Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại Công ty cổ phần Dệt Hòa Khánh Đà Nẵng

Ngày nay, kiểm soát nội bộ đang đóng một vai trò hết sức quan trọng trong hoạt động kinh tế của các doanh nghiệp và tổ chức. Kiểm soát nội bộ giúp các nhà quản trị quản lý hữu hiệu và hiệu quả hơn các nguồn lực kinh tế của công ty mình như: con người, tài sản, vốn ….,góp phần hạn chế tối đa những rủi ro phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh, đồng thời giúp doanh nghiệp xây dựng được một nền tảng quản lý vững chắc phục vụ cho quá trình mở rộng, và phát triển đi lên của doanh nghiệp. Kiểm soát được hiểu là tổng hợp những phương sách để nắm lấy và điều hành đối tượng hay khách thể quản lý và hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp là công cụ bảo đảm hoạt động của doanh nghiệp có hiệu quả. Trong đó, công tác kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng – thu tiền đặc biệt có ý nghĩa quan trọng trong hoạt động của một doanh nghiệp, tổ chức. Vì nó bảo đảm cho hoạt động tiêu thụ của doanh nghiệp được diễn ra suôn sẻ, đúng theo mục tiêu kiểm soát mà doanh nghiệp đặt ra. Ngoài ra, KSNB chu trình bán hàng-thu tiền có ảnh hưởng sâu sắc đến việc đánh giá công tác sử dụng hiệu quả đồng vốn của doanh nghiệp, cũng như đảm bảo cung cấp kịp thời, chính xác và trung thực các thông tin tài chính phục vụ cho nhu cầu ra quyết định của nhà quản trị. Do đó, kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền một cách có hiệu quả sẽ thúc đẩy hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp phát triển Chính vì những lý do nêu trên, đồng thời với mong muốn được tiếp cận thực tế công tác kiểm soát đối với chu trình bán hàng – thu tiền của một doanh nghiệp cụ thể, đồng thời ứng dụng những kiến thức đã học trong nhà trường, so sánh với thực tiễn nắm bắt, mở rộng hiểu biết

LỜI MỞ ĐẦU



Ngày nay, kiểm soát nội bộ đang đóng một vai trò hết sức quan trọng trong hoạtđộng kinh tế của các doanh nghiệp và tổ chức Kiểm soát nội bộ giúp các nhà quản trịquản lý hữu hiệu và hiệu quả hơn các nguồn lực kinh tế của công ty mình như: conngười, tài sản, vốn ….,góp phần hạn chế tối đa những rủi ro phát sinh trong quá trìnhsản xuất kinh doanh, đồng thời giúp doanh nghiệp xây dựng được một nền tảng quản

lý vững chắc phục vụ cho quá trình mở rộng, và phát triển đi lên của doanh nghiệp.Kiểm soát được hiểu là tổng hợp những phương sách để nắm lấy và điều hành đốitượng hay khách thể quản lý và hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp là công cụbảo đảm hoạt động của doanh nghiệp có hiệu quả

Trong đó, công tác kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng – thu tiền đặcbiệt có ý nghĩa quan trọng trong hoạt động của một doanh nghiệp, tổ chức Vì nó bảođảm cho hoạt động tiêu thụ của doanh nghiệp được diễn ra suôn sẻ, đúng theo mụctiêu kiểm soát mà doanh nghiệp đặt ra Ngoài ra, KSNB chu trình bán hàng-thu tiền cóảnh hưởng sâu sắc đến việc đánh giá công tác sử dụng hiệu quả đồng vốn của doanhnghiệp, cũng như đảm bảo cung cấp kịp thời, chính xác và trung thực các thông tin tàichính phục vụ cho nhu cầu ra quyết định của nhà quản trị Do đó, kiểm soát nội bộchu trình bán hàng và thu tiền một cách có hiệu quả sẽ thúc đẩy hoạt động sản xuấtkinh doanh của doanh nghiệp phát triển

Chính vì những lý do nêu trên, đồng thời với mong muốn được tiếp cận thực tếcông tác kiểm soát đối với chu trình bán hàng – thu tiền của một doanh nghiệp cụ thể,đồng thời ứng dụng những kiến thức đã học trong nhà trường, so sánh với thực tiễnnắm bắt, mở rộng hiểu biết Qua thời gian thực tập tại công ty cổ phần Dệt HòaKhánh-Đà Nẵng, em đã quyết định chọn đề tài:

“ Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại Công ty cổ phần Dệt Hòa Khánh-Đà Nẵng ”

Bố cục của đề tài bao gồm ba phần:

Phần I : Cơ sở lý thuyết về KSNB chu trình bán hàng-thu tiền trong doanh

nghiệp.

Phần II : Thực trạng về KSNB chu trình bán hàng-thu tiền tại Công ty cổ phần Dệt

Hòa Khánh-Đà Nẵng.

Phần III: Một số đánh giá và ý kiến nhằm hoàn thiện KSNB chu trình bán

hàng-thu tiền tại Công ty cổ phần Dệt Hòa Khánh-Đà Nẵng.

Do thời gian thực tập có hạn, trình độ và kinh nghiệm thực tế của em còn hạnchế, nên đề tài của em chỉ khái quát sơ lược về hệ thống KSNB của công ty, đi sâu vàonghiên cứu công tác KSNB thực tế đối với chu trình bán hàng-thu tiền tại công ty, đưa

ra những đánh giá nhận xét và ý kiến nhằm hoàn thiện Ngoài ra, chắc chắn sẽ khôngtránh khỏi những sai sót, hạn chế Em rất mong nhận được ý kiến nhận xét, đóng gópcủa thầy cô, các cô chú, anh chị trong công ty để em có thể rút ra những kinh nghiệmthực tế hơn

Đà Nẵng, tháng 6 năm 2010

Sinh viên thực hiện

Lê Thị Na

PHẦN I: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH

BÁN HÀNG-THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP

A Những vấn đề cơ bản về hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp

1 Khái niệm về hệ thống kiểm soát nội bộ

Theo quan điểm của liên đoàn kế toán quốc tế (IFAC): Hệ thống kiểm soát nội

bộ (KSNB) là một hệ thống chính sách và thủ tục được thiết kế tại đơn vị nhằm thựchiện bốn chức năng sau:

- Bảo vệ tài sản của đơn vị, không bị sử dụng lãng phí, gian lận hoặc khônghiệu quả

- Đảm bảo độ tin cậy của các thông tin báo cáo

- Đảm bảo việc thực hiện các chế độ pháp lý và các chính sách của đơn vị

- Đảm bảo hiệu quả và hiệu lực của các hoạt động

Theo quan điểm của hội đồng kế toán viên công chứng (AICPA) của Mỹ: Hệthống KSNB là hệ thống gồm kế hoạch tổ chức và tất cả những phương pháp, biệnpháp phối hợp được thừa nhận dùng trong kinh doanh để bảo vệ tài sản của tổ chức,kiểm tra sự chính xác và độ tin cậy của thông tin kế toán, thúc đẩy hiệu quả hoạt động

và khích lệ bám sát chủ trương quản lý đề ra

Vậy hệ thống KSNB thực chất là sự tích hợp một loạt hoạt động, biện pháp, kếhoạch, quan điểm, nội quy chính sách và nỗ lực của mọi nhân viên trong doanh nghiệp

để đảm bảo doanh nghiệp đó hoạt động hiệu quả, đạt được mục tiêu đặt ra một cáchhợp lý Có thể hiểu hệ thống KSNB là hệ thống của tất cả những gì mà một doanhnghiệp cần làm để có được những điều muốn có và tránh những điều muốn tránhnhằm đảm bảo sự hoạt động hiệu quả của doanh nghiệp Nói tóm lại, hệ thống KSNB

là những phương pháp và chính sách được thiết kế để ngăn chặn gian lận, giảm thiểusai sót, khuyến khích hiệu quả hoạt động nhằm đạt được sự tuân thủ các chính sách vàquy trình được thiết lập

Như vậy, trên phương diện kiểm soát nội bộ chức năng tài chính kế toán thì hệthống KSNB sẽ đảm bảo hai chức năng cơ bản là: bảo vệ tài sản của đơn vị, không bị

sử dụng lãng phí, gian lận hoặc không hiệu quả và đảm bảo độ tin cậy, trung thực củacác thông tin báo cáo

2 Mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ

Theo định nghĩa trên thì hệ thống KSNB được thiết lập nhằm mục đích cuốicùng là kiểm soát các hoạt động trong doanh nghiệp để tránh gian lận, sai sót và đểhoạt động có hiệu quả Vậy mục tiêu của hệ thống KSNB gồm những nội dung sau:

- Mục tiêu về hiệu quả: Điều này phải đặt vào vị trí đầu tiên Mục tiêu này có

nghĩa là hệ thống kiểm soát nội bộ phải hướng tới việc tối đa hóa hiệu quả trong hoạtđộng kinh doanh của doanh nghiệp thông qua việc sử dụng hợp lý nhất các tài sản vàcác nguồn lực khác đồng thời giúp doanh nghiệp tránh khỏi các rủi ro, thua lỗ Vớimục tiêu này, hệ thống kiểm tra nội bộ phải được xây dựng sao cho toàn bộ nhân viêncủa doanh nghiệp sẽ nỗ lực đạt được các mục tiêu của doanh nghiệp bằng các phươngthức có hiệu quả nhất, hạn chế các chi phí vượt mức ngoài mong muốn và không đặtquyền lợi khác lên trên lợi ích của doanh nghiệp

- Mục tiêu đánh giá, dự báo, ngăn ngừa rủi ro cho doanh nghiệp: Một hệ thống

kiểm soát nội bộ phải đưa ra được các biện pháp nhằm đánh giá các loại hình rủi ro cókhả năng gây ảnh hưởng đến các hoạt động của doanh nghiệp Đồng thời, nó cũng phảiđảm bảo sự tương xứng giữa những rủi ro với mức vốn, với phạm vi, qui mô hoạt động

của doanh nghiệp Hệ thống kiểm soát nội bộ cũng nhằm vào việc bảo vệ tài sản vàcác nguồn lực của doanh nghiệp trước những hành vi chiếm đoạt không hợp lệ, sửdụng trái phép hoặt chống mất mát để đảm bảo cho doanh nghiệp hoạt động an toàn,

có hiệu quả

- Mục tiêu về thông tin tài chính-kế toán: Mục tiêu này có nghĩa là hệ thống

KSNB tốt phải bảo đảm cho hệ thống thông tin báo cáo của doanh nghiệp phải chínhxác, trung thực, hợp lý, hợp pháp, và cập nhật đầy đủ để doanh nghiệp có thể đưa rađược các quyết định, chính sách kịp thời, đúng đắn và có hiệu quả Cụ thể hơn, hệthống kiểm soát nội bộ phải bảo đảm sự tin cậy, chính xác, kịp thời về tình hình sảnxuất kinh doanh, các quyết toán, báo cáo tài chính hằng năm, các hồ sơ, sổ sách kếtoán khác, các báo cáo giải trình trước cổ đông, các cơ quan quản lý, các đối tác đểkhi các thông tin này được gửi tới Hội đồng quản trị, Ban điều hành, cổ đông, cơ quanquản lý giám sát thì những người nhận thông tin này có thể đưa ra được các quyếtđịnh chính xác

- Mục tiêu tuân thủ: Tức là hệ thống kiểm soát nội bộ phải đảm bảo cho toàn bộ

hoạt động của doanh nghiệp theo đúng pháp luật, phù hợp với yêu cầu của việc giámsát cũng như phù hợp với các nguyên tắc, quy trình, quy định nội bộ của doanh nghiệp

3 Xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp

Trong một tổ chức bất kỳ, sự thống nhất và xung đột quyền lợi chung - quyềnlợi riêng của người sử dụng lao động với người lao động luôn tồn tại song hành Nếukhông có hệ thống kiểm soát nội bộ, làm thế nào để người lao động không vì quyền lợiriêng của mình mà làm những điều thiệt hại đến lợi ích chung của toàn tổ chức, củangười sử dụng lao động? Làm sao quản lý được các rủi ro? Làm thế nào có thề phânquyền, ủy nhiệm, giao việc cho cấp dưới một cách chính xác, khoa học chứ không phảidựa trên sự tin tưởng cảm tính

Vì vậy, xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh sẽ đem lại cho tổchức các lợi ích như: Giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong SXKD (sai sót vô tình gâythiệt hại, các rủi ro làm chậm kế hoạch Tăng giá thành, giảm chất lượng sản phẩm ).Bảo vệ tài sản khỏi bị hư hỏng, mất mát bởi hao hụt, gian lận, lừa gạt, trộm cắp Đảmbảo tính chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính Đảm bảo mọi thànhviên tuân thủ nội quy, quy chế, quy trình hoạt của tổ chức chức cũng như các quy địnhcủa luật pháp Đảm bảo tổ chức hoạt động hiệu quả, sử dụng tối ưu các nguồn lực vàđạt được mục tiêu đặt ra Bảo vệ quyền lợi của nhà đầu tư, cổ đông và gây dựng lòngtin đối với họ Do đó, để xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ cần đảm bảo hai yêu cầu

cơ bản là: các yếu tố cấu thành nên hệ thống kiểm soát nội bộ, các nguyên tắc để xâydựng các thủ tục kiểm soát và tùy vào từng tình hình của doanh nghiệp mà thiết kế cácthủ tục sao cho hệ thống KSNB hoạt động có hiểu quả nhất

3.1 Các yếu tố cấu thành hệ thống KSNB trong doanh nghiệp

Để hệ thống KSNB có thể hoạt động một cách có hiệu quả, thực hiện được tất

cả các mục tiêu đã đề ra thì đòi hỏi doanh nghiệp cần phải xây dựng và không ngừngcủng cố hệ thống KSNB của đơn vị mình Tùy theo mỗi quan điểm về hệ thống KSNB

mà hệ thống KSNB sẽ có những yếu tố cấu thành nên nó Tuy nhiên, theo chuẩn mựckiểm toán Việt Nam số 400: “Đánh giá rủi ro và kiểm soát nội bộ” thì hệ thống kiểm

soát nội bộ gồm: môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán và các thủ tục kiểm soát Các

yếu tố này được thiết kế để nhằm thực hiện mục tiêu mà hệ thống KSNB đề ra Có thểkhái quát các yếu tố cấu thành hệ thống KSNB trong doanh nghiệp qua sơ đồ sau:

Sơ đồ 1.1- Hệ thống KSNB trong doanh nghiệp

3.2 Nguyên tắc cơ bản để xây dựng các thủ tục kiểm soát

Trong bất kỳ một doanh nghiệp nào, dù quy mô nhỏ hay lớn thì vấn đề kiểm trakiểm soát luôn được đặt ra Có thể nói các thủ tục kiểm soát được xem là phương tiện,

là cơ sở để kiểm tra cũng như đánh giá kết quả và hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội

bộ Các thủ tục kiểm soát được xây dựng phù hợp với từng nghiệp vụ nên rất khácnhau đối với từng đơn vị và từng nghiệp vụ khác nhau Tuy nhiên, các thủ tục kiểmsoát được xây dựng dựa trên 3 nguyên tắc cơ bản sau:

- Nguyên tắc phân công, phân nhiệm: Theo nguyên tắc này công việc, trách

nhiệm được phân chia cho nhiều người trong một bộ phận hoặc nhiều bộ phận trongmột tổ chức Mục đích của nó là không một cá nhân hay bộ phận nào được thực hiện

Chứng từ kế toán

Hệ thống sổ sách kế toán

Báo cáo kế toán

- Phân công, phận nhiệm

- Bất kiêm nhiệm

- Ủy quyền, phê chuẩn

- Kiểm soát vật chất

- Kiểm tra kế toán

- Kiểm soát nhân sự

Mục tiêu kiểm soát:

HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ

Môi trường kiểm soát

Hệ thống kế toán Các thủ tục kiểm

soát

toàn bộ nghiệp vụ từ khâu đầu đến khâu cuối Việc phân công phân nhiệm còn có tácdụng tạo ra sự chuyên môn hóa và giúp cho việc kiểm tra và thúc đẩy lẫn nhau trongcông việc.

- Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: Nguyên tắc này đòi hỏi sự tách biệt về trách

nhiệm và không được kiêm nhiệm đối với một số công việc:

+ Trách nhiệm thực hiện nghiệp vụ và ghi chép sổ sách

+ Trách nhiệm bảo quản tài sản và ghi chép sổ sách

+ Trách nhiệm xét duyệt và ghi chép sổ sách

+ Chức năng kế toán và chức năng tài chính

+ Chức năng thực hiện và chức năng kiểm soát

Sự tuân thủ nguyên tắc bất kiêm nhiệm sẽ tạo ra một hệ thống kiểm soát nội bộtốt, tránh bớt được gian lận, sai sót và đồng thời có sự kiểm soát lẫn nhau giữa các bộphận

- Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn: Theo sự uỷ quyền của các nhà quản lý,

các cấp dưới được giao cho quyết định và giải quyết một số công việc trong một phạm

vi nhất định Quá trình uỷ quyền được tiếp tục mở rộng xuống các cấp thấp hơn tạonên một hệ thống phân chia trách nhiệm và quyền hạn mà vẫn không làm mất tính tậptrung của doanh nghiệp Phê chuẩn là biểu hiện cụ thể của việc quyết định và giảiquyết một số công việc trong phạm vi và quyền hạn được giao

Ngoài những 3 nguyên tắc cơ bản trên, khi xây dựng thủ tục kiểm soát nội bộtrong đơn vị còn có những quy định cụ thể để kiểm tra kiểm soát các hoạt động và tàisản của đơn vị như:

- Kiểm soát vật chất: Giới hạn khả năng tiếp cận về mặt vật chất đối với tài sản cũng như các sổ sách liên quan đến tài sản của công ty.

- Kiểm soát số học và kiểm tra kế toán: Số liệu trên sổ sách phải trung thực, hợp

lý, hợp pháp Kiểm tra tính đầy đủ trong ghi chép, tính chính xác và xử lý đúng, sựchính xác số học của sổ sách, số tổng số, sự khớp đúng giữa nghiệp vụ kế toán và cáctài liệu

- Kiểm soát nhân sự: Mọi người nên thực hiện chức năng theo năng lực, quan

điểm và kinh nghiệm của mình Hiệu quả của hệ thống KSNB phụ thuộc vào năng lực

và tính chính trực của những người tiến hành công việc Vì vậy, có những trường hợpkiểm soát trên giấy tờ rất tốt nhưng thực tế lại rất yếu

B KSNB đối với chu trình bán hàng – thu tiền trong doanh nghiệp

1 Khái quát về chu trình bán hàng – thu tiền trong doanh nghiệp

1.1 Nội dung của chu trình bán hàng – thu tiền

Chu trình bán hàng và thu tiền gồm các quyết định và các quá trình cần thiếtcho sự chuyển nhượng quyền sỡ hữu hàng hoá và dịch vụ cho khách hàng sau khichúng đã sẵn sàng chờ bán Chu trình bắt đầu bằng một đơn đặt hàng của khách hàng

và chấm dứt bằng sự chuyển đổi sản phẩm, hàng hóa hoặc dịch vụ thành một khoảnphải thu và cuối cùng thành tiền Vậy, chu trình bán hàng và thu tiền là quá trìnhchuyển quyền sở hữu sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ cho khách hàng để đổi lấy tiền hoặcquyền thu tiền từ khách hàng

Nguyên tắc để ghi nhận doanh thu trong chu trình bán hàng và thu tiền: Theochuẩn mực kế toán Việt Nam số 14 - Doanh thu của doanh nghiệp được ghi nhận khithõa mãn đồng thời các điều kiện sau:

- Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn với quyền sở hữusản phẩm, hàng hóa cho người mua

- Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý như người sở hữu sản phẩm,hàng hóa hoặc quyền kiểm soát sản phẩm, hàng hóa.

- Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn

- Doanh nghiệp sẽ thu hoặc đã thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng

- Xác định được chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng

1.2 Chức năng của chu trình bán hàng – thu tiền

Theo định nghĩa trên, thì ta có thể khái quát hai chức năng chính của chu trìnhbán hàng và thu tiền đó chính là cung cấp, thực hiện công việc bán sản phẩm chokhách hàng và chức năng theo dõi thanh toán Trong đó bao gồm các chức năng cụ thểsau:

- Tiếp nhận và xử lý đơn đặt hàng, xét duyệt bán chịu

- Triển khai, thực hiện sản xuất theo đơn đặt hàng

- Chuẩn bị hàng giao

- Giao hàng ( lập phiếu xuất kho, xuất kho, vận chuyển)

- Lập hóa đơn

- Nhận tiền ( nếu khách hàng trả tiền ngay)

- Ghi sổ doanh thu, ghi sổ tiền mặt, ghi sổ khoản phải thu (nếu khách hàng chưathanh toán ngay) Và chuẩn bị lập báo cáo

Sơ đồ 1.2- Các chức năng của chu trình bán hàng- thu tiền

1.3 Mục đích của chu trình bán hàng và thu tiền

Mục đích thiết yếu của chu trình bán hàng- thu tiền là để tạo điều kiện thuận lợicho việc trao đổi sản phẩm hay dịch vụ đến khách để thu tiền Những mục tiêu điểnhình trong mục đích khái quát này là:

- Ghi lại đơn đặt hàng nhanh chóng và chính xác

- Lập danh sách các khách hàng thích hợp được hưởng ưu đãi tín dụng

- Giao hàng hoặc cung cấp dịch vụ đúng theo thỏa thuận

- Bảo quản hàng hóa đến khi giao hàng cho khách hàng

- Xuất hóa đơn đúng lúc và đúng cách

- Ghi hóa đơn chính xác

- Ghi nhận doanh thu và khoản phải thu chính xác vào tài khoản, sổ sách

- Theo dõi và thu tiền bán hàng chính xác, đúng đắn

- Theo dõi, quản lý các khoản phải thu chưa thu được

Chuẩn bịhàng bán

và giaohàng

Lập hóađơn chohàng bán

Nhậntiền lập báoGhi sổ,

cáo

Cung cấp sản phẩm, hàng hóa

Theo dõi thanh toán

Ghi sổdoanh thu

Lập báocáo doanhthu

2 Hệ thống KSNB chu trình bán hàng và thu tiền trong doanh nghiệp

2.1 Mục tiêu kiểm soát đối với chu trình bán hàng và thu tiền

Bán hàng và thu tiền là một chu trình rất quan trọng đối với mọi doanh nghiệphoạt động sản xuất kinh doanh, bởi vì nó là hoạt động thường xuyên, có liên quan đếntài sản và hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Vì vậy, cần cónhững mục tiêu kiểm soát đặt ra đối với chu trình bán hàng và thu tiền trong doanhnghiệp Những mục tiêu kiểm soát như sau:

- Doanh thu được ghi sổ là phải có thật, dựa trên những minh chứng hợp lý và

có căn cứ (tính có thật)

- Các nghiệp vụ bán hàng trước khi thực hiện phải được phê chuẩn đúng đắn(sự phê chuẩn)

- Các nghiệp vụ bán hàng phải được ghi sổ đầy đủ (tính đầy đủ)

- Doanh thu ghi sổ phải được tính đúng và ghi sổ chính xác (sự đánh giá)

- Các nghiệp vụ bán hàng phải được phân loại đúng đắn (sự phân loại)

- Doanh thu phải được ghi sổ, phản ánh đúng lúc (đúng kỳ)

- Các khoản phải thu khách hàng phải được tính toán và ghi sổ chính xác, đượcphân loại theo từng khách hàng (sự đánh giá và sự phân loại)

- Các nghiệp vụ bán hàng phải được chuyển sổ và được tổng hợp chính xác

- Khoản phải thu phải được quản lý chặt chẽ sao cho có thể thu hồi được nợnhanh chóng và không thất thoát

2.2 Những rủi ro thường xảy ra trong chu trình bán hàng và thu tiền

* Rủi ro về nhận đơn đặt hàng: Đơn đặt hàng có thể được chấp nhận mà có

những điều khoản hoặc điều kiện không chính xác hoặc từ khách hàng không đượcphê duyệt Nhận đặt hàng những hàng hóa hoặc dịch vụ doanh nghiệp không có sẵnhoặc không có khả năng cung cấp Người không có nhiệm vụ nhận đơn đặt hàng lạinhận

* Rủi ro về tín dụng: Nhân viên bán hàng có thể tự ý chấp nhận quá nhiều hạn

mức bán chịu cho khách hàng để đẩy mạnh doanh số bán hàng và do đó làm cho doanhnghiệp phải chịu rủi ro tín dụng quá mức

* Rủi ro về giao hàng: Công ty có thể giao cho khách hàng số lượng hàng hoặc

quy cách hàng hóa không chính xác làm cho khách hàng phàn nàn, không chấp nhậnhàng hoá đã giao, vì vậy khách hàng có thể đòi trả lại hàng hoặc đòi giảm giá hàng bándẫn đến công ty bị thiệt hại do những chi phí đó gây ra Rủi ro giao hàng cũng có thể

là nhân viên bán hàng cam kết một lịch giao hàng mà nhà máy sản xuất của công tykhông thể đáp ứng được dẫn đến không thể giao hàng đúng thời hạn như đã cam kếtvới khách hàng

* Rủi ro về lập hóa đơn: Rủi ro do nhân viên lập hóa đơn có thể quên lập một

số hóa đơn cho hàng đã giao, lập sai hóa đơn hoặc lập một hóa đơn thành hai lần hoặclập hóa đơn khống trong khi thực tế không giao hàng

* Rủi ro về thanh toán: Rủi ro này có thể xảy ra khi kế toán không ghi sổ hoặc

ghi chậm số tiền mà khách hàng đã thanh toán, hoặc ghi sai khách hàng đã thanh toán.Rủi ro về thu tiền cũng có thể là do thủ quỹ hoặc nhân viên thu ngân có thể ăn cắp tiềnmặt khách hàng thanh toán trước khi khoản tiền mặt đó được ghi nhận doanh thu

2.3 Tổ chức kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng và thu tiền

2.3.1 Nhận và kiểm tra đơn đặt hàng của khách hàng

Những đơn đặt hàng của khách hàng có thể được nhận theo nhiều cách khácnhau Khách hàng có thể đem trực tiếp đến công ty, gởi qua người đi nhận đơn đặthàng, gởi qua thư điện tử, điện tín hoặc bằng cách gọi điện thoại Đơn đặt hàng thông

thường được viết theo mẫu của người mua, hoặc của công ty Tuy nhiên, đơn đặt hàngphải đáp ứng đầy đủ yêu cầu về số lượng, mẫu mã, chủng loại sản phẩm, hàng hóa,ngày thánh giao hàng, địa điểm, phương thức thanh toán Sau đó, bộ phận bán hàngphải thống nhất lại, để đem cho giám đốc ký duyệt rồi mới trả lời chấp nhận đơn hàngcủa khách hàng Kiểm soát nội bộ trong giai đoạn này chính là để tránh những trườnghợp xảy ra như: bộ phận bán hàng chấp nhận đơn hàng của khách hàng khi các điềukiện ghi trên đơn hàng không rõ ràng, chấp nhận đơn đặt hàng khi hàng không có đểđáp ứng, khách hàng đặt hàng là không có thực

Vì vậy, để kiểm soát được những sai sót, gian lận có thể xảy ra, doanh nghiệpcần thiết lập các thủ tục kiểm soát trong giai đoạn này như là:

- Kiểm tra ĐĐH phải có chữ ký của người có thẩm quyền của đơn vị mua và cócon dấu

- Trường hợp nhận ĐĐH qua điện thoại, điện tín, email, fax thì cần có nhữngthủ tục để đảm bảo tính pháp lý về việc đặt hàng của khách hàng

- Trước khi chấp nhận ĐĐH của khách hàng thì bộ phận có thẩm quyền phảixem xét số lượng hàng có còn để đáp ứng hay không

- Chỉ bộ phận có thẩm quyền mới được xét duyệt ĐĐH về số lượng, chủng loại,quy cách, mẫu mã

- Đơn đặt hàng trước khi in ra phải báo lại cho khách hàng và phải được người

có thẩm quyền ở doanh nghiệp phê duyệt

- Khi đã chấp nhận ĐĐH hoặc không chấp nhận với các điều kiện trong ĐĐHthì cần báo cho khách hàng để tránh tranh chấp

- Trong trường hợp quan trọng cần ký kết hợp đồng kinh tế

2.3.2 Xét duyệt bán chịu

Việc mua hàng chưa thanh toán ngay rất phổ biến đối với các doanh nghiệp sảnxuất lớn Nếu ĐĐH nhận từ một khách hàng uy tín và có quan hệ lâu dài với doanhnghiệp, thông thường doanh nghiệp sẽ có sẵn tài liệu đánh giá tín dụng của kháchhàng Nếu ĐĐH là khách hàng mới mà có ý muốn mua chịu, doanh nghiệp sẽ kiểm tratình hình tài chính của khách hàng có thể trả nợ được không hoặc tham khảo ý kiếncủa tổ chức tín dụng Việc bán chịu dẫn đến khá nhiều rủi ro cho doanh nghiệp khikhách hàng không có khả năng thanh toán hoặc cố ý không thanh toán vì vậy nên việckiểm tra tín dụng, xét duyệt bán chịu là rất quan trọng Vì lý do đó nên trong thực tếcác doanh nghiệp đều rất chú trọng bước này, mỗi doanh nghiệp đều xây dựng chomình một chính sách bán chịu phù hợp Để kiểm soát trong việc xét duyệt bán chịu thì:

- Doanh nghiệp cần thiết lập một chính sách bán chịu rõ ràng, nó phải phù hợpvới khách hàng, và với từng điều kiện cụ thể

- Cần có bộ phận xét duyệt bán chịu và bộ phận này phải đánh giá về khả năngthanh toán của khách hàng

- Doanh nghiệp nên lập danh sách những khách hàng thường giao dịch, kháchhàng có uy tín, cập nhật các thông tin về tình hình tài chính, khả năng thanh toán củakhách hàng để tránh rủi ro khách hàng không thanh toán được

- Doanh nghiệp cũng có thể yêu cầu khách hàng thế chấp hay ký quỹ nếu kháchhàng đó là khách hàng mới, doanh nghiệp chưa nắm rõ thông tin tài chính

Tóm lại, để thực hiện được nghiệp vụ bán chịu này thì phụ thuộc rất lớn vàochính sách bán hàng tín dụng của doanh nghiệp và sự hiểu biết của doanh nghiệp vềkhách hàng đó Một bản đơn đặt hàng mua chịu sẽ được chuyển lên cấp trên để xétduyệt và có nên chấp nhận đơn đặt hàng này hay không, cấp trên sẽ ra quyết định dựavào thông tin do kế toán công nợ, bộ phận bán hàng, phòng sản xuất kinh doanh

cung cấp và dựa vào chính sách bán hàng của công ty cũng như tình hình của công tyhiện nay có cho phép bán chịu hay không Từ đó sẽ ra quyết định có chấp nhận bánchịu hay không.

