bộ phận yêu cầu; liên 2: Lưu bộ phận mua hàng để làm đặt hàng) + Cần phân công cụ thể người chịu trách nhiệm đề nghị mua hàng nhằm tránh tình trạng đề nghị mua hàng nhiều lần cho một nhu cầu + Giấy đề nghị mua hàng phải đánh số thứ tự liên tục trước sử dụng giao cho người phụ trách mua hàng bảo quản Thủ tục nhằm đối phó với rủi ro người thẩm quyền đề nghịmua hàng + Thường xuyên theo dõi tiến độ thực hiện đối vớigiấy đề nghị mua hàng phát hành để đảm bảo hàng đề nghị mua xử lý kịpthời bước tiếp theo Để làm điều này, cần phải tiến hành lưu riêng hồ sơ: Giấy đề nghị mua hàng nhận đơn đặt hàng giấy đề nghị mua hàng chưa nhận đơn đặt hàng - Phê duyệt mua hàng Khi nhận giấy đề nghị mua hàng, Trưởng phòng cung ứng yêu cầu một nhân viên lập báo cáo hàng tồn kho thời điểm để làm sở cho việc xét duyệt mua hàng nhằm tránh tình trạng đặt hàng sớm gây lãng phí, ứ đọng vốn,… tồn mức cần thiết, nếu đặt hàng trễ gây thiếu hàng hóa tiêu thụ, đồng thời loại bỏ giấy đề nghị mua hàng không cần thiết mua hàng với số lượng lớn nhằm chiếm đoạt hàng hóa - Lựa chọn nhà cung cấp Mục đích để DN tiếp cận nguồn cung cấp có chất lượng cao với giá hợp lý Sau nhận giấy đề nghị mua hàng (đã phê duyệt), bộ phận mua hàng vào loại hàng hoá để lựa chọn nhà cung cấp cho phù hợp Đối với nhà cung cấp truyền thống,định kỳ bộ phận mua hàng xem xét lại chất lượng, giá nhà cung cấp vàso sánh với giá thị trường Bên cạnh đó, DN cần mở rộng giao dịch với nhà cung cấp nhằm đảm bảo chất lượng, số lượng hàng hóa cung cấp cho khách hàng Các thủ tục kiểm soát lựa chọn nhà cung cấp: + Đề nghị nhà cung cấp báo giá có nhu cầu mua hàng nhằm giúp cho DN chọn nhà cung cấp tốt nhất; + Nên hoán đổi nhân viên mua hàng để tránh tình trạng một người có quan hệ với một số nhà cung cấp một thời gian dài dẫn đến nhân viên chọn nhà cung cấp không bán hàng hóa phù hợp mức giá không hợp lý họ nhận tiền hoa hồng từ nhà cung cấp; + Ban hành quy tắc đạo đức nghiêm cấm nhân viên mua hàng nhận quà cáp hay lợi ích khác từ nhà cung cấp Tiến hành kỷ luật nghiêm khắc nếu phát hiện nhân viên nhận tiền hoa hồng; + Mọi thông tin (giá cả, chất lượng, quy cách, điều kiện toán, điều kiện giao hàng, mức chiết khấu,…) bảng báo giá đều phải ghi chép, lưu trữ tổng hợp để báo cáo cho người chịu trách nhiệm phê duyệt; + Việc lựa chọn nhà cung cấp phải người có thẩm quyền phê duyệt nhằm tránh tình trạng có thông đồng nhân viên mua hàng nhà cung cấp; + Thực hiện nguyên tắc “Bất kiêm nhiệm” chức đặt hàng xét duyệt chọn nhà cung cấp để tránh tình trạng nhân viên đặt hàng thông đồng với nhà cung cấp; + DN nên cập nhật thường xuyên quản lý danh sách nhà cung cấp giúp DN thực hiện giao dịch mua hàng với nhà cung cấp mà DN có hiểu biết, đủ lực hạn chế giao dịch với nhà cung cấp có quan hệ mật thiết với nhân viên mua hàng - Đặt hàng Sau lựa chọn nhà cung cấp bộ phận mua hàng tiến hành lập đơn đặt hàng Các thủ tục kiểm soát đối với khâu đặt hàng: + Đơn đặt hàng trước thực hiện phải phê duyệt Trưởng phòng cung ứng nhằm đảm bảo việc mua hàng quản lý tập trung, tránh mua hàng tuỳ tiện gây lãng phí + Đánh số thứ tự liên tục trước đơn đặt hàng chưa