Thực trạng hoạt động kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền tại Công ty cổ phần Dệt May Huế

Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Hồng Thị Kim Thoa ĐẠI HỌC HUẾ TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ KHOA KẾ TOÁN – TÀI CHÍNH -H U Ế -  - IN H TẾ KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC K THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ Ọ C CHU TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN PHẠM THỊ THƠM TR Ư Ờ N G Đ Ạ IH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DỆT MAY HUẾ Khóa học: 2009 – 2013 SVTH: Phạm Thị Thơm _ Lớp K43A Kế tốn - Kiểm tốn Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Hồng Thị Kim Thoa ĐẠI HỌC HUẾ TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ KHOA KẾ TOÁN – TÀI CHÍNH -H U Ế -  - IN H TẾ KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC K THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ Ọ C CHU TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN G Đ Ạ IH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DỆT MAY HUẾ TR Ư Ờ N Sinh viên thực hiện: PHẠM THỊ THƠM Lớp: K43 KTKT Niên khóa: 2009 – 2013 Giáo viên hướng dẫn: ThS HOÀNG THỊ KIM THOA Huế, tháng năm 2013 SVTH: Phạm Thị Thơm _ Lớp K43A Kế tốn - Kiểm tốn Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Hồng Thị Kim Thoa LỜI CẢM ƠN Lời em xin gửi lời cảm ơn chân thành sâu sắc đến q thầy giáo Trường Đại Học Kinh tế Huế nhiệt tình giảng dạy, truyền đạt kiến thức, Ế kinh nghiệm q báu Đặc biệt, giáo Th.S Hồng Thị Kim Thoa dành nhiều thời U gian tâm huyết để giúp em hồn thành tốt khóa luận -H Em xin bày tỏ lời cảm ơn đến q Cơng ty cổ phần Dệt May Huế, tập thể cán cơng nhân viên, đặc biệt anh, chị, cơ, phòng Tài - kế tốn, phòng TẾ Kinh doanh phòng Kế hoạch - XNK quan tâm, giúp đỡ tạo điều kiện cho em tiếp xúc vào thực tế, học hỏi nhiều điều đồng thời cung cấp số liệu cần H thiết để em hồn thành khóa luận IN Do thời gian nghiên cứu, kiến thức kinh nghiệm thực tế có hạn Mặc dù cố K gắng đề tài khơng tránh khỏi sai sót định Kính mong q thầy C giáo, q cơng ty tất bạn đóng góp ý kiến bổ sung để đề tài hồn Ọ thiện Huế, tháng năm 2013 Sinh viên thực Phạm Thị Thơm TR Ư Ờ N G Đ Ạ IH Em xin chân thành cám ơn! SVTH: Phạm Thị Thơm _ Lớp K43A Kế tốn - Kiểm tốn Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Hồng Thị Kim Thoa MỤC LỤC PHẦN I: ĐẶT VẤN ĐỀ 1 Lý chọn đề tài Ế Mục đích nghiên cứu đề tài .2 U Đối tượng nghiên cứu .2 -H Phạm vi nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu TẾ Kết cấu khóa luận .3 PHẦN 2: NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU .4 H CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH IN BÁN HÀNG -THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP K 1.1.1 Khái niệm .4 C 1.1.2 Mục tiêu nhiệm vụ hệ thống kiểm sốt nội .5 Ọ 1.1.2.1 Mục tiêu IH 1.1.2.2 Nhiệm vụ 1.1.3 Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm sốt nội .6 Ạ 1.1.3.2 Đánh giá rủi ro (Risk Assessment) Đ 1.1.3.3 Hoạt động kiểm sốt (Control Activities) 10 G 1.1.3.4 Thơng tin truyền thơng (Information and Communication ) 12 N 1.1.3.5 Giám sát (Monitoring) 13 Ư Ờ 1.2 Kiểm sốt nội chu trình bán hàng - thu tiền 13 1.2.1 Định nghĩa chu trình bán hàng - thu tiền .13 TR 1.2.2 Vai trò chu trình bán hàng - thu tiền 14 1.2.3 Chu trình bán hàng - thu tiền 15 1.2.4 Các chứng từ, sổ sách kế tốn liên quan đến chu trình bán hàng - thu tiền 17 1.2.5 Kiểm sốt nội chu trình bán hàng - thu tiền 19 1.2.5.1 Các rủi ro xuất chu trình bán hàng - thu tiền 19 1.2.5.2 Mục tiêu KSNB chu trình bán hàng - thu tiền 20 SVTH: Phạm Thị Thơm _ Lớp K43A Kế tốn - Kiểm tốn Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Hồng Thị Kim Thoa 1.2.5.3 Thủ tục KSNB chu trình bán hàng - thu tiền .21 CHƯƠNG THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG -THU TIỀN TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN DỆT MAY HUẾ 25 2.1 Giới thiệu khái qt Cơng ty cổ phần Dệt May Huế 25 2.1.1 Lịch sử hình thành