Thực trạng công tác tổ chức hoạt động tuyển dụng nhân lực tại công ty cổ phần bưu chính Viettel

Thực trạng công tác tổ chức hoạt động tuyển dụng nhân lực tại công ty cổ phần bưu chính Viettel Chương 1: Giới thiệu chung về công ty cổ phần Bưu Chính Viettel Quá trình hình thành và phát triển 1. Vài nét sơ lược về công ty 2. Nghành nghề kinh doanh 3. Quá trình hình thành và phát triển 4. Mô hình cơ cấu tổ chức 5. Hội đồng quản trị, ban kiểm soát 6. Ban giám đốc công ty 7. Các phòng ban, chức năng và nhiệm vụ

Lời mở đầu

Nền kinh tế Việt Nam đang trong giai đoạn hội nhập, cạnh tranh và hợp tác quốc

tế Vì vậy mà để tranh thủ mọi nguồn lực, phát huy tối đa năng lực và hiệu quả sản xuất kinh doanh, các doanh nghiệp Việt Nam nói chung và các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực Bưu chính Viễn thông nói riêng phải tận dụng nguồn nhân lực

“một nguồn nhân lực quý giá nhất trong các nguồn nhân lực” để nâng cao năng lựccạnh tranh cũng như là giữ vững và nâng cao được vị thế cạnh tranh cho doanh nghiệp

Bưu chính Viettel là một trong những doanh nghiệp hạch toán phục thuộc Tập đoàn Viễn thông Quân Đội Và để thực hiện được những thắng lợi các mục tiêu chiến lược phát triển của Tập đoàn và các Đơn vị, tỏng những năm qua Bưu chính Viettel đã luôn luôn nỗ lực và phấn đấu hết mình để hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ hay kế hoạch mà tập đoàn giao cho

Với mục đích quản trị nguồn nhân lực Công ty cổ phần Bưu Chính Viettel, phát huy những thành tựu đã đạt được và khắc phục những hạn chế đã và đang còn tồn tại, nhóm 8 chúng em đã chọn đề tài: “Thực trạng công tác tổ chức hoạt động tuyểndụng nhân lực tại công ty cổ phần bưu chính Viettel”

Chương 1: giới thiệu chung về công ty cổ phần Bưu chính Viettel

I Quá trình hình thành và phát triển

1 Đôi nét về công ty

Tên công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN BƯU CHÍNH VIETTELTên giao dịch :VIETTEL POST JOINT STOCK CORPORATIONTên viết tắt :VIETTEL POST

Trụ sở chính: Số 1 Giang Văn Minh - Ba Đình - Hà NộiĐiện thoại: 04.62660306

Fax: 069.522490

2 Ngành nghề kinh doanh:

- Kinh doanh dịch vụ chuyển phát bưu phẩm, bưu kiện và hàng hóa

- Đại lý kinh doanh dịch vụ phát hành báo chí

- Kinh doanh dịch vụ thương mại trên mạng bưu chính

- Kinh doanh dịch vụ viễn thông: bán các thiết bị viễn thông đầu cuối, các loại thẻ viễn thông, điện thoại, Internet card

- Kinh doanh dịch vụ in, in bao bì

- Cung cấp dịch vụ quảng cáo trên bao bì chuyển phát nhanh của Công ty

- Kinh doanh dịch vụ kho bãi và các hoạt động hỗ trợ cho vận tải

- Kinh doanh vận tải hành khách

- Kinh doanh gara ô tô

- Đại lý bảo hiểm

- 1999-2000: Thủ nghiệm và chính thức cung cấp dịch vụ CPN tuyến HN-HCM Trung tâm phát hành báo chí đổi tên thành Trung tâm Bưuchính Quân đội và được Tổng cục Bưu điện cấp phép mở rộng mạng lưới ra Quốc tế

- 2001-2005: Tập trung phát triển dịch vụ chuyển phát, mở rộng mạng lưới ra 64 tỉnh thành phố trong cả nước

- 12/10/2006: Công ty TNHH nhà nước MTV Bưu chính Viettel được thành lập thay thế cho Trung tâm Bưu chính Quân đội