sử dụng bảo quản cẩn thận Tổ chức theo dõi chặt chẽ việc phát hành sử dụng đơn đặt hàng in sẵn Nếu phát hiện bị đơn đặt hàng in sẵn, bộ phận mua hàng cần nhanh chóng thông báo cho bộ phận liên quan để ngừng xử lý đối với đơn đặt hàng này; + Thông báo cho nhà cung cấp biết người đủ thẩm quyền đặt hàng đối với nhóm hàng cụ thể nhằm ngăn chặn nhân viên cấp trực tiếp thực hiện giao dịch tự động xét duyệt đơn hàng để gian lận + Theo dõi lô hàng hạn giao hàng chưa nhận hàng - Xác nhận cam kết mua hàng Đơn đặt hàng DN lập chưa phải chứng từ chứng minh cho cam kết mua bán hàng hoá bên bán bên mua chưa có đồng ý bên bán Thông thường sau gửi đơn đặt hàng, DN phải theo dõi để đảm bảo nhà cung cấp đồng ý bán hàng theo số lượng, chất lượng, giá thời hạn đơn đặt hàng Nếu có thay đổi, đơn đặt hàng lập lại cần phải thông báo cho bộ phận có liên quan biết Kiểm soát trình nhận hàng Sau đạt thoả thuận bên bán bên mua, bộ phận mua hàng cử một nhân viên đến địa điểm theo hợp đồng đểnhận hàng Các thủ tục kiểm soát đối với trình sau: - Để kiểm soát tốt, nhân viên nhận hàng không đượcthuộc bộ phận đặt hàng; - Khi nhận hàng, nhân viên nhận hàng cần lập báo cáo nhận hàng Báo cáo nhận hàng cần ghi rõ số lượng, chủng loại, chất lượng hàng thực nhận lập thành ba liên gửi cho bộ phận: Bộ phận nhận hàng, bộ phận mua hàng kế toán Báo cáo nhận hàng phải đánh số liên tục bảo quản cẩn thận, nếu phát hiện báo cáo nhận hàng nhân viên nhận hàng phải thông báo cho bộ phận có liên quan; - Nhân viên nhận hàng phải từ chối nhận hàng nếu hàng giao không với đơn đặt hàng hay hợp đồng phê duyệt; - Để tránh tình trạng kiểm nhận hàng cẩu thả vô tình bỏ sót chi tiết quan trọng, DN nên thiết kế bảng kiểm tra bao quát tất đặc điểm quan trọng hàng mua cần kiểm tra nhận hàng như: Số lượng, quy cách, chất lượng,…và gửi kèm với báo cáo nhận hàng cho bộ phận mua hàng; - Nhanh chóng chuyển hàng nhận đến vị trí tồn trữ xác định chuyển đến nơi cần sử dụng để tránh tình trạng đề nghị mua hàng lần thứ hai đối với hàng nhận CHƯƠNG III:ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY CPĐTSX&TM TRƯỜNG SƠN 3.1 ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNGHOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY CPĐTSX&TM TRƯỜNG SƠN 3.1.1 Ưu điểm - HTKSNB giúp BGĐ công ty quản lý vấn đề doanh nghiệp, đảm bảo hoạt độngvà tổ chức cần xây dựng - HTKSNB giúp công ty giảm bớt loại rủi ro không đáng có doang nghiệp - Tạo môi trườnglàm việc sạch, lành mạnh, giúp cho thành viên công ty làm việc hiệu - HTKSNB giúp điều chỉnh hoạt động doanh nghiệp hợp lý hơn, tối ưu hóa nguồn lực doanh nghiệp có 3.1.2 Những tồn Thứ nhất: môi trường kiểm toán nhiều yếu tố không thuận lợi cho công tác kiểm soát nội bộ Ban kiểm soát trực thuộc BGĐ trao trách nhiệm toàn diện hoạt động kiểm soát nội bộ chưa độc lập với bộ phận kiểm tra đồng thời yếu tố về vật chất người hạn chế nên ban kiểm soát dừng lại chức kiểm tra, đánh giá xử lý vấn đề phát sinh.Hơn hạn chế về nguồn lực người thiết bị hạn chế nhiều khả kiwwrm soát nội bộ ban kiểm soát, phân cấp, phân quyền ban quản lý chồng chéo nhau, cấu tổ chưa hài hòa nên chưa phát