Tăng cường kiểm soát nội bộ tại nhà máy may Hòa Thọ II thuộc Tổng công ty cổ phần dệt may Hòa Thọ

Ngày nay với sự phát triển của đất nước và xu thế hội nhập toàn cầu đã mở ra nhiều cơ hội, tạo điều kiện cho các doanh nghiệp trong nước lớn mạnh song nó cũng tạo ra nhiều thách thức cho các doanh nghiệp, buộc các doanh nghiệp phải luôn thay đổi cho phù hợp với tình hình mới. Trong bối cảnh đó các doanh nghiệp nói chung và doanh nghiệp dệt may nói riêng phải không ngừng nâng cao năng lực quản lý, đổi mới công nghệ để bắt kịp với sự phát triển của xã hội. Để thực hiện tốt điều này thì việc thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ là một nhiệm vụ cần thiết. Kiểm soát nội bộ đang đóng một vai trò hết sức quan trọng trong hoạt động kinh tế của các doanh nghiệp và tổ chức. Kiểm soát nội bộ giúp các nhà quản trị quản lý hữu hiệu và hiệu quả hơn các nguồn lực kinh tế của công ty mình như: con người, tài sản, vốn …., góp phần hạn chế tối đa những rủi ro phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh, đồng thời giúp doanh nghiệp xây dựng được một nền tảng quản lý vững chắc phục vụ cho quá trình mở rộng, và phát triển của doanh nghiệp.

Luận văn tốt nghiệp TS. Hoàng Tùng LỜI MỞ ĐẦU Ngày nay với sự phát triển của đất nước và xu thế hội nhập toàn cầu đã mở ra nhiều cơ hội, tạo điều kiện cho các doanh nghiệp trong nước lớn mạnh song nó cũng tạo ra nhiều thách thức cho các doanh nghiệp, buộc các doanh nghiệp phải luôn thay đổi cho phù hợp với tình hình mới. Trong bối cảnh đó các doanh nghiệp nói chung và doanh nghiệp dệt may nói riêng phải không ngừng nâng cao năng lực quản lý, đổi mới công nghệ để bắt kịp với sự phát triển của xã hội. Để thực hiện tốt điều này thì việc thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ là một nhiệm vụ cần thiết. Kiểm soát nội bộ đang đóng một vai trò hết sức quan trọng trong hoạt động kinh tế của các doanh nghiệp và tổ chức. Kiểm soát nội bộ giúp các nhà quản trị quản lý hữu hiệu và hiệu quả hơn các nguồn lực kinh tế của công ty mình như: con người, tài sản, vốn …., góp phần hạn chế tối đa những rủi ro phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh, đồng thời giúp doanh nghiệp xây dựng được một nền tảng quản lý vững chắc phục vụ cho quá trình mở rộng, và phát triển của doanh nghiệp. Qua quá trình thực tập tại nhà máy may Hòa Thọ II nhận thấy rằng nhà máy đã xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ chặt chẽ. Tuy nhiên, hệ thống kiểm soát có hoàn thiện đến đâu cũng luôn tồn tại những hạn chế nhất định. Để tìm hiểu cụ thể hơn các thủ tục và các chính sách kiểm soát nội bộ của nhà máy em chọn đề tài: “Tăng cường kiểm soát nội bộ tại nhà máy may Hòa Thọ II thuộc Tổng công ty cổ phần dệt may Hòa Thọ” làm luận văn tốt nghiệp. Luận văn gồm 3 phần: Phần 1: Cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ Phần 2: Thực trạng công tác kiểm soát nội bộ tại nhà máy may Hòa Thọ II thuộc tổng công ty cổ phần dệt may Hòa Thọ Phần 3: Một số ý kiến đánh giá và hoàn thiện kiểm soát nội bộ tại nhà máy may Hòa Thọ II SVTH: Nguyễn Thị Hồng Phượng Trang 1 Lớp: 32K06.1 Luận văn tốt nghiệp TS. Hoàng Tùng PHẦN I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIẾM SOÁT NỘI BỘ I. Khái quát về hệ thống kiểm soát nội bộ 1. Hệ thống kiểm soát nội bộ 1.1 Khái niệm về kiểm soát nội bộ Có nhiều định nghĩa khác nhau về kiểm soát nội bộ (KSNB). Một số định nghĩa hiện nay là: Theo COSO – Ủy ban các tổ chức tài trợ: KSNB là một quá trình, chịu ảnh hưởng bởi các nhà quản lý và các nhân viên khác