2.3.3 Xuất kho và chuyển giao hàng hóa

Sau khi ĐĐH đã được chấp nhận thì bộ phận sản xuất phải chuẩn bị hàng về sốlượng, mẫu mã, quy cách theo đúng như trong ĐĐH để giao cho khách hàng Ngay khi

có lệnh bán hàng, phiếu xuất kho thì hàng mới được xuất Nếu giao hàng theo phươngthức tại kho người mua thì doanh nghiệp phải chuẩn bị các chứng từ vận chuyển vàvận chuyển hàng đến, nếu giao hàng tại kho của doanh nghiệp thì người mua phải đếnnhận hoặc ủy quyền cho người vận chuyển đến nhận và phải có xác thực, có chữ kýcủa đơn vị mua Kiểm soát nội bộ trong giai đoạn này nhằm để tránh những rủi ro,gian lận xảy ra như: hàng giao không đúng theo yêu cầu trong đơn hàng, người không

có thẩm quyền tự ý xuất hàng, thủ kho và người nhận hàng có thể thông đồng vớinhau, người không có ủy quyền của người mua lại tự ý đến nhận hàng và doanhnghiệp đã xuất hàng không đúng đối tượng mua Các thủ tục kiểm soát thường ápdụng trong việc chuyển giao hàng hóa này là:

- Cần quy định phải có đầy đủ chứng từ liên quan đến việc xuất kho hàng nhưĐĐH , lệnh bán hàng, phiếu xuất kho thì thủ kho mới được xuất hàng cho bộ phận gửihàng, hoặc người mua

- Trên phiếu xuất kho phải có đầy đủ chữ ký của người lập, người ký duyệt,người nhận, thủ kho

- Để kiểm soát tốt, phiếu xuất kho ít nhất phải lập được 3 liên: 1 liên lưu ở bộphận bán hàng, 1 liên thủ kho giữ để ghi thẻ kho, 1 liên chuyển cho kế toán để theo dõihàng tồn kho Nếu khách hàng có yêu cầu thì cần lập thêm 1 liên để giao cho kháchhàng nếu tại đơn vị của khách hàng có yêu cầu đối chiếu giữa Hóa đơn GTGT vàphiếu xuất kho (tại kho người bán ) về số lượng hàng mua

- Bộ phận có nhiệm vụ gửi hàng phải lập chứng từ vận chuyển hàng và gửihàng cho khách hàng

- Trên chứng từ vận chuyển phải bao gồm các thông tin về quy cách, chủngloại, số lượng hàng và những thông tin có liên quan

- Chứng từ vận chuyển cũng là cơ sở để lập hóa đơn

- Để tránh gian lận và sai sót xảy ra trong khâu gửi hàng, thì doanh nghiệp nênlập một bộ phận gửi hàng độc lập

2.3.4 Lập hóa đơn

Việc xuất hóa đơn cho khách hàng thường phải đợi đến khi hàng hóa đã nằmtrong quyền sở hữu của người mua Nếu không dễ có sai sót và phải sửa chữa Khihàng đã được giao cho khách hàng, thì người có trách nhiệm lập hóa đơn sẽ phải lậphóa đơn và giao cho khách hàng Hóa đơn trước khi được giao phải được kiểm tra vàđược ký duyệt của người có thẩm quyền Hóa đơn chính là căn cứ để khách hàng thanhtoán cho doanh nghiệp Vì vậy, đây chính là chứng từ quan trọng nhất trong chu trìnhbán hàng và thu tiền này, nó cung cấp thông tin về tổng giá trị giao dịch và phục vụcho việc ghi sổ doanh thu, khoản nợ phải thu của kế toán Vậy nên cần kiểm soát quátrình lập hoá đơn Biện pháp này giúp hạn chế được khả năng sai sót trong quá trìnhlập và vào sổ các chứng từ, đồng thời hạn chế gian lận cố tình lập hoá đơn khống Dođó:

- Cần phải kiểm tra các chứng từ liên quan trước khi lập hóa đơn như: ĐĐH,lệnh bán hàng, phiếu xuất kho, chứng từ vận chuyển Nếu tất cả các chứng từ trên đều

hợp lệ và có chữ ký xác nhận đầy đủ của các bên thì người có trách nhiệm lập hóa đơnmới được lập hóa đơn

- Giá hàng bán ghi trên hóa đơn phải được dựa trên bảng giá của đơn vị để tránhtrường hợp gian lận xảy ra Số tiền ghi trên hóa đơn phải tính cho từng loại hàng vàphải tính tổng số tiền của cả hóa đơn

- Hóa đơn trước khi được xuất cho khách hàng phải có chữ ký của người lập,người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp (bên bán) và của khách hàng Có condấu của doanh nghiệp Và cuối cùng trước khi gởi cho khách hàng, hóa đơn phải đượckiểm tra tính lại thử đúng chưa, có đúng số tiền không, có đúng giá với bảng giá củadoanh nghiệp không

- Doanh nghiệp có thể lập hóa đơn bán hàng, hóa đơn GTGT, tuy nhiên đềuphải lập ít nhất 3 liên: liên gốc lưu tại cuốn, liên thứ 2 giao cho khách hàng, liên 3dùng nội bộ, tức là chuyển cho bộ phận bán hàng để theo dõi hàng bán ra, doanh thuhoặc dùng chuyển cho bộ phận kế toán để theo dõi doanh thu, nợ phải thu, thuế đầu ra.Hóa đơn phải được đánh số thứ tự để theo dõi được

2.3.5 Ghi sổ doanh thu bán hàng

Quá trình ghi sổ doanh thu phải được căn cứ bằng các minh chứng cụ thể nhưhoá đơn bán hàng, chứng từ vận chuyển, các đơn đặt hàng đã được phê chuẩn củakhách hàng Các nghiệp vụ bán hàng cần được ghi sổ doanh thu đúng đắn, trung thực

và hợp lý, đúng với quy định Vậy để kiểm soát việc ghi sổ doanh thu bán hàng thì:

- Trước hết cần xem xét tính trung thực, hợp lý, hợp pháp của doanh thu ghi sổ:doanh thu bán hàng được xem là có thật khi nghiệp vụ bán hàng thực tế có xảy ra.Việc ghi sổ doanh thu phải căn cứ vào hóa đơn bán hàng, chứng từ vận chuyển, cácđơn đặt hàng đã được phê duyệt của khách hàng Hóa đơn được ghi sổ đã được lậpđúng theo quy trình, quy định đã được đề ra tại doanh nghiệp hay chưa Nếu các thủtục kiểm soát việc lập hóa đơn đã được thực hiện đầy đủ thì kế toán mới căn cứ vàohóa đơn để tiến hành ghi sổ doanh thu bán hàng

- Tất cả các nghiệp vụ bán hàng xảy ra đều phải được ghi sổ, việc ghi sổ phảiđúng số lượng, chủng loại của hàng hóa đã bán và hóa đơn bán hàng đã được lập Để

có thể kiểm soát tốt thì cuối tháng doanh nghiệp phải cho một người kiểm tra độc lập.Việc đánh số thứ tự các hóa đơn cũng rất giúp ích cho việc kiểm soát ghi sổ doanh thu

- Cần tách biệt chức năng ghi sổ doanh thu bán hàng với chức năng ghi sổ thutiền từ doanh thu bán hàng

- Việc ghi sổ doanh thu phải được tiến hành theo nguyên tắc cập nhật đảm bảoghi sổ đúng theo thời gian phát sinh nhằm ngăn ngừa việc bỏ sót nghiệp vụ Bên cạnh

đó nếu doanh thu không được ghi đúng kỳ sẽ ảnh hưởng đến việc kê khai doanh số bán

để tính thuế dẫn đến sai phạm Nếu có sự chênh lệch lớn về thời gian ghi sổ thì có thểchứa đựng khả năng gian lận trong việc sử dụng tiền bán hàng

2.3.6 Xử lý và ghi sổ các khoản giảm trừ doanh thu

Mặc dù trước khi giao hàng cho khách hàng doanh nghiệp đều xem xét các điềukiện về hàng trong ĐĐH Tuy nhiên, vẫn không tránh khỏi trường hợp khách hàngkhông hài lòng với hàng hóa doanh nghiệp giao và sẽ đòi trả lại hoặc đòi giảm giá cho

số hàng đã bán Các khoản làm giảm trừ doanh thu cũng có thể là các khoản chiết khấuthương mại mà doanh nghiệp áp dụng cho khách hàng Để tránh gian lận sai sót trongtrường hợp này như nhân viên bán hàng đã biển thủ khoản chiết khấu thương mại củakhách hàng, nhân viên gian lận biển thủ số tiền giảm giá hàng bán cho khách hàng, kếtoán hoặc bộ phận bán hàng không ghi sổ các nghiệp vụ giảm trừ doanh thu, ngườikhông có thẩm quyền tự ý duyệt các khoản giảm trừ doanh thu, không có hóa đơn

hàng trả lại nhưng kế toán vẫn ghi Vì vậy, kiểm soát nội bộ trong trường hợp này đólà:

- Doanh nghiệp sẽ quy định chính sách chiết khấu thương mại, giảm giá hàngbán rõ ràng Trước khi nhân viên bán hàng chiết khấu hay giảm giá hàng bán chokhách hàng thì phải có sự phê duyệt của người có thẩm quyền Phải quy định rõ rànghình thức chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán là trên hóa đơn hay ngoài hóađơn Nếu phát sinh ngoài hóa đơn, doanh nghiệp phải lập hóa đơn điều chỉnh

- Doanh nghiệp cần quy định các chính sách liên quan đến hàng bán bị trả lại,khi thực hiện nghiệp vụ hàng bán bị trả lại thì phải có sự phê duyệt của người có thẩmquyền mới được thực hiện

- Yêu cầu bên mua khi xuất hàng trả lại cho doanh nghiệp phải lập hóa đơn ghirõ: hàng trả lại cho bên bán do không đúng quy cách, chất lượng, hoặc cùng với bênbán lập biên bảng hàng bán trả lại trong đó ghi rõ: loại hàng, số lượng, quy cách, giá trịcủa số hàng trả lại

- Kế toán không được ghi sổ giảm trừ doanh thu các khoản chiết khấu thươngmại, gảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại khi chưa có đầy đủ chứng từ chứng minh,khi chưa có sự phê duyệt

- Cần có một bộ phận độc lập với bộ phận bán hàng và kế toán, chịu tráchnhiệm tiếp nhận, xét duyệt, khấu trừ các khoản nợ phải thu có liên quan đến các khoảngiảm trừ doanh thu

2.3.7 Theo dõi thanh toán

* Đối với nghiệp vụ bán hàng thu tiền ngay: Khi tiền được thu trực tiếp tại

doanh nghiệp thì tất nhiên đối với bất kỳ một doanh nghiệp nào cũng phải có nhữngthủ tục kiểm soát nội bộ liên quan đến khoản tiền thu được này Bởi vì, tiền rất quantrọng đối với doanh nghiệp việc quản lý tiền sao cho tốt, không bị thất thoát, gian lậnbiển thủ là rất cần thiết đối với doanh nghiệp Việc theo dõi các khoản tiền thu được từbán hàng cũng rất quan trọng, nó phản ánh số tiền doanh nghiệp thu được từ việc bánhàng khi khách hàng thanh toán ngay Vì vậy:

- Cần phân chia trách nhiệm rõ ràng đối với người bán hàng và người thu tiền

- Nếu tại doanh nghiệp có bán lẻ hàng hóa thì cần yêu cầu bộ phận bán hàng lậpbáo cáo bán hàng hằng ngày và đối chiếu với số tiền mà bộ phận này nộp vào quỹtrong ngày hôm đó

- Để đảm bảo các khoản tiền đã ghi sổ là thực tế đã nhận được thì cần phải cách

ly trách nhiệm giữa nhân viên quản lý tiền mặt và ghi sổ sách; phân công nhiệm vụđối chiếu các khoản đã thu tiền với phiếu thu và giấy báo có của ngân hàng

- Yêu cầu các khoản tiền mặt thu được phải ghi sổ đúng thời hạn để ngăn ngừaviệc biển thủ tiền hoặc sử dụng tiền của doanh nghiệp vào mục đích riêng Các biệnpháp có thể sử dụng như: đưa ra quy định bắt buộc các nghiệp vụ thu tiền phải đượcghi sổ hằng ngày khi có chứng từ chứng minh và phải cử nhân viên độc lập kiểm soátviệc ghi sổ và thu tiền

- Cách ly trách nhiệm giữa việc ghi sổ nhật ký thu tiền mặt với việc ghi sổ cáckhoản phải thu và sổ quỹ; gởi đều đặn các bảng cân đối thu tiền cho khách hàng; đốichiếu các bút toán ở sổ quỹ với sổ nhật ký thu tiền; tiến hành cộng tổng trên các sổnhật ký thu tiền và sổ quỹ đối chiếu với sổ cái Việc tổng hợp chính xác sẽ giúp choviệc kiểm tra đối chiếu diễn ra dễ dàng và nhanh chóng, có thể ngăn ngừa và phát hiệnsai phạm

* Đối với nghiệp vụ bán chịu: Khi xảy ra nghiệp vụ bán chịu ở doanh nghiệp thì

sẽ hình thành nên khoản phải thu khách hàng, doanh nghiệp theo dõi thanh toán ở

nghiệp vụ này tức là theo dõi và quản lý các khoản phải thu Các khoản phải thu thểhiện trên bảng cân đối là tài sản của doanh nghiệp do đó doanh nghiệp phải có biệnpháp quản lý để tránh thất thoát Việc quản lý và theo dõi các khoản phải thu hìnhthành khi phát sinh các khoản phải thu và cho đến khi nó được khách hàng thanh toán.

Vì các khoản phải thu rất quan trọng đối với doanh nghiệp, nên kiểm soát trong việcquản lý các khoản phải thu này cũng cần được chú ý

- Việc ghi sổ các khoản phải thu phải căn cứ vào các chứng từ liên quan Cầntách riêng công việc liên quan đến ghi chép công nợ với việc tiếp cận các khoản thanhtoán của khách hàng

- Yêu cầu bộ phận xét duyệt bán chịu, hoặc kế toán công nợ khách hàng định kỳphải lập báo cáo nợ phải thu theo từng đối tượng khách hàng, từng nhóm tuổi nợ đểkiểm soát được nợ quá hạn, nợ đến hạn mà khách hàng chưa thanh toán để có biệnpháp đòi nợ

- Yêu cầu nhân viên phải ghi chép hằng ngày khi có chứng từ chứng minhnghiệp vụ Để có thể quản lý tốt các khoản phải thu thì đòi hỏi phải ghi chép đúng thờigian, quản lý theo dõi thời hạn nợ để thu hồi nợ một cách tốt nhất

- Định kỳ hằng tháng cần gửi thư thông báo tình hình nợ cho từng khách hàng

để khách hàng đối chiếu với số tiền khách hàng nợ trong sổ kế toán của khách hàng đểtránh sai sót xảy ra

- Cần phân công trách nhiệm giữa người lập hóa đơn, theo dõi công nợ, đốichiếu giữa sổ tổng hợp và chi tiết công nợ

- Nếu khách hàng trả nợ bằng chuyển khoản qua ngân hàng hoặc bằng séc thanhtoán thì phân chia trách nhiệm giữa người liệt kê séc nhận được hoặc giấy báo có củangân hàng với người nộp séc vào ngân hàng, người thu tiền và người ghi sổ các khoảnphải thu đã được trả đó (kế toán công nợ)

-Cuối kỳ, cần lập ra bảng cân đối giữa doanh thu với các khoản đã thu tiền vàcác khoản phải thu còn lại để kiểm soát công việc bán hàng và thu tiền Để đảm bảotính khách quan và chính xác, các bảng cân đối này nên phân công cho người độc lậpvới việc ghi sổ doanh thu bán hàng, thu tiền, và kế toán công nợ để lập ra

2.3.8 Lập dự phòng phải thu khó đòi

Nếu ở doanh nghiệp khi các khoản nợ đã được thông báo đến khách hàngnhưng vẫn không nhận được tiền và các khoản phải thu này đã quá hạn thì cần phải lập

dự phòng Biện pháp kiểm soát trong trường hợp này đó là cần phân loại nợ quá hạntheo độ tuổi.Và sau đó là trích lập dự phòng theo tỉ lệ quy định cho các khoản nợ khóđòi và quá hạn này, yêu cầu là trước khi trích lập phải có sự thẩm định của bộ phậntheo dõi nợ và tình hình tài chính của khách hàng, và cần phải được sự phê duyệt củangười có thẩm quyền tại doanh nghiệp Và cuối cùng cần tách biệt chức năng giữangười phân loại nợ khó đòi, quá hạn với người thẩm định và người trích lập dự phòngcho các khoản nợ này

2.3.9 Xóa sổ các khoản nợ không thu hồi được

Có nhiều nguyên nhân khiến các khoản phải thu của doanh nghiệp không thuđược tiền vì thế để tránh sai sót phải có quy định chặt chẽ thủ tục xét duyệt xóa sổ cáckhoản nợ không thu hồi được Những thủ tục đó như là cần có bộ phận thẩm định về lý

do khách hàng không trả được nợ, phải căn cứ vào những thông tin xác thực về tìnhhình tài chính hiện tại của khách hàng Sau khi thẩm định cho thấy các khoản này làkhó hoặc không có khả năng thu được do công ty khách hàng bị phá sản hay vì một lý

do bất khả kháng nào đó thì sau đó mới được xóa sổ các khoản nợ phải thu này Việcxóa sổ phải được sự phê duyệt của hội đồng thẩm định nợ khó đòi đòi, giám đốc doanh

nghiệp và kế toán trưởng Tuy nhiên, trên thực tế thì đối với những hợp đồng có giá trịlớn doanh nghiệp luôn làm hợp đồng kinh tế và trong đó luôn yêu cầu khách hàng thếchấp tài sản cho khoản nợ của khách hàng với doanh nghiệp.

