Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty Cổ phần Viet Bo

Mặc dù vậy, tất cả các công trình nghiên cứu về kiểm soát nội bộ đã công bố đều chưa nghiên cứu chuyên sâu về hệ thống kiểm soát nội bộ áp dụng cho các doanh nghiệp dệt may .Trong khi ng

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do thực hiện đề tài

Mỗi một doanh nghiệp trong quá trình tổ chức khi đạt đến một qui mô hoạt động nhất định phải thiết lập và duy trì các bộ phận để kiểm tra , kiểm soát, tư vấn cho nhà quản lý và điều hành các hoạt động kinh tế tài chính trong doanh nghiệp Một trong những bộ phận thực hiện chức năng này là bộ phận kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp Kiểm soát nội bộ giúp quản lý hiệu quả các nguồn lực kinh tế của doanh nghiệp đồng thời góp phần hạn chế tối đa những rủi ro phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp xây dựng được nền tảng quản

lý vững chắc phục vụ cho quá trình phát triển của đơn vị và nâng cao hiệu quả kinh doanh

Trong một tổ chức bất kỳ, sự thống nhất và xung đột quyền lợi chung và quyền lợi riêng của người sử dụng lao động với người lao động luôn tồn tại song hành Người lao động có thể vì quyền lợi của mình mà làm những điều thiệt hại đến lợi ích chung của tổ chức, của người sử dụng lao động Nhà quản lý sử dụng công cụ gì quản

lý các rủi ro, phân quyền, ủy nhiệm, giao việc cho cấp dưới một cách chính xác, khoa học chứ không phải dựa trên sự tin tưởng cảm tính? Việc xây dựng và vận hành tốt hệ thống KSNB sẽ giải quyết được vấn đề trên

Để Doanh nghiệp tăng cường cạnh tranh trong và ngoài nước đòi hỏi họ không ngừng hoàn thiện công tác kiểm tra, kiểm soát, nâng cao năng lực quản lý của mình để hạn chế những gian lận sai sót có thể xảy ra, đảm bảo nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của mình Kiểm soát nội bộ là một bộ phận rất quan trọng trong việc giúp cho nhà quản lý có thể kiểm tra giám sát mọi hoạt động của doanh nghiệp

Quan trọng hơn, dựa vào kiểm soát nội bộ, doanh nghiệp có thể quản lý hiệu quả các nguồn lực kinh tế của mình góp phần hạn chế các rủi ro phát sinh trong hoạt động kinh doanh, cũng như giúp cho doanh nghiệp có một nền tảng quản lý vững chắc phục vụ cho quá trình phát triển và mở rộng hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

Một hệ thống KSNB vững mạnh sẽ đem lại cho tổ chức các lợi ích như : giảm bớt nguy cơ tiềm ẩn trong hoạt động; bảo vệ tài sản; bảo đảm tính chính xác của các

số liệu kế toán và báo cáo tài chính; đảm bảo mọi thành viên tuân thủ nội quy, quy chế; đảm bảo tổ chức hoạt động hiệu quả, sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt được mục tiêu đặt ra

Công ty Cổ Phần Viet Bo là nhà sản xuất phân phối các sản phẩm dệt may trong và ngoài nước Hiện nay, ngành dệt may có rất nhiều đối thủ cạnh tranh đang dần chiếm lĩnh thị trường , điều này buộc Công ty phải có những chính sách và biện pháp nhằm gia tăng phần lợi nhuận và cũng làm giảm thiểu các rủi ro, gian lận để có thể cạnh tranh với các đối thủ và chiếm lĩnh thị trường

Hiện nay Công ty có nhiều đại lý trong và ngoài nước , hoạt động kinh doanh xảy ra thường xuyên và liên tục nên rất dễ xảy ra gian lận và sai sót Việc kiểm soát các hoạt động này là điều quan trọng để giúp Công ty bảo vệ tài sản và tăng hiệu quả hoạt động Tuy nhiên, hiện nay công tác kiểm soát nội bộ tại Công ty đang còn một

số vấn đề bất cập, còn nhiều thiếu sót đòi hỏi phải hoàn thiện để có thể đảm bảo doanh thu được tính đúng, tiền thu bán hàng được thu đủ cũng như hàng hoá không

bị thất thoát Từ những vấn đề trên, tác giả đã chọn đề tài “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty Cổ Phần Viet Bo”

2 Các nghiên cứu có liên quan

Năm 2010, PGS.TS Trần Thị Giang Tân đã trình bày về các nội dung cơ bản của hệ thống kiểm soát nội bộ theo khuôn mẫu của COSO, các loại gian lận và biện pháp phòng ngừa, cũng như kiểm soát nội bộ với một số chu trình nghiệp vụ hay tài sản chủ yếu qua cuốn sách “Kiểm soát nội bộ” ThS Mai Đức Nghĩa (2013) với

“Kiểm soát nội bộ - Các thay đổi nền tảng của báo cáo COSO 2013”, trình bày nội dung cơ bản và những thay đổi của COSO 2013 so với Báo cáo 1992 Tác giả Phạm Nguyễn Quỳnh Thanh (2012) đã nghiên cứu về “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ của Việt Nam” Tác giả Nguyễn Thị Bích Phượng (2013) đã nghiên cứu về “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Tổng Công ty Bến Thành” Tác giả Nguyễn Thị Kim Tuyến (2012) đã nghiên cứu về “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại các doanh nghiệp chế biến xuất nhập khẩu thủy sản tỉnh Bình Định” Tác giả Nguyễn Thị Trúc Anh (2012) đã nghiên cứu về “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty Tổng Công ty Tín Nghĩa”

Tên đề tài Tên tác giả Nội dung nghiên cứu

Dựa trên lý thuyết khuôn mẫu về KSNB của COSO và kết quả đánh giá thực tế

về hệ thống KSNB tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ của Việt Nam để xác định nguyên nhân ảnh hưởng đến tính hữu hiệu và hiệu quả của hệ thống KSNB tại các doanh nghiệp này, từ đó đưa ra các giải pháp hoàn thiện

Hoàn thiện hệ thống

KSNB tại Tổng công

ty Bến Thành

Nguyễn Thị Bích Phượng (2013)

Lý luận hệ thống KSNB theo báo cáo COSO 2004, khảo sát, đánh giá thực trạng về chu trình thu cổ tức và chu trình đầu tư xây dựng cơ bản tại Tổng công ty Bến Thành để đưa ra giải pháp hoàn thiện hệ thống KSNB về chu trình thu

cổ tức và chu trình đầu tư xây dựng cơ bản tại Tổng công ty

Dựa trên lý thuyết khuôn mẫu về KSNB của COSO và kết quả đánh giá thực tế

về hệ thống KSNB tại các doanh nghiệp chế biến xuất khẩu thuỷ sản ở tỉnh Bình Định để xác định nguyên nhân ảnh hưởng đến tính hữu hiệu và hiệu quả của

hệ thống KSNB tại các doanh nghiệp này, từ đó đưa ra các giải pháp hoàn thiện

Lý luận hệ thống KSNB theo báo cáo COSO 2004, khảo sát, đánh giá thực trạng tại Công ty Tổng Công ty Tín Nghĩa, từ đó từ đó đưa ra các giải pháp hoàn thiện

Trong các công trình trên, các tác giả đã hệ thống các nội dung cơ bản của kiểm soát nội bộ và đề xuất phương hướng áp dụng mô hình kiểm soát nội bộ vào các ngành cụ thể theo phạm vi nghiên cứu của các đề tài Mặc dù vậy, tất cả các công trình nghiên cứu về kiểm soát nội bộ đã công bố đều chưa nghiên cứu chuyên sâu về

hệ thống kiểm soát nội bộ áp dụng cho các doanh nghiệp dệt may Trong khi ngành này là ngành đang rất cần những thông tin về kiểm soát nội bộ và việc vận dụng từ những lý thuyết kiểm soát nội bộ cơ bản vào thực tiễn hoạt động kinh doanh của từng ngành trong những hoàn cảnh kinh tế – pháp lý cụ thể không phải là đơn giản Hơn nữa, mặc dù các đề tài đã nghiên cứu về kinh nghiệm ứng dụng kế toán tại một số nước trên thế giới tuy nhiên chỉ ở mức độ khái quát nhất về kiểm soát nội bộ, chưa đi sâu nghiên cứu về việc vận dụng cụ thể từng mô hình kiểm soát nội bộ ở từng nền kinh tế và hệ thống quản lý với các mức độ phát triển khác nhau, để từ đó rút ra những bài học kinh nhiệm trong việc xây dựng mô hình kiểm soát nội bộ cho phù hợp với điều kiện phát triển kinh tế và hệ thống quản lý của Việt Nam

Chính vì vậy, tác giả chọn nghiên cứu và hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ

tại Công ty Cổ Phần Viet Bo

3 Mục tiêu nghiên cứu của đề tài:

Nhằm đánh giá thực trạng hệ thống KSNB của Công ty Cổ Phần Viet Bo, từ đó nhận diện những thuận lợi, khó khăn trong việc tổ chức và duy trì hệ thống KSNB hiệu quả Dựa trên cơ sở này, tác giả sẽ phân tích và tìm hiểu nguyên nhân từ đó đưa

ra các giáp pháp và kiến nghị để hoàn thiện hệ thống KSNB tại Công ty Cổ Phần Viet

Bo

Việc nghiên cứu nhằm tìm câu trả lời cho các câu hỏi sau:

- Thực trạng tổ chức và vận hành hệ thống KSNB tại công ty như thế nào?

- Những thuận lợi và khó khăn khi triển khai và duy trì hệ thống KSNB tại Công ty là gì?

- Nguyên nhân nào dẫn đến những hạn chế triễn khai hệ thống KSNB tại Công ty ?

- Giải pháp giúp Công ty tháo gỡ khó khăn và triễn khai hệ thống KSNB có hiệu quả ?