phát triển Cơng ty cổ phần Dệt May Huế 25 U Ế 2.1.2 Chức nhiệm vụ Cơng ty cổ phần Dệt May Huế .27 -H 2.1.2.1 Chức 27 2.1.2.2 Nhiệm vụ 27 TẾ 2.1.3 Cơ cấu tổ chức máy quản lý Cơng ty cổ phần Dệt May Huế 27 2.1.3.1 Sơ đồ tổ chức máy quản lý Cơng ty 27 H 2.1.3.2 Chức nhiệm vụ máy quản lý 30 IN 2.1.5 Tổ chức cơng tác kế tốn Cơng ty Cổ phần Dệt May Huế .40 K 2.1.5.1 Tổ chức máy kế tốn 40 2.1.5.2 Tổ chức vận dụng chế độ kế tốn 42 Ọ C 2.2 Thực trạng hoạt động KSNB chu trình bán hàng - thu tiền Cơng ty cổ phần IH Dệt May Huế 46 2.2.1 Hệ thống KSNB Cơng ty cổ phần Dệt May Huế 46 Ạ 2.2.1.1 Mơi trường kiểm sốt .46 Đ 2.2.1.2 Đánh giá rủi ro 49 G 2.2.1.3 Hoạt động kiểm sốt .50 N 2.2.1.4 Thơng tin truyền thơng 51 Ư Ờ 2.2.1.5 Giám sát 51 2.2.2.Thực trạng hoạt động kiểm sốt nội chu trình bán hàng - thu tiền Cơng TR ty cổ phần Dệt May Huế 52 2.2.2.1.Các quy định sách liên quan đến tiêu thụ hàng hóa 52 2.2.2.4 Thủ tục kiểm sốt nội chu trình bán hàng - thu tiền 56 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI NHẰM HỒN THIỆN HOẠT ĐỘNG KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN TẠI CTCP DỆT MAY HUẾ 75 3.1 Đánh giá ưu nhược điểm hệ thống KSNB chu trình bán hàng - thu tiền Cơng ty cổ phần Dệt May Huế 75 SVTH: Phạm Thị Thơm _ Lớp K43A Kế tốn - Kiểm tốn Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Hồng Thị Kim Thoa 3.1.1 Đánh giá hệ thống KSNB Cơng ty cổ phần Dệt May Huế .75 3.1.2.1 Xử lý đơn đặt hàng 79 3.1.2.2 Xét duyệt bán chịu 79 3.1.2.3 Chuyển giao hàng 80 3.1.2.4 Lập hóa đơn ghi sổ nghiệp vụ bán hàng 80 U Ế 3.1.2.5 Thu tiền ghi sổ nghiệp vụ thu tiền .81 -H 3.1.2.6 Xử lý ghi sổ khoản giảm trừ doanh thu 82 3.1.2.7 Thẩm định xóa sổ khoản phải thu khơng thu 82 TẾ 3.2 Một số giải pháp nhằm hồn thiện hoạt động KSNB chu trình bán hàng - thu tiền Cơng ty cổ phần Dệt May Huế 83 H 3.2.1 Hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội 83 IN 3.2.2 Hồn thiện thủ tục kiểm sốt nội chu trình bán hàng - thu tiền Cơng ty 84 K 3.2.2.1 Xử lý đơn đặt hàng 84 3.2.2.2 Xét duyệt bán chịu 84 Ọ C 3.2.2.3 Chuyển giao hàng hóa 85 IH 3.2.2.5 Thu tiền ghi sổ nghiệp vụ thu tiền .85 3.2.2.6 Xử lý ghi sổ khoản giảm trừ doanh thu 85 Ạ 3.2.2.7 Thẩm định xóa sổ khoản phải thu khơng thu .85 Đ PHẦN III KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 86 G KẾT LUẬN 86 N KIẾN NGHỊ 87 Ư Ờ DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO TR PHỤ LỤC SVTH: Phạm Thị Thơm _ Lớp K43A Kế tốn - Kiểm tốn Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Hồng Thị Kim Thoa BHXH Bảo hiểm xã BTC Bộ Tài CBCNV Cán cơng nhân viên CCDC Cơng cụ dụng cụ ĐĐH Đơn đặt hàng GTGT Giá trị gia tăng HĐBH Hóa đơn bán hàng HĐTC Hoạt động tài HTK Hàng tồn kho TẾ H IN Kiểm sốt nội K KSNB Ọ IH TGNH Nhà xuất C NXB SXKD Tiền gửi Ngân hàng Thu nhập doanh nghiệp TNHH Ạ TNDN Trách nhiệm hữu hạn TSCĐ Tài sản cố định TSDH Tài sản dài hạn TSNH Tài sản ngắn hạn VCSH Vốn chủ sở hữu XNK Xuất nhập Đ G N Sản xuất kinh doanh TR Ư Ờ U Báo cáo tài -H BCTC Ế DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT SVTH: Phạm Thị Thơm _ Lớp K43A Kế tốn - Kiểm tốn Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Hồng Thị Kim Thoa DANH MỤC KÝ HIỆU Bắt đầu, kết thúc Xử lý máy tính Điểm nối Xử lý thủ cơng Ế A Điểm nối sang trang sau ( 1, Nhập chứng từ vào 2, ) máy tính (Nhập -H U trang (A, B, C ) TẾ tay) Lưu trữ thủ cơng: H N: theo số thứ tự N Lưu trữ máy tính IN A: theo alphabet TR Ư Ờ N G Đ Ạ IH Ọ C K D: theo ngày SVTH: Phạm Thị Thơm _ Lớp K43A Kế tốn - Kiểm tốn Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Hồng Thị Kim Thoa DANH MỤC BẢNG BIỂU Bảng 2.1 - Tình hình lao động Cơng ty qua năm 2010-2012 32 Bảng 2.2 - Tình hình tài sản-nguồn vốn Cơng ty qua năm 2010-2012 35 Ế Bảng 2.3 - Tình hình kết hoạt động kinh doanh Cơng ty qua năm 2010-2012 39 TR Ư Ờ N G Đ Ạ IH Ọ C K IN H TẾ -H U Bảng 2.4 - Chứng từ, sổ sách kế tốn liên quan đến chu trình bán hàng - thu tiền 55 SVTH: Phạm Thị Thơm _ Lớp K43A Kế tốn - Kiểm