trong tổ chức, được thiết kế để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện các mục tiêu sau: - Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả - Thông tin đáng tin cậy - Phù hợp với luật pháp và quy định hiện hành Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 400: “Hệ thống KSNB là các quy định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm đảm bảo cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định, để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót; lập báo cáo tài chính trung thực và hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị.” Như vậy KSNB là một loạt những hoạt động liên tục, liên kết với nhau được thực hiện bởi tất cả các thành viên trong tổ chức nhằm bảo vệ, quản lý, sử dụng có hiệu quả tài sản của tổ chức. Nó là phương tiện để đạt được mục tiêu chứ không phải mục tiêu hướng đến của doanh nghiệp. 1.2 Chức năng của hệ thống kiểm soát nội bộ Hệ thống KSNB của doanh nghiệp thực hiện một số chức năng chính sau: - Bảo vệ tài sản của đơn vị bao gồm các tài sản hữu hình, tài sản vô hình không bị mất mát, lãng phí, lạm dụng sử dụng sai mục đích, đặc biệt là các sổ sách kế toán và các tài liệu quan trọng,… được lưu giữ trên máy tính có thể bị đánh cắp bằng thủ thuật vi tính của các hacker. - Giúp cho việc quản lý hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp một cách có hiệu quả. Từ đó, phát hiện kịp thời những vấn đề trong kinh doanh để đề ra các biện pháp giải quyết. - Bảo đảm rằng các quyết định và chế độ quản lý được thực hiện đúng thể thức và giám sát mức hiệu quả của việc thực thi các chế độ và quyết định đó. - Ngăn chặn và phát hiện kịp thời cũng như xử lý các sai phạm và gian lận trong mọi hoạt động của doanh nghiệp. - Ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác với các nghiệp vụ kinh tế xảy ra. - Đảm bảo việc lập báo cáo kịp thời, chính xác và đảm bảo độ tin cậy của các thông tin phục vụ quản lý và báo cáo tài chính cho các đối tượng bên ngoài. 2. Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ Mặc dù có sự khác biệt đáng kể về tổ chức hệ thống KSNB của các đơn vị vì phụ thuộc vào nhiều yếu tố như quy mô, tính chất hoạt động, mục tiêu…của từng nơi, thế nhưng bất kỳ hệ thống KSNB nào cũng phải bao gồm những bộ phận cơ bản sau: SVTH: Nguyễn Thị Hồng Phượng Trang 2 Lớp: 32K06.1 Luận văn tốt nghiệp TS. Hoàng Tùng 2.1 Môi trường kiểm soát Đây là môi trường mà trong đó toàn bộ hoạt động KSNB được triển khai. Môi trường kiểm soát thiết lập sắc thái chung của một tổ chức thông qua việc chi phối ý thức kiểm soát của các thành viên, cung cấp một nền tảng cho tất cả các thành phần khác của KSNB. Môi trường kiểm soát bao gồm nhận thức, thái độ, hành động của người quản lý trong đơn vị đối với kiểm soát và tầm quan trọng của kiểm soát. Nếu nhà quản lý cho rằng công tác kiểm tra, kiểm soát là quan trọng và không thể thiếu đối với mọi hoạt động trong đơn vị thì mọi thành viên của đơn vị sẽ có nhận thức đúng đắn về hoạt động kiểm tra kiểm soát và tuân thủ mọi quy định, chế độ đề ra. Ngược lại, nếu hoạt động kiểm tra, kiểm soát bị coi nhẹ từ phía các nhà quản lý thì chắc chắn các quy chế về hệ thống KSNB sẽ không được vận hành một cách có hiệu quả bởi các thành viên của đơn vị. Các nhân tố trong môi trường kiểm soát bao gồm: Tính chính trực và các giá trị đạo đức: Sự trung thực và các giá trị đạo đức được tôn trọng thì các sai phạm sẽ được hạn chế. Để đáp ứng được điều này, các nhà quản lý cấp cao phải xây dựng các chuẩn mực về đạo đức trong đơn vị, và cư xử đúng