2.4 Tổ chức thông tin phục vụ cho KSNB chu trình bán hàng-thu tiền

kế toán và kiểm soát nội bộ trong chu trình này tại doanh nghiệp Cần phải đảm bảorằng các chứng từ lập ra đúng theo qui định của chế độ kế toán và quy định của doanhnghiêp, các chứng từ phải phản ánh trung thực các thông tin, phải có đầy đủ chữ kýcủa người lập chứng từ, người ký duyệt, người có thẩm quyền hoặc người được ủyquyền Để đảm bảo việc luân chuyển chứng từ kế toán nhanh và phù hợp, cần xác định

rõ chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận chức năng trong doanh nghiệp nhằm giảm bớtnhững thủ tục, những chứng từ kế toán không cần thiết và tiết kiệm thời gian.Cácchứng từ được sử dụng trong chu trình bán hàng và thu tiền gồm:

- Đơn đặt hàng của khách hàng

- Lệnh bán hàng

- Phiếu xuất kho

- Vận đơn, hóa đơn vận chuyển

- Hóa đơn bán hàng, hoặc hóa đơn GTGT

- Các chứng từ liên quan đến việc phê chuẩn bán chịu, chiết khấu thương mại,giảm giá hàng bán, chấp nhận hàng bán bị trả lại

- Hóa đơn hàng bán trả lại của bên mua, hóa đơn điều chỉnh các khoản giảm trừdoanh thu, biên bản trả lại hàng

- Phiếu thu, giấy báo có của ngân hàng, séc thanh toán, thư tín dụng (trongtrường hợp xuất khẩu hàng hóa)

2.4.2 Tổ chức hệ thống tài khoản và sổ sách kế toán

* Tài khoản kế toán: Hệ thống tài khoản được sử dụng trong chu trình bán

hàng-thu tiền gồm:

- TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

- TK 512: Doanh thu bán hàng nội bộ

- TK 521: Chiết khấu thương mại

- TK 531: Hàng bán bị trả lại

- TK 532: Giảm giá hàng bán

- TK 131: Phải thu khách hàng

- TK 111: Tiền mặt

- TK 112: Tiền gửi ngân hàng

- TK 3331: Thuế GTGT đầu ra

Ngoài ra, theo yêu cầu quản lý, kiểm soát của từng doanh nghiệp thì doanhnghiệp có thể chi tiết từng tài khoản sao cho phù hợp với đặc điểm quản lý và có thểkiểm soát tốt cho doanh nghiệp mình

* Sổ sách kế toán: Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được thể hiện trên

chứng từ và sau đó sẽ là trên sổ sách kế toán Vì thế mà sổ sách kế toán cả chi tiết vàtổng hợp đều có tác dụng kiểm soát các nghiệp vụ, nội dung kinh tế của nghiệp vụ.Mỗi doanh nghiệp có thể lựa chọn cho mình một hình thức kế toán thích hợp tuy nhiênphải tuân thủ theo quy định của bộ tài chính Mỗi hình thức tuy có khác nhau xong dù

sử dụng hình thức nào thì cũng đòi hỏi sổ sách sử dụng phải đồng bộ Trình tự ghi sổphải được quy định trước để tạo thành một yếu tố kiểm soát có hiệu lực Và trong chutrình bán hàng-thu tiền thì cũng phải đảm bảo được những yêu cầu này, có như vậy thì

hệ thống kiểm soát nội bộ trong chu trình mới có tác dụng

Đối với mỗi hình thức kế toán thì sẽ có những loại sổ khác nhau, ta lấy ví dụcác loại sổ được sử dụng theo hình thức chứng từ ghi sổ trong chu trình bán hàng-thutiền bao gồm các loại sổ sau:

- Chứng từ ghi sổ cho các tài khoản trong chu trình

- Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ

- Sổ cái các tài khoản

- Sổ chi tiết các khoản phải thu khách hàng

- Sổ quỹ, sổ chi tiết tiền mặt, sổ tiền gửi ngân hàng

- Sổ chi tiết bán hàng

- Sổ chi tiết thuế GTGT đầu ra

2.4.3 Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán trong chu trình

Các bảng báo cáo kế toán trong chu trình bán hàng và thu tiền nhằm cung cấpcác thông tin tổng hợp phục vụ cho kiểm soát nội bộ trong chu trình và cho công tác kếtoán, công tác kiểm tra, quản lý Các báo cáo này thường được lập vào cuối mỗi tháng,hoặc mỗi quý Các báo cáo trong chu trình bán hàng và thu tiền gồm:

- Bảng cân đối số phát sinh của các tài khoản trong chu trình

- Báo cáo số lượng hàng bán ra trong tháng (quý)

- Báo cáo số dư công nợ của khách hàng

- Báo cáo doanh thu bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ trong tháng (quý)

- Báo cáo thuế GTGT đầu ra

Tóm lại, hệ thống thông tin kế toán cung cấp các thông tin cho cả bên trong lẫnbên ngoài của doanh nghiệp Người sử dụng thông tin dựa vào sự chính xác và trungthực của các thông tin trên các báo cáo để ra quyết định quản lý, đầu tư Việc này đòihỏi các doanh nghiệp phải có chính sách và thủ tục KSNB thích hợp để duy trì việccung cấp thông tin kế toán chính xác và trung thực

Vì vậy nên việc tổ chức hệ thống thông tin phục vụ cho KSNB bán hàng thutiền cũng không kém phần quan trọng đối với doanh nghiệp Đó cũng là yêu cầu thiếtyếu của hệ thống KSNB nói riêng với chu trình bán hàng-thu tiền và nói chung đối với

hệ thống KSNB của toàn doanh nghiệp

***

Trong phần I đã hệ thống lại tất cả những cơ sở lý thuyết liên quan đến hệ thốngKSNB trong doanh nghiệp, và KSNB đối với chu trình bán hàng-thu tiền Qua nhữngnội dung đã đề cập ở trên, sẽ tạo cơ sở cho việc tìm hiểu thực tế về KSNB chu trìnhbán hàng – thu tiền tại đơn vị thực tập, được thể hiện trong phần II của đề tài

PHẦN II: THỰC TRẠNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH

BÁN HÀNG - THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DỆT

HÒA KHÁNH-ĐÀ NẴNG

A Khái quát về Công ty cổ phần Dệt Hòa Khánh-Đà Nẵng

1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty

- Tên công ty: Công ty Cổ phần Dệt Hòa Khánh-Đà Nẵng

- Địa chỉ: Lô B, Đường số 9, Khu Công nghiệp Hoà Khánh, TP Đà Nẵng

- Tên viết tắt: DANATEX

- Số điện thoại: 0511.3842274 , Fax: 0511.3842127

- Email: ctydetdn@dng.vnn.vn

- Website: http//www.danatex.com.vn

Công ty ra đời từ năm 1976, nhưng chính thức hoạt động ngày 02/02/1977 với

tên gọi Xí nghiệp công tư hợp doanh dệt tỉnh Quảng Nam - Đà Nẵng nằm trên địa bàn

Hoà Khánh, quận Liên Chiểu, thành phố Đà Nẵng, với diện tích khoảng 50.000m2.Trải qua nhiều năm hoạt động tên gọi, quy mô cũng thay đổi

Từ tháng 08/1982, Xí nghiệp đổi tên thành Xí nghiệp dệt Hoà Khánh thuộc Xí

nghiệp Liên hiệp dệt tỉnh Quảng Nam - Đà Nẵng

Để không ngừng phát triển và hoạt động độc lập, Xí nghiệp dệt Hoà Khánhđược tách ra theo quyết định số: 2203/QĐ.UB ngày 12/8/1986 của UBND tỉnh Quảng

Nam - Đà Nẵng với tên gọi mới là Nhà máy Dệt Hoà Khánh Quy mô hoạt động của

Nhà máy ngày càng phát triển, hơn nữa để phù hợp với Luật và khả năng hoạt độngcủa doanh nghiệp thì UBND tỉnh Quảng Nam - Đà Nẵng ban hành quyết định số : 277/

QĐ.UB ngày 24/01/1994, Nhà máy Dệt Hoà Khánh được đổi tên thành Công ty Dệt

Đà Nẵng

Căn cứ quyết định số : 9117/QĐ.UB ngày 28/11/2005 của UBND thành phố ĐàNẵng về việc phê duyệt phương án xét chuyển Công ty Dệt Đà Nẵng thành Công ty cổphần Dệt Hoà Khánh - Đà Nẵng, với vốn điều lệ : 3.517.570.000 đ

Công ty đi vào hoạt động chính thức ngày 01/04/2006 với tên gọi Công ty cổphần Dệt Hoà Khánh- Đà nẵng Nhiệm vụ sản xuất của công ty chủ yếu là dệt vải cácloại, kinh doanh các sản phẩm thuộc ngành dệt

Từ chỗ cơ sở vật chất ban đầu còn nghèo nàn, thiết bị còn thô sơ Nhờ sự quantâm chỉ đạo của lãnh đạo Tỉnh, sau này là thành phố Đà Nẵng, với sự điều hành củalãnh đạo Công ty cùng với sự đóng góp, nỗ lực phấn đấu của tập thể công nhân laođộng luôn luôn hoàn thành kế hoạch được giao Đến nay, về cơ bản Công ty cổ phầnDệt Đà Nẵng đã xây dựng hệ thống cơ sở hạ tầng tương đối đầy đủ, dây chuyền thiết

bị công nghệ khép kín đảm bảo cho quá trình sản xuất liên tục Công ty đã từng bước

tự khẳng định để vươn lên góp phần tăng trưởng về giá trị sản lượng công nghiệp

2 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Công ty

Công ty Dệt Hoà Khánh Đà Nẵng là một Công ty cổ phần, nên Đại hội đồng cổđông là người chủ sở hữu Công ty, từ đó thông qua bỏ phiếu bầu ra Hội đồng quản trị(cơ quan quản lý) và ban kiểm soát, từ Hội đồng quản trị bầu ra TGĐ (là người điềuhành công ty) Trong cơ cấu tổ chức quản lý trên, TGĐ là người chịu sự quản lý trựctiếp của Hội đồng quản trị, điều hành các hoạt động sản xuất kinh doanh với sự trợgiúp của 2 Phó tổng giám đốc, các Phòng ban có chức năng liên quan Những nghiêncứu, đề xuất của các Phòng ban tham mưu cho TGĐ Công ty để ra quyết định truyềnđạt từ trên xuống dưới trên cơ sở nhiệm vụ được giao với việc sản xuất kinh doanh và

sử dụng các năng lực thực hiện trong phạm vi và quyền hạn của mình

Sơ đồ 2.1:Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty

: Quan hệ trực tuyến: Quan hệ chức năng

- Đại hội đồng cổ đông: Là cơ quan có thẩm quyền cao nhất của công ty và tất

cả các cổ đông có quyền biểu quyết đều được tham dự Đại hội cổ đông thường niênđược tổ chức một năm một lần Đại hội cổ đông thường niên do Hội đồng quản trịtriệu tập và tổ chức tại một địa điểm do hội đồng quản trị quy định Đại hội cổ đôngthường niên quyết định những vấn đề được Luật pháp và Điều lệ của công ty quy định.Đặc biệt các cổ đông sẽ thông qua báo cáo tài chính hàng năm của công ty và ngânsách tài chính cho năm tài chính tiếp theo Hội đồng quản trị có thể triệu tập Đại hộiđồng cổ đông bất thường khi cần thiết

- Hội đồng quản trị: Là cơ quan có đầy đủ quyền hạn để thực hiện tất cả các

quyền nhân danh Công ty trừ những thẩm quyền thuộc về Đại hội đồng cổ đông

- Tổng Giám đốc: Là người điều hành toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh, ra

các quyết định và người chịu trách nhiệm cao nhất về hoạt động sản xuất kinh doanhcủa Công ty TGĐ của công ty là kiêm chủ tịch HĐQT

- Phó tổng giám đốc : Là những người trợ giúp giám đốc trong các lĩnh vực hoạt

động sản xuất kinh doanh, thường xuyên theo dõi tiến độ sản xuất của các phân xưởng

và các công tác liên quan đến sản xuất và chỉ đạo trực tiếp trong việc xây dựng kếhoạch giá thành, giá bán trong năm kế hoạch

- Ban kiểm soát: Ban kiểm soát gồm có 3 người, do đại hội đồng cổ đông bầu ra.

Nhiệm kỳ làm việc của Ban kiểm soát là 1 năm Ban kiểm soát cũ có nhiệm vụ phốihợp với Ban kiểm soát mới để giải quyết dứt điểm những công việc tồn đọng trong

Đại hội đồng

cổ đông

Hội đồng quản trị

Phòng TC-HC

vòng 30 ngày tính từ ngày hết nhiệm kỳ Ban kiểm soát có nhiệm vụ kiểm tra tính hợp

lý, hợp pháp trong quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh Kiến nghị biện pháp bổsung, sửa đổi, cải tiến cơ cấu tổ chức quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh củacông ty Thẩm định báo cáo tài chính hàng năm của Công ty; kiểm tra từng vấn đề cụthể liên quan đến quản lý, điều hành hoạt động của công ty khi xét thấy cần thiết hoặctheo quyết định của Đại hội đồng cổ đông

- Chức năng các phòng ban:

+ Phòng Kế toán-Thống kê : Cung cấp đầy đủ các thông tin kế toán về hoạt

động sản xuất kinh doanh cho Phó tổng giám đốc và lãnh đạo cấp trên như quyết toántài chính, lập các kế hoạch tín dụng với Ngân hàng, xác định định mức vốn lưu độngcho năm kế hoạch, xác định nhu cầu vốn vay phục vụ cho sản xuất kinh doanh, thươngmại, phân tích đánh giá các hoạt động kinh tế tài chính, lập báo cáo tài chính và côngtác thống kê cho Công ty

+ Phòng SX - KD : có nhiệm vụ nghiên cứu mẫu mã, thiết kế mặt hàng, đảm

bảo những điều kiện kỹ thuật cần thiết cho quá trình sản xuất, trùng tu và đại tu cácthiết bị máy móc, tính toán xác định mức kỹ thuật về nguyên vật liệu phục vụ sản xuất,theo dõi diễn biến chất lượng sản phẩm theo đúng yêu cầu kỹ thuật đã quy định ở từnggiai đoạn công nghệ sản xuất để có biện pháp thích hợp Lập kế hoạch sản xuất kinhdoanh và các dự án đầu tư Theo dõi tình hình nhập xuất vật tư, sản phẩm, theo dõihoạt động tiêu thụ,cung cấp vật tư phục vụ cho sản xuất

+ Phòng tổ chức- hành chính : Lập kế hoạch lao động, kế họach về đơn giá

tiền lương cho từng loại sản phẩm quy đổi, tính toán và xây dựng định mức tiền lươngtheo giai đoạn công nghệ, tính toán tiền lương sản phẩm và thời gian cho toàn bộ cán

bộ công nhân viên trong toàn Công ty, có kế hoạch bồi dưỡng công nhân, theo dõi tìnhhình biến động tăng giảm công nhân, tổ chức thi tay nghề, nâng bậc lương cho côngnhân đến kỳ kế hoạch

Tổ bảo vệ: Thuộc phòng tổ chức hành chính dưới sự chỉ đạo của người phụtrách bảo vệ thường xuyên kiểm tra giám sát, tuần tra canh gác mọi hoạt động ra vàothuộc lĩnh vực được phân công, phát hiện kịp thời những hành vi sai trái để xử lý vàtuân thủ các quy định mà nội quy và quy chế đã đề ra

+ Các Xí nghiệp trực thuộc: Với chức năng là tổ chức thực hiện nhiệm vụ sản

xuất kinh doanh theo đặc thù công nghệ, ngành nghề được cấp trên giao theo từngtháng, từng quí, cả năm Quản lý toàn diện các mặt đối với các thiết bị hiện có, cáccông nhân sản xuất thuộc phân xưởng Nhằm khuyến khích công nhân sản xuất tốthơn, phát huy năng lực máy móc hiện có, cùng đề xuất những cải tiến kỹ thuật nâng

cao năng suất chất lượng để hoàn thành tốt mọi kế hoạch đề ra của Công ty Do có

chức năng và nhiệm vụ khác nhau, nhưng từng phòng ban, phân xưởng đều có sự gắnkết quan hệ chặt chẽ để có thể hoàn thành tốt mọi nhiệm vụ của cấp trên giao cho Cácnhân viên trên các phòng ban đều xuống trực tiếp tìm hiểu, tiếp cận sâu vào các nhánhcông việc chuyên môn ở dưới xưởng Kịp thời cùng giải quyết hay báo cáo xin chỉ thịcủa cấp trên để không bị gián đoạn sản xuất