4 Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu: Hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty Cổ Phần Viet

Bo

- Phạm vi nghiên cứu: Từ tháng 12/2014 – 8/2015

5 Đóng góp của luận văn

Luận văn đã tổng hợp những nghiên cứu trước đây về Kiểm soát nội bộ

Đánh giá thực tế việc thiết kế và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công

ty Cổ Phần Viet Bo Từ đó, tác giả đề xuất một số giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty

- Phương pháp phỏng vấn: gửi bảng câu hỏi và phỏng vấn các cá nhân có trách nhiệm liên quan Bảng câu hỏi được xây dựng dựa trên công cụ đánh giá kiểm soát nội bộ của báo cáo COSO

- Phương pháp thống kê mô tả: Dựa trên kết quả khảo sát, tác giả sử dụng phương pháp thống kê miêu tả để đánh giá chung về hệ thống KSNB tại Công ty

- Phương pháp phân tích: nghiên cứu và tìm hiểu về thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty Cổ Phần Viet Bo nhằm tìm ra những mặt tích cực cũng như những điểm hạn chế còn tồn tại của hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty

Gửi bảng câu hỏi và phỏng vấn các cá nhân có trách nhiệm liên quan Bảng câu hỏi được xây dựng dựa trên công cụ đánh giá KSNB của báo cáo COSO nhằm thu thập thông tin về nhận thức của lãnh đạo và nhân viên về cách tổ chức và vận hành hệ thống KSNB Dựa trên kết quả khảo sát, từ đó đề xuất một số giải pháp cụ thể nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty

7 Kết cấu của luận văn

Ngoài phần mở đầu, kết luận, nội dung luận văn được kết cấu thành 03 chương: Chương 1: Cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ trong các doanh nghiệp

Chương 2: Thực trạng kiểm soát nội bộ tại Công ty Cổ Phần Viet Bo

Chương 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện kiểm soát nội bộ tại Công ty Cổ Phần Viet Bo

CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG DOANH

NGHIỆP

1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của kiểm soát nội bộ

Hoạt động kiểm soát luôn là khâu quan trọng trong quá trình quản lý, điều hành của nhà quản trị nhằm đạt được các mục tiêu của tổ chức Để thực hiện hoạt động kiểm soát , nhà quản lý thường sử dụng công cụ kiểm soát nội bộ (KSNB) Lịch sử phát triển của kiểm soát nội bộ có thể tóm tắt qua các giai đoạn sau :

1.1.1 Giai đoạn sơ khai

Kiểm soát nội bộ đã tồn tại từ thời cổ đại Khi Hy Lạp có chính quyền kép, với việc phân chia trách nhiệm giữa các quan chức chịu trách nhiệm thu thuế và giám sát việc thu thuế

Hình thức ban đầu của KSNB là kiểm soát tiền và bắt đầu từ cuộc cách mạng công nghiệp Để có thể phát triển, các công ty cần có vốn và từ đó đưa đến nhu cầu tăng cường quản lý vốn và kiểm tra thông tin về việc sử dụng vốn Thuật ngữ kiểm soát nội bộ bắt đầu xuất hiện từ giai đoạn này

Năm 1929, KSNB chính thức được đề cập trong Federal Severve Bulletin Thông qua đó Khái niệm KSNB và vai trò của hệ thống kiểm soát nội bộ trong công

ty chính thức được công nhận như là một cơ sở để phục vụ cho việc lấy mẫu thử nghiệm của kiểm toán viên Khi thực hiện chức năng nhận xét báo các tài chính, các kiểm toán viên không cần kiểm tra tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh mà chỉ cần chọn mẫu để kiểm tra Vì vậy, KSNB lúc bấy giờ được hiểu biết rất đơn giản như là một công cụ để bảo vệ tiền và các tài sản khác đồng thời thúc đẩy nâng cao hiệu quả hoạt động

Việc nghiên cứu và đánh giá hệ thống KSNB ngày càng được chú trọng trong cuộc kiểm toán từ năm 1936, khi một công bố của Hiệp hội Kế toán viên công chứng Hoa Kỳ (AICPA) đã định nghĩa về KSNB là ”…là các biện pháp và thách thức được chấp nhận và thực hiện trong một tổ chức để bảo vệ tiền và tài sản, cũng như kiểm tra việc ghi chép chính xác số liệu”

1.1.2 Giai đoạn hình thành

Năm 1949 , một báo cáo đặc biệt cùa AICPA, định nghĩa KSNB là : “… Cơ cấu tổ chức và các biện pháp , cách thức liên quan được chấp nhận và thực hiện trong một tổ chức để bảo vệ tài sản, kiểm tra sự chính xác và đáng tin cậy của số liệu, thúc đẩy hoạt động có hiệu quả, khuyến khích sự tuân thủ các chính sách của người quản lý’

1.1.3 Giai đoạn phát triển

Trong hơn 40 năm sau đó, AICPA đã soạn thảo và ban hành nhiều chuẩn mực

đề cập đến những khái niệm và khía cạnh khác nhau của KSNB:

- SAP 29 (1958) “ Phạm vi kiểm toán viên độc lập xem xét KSNB” , trong đó lần đầu tiên đề cập phân biệt KSNB về quản lý và KSNB về kế toán

- SAP 54 (1972) “ Tìm hiểu về đánh giá KSNB”, đã đưa ra bốn mục tiêu của kiểm soát kế toán

- SAP 55 (1988) “ Xem xét KSNB trong kiểm toán báo cáo tài chính”, đã đưa ba yếu tố của KSNB là môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán và các thủ tục kiểm toán

Vào thập niên 1970-1980, nền kinh tế Hoa Kỳ phát triển mạnh mẽ kéo theo các gian lận ngày càng tăng về số lượng lẫn quy mô, gây ra tổn thất đáng kể cho nền kinh

tế Năm 1977, sau vụ bê bối Watergate, quốc hội Hoa Kỳ đã ban hành Luật chống hối

lộ ở nước ngoài Điều luật này nhấn mạnh đến vai trò của KSNB trong việc ngăn ngừa những khoản thanh toán bất hợp pháp và dẫn đến nhu cầu ghi chép đầy đủ trong mọi hoạt động Lần đầu tiên, yêu cầu về báo cáo hoạt động KSNB được đề cập trong một văn bản pháp luật , trong đó quy định bắt buộc phải có báo cáo về hệ thống KSNB đối với công tác kế toán ở công ty (1979) Từ những yêu cầu trên, đã gây ra sự chú ý và

sự quan tâm của công chúng về vấn đề KSNB vì trên thực tế có nhiều định nghĩa, quan điểm khác nhau về KSNB cũng như cách thức đánh giá về hệ thống KSNB

Năm 1985, với sự sụp đổ của các công ty cổ phần có niêm yết làm cho các nhà ban hành luật càng quan tâm đến hoạt động KSNB của công ty Nhiều quy định hướng dẫn về KSNB của các cơ quan chức năng Hoa Kỳ được ban hành trong giai đoạn này như : Ủy ban chuẩn mực kiểm toán Hoa Kỳ 1998, Ủy ban chứng khoán Hoa Kỳ năm

1978, Tổ chức nghiên cứu kiểm toán nội bộ năm 1991

Trước tình hình này , Ủy Ban COSO đã được thành lập Đây là một Ủy ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa Kỳ về chống gian lận khi lập báo cáo tài chính , thành

lập vào năm 1985 dưới sự bảo trợ của 5 tổ chức : Hiệp hội kế toán viên công chứng

Mỹ (AICPA), Hội kế toán Mỹ, Hiệp hội quản trị viên tài chính (FEI), Hiệp hội kế toán viên quản trị (IMA), Hiệp hội kiểm toán viên nội bộ (IIA)

Quá trình tìm hiểu về gian lận đã cho thấy KSNB của các công ty có ảnh hưởng rất lớn đến khả năng xảy ra gian lận, vì vậy việc nghiên cứu và đưa ra một khuôn khổ chung đã được đưa ra Đến năm 1992, Ủy ban COSO đã chính thức ban hành báo cáo

1992

Báo cáo COSO 1992 là tài liệu đầu tiên trên thế giới đưa ra khuôn mẫu lý thuyết về KSNB một cách đầy đủ và có hệ thống Báo cáo này có tầm nhìn rộng và mang tính quản trị, trong đó KSNB không chỉ dừng lại ở vấn đề liên quan đến báo cáo tài chính mà còn được mở rộng ra về hoạt động của doanh nghiệp và tuân thủ các chính sách

1.1.4 Giai đoạn hiện đại

Báo cáo COSO ra đời nhằm đưa ra một định nghĩa, một cách hiểu được chấp nhận rộng rãi về KSNB và cũng hỗ trợ cho các nhà quản trị kiểm soát công ty một cách tốt hơn

Báo cáo COSO 1992 chưa thật sự hoàn chỉnh nhưng đã tạo lập được một cơ sở

lý thuyết cơ bản và được xem là nền tảng về KSNB Sau đó , hàng loạt nghiên cứu về KSNB trong nhiều lĩnh vực đã ra đời như phát triển về quản trị rủi ro (ERM 2004), phát triển theo hướng công nghệ thông tin (COBIT), theo hướng kiểm toán độc lập, chuyên sâu vào những ngành nghề cụ thể và giám sát (2008), cụ thể như sau :

 Phát triển về phía quản trị

Năm 2001, COSO tiếp tục triển khai nghiên cứu hệ thống đánh giá rủi ro doanh nghiệp (ERM) trên cơ sở của báo cáo COSO 1992 Bản dự thảo đã hình thành và được công bố vào tháng 7/2003 Trong bản dự thảo , ERM được định nghĩa gồm 8 bộ phận : Môi trường nội bộ, thiết lập mục tiêu, nhận diện sự kiện, đánh giá rủi ro, đối phó rủi ro, các hoạt động kiểm soát, thông tin truyền thông và giám sát Đến 2004, ERM đã được chính thức ban hành, theo đó ERM không nhằm thay thế cho báo cáo COSO 1992 mà chỉ được xem là cánh tay nối dài của báo cáo này

 Phát triển theo hướng công nghệ thông tin

Năm 1996, Ban tiêu chuẩn có tên “Các mục tiêu kiểm soát trong công nghệ thông tin và các lĩnh vực liên quan (COBIT)” do Hiệp hội về kiểm soát và kiểm toán

thông tin thành lập COBIT cung cấp cho nhà quản trị, kiểm toán viên và người sử dụng công nghệ thông tin các giải pháp được chấp thuận, các chỉ tiêu đánh giá , quy trình và hoạt động thích hợp để hỗ trợ họ trong việc tối đa hóa các lợi ích thu được thông qua việc sử dụng công nghệ thông tin

 Phát triển theo hướng kiểm toán độc lập

Các chuẩn mực kiểm toán của Hoa Kỳ cũng chuyển sang sử dụng báo cáo COSO làm nền tảng đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ, gồm :

- SAS 78 (1995): Xem xét kiểm soát nội bộ trong kiểm toán báo cáo tài chính Các định nghĩa , nhân tố của kiểm soát nội bộ trong báo cáo COSO (1992) đã đưa vào chuẩn mực này