- 27/03/2009: Bưu chính Viettel chính thức bán cổ phiểu ra công chúng với số lượng 1.526.600 cổ phần với giá bình quân 10.171đồng/

- 05/2011: Thành lập Công ty TNHH MTV Bưu chính Viettel Hà Nội

- 13/4/2012: Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hà Nội cấp phép thànhlập Tổng công ty CP Bưu chính Viettel

- 30/5/2012: Chủ tịch nước CHXHCN Việt Nam tặng thưởng Huân chương Lao động hạng Ba cho Bưu chính Viettel vì có thành tích

xuất sắc trong công tác từ 2007 - 2011, góp phần xây dựng chủ nghĩa

xã hội và bảo vệ Tổ quốc

II Mô hình cơ cấu tổ chức và chiến lược phát triển

1 Mô hình cơ cấu tổ chức

Mô hình cơ cấu tổ chức được phân chia theo 4 cấp độ:

- Cấp độ 1: Hội đồng quản trị

- Cấp độ 2: Ban Tổng Giám đốc Công ty

- Cấp độ 3: Các phòng ban chức năm, chi nhánh trực thuộc Công ty

- Cấp độ 4: Các ban, tổ đội sản xuất, Bưu cục cấp 2 trực thuộc các phòng ban chức năng, chi nhánh

Hội đồng quản trị

Ban kiểm soát Tổng giám đốc

2 Chiến lược phát triển

Là công ty cổ phần hàng đầu tại Việt Nam cung cấp về dịch vụ chuyển phát Viettel Post đã khẳng định được vị thế, uy tín và kiên định đi theo chiến lược phát triển của mình cụ thể:

- Tập trung vào phát triển các dịch vụ lấy chuyển phát làm lõi Phục

vụ từ cá nhân đến doanh nghiệp, từ nông thôn đến thành thị, vùng sâu vùng xa và các huyện đảo

- Tăng trưởng doanh thu và hướng đến phân khúc khách hàng mục tiêu

- Đa dạng và tăng thu nhập từ chuyển phát, đồng thời quản lý vốn một cách hiệu quả

- Tăng cường phát triển năng lực đội ngũ phát hàng, bán hàng

Chương II Thực trạng công tác tổ chức hoạt động tuyển dụng nhân lực tại công ty cổ phần bưu chính Viettel

Phòng phó giám đốc liên tỉnh

Phòng phó giám đốc kinh doanh

Phòng tổng giám

đốc – bí thư đảng

ủy

Phó tổng giám đốc liên tỉnh

Các công ty trong và ngoài nước

I Đặc điểm nguồn nhân lực tại Viettel Post

Để hiệu quả kinh tế của công ty ngày càng được nâng cao thì việc tăng năng suất lao động được coi là một công việc rất rất là cần thiết Và muốn vậy thì việc quản lý nguồn lao động được cho là rất phù hợp và

có ý nghĩa cực kì to lớn Nhận thức được điều đó thì công ty cổ phần Bưu chính Viettel ngày càng hoàn thiện hơn công tác quản lý lao động sao cho phù hợp với đặc thù của đơn vị mình

- Cơ cấu lao động theo trình độ

Số lao động có trình độ đại hoạc và trên đại học: 289 người

Số lao động có trình độ trung cấp, cao đẳng: 254 người

Số người lao động có trình độ sơ cấp, trình độ khác: 580 ngườiNhư ta có thể thấy lao động phổ thông tại công ty cổ phần Bưu chính Viettel chiếm đa số Do sản phẩm chính của công ty đó là các hoạt động chuyển phát hàng hóa nên đội ngũ nhân viên không cần bằng cấp là không thể thiếu Như các bạn đã biết công việc chuyển phát hàng hóa thì không cần người có bằng cấp cao chỉ cần biết sử dụng smartphone và biết đi xe máy, ô tô, là được và không nhất thiết phải có bằng cấp cao