3 Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của công ty

3.1 Những mặt hàng sản xuất và thị trường tiêu thụ chủ yếu của công ty

Sản phẩm của Công ty cổ phần Dệt Hoà Khánh - Đà Nẵng hiện nay chủ yếunhư sau:

- Vải màn tuyn các loại (màn tuyn trơn, màn tuyn hoa, vải màn rèm): Với nănglực thiết bị hiện có, mỗi tháng sản xuất bình quân trên 40.000 Kg màn, rèm hoa cácloại

- Vải các loại: Bình quân hằng tháng sản xuất trên 350.000 mét vải nguyên khổgồm:

+ Vải kate kẻ caro khổ 1,19m - 1,6m

+ Vải kẻ, caro cotton 100% khổ 1,6m

+ Vải Oxford kẻ, karo, nhuộm nền khổ 1,6m

+ Vải Kalicot trắng, màu khổ 1,6m

+ Vải Kaki màu khổ 1,58m

+ Vải Satin khổ 0,8m - 1,56m

Hiện nay, tình hình thị trường tiêu thụ sản phẩm của Công ty chủ yếu là : Sảnphẩm màn, rèm Vải sản xuất ra chủ yếu là tiêu thụ trong nước (bán cho các công tymay xuất khẩu và nội địa) Về thị phần của thị trường tiêu thụ tại Miền Bắc chiếm25,6%, Miền Nam chiếm 56,1%, Miền Trung chiếm 18,3% Công ty tiến hành sảnxuất kinh doanh theo đơn đặt hàng và bán lẻ phục vụ chủ yếu là khách hàng trongnước như: Công ty sản xuất xuất nhập khẩu dệt may thuộc tập đoàn Dệt may ViệtNam, Công ty cổ phần Hoàn Kiếm Hà Nội, Công ty cổ phần Dệt 10/10 Hà Nội, Công

ty cổ phần Nam Tiến Hà Nội, Công ty cổ phần nhuộm Hà Nội, Công ty TNHH NhậtTảo Hà Nội, Cơ sở kinh doanh vải Thu Vân, Thân Thị Khanh, Đặng Thu (TP.Hồ ChíMinh); Cơ sở kinh doanh vải Trần Thị Vân,Thuận Thành, Cửa hàng vải Ngọc Hải ,Công ty TNHH Khánh Lên Đà Nẵng

Công ty cũng có các cửa hàng đại lý, giới thiệu, bán sản phẩm trên khắp bamiền Hình thức bán hàng của công ty chủ yếu là bán buôn, bán theo đơn đặt hàng củacác khách hàng quen thuộc Công ty luôn thay đổi mẫu mã, chủng loại và khôngngừng nâng cao chất lượng sản phẩm, hạ giá thành để thu hút thị hiếu người tiêu dùngthông qua các hình thức chiết khấu,tiếp thị, quảng cáo

Ngoài kinh doanh các mặt hàng do công ty sản xuất, công ty còn kinh doanhthương mại một số loại sợi do công ty mua về để sản xuất nhưng có thể bán lại nếukhách hàng có nhu cầu mua

3.2 Một số chỉ tiêu hoạt động

- Một số chỉ tiêu qua các năm:

Giá trị sản xuất

công nghiệp 85.250.210.000 113.257.854.000 132.482.561.000Tổng doanh thu 70.572.700.782 90.580.576.392 121.524.135.200Nộp ngân sách 934.666.486 993.385.403 1.237.148.250Lợi nhuận 744.461.409 845.254.120 3.152.678.301

- Vốn điều lệ của công ty hiện có đến ngày 30/9/2009 : 20.000.000.000 đ

- Tổng nguồn vốn Công ty ngày 31/12/2009 là: 112.952.360.927 đồng trong đó:+ Vốn cố định: 53.578.165.583 đồng

+ Vốn lưu động : 59.374.195.344 đồng

- Nguồn nhân lực của công ty tại thời điểm 31/12/2009:

Tổng số CBCNV : 418 người , trong đó Nam :125 người, Nữ : 293 người Trực tiếp sản xuất : 356 người

Gián tiếp , phục vụ : 62 người

Trình độ nghiệp vụ chuyên môn:

+Thợ bậc 1 đến bậc 3 : 197 người (kể cả học viên và lao động thời vụ )+ Thợ bậc 4 đến bậc 7: 180 người

+ Đại học : 32 người

+ Trung cấp : 9 người

3.3 Tổ chức bộ máy sản xuất của công ty

Công ty Cổ phần Dệt Hoà Khánh - Đà Nẵng là công ty chuyên sản xuất các mặthàng thuộc ngành công nghiệp dệt, có quy trình công nghệ sản xuất phức tạp kiểu chếbiến liên tục kế tiếp nhau theo một trình tự nhất định Sản phẩm của giai đoạn trước làđối tượng chế biến của giai đoạn sau Việc sản xuất sản phẩm trải qua 3 giai đoạn: giaiđoạn mắc hồ, giai đoạn dệt, giai đoạn hoàn tất Vì vậy, việc tổ chức sản xuất chiathành các xí nghiệp có nhiệm vụ sản xuất khác nhau, đứng đầu mỗi xí nghiệp là cácgiám đốc xí nghiệp có trách nhiệm quản lý, điều hành xí nghiệp sản xuất và hoạt độngtốt hoàn thành nhiệm vụ được giao Sơ đồ tổ chức bộ máy sản xuất ở công ty như sau:

Sơ đồ 2.2: Tổ chức bộ máy sản xuất tại công ty

4 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán tại công ty

4.1 Tổ chức bộ máy kế toán

- Đặc điểm: Công ty tổ chức kế toán theo mô hình kế toán tập trung, theo mô

hình này toàn công ty chỉ tổ chức một phòng kế toán tập trung ở văn phòng của công

ty, chịu sự quản lý trực tiếp của Ban giám đốc Phòng kế toán hiện có 7 người, thựchiện toàn bộ công tác kế toán của công ty, chịu trách nhiệm thu nhận, xử lý và hệthống hóa toàn bộ thông tin kế toán phục vụ cho quá trình quản lý, điều hành kinh tếtài chính cho công ty Hình thức này có ưu điểm đảm bảo cho sự lãnh đạo thống nhấtcủa kế toán trưởng và sự chỉ đạo kịp thời của Ban giám đốc công ty Tuy nhiên, khốilượng công việc sẽ dồn lại nhiều vào cuối tháng, quý, năm cho phòng kế toán

Xí nghiệp dệt kim

Công ty

Xí nghiệp dệt vải Xí nghiệp mắc hồ Xí nghiệpHoàn tất

Nhà

xưởng

dệt

Nhà xưởng

cơ, điện, mộc

Máy đốt lông vải

Máy nhuộm BK5

Máy nhuộm zet

Máy văng sấy

Máy comfit (Cán láng)

Hoàn tất

Nhập kho thành phẩm

Sơ đồ 2.3: Sơ đồ bộ máy kế toán tại công ty

: quan hệ trực tuyến

: quan hệ chức năng

+ Kế toán trưởng: Là người đứng đầu phòng kế toán, quản lý và điều hành

trực tiếp các kế toán viên, lãnh đạo bộ máy kế toán của công ty và chịu trách nhiệmtrước Nhà nước và công ty về mặt quản lý kế toán, tài chính Kế toán trưởng phụ tráchcông tác kế toán chung, tổ chức khoa học và hợp lý công tác hạch toán kế toán tạiCông ty, xác định tình hình thực tế kế toán cho đơn vị, kiểm tra báo cáo kế toán thammưu cho lãnh đạo về mặt kế toán tài chính Ngoài ra, kế toán trưởng còn phụ trách phóban đầu tư và xây dựng cơ bản, nghiên cứu và tham mưu lập các dự án khả thi đầu tưđổi mới thiết bị, công nghệ làm các thủ tục liên quan đến các công trình xây dựng cơbản

+ Phó phòng kế toán kiêm kế toán tổng hợp: Chịu trách nhiệm hướng dẫn

kiểm tra chi tiết công tác kế toán, lập các sổ kế toán tổng hợp, tổng hợp chi phí tính giáthành sản phẩm, lập các báo cáo và quyết toán tài chính hằng quý, hằng năm, quyếttoán XDCB theo đúng quy định của Nhà nước Tham mưu cho kế toán trưởng về cáclĩnh vực kế toán tài chính, hạch toán kế toán, làm các thủ tục liên quan đến tín dụngNgân hàng Đồng thời phó phòng kế toán còn quản lý, giải quyết các công việc củaphòng, thay mặt kế toán trưởng khi kế toán trưởng đi vắng

+ Kế toán thanh toán: Có nhiệm vụ kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của bộ

chứng từ trước khi thanh toán, theo dõi hạch toán vốn bằng tiền như tiền mặt, tiền gửingân hàng, thanh toán với người mua, người bán Hàng ngày lên sổ sách các khoảntiền mặt, tiền gửi ngân hàng Cuối tháng đối chiếu với sỗ quỹ tiền mặt, tiền gửi ngânhàng, sau đó chuyển cho kế toán tổng hợp Đồng thời thực hiện các giao dịch với ngânhàng, theo dõi các khoản vay ngắn hạn, trung và dài hạn với các ngân hàng

+ Kế toán tiêu thụ, công nợ:

- Có nhiệm vụ tiếp nhận, kiểm tra bộ chứng từ bán hàng, theo dõi, ghi chép,

hạch toán bán thành phẩm mà công ty bán ra ngoài cũng như tình hình tiêu thụ sảnphẩm hoàn thành của công ty, hạch toán chi tiết, tổng hợp doanh thu bán hàng củacông ty

Kế toánNVL kiêmtạm ứng

Kế toánTSCĐ Thủquỹ

- Theo dõi, ghi chép chi tiết tình hình công nợ phải thu khách hàng, phải trảngười bán của toàn Công ty từ lúc phát sinh cho đến khi thanh toán xong Theo dõi sựbiến động của các khoản nợ phải thu, phải trả Lập báo cáo tình hình công nợ kháchhàng hằng tháng, hằng quý để có kế hoạch trả nợ và thu hồi nợ.

+ Kế toán nguyên vật liệu kiêm tạm ứng: Theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn

kho nguyên nhiên vật liệu, phụ tùng thay thế, công cụ lao động, ghi chép chi tiết vàtổng hợp Theo dõi, ghi chép chi tiết và tổng hợp các khoản tạm ứng cho cán bộ côngnhân viên trong công ty Cuối tháng chuyển cho kế toán tổng hợp

+ Kế toán tài sản cố định: Có nhiệm vụ theo dõi tình hình tăng giảm của tài

sản cố định Xác định nguyên nhân tăng giảm, tính toán và trích lập khấu hao cho tàisản cố định theo đúng quy định của Bộ tài chính Lập bảng phân bổ chi phí khấu haohằng thánh, quý, năm chuyển cho kế toán tổng hợp để tổng hợp lập báo cáo tài chính

+ Thủ quỹ: Có nhiệm vụ thu, chi, bảo quản tiền mặt trong quỹ, ghi chép sổ

quỹ, lập báo cáo thu chi tiền hằng ngày

4.2 Chế độ kế toán áp dụng

Công ty áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo Quyết định số15/2006//QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính, các chuẩn mực kếtoán Việt Nam và các thông tư hướng dẫn thực hiện kèm theo, các văn bản sửa đổi, bổsung

4.3 Hình thức kế toán áp dụng tại công ty

- Để phù hợp với đặc điểm kinh doanh, phù hợp với qui trình công nghệ sảnxuất sản phẩm, Công ty CP Dệt Hoà Khánh - Đà Nẵng đã áp dụng hình thức: Chứng từghi sổ và mẫu biểu liên quan khác theo quyết định số 15/QĐ – BTC ngày 20/3/2006của Bộ tài chính

- Sổ sách kế toán của công ty sử dụng trong việc hạch toán là các bảng kêchứng từ kế toán cùng loại, chứng từ ghi sổ cho từng tài khoản, sổ chi tiết (vật tư,nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ, vải mộc, thành phẩm), sổ chi tiết công nợ, sổ đăng

ký chứng từ ghi sổ, bảng cân đối xuất nhập tồn, sổ quỹ, sổ cái

- Công ty sử dụng tất cả các tài khoản theo hệ thống tài khoản kế toán theo QĐ15/QĐ-BTC Ngoài ra, để đảm bảo cho công tác quản lý và kiểm soát công ty còn chitiết các tài khoản như nguyên liệu chính, phụ, nhiên liệu, chi tiết các tài khoản chi phícho từng giai đoạn công nghệ , việc chi tiết một cách cụ thể như vậy sẽ tạo điều kiệncho bộ phận kế toán dễ dàng kiểm soát được sự biến động của tài sản, nguồn vốn trongcông ty từ đó tăng cường tính hiệu quả trong kiểm tra kế toán tại công ty

- Trình tự ghi sổ theo hình thức chứng từ ghi sổ:

Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán, bảng tổng hợp chứng từ kế toáncùng loại, được dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán lập Chứng từ ghi sổ theo từng tàikhoản Căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ và dùngchứng từ ghi sổ để ghi vào sổ Cái Các chứng từ kế toán sau khi làm căn cứ lập Chứng

từ ghi sổ được dùng để ghi vào Sổ, Thẻ kế toán chi tiết có liên quan

Cuối tháng, kế toán khóa sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tàichính phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, tính ra tổng số phát sinh

nợ, tổng số phát sinh có và số dư của từng tài khoản trên sổ Cái Căn cứ vào sổ Cái đểlập Bảng cân đối số phát sinh Đồng thời cuối tháng, từ Sổ, Thẻ kế toán chi tiết, kếtoán lập Bảng tổng hợp chi tiết Sau khi đối chiếu khớp đúng số liệu ghi trên sổ Cái vàBảng tổng hợp chi tiết, số liệu ghi trên sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ và Bảng cân đối sốphát sinh, kế toán dùng sổ Cái và Bảng cân đối số phát sinh để lập Báo cáo tài chính

Sơ đồ 2.4: Trình tự ghi sổ theo hình thức chứng từ ghi sổ tại công ty

: Ghi hằng ngày : Ghi cuối tháng : Đối chiếu, kiểm tra

B Hệ thống KSNB trong chu trình bán hàng – thu tiền tại Công ty cổ phần Dệt Hòa Khánh-Đà Nẵng

1 Môi trường kiểm soát và các chính sách liên quan đến hoạt động bán hàng tại công ty

1.1 Môi trường kiểm soát

1.1.1 Đặc thù về quản lý tại công ty

Ban quản trị của công ty chính là những nhà điều hành mọi hoạt động của công

ty Cấp dưới, nhân viên luôn nhìn theo phong cách hành động của nhà quản trị để hoạtđộng Khi thực tập tại công ty cổ phần Dệt Hòa Khánh em nhận thấy rằng ông NguyễnChánh – chủ tịch HĐQT kiêm Tổng giám đốc công ty là người dày dặn kinh nghiệmquản lý và luôn quan tâm đến kiểm soát, luôn hướng cho cấp dưới mình biết được tầmquan trọng của kiểm soát và đặt chúng lên hàng đầu Tại phòng kế toán thì kế toántrưởng là người giám sát điều hành mọi hoạt động Hiện nay kế toán trưởng của công

ty là Ông Đỗ Tánh, ông là một con người khá nghiêm túc trong công việc tuy nhiêncũng khá gần gũi với cấp dưới Ông luôn đòi hỏi nhân viên kế toán của mình làm việcchăm chỉ, cẩn thận, làm việc tuân theo chuẩn mực, theo quy định…phải kiểm tra toàn

bộ chứng từ cẩn thận trước khi hạch toán Ông luôn hướng cho mọi nhân viên thấyđược tầm quan trọng của kiểm soát, kiểm tra kế toán, vì thế ông đã xây dựng được hệthống kiểm soát chặt chẽ tại phòng kế toán