- SAS 94 (2001) : Ảnh hưởng của công nghệ thông tin đến việc xem xét kiểm soát nội bộ trong kiểm toán báo cáo tài chính

Hệ thống chuẩn mực kiểm toán quốc tế ISA cũng sử dụng báo cáo của COSO khi yêu cầu xem xét hệ thống KSNB trong kiểm toán BCTC , cụ thể là : ISA 315: Hiểu biết về tình hình kinh doanh, môi trường hoạt động đơn vị và đánh giá rủi ro các sai sót trọng yếu “, ISA 265 “thông báo về những khiếm khuyết của KSNB” đã yêu cầu Kiểm toán viên cần có hiểu biết đầy đủ về KSNB

 Phát triển theo hướng kiểm toán nội bộ

Hiệp hội Kiểm toán viên nội bộ định nghĩa các mục tiêu KSNB bao gồm : độ tin cậy và tính trung thực của thông tin; tuân thủ các chính sách, kế hoạch, thủ tục, luật pháp và quy định; bảo vệ tài sản; sử dụng hiệu quả các nguồn lực, hoàn thành các mục đích và mục tiêu cho các hoạt động

 Phát triển theo hướng kiểm toán ngành nghề cụ thể

Lĩnh vực ngân hàng là lĩnh vực đã có những nghiên cứu chi tiết và KSNB trong ngành nghề của mình Báo cáo Basel (1998) đã đưa ra công bố về khuôn khổ KSNB trong ngân hàng Báo cáo đã định nghĩa KSNB : KSNB là một quá trình bị chi phối bởi Hội đồng quản trị, các nhà quản lý cao cấp và nhân viên” Các mục tiêu chính của KSNB được phân loại như sau : Sự hữu hiệu và hiệu quả của các hoạt động; Sự tin cậy , đầy đủ và kịp thời của thông tin tài chính và quản trị; Sự tuân thủ pháp luật và các quy định liên quan

1.2 Định nghĩa của kiểm soát nội bộ

Có nhiều định nghĩa khác nhau về KSNB, định nghĩa được chấp nhận rộng rãi nhất là định nghĩa của COSO Theo COSO “KSNB là một quá trình bị chi phối bởi người quản lý, Hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị , nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm đạt được các mục tiêu sau đây :

- Sự hữu hiệu và hiệu quả hoạt động

- Sự tin cậy của báo cáo tài chính

- Sự tuân thủ pháp luật và các quy định”

Trong định nghĩa trên , có bốn khái niệm quan trọng cần chú ý, đó là : quá trình, con người, đảm bảo hợp lý và mục tiêu

 KSNB là một quá trình: kiểm soát nội bộ bao gồm một chuỗi hoạt động kiểm soát được xây dựng và vận hành ở mọi bộ phận của doanh nghiệp và được kết hợp với nhau thành một thể thống nhất

 KSNB được thiết kế và vận hành bởi con người : KSNB được thực hiện bởi con người trong tổ chức, bởi suy nghĩ và hành động của họ Chính con người đặt ra mục tiêu , thiết lập cơ chế và vận hành nó Tuy nhiên, không phải lúc nào con người cũng hiểu rõ , trao đổi và hành động một cách nhất quán Mỗi thành viên trong một tổ chức đều có kiến thức và kinh nghiệm khác nhau nên để hệ thống KSNB hoạt động hữu hiệu đòi hỏi các thành viên phải hiểu rõ trách nhiệm và quyền hạn của mình

 KSNB cung cấp một sự đảm bảo hợp lý : KSNB chỉ cung cấp sự đảm bảo hợp

lý cho nhà quản lý trong việc thực hiện mục tiêu chứ không cung cấp sự đảm bảo tuyệt đối Điều này xuất phát từ những hạn chế tiềm tàng trong quá trình xây dựng và vận hành hệ thống KSNB như : sai lầm của con người đưa ra các quyết định, sư thông đồng của các nhân viên, sự lạm quyền của nhà quản lý, …

 Đạt mục tiêu : KSNB nên được hướng vào việc đạt mục tiêu của tổ chức thì hệ thống KSNB đó mới đạt được hiệu quả Đó có thể là mục tiêu chung của toàn đơn vị hay mục tiêu cụ thể cho từng đơn vị Có thể chia các mục tiêu kiểm soát ra thành 3 nhóm:

+ Nhóm mục tiêu về hoạt động : nhấn mạnh việc thiết lập và thực hiện các mục tiêu hoạt động cơ bản của các doanh nghiệp là lợi nhuận, bảo vệ và sử dụng hiệu quả các nguồn lực

+ Nhóm mục tiêu về BCTC : đơn vị phải đảm bảo tính trung thực và đáng tin cậy của BCTC mà mình cung cấp

+ Nhóm mục tiêu về sự tuân thủ : đơn vị phải tuân thủ các quy định của pháp luật

áp dụng cho doanh nghiệp

1.3 Sự cần thiết của kiểm soát nội bộ

Hệ thống KSNB đóng vai trò quan trọng trong một doanh nghiệp Nó sẽ giúp cho doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn, giảm thiểu những sai sót và rủi ro trong quản lý cũng như trong hoạt động kinh doanh

Hệ thống KSNB phát hiện được những thiệt hại, sai sót và hành vi vi phạm trong việc sử dụng tài sản của doanh nghiệp Từ đó , doanh nghiệp đề ra được những biện pháp để bảo vệ tài sản hữu hiệu và sử dụng hợp lý hơn nguồn tài sản của doanh nghiệp Thông tin tài chính là một bộ phận cấu thành quan trọng của hệ thống thông tin trong doanh nghiệp Nếu hệ thống thông tin sai lệch so với thực tế sẽ ảnh hưởng nghiêm trọng đến hoạt động của doanh nghiệp, các nhà quản lý sẽ không nắm bắt hết hoạt động của công ty mình từ đó đề ra những phương hướng hoạt động không đúng

Hệ thống KSNB duy trì và kiểm tra việc tuân thủ các chính sách có liên quan, ngăn chặn và phát hiện kịp thời những gian lận và sai sót trong doanh nghiệp

Hệ thống KSNB cũng giúp cho nhà quản lý xem xét hiệu quả hoạt động và năng lực quản lý của doanh nghiệp, tìm ra được điểm yếu trong năng lực quản lý của doanh nghiệp làm cho doanh nghiệp hoạt động không hiệu quả Dựa trên những thông tin có được nhà quản lý doanh nghiệp sẽ có cái nhìn tổng quan, đầy đủ về thực trạng tồn tại của doanh nghiệp mình để đưa ra những biện pháp cải thiện

Sự hiệu quả của hệ thống KSNB được đánh giá dựa trên 5 bộ phận của hệ thống KSNB Việc xác định tổng quan hệ thống KSNB có hiệu quả hay không là kết quả của việc đánh giá liệu mỗi bộ phận của hệ thống KSNB có hiện hữu và các bộ phận có hoạt động đồng bộ hay không

1.4 Các loại kiểm soát nội bộ

Có nhiều cách phân loại, dưới đây là một số cách phân loại tiêu biểu:

1.4.1 Phân loại theo mục tiêu

 Kiểm soát bù đắp :

Là sự bù đắp một yếu kém của một thủ tục kiểm soát này bằng một thủ tục kiểm soát khác

 Kiểm soát phòng ngừa :

Là các thủ tục kiểm soát được thiết kế để ngăn chặn các sai phạm hoặc các điều kiện dẫn đến sai phạm Kiểm soát phòng ngừa thường được tiến hành trước khi nghiệp

vụ xảy ra Kiểm soát phòng ngừa thường được thực hiện ngay trong công việc hằng ngày của nhân viên theo chức năng của họ; phân chia trách nhiệm, giám sát, tính kiểm tra tính hợp lý, sự đầy đủ,…

 Kiểm soát phát hiện :

Là các thủ tục kiểm soát được thiết kế nhằm phát hiện các sai phạm và các điều kiện dẫn đến sai phạm Kiểm soát phát hiện thường được thực hiện sau khi nghiệp vụ xảy ra như các công việc đối chiếu cuối kỳ

Kiểm soát phát hiện và kiểm soát phòng ngừa có quan hệ bổ sung cho nhau trong việc thực hiện các mục tiêu kiểm soát Thế mạnh của kiểm soát phòng ngừa là ngăn chặn các sai phạm trước khi xảy ra do đó giảm được thiệt hại

1.4.2 Phân loại theo phạm vi kiểm soát

Gồm có hai loại : Kiểm soát chung và kiểm soát ứng dụng

 Kiểm soát chung:

Kiểm soát chung là các thủ tục , chính sách chung được áp dụng cho tất cả các hoạt động Kiểm soát chung có ảnh hưởng quan trọng tới các kiểm soát ứng dụng Nếu kiểm soát chung tốt có thể hạn chế những yếu kém của kiểm soát ứng dụng làm cho kiểm soát ứng dụng đạt hiệu quả cao Nếu kiểm soát chung yếu kém thì cần bổ sung bằng hoạt động kiểm soát ứng dụng tốt hơn

Kiểm soát chung bao gồm kiểm soát tổ chức hoạt động như việc phân chia trách nhiệm theo nguyên tắc bất kiêm nhiệm, kiểm soát việc ủy quyền và phê chuẩn các nghiệp vụ, kiểm soát việc sử dụng bảo quản sổ sách, báo cáo kế toán, kiểm soát việc truy cập thông tin kế toán

 Kiểm soát ứng dụng:

Là thủ tục kiểm soát được áp dụng cho từng hoạt động xử lý cụ thể Kiểm soát ứng ứng thường được phân thành : Kiểm soát đầu vào , kiểm soát xử lý và kết quả của thông tin kế toán

1.5 Các bộ phận cấu thành của hệ thống kiểm soát nội bộ

Theo COSO 2013, Hệ thống KSNB gồm có 5 yếu tố cấu thành đồng thời cũng đưa ra 17 nguyên tắc diễn giải cho những khái niệm liên quan đến mỗi yếu tố cấu thành 17 nguyên tắc này được trực tiếp lấy ra từ những yếu tố cấu thành

Hệ thống KSNB được cấu thành từ 5 yếu tố và chúng có mối quan hệ chặt chẽ với nhau:

1.5.1 Môi trường kiểm soát

Môi trường kiểm soát thể hiện sắc thái của doanh nghiệp, tác động đến ý thức của mọi người trong đơn vị, là nền tảng cho cho các yếu tố cấu thành nên kiểm soát nội bộ Môi trường kiểm soát chịu ảnh hưởng bởi lịch sử văn hóa và ý thức của nhân viên Ngoài ra môi trường kiểm soát cũng ảnh hưởng đến cách thức kinh doanh của doanh nghiệp, đến các mục tiêu được thiết lập, đến các bộ phận còn lại của hệ thống KSNB Môi trường kiểm soát bao gồm sự trung thực và giá trị đạo đức của tổ chức; Các cam kết về năng lực và chính sách nhân sự; Hội đồng quản trị và ban kiểm soát của Công ty; Cơ cấu, phân công quyền hạn và trách nhiệm Theo COSO 2013, môi trường kiểm soát gồm có các nguyên tắc sau :

- Nguyên tắc 1 : Đơn vị thể hiện cam kết về tính tung thực và giá trị đạo đức

Thể hiện cư xử có đạo đức và tính trung thực của toàn thể nhân viên chính là văn hóa của tổ chức Tính trung thực và giá trị đạo đức là quan trọng của môi trường kiểm soát, nó tác động đến việc thiết kế , thực hiện và giám sát của hệ thống KSNB

- Nguyên tắc 2 : Đơn vị phải chứng tỏ sự cam kết vể việc sử dụng nhân viên có

năng lực thông qua tuyển dụng, duy trì và phát triển nguồn nhân lực phù hợp với mục tiêu của đơn vị

- Nguyên tắc 3 :Nhà quản lý cùng với sự giám sát của Hội đồng quản trị thiết lập

cấu trúc, hệ thống báo cáo , quyền hạn và trách nhiệm một cách phù hợp cho việc thực hiện các mục tiêu đã đề ra Để thiết lập cơ cấu tổ chức thích hợp , cần chú ý các nội dung : xác định rõ quyền hạn và trách nhiệm chủ yếu đối với từng bộ phận, xác định cấp bậc cần báo cáo thích hợp

- Nguyên tắc 4 : Hội đồng quản trị phải chứng tỏ sự độc lập với người quản lý và

đảm nhiệm chức năng giám sát việc thiết kế và vận hành hệ thống KSNB

- Nguyên tắc 5 : Phân chia quyền hạn và trách nhiệm là việc xác định mức độ tự

chủ, quyền hạn của từng cá nhân hay từng nhóm trong việc đề xuất và giải quyết vấn

đề, trách nhiệm báo cáo đối với các cấp có liên quan Đơn vị cần yêu cầu các cá nhân chịu trách nhiệm về báo cáo của mình trong việc đáp ứng của mục tiêu của tổ chức

1.5.2 Đánh giá rủi ro

Đây là một bộ phận thứ hai của KSNB Tất cả các hoạt động diễn ra trong đơn

vị đều có thể phát sinh những rủi ro và khó có thể kiểm soát tất cả Không lệ thuộc vào quy mô, cấu trúc, loại hình hay vị trí địa lý, bất kỳ tổ chức nào khi hoạt động đều

bị các rủi ro xuất hiện từ các yếu tố bên trong hoặc bên ngoài tác động

- Các yếu tố bên trong: Sự quản lý thiếu minh bạch, không coi trọng đạo đức

nghề nghiệp Chất lượng cán bộ thấp, sự cố hỏng hóc của hệ thống máy tính, của trang thiết bị, hạ tầng cơ sở Tổ chức và cở sở hạ tầng không thay đổi kịp với sự thay đổi,

mở rộng của sản xuất Chi phí cho quản lý và trả lương cao, thiếu sự kiểm tra, kiểm soát thích hợp hoặc do xa Công ty mẹ hoặc do thiếu quan tâm

- Các yếu tố bên ngoài: Thay đổi công nghệ làm thay đổi quy trình vận hành

Thay đổi thói quen của người tiêu dùng làm các sản phẩm và dịch vụ hiện hành bị lỗi thời Xuất hiện yếu tố cạnh tranh không mong muốn tác động đến giá cả và thị phần

Sự ban hành của một đạo luật hay chính sách mới, ảnh hưởng đến hoạt động của tổ chức

Vì vậy, các nhà quản lý phải thận trọng khi xác định và phân tích những nhân

tố ảnh hưởng đến những rủi ro làm cho những mục tiêu – kể cả mục tiêu chung và mục tiêu cụ thể cho từng hoạt động – của đơn vị có thể không được thực hiện, và phải

cố gắng kiểm soát được những rủi ro này

Để nhận dạng rủi ro, người quản lý có thể sử dụng các phương tiện dự báo, phân tích các dữ liệu quá khứ, rà soát thường xuyên các hoạt động Trong các doanh nghiệp nhỏ, công việc này có thể tiến hành dưới dạng những cuộc tiếp xúc với khách hàng, ngân hàng hoặc các buổi họp giao ban trong nội bộ… Vì rủi ro rất khó định lượng nên đây là một công việc khá phức tạp và có nhiều phương pháp khác nhau Tuy nhiên, một quy trình phân tích và đánh giá rủi ro thường bao gồm những bước sau đây: Ước lượng tầm cỡ của rủi ro qua ảnh hưởng có thể có của nó đến mục tiêu

của đơn vị, xem xét khả năng xảy ra rủi ro và những biện pháp có thể sử dụng để đối phó với những rủi ro đó

Theo COSO 2013, đánh giá rủi ro gồm các nguyên tắc sau :

- Nguyên tắc 6 : Đơn vị phải thiết lập mục tiêu rõ ràng và đầy đủ để nhận diện và

đánh giá rủi ro phát sinh trong việc đạt được mục tiêu của đơn vị Các mục tiêu đơn vị thường được thiết lập bao gồm : mục tiêu hoạt động, mục tiêu báo cáo tài chính và phi tài chính cho người bên ngoài và bên trong doanh nghiệp, mục tiêu tuân thủ

- Nguyên tắc 7: Đơn vị phải nhận diện rủi ro trong việc đạt được mục tiêu của

đơn vị, tiến hành phân tích rủi ro để xác định rủi ro cần được quản trị

- Nguyên tắc 8: Đơn vị cần xem xét các loại gian lận tiềm tàng khi đánh giá rủi

ro không đạt được mục tiêu của đơn vị

- Nguyên tắc 9: Đơn vị cần xác định và đánh giá những thay đổi của môi trường

ảnh hưởng đến hệ thống KSNB Các thay đổi bao gồm thay đổi từ môi trường kinh tế , thay đổi cách thức kinh doanh, thay đổi cách thức quản lý, từ thái độ và triết lý của người quản lý về hệ thống KSNB

1.5.3 Hoạt động kiểm soát

Hoạt động kiểm soát là các hành động được cụ thể hóa từ các chính sách kiểm soát và thủ tục kiểm soát mà khi được thực hiện thích hợp và đúng lúc sẽ giúp giảm thiểu rủi ro đã được nhận diện

Một khi các nhà quản lý chịu trách nhiệm chính trong việc nhận diện rủi ro đối với các hoạt động của doanh nghiệp , họ cũng chính là người có trách nhiệm chính trong việc thiết kế, triển khai và giám sát các hoạt động kiểm soát

Mọi hoạt động kiểm soát bao gồm hai yếu tố :

- Chính sách kiểm soát : là những điều mà nhà quản lý muốn thực hiện và là cơ

sở để áp dụng các thủ tục Chính vì vậy, nhà quản lý cần phải nhất quán khi đưa ra

chính sách

- Thủ tục kiểm soát: là những qui định cụ thể để thực thi chính sách kiểm soát

Việc thiết lập các thủ tục kiểm soát cần phải cân đối mối quan hệ giữa chi phí và lợi

ích , cân đối giữa hoạt động kiểm soát và rủi ro phát sinh

Để nâng cao hiệu quả của hoạt động kiểm soát , nhà quản lý cần phải theo dõi kết quả thực hiện các biện pháp kiểm soát và điều chỉnh cần thiết cho phù hợp

Theo COSO 2013, hoạt động kiểm soát gồm có các nguyên tắc sau :

- Nguyên tắc 10: Doanh nghiệp lựa chọn và triển khai các hoạt động kiểm soát

góp phần vào việc giảm thiểu rủi ro giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu trong giới hạn chấp nhận được

- Nguyên tắc 11: Doanh nghiệp lựa chọn và triển khai các hoạt động kiểm soát

chung đối với công nghệ để hổ trợ việc đạt được các mục tiêu

- Nguyên tắc 12: Doanh nghiệp thực hiện các hoạt động kiểm soát thông qua các

chính sách đã được thiết lập và triễn khai thành các thủ tục

1.5.4 Thông tin và truyền thông

Thông tin và truyền thông chính là điều kiện không thể thiếu cho việc thiết lập, duy trì và nâng cao năng lực kiểm soát trong đơn vị thông qua việc hình thành các báo cáo để cung cấp thông tin về hoạt động, tài chính và sự tuân thủ, bao gồm cả cho nội

Theo COSO 2013, hoạt động kiểm soát gồm có các nguyên tắc sau :

- Nguyên tắc 13: Doanh nghiệp thu thập hay tạo ra và sử dụng thông tin có chất

lượng liên quan nhằm hỗ trợ các hoạt động của kiểm soát nội bộ

- Nguyên tắc 14: Doanh nghiệp thực hiện truyền thông tin nội bộ, bao gồm cả

mục tiêu và chất lượng kiểm soát nội bộ cần thiết để hỗ trợ các chức năng của kiểm soát nội bộ

- Nguyên tắc 15: Doanh nghiệp cần truyền đạt cho các bên liên quan, các đối

tượng bên ngoài những vấn đề liên quan đến hoạt động và kiểm soát nội bộ

1.5.5 Giám sát

Đây là bộ phận cuối cùng của KSNB Giám sát là quá trình mà người quản lý đánh giá chất lượng của hệ thống kiểm soát Điều quan trọng trong giám sát là phải xác định KSNB có vận hành đúng như thiết kế hay không và có cần thiết phải sửa đổi chúng cho phù hợp với từng giai đoạn phát triển của đơn vị hay không? Để đạt được kết quả tốt, nhà quản lý cần thực hiện những hoạt động giám sát thường xuyên hoặc định kỳ

- Giám sát thường xuyên: thông qua việc tiếp nhận các ý kiến góp ý của khách

hàng, nhà cung cấp… hoặc xem xét các báo cáo hoạt động và phát hiện các biến động bất thường