Có thể nói, trong chặng đường sau chia tách, cùng với nhiều giải pháp, công tác đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực đã và đang góp phần quan trọng trongviệc hiện thực hóa mục tiêu phát triển và nâng cao chất lượng lao động của Vietnam Post Đáng chú ý, chuyển biến rõ nét nhất của đội ngũ nhân lực Vietnam Post thời gian qua, chính là việc đại đa số người lao động bưu chính trên toàn mạng lưới đã chuyển từ tư duy, cách làm thụ động trước đây sang tư duy kinh doanh năng động, linh hoạt, hướng tới thị trường, khách hàng Người lao động trong ngành bưu chính đã xác định rõ cần phải cố gắng và tìm mọi cách để kinh doanh nhằm góp phần tăng doanh thu Bên cạnh chuyển biến về nhận thức, kỹ năng thực hiện công việc của người lao động bưu chính đã thành thạo, nhuần nhuyễn hơn

II Công tác tuyển dụng trong công ty

Để tuyển dụng nhân sự đạt hiệu quả cao, trong thời gian vừa qua công ty cổ phần bưu chính Viettel đã áp dụng cả hai nguồn tuyển dụng là nguồn bên trong và bên ngoài công ty cho vị trí nhân viên viên giao nhận chuyển phát nhanh Dưới đây là

kết quả tuyển dụng của công ty phân theo nguồn tuyển dụng trong những năm gần đây:

Năm Tổng số lao

động

Từ nguồn nội bộ

Từ nguồn bên ngoài

2013 400 (người) 130 (người) 32,5 % 270 (người) 67,5 %

2014 390 (người) 90 (người) 23,07 % 300 (người) 76,93 %

2015 500 (người) 150 (người) 30 % 350 (người) 70 %

2016 1010 (người) 180(người) 17,82 % 830 (người) 82,18%

(Nguồn: Phòng tổ chức- hành chính)

1 Nguồn tuyển dụng bên ngoài:

Nhìn vào bảng trên ta thấy số hồ sơ thu được từ nguồn tuyển dụng bên ngoài luôn lớn hơn nhiều lần so với nguồn tuyển dụng nội bộ công ty, năm 2016 chiếm

82,18% so với nguồn tuyển nội bộ Điều đó chứng tỏ nguồn tuyển này rất được công ty chú trọng Với nguồn tuyển này công ty cổ phần bưu chính Viettel chủ yếu

áp dụng phương pháp tuyển mộ sau:

Một là, tuyển dụng qua sự giới thiệu từ người thân, người quen của cán bộ công nhân viên trong công ty Khi có vị trí trống, nhân viên trong công ty có thể tiến cử một người nào đó phù hợp với bộ phận giao nhận chuyển phát nhanh nộp hồ sơ dự tuyển Đây là phương pháp mà công ty luôn ưu tiên sử dụng và thực tế nhờ vào sự tin cậy của các nhân viên đã đang làm tại công ty, nên công ty thu hút được rất nhiều ứng viên sáng giá sẽ làm tại công ty, từ đó góp phần vào sự phát triển của công ty cổ phần bưu chính viettel

Hai là, tuyển dụng căn cứ vào các thông tin trong hồ sơ cá nhân mà người xin việc nộp vào: Thông thường khi được tuyển dụng và trở thành nhân viên của công ty thìviệc lưu trữ thông tin về hồ sơ cá nhân sẽ được phòng tổ chức hành chính tiến hànhngay khi người được tuyển dụng vào làm Hồ sơ cá nhân được công ty lưu trữ bao gồm nững thông tin về cá nhân, bằng cấp, chuyên môn, Dựa vào những thông tin này, cán bộ nhân sự có thể chọn ra được những người phù hợp ứng tuyển cho các vị trí còn trống

Ba là, thông báo tuyển dụng đến các phòng ban trong công ty, tại các bảng tin rao vặt miễn phí nơi công cộng: Hình thức này khá đơn giản, tiết kiệm được khá nhiều chi phí, được công ty áp dụng nhiều vì hính hiệu quả mà nó mang lại rất lớn.