BÁO CÁO TÀI CHÍNH

Sổ đăng ký

chứng từ ghi sổ

Sổ Cái

Bảng cân đối sốphát sinh

Bảng tổnghợp chitiết

1.1.2 Cơ cấu tổ chức quản lý bán hàng-thu tiền tại công ty

Cơ cấu tổ chức được xây dựng hợp lý trong doanh nghiệp sẽ góp phần tạo ramôi trường kiểm soát tốt Cơ cấu tổ chức hợp lý sẽ đảm bảo hệ thống xuyên suốt từtrên xuống dưới trong việc ban hành các quyết định cũng như việc kiểm tra, giám sátviệc thực hiện các quyết định đó trong toàn bộ tổ chức Đồng thời còn đảm bảo ngănngừa được các gian lận và sai sót trong hoạt động kế toán tài chính của doanh nghiệp.Chính vì vậy, tại công ty cơ cấu tổ chức quản lý trong hoạt động bán hàng-thu tiềncũng rất được chú trọng, có sự phân chia quyền hạn trách nhiệm giữa các bộ phận vàcác cá nhân trong công ty, cụ thể như sau:

- Bộ phận lãnh đạo công ty: Hoạt động bán hàng là một trong những hoạt động

quan trọng của công ty Hoạt động này diễn ra hằng ngày và liên tục Hoạt động nàyảnh hưởng rất lớn đến sự tồn tại và phát triển của công ty vì thế hoạt động này luônđược sự phê chuẩn, chỉ đạo của bộ phận lãnh đạo công ty Ví dụ việc ký kết hợp đồngbán hàng, ký duyệt bán chịu luôn luôn phải là TGĐ của công ty ký trực tiếp, TGĐ phải

có trách nhiệm ký duyệt và phải chịu trách nhiệm với việc ký duyệt của mình Tronghoạt động bán hàng-thu tiền tại công ty thì bộ phận lãnh đạo công ty có vai trò rất quantrọng, quyết định, quản lý, chỉ đạo trực tiếp hoạt động này của công ty

- Bộ phận bán hàng ( phòng sản xuất-kinh doanh ): Trong chu trình bán

hàng-thu tiền thì phòng sản xuất-kinh doanh là bộ phận sẽ xử lý ở khâu đầu tiên của quátrình Phòng SX-KD chịu sự quản lý của phó tổng giám đốc kinh doanh Phòng SX-

KD có trách nhiệm nhận đơn đặt hàng của khách hàng, từ đây phòng SX-KD phải xemxét các yếu tố trong đơn đặt hàng, tìm hiểu khách hàng Sau đó sẽ tiến hành đàm phántrặc tiếp với khách hàng về giá cả hàng hóa, chiết khấu, giảm giá, điều kiện thanhtoán…Đối với trường hợp bán theo hợp đồng mà chủ yếu là các khách hàng truyềnthống thì phòng SX-KD thỏa thuận với khách hàng lập hợp đồng nguyên tắc Còn đốivới khách hàng mới, thì phòng SX-KD cũng có trách nhiệm xem xét các điều kiện vàlập Hợp đồng kinh tế nếu cần Ngoài ra, phòng SX-KD còn có trách nhiệm xem xétcác điều kiện kế hoạch tiêu thụ hằng năm, tìm hiểu thị trường, tiếp thị, quảng cáo

- Bộ phận kế toán và thủ quỹ: Trong hoạt động bán hàng và thu tiền thì bộ phận

kế toán đóng vai trò quan trọng, vì vậy các thủ tục kiểm soát cũng sẽ tập trung ở bộphận này nhiều hơn Chính vì thế mà cơ cấu tổ chức ở công ty có sự phân chia tráchnhiệm giữa bộ phận kế toán với các bộ phận khác và trong nội bộ phòng kế toán Đóchính là sự phân chia nhiệm vụ, quyền hạn độc lập giữa các kế toán viên và thủ quỹ.Đối với việc bán hàng thu tiền ngay thì liên quan đến kế toán tiêu thụ, kế toán thanhtoán, thủ quỹ Đối với việc bán chịu thì liên quan đến kế toán tiêu thụ, kế toán công

nợ, kế toán thanh toán Ở công ty Dệt Hòa Khánh thì kế toán tiêu thụ và công nợ là domột người đảm trách, do vậy việc này cũng có phần làm giảm đi hiệu quả của hệ thốngkiểm soát

- Bộ phận quản lý kho hàng (thủ kho và các nhân viên): Bộ phận quản lý kho có

nhiệm vụ quản lý, theo dõi số lượng chủng loại hàng hoá trong kho Hằng ngày bộphận này phải báo cáo vế số lượng chủng loại hàng hoá còn trong kho, số lượng chủngloại hàng đã xuất bán và số lượng, chủng loại thành phẩm mà xí nghiệp hoàn tất nhậpvào kho cho bộ phận kinh doanh để có thể đáp ứng tốt nhất nhu cầu của khách hàng,kiểm soát được số lượng, chủng loại hàng bán ra cũng như hàng còn trong kho

1.1.3 Chính sách nhân sự

Nhân tố con người có ý nghĩa rất lớn trong việc tăng cường hiệu quả của kiểmsoát, vì vậy công ty luôn quan tâm đến vấn đề này Chính sách tuyển dụng của công tyluôn chú trọng những người trẻ tuổi có chuyên môn, tiền lương của nhân viên thường

xuyên được tăng lên, tiền thưởng của nhân viên tuỳ thuộc vào kết quả mà nhân viên đóđạt được, hằng năm công ty tổ chức đào tạo cho nhân viên , bồi dưỡng những nhânviên có tài Bên cạnh đó công ty cũng ban hành văn bản kỷ luật đối với những trườnghợp vi phạm điều lệ của công ty, trường hợp sai sót, gian lận ảnh hưởng hoạt động củacông ty Ban lãnh đạo công ty luôn ý thức được rằng thực hiện chính sách nhân sự tốtchính là yếu tố quan trọng để có một môi trường kiểm soát mạnh.

1.1.4 Công tác lập kế hoạch tiêu thụ

Kế hoạch tiêu thụ của công ty do phòng sản xuất kinh doanh lập, kế hoach tiêuthụ và kết quả kinh doanh được đặt ra hằng năm về số lượng sản phẩm được tiêu thụ,doanh thu, chi phí, lợi nhuận Công tác lập kế hoạch tiêu thụ được lập dựa trên các yếutố:

- Căn cứ vào hợp đồng của công ty với từng khách hàng cụ thể

- Xem xét khách hàng truyền thống và khả năng tiêu thụ sản phẩm của công tycủa từng khách hàng trong năm tới

- Căn cứ số liệu thực tế về tình hình sản xuất, tiêu thụ và kết quả kinh doanhcủa công ty trong năm trước đó

- Căn cứ vào kế hoạch sản xuất của công ty trong năm tới: số lượng, chủng loạisản phẩm sản xuất , kế hoạch định mức chi phí ( giá vốn, chi phí sản xuất, bán hàng,quản lý doanh nghiệp)

Cuối năm, phòng sản xuất kinh doanh, bộ phận kế toán đối chiếu số liệu kếhoạch và số liệu thực tế, phân tích đánh giá mức độ hoàn thành kế hoạch, tìm hiểunguyên nhân nếu có sự khác biệt quá lớn giữa kế hoạch và thực tế, báo cáo với banlãnh đạo công ty để có quyết định quản trị thích hợp

Ví dụ: Kế hoạch tiêu thụ của công ty trong năm 2010 do phòng sản xuất-kinhdoanh lập như sau:

CÔNG TY CỔ PHẦN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

- Căn cứ Quyết định của Tổng Giám đốc Công ty Cổ phần Dệt Hòa Khánh-Đà

Nẵng QĐ18/KHKD ngày 15/04/2006 về việc lập kế hoạch tiêu thụ và kết quả kinh doanh.

- Căn cứ tình hình tiêu thụ và kết quả kinh doanh năm 2009.

- Căn cứ kế hoạch sản xuất trong năm 2010.

Nay phòng sản xuất-kinh doanh lập kế hoạch tiêu thụ trong năm 2010 như sau:

I Sản lượng sản xuất

- Vải dệt các loại mét 7.208.414 7.550.414

- Vải màn tuyn các loại kg 1.440.000 1.540.000

II Sản lượng tiêu thụ

- Vải dệt các loại mét 7.208.414 7.550.414

- Vải màn tuyn các loại kg 1.440.000 1.540.000

Công ty bán hàng theo hợp đồng kết hợp với bán lẻ thông qua các cửa hàng đại

lý giới thiệu sản phẩm, ngoài ra công ty cũng bán lẻ trực tiếp tại công ty nếu kháchhàng có nhu cầu đến mua Bán theo hợp đồng thì tuỳ theo từng đối tượng khách hàng

mà có thể thanh toán 25%-50% tiền hàng trước khi nhận hàng, khi giao nhận hàngxong thì phải thanh toán hết số tiền còn lại theo giá trị hoá đơn Đối với khách hàngtruyền thống, uy tín thì căn cứ theo hợp đồng nguyên tắc khi giao nhận hàng đợt I chogối đầu và trước khi giao nhận hàng đợt II phải thanh toán dứt điểm tiền giao hàng đợt

I Nếu khách hàng có yêu cầu mua hàng chưa thanh toán ngay, thì công ty sẽ quy địnhthời hạn tín dụng đối với khách hàng đó là công ty không phân biệt khách hàng cũ haymới, thời hạn khách hàng phải thanh toán nợ là 30 ngày Quy định này tạo thuận lợicho việc quản lý, theo dõi nợ phải thu của phòng kế toán, giải quyết vấn đề tài chínhcho công ty và hầu như ở công ty không có khoản nợ phải thu dài hạn Tuy nhiên, vì lý

do đó có thể công ty sẽ không dành được hợp đồng do khách hàng yêu cầu được thanhtoán chậm hơn

1.2.2 Quy định về giá bán, chiết khấu, giảm giá hàng bán

Giá bán sản phẩm được quy định tùy theo từng thời điểm, công ty không cóbảng giá áp dụng trong thời gian 1 năm mà bảng giá được lập theo từng thời điểm bởi

vì giá nguyên vật liệu đầu vào thường thay đổi thất thường

Công ty cũng áp dụng chính sách chiết khấu thương mại cho khách hàng đểkhuyến khích khách hàng Chính sách này chỉ được áp dụng đối với khách hàng muahàng với số lượng lớn theo hợp đồng và trong thời gian được hưởng chiết khấu Tỷ lệchiết khấu sẽ do phòng sản xuất kinh doanh tính và thỏa thuận với khách hàng Nếu tỷ

lệ chiết khấu này được tổng giám đốc duyệt thì công ty sẽ thực hiện theo hợp đồng chokhách hàng Thường tỷ lệ sẽ là 1% nếu hóa đơn có giá trị trên 100 triệu

Các quy định về giảm giá hàng bán thường không có ở công ty do công ty đãgiảm giá bán đến mức có thể cho khách hàng, thường thì các sản phẩm được bánnguyên giá như đã thỏa thuận và không có giảm giá hàng bán, chỉ trừ trường hợpkhách hàng phản hồi về số hàng đã giao và yêu cầu giảm

1.2.3 Ký kết hợp đồng

Việc ký kết hợp đồng của công ty đối với những khách hàng quen thuộc truyềnthống thường được thực hiện vào đầu năm, và hợp đồng có giá trị hiệu lực trong vòngmột năm Công ty chủ yếu ký kết hợp đồng nguyên tắc với khách hàng và cam kếtcung cấp sản phẩm cho khách hàng trong suốt một năm khi khách hàng có yêu cầu,hợp đồng cũng bao gồm các điều khoản về giá bán, số lượng, mặt hàng, giao nhận,đóng gói, chi phí vận chuyển, bốc xếp, phương thức thanh toán, tài sản thế chấp, thayđổi điều khoản Đối với khách hàng mới, nếu khách hàng có nhu cầu mua hàng với sốlượng lớn và yêu cầu lập hợp đồng kinh tế thì công ty sẽ xem xét, thỏa thuận lập hợpđồng để cung cấp sản phẩm cho khách hàng Việc ký kết hợp đồng phải được thựchiện bởi sự có mặt của ban giám đốc công ty, giám đốc hoặc đại diện pháp lý của phíakhách hàng Hợp đồng phải có chữ ký của đại diện 2 bên và con dấu của công ty, hợpđồng được lập thành 4 bản, mỗi bên giữ 2 bản và có giá trị pháp lý như nhau

CÔNG TY CỔ PHẦN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM DỆT HÒA KHÁNH-ĐÀ NẴNG Độc lập- Tự do- Hạnh phúc

.

SỐ: 12/ HĐNT

HỢP ĐỒNG NGUYÊN TẮC

NĂM 2009

- Căn cứ vào Bộ luật dân sự và Luật Thương Mại đã được Quốc hội Nước

Cộng Hòa Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam thông qua ngày 14/6/2005 có hiệu lực thi hành từ ngày 01/01/2006.

- Căn cứ vào khả năng nhu cầu của hai bên.

Hôm nay, ngày 02 tháng 01 năm 2009, Chúng tôi gồm có:

BÊN A: CÔNG TY CỔ PHẦN DỆT HÒA KHÁNH-ĐÀ NẴNG

Địa chỉ: Lô B đường số 9 KCN Hòa Khánh- Liên Chiểu- Thành phố Đà Nẵng.Điện thoại: 0511-3738778-3842274- Fax: 05103- 3842127

Tài khoản sô: 004 100 0000 778 Tại Ngân Hàng Ngoại Thương Đà Nẵng

Hoặc tài khoản số: 3041100005009 Tại Ngân Hàng Thương mại Cổ phần Quânđội- Phòng giao dịch Hòa Khánh-Liên Chiểu- Đà Nẵng

Hoặc tài khoản số: 2315 948 Ngân hàng Thương Mại Cổ phần Phương NamChi Nhánh Đà Nẵng

Do Ông: TRẦN VĂN HƯNG - Giám đốc công ty làm đại diện

Sau thời gian trao đổi thỏa thuận, hai bên thống nhất ký hợp đồng nguyên tắc năm 2009 với các điều khoản sau:

ĐIỀU 1: MẶT HÀNG – ĐƠN GIÁ – SỐ LƯỢNG.

- Bên A bán cho bên B sản phẩm màn tuyn mộc các loại

- Số lượng: 5.000 kg/ tháng

- Giá cả theo từng thời điểm

- Số lượng mỗi đợt yêu cầu bên B fax cụ thể cho bên A trước ít nhất 1 ngày

ĐIỀU 2: CHẤT LƯỢNG – ĐÓNG GÓI.

- Hàng bên A giao cho bên B được phân loại theo tiêu chuẩn của bên A

- Hàng được đóng thành kiện, mỗi kiện 100-200kg

ĐIỀU 3: GIAO NHẬN – VẬN CHUYỂN – BỐC XẾP.

- Hàng giao tại Thành phố Hà Nội, giao thành nhiều đợt

- Chi phí vận chuyển bên A chịu, bốc xếp mỗi bên chịu một đầu

- Trong vòng 07 ngày kể từ ngày bên B nhận hàng, bên B phải kiểm trahàng có gì trở ngại phải báo lại cho bên A để cùng nhau giải quyết và thống nhất Nếusau thời gian trên bên B không có ý kiến gì thì coi như bên B đã chấp nhận hoàn toàn

lô hàng đó

ĐIỀU 4: PHƯƠNG THỨC THANH TOÁN

- Bên B thanh toán tiền hàng cho bên A dứt điểm từng lô hàng Thời gianthanh toán không quá 30 ngày kể từ ngày nhận được lô hàng

- Nhận lô hàng thứ hai phải thanh toán dứt điểm lô hàng thứ nhất.