tốn Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Hồng Thị Kim Thoa DANH MỤC SƠ ĐỒ Sơ đồ 2.1 - Sơ đồ tổ chức máy quản lý cơng ty 29 Sơ đồ 2.2 - Sơ đồ tổ chức máy kế tốn 40 Ế Sơ đồ 2.3 - Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức kế tốn máy vi tính 43 U Sơ đồ 2.5 - Quy trình kiểm sốt xét duyệt bán chịu 60 -H Sơ đồ 2.6 - Quy trình kiểm sốt chuyển giao hàng 63 Sơ đồ 2.7 - Quy trình kiểm sốt lập hóa đơn ghi sổ nghiệp vụ bán hàng 67 TR Ư Ờ N G Đ Ạ IH Ọ C K IN H TẾ Sơ đồ 2.9 - Quy trình kiểm sốt nghiệp vụ thu tiền mặt 69 SVTH: Phạm Thị Thơm _ Lớp K43A Kế tốn - Kiểm tốn Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Hồng Thị Kim Thoa CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI NHẰM HỒN THIỆN HOẠT ĐỘNG KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN TẠI CTCP DỆT MAY HUẾ 3.1 Đánh giá ưu nhược điểm hệ thống KSNB chu trình bán hàng 3.1.1 Đánh giá hệ thống KSNB Cơng ty cổ phần Dệt May Huế Ế thu tiền Cơng ty cổ phần Dệt May Huế -H U Trong năm qua, Cơng ty cổ phần Dệt May Huế đạt nhiều thành cơng lớn với doanh thu năm tăng, đảm bảo việc làm ổn định cho 3000 lao TẾ động với mức thu nhập khá, khẳng định vị Cơng ty, uy tín với khách hàng thương hiệu thị trường tiềm giới Để đạt kết H đó, phải có cố gắng nỗ lực khơng ngừng Ban Giám đốc, tất nhân IN viên Cơng đặc biệt hệ thống KSNB Với cách bố trí khoa học hợp lý K nay, cơng tác KSNB vào nề nếp đạt kết định Tuy nhiên thực tế khơng thể tồn hệ thống KSNB hồn hảo bất chấp C nỗ lực ban quản trị nhân viên Cơng ty Tình hình kinh doanh thị IH Ọ trường ln biến đổi khơng ngừng, đòi hỏi hệ thống KSNB phải khơng ngừng hồn thiện để phù hợp với tình hình Bên cạnh mặt mạnh mà Cơng ty Ạ xây dựng được, tồn số thiếu sót hệ thống KSNB Cơng ty Đ 3.1.1.1 Mơi trường kiểm sốt G  Ưu điểm N - Ban lãnh đạo Cơng ty tập thể thống nhất, có lực, tư cách đạo Ư Ờ đức tốt, có thái độ tích cực cơng tác xây dựng hệ thống KSNB Ln định hướng cho nhân viên thấy vai trò kiểm sốt Vấn đề kiểm sốt thơng tin, u cầu TR tính trung thực thơng tin cung cấp ln đặt lên hàng đầu Ban lãnh đạo Cơng ty coi trọng đến việc xây dựng hệ thống KSNB nói chung chu trình bán hàng - thu tiền nói riêng - Hiện Cơng ty có đội ngũ nguồn nhân lực mạnh có chất lượng cao, có đạo đức tốt ý thức cơng việc Ngồi ra, Cơng ty có sách đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ tay nghề nhân viên SVTH: Phạm Thị Thơm _ Lớp K43A Kế tốn - Kiểm tốn 75 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Hồng Thị Kim Thoa - Ban Kiểm Sốt Cơng ty Đại hội đồng cổ đơng bầu, có đóng góp quan trọng việc thực mục tiêu đơn vị - Cơ cấu tổ chức theo mơ hình trực tuyến - chức mà Cơng ty áp dụng phù hợp với quy mơ, cấu hoạt động SXKD Cơng ty, đem lại hiệu quả, giúp người quản lý định đắn hỗ trợ phận chức U Ế lĩnh vực khác Bộ máy kế tốn tổ chức chặt chẽ rõ ràng, -H phần hành tổ chức dựa ngun tắc phân cơng, phân nhiệm bất kiêm nhiệm Việc theo dõi khách hàng thực phòng kinh doanh, phòng Kế TẾ hoạch-XNK phòng kế tốn giúp cho việc kiểm sốt tốt hơn, dễ kiểm tra, đối chiếu phát sai sót dễ dàng H - Cơng ty có phân cơng quyền hạn trách nhiệm phận rõ ràng IN Mỗi phận có nhiệm vụ riêng, khơng có bố trí kiêm nhiệm nhiệm vụ K Các cơng việc, chức năng, quyền hạn, nhiệm vụ cấp quản lý, phòng ban, phận quy định cụ thể điều lệ hoạt động Cơng ty phổ biến Ọ C đến phòng ban, nhân viên giúp cho thành viên thực tốt cơng IH việc người - Cơng ty thực thi có hiệu sách nhân hợp lý, ban hành, xây dựng Ạ quy chế tuyển dụng, phân phối tiền lương rõ ràng, cơng khai minh bạch Cơng Đ ty có đội ngũ nguồn nhân lực mạnh có chất lượng cao Hằng năm, Cơng ty G có kế hoạch đề bạt, thăng chức, khen thưởng, kỷ luật thích đáng, đồng thời tạo N điều kiện cho nhân viên tham gia lớp huấn luyện nhằm nâng cao tay nghề Ư Ờ  Nhược điểm - Cơng ty cổ phần hóa Do cổ đơng ban quản lý quan TR tâm đến lợi ích mà hoạt động KSNB người quản lý Cơng ty tổ chức điều hành nên khó để ngăn ngừa phát gian lận nhà quản lý - Số lượng cán có trình độ đại học Cơng ty hạn chế - Chưa