huy tiềm tối đa công ty Chưa trọng vấn đề đạo đức tác phong làm việc nhân viên Vì thế chức ban kiểm soát thuộc hội đồng quản trị dừng việc kiểm tra, đáng giá báo cáo tài cuối kỳ, xử lý vấn đề phát sinh Thứ hai : công ty nhỏ nên chưa trọng đầu tư phát triển hệ thống kiểm soát nội bộ, không tổ chức bộ phận kiểm toán nội bộ nên khả gian lận cao độ xác báo cáo tài chưa cao, hiệu kinh doanh không cao Các thống kê cho thấy thế giớ công ty có phòng kiểm toán nội bộ thường có báo cáo hạn, báo cáo tài có mức độ minh bạch xác cao, khả gian lận thấp có hiệu kinh doanh cao công ty hệ thống kiểm toán nội bộ đồng thời DN nếu có hệ thống kiểm toán nội bộ làm gia tăng niềm tin cổ đông, nhà đầu tư vào công ty Như vậy phòng kiểm toán nội bộ không làm yên lòng nhà đầu tư nước mà thu hút nhà đầu tư nước đến với công ty Nói vậy nghĩa cần tổ chức bộ phận kiểm toán nội bộ nhà quản lý hoàn toàn yên tâm hệ thống kiểm soát nội bộ cải tiến nhận thức tầm quan trọng tổ chức xây dựng kiểm toán nội bộcũng phải đồng thời hiểu kiểm toán nội bộ phát triển cao hệ thống kiểm soát nội bộ nền tảng hệ thống mà một mặt tách rời hệ thống quản lý doanh nghiệp vậy doanh nghiệp nên bắt đầu cải tiến hệ thông kiểm soát nội bộ từ công tác quản lý tài ( tổ chức kế toán kế toán quản trị, xây dựng nguồn kênh thông tin, hệ thống báo cáo từ bộ phận Thứ ba :HTKSNB ban quản trị thiết kế nhằm trì trạng thái hoạt động tốt nên thiết kế theo quan điểm chủ quan nhà quản lý không tránh khỏi cứng nhắc, máy móc dập khuôn không tuân theo quy định chuẩn Thứ tư: HTKSNB trọng đến kiểm soát xử lý kiểm soát tài sản mà chưa ý đến công tác kiểm soát quản lý kiểm soát tổng quát Kiểm soát nội bộ chưa làm tố chức ngăn chạn giám sát mà thực hiện chức kiểm tra, phát hiện xử lý vấv đề phát sinh Cơ chế kiểm soát tập chungvào cuộc kiểm tra, kiểm tra đột xuất, đáng chế kiểm soát thường xuyên cần xây dựng vàthực hiện Hệ thống kế toán tổ chức hết sức đơn giản một người phải đảm nhiệm nhiều nhiệm vụ, phần hành kế toán khác không đảm bảo tính độc lập tương đối tính kiểm tra chéo bộ phận dễ vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm kiểm tra kiểm soát 3.2 GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY CPĐTSX&TM TRƯỜNG SƠN Thứ nhất: Cần sớm hoàn thiện môi trường kiểm soát nội bộ công ty, tăng cường nhận thức về kiểm soát nội bộ công ty, có sách kế hoạch với biện pháp để ngăn chặn sai xót gian lận, tác phong làm việc chưa nghiêm túc thành viên công ty Cần trọng tới việc hoàn thiện yếu tố hệ thống kế toán : hệ thống sách, tài khoản kế toán, quy chuẩn hoạt động ghi chép, lập sử dụng báo cáo tài chính, xây dựng hệt thống báo cáo kế toán bộ phận Thứ hai:tăng cường đầu tư phát triển hệ thống kiểm soát nội bộ về nhân lực vật lực, cần hình thành hệ thống kiểm toán nội bộ để chủ độngthích ứng với biến đổi kinh doanh trở thành thành viên WTO Việc xây dựng phải thực hiện qua nhiều giai đoạn xác định nhu cầu mục đích cụ thể bộ phận kiểm toán nội bộ Tiếp xác định rõ ràng cấu tổ chức, vai trò, chức quyền hạn bộ phận bao gồm văn kiện, điều lệ kiểm toán để đảm bảo đủ tính đọc lập cho bộ phận kiểm toán nội bộ hoạt động Tiếp