- Giám sát định kỳ: thông qua các cuộc kiểm toán định kỳ do kiểm toán viên

nội bộ, hoặc do kiểm toán viên độc lập thực hiện

Giám sát có vai trò quan trọng trong KSNB vì nó giúp cho KSNB duy trì được

sự hữu hiệu trong các thời kỳ khác nhau Trong đó , giám sát thường xuyên sẽ hiệu quả hơn so với giám sát định kỳ Bởi vì giám sát thường xuyên được thực hiện ngay trong hoạt động thường ngày và thường lặp đi lặp lại

Theo COSO 2013, hoạt động giám sát gồm có các nguyên tắc sau :

- Nguyên tắc 16: Doanh nghiệp lựa chọn , phát triển, thực hiện và đánh giá liên

tục để biết chắc rằng những bộ phận của hệ thống KSNB có hiện hữu và vận hành đúng không

- Nguyên tắc 17: Doanh nghiệp đánh giá và truyền thông về các khiếm khuyết

của KSNB một cách kịp thời để các đối tượng chịu trách nhiệm sẽ tiến hành các biện pháp khắc phục một cách thích hợp

Tóm lại, trên đây là 5 thành phần cơ bản và 17 nguyên tắc và thuộc tính của các thành phần cơ bản của hệ thống KSNB

KSNB không phải là một chuỗi quá trình nối tiếp, mà một thành phần chỉ ảnh hưởng đến thành phần tiếp theo Đó là một quá trình lập đi lặp lại, mỗi thành phần tác động qua lại lẫn nhau Các thành phần này có thể áp dụng cho tất cả các loại hình tổ chức có quy mô : lớn, trung, nhỏ Tuy nhiên , mỗi tổ chức có thể chọn để thực hiện

KSNB khác nhau Ví dụ, công ty nhỏ hơn có thể có hệ thống kiểm soát nội bộ đơn giản, cấu trúc gọn nhẹ hơn nhưng vẫn đảm bảo hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động

có hiệu quả

1.6 Đặc điểm và mối quan hệ giữa các bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội

bộ

Mục tiêu của hệ thống KSNB : hoạt động, báo cáo và tuân thủ

Bộ phận hợp thành hệ thống KSNB : môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, giám sát

Các mục tiêu và các bộ phận hợp thành hệ thống KSNB có mối liên hệ chặt chẽ với nhau

Mỗi bộ phận đều cần thiết cho việc đạt được ba nhóm mục tiêu

Mỗi mục tiêu chỉ đạt được thông qua 5 bộ phận hợp thành của KSNB Nói cách khác, cả 5 bộ phận hợp thành hệ thống KSNB đều hữu ích và quan trọng trong việc giúp cho tổ chức đạt được một trong ba nhóm mục tiệu trên

KSNB liên quan đến từng bộ phận , từng hoạt động của tổ chức và toàn bộ tổ chức nói chung

 Sự hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ

Hệ thống KSNB của các tổ chức khác nhau được vận hành với các mức độ hữu hiệu khác nhau Báo cáo của COSO cho rằng, một hệ thống KSNB hữu hiệu (xét ở một thời điểm nhất định) nếu Hội đồng quản trị và nhà quản lý đảm bảo hợp lý đạt được ba tiêu chí sau:

- Hiểu rõ mục tiêu hoạt động của tổ chức đang đạt được ở mức độ nào

- BCTC đang được lập và trình bày một cách đáng tin cậy

- Pháp luật và các quy định đang được tuân thủ

Như vậy, KSNB là một quá trình thì sự hữu hiệu của KSNB lại là một trạng thái của quá trình đó ở một thời điểm nhất định Việc đánh giá sự hữu hiệu của KSNB

là mang tính xét đoán Bên cạnh đó, để đánh giá KSNB là hữu hiệu, ngoài ba tiêu chí trên, còn cần phải đánh giá thêm :

- Năm bộ phận cấu thành của hệ thống KSNB có hữu hiệu không ?

- Nếu có, chúng có hoạt động hữu hiệu không ?

Có thể thấy, sự hiện hữu của năm bộ phận cấu thành của hệ thống KSNB cũng chính là tiêu chí để đánh giá sự hữu hiệu của hệ thống KSNB Tuy nhiên, mức độ hoạt động ở các bộ phận khác nhau

 Hạn chế tiềm tàng của hệ thống kiểm soát nội bộ

Một hệ thống KSNB hữu hiệu chỉ có thể hạn chế tối đa các rủi ro chứ không thể đảm bảo rủi ro, gian lận và sai sót không xảy ra Bởi vì khi hệ thống KSNB được thiết kế hoàn hảo thì vẫn phụ thuộc vào yếu tố chủ yếu là con người, tức là phụ thộc vào năng lực làm việc và sự đáng tin cậy của nhân viên trong đơn vị

Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam đã nêu ra những hạn chế tiềm tàng của hệ thống KSNB như sau :

- Những hạn chế xuất phát từ con người như việc ra quyết định sai do thiếu thông tin, bị áp lực trong sản xuất kinh doanh; sự vô ý, bất cẩn; hiểu sai chỉ dẫn của cấp trên hoặc báo cáo của cấp dưới, việc đảm nhận vị trí công việc tạm thời, thay thế cho người khác

- Gian lận cũng xảy ra do sự thông đồng giữa các nhân viên với nhau hay với các

bộ phận bên ngoài doanh nghiệp KSNB khó ngăn cản được gian lận của người quản

lý cấp cao Các thủ tục kiểm soát là do người quản lý đặt ra để kiểm tra việc gian lận

và sai sót của nhân viên Khi người quản lý cấp cao cố tình gian lận , họ có thể tìm cách bỏ qua các thủ tục kiểm soát cần thiết

- Phần lớn các thủ tục KSNB thường được thiết lập cho các sai phạm dự kiến, các nghiệp vụ thường xuyên, lặp đi lặp lại hơn là các nghiệp vụ không thường xuyên,

do đó khi xảy ra các sai phạm bất thường thì thủ tục kiểm soát trở nên yếu kém, thậm chí vô hiệu

- Rủi ro trong kiểm soát cũng xảy ra khi người quản lý luôn xem xét quan hệ chi phí bỏ ra và lợi ích thu được Các hoạt động giám sát cũng phải đảm bảo rằng lợi ích

có được phải lớn hơn chi phí mà đơn vị bỏ ra

- Nhà quản lý lạm quyền, bỏ qua các quy định kiểm soát trong quá trình thực hiện nghiệp vụ có thể dẫn đến không kiểm soát được rủi ro và làm cho môi trường kiểm soát bị yếu kém

- Do thay đổi tổ chức , quan điểm và yêu cầu quản lý làm cho các thủ tục kiểm soát trở nên lạc hậu, không còn phù hợp

Tóm lại, hệ thống KSNB dù được thiết kế và hoạt động tốt đến đâu cũng chỉ cung cấp một sự đảm bảo hợp lý cho nhà quản lý để đạt được các mục tiêu của doanh nghiệp Tất cả các hệ thống KSNB đều chứa đựng những hạn chế tiềm tàng vốn có của nó Đó là những hạn chế liên quan đến sự chủ quan của con người như làm sai, bất cẩn, hiểu sai hoặc hệ thống KSNB cũng có thể bị vô hiệu hóa nếu có sự thông đồng của nhân viên hoặc nhà quản lý lạm quyền

 Tổng quan về đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ

+ Tổng quan đánh giá

Việc đánh giá hệ thống KSNB trước hết thuộc trách nhiệm của nhà quản lý Người quản lý cấp cao thường tiến hành đánh gia xem hệ thống KSNB có hiệu quả không thông qua xem xét mỗi thành phần của KSNB là hiện hữu và đang hoạt động hay không cũng như việc chúng đang được áp dụng như thế nào Khi một nguyên tắc được xem là cần thiết nhưng không hiện hữu hoặc không hoạt động thì KSNB xem như bị khiếm khuyết thì lúc này nhà quản lý cần phải có biện pháp điều chỉnh cho phù hợp

Bên cạnh việc đánh giá của nhà quản lý, còn một số cách tiếp cận khác để đánh giá hệ thống KSNB Một trong những cách đó là cách tiếp cận của kiểm toán viên trong quá trình kiểm toán để tìm hiểu hệ thống KSNB, từ đó kiểm toán viên xác định phạm vi và thủ tục kiểm toán phù hợp Công cụ kiểm toán viên thường sử dụng để đánh giá hệ thống KSNB là bảng câu hỏi

Conor O’leary , giảng viên của Đại học Queensland, Úc đã tiến hành nghiên cứu đề tài “ Phát triển một mô hình chuẩn để đánh giá hệ thống KSNB” –

“Developing a standardised model for internal control evaluation” vào năm 2004 Tác giả đã tìm hiểu cách thức đánh giá của kiểm toán viên về hệ thống KSNB xem liệu họ

có dựa vào 5 thành phần chính của hệ thống KSNB không, thông qua việc phỏng vấn

94 kiểm toán viên dựa trên bảng câu hỏi

Nghiên cứu cũng so sánh chuẩn mực kiểm toán về kiểm soát nội bộ do ba tổ chức khác nhau nghiên cứu bao gồm : Mỹ , Anh và Úc Qua đó , nghiên cứu đã phát hiện sự giống nhau về cách thức đánh giá hệ thống KSNB của 3 tổ chức này, trong

đó tập trung vào 3 nhân tố như bảng 1.1

Bảng 1.1 : So sánh các chuẩn mực kiểm toán về các thành phần chính của KSNB

1 Môi trường kiểm soát

2 Đánh giá rủi ro

3 Giám sát 4.Thông tin và truyền thông

5 Thủ tục kiểm soát

(Nguồn : Developing a standardised model for internal control evaluation)

Như vậy, thay vì đánh giá 5 nhân tố , kiểm toán viên thường chú trọng vào 3 nhân tố KSNB : môi trường kiểm soát, hệ thống thông tin và thủ tục kiểm soát

Tuy nhiên vào năm 2009, ISA 315 đã điều chỉnh các thủ tục kiểm soát về tìm hiểu và đánh giá KSNB Theo đó, kiểm toán viên phải tìm hiểu cả 5 nhân tố, trong đó chú trọng các kiểm soát có liên quan đến cuộc kiểm toán, kiểm toán viên phải đánh giá về mặt thiết kế của các kiểm soát và xác định xem các kiểm soát này đã được thực hiện tại đơn vị hay chưa