thiết lập phận kiểm tốn nội độc lập kiểm tra lại việc thực hoạt động - Do đặc thù cấu tổ chức theo mơ hình nên phòng ban hoạt động SVTH: Phạm Thị Thơm _ Lớp K43A Kế tốn - Kiểm tốn 76 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Hồng Thị Kim Thoa tương đối độc lập, khó phối hợp hoạt động lĩnh vực chức khác Cơng ty kinh doanh nhiều mặt hàng khác với nhà máy Sợi, DệtNhuộm, May chưa thiết lập thủ tục kiểm sốt rõ ràng, đồng cho tồn Cơng ty nên việc kiểm sốt cơng việc bán hàng - thu tiền gặp khó khăn hiệu chưa cao U Ế - Trong máy kế tốn, kế tốn tổng hợp làm q nhiều việc vừa đạo hướng -H dẫn, tập hợp số liệu từ kế tốn phần hành, cân đối, kiểm tra số liệu, thực bút tốn cuối kì, tính giá thành sản phẩm, lập BCTC, đánh giá hiệu sử dụng TẾ vốn nên dễ xảy sai sót - Việc đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao tay nghề CBCNV đào tạo chỗ H nhằm đáp ứng nhu cầu cơng việc cấp thời, chưa có chiến lược đào tạo lâu dài IN 3.1.1.2 Đánh giá rủi ro K  Ưu điểm - Việc ln định hướng, vạch mục tiêu, kế hoạch cho tháng, năm Ọ C nổ lực, phấn đấu để hồn thành tốt mục tiêu, kế hoạch đặt giúp cho IH hoạt động kinh doanh Cơng ty ngày phát triển - Cơng ty ln xem xét quan tâm đến rủi ro gặp phải ảnh hưởng đến Ạ hoạt động kinh doanh Cơng ty để chuẩn bị kịp thời, phản ứng nhanh chóng Đ rủi ro xảy G - Cơng ty ln quan tâm đến chất lượng sản phẩm, uy tín cho khách hàng, thực N kiểm tra, giám sát định kì nhằm hạn chế đến mức thấp rủi ro xảy Ư Ờ 3.1.1.3 Hoạt động kiểm sốt TR  Ưu điểm - Cơng ty có phân cơng quyền hạn trách nhiệm rõ ràng phận tương xứng với trình độ, lực vị trí nhân viên, hạn chế chồng chéo lẫn Các phận có nhiệm vụ riêng, khơng có bố trí kiêm nhiệm nhiệm vụ - Q trình xử lý thơng tin nghiệp vụ Cơng ty chặt chẽ: Hệ thống chứng từ tương đối đầy đủ, đánh số liên tục có đầy đủ chữ ký, kiểm tra, kiểm sốt trước ln chuyển ln chuyển cách khoa học SVTH: Phạm Thị Thơm _ Lớp K43A Kế tốn - Kiểm tốn 77 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Hồng Thị Kim Thoa phòng ban Hệ thống tài khoản Cơng ty sử dụng theo quy định Bộ tài đáp ứng u cầu quản lý Cơng ty - Cơng ty khơng để lượng tiền nhàn rỗi nhiều, dùng để chi trả khoản phát sinh tiền mặt cần thiết Cơng ty Tiền mặt thủ quỹ cất giữ cẩn thận, quỹ tiền mặt lớn gửi vào Ngân hàng để đảm bảo an tồn U Ế - Các cơng việc CBCNV kiểm tra, giám sát lại cấp cao -H nhằm đem lại lợi ích, hiệu cho cơng ty, hạn chế rủi ro, gian lận - Cơng ty ln quan tâm đến kết đạt được, chưa đạt so với kế động kinh doanh Cơng ty ngày phát triển H 3.1.1.4 Thơng tin truyền thơng TẾ hoạch đặt Từ đưa ngun nhân, giải pháp khắc phục giúp cho hoạt IN  Ưu điểm K - Các thị, mệnh lệnh cấp lãnh đạo thực văn phổ biến đến phòng ban, nhân viên giúp thành viên biết nhiệm vụ, trách C nhiệm cụ thể để thực tốt IH Ọ - Tất thơng tin liên quan đến Cơng ty, tình hình kinh doanh đưa lên trang web Cơng ty (huegatex.com.vn) giúp cho cổ đơng người Ạ bên ngồi theo dõi Đ 3.1.1.5 Giám sát G  Ưu điểm N - Cơng ty thành lập Ban kiểm sốt nhằm giám sát tn thủ quy định điều Ư Ờ lệ Cơng ty, hoạt động khác để kịp thời phát sai phạm, biến động bất thường - Hằng năm, Cơng ty mời Cơng ty TNHH Quốc tế Kiểm tốn (VIA) kiểm TR tốn nhằm đảm bảo BCTC trung thực hợp lý, giúp cổ đơng, nhà đầu tư n tâm tình hình kinh doanh Cơng ty  Nhược điểm - Ban kiểm sóat có thành viên, chưa đề thủ tục kiểm sốt rõ ràng đồng cho tồn cơng ty - Việc mời Cơng ty kiểm tốn nhiều năm liền kết đánh giá khơng khách quan SVTH: Phạm Thị Thơm _ Lớp K43A Kế tốn - Kiểm tốn 78 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Hồng Thị Kim Thoa 3.1.2 Đánh giá hoạt động KSNB chu trình bán hàng - thu tiền Cơng ty cổ phần Dệt May Huế 3.1.2.1 Xử lý đơn đặt hàng  Ưu điểm - Có phân chia trách nhiệm rõ ràng phòng ban: Nếu khách hàng mua U Ế sản phẩm sợi liên hệ với Phòng kinh doanh, mua vải dệt kim áo quần may -H mặc liên hệ với phòng Kế hoạch - XNK, điều giúp dễ kiểm sốt đơn hàng - Việc xét duyệt ĐĐH Phòng Kinh doanh Phòng Kế hoạch - XNK thực TẾ tốt giảm thiểu rủi ro khách hàng giả mạo, rủi ro nhận ĐĐH khơng có đủ hàng kho H - Cơng ty xây dựng thực cách thức tính giá cho IN mặt hàng khác nhau, đảm bảo xác theo u cầu khách hàng theo sát K tình hình thị trường  Nhược điểm Ọ C - Cơng ty chưa có mẫu ĐĐH riêng theo tiêu chuẩn thống cho tất IH khách hàng Cơng ty mà khách hàng tự viết theo mẫu riêng nên khó kiểm sốt, việc tiếp nhận xử lý ĐĐH dễ xảy sai sót q trình kiểm tra Ạ đối chiếu Đ 3.1.2.2 Xét duyệt bán chịu G  Ưu điểm N - Cơng ty có quy định mức bán chịu tối đa cho khách hàng khác Ư Ờ việc bán chịu Tổng Giám đốc (ủy quyền Phó Tổng Giám đốc) phê duyệt; phải có TR tài sản chấp giúp Cơng ty hạn chế rủi ro khơng thu tiền từ khách hàng  Nhược điểm - Thủ tục xét duyệt bán chịu chưa có văn bản, quy định cụ thể, rõ ràng; cơng tác thẩm định mang tính hình thức, dựa cảm tính Cơng ty chưa có phận kiểm tra tín dụng khách hàng riêng - Việc quy định mức tín dụng cho khách hàng khác khó kiểm sốt Cơng ty có nhiều đối tượng khách hàng SVTH: Phạm Thị Thơm _ Lớp K43A Kế tốn - Kiểm tốn 79 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Hồng Thị Kim Thoa - Những khách hàng Cơng ty bán chịu Điều dễ xảy rủi ro thu tiền, giải cơng nợ khách hàng Cơng ty chưa biết rõ tình hình tài chính, hoạt động kinh doanh, khả trả nợ 3.1.2.3 Chuyển giao hàng  Ưu điểm U Ế - Cơng ty có mẫu giao hàng khác sản phẩm Sợi (lệnh giao hàng) -H sản phẩm dệt kim, áo quần may mặc (thơng báo giao hàng) giúp dễ kiểm sốt - Có phân chia trách nhiệm rõ ràng, độc lập nhân viên TẾ phòng ban chun viên đơn hàng, chun viên giao hàng, chun viên vận tải, chun viên kế tốn vật tư nhằm giúp q trình bán hàng diễn nhanh chóng H sn sẻ, hạn chế rủi ro IN - Mọi sản phẩm trước xuất bán kiểm tra chất lượng sản phẩm xem K có đạt u cầu khơng nhằm tạo uy tín cho khách hàng, giảm thiểu trường hợp hàng bị trả lại phải giảm giá khơng đạt chất lượng làm giảm doanh thu bán hàng Ọ C - Q trình vận chuyển hàng hóa đường kiểm sốt chặt chẽ hạn chế IH trường hợp hàng hóa khơng đảm bảo chất lượng q trình vận chuyển - Các phòng ban, phận có độc lập tương đối chu trình bán hàng - thu Ạ tiền Do đảm bảo tính khách quan thơng tin cần cung cấp Đ - Khách hàng phải ký xác nhận đầy đủ việc nhận hàng phiếu giao nhận G hàng Cơng ty tên hàng, số lượng, tình trạng hàng hóa nhằm tránh rủi ro N xảy hàng giao khách hàng khơng nhận được, giao hàng Ư Ờ với số lượng khơng đúng, khơng đủ kịp thời TR - Q trình giao hàng xuất thực chặt chẽ  Nhược điểm - Việc xuất kho vào lệnh giao hàng thơng báo giao hàng chun viên giao hàng phòng Kinh doanh phòng Kế hoạch-XNK lập mà khơng có chứng từ khác để đối chiếu dễ phát sinh sai sót - Thủ kho xuất hàng hóa khơng lưu giữ chứng từ làm xuất hàng nên có vấn đề xảy khơng thể đối chiếu, kiểm tra 3.1.2.4 Lập hóa đơn ghi sổ nghiệp vụ bán hàng SVTH: Phạm Thị Thơm _ Lớp K43A Kế tốn - Kiểm tốn 80 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Hồng Thị Kim Thoa  Ưu điểm - Hóa đơn lập theo quy định Bộ tài chính, đánh số thứ tự trước Tổng Giám đốc phê duyệt Các hóa đơn, chứng từ liên quan lưu giữ nhiều phận, tạo kiểm tra chéo phòng ban liên quan - Hóa đơn lập sau giao hàng hạn chế tình trạng lập HĐBH giả U Ế mạo, đảm bảo số hàng vận chuyển lập hóa đơn -H - Tất hóa đơn phát hành ghi nhận vào bảng kê Đồng thời việc lập hóa đơn sai phải làm biên hủy hóa đơn, có chữ ký lãnh đạo xác nhận TẾ khách hàng giúp cho việc kiểm sốt q trình lập hóa đơn chặt chẽ hơn, tránh trường hợp nhân viên thơng đồng với để giấu hóa đơn nhằm biến thủ tài sản cơng ty H 3.1.2.5 Thu tiền ghi sổ nghiệp vụ thu tiền IN  Ưu điểm K - Cơng ty có tách biệt người ghi sổ tài sản người bảo quản tài sản: Kế tốn tiền mặt lập phiếu thu thủ quỹ thu tiền, ký đóng dấu Điều tạo Ọ C kiểm sốt chặt chẽ, tránh trường hợp xảy gian lận, biến thủ tài sản Cơng ty IH - Định kì Cơng ty có kiểm tra, đối chiếu Bảng kê thu tiền, Sổ kế tốn tiền mặt với Sổ quỹ tiền mặt thủ quỹ nhằm kịp thời phát chênh Ạ lệch có xảy có biện pháp xử lý thích hợp Đ - Tất khoản thu Cơng ty phải có chứng từ đầy đủ, hợp lệ (phiếu thu G giấy báo Có ) phản ánh rõ ràng chi tiết sổ nhằm tránh trường hợp N ghi thiếu, gian lận Ư Ờ - Việc thu tiền qua ngân hàng chủ yếu đảm bảo cho Cơng ty khơng bị thất TR số tiền, tiền bảo vệ an tồn - Hàng tháng, có kiểm tra đối chiếu số dư TGNH ngân hàng số dư sổ chi tiết TGNH Cơng ty giúp cho việc phát sai sót chênh lệch kịp thời có biện pháp để giải - Việc lựa chọn hình thức tốn L/C, T/T, Tradecard an tồn, tiện ích, dễ sử dụng tạo điều kiện thuận lợi việc kiểm sốt tiền thu về, gặp rủi ro, mát - Định kì, kế tốn trưởng giám sát việc kiểm kê quỹ tiền mặt độc lập kiểm tra khớp TGNH với số tiền bảng kê, sổ chi tiết giúp ngăn SVTH: Phạm Thị Thơm _ Lớp K43A Kế tốn - Kiểm tốn 81 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Hồng Thị Kim Thoa chặn rủi ro xảy biến thủ tài sản, gian lận từ kế tốn tiền mặt với thủ quỹ kế tốn ngân hàng  Nhược điểm - Cơng ty khơng quy định số dư tối đa tồn quỹ ngày Việc cất trữ tiền mặt với số lượng lớn dễ gây rủi ro, mát nhân viên chiếm dụng tiền Cơng ty U Ế để sử dụng mục đích cá nhân tạm thời -H - Hàng tháng, kế tốn Ngân hàng đồng thời người đối chiếu, xác nhận số tiền với Ngân hàng, khơng có nhân viên độc lập đối chiếu với Ngân hàng TẾ 3.1.2.6 Xử lý ghi sổ khoản giảm trừ doanh thu  Ưu điểm H - Các khoản hàng bán bị trả lại giảm giá hàng bán xảy Cơng ty IN sản phẩm Cơng ty phận quản lý chất lượng kiểm tra chặt chẽ K cơng đoạn hồn thành sản phẩm kiểm tra lần cuối trước xuất bán - Việc xử lý khoản giảm trừ doanh thu (nếu có) Cơng ty Ban lãnh đạo Ọ C xét duyệt giúp giảm thiểu rủi ro việc khoản khơng thật xảy IH - Việc xét duyệt hàng bán bị trả lại Cơng ty kĩ xác phòng ngừa trường hợp hàng bán bị trả lại khơng đạt chất lượng ngun nhân phát Ạ sinh từ phía khách hàng Đ  Nhược điểm: G - Cơng ty khơng có sách, quy định cụ thể khoản giảm trừ doanh thu N Điều dẫn đến rủi ro khơng kiểm sốt việc xét duyệt thực Khi Ư Ờ khoản xảy kế tốn lúng túng việc hạch tốn theo dõi khoản - Trong điều kiện cạnh tranh mà Cơng ty khơng có sách TR chiết khấu bán hàng để thu hút khách hàng mua sản phẩm điều bất lợi 3.1.2.7 Thẩm định xóa sổ khoản phải thu khơng thu Lập dự phòng nợ khó đòi  Ưu điểm - Cơng ty kiểm sốt chặt chẽ khoản nợ nên hạn chế tối đa rủi ro tổn thất cơng nợ Các khoản cơng nợ theo dõi chi tiết cho khách hàng giám sát Giám đốc SVTH: Phạm Thị Thơm _ Lớp K43A Kế tốn - Kiểm tốn 82 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Hồng Thị Kim Thoa - Việc xóa sổ khoản nợ khó đòi thực nghiêm túc, chặt chẽ, quy định.Việc xóa nợ phép khách nợ thực khơng có khả tốn phải TGiám đốc phê duyệt đầy đủ - Cơng ty thực việc trích lập dự phòng theo quy định Bộ tài  Nhược điểm U Ế - Cơng ty khơng lập biên đối chiếu cơng nợ theo định kì hàng tháng mà -H lập khách hàng có thắc mắc cơng nơ vào giữa, cuối năm tài nên gặp khó khăn việc thu hồi nợ kiểm sốt khoản TẾ 3.2 Một số giải pháp nhằm hồn thiện hoạt động KSNB chu trình bán hàng - thu tiền Cơng ty cổ phần Dệt May Huế H Khi xây dựng hệ thống KSNB khơng nhà quản lý mà khơng mong muốn IN hệ thống hoạt động hiệu Trong kinh tế thị trường ngày nay, biến động thị K trường thường xun, bất ổn nên hệ thống KSNB cần có cải tiến, hồn C thiện để phù hợp với tình hình Ọ Qua q trình tìm hiểu thực trạng Cơng ty, em nhận thấy Cơng ty xây IH dựng thủ tục KSNB chu trình bán hàng - thu tiền chặt chẽ Sau số giải pháp em đưa nhằm góp phần hạn chế rủi ro gian lận Ạ xảy hoạt động KSNB chu trình bán hàng thu tiền Cơng ty Đ 3.2.1 Hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội G - Cơng ty cần thiết lập phận kiểm tốn nội độc lập chịu trách nhiệm N kiểm tra, xem xét, đánh giá định kì hệ thống KSNB để có điều chỉnh, cải tiến Ư Ờ nhằm khắc phục hạn chế hệ thống KSNB Một phận kiểm tốn nội làm việc có trách nhiệm hiệu hệ thống KSNB Cơng ty ln TR kiểm tra hồn thiện Điều giúp nâng cao ý thức nhân viên việc tn thủ quy trình thiết lập làm cho hoạt động kiểm sốt đạt kết cao - Trong họp, Ban Giám đốc cần tập hợp ý kiến CBCNV nhằm đánh giá điểm mạnh, điểm yếu quy tắc, chuẩn mực kiểm sốt đề xuất biện pháp khắc phục nhằm tăng cường hiệu hệ thống KSNB nhân viên người tn thủ, thực nên họ dễ dàng nhận thấy vấn đề bất SVTH: Phạm Thị Thơm _ Lớp K43A Kế tốn - Kiểm tốn 83 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Hồng Thị Kim Thoa cấp thiếu sót, điểm mạnh, điểm yếu Bên cạnh đó, việc nêu lên ý kiến giúp cho nhân viên thấy vai trò Cơng ty, từ họ tích cực làm việc thực tốt - Thường xun kiểm tra báo cáo chất lượng, hiệu hoạt động hệ thống KSNB, đánh giá theo dõi việc lãnh đạo nhân viên có tn thủ U Ế chuẩn mực đề hay khơng -H - Ban lãnh đạo cần thường xun quan tâm, xem xét đến tiến độ thực kế hoạch, nhân tố ảnh hưởng đến kế hoạch lập nhằm phát vấn đề TẾ bất thường xử lý kịp thời - Cơng ty cần xây dựng chiến lược dài hạn nhằm đào tạo, tổ chức, huấn H luyện nâng cao tay nghề cho nhân viên Tuyển dụng thêm nhân viên có IN lực trình độ chun mơn hóa cao, có đại học ngoại ngữ tốt K 3.2.2 Hồn thiện thủ tục kiểm sốt nội chu trình bán hàng - thu tiền Ọ 3.2.2.1 Xử lý đơn đặt hàng C Cơng ty IH - Cơng ty nên có mẫu ĐĐH chuẩn cho tất khách hàng cơng ty Như nhận xử lý ĐĐH thực ĐĐH nhất, đảm bảo Ạ tính xác giúp Cơng ty kiểm sốt tốt Đ 3.2.2.2 Xét duyệt bán chịu G - Cơng ty nên xây dựng phận tín dụng khách hàng với nhân viên N có trình độ cao, chun mơn phân tích tài chính, phân tích khả tốn, tình Ư Ờ hình tín dụng, có quan hệ rộng với ngân hàng, nhà cung cấp để thu thập thơng tin liên quan đến khách hàng Bộ phận chịu trách nhiệm phê duyệt hạn mức TR tín dụng cho khách hàng chịu trách nhiệm khoản nợ khơng trả Bộ phận chịu quản lý điều hành Ban Giám đốc Cơng ty độc lập với phận kế tốn - Đối với khách hàng mới, Cơng ty cần phải tìm hiểu kĩ trước định bán chịu xem tài sản chấp có đủ điều kiện để đảm bảo tốn khoản nợ khơng, tìm hiểu thái độ trả nợ khách hàng qua nhà cung cấp khác, xem tình hình kinh doanh Hạn chế xét duyệt bán chịu dựa cảm tính SVTH: Phạm Thị Thơm _ Lớp K43A Kế tốn - Kiểm tốn 84 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Hồng Thị Kim Thoa - Nên có sách bán chịu rõ ràng hạn mức tín dụng, thời hạn tín dụng Nếu khách hàng vượt mức tín dụng khơng bán chịu 3.2.2.3 Chuyển giao hàng hóa - Khi xuất hàng hóa, thủ kho cần đối chiếu, xem xét lệnh giao hàng với chứng từ khác Đơn đặt hàng, xác nhận đơn hàng để việc xuất kho đảm bảo U Ế theo u cầu khách hàng -H - Lệnh giao hàng cần lập thêm để thủ kho giữ xuất hàng, làm đối chiếu với Hóa đơn GTGT để ghi thẻ kho đối chiếu cần thiết TẾ 3.2.2.5 Thu tiền ghi sổ nghiệp vụ thu tiền - Quy định khách hàng mua hàng trả tiền mặt đến phòng Tài kế tốn H Cơng ty nộp trực tiếp giao phận độc lập với phận bán hàng thu IN tiền khách hàng, khơng cho phép nhân viên bán hàng thu tiền trực tiếp khách K hàng Khuyến khích khách hàng tốn qua ngân hàng - Cơng ty cần quy định số dư tồn quỹ tối đa ngày Cuối ngày kế tốn Ọ C tiền mặt thủ quỹ phải tiến hành đối chiếu số dư tồn quỹ, số dư tồn quỹ vượt q IH quy định, u cầu thủ quỹ phải nộp vào tài khoản Ngân hàng - Cơng ty cần có kiểm tra đột xuất tiền mặt quỹ, hệ thống theo Ạ dõi HTK kiểm kê hàng hóa để phát giao dịch bán hàng mà chưa Đ hạch tốn, chưa nộp tiền vào Cơng ty G - Hàng tháng, việc đối chiếu số dư TGNH ngân hàng số dư tài khoản N TGNH sổ sách Cơng ty cần để người độc lập với kế tốn ngân hàng Ư Ờ 3.2.2.6 Xử lý ghi sổ khoản giảm trừ doanh thu - Cơng ty cần quan tâm nhiều sách bán hàng, chiết khấu thương TR mại để thu hút nhiều khách hàng mua hàng Cơng ty mua hàng với số lượng lớn hưởng chiết khấu theo tỷ lệ định 3.2.2.7 Thẩm định xóa sổ khoản phải thu khơng thu - Hàng tháng Cơng ty cần lập biên đối chiếu cơng nợ với khách hàng để quản lý chặt chẽ tình hình cơng nợ khách hàng, hạn chế đến mức thấp khoản nợ dài hạn, nợ khó đòi SVTH: Phạm Thị Thơm _ Lớp K43A Kế tốn - Kiểm tốn 85 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Hồng Thị Kim Thoa PHẦN III KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ KẾT LUẬN Qua q