đến tuyển KTV đào tạo họ Điều đáng lưu ý nghiệp vụ kiểm toán nội bộ khác nhiều so với kiểm toán độc lập đòi hỏi trình độ chuyên môn kinh nghiệm cao nên tuyển dụng KTV có trình độ chuyên môn kinh nghiệm nghề nghiệp cao để làm việc giúp bộ phận kiểm toán nội bộ hoạt động có hiệu Thứ ba: Ban giám đốc, người quản lý phải có quan điểm rõ ràng định hướng cho dianh nghiệp, xây dựng một cấu quản lý phù hợp, thiết lập điều hành kiểm soát toàn bộ công ty tránh trồng chéogiữa bộ phận Tăng cường ứng dụng tin học công tác quản trị điều hànhđặc biệt quản lý tài chính, quản lý sản xuất, quản lý giao dịch tài sản, tin học hóa toàn bộ hệ thống kế toán Xây dựng một chế giám sát tự động thường xuyên liên tục, hoạt động thống nhất, có khả phát hiện ngăn chặn kịp thời sai xót phát sinh Thứ tư: Cần trọng tới việc nghiên cứu hoàn thiện mô hình tổ chức chức ban kiểm soát thuộc hội đồng quản trị đảm bảo phối họp hài hòa tránh chồng chéo công việc kiểm soát tổng quát để hạn chế tối đa rủi ro kiểm soát Cần thiết phải xây dựng ban kiểm soát độc lập với hội đồng quản trị tổng giám đốc, đại hội đồng cổ đông trực tiếp bầu để đảm bảo tính khách quan hiệu chế giám sát DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Nguyễn Thị Lan Anh (2010), “Tiếp cận hệ thống kiểm soát nội doang nghiệp” Tạp chí khoa học đào tạo ngân hàng số 98, tháng 7/2010 “Giáo trình nguyên lý kế toán” trường Đại học Kinh Tế Quốc dân “Tài liệu nội bộ” công ty cổ phần đầu tư sản xuất thương mại Trường Sơn Bộ tài ( 2006) Quyết định số 15/QĐ – BTC ngày 20 tháng năm 2006 bộ trưởng Bộ Tài Chính về ban hành Chế độ kế toán doanh nghiệp Bộ Tài Chính ( 2004) Hệ thống văn pháp luật kiểm toán Việt Nam, NXB tài Hà Nội Ngô Thế Chi – Đoàn Xuân Tiên – Vương Đình Huệ (1995) “kế toán – kiểm toán phân tích báo cáo tài doang nghiệp” NXB Tài Chính, Hà Nội “Giáo trình Lý thuyết kiểm toán” NXB Trường Đại Học Tài Nguyên Môi Trường Hà nội Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam Kiểm toán nội - PGS-PTS Đặng Văn Thanh – PTS Lê Thị Hòa, NXB tài 10 http://luanvan.net.vn/ 11 http://doc.edu.vn/ 12 http://luanvan365.com/ CÁC PHỤ LỤC CHỈ TIÊU 2011 2012 2013 171.096 338.772 147.648 293.636 17.905 23.448 45.136 16 3.823 7.684 Chi phí tài 1.393 3.479 Chi phí bán hàng 1.176 115 181 Chi phí quản lý doanh nghiệp 5.897 4.607 11.473 8.Lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh 9.455 22.550 37.722 Thu nhập khác 1.986 2.195 2.679 10 Chi phí khác 286 782 41 11 Lợi nhuận khác 1700 1.413 2.638 11.155 2788,7 23.963 40.359 5990,75 10.089,75 17.972,25 30.269,25 Doanh thu về bán hàng cung cấp dịch 131.59 vụ 113.68 Giá vốn hàng bán Lợi nhuận gộp về bán hàng cung cấp dịch vụ Doanh thu hoạt động tài 12 Tổng lợi nhuận trước thuế 13 Thuế TNDN phải nộp 14 Lợi nhuận sau thuế 8.366,2 Bảng 1: báo cáo kết hoạt động kinh doanh giai đoạn 2011-2013 CÔNG TY CP ĐT SX & TM TRƯỜNG SƠN QĐ số 1141 - BTC/11-9 BỘ PHẬN : Kế toán BẢNG CHẤM CÔNG Bậc lương Tháng năm 2013 T Ngày tháng Bùi Thị Bích Trần Thị Lê Nguyến Thị KTT KT KT Vân Anh Lê Quốc Đạt Phạm Văn KT KT + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + Tùng Trần Thành KT + + + + + KT + + + + chức vụ HỌ VÀ T ÊN Nam Đào Hữu Linh TỔNG 1 1 1 1 1 2 2 2 2 T + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + NGƯỜI CHẤM CÔNG + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + PHÒNG TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH PHỤ TRÁCH BỘ PHẬN ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) KÝ HIỆU CHẤM CÔNG Lương sản phẩm K Nghỉ phép P Lương thời gian + Hội nghị, học H Ốm, điều dưỡng lễ Nghỉ bù B Con ốm Cô Nghỉ không lương Ro Bảng : Bảng chấm công Đơn vị : CÔNG TY TNHH ĐỈNH VÀNG Bộ phận : Pha cắt BẢNG THANH TOÁN TIỀN LƯƠNG Tháng năm 2013 Đơn vị : đồng Họ tên Lương thời gian Tổng Các khoản khấu trừ Tạm ứng ùi Thị Bích rần Thị Lê yễn THị Vân Anh ê Quốc Đạt m Văn Tùng n Thành Nam o Hữu Linh Tổng BHXH BHYT BHTN 1.600.200 3.175.000 (8%) 96.012 190.500 (1,5%) 24.003 47.625 (1%) 16.002 31.750 136.017 269.875 490.000 700.000 300.000 1.425.085 85.505 21.376 14.251 121.132 450.000 400.000 575.000 375.000 525.000 3.000.000 2.900.000 3.525.000 2.155.000 3.000.000 17.780.285 174.000 211.500 129.300 180.000 1.066.817 43.500 52.875 32.325 45.000 266.704 29.000 35.250 21.550 30.000 177.803 246.500 299.625 183.175 255.000 1.511.324 675.000 800.000 500.000 685.000 4.300.000 Lương Phụ cấp 1.250.200 2.700.000 350.000 475.000 1.125.085 2.500.000 2.950.000 1.780.000 2.475.000 14.780.285 Bảng 3: Bảng toán tiền lương Cộng [...]... GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY CPĐTSX&TM TRƯỜNG SƠN 3.1 ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNGHOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY CPĐTSX&TM TRƯỜNG SƠN 3.1.1 Ưu điểm - HTKSNB giúp BGĐ của công ty quản lý được các vấn đề của doanh nghiệp, đảm bảo trong hoạt độngvà tổ chức cần xây dựng - HTKSNB giúp công ty giảm bớt được các loại rủi ro không đáng có trong doang nghiệp - Tạo môi trườnglàm... trong kiểm tra kiểm soát 3.2 GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY CPĐTSX&TM TRƯỜNG SƠN Thứ nhất: Cần sớm hoàn thiện môi trường kiểm soát nội bộ của công ty, tăng cường nhận thức về kiểm soát nội bộ trong công ty, có những chính sách kế hoạch cùng với những biện pháp để ngăn chặn những sai xót gian lận, tác phong làm việc chưa nghiêm túc của các thành viên trong công ty. .. chức hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty Ban kiểm soát: gồm 3 thành viên do hội đồng cổ đông bầu ra -Trưởng ban kiểm soát: ông Nguyễn Văn Hưng – cử nhân quản trị kinh doanh, cử nhân luật -Ủy viên kiểm soát: • Bà Bùi Thị Bích – cử nhân kế toán tài chính • Bà Nguyễn Thị Vân Anh – cử nhân kế toán tài chính Chức năng nhiệm vụ của ban kiểm soát 1, Trưởng Ban Kiểm soát Trưởng Ban Kiểm Soát có quyền... đúng đắn, tổng hợp chính xác trên báo cáo tài chính của doanh nghiệp 2.3 CÁC THỦ TỤC KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI KHOẢN MỤC TIỀN TRONG CÔNG TY 2.3.1 Các thủ tục kiểm soát nội bộ đối với khoản mục tiền Yêu cầu của kiểm soát nội bộ đối với khoản mục tiền -Nguyên tắc: +Kiểm soát các nghiệp vụ thu/ chi tiền phát sinh +kiểm soát đối với số dư các khoản tiền -Yêu cầu: +Thu đủ: mọi khoản tiền đều phải đượcthu... bảo hiệu quả của hoạt