- Thanh toán bằng chuyển khoản, nếu bên B không thực hiện thanh toánđúng hạn thì bên A sẽ không giao hàng

ĐIỀU 5: TÀI SẢN THẾ CHẤP

- Bên A cho bên B gối đầu hàng hóa với số dư nợ ≥ 70% giá trị tài sản bên

B thế chấp cho bên A Các giấy tờ có liên quan đến tài sản thế chấp hợp pháp đượcbên B giao bên A nhận và quản lý theo luật định

ĐIỀU 6: CAM KẾT CHUNG

- Trong quá trình thực hiện nếu có sự thay đổi nào của các điều khoản hợpđồng, hai bên phải thông báo cho nhau biết trước ít nhất 20 ngày để cùng nhau giảiquyết và thống nhất

- Hai bên cam kết thực hiện đúng các điều khoản đã ghi trong hợp đồng.Nếu có gì bất lợi phát sinh, hai bên phải thông báo cho nhau biết hoặc gặp nhau để giảiquyết trên tinh thần hợp tác cùng có lợi Trường hợp hai bên không đạt được giải phápcuối cùng thì đưa ra Tòa án Kinh tế Đà Nẵng để giải quyết Quyết định của Tòa án làquyết định cuối cùng buộc hai bên phải thực hiện

- Hợp đồng được lập thành 04 bản, mỗi bên giữ 02 bản có giá trị pháp lýngang nhau và có hiệu lực kể từ ngày ký kết đến hết ngày 31 tháng 01 năm 2010

( đã ký, đóng dấu) (đã ký, đóng dấu)

-1.2.4 Phương thức bán hàng

- Phương thức bán theo hợp đồng, đơn đặt hàng: Hiện nay, phương thức bán

hàng chủ yếu của công ty Dệt Hòa Khánh là bán theo hợp đồng và theo đơn đặt hàngcủa khách hàng Theo phương thức này thì công ty có trách nhiệm giao hàng đến tậnnơi cho khách hàng theo địa điểm ghi trên hợp đồng Theo quy định của công ty, khikhách hàng nhận được hàng và trong thời gian 7 ngày sau khi nhận được hàng kháchhàng phải thông báo số hàng đó có trở ngại gì không, nếu không thì coi như kháchhàng chấp nhận hoàn toàn lô hàng

- Phương thức gửi bán đại lý: Công ty đã mở rộng kinh doanh bằng cách mở

các cửa hàng đại lý trên khắp 3 miền, các cửa hàng này có nhiệm vụ bán lẻ các sảnphẩm của công ty đến tay người tiêu dùng và giới thiệu sản phẩm của công ty Công ty

sẽ chuyển hàng đến cho các đại lý Các cửa hàng này hằng tháng sẽ lập báo cáo bánhàng gửi về tại công ty

- Phương thức bán lẻ: Việc bán lẻ của công ty là để đáp ứng nhu cầu của khách

hàng ở vùng lân cận gần công ty Công ty sẽ giao hàng trực tiếp cho khách hàng theophương thức nhận hàng, khách hàng sẽ cử người đến nhận Theo phương thức này thìthường khách hàng sẽ thanh toán trực tiếp cho công ty hoặc chuyển khoản qua ngânhàng

2 Hệ thống thông tin kế toán phục vụ cho chu trình bán hàng-thu tiền tại công ty

2.1 Chứng từ kế toán

Chứng từ với chức năng là tiền kiểm và bảo vệ tài sản của đơn vị, ngoài rachứng từ còn là chứng cứ quan trọng để giúp cho kế toán phản ảnh chính xác, kịp thời,đầy đủ tất cả các nghiệp vụ xảy ra có liên quan đến chu trình bán hàng-thu tiền, chứng

từ liên quan tới bộ phận nào thì bộ phận đó sẽ lập chứng từ dựa trên sự uỷ quyền vàphê chuẩn của cấp trên.

Các chứng từ công ty sử dụng trong chu trình bán hàng-thu tiền gồm: Đơn đặthàng của khách hàng, xác nhận đặt hàng, các hợp đồng kí kết về cung cấp hàng hoá vàdịch vụ, Phiếu xuất kho, Hóa đơn GTGT, Hoá đơn vận chuyển, Phiếu thu, giấy báo cócủa ngân hàng, các bản sao kê của ngân hàng

Xử lý yêu cầu

mua hàng

- Hợp đồng NT, ĐĐH(Khách hàng truyền thống)

- Đơn đặt hàng→hợp đồng( nếu là khách hàng mới )

- Bảng đối chiếu công nợ

- Phòng sản xuất kinnh doanh

lại - Biên bản giao nhận hàng trả lại

- Hóa đơn hàng trả lại

- Phiếu nhập kho

- Khách hàng và phòng SX-KD

- Khách hàng

- Phòng SX-KDNhận tiền khách

- Kế toán thanh toán

2.2 Tài khoản sử dụng và sổ sách kế toán

- Tài khoản công ty sử dụng trong chu trình bán hàng-thu tiền bao gồm:

+ TK 5111: Doanh thu thương mại, chủ yếu là các loại sợi Vì trong quátrình mua sợi về sản xuất, công ty mua với số lượng nhiều nên khi đơn vị nào có nhucầu mua lại công ty sẽ xuất bán để hưởng lời

+ TK 5112: Doanh thu tiêu thụ thành phẩm

+ TK 3331: Thuế GTGT đầu ra

+ TK 111: Tiền mặt

TK 1111: Tiền Việt Nam đồng

TK 1112: Tiền ngoại tệ

+ TK 112: Tiền gửi ngân hàng

TK 1121: Tiền gửi Việt Nam đồng

TK 1122: Tiền gửi ngoại tệ

+ TK 131: Phải thu khách hàng Do khách hàng công ty rất nhiều và phântán ở nhiều nơi nên công ty không chi tiết TK 131 theo từng đối tượng khách hàng màchỉ theo dõi chung TK 131 trên chứng từ ghi sổ doanh thu, phải thu khách hàng lậptrong ngày, và theo dõi chi tiết từng khách hàng trên sổ chi tiết phải thu khách hàng,sau đó tổng hợp lại và lập sổ Cái.

+ TK 521: Chiết khấu thương mại

+ Sổ cái các tài khoản

+ Sổ chi tiết các khoản phải thu khách hàng

+ Sổ quỹ, sổ chi tiết tiền mặt, sổ tiền gửi ngân hàng

+ Sổ chi tiết thuế GTGT đầu ra

2.3 Báo cáo kế toán trong chu trình bán hàng-thu tiền

Để cung cấp thông tin về tình hình bán hàng của công ty, phòng kế toán củacông ty thường lập các báo cáo tổng hợp vào cuối mỗi quý Các báo cáo đó gồm:

+ Bảng cân đối số phát sinh

+ Bảng tổng hợp nhập xuất tồn thành phẩm trong quý

+ Báo cáo tổng hợp tình hình công nợ khách hàng

+ Báo cáo doanh thu bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ trong tháng (quý) + Báo cáo KQKD trong quý

C Quy trình kiểm soát thực tế chu trình bán hàng – thu tiền tại Công

ty cổ phần Dệt Hòa Khánh- Đà Nẵng

1 Kiểm soát nội bộ nghiệp vụ bán hàng

1.1 Đối với việc nhận và xét duyệt ĐĐH của khách hàng

Trước khi một nghiệp vụ bán hàng được thực hiện thì công việc đầu tiên lànhận và xử lý ĐĐH từ khách hàng Đó là lời đề nghị mua hàng nhận được từ kháchhàng yêu cầu về một hay một số loại hàng hoá của doanh nghiệp Vì vậy, công việcnhận và xử lý ĐĐH là rất quan trọng, nó quyết định việc thực hiện nghiệp vụ bán hàngcủa công ty

-Mục tiêu kiểm soát: Một nghiệp vụ bán hàng xảy ra được coi là hợp lệ khi nó

được phê duyệt đầy đủ từ lúc phát sinh cho đến lúc kết thúc.Vì vậy, sau khi tiếp nhậnĐĐH, sự phê duyệt ĐĐH cũng chính là phê duyệt nghiệp vụ bán hàng ngay từ lúc nóphát sinh, nó thể hiện tính minh bạch của nghiệp vụ bán hàng, kiểm soát việc tuân thủcác chính sách về bán hàng của công ty, hạn chế gian lận, sai sót trong việc chấp nhậnĐĐH của khách hàng Khi đó mục tiêu kiểm soát trong công việc nhận và xử lý ĐĐHđược công ty đặt ra đó là:

+ Việc tiếp nhận ĐĐH chỉ do người có nhiệm vụ đó mới được thực hiện (sự

phân chia trách nhiệm)

+ Nghiệp vụ bán hàng trước khi thực hiện phải được phê chuẩn bởi người cóthẩm quyền

+ ĐĐH đã được phê chuẩn phải có tính xác thực, khách hàng là có thật

+ Sự chính xác và đầy đủ trên ĐĐH đã được phê duyệt, đó chính là về chủngloại, số lượng hàng, nơi giao, nhận

- Thủ tục kiểm soát thực tế: Mỗi khách hàng khi đến công ty đặt hàng đều cómột mẫu riêng chứ công ty không có mẫu chung cho tất cả đơn đặt hàng này Đối vớinhững khách hàng quen thuộc thì thường công ty sẽ làm hợp đồng nguyên tắc cungcấp sản phẩm cho khách hàng, và hợp đồng này có hiệu lực trong vòng 1 năm, tronghợp đồng không thỏa thuận giá cố định là bao nhiêu mà chỉ qui định giá cả sẽ theotừng thời điểm khách hàng đặt hàng trong suốt thời gian thực hiện hợp đồng Nhữngkhách hàng này thường khi muốn đặt hàng đều gọi qua điện thoại đặt hàng hoặcchuyển fax đến cho phòng sản xuất kinh doanh của công ty Còn đối với những kháchhàng mới, có qui mô lớn thì thường đến trực tiếp đặt hàng tại công ty và thỏa thuận vớiphó TGĐ kinh doanh hoặc TGĐ công ty Nếu khách hàng đồng ý với mức giá, điềukiện thanh toán, vận chuyển của công ty thì làm hợp đồng kinh tế để công ty bán sảnphẩm cho khách hàng, chỉ TGĐ mới ký hợp đồng kinh tế Ngoài ra cũng có trườnghợp khách hàng tìm hiểu thông tin về công ty và gửi ĐĐH trực tiếp tới công ty màkhông thông qua hợp đồng (thường là mua với số lượng ít), trưởng phòng SX-KD sẽxét duyệt đơn hàng

Sơ đồ 2.5: Kiểm soát xét duyệt đơn đặt hàng

- Các yêu cầu trên ĐĐH đãđầy đủ, rõ ràng chưa

- Kiểm tra số lượng, mẫu

mã số hàng còn trong kho

để bán có đủ đáp ứng khôngtheo ĐĐH của KH không

Đơn đặt hàng

đã duyệt (bản sao)

ký HĐ)

Lưu ĐĐH

để theo dõi nghiệp

vụ bán hàng ngay

từ đầu

Ví dụ: ĐĐH của khách hàng mới gửi tới công ty mà không làm hợp đồng kinh tế vàxác nhận ĐĐH của công ty như sau:

Kính gửi: Công ty cổ phần Dệt Hòa Khánh-Đà Nẵng

Địa chỉ: Lô B, đường số 9, KCN Hòa Khánh-Liên Chiểu- Đà Nẵng.

Công ty chúng tôi có nhu cầu đặt mua một số hàng hóa để phục cho sản xuất, cụ thể như sau:

STT Tên, qui cách, phẩm chất hàng hóa ĐVT Số lượng Ghi chú

Thời gian công ty giao hàng cho chúng tôi là: trong ngày 25/02/2010

Đề nghị trả lời nếu chấp nhận đơn hàng của chúng tôi, cho biết giá cả cụ thể,thời gian thanh toán, vận chuyển và những yêu cầu khác

Quảng Nam ngày 10 tháng 02 năm 2010

Giám đốc

(đã ký, đóng dấu)

Để xác nhận việc đặt hàng trong trường hợp này do số lượng hàng yêu cầu ít, vàkhách hàng cũng không có yêu cầu ký kết hợp đồng kinh tế, nên công ty sẽ thực hiệnxét duyệt đơn hàng bằng cách gửi xác nhận đơn hàng tới khách hàng Xác nhận đơnhàng chỉ được gửi đi khi trưởng phòng SX-KD đã xem xét đầy đủ các điều kiện vềĐĐH và số lượng hàng còn để giao Nếu khách hàng chấp nhận thì nghiệp vụ bánhàng được thực hiện

CÔNG TY CỔ PHẦN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM DỆT HÒA KHÁNH-ĐÀ NẴNG Độc lập- Tự do- Hạnh phúc

.

XÁC NHẬN ĐẶT HÀNG

Kính gửi: Công ty TNHH Dệt Hưng Phú

Địa chỉ: Thị trấn Nam Phước-Duy Xuyên-Quảng Nam

Căn cứ ĐĐH số 136/SN ngày 10/02/2010 của quý công ty, và chính sách bánhàng của công ty chúng tôi xin xác nhận về việc đặt hàng của công ty và một số yêucầu, cụ thể như sau:

STT Tên, qui cách, phẩm chất hàng đvt Số lượng Đơn giá Thành tiền

01 Sợi Ne 20 DK Kg 1.050 33.100 34.755.000

02 Sợi Ne 30/1 Pe Kg 550 17.300 9.515.000

03 Sợi Ne 18/1 DK Kg 300 12.600 3.780.000

- Đơn giá trên chưa bao gồm thuế GTGT (10%).

- Chúng tôi sẽ giao hàng đến cho công ty theo địa điểm như trong ĐĐH: Công

ty TNHH Dệt Hưng Phú, khối phố Châu Hiệp, thị trấn Nam Phước, huyện Duy Xuyên,tỉnh Quảng Nam Thời gian giao: 25/02/2010

- Phương thức thanh toán: Chuyển khoản vào TK số: 004 100 0000 778 TạiNgân Hàng Ngoại Thương Đà Nẵng Hoặc TK số: 3041100005009 Tại Ngân HàngThương mại Cổ phần Quân đội - Đà Nẵng

- Bên mua cử nhân viên đến kiểm tra chất lượng hàng vào ngày 24/02/2010,nếu không có vấn đề gì thì sau khi giao hàng mọi trường hợp trả lại hàng công ty sẽkhông chấp nhận

- Bên mua thanh toán trước 50% tiền hàng và thanh toán dứt điểm khi nhận đủ

số hàng trên Nếu không thanh toán như trên bên bán sẽ không giao hàng

- Số kiện hàng : 38 bao (50kg/bao)

- Xác nhận đặt hàng này đã được ký bằng Bản gốc hoặc ký qua fax đều có giátrị pháp lý như nhau Được sao thành 04 bản, mỗi bên giữ 02 bản

-* Nhận xét: Với các thủ tục kiểm soát mà công ty đã áp dụng về xét duyệt

ĐĐH, công ty đã thực hiện rất tốt, giảm thiểu được rủi ro khách hàng giả mạo, kháchhàng ảo, tránh được trường hợp nhận đơn hàng mà không có khả năng cung cấp,không đáp ứng đúng yêu cầu khách hàng Ngoài ra, công ty đề ra thủ tục là ĐĐH saukhi duyệt được sao một bản và chuyển đến phòng kế toán, việc này tạo ra sự kiểm soátchéo giữa các bộ phận và giúp kế toán theo dõi nghiệp vụ bán hàng từ lúc phát sinh,cũng là cơ sở để kế toán đối chiếu kiểm tra hóa đơn sau này Tuy nhiên, đối với kháchhàng quen thuộc chỉ cần gọi điện là công ty mang hàng tới, như vậy việc đặt hàng theocách này còn dễ xảy ra rủi ro thông tin không đầy đủ như yêu cầu đơn hàng chỉ mô tảbằng lời không có mẫu đính kèm, kích thước của sản phẩm không rõ ràng, sản phẩmcủa công ty rất đa dạng và có nhiều tên sản phầm gần giống nhau dễ gây nhầm lẫnnhất là việc khách hàng đặt hàng qua điện thoại

1.2 Đối với việc phê duyệt bán chịu

- Mục tiêu kiểm soát: Khi doanh thu bán chịu gia tăng thì phần vốn bị chiếm

dụng càng nhiều, và cũng dẫn đến khá nhiều rủi ro khi khách hàng cố ý không trả nợhoặc không có khả năng thanh toán Vì vậy, để giảm thiểu rủi ro này,công việc quan

trọng là cần quy định một sự kiểm soát phê duyệt bán chịu Sự phê duyệt nghiệp vụ

bán chịu chính là yếu tố quan trọng để công ty có thực hiện bán chịu hay không, và cácthủ tục kiểm soát được thiết kế khi xét duyệt bán chịu phải đảm bảo đạt được các mụctiêu kiểm soát mà công ty đưa ra, nhằm hạn chế đến mức thấp nhất các rủi ro xảy racho công ty, ngăn chặn gian lận, giảm thiểu sai sót Các mục tiêu kiểm soát được công

ty đặt ra đó là:

+ Tất cả mọi nghiệp vụ bán chịu đều phải được sự phê duyệt của người có thẩmquyền trong công ty

+ Phê duyệt hạn mức tín dụng, thời hạn tín dụng, khách hàng được phép nợphải do giám đốc công ty ký duyệt (sự phê chuẩn) và theo đúng theo quy định về bánchịu của công ty (tính đúng đắn).

- Thủ tục kiểm soát: Việc xét duyệt bán chịu của công ty dựa trên quy định về

chính sách bán hàng của công ty Đối với KH truyền thống, khi có yêu cầu mua chịucho lô hàng tiếp theo, phòng SX-KD phải tổng hợp thông tin từ kế toán công nợ cungcấp bao gồm số tiền khách hàng còn nợ công ty, thời gian khách hàng đã quá hạn làbao nhiêu ngày Nếu khách hàng đã trả nợ, và chấp nhận yêu cầu thanh toán trongvòng 30 ngày của công ty thì trưởng phòng SX-KD sẽ duyệt cho khách hàng mua chịucho lô hàng tiếp theo (yêu cầu này đã đề ra trong hợp đồng) Nếu khách hàng chưa trảhết số tiền còn nợ lô hàng trước thì phòng SX-KD sẽ yêu cầu khách hàng trả hết sốtiền đó rồi mới cho nợ tiếp Đối với những khách hàng mới có yêu cầu mua chịu thìviệc phê duyệt này phải được TGĐ công ty ký duyệt thông qua việc ký kết hợp đồngbán hàng với khách hàng trong đó có điều khoản cam kết khách hàng phải trả nợ chocông ty, và yêu cầu khách hàng thế chấp tài sản

Sơ đồ 2.6: Kiểm soát xét duyệt bán chịu

* Nhận xét: Công ty đã có những thủ tục kiểm soát chặt chẽ để phê duyệt bán

chịu, hạn chế rủi ro xảy ra khi khách hàng mua chịu và không thanh toán, tuy nhiên,công ty không có bộ phận kiểm tra tín dụng độc lập, mọi thông tin chỉ dựa vào sổ sách

kế toán Trong việc ký bán chịu với khách hàng mới thì do hạn chế về khả năng tìmhiểu thông tin khách hàng nên công ty còn e dè, và không có chính sách bán chịuthoáng hơn để thu hút khách hàng Đối với khách hàng quen thuộc công ty chỉ căn cứvào uy tín của khách hàng và việc khách hàng đã trả tiền cho lô hàng trước và cho nợ

lô hàng này, dễ xảy tra trường hợp nợ khó đòi do khách hàng đang gặp khó khăn

1.3 Chuyển giao hàng và lập hóa đơn

* Đối với việc xuất kho hàng

SX Căn cứ quy định của công ty

- Xem xét thông tin

từ phòng kế toán

và tìm hiểu thông tin về khách hàng

Kế toán tiêu thụ, công nợ

- Bảng đối chiếu công nợ khách hàng

- Sổ chi tiết khoản phải thu khách hàng

Ký duyệt bán chịu

Hợp đồng (có cam kết trả nợ)

Khách

hàng mới

Tổng Giám đốc

- Mục tiíu kiểm soât: Một trong những mục tiíu của hệ thống KSNB nhằm bảo

vệ tăi sản của đơn vị không bị thất thoât, gian lận Chính vì vậy mă trong chu trình bânhăng-thu tiền việc xuất kho hăng hóa để bân cũng cần phải đảm bảo rằng doanh nghiệp

đê kiểm soât tốt để tăi sản của đơn vị mình không bị mất mât, gian lận Tại công ty CPDệt Hòa Khânh thì cũng không phải lă ngoại lệ Do đó, câc thủ tục kiểm soât tronggiai đoạn năy phải đạt được câc mục tiíu sau:

+ Thủ tục lập phiếu xuất kho phải đảm bảo đúng quy định, phải có sự ký duyệtcủa giâm đốc

+ Việc xuất hăng ra khỏi kho phải căn cứ chứng từ hợp lý

+ Phiếu xuất kho phải được lưu chuyển theo đúng quy định, trình tự, đảm bảođược kiểm tra nghiím túc

+ Việc ghi sổ, thẻ kho, ghi sổ chi tiết sản phẩm, hăng hóa phải căn cứ văo phiếuxuất kho, phải đảm bảo tính đầy đủ, chính xâc

- Thủ tục kiểm soât: Trín lý thuyết việc xuất kho vă chuyển giao hăng cho

khâch hăng trước hết phải lă thủ tục lập phiếu xuất kho Vì vậy, câc thủ tục kiểm soât

từ khi lập phiếu xuất kho cho đến khi giao hăng lă rất quan trọng Tại công ty Dệt HòaKhânh, sau khi ĐĐH đê được duyệt, bộ phận bân hăng căn cứ theo ĐĐH đê được phíduyệt đầy đủ để viết phiếu xuất kho Trường hợp khâch hăng lă câc cơ sở kinh doanhnhỏ lẻ đến trực tiếp công ty để mua hăng vă không có ĐĐH thì phòng SX-KD sẽ căn

cứ trín yíu cầu mua hăng của khâch hăng để viết phiếu xuất kho

Địa chỉ: KCN Hòa Khânh-Liín Chiểu-Đă Nẵng (Ban hănh theo QĐ15/2006

Bộ phận: Phòng SX-KD ngăy 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC)

PHIẾU XUẤT KHO

Ngăy 7 thâng 12 năm 2009

Có TK 155

Họ tín người nhận hăng: Đặng Hă Dũng Bộ phận: phòng SX-KD

Lý do xuất bân: Bân cho Công ty CP Dệt 10/10

Xuất tại kho: Thănh phẩm

TT phẩm chất vật tư,dụng cụ, Tín, nhên hiệu, quy câch,

Theo yíu cầu Thực xuất

01 Màn tuyn mộc 75D khổ3,08 Kg 4.135 4.135,8

- Tổng số tiền ( Viết bằng chữ: )

- Số chứng từ gốc kỉm theo:

Người lập phiếu Người nhận Thủ kho Thủ trưởng đơn vị

(ký, ghi họ tín) (Ký,ghi họ tín) (Ký, họ tín) (Ký,đóng dấu,họ tín)

Phiếu xuất kho được nhđn viín bân hăng ở phòng SX-KD lập 3 liín, 1 liín lưu ởphòng SX-KD (bộ phận bân hăng), 1 liín giao cho khâch hăng, 1 liín dùng lưu chuyểnnội bộ, tức lă sẽ chuyển cho thủ kho dùng để ghi văo thẻ kho vă sau đó chuyển cho bộphận kế toân Câc thủ tục kiểm soât khi lập phiếu xuất kho được thể hiện trong việc

luân chuyển phiếu xuất kho từ bộ phận này đến các bộ phận khác và bao gồm sự phêduyệt, kiểm tra, đối chiếu.

Sơ đồ 2.7: Thủ tục lập, lưu chuyển phiếu xuất kho hàng bán

Phiếu xuất kho sau khi được bộ phận bán hàng tại phòng sản xuất kinh doanhlập sẽ được đưa cho TGĐ công ty để ký duyệt, việc ký duyệt này tạo ra tác dụng kiểmsoát đó là việc xuất hàng được phê duyệt bởi người có thẩm quyền Tiếp theo, phiếuxuất kho (2 liên) chuyển cho thủ kho, thủ kho phải ghi số lượng mà thủ kho thực xuất,rồi ký vào, đồng thời người nhận hàng (khách hàng) cũng phải ký vào, thủ tục này là

để kiểm soát số lượng hàng thực xuất và để xác nhận khách hàng hoặc người nhậnhàng đã ký nhận hàng Sau đó, thủ kho chuyển 1 liên đến phòng SX-KD, phòng SX-

KD làm cơ sở để viết hóa đơn GTGT, sau đó chuyển phiếu xuất kho này cho kháchhàng Liên còn lại thủ kho dùng ghi thẻ kho và chuyển cho phòng kế toán, phòng kếtoán lưu phiếu xuất kho này và làm căn cứ để ghi sổ

* Nếu chuyển hàng bằng phương thức gửi hàng: Nếu công ty phải chuyển hàng

cho khách hàng thì trong trường hợp này người nhận hàng sẽ là người ở bộ phận bánhàng, người này được công ty giao cho trách nhiệm nhận hàng của khách hàng và làmnhiệm vụ gửi hàng (giao hàng cho người vận chuyển) Khi người gửi hàng giao hàngcho người vận chuyển thì sẽ có một phiếu giao hàng đã đánh số thứ tự trước, người gửihàng và người vận chuyển cùng ký xác nhận là đã giao nhận số hàng đó Phiếu giaohàng được lập căn cứ vào phiếu xuất kho và ĐĐH đã được duyệt (nếu gửi hàng chokhách hàng truyền thống không có ĐĐH thì cột đơn giá, thành tiền chừa trống, donhân viên bán hàng đã thỏa thuận qua điện thoại) Phiếu giao hàng lập thành 2 liên,

Ghi số lượng xuất, ký

Phiếu xuất

kho đã ký

Ký duyệt

Phiếu xuất kho

Phiếu xuất kho

Phiếu xuất kho

Lưu

Ký nhận

Phòng

Ghi thẻkho

Phòng Kế toán

Ghi sổ chitiết thànhphẩm

mỗi bên giữ một liên Sau khi đã vận chuyển hàng đến cho khách hàng đơn vị vậnchuyển sẽ xuất hóa đơn vận chuyển gửi về công ty kèm theo biên bản giao nhận hànggiữa người vận chuyển và khách hàng, xác nhận đơn vị vận chuyển đã hoàn thànhcông việc Chi phí vận chuyển là do công ty chịu, do đó chứng từ vận chuyển đượcchuyển đến công ty, sau đó kế toán căn cứ để ghi sổ chi phí.

Công ty cổ phần Dệt Hòa Khánh-Đà Nẵng

Phòng SX-KD

PHIẾU GIAO HÀNG

Số: 1046Ngày 07 tháng 12 năm 2009

Họ tên người gửi hàng: Đặng Hà Dũng Chức vụ: Nhân viên

Địa chỉ: Bộ phận bán hàng- phòng SX-KD

Họ tên người vận chuyển: Lương Công Ninh

Đơn vị vận chuyển: Công ty vận tải Tân Minh Toàn

Địa chỉ: số 304 đường 2 tháng 9 - TP Đà Nẵng

Số hàng giao nhận giữa 2 bên cụ thể như sau:

STT Tên, quy cách hàng hóa Đvt Số lượng Đơn giá

Địa chỉ: 9/253 Minh Khai, phường Trung Trực, quận Ba Đình, Hà Nội

Đà Nẵng ngày 7/12/2010

Người gửi hàng Người vận chuyển Trưởng phòng SX-KD

* Đối với việc lập hóa đơn

- Mục tiêu kiểm soát: Hóa đơn chính là chứng từ quan trọng nhất trong chu

trình, là cơ sở để ghi sổ doanh thu, nợ phải thu Vì vậy, kiểm soát việc lập hóa đơn làrất quan trọng, nó thể hiện ở tính chính xác của hóa đơn, đảm bảo hóa đơn được lậptrên cơ sở nghiệp vụ bán hàng có xảy ra thực sự, đảm bảo việc kiểm tra, đối chiếu khilập hóa đơn được thực hiện đầy đủ, hạn chế gian lận, sai sót Do đó, mà các mục tiêukiếm soát của công ty đề ra ở giai đoạn lập hóa đơn đó chính là:

+ Hóa đơn được lập phải có căn cứ hợp lý ( tính có thật)

+ Hóa đơn được lập trước khi xuất ra cho khách hàng phải được ký duyệt vàđảm bảo chính xác, được kiểm tra nghiêm túc, đúng đắn, tránh gian lận sai sót

+ Sự phê duyệt hóa đơn phải do giám đốc ký duyệt

+ Hóa đơn phải phản ánh chính xác thời gian lập ( sự đúng kỳ)

+ Các hóa đơn phải được vào sổ đầy đủ (sự đầy đủ)

- Thủ tục kiểm soát: Việc lập hóa đơn cho số hàng bán ra do bộ phận bán hàng

của phòng sản xuất kinh doanh lập Cụ thể, đối với trường hợp bán theo hợp đồng, đơnđặt hàng, sau khi đã có phiếu xuất kho hoàn chỉnh do thủ kho gửi tới, sau khi có thôngbáo khách hàng đã nhận đủ hàng, phòng sản xuất kinh doanh sẽ căn cứ vào phiếu xuất

kho vă ĐĐH (đê duyệt) để viết Hóa đơn GTGT Nếu lă khâch hăng vêng lai thì căn cứvăo yíu cầu mua hăng của khâch hăng, nhđn viín ở bộ phận bân hăng sẽ viết phiếuxuất kho, hóa đơn GTGT.

GTKT - 3LL

Liên 3 : Dùng nội bộ 0086525 Ngày 08 tháng 12 năm 2009

Thuế suất thuế GTGT :10% Tiền thuế GTGT :

(Ký, ghi họ tín) (Ký, ghi họ tín) (Ký, đóng dấu, ghi họ tín)

Hóa đơn GTGT được in theo mẫu của bộ tăi chính, đê có sẵn số thứ tự liín tụcnín rất thuận lợi cho công việc kiểm soât Để kiểm tra sự đầy đủ của việc văo sổ câchóa đơn chỉ cần kiểm tra tính liín tục của số hóa đơn Như vậy sẽ hạn chế được sai sótkhi văo sổ, hạn chế gian lận khi nhđn viín kế toân cố tình không ghi sổ một nghiệp vụbân hăng năo đó nhằm biển thủ khoản thanh toân từ khâch hăng Quy trình lưu chuyểnhóa đơn GTGT thể hiện câc thủ tục kiểm soât trong việc lập vă lưu chuyển hóa đơn tại

Đơn vị bán hàng : Công ty cổ phần Dệt Hoà Khánh- Đà Nẵng Địa chỉ : Lô B- Đường số 9-KCN Hoà Khánh - Liên Chiểu - Thành phốĐà Nẵng

Điện thoại số : 0511.3842274 MST : 04

001 004 89

Họ và tên người mua hàng : Công ty cổ phần Dệt 10/10

Địa chỉ : 9/253 Minh Khai - P.Trung Trực - Q.Ba Đình - TP.Hà NộiĐiện thoại số : 04.38621736

Hình thức thanh toán : Hợp Đồng MST : 01

công ty như sau: Hóa đơn sau khi được lập sẽ chuyển cho tổng giám đốc ký duyệt, thủtục này nhằm chứng tỏ nghiệp vụ bán hàng này được xác nhận và được ký duyệt Sau

đó giao cho khách hàng ký để xác nhận đã mua hàng và chấp nhận thanh toán Trườnghợp khách hàng ở xa không có mặt và mua hàng qua điện thoại thì phần chữ ký củangười mua hàng sẽ do nhân viên có nhiệm vụ nhận hàng gửi cho khách hàng ký vào,

và phải ghi rõ là bán hàng qua điện thoại, fax Hóa đơn sau khi đã có chữ ký đầy đủcủa người bán hàng, người mua hàng, Giám đốc, sẽ được giao cho khách hàng giữ 1liên, 1 liên được chuyển đến phòng kế toán giao cho kế toán tiêu thụ, công nợ để ghinhận doanh thu và nợ phải thu

Sơ đồ 2.8: Thủ tục lập và lưu chuyển Hóa đơn GTGT

* Hủy hóa đơn: Trong trường hợp người lập viết sai hoá đơn, nếu cần huỷ thì

người lập phải viết biên bản huỷ hoá đơn, nêu rõ số seri hoá đơn huỷ, lý do huỷ vàphải có sự chứng kiến của bên mua hàng, nếu mua hàng qua điện thoại thì phải có sựchứng kiến trưởng phòng SX-KD hoặc kế toán trưởng

Biên bản này được lập thành 2 bản, mỗi bên giữ 1 bản để đối chứng sau này.Đây cũng là một biện pháp kiểm soát nhằm hạn chế gian lận khi nhân viên kế toán cốtình thủ tiêu một hoá đơn nào đó (thủ tiêu một nghiệp vụ bán hàng) nhằm biển thủ tàisản của công ty

Hóa đơn GTGT

Ký duyệt

Hóa đơn GTGT

Ký

Hóa đơn

GTGT 3

Hóa đơn GTGT

L

ưu

Lưu

Phòng kế toán

Ghi sổ doanh thu

và nợ phảithu