đắn để có thể ngăn cản không cho các thành viên có hành vi thiếu đạo đức hoặc phạm pháp. Muốn vậy, các nhà quản lý cần phải làm gương cho cấp dưới về việc tuân thủ các chuẩn mực và cần phổ biến những quy định này đến mọi thành viên bằng các thể thức thích hợp. Triết lý quản lý và phong cách điều hành: Triết lý thể hiện qua quan điểm, nhận thức của người quản lý, phong cách điều hành thể hiện qua cá tính, tư cách, và thái độ của họ khi điều hành đơn vị. Một số nhà quản lý rất quan tâm đến việc lập Báo cáo tài chính và rất chú trọng đến việc hoàn thành hoặc vượt mức kế hoạch. Họ hài lòng với những hoạt động kinh doanh có mức rủi ro cao nhưng có thể thu được nhiều lợi nhuận. Một số nhà quản lý lại rất thận trọng với rủi ro. Rõ ràng sự khác biệt về triết lý quản lý và phong cách điều hành có thể ảnh hưởng lớn đến môi trường kiểm soát và tác động đến mục tiêu của đơn vị. Năng lực của đội ngũ nhân viên: Năng lực của nhân viên được phản ánh qua kỹ năng và hiểu biết cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ. Một tổ chức chỉ có thể đạt được mục tiêu của mình nếu nhân viên ở mọi cấp đều đảm bảo kiến thức và kỹ năng cần thiết. Một khía cạnh cũng không kém phần quan trọng là phẩm chất của cán bộ công nhân viên, khi thiếu yếu tố này các thủ tục kiểm soát dù chặt chẽ tới đâu cũng không được thực thi trong thực tế. Vì thế, khi tuyển dụng nhân viên ngoài trình độ của họ còn phải xem trọng phẩm chất đạo đức của nhân viên. Phân chia quyền hạn và trách nhiệm: Là mức độ giao quyền từ trên xuống dưới của một tổ chức. Nó cụ thể hóa về quyền hạn và trách nhiệm của từng thành viên trong các hoạt động của đơn vị, giúp cho mỗi thành viên phải hiểu rằng họ có nhiệm vụ cụ thể gì và từng hoạt động của họ sẽ ảnh hưởng như thế nào đến người khác, các bộ phận khác trong việc hoàn thành mục tiêu. Do đó khi mô tả công việc công ty cần thể chế hóa bằng văn bản bằng những nhiệm vụ và quyền hạn cụ thể cho từng thành viên và quan hệ giữa họ với nhau. Cơ cấu tổ chức: Cơ cấu tổ chức hợp lý sẽ góp phần tạo ra môi trường kiểm soát tốt. Cơ cấu tổ chức hợp lý đảm bảo một hệ thống xuyên suốt từ trên xuống dưới trong việc ban hành, triển khai các quyết định cũng như kiểm tra, giám sát việc thực SVTH: Nguyễn Thị Hồng Phượng Trang 3 Lớp: 32K06.1 Luận văn tốt nghiệp TS. Hoàng Tùng hiện các quyết định đó trong toàn doanh nghiệp. Cơ cấu tổ chức của một đơn vị thường được mô tả qua sơ đồ tổ chức, trong đó phản ánh mối quan hệ về quyền hạn, trách nhiệm và báo cáo. Chính sách nhân sự: Sự phát triển của mọi doanh nghiệp luôn gắn liền với đội ngũ nhân viên và họ luôn là nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát cũng như chủ thể trực tiếp thực hiện mọi thủ tục kiểm soát trong hoạt động của doanh nghiệp. Do đó, các nhà quản lý cần có những chính sách cụ thể, rõ ràng về tuyển dụng, đào tạo, sắp xếp, đề bạt, khen thưởng, kỷ luật nhân viên. Việc đào tạo, bố trí cán bộ và đề bạt nhân sự phải phù hợp với năng lực chuyên môn và phẩm chất đạo đức. Công tác kế hoạch: Nếu việc lập và thực hiện được tiến hành khoa học và nghiêm túc thì hệ thống kế hoạch và dự toán đó sẽ trở thành công cụ kiểm soát rất hữu hiệu. Vì vậy trong thực tế, các nhà quản lý thường quan tâm xem xét tiến độ thực hiện kế hoạch, theo dõi những nhân tố ảnh hưởng đến kế hoạch đã lập nhằm phát hiện những vấn đề bất thường và xử lý, điều chỉnh kế hoạch kịp thời. Bộ phận kiểm toán nội bộ: Thực hiện sự giám sát và đánh giá thường xuyên về toàn bộ hoạt động của đơn vị. Đây là nhân tố quan trọng của môi trường kiểm