động quản lý và năng lực quản lý: Các quá trình kiểm soát trong công ty được thiết kế nhằm ngăn ngừa sự lặp lại không cần thiết của các tác nghiệp Định kỳ nhà quản lý đánh giá kết quả hoạt động trong công ty với cơ chế giám sát của hệ thống nội bộ của công ty nhằm nâng cao khả năng quản lý, bộ máy điều hành Kiểm soát về hoạt động nhân sự Kiểm soát các chính sách... chế kiểm soát trong doanh nghiệp, từ đó giúp kiểm toán viên đánh giá rủi ro kiểm soát, xây dựng kế hoạch kiểm toán và thiết kế phương pháp kiểm toán cho phù hợp, đạt hiệu quả cao nhất Môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ các nhân tố bên trong đơn vị và bên ngaoì đơ vị có tính môi trường tác động đến việc thiết kế, hoạt động và xử lý dữ liệu của các loại hình kiểm soát nội bộ Môi trường. .. ban kiểm soát; Yêu cầu Hội đồng quản trị, Ban Giám Đốc và cán bộ quản lý khác cung cấp các thông tin liên quan để báo cáo ban kiểm soát; Lập và báo cáo của ban kiểm soát sau khi đã tham khảo ý kiến của Hội đồng quản trị để trình Đại hội cổ đông 2, Các thành viên trong ủy ban kiểm soát Thành viên trong ủy Ban Kiểm Soát có trách nhiệm: Đề xuất lựa chọn công ty kiểm toán độc lập, mức phí kiểm. .. các quy chế về kiểm soát nội bộ sẽ không được vận hành một cách có hiệu quả bởi các thành viên của đơn vị Các nhân tố thuộc môi trường kiểm soát: Tư duy quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý công ty Ban giám đốc công ty luôn coi kiểm soát là quan trọng và thông qua hoạt động của mình cung cấp những mệnh lệnh rõ ràng cho các nhân viên về sự quan trọng của kiểm soát giúp những... trình phần mềm phục vụ công tác sản xuất và công tác quản lý Công ty, xây dựng và quản lý trang Web phục vụ hoạt động quảng cáo và tiếp thị tới khách hàng Kế hoạch phát triển của công ty trong những năm tới: phấn đấu trở thành một trong thương hiệu đáng tin cậy cho các nhà thầu xây dựng tại Việt Nam và là địa chỉ cung cấp các sản phẩm đạt chuẩn quốc tế CHƯƠNG II: TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT NỘI... thuộc chủ yếu vào các nhà quản lý tại doanh nghiệp Nếu các nhà quản lý cho rằng công tác kiểm tra, kiểm soát là quan trọng và không thể thiếu được đối với mọi hoạt động trong đơn vị thì mọi thành viên của đơn vị đó sẽ nhận thức đúng đắn về hoạt động kiểm tra, kiểm soát và tuân thủ mọi quy định cũng như chế độ đề ra Ngược lại, nếu hoạt động kiểm tra, kiểm soát bị coi nhẹ từ phía các nhà quản ... PHÁP HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY CPĐTSX&TM TRƯỜNG SƠN 3.1 ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNGHOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY CPĐTSX&TM TRƯỜNG SƠN 3.1.1 Ưu điểm - HTKSNB giúp BGĐ công. .. lập công ty cổ phần lấy tên Công ty Cổ phần Đầu tư , Sản xuất Thương mại Trường Sơn đặt trụ sở xóm 4, Phú Đô, Mễ Trì, Từ Liêm, Hà Nội Tên công ty: Công ty cổ phần đầu tư sản xuất thương mại Trường. .. CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ SẢN XUẤT VÀ THƯƠNG MẠI TRƯỜNG SƠN LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY 1.1 • CPĐTSX&TM TRƯỜNG SƠN Cơ sở hình thành: Công ty Cổ phần Đầu tư Sản xuất Thương mại Trường