Bốn là, niêm yết thông báo tuyển dụng tại bảng tin của công ty

Năm là, đưa thông báo tuyển dụng lên các phương tiện truyền thông, thông tin đại chúng như báo chí, truyền hình tivi, trang mạng xã hội, mạng điện tử, các trang web việc làm phương pháp này mang lại kết quả cao, thu hút được một lượng ứng viên lớn phù hợp với yêu cầu tuyển dụng đã đề ra của công ty

Hiện nay, công ty sử dụng nguồn tuyển dụng bên ngoài khá tốt, các phương pháp đưa ra đối với nguồn này khá hợp lý thu hút được nhiều hồ sơ có chất lượng tốt bởitất cả những người lao đồn được tuyển đa phần đều có thể làm được việc luôn Không chỉ vậy, họ còn đem đến cho tổ chức một luông gió văn hóa mới, đồng thời tạo ra một phương pháp làm việc mới thúc đẩy công ty đổi mới và phát triển hơn Bằng chứng là trong thời kì kinh tế đang trên đà phát triển, còn gặp rất nhiều khso khăn, rất nhiều công ty, doanh nghiệp ngừng phát triển, bị thụt lùi song công ty cổ phần bưu chính Viettel vẫn phát triển ổn định, ngày càng thu hút được dông đảo khách hàng gửi gắm niềm tin vào dịch vụ chuyển phát nhanh của công ty nhờ có đội ngũ nhân viên được tuyển chọn sát sao và chất lượng

2 Đối với nguồn tuyển dụng bên trong:

Nguồn tuyển mộ bên trong luôn được công ty quan tâm Công ty luôn ưu tiên các nguồn nội bộ ở các vị trí thăng tiến trong công ty hay việc điều chuyển nhân lực, chiếm 17,82% so với nguồn lực bên ngoài năm 2016 Đối với nguồn tuyển này công ty áp dụng các phương pháp tuyển mộ sau:

Một là, tuyển dụng qua sự giới thiệu, đề bạt của cán bộ công nhân viên trong công ty: phương pháp này thường được sử dụng khi tuyển chọn các vị trí quản lí Khi có

vị trí quản lí trống, nhân viên trong công ty có thể sẽ tiến cử một nhân viên nào đó trong bộ phận giao nhận chuyển phát nhanh mà có năng lực phù hợp với vị trí cần tuyển dụng nộp hồ sơ dự tuyển vào ban quản lí nhân lực của công ty cổ phần bưu chính Viettel

Hai là, căn cứ vào thông tin trong hồ sơ cá nhân đã lưu trữ của nhân viên đang làm việc tại công ty Thông thường khi được tuyển dụng và trở thành thành viên của

công ty thi việc lưu trữ hồ sơ dự tuyển của tất cả nhân viên đã được phòng tổ chức – hành chính tiến hành ngay Hồ sơ cá nhân mà công ty lưu trữ bao gồm thông tin

cá nhân, bằng cấp, chuyên ngành và kể cả mức lương, khen thưởng, đào tạo và quátrình thăng của của nhân viên đó trong suốt thời gian làm việc tại công ty Vì thế, công ty rất dễ dàng tìm ra được người có năng lực, trình độ chuyên môn cho vị trí cần tuyển

Ba là, gửi thông báo tuyển dụng tới các phòng ban, các bộ phân khác trong công ty

Bốn là, niêm yết thông báo tuyển dụng tại bảng tin của công ty Hình thức này và hình thức thứ ba khá đơn giản, tiết kiệm được khá nhiều chi phí, được công ty áp dụng nhiều vì hính hiệu quả mà nó mang lại rất lớn

Nhờ các phương pháp tuyển dụng nêu trên mà cán bộ nhân sự đã tiếp nhận được nhiều hồ sơ nguyện vọng của các cán bộ công nhân viên đang làm việc tại công ty nhưng có nhu cầu và năng lực phù hợp với vị trí trống đang cần tuyển dụng Các ứng cử viên tuyển dụng từ nguồn nội bộ thường cho kết quả cao bởi vì họ là nhữngngười đã có năng lực, đã có kinh nghiệm, đã quen với công việc và môi trường làmviệc tại công ty Việc sử dụng tốt nguồn này cũng giúp cho việc đánh giá khả năng thăng tiến của người lao động trong công ty khá cao, cung như tiết kiệm cho công

ty một khoản chi phí khá lớn

3 Quy trình tuyển dụng nhân sự

a Định danh công việc cần tuyển dụng

- Vị trí cần tuyển dụng: Nhân viên giao nhận hàng chuyển phát nhanh

- Số lượng cần tuyển: 100

- Địa điểm làm việc: Lấy hàng tại nhà khách hàng trong khu vực được giao và mang về bưu cục

- Yêu cầu công việc:

+ Thái độ: Nhiệt tình, chu đáo và trung thực

+ Kiến thức và kỹ năng cần có: Hiểu được quy trình giao nhận hàng do công ty đàotạo, thông thạo đường đi tại khu vực

+ Công cụ cần có: Có xe máy, điện thoại smartphone.