trình tìm hiểu kiểm sốt nội nói chung kiểm sốt chu trình bán Ế hàng - thu tiền nói riêng, em thấy vấn đề kiểm sốt cần quan tâm nhiều U cấp lãnh đạo Cơng ty để có hệ thống kiểm sốt hữu hiệu, tạo mơi trường hạn chế đến mức thấp thất tài sản Cơng ty -H làm việc lành mạnh, đảm bảo hoạt động kinh doanh thơng suốt, có hiệu TẾ Sau thời gian thực tập Cơng ty cổ phần Dệt May Huế, hướng dẫn tận tình giáo Th.S Hồng Thị Kim Thoa giúp đỡ anh, chị, cơ, IN H Cơng ty giúp em có điều kiện tìm hiểu đề tài: “Thực trạng hoạt động kiểm sốt nội chu trình bán hàng - thu tiền Cơng ty cổ phần Dệt May Huế” Cùng với K kiến thức học q trình tìm hiểu, quan sát thực tế giúp em hồn thiện đề tài C Trong khn khổ phạm vi nghiên cứu, luận văn giải vấn đề sau: Ọ Một là, luận văn trình bày lý luận hệ thống KSNB chu trình bán IH hàng - thu tiền doanh nghiệp Ạ Hai là, luận văn tìm hiểu thực trạng hoạt động KSNB chu trình bán hàng - thu Đ tiền Cơng ty cổ phần Dệt May Huế, nhận biết q trình, mức độ vận dụng lý thuyết hoạt động KSNB chu trình bán hàng - thu tiền vào thực tiễn Cơng ty N G Ba là, sở nghiên cứu lý luận tổng kết thực tiễn, luận văn đánh giá Ư Ờ kết đạt tồn cần khắc phục hoạt động KSNB chu trình bán hàng - thu tiền Cơng ty, đồng thời đề xuất số giải pháp nhằm hồn TR thiện nâng cao hiệu hoạt động KSNB việc ngăn ngừa rủi ro chu trình bán hàng - thu tiền Cơng ty cổ phần Dệt May Huế KIẾN NGHỊ Do giới hạn thời gian khơng gian nghiên cứu nên đề tài khơng thể tránh khỏi hạn chế định Đề tài dừng lại việc tìm hiểu thực trạng thủ tục kiểm sốt chu trình bán hàng - thu tiền Cơng ty cổ phần Dệt May Huế, chưa sâu vào phân tích nghiệp vụ cụ thể bán hàng - thu tiền cơng ty SVTH: Phạm Thị Thơm _ Lớp K43A Kế tốn - Kiểm tốn 86 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Hồng Thị Kim Thoa để làm rõ q trình thủ tục kiểm sốt chu trình Các tiêu chí đánh giá hệ thống kiểm sốt nội chưa cụ thể Các giải pháp đưa mang tính định hướng chưa có thẩm định qua thực tế Do đó, đề tài nghiên cứu sau sâu vào đánh giá, hồn thiện chu trình bán hàng - thu tiền Cơng ty, sâu vào phân tích, đánh giá nghệp vụ cụ U Ế thể bán hàng - thu tiền Cơng ty Nếu có điều kiện mở rộng nghiên cứu hoạt -H động kiểm sốt nội chu trình bán hàng - thu tiền cơng ty kinh doanh ngành địa bàn để có sở đánh giá so sánh tốt Hoặc khảo sát TẾ cần thiết việc xây dựng phận kiểm tốn nội Cơng ty Nếu thực điều kết đánh giá đề tài hồn thiện H xác hơn, phục vụ tốt cho u cầu quản trị định Hội đồng quản TR Ư Ờ N G Đ Ạ IH Ọ C K IN trị Ban giám đốc Cơng ty cổ phần Dệt May Huế SVTH: Phạm Thị Thơm _ Lớp K43A Kế tốn - Kiểm tốn 87 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Hồng Thị Kim Thoa DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Alvin Arens & James K.Loebbecke - Đặng Kim Cương & Phạm Văn Dược dịch (2000), Auditing, NXB Thống Kê, Hà Nội Ế Bộ tài (2001), Chuẩn mực kế tốn Việt Nam (ban hành cơng bố theo Quyết -H U định số 149/2001/QĐ-BTC, ngày 31 tháng 12 năm 2001 Bộ trưởng Bộ Tài chính) Bộ tài (2001), Chuẩn mực kiểm tốn Việt Nam (ban hành theo Quyết định số TẾ 143/2001/ QĐ-BTC, ngày 21 tháng 12 năm 2001 Bộ trưởng Bộ Tài chính) Committee Of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission, Internal H control – Intergrated Framework, Including Executive Summary, September 1992 IN Committee Of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission, Internal K control – Intergrated Framework, Evaluation Tools, September 1992 Đại học Kinh tế quốc dân, Hà Nội C Nguyễn Quang Quynh & Ngơ Trí Tuệ (2006), Giáo trình kiểm tốn tài chính, NXB IH Ọ Lê Văn Luyện (2008), Lý thuyết kiểm tốn, Học viện Ngân Hàng, Hà Nội Trần Thị Giang Tân (2012), Kiểm sốt nội bộ, NXB Phương Đơng, TP.HCM Ạ Vũ Hữu Đức & Võ Anh Dũng (2012), Kiểm Tốn, NXB Lao động - Xã hội, Hà Nội Đ 10 http://huegatex.com.vn/ G 11 http://www.kiemtoan.com.vn/ N 12 http://www.tapchiketoan.com/ TR Ư Ờ 13 http://ketoan.org/ GVHD: Th.S Hồng Thị Kim Thoa TR Ư Ờ N G Đ Ạ IH Ọ C K IN H TẾ -H U Ế Khóa luận tốt nghiệp