+ Phương thức đánh giá hệ thống KSNB

Để đánh giá việc thiết kế và vận hành hệ thống KSNB, kiểm toán viên thường tìm hiểu bằng các phương pháp:

- Dựa vào kinh nghiệm kiểm toán trước đây tại đơn vị

- Phỏng vấn các nhà quản lý, nhân viên trong đơn vị

- Kiểm tra các loại tài liệu và sổ sách

Để thực hiện được các phương pháp tìm hiểu trên, kiểm toán viên có thể sử dụng các công cụ sau :

- Bảng tường thuật : là sự mô tả bằng văn bản về hệ thống KSNB của đơn vị về nguồn gốc của mọi chứng từ, sổ sách; các quy trình đã xảy ra; sự luân chuyển chứng từ; các hoạt động kiểm soát của đơn vị

- Bảng câu hỏi kiểm soát nội bộ : là bảng liệt kê các câu hỏi về các nhân tố của KSNB

- Lưu đồ : là những hình vẽ biểu thị hệ thống thông tin kế toán và các hoạt động kiểm soát bằng những ký hiệu chuẩn để mô tả công việc theo từng chức năng về các nghiệp vụ, trình tự luân chuyển chứng từ,…

Trong các phương thức trên, phương thức thường được sử dụng phổ biến nhất

là bảng câu hỏi Bảng câu hỏi được xây dựng dựa trên công cụ đánh giá hệ thống KSNB Đây cũng chính là cơ sở để người viết xây dựng bảng câu hỏi đánh giá KSNB cho đề tài này

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1

Chương 1 tác giả đã trình bày một số nội dung cơ bản về lý thuyết KSNB theo báo cáo COSO 2013 Mỗi một doanh nghiệp sẽ có hệ thống KSNB khác nhau tùy thuộc vào quy mô và đặc điểm của từng doanh nghiệp Tuy nhiên hệ thống KSNB sẽ hiệu quả hơn nếu được tổ chức theo báo cáo COSO 2013 Theo COSO thì hệ thống KSNB gồm 5 thành phần chính được thể hiện bằng 17 nguyên tắc chi phối nhằm gắn kết hơn các bộ phận lại với nhau nhằm làm giảm nguy cơ xảy ra sai sót để đạt mục tiêu đơn vị đã đề ra

Một hệ thống KSNB hữu hiệu sẽ giúp doanh nghiệp đạt được các mục tiêu đề

ra Tuy nhiên bất kỳ hệ thống KSNB nào cũng tồn tại những hạn chế tiềm tàng, vì thế khi thiết kế và vận hành hệ thống KSNB doanh nghiệp cần phải quan tâm để tối thiểu hóa những hạn chế này

Dựa trên các nghiên cứu trước, tác giả sẽ dựa vào công cụ đánh giá hệ thống KSNB theo COSO 2013 để đánh giá thực trạng hệ thống KSNB tại công ty VietBo nhằm xác định những điểm mạnh và hạn chế trong việc thiết kế và vận hành hệ thống KSNB tại đơn vị

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY CỔ

PHẦN VIETBO

2.1 Giới thiệu tổng quát về Công ty Cổ Phần VietBo

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển Công ty

- Tên Công Ty: CÔNG TY CỔ PHẦN VIETBO

- Tên Tiếng Anh: VIETBO JOINT STOCK COMPANY

- Trụ sở chính: Khu Công Nghiệp Sông Mây – Huyện Trảng Bom – Tỉnh Đồng Nai

- Doanh nghiệp có xưởng sản xuất tại Quốc Lộ 1, Phường Tân Hòa, Thành Phố Biên Hòa, Tỉnh Đồng Nai

- Sản xuất và gia công vải lót giày thể thao, vải và khăn các loại, nhãn hàng hóa bằng vải, các sản phẩm gia dụng bằng vải với quy mô 3.000.000 sản phẩm/năm

- Nhuộm và hoàn tất, tất cả các sản phẩm dệt may

Hình 1: Hình ảnh công ty Công ty Cổ Phần Viet Bo

(Nguồn : Phòng nhân sự Công ty Cổ Phần Viet Bo )

Vào năm 1986, Sau khi nhà nước Việt Nam triển khai chính sách mở cửa hợp tác đối ngoại, Tập đoàn Công Ty Bochang Đài Loan sang Việt nam khảo sát, đánh giá môi trường đầu tư và được Cấp giấy Phép hợp tác đầu tư số 86/GP ngày 01/6/1990

Công ty Hữu Hạn Đồng Nai Bochang Quốc Tế chính thức được thành lập với hình thức liên doanh giữa Công Ty Bochang Đài Loan chiếm 82.5%, Công Ty Tài Chính Dệt May chiếm 12.5%, nhà máy Bao Bì Biên Hòa trực thuộc sở Công Nghiệp Đồng Nai chiếm 5% Công ty chính thức hoạt động sản xuất vào tháng 09/1991 sau khi hoàn tất việc xây dựng nhà xưởng và đào tạo đội ngũ quản lý vững chắc

Trong thời gian đầu thành lập ban đầu chỉ có 50 máy dệt, 3 máy in hoa, cũng như các máy móc thiết bị sản xuất khác như: máy xén nhung, tẩy nhuộm, chỉnh lý hoàn tất Nhưng do qui mô chưa đạt hiệu quả kinh tế, vào năm 1992 đã chuyển nhượng toàn bộ đất đai, nhà xưởng và 64 máy dệt thoi tự động của nhà máy dệt Thống Nhất Sang năm 1994 xây mới với diện tích 4,500m2 phân xưởng dệt 2.100 m2 phân xưởng mắc hồ đồng thời đầu tư thêm 50 máy dệt thoi tự động, 26 máy Jacquard, 1 máy in 10 màu vào năm 1996 để đáp ứng nhu cầu thị trường

Diện tích toàn nhà xưởng 27.920m2, Công Ty Hữu Hạn Đồng Nai Bochang Quốc Tế đã hoàn thành công trình mở rộng xây dựng và đứng vững thương hiệu trên Thị Trường trong và ngoài nước

CÔNG TY CỔ PHẦN VIETBO tiền thân là CÔNG TY HỮU HẠN ĐỒNG NAI BOCHANG QUỐC TẾ là loại hình Công Ty Cổ Phần (được chuyển đổi từ loại hình Công Ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Hai thành viên trở lên với 100% vốn đầu tư của nước ngoài)

Công ty hoạt động theo giấy phép đầu tư số 86/GP do Ban Quản Lý Khu Công Nghiệp cấp vào ngày 01 tháng 06 năm 1990

Trong quá trình hoạt động, Công ty đã được cấp bổ sung các Giấy phép điều

chỉnh sau: Giấy phép điều chỉnh số 86/BSGP cấp ngày 01 tháng 12 năm 1990, Giấy chứng nhận thay đổi lần thứ tư số 472033000529 Ngày 29 Tháng 12 năm 2010, do ban quản lý các Khu Công Nghiệp Đồng Nai cấp, chuẩn y việc chuyển đổi loại hình công ty từ Công ty TNHH hai thành viên trở lên thành Công Ty Cổ Phần với tên gọi

là Công ty Cổ Phần VietBo

Vốn đầu tư : USD 10.010.950,00 lên USD 32.000.000,00

- Thời gian hoạt động của doanh nghiệp từ 20 năm lên 40 năm

- Điều chỉnh mức tỉ lệ xuất khẩu là 60% sản phẩm để xuất khẩu và 40% sản phẩm tiêu thụ nội địa tại thị trường Việt nam Doanh nghiệp có trách nhiệm và nghĩa vụ nộp thuế theo qui định của pháp luật hiện hành

2.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của Công ty

Sản xuất khăn bông và các sản phẩm dệt gia dụng xuất khâu và tiêu thụ nội địa tại thị trường Việt nam

- Thời gian hoạt động 40 năm kể từ ngày được cấp giấy phép đầu tư

Mục tiêu sản xuất kinh doanh là 90% sản phẩm xuất khẩu và 10% tiêu thụ nội địa

Số sản phẩm xuất khẩu phải nộp thuế xuất khẩu, số sản phẩm tiêu thụ nội địa phải nộp thuế doanh nghiệp theo qui định hiện hành

2.1.3 Cơ cấu tổ chức quản lý kinh doanh của Công ty

- Phòng nhân sự quản lý hồ sơ nhân sự của công ty, thực hiện đào tạo tuyển dụng nhân viên Tổ chức tham mưu ý kiến cho Tổng giám đốc về công tác nhân sự, xây

dựng chính sách tiền lương

Sơ đồ

Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ Phần Viet Bo

(Nguồn : Phòng nhân sự Công ty Cổ Phần Viet Bo )

Phòng Nghiệp

Vụ XNK

Phòng Nội Tiêu Thành Phẩm

Phòng Quản lý

SX

Phòng Kỹ Thuật

Phòng Kế Toán Tài Chính

Bộ

Phận

May

Bộ Phận

In Hoa

Bộ Phận Tẩy Nhuộm

Bộ Phận Kho May

Bộ Phận

Cơ Điện

Bộ Phận CBDệt

Bộ Phận Dệt

Bộ Phận Kho Dệt

Bộ Phận

Cơ Điện

TỔNG GIÁM ĐỐC

Phó TGĐ Kỹ Thuật

- Phòng y tế chăm lo sức khỏe cho toàn thể cán bộ công nhân viên trong công ty Hàng năm, phối hợp với các cơ sở y tế địa phương khám sức khỏe cho cán bộ công nhân viên trong công ty

- Phòng bảo vệ đảm bảo, giữ gìn trật tự an ninh trong công ty, đồng thời chịu trách nhiệm về công tác phòng cháy chữa cháy

* Điều hành sản xuất:

- Ông TRẦN XUÂN THU chức vụ Phó Tổng Giám Đốc Chuyên về tổ chức sản

xuất kinh doanh của Công Ty

- Ông Hoàng Phúc Thịnh Chức vụ Trưởng Phòng Điều Hành Sản Xuất:

- Có trách nhiệm quản lý chương trình chất lượng theo những yêu cầu của công ty

và khách hàng Thiết lập những thủ tục để duy trì những tiêu chuẩn chất lượng cao, đánh giá và triển khai những kỹ thuật được cải tiến cho việc quản lý sản xuất, trực tiếp chịu trách nhiệm thực thi và duy trì hệ thống chất lượng của công ty, báo cáo thực hiện và kiểm soát lại việc cải tổ hệ thống chất lượng