+ Thời gian: Gắn bó lâu dài

- Mô tả công việc:

+ Thực hiện giao, nhận, quản lý thư, hàng trên địa bàn được giao

+ Quản lý doanh thu khách hàng trên tuyến (thu tiền khách hàng nộp cho kế toán).+ Tư vấn và chăm sóc khách hàng trên tuyến

+ Duy trì và phát triển chất lượng dịch vụ trên tuyến

+ Các nhiệm vụ khác theo yêu cầu

b Thông báo tuyển dụng

- Tên công ty: Công ty cổ phẩn bưu chính Viettel

- Mô tả công việc

+ Thực hiện giao, nhận, quản lý thư, hàng trên địa bàn được giao

+ Quản lý doanh thu khách hàng trên tuyến (thu tiền khách hàng nộp cho kế toán).+ Tư vấn và chăm sóc khách hàng trên tuyến

+ Duy trì và phát triển chất lượng dịch vụ trên tuyến

+ Các nhiệm vụ khác theo yêu cầu

- Quyền lợi được hưởng

+ Môi trường chuyên nghiệp, sáng tạo, cạnh tranh, phát triển, năng động có nhiều

cơ hội thăng tiến

+ Thu nhập = Lương cứng + % doanh số + thưởng (thu nhập trên

8.000.000đ/tháng)

+ Mỗi một Quý thưởng 1 tháng đến 2 tháng lương

+ Tổng lương 1 năm là tối thiểu 20 tháng lương

- Yêu cầu công việc

+ Nam dưới 30 tuổi

+ Có xe máy

+ Điện thoại smatphone

+ Trung thực, nhiệt tình, thân thiện, chịu được cường độ công việc cao

- Yêu cầu hồ sơ

+ Hồ sơ bao gồm (Ưu tiên hồ sơ con em bộ đội, thương binh liệt sỹ,…)

+ Đơn xin việc viết tay Trong đơn ghi rõ địa điểm muốn làm việc

+ Sơ yếu lý lịch có xác nhận của địa phương nơi cư trú

+ Giấy khám sức khoẻ

+ Bảng điểm và các văn bằng chứng chỉ liên quan (photo)

+ Chứng minh thư, hộ khẩu, giấy khai sinh có công chứng

+ 02 ảnh (3x4) chụp gần nhất cách 03 tháng

Các ứng viên quan tâm tới vị trí vui lòng gửi CV về địa chỉ email:

daipd@viettelpost.com.vn Tiêu đề ghi rõ [NVKD]_[Họ và tên]

Liên hệ nộp hồ sơ trực tiếp:

Tại Hà Nội: Phòng Kinh Doanh, tầng 3 Trung tâm PNNT - số 18 ngõ 30 Đường

Tạ Quang Bửu, Q.Hai Bà trưng, Tp Hà Nội

-Người liên hệ: Ms Thảo - Phone: 0965 515 651 Hoặc Ms Ngọc – Phone: 0975 456143

Tại Tp Hồ Chí Minh: Nguyễn Thị Hà - số 306 Lý Thường Kiệt, P.12, Q.Tân Bình

Tp HCM

SĐT: 0987343379

c Tiếp nhận và xử lý hồ sơ

- Là việc thu thập và đánh giá ứng viên thể hiện trong hồ sơ dự tuyển, trên cơ sở đối chiếu với yêu cầu công việc để chọn ra những ứng viên có triển vọng phù hợp cho các vòng tuyển dụng

Công ty Bưu Chính Viettel khi tiếp nhận hồ sơ để tuyển dụng vị trí nhân viên giao nhận chuyển phát nhanh Sẽ ưu tiên tiếp nhận những hồ sơ xin việc cung cấp đầy

đủ thông tin cá nhân, tạo được sự khác biệt hóa đối với các hồ sơ khác và tạo ấn tượng cho nhà tuyển dụng

Xử lý và tiếp nhận hồ sơ tuyển dụng vị trí nhân viên giao nhận chuyển phát nhanh dựa trên tiêu chí:

+ Nam giới, độ tuổi: dưới 28 tuổi, cao 1m65 trở lên

+ Tốt nghiệp trung cấp trở lên tất cả các chuyên ngành

+ Ưu tiên hộ khẩu gần nơi làm việc

+ Có sức khỏe tốt, có phương tiện đi lại, có smartphone

+Biết sử dụng tin học văn phòng

+ Có khả năng giao tiếp tốt, trung thực, nhiệt tình, có nguyện vọng làm việc lâu dài

d Phỏng vấn sơ bộ

- Đây là cuộc tiếp xúc đầu tiên giữa nhà tuyển dụng và người lao động nên nó để lại nhiều ấn tượng cho họ Phòng tuyển dụng của công ty Bưu Chính Viettel sẽ:+ Kiểm tra kiến thức và kỹ năng chuyên môn của mỗi ứng viên

+ kiểm tra kỹ năng giao tiếp, khả năng ứng phó với mọi trường hợp bất ngờ xảy ra.+ Phỏng vấn ứng viên xem có chịu được áp lực cao không và có ý định gắn bó với công ty lâu dài hay không

+ Tìm hiểu động cơ tìm việc

+ Mô tả cho họ biết về công việc giao nhận chuyển phát nhanh để họ có thể khẳng định mình có phù hợp hay không đó là:

● Thực hiện giao, nhận, quản lý thư, hàng trên địa bàn được giao.

● Quản lý doanh thu khách hàng trên tuyển và thu hồi công nợ ( thu tiền khách hàng nộp cho kế toán)

● Tư vấn và chăm sóc khách hàng trên tuyến

● Duy trì và phát triển dịch vụ trên tuyến

● Luôn sẵn sàng nhận nhiệm vụ đột xuất cấp trên giao

e Thi, kiểm tra

Tiến hành thi, kiểm tra qua 3 vòng

Vòng 1: Thi trình độ tin học văn phòng: thành thạo Excel Cần biết về Excel để đảm bảo xử lý được đơn hàng, mã vận đơn, thông tin liên quan đến khách hàng và sản phẩm, xác nhận và đảm bảo mọi thông tin chính xác từ khi tiếp nhận yêu cầu chuyển phát đến khi quá trình chuyển phát hoàn thành

Vòng 2: Kiểm tra trắc nghiệm hoặc câu hỏi ngắn: nhằm đánh giá sơ bộ khả năng, cách xử lý tình huống của ứng viên Từ đó có thể hiểu phần nào về tính cách, năng lực, cách làm việc và xử lý công việc của họ trong mọi vấn đề phát sinh

Có thể đưa ra một số câu hỏi như sau:

 Khi giao hàng bị nhầm đơn hàng thì bạn sẽ xử lý như thế nào?

 Trong quá trình vận chuyển, hàng hóa bị hư hỏng đến tay khách hàng và đòi bồi thường, bạn sẽ giải quyết ra sao?

 Hàng khách gửi là những chai siro bằng thủy tinh, đã được đóng gói Khi bạn kiểm tra để đóng gói lại thì phát hiện vài chai bị vỡ Bạn hãy giải quyết tình huống này?

 Bạn sẽ đóng gói 20 chai siro 700ml vỏ bằng thủy tinh như thế nào?

 Do sơ suất, số lượng hàng trên hóa đơn và thực tế bị chênh lệch (nhưng không đáng kể), khách hàng không có khiếu nại gì và đồng ý bỏ qua Vậy bạn hãy nêu cách giải quyết của mình trong tình huống này?

 Bạn được giao nhiệm vụ giao hàng cho khách nước ngoài, khả năng ngoại ngữ của bạn có giới hạn, vậy bạn có sẵn sàng học một vài câu giao tiếp trướckhi giao hàng không?