- Đề ra phương án để thực hiện sản xuất, cấp phát nguyên vật liệu theo định mức, theo dõi và đảm bảo giao hàng đúng thời hạn

- Báo cáo định kì về công tác xuất và nhập hàng hóa, tham kiến cho Tổng Giám Đốc về tình hình sản xuất, đề xuất ý kiến trong sản xuất kinh doanh để đạt được hiệu quả cao nhất

* Phòng kế toán tài vụ

Ông Quang Việt Hùng Chức vụ Phó Kế Toán Trưởng

- Có nhiệm vụ ghi chép, tính toán phản ánh số liệu đầy đủ, chính xác về toàn bộ tài sản hiện có của Công Ty cũng như các nghiệp vụ phát sinh hàng ngày

- Thực hiện việc hạch toán kế toán toàn bộ quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh Chịu trách nhiệm về việc lưu giữ sổ sách, ghi chép, tổng hợp những chứng từ ban đầu theo đúng chế độ kế toán mà nhà nước quy định hiện hành

- Xây dựng kế hoạch tài chính căn cứ vào phương án kinh doanh do phòng kinh doanh cung cấp Tham mưu cho Tổng giám đốc về tình hình tài chính và cách thức huy động vốn để duy trì công việc sản xuất kinh doanh Theo dõi và thu hồi công nợ

* Phòng Nghiệp Vụ Kinh Doanh xuất nhập khẩu:

Ông Trần Chánh Phương chức vụ Giám Đốc Phòng Nghiệp Vụ Kinh Doanh xuất nhập khẩu

- Là đơn vị chính tiếp xúc trực tiếp với khách hàng và cũng là đầu mối tiêu thụ hàng của công ty Phòng kinh doanh có lực lượng tiếp thị bán hàng mạnh nhằm tìm hiểu thị trường rộng lớn và đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng trong và ngoài nước thông qua các mạng bán sỉ và lẻ của công ty

- Chịu trách nhiệm theo dõi công nợ phải thu khách hàng và định kỳ đối chiếu với phòng kế toán

- Các yêu cầu về mẫu mã, số lượng, đơn giá, ngày giao hàng, hình thức thanh toán phòng nghiệp vụ cần phải có trách nhiệm đàm phán và ký hợp đồng kinh tế

- Tập trung theo dõi và giải quyết các khiếu nại của khách hàng, mức độ hài lòng đối với chất lượng sản phẩm của hàng hóa

- Có nhiệm vụ khảo sát thị trường giá cả trong và ngoài nước

* Phân xưởng sản xuất:

Ông Wang Phi Hùng chức vụ Trưởng Xưởng

Nhà máy có 2 xưởng sản xuất dưới sự quản lý của Trưởng Xưởng 2 bên

- Xưởng 1: Bao gồm các bộ phận: Chuẩn bị dệt, Dệt, Xén, May và đóng gói hoàn tất

- Xưởng 2: Bao gồm các bộ phận: Tẩy nhuộm, In hoa, Xén, May và đóng gói hoàn tất

* Phòng hóa nghiệm:

Ông Phạm Phú Lộc chức vụ Trưởng Phòng Hóa nghiệm

- Có trách nhiệm nghiên cứu, kiểm tra và cấp phát công thức pha chế hóa chất cho các bộ phận liên quan

* Bộ phận QCS:

Do Ông Nguyễn Ngọc Mẫn chức vụ Quản Đốc

Kiểm tra chất lượng sản phẩm, kiểm soát sản phẩm không phù hợp và không đạt chất lượng Tất cả các sản phẩm được bộ phận KCS kiểm tra trong suốt quá trình sản xuất từ khâu đầu đến khâu hoàn tất

2.1.4 Tình hình công tác kế toán tại Công ty

Các mẫu biểu và chứng từ kế toán tại Công ty được sử dụng theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ Tài Chính

 Hệ thống tài khoản

Hệ thống tài khoản kế toán của Công ty Cổ Phần VietBo được xây dựng khá chi tiết Tài khoản bao gồm theo sơ đồ minh họa như sau :

xxxx – xxx – xx

Sơ đồ 2.2: Cách thức phân loại tài khoản con

(Nguồn : Phòng kế toán Công ty Cổ Phần Viet Bo )

Số hiệu kế toán ở phần 2 được xây dựng theo kiểu kế toán Mỹ Mỗi đối tượng

có liên quan trong một nghiệp vụ phát sinh đều có số hiệu tài khoản riệng biệt để ghi nhận

 Hệ thống sổ sách kế toán

Hiện tại Công ty VietBo đang áp dụng hình thức nhật ký chung Số liệu kế toán được

xử lý bằng phần mềm Misa Hệ thống sổ sách của Công ty hiện nay gồm :

- Các sổ kế toán tổng hợp : Sổ cái, sổ nhật ký chung, sổ nhật ký thu tiền, sổ nhật

ký chi tiền, sổ nhật ký bán hàng, sổ nhật ký mua hàng

- Các sổ kế toán chi tiết gồm : sổ chi tiết tài sản cố định, sổ chi tiết hàng tồn kho, thẻ kho, sổ chi tiết công nợ, sổ theo dõi thuế

 Hệ thống báo cáo kế toán

Hệ thống báo cáo tài chính gồm:

- Bảng cân đối kế toán

- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh

- Báo cáo lưu chuyển tiền tệ

Phần 3: Chi tiết theo từng trung tâm chi phí

Phần 2: Số hiệu tài khoản kế toán theo quy định

Phần 1: Số hiệu tài khoản kế toán Việt Nam theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 03 năm 2006 của Bộ Tài Chính

- Thuyết minh báo cáo tài chính

Hệ thống báo cáo quản trị gồm:

- Báo cáo doanh thu và lợi nhuận gộp theo khu vực : Phản ánh tình hình tiêu thụ sản phẩm tại từng khu vực

- Báo cáo doanh thu và lợi nhuận gộp theo ngành hàng : Phản ánh tình hình tiêu thụ sản phẩm thuộc từng ngành hàng

- Báo cáo tình trạng hàng tồn kho : Phản ánh thông tin chi tiết về các mặt hàng đang tồn kho Báo cáo này còn thể hiện tình trạng hiện tại của từng mặt hàng so với mức tồn kho an toàn của mặt hàng đó

- Báo cáo tồn kho chậm lưu chuyển : Phản ánh giá trị và số lượng những mặt hàng chậm lưu chuyển trong một khoảng thời gian nhất định

- Báo cáo công nợ phải thu theo độ tuổi : Phản ánh tình trạng công nợ khách hàng theo từng thời gian quá hạn, tạo cơ sở cho việc đốc thúc thu nợ và lập dự phòng

nợ phải thu khó đòi

- Báo cáo dự toán chi theo độ tuổi phải trả : Phản ánh nhu cầu tiền để trả cho nhà cung cấp theo từng giai đoạn

- Báo cáo chi phí sản xuất : phản ánh chi tiết từng khoản mục chi phí thực tế của từng lệnh sản xuất trong giai đoạn

- Báo cáo chênh lệch chi phí sản xuất : tương tự như báo cáo chi phí sản xuất nhưng có thêm số liệu chi phí định mức và chênh lệch giữa thực tế và định mức Báo cáo này hỗ trợ cho nhà quản lý trong việc phân tích khoản chênh lệch đó là do giá hay

do số lượng gây ra

 Ứng dụng tin học trong kế toán

Phần mềm kế toán Công ty đang dùng là phần mềm Misa Đây không phải là phần mềm chỉ dành riêng cho kế toán mà là một phần mềm tích hợp, được sử dụng cho nhiều chức năng khác nhau gồm : quản lý bán hàng, quản lý mua hàng, quản lý sản xuất,… Tất cả các chức năng đều só sự liên kết chặt chẽ và liên thông với nhau

Phần mềm được cài đặt trên máy chủ Các máy con được kết nối với máy chủ

để thực hiện công việc hằng ngày

Trình tự ghi sổ kế toán vào hệ thống máy tính như sau :

Thực hiện hàng ngày Thực hiện cuối tháng Đối chiếu

Sơ đồ 2.3 : Trình tự ghi sổ kế toán trên máy vi tính

(Nguồn : Phòng kế toán Công ty Cổ Phần Viet Bo )

Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ

kế toán cùng loại để nhập liệu các bảng của phần mềm trên máy vi tính Sáu đó, các số

liệu kế toán ở các phân hệ chi tiết được kết chuyển xuống phân hệ sổ cái tổng hợp

Kết quả xử lý tùy vào bản chất sẽ được thể hiện trên các sổ kế toán chi tiết phù hợp và

được hạch toán vào các tài khoản kế toán đã được thiết lập

Cuối tháng, kế toán khóa sổ và in các sổ kế toán chi tiết, báo cáo tài chính và

báo cáo kế toán quản trị Kế toán còn đối chiếu sổ kế toán chi tiết với sổ tổng hợp đối

chiếu sổ tổng hợp với các báo cáo kế toán để đảm bảo số liệu kế toán thống nhất và

trung thực theo thông tin đã được nhập vào máy

2.2 Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty Cổ Phần VietBo

2.2.1 Quá trình tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ

Tác giả đã sử dụng lưu đồ và gửi bảng câu hỏi để tiến hành khảo sát thực trạng

hệ thống KSNB tại Công ty Cổ Phần VietBo Bảng câu hỏi được xây dựng dựa trên

công cụ đánh giá KSNB của báo cáo COSO 2013 nhằm thu thập thông tin về việc tổ

chức và vận hành hệ thống KSNB tại Công ty Bảng câu hỏi được gửi tới 40 cán bộ,

công nhân viên trong công ty Đối tượng được khảo sát chủ yếu là giám đốc, phó

giám đốc, trưởng phòng, phó phòng và nhân viên của phòng ban

Dựa vào kết quả khảo sát , tác giả sử dụng phương pháp thống kê mô tả để

đánh giá chung về hệ thống KSNB tại Công ty Cổ Phần VietBo

Phần mềm kế toán

Các phân hệ chi tiết

Phân hệ sổ cái tổng hợp

Báo cáo kế toán

- Báo cáo tài chính

- Báo cáo kế toán quản trị

2.2.2 Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ

Tác giả gửi 40 phiếu khảo sát, dựa trên số phiếu trả lời nhận được tác giả thống

kê kết quả , và từ đó đánh giá hệ thống KSNB của Công ty như sau :

2.2.2.1 Môi trường kiểm soát

Dựa vào các nguyên tắc theo báo cáo COSO 2013 , tác giả đã khảo sát các nhân tố như : Tính chính trực và đạo đức, cam kết về năng lực và chính sách nhân sự, độc lập của hội đồng quản trị và ban kiểm soát, cơ cấu tổ chức, việc phân định quyền hạn và trách nhiệm của công ty, kết quả khảo sát cho thấy:

 Tính chính trực và giá trị đạo đức

Bảng 2.1: Thống kê miêu tả về tính chính trực và giá trị đạo đức

phiếu gửi đi

Số phiếu nhận về

Trả lời

1 Công ty có ban hành bằng văn bản các quy

tắc, chuẩn mực ứng xử, đạo đức cho toàn thể

cán bộ công nhân viên trong công ty không?

2 Công ty có thực hiện giảm áp lức để nhân

3 Nhà quản lý có đặt lợi ích của công ty lên

hàng đầu thông qua việc thực hiện tính chính

trực và giá trị đạo đức qua lời nói và hành

động cụ thể không?

4 Công ty đưa ra các quy định xử phạt thích

hợp đối với quy tắc ứng xử, nội quy công ty ? 40 40 100.0% 25.0%

5 Số lượng công nhân viên có được phân bổ

tương xứng với khối lượng công việc tại các

bộ phận không?

6 Công ty có thông báo cho tất cả các nhân

viên biết hành vi nào được chấp nhận và hành

vi nào không được chấp nhận không?

(Nguồn: Kết quả khảo sát tại Công ty Cổ Phần VietBo)

Kết quả khảo sát cho thấy, việc ban hành bằng văn bản các quy tắc, chuẩn mực ứng xử, đạo đức cho toàn thể cán bộ công nhân viên trong công ty hầu hết đều đồng ý

là có Nhưng bên cạnh đó vẫn còn 12,5% là không có Điều này cho thấy rằng không phải tất cả nhân viên trong đơn vị điều biết về vấn đề này

Về vấn đề nhà quản lý có đặt lợi ích của công ty lên hàng đầu thì kết quả cho thấy vẫn còn 37.5% người không đồng ý điều này cho thấy nhà quản lý vẫn chưa thực hiện tính chính trực và đạo đức trong hành động trong quá trình quản lý

Công ty có đưa ra biện pháp xử phạt thích hợp với quy tắc ứng xử, nội quy công ty Tuy nhiên, mức xử phạt còn chung và vẫn còn chưa cụ thể vì 25% nhân viên không biết vi phạm thì bị xử phạt như thế nào Mức kỉ luật chủ yếu là cắt giảm lương, cắt giảm khen thưởng tùy thuộc vào từng trường hợp và do hội đồng kỉ luật quyết định Vì mức kỉ luật do Hội đồng kỉ luật quyết định nên còn mang nhiều cảm tính nên một số nhân viên cảm thất có sự phân biệt và không công bằng đối với một số nhân viên là người thân quen với nhà quản lý khi bị vi phạm

 Cam kết về năng lực và chính sách nhân sự

Bảng 2.2: Thống kê mô tả cam kết về năng lực và chính sách nhân sự

phiếu gửi đi

Số phiếu nhận về

Trả lời

1 Công ty sử dụng bảng mô tả công việc yêu cầu

rõ kiến thức và chất lượng nhân sự cho từng vị trí? 40 40 62.5% 37.5%

2 Nhà quản lý, nhân sự chủ chốt về tài chính hay

kiểm soát nội bộ có bị thay thế thường xuyên,

nghỉ việc bất ngờ, thay thế liên tục?

3 Công ty có sa thải nhân viên không đủ năng lực

4 Nhân sự trong công ty được phân công công

5 Công ty ban hành quy chế khen thưởng , sử

(Nguồn: Kết quả khảo sát tại Công ty Cổ Phần VietBo)

Kết quả cho thấy, Công ty sử dụng bảng mô tả công việc về việc yêu cầu về kiến thức và chất lượng nhân sự cho từng vị trí Bảng mô tả công việc này cũng giúp tránh được sự chồng chéo, đùn đẩy công việc lẫn nhau giữa các nhân viên trong công

ty Cũng dựa trên bảng mô tả công việc này, phòng nhân sự sẽ tiến hành tuyển dụng dựa trên các tiêu chí về: năng lực, trình độ chuyên môn, đạo đức để làm việc tại công

ty Việc tuyển dụng do Giám đốc đơn vị quyết định và có quy chế tuyển dụng kèm theo yêu cầu cụ thể cho từng công việc như trình độ ngoại ngữ, độ tuổi, vi tính và kinh nghiệm Chẳng hạn, đối với vị trí kế toán phải đảm bảo trình độ đại học chính quy chuyên ngành kế toán, với bộ phận kinh doanh phải tốt nghiệp đại học chuyên ngành quản trị kinh doanh, có ngoại hình, có khả năng thuyết phục khách hàng Tuy nhiên , vẫn còn 37,5% không biết rõ về yêu cầu công việc cho từng vị trí, lý do là vẫn còn một số trường hợp quen biết không đảm bảo chuyên môn theo quy chế tuyển dụng vẫn được tuyển dụng

Qua khảo sát cho thấy, có đến 50% không đồng ý với việc Công ty có sa thải nhân viên không đủ năng lực đặc biệt đó là người thân của ban lãnh đạo Thực tế cho thấy dù quy chế tuyển dụng của công ty đã quy định rất rõ về việc yêu cầu về năng lực

và trình độ, tuy nhiên vẫn còn một số trường hợp là người thân quen có quan hệ với ban lãnh đạo Vì vậy, việc sa thải nhân viên là người thân của ban lãnh đạo không đủ năng lực ít được áp dụng mà hầu hết là khiển trách hoặc chuyển sang công việc khác

Đa số nhân viên hài lòng với việc bố trí công việc theo đúng chuyên môn của mình Điều này cho thấy công ty phân công công việc theo đúng với chuyên môn đào tạo

Qua khảo sát cho thấy, Công ty có ban hành quy chế khen thưởng , sử dụng quỹ khen thưởng hợp lý Tuy nhiên , trong tình hình kinh tế khó khăn hiện nay, đơn vị thường xuyên cắt giảm giảm nhân sự và ít khi tuyển dụng người mới thay thế mà hầu hết các nhân viên trong cùng phòng ban phải đảm nhiệm công việc của nhân viên đã nghỉ, điều này làm cho áp lực công việc gia tăng dẫn đến nhân viên dễ bị sai sót và bị

kỉ luật

Hàng quý, năm công ty cũng tổ chức đánh giá lại kết quả hoạt động của toàn công ty cũng như những việc làm cần được phát huy, những việc làm hạn chế cần khắc phục cho từng nhân viên để có thể định hướng phát triển lâu dài đối với công ty, việc đánh giá này được thực hiện bởi những người quản lý trực tiếp của nhân viên, từ

đó xác định được khả năng của từng nhân viên có đáp ứng được yêu cầu của từng công việc không

 Hội đồng quản trị và ban kiểm soát

Bảng 2.3 : Thống kê miêu tả hội đồng quản trị và ban kiểm soát

phiếu gửi đi

Số phiếu nhận

về

Trả lời

1 Định kỳ Hội đồng quản trị và Ban giám đốc

có tổ chức các cuộc họp nhằm đánh giá lại kết

quả thực hiện mục tiêu và chiến lược của công

ty không?

2 Công ty có thành lập ban kiểm soát độc lập

3 Ban kiểm soát độc lập với các bộ phận khác

4 Ban kiểm soát có thường xuyên kiểm tra,

5 Ban lãnh đạo có đánh giá cao vai trò của kiểm

6 Ban kiểm soát có đáp ứng với yêu cầu đặt ra? 40 40 12.5% 87.5%

(Nguồn: Kết quả khảo sát tại Công ty Cổ Phần VietBo)

Định kỳ, Hội đồng quản trị và Ban giám đốc tổ chức các cuộc họp nhằm đánh giá lại kết quả thực hiện mục tiêu và chiến lược của công ty Bên cạnh đó, Ban giám đốc cũng luôn lắng nghe ý kiến của Ban kiểm soát về những giải pháp và đưa ra quyết định cuối cùng nhằm phát triển công ty

Hiện tại Ban kiểm soát của công ty gồm 6 người, trong đó 1 người có trình độ thạc sĩ, 5 người có trình độ đại học, những người trong Ban kiểm soát này nắm vững chuyên môn và có kinh nghiệm lâu năm trong ngành nghề, có ý thức trách nhiệm cao

Vì thế họ có khả năng hoàn thành nhiệm vụ được giao

Ban kiểm soát độc lập với các bộ phận của doanh nghiệp, tuy nhiên ban kiểm soát vẫn hưởng lương từ các doanh nghiệp và được hội đồng quản trị bổ nhiệm làm công việc kiểm soát viên

Chính vì vậy, ban kiểm soát viên của Công ty chưa thật sự đáp ứng yêu cầu đặt

ra Vì ban kiểm soát chưa thật sự độc lập trong việc kiểm tra, kiểm soát cũng như việc báo cáo vẫn còn chưa trung thực so với thực tế

 Cơ cấu tổ chức

Bảng 2.4 : Thống kê miêu tả về cơ cấu tổ chức

phiếu gửi đi

Số phiếu nhận

về

Trả lời

1 Cơ cấu tổ chức hiện tại có phù hợp với bản

chất và tình hình hoạt động của công ty không? 40 40 100.0% 0.0%

2 Trong cơ cấu tổ chức hiện tại có sự phân định

rõ quyền hạn và trách nhiệm đối với từng hoạt

động cụ thể, cấp bậc cần báo cáo không?

3 Công ty có thay đổi cơ cấu tổ chức theo môi

truờng hoạt động, điều kiện kinh doanh có hiệu

quả không ?

4 Hiện tại cơ cấu tổ chức của công ty có đảm

bảo cho việc lập kế hoạch, thực hiện và giám sát

không?

5 Công ty có văn bản quy định chính sách và

thủ tục để cụ thể hóa hoạt động của từng bộ

phận không?

(Nguồn: Kết quả khảo sát tại Công ty Cổ Phần VietBo)

Qua khảo sát cho thấy 100% ý kiến đồng ý với cơ cấu tổ chức hiện tại của công

ty đã được xây dựng phù hợp với bản chất và tình hình hoạt động của công ty Cơ cấu

tổ chức này đáp ứng được yêu cầu quản lý của công ty, giúp ban lãnh đạo của công ty

có thể điều hành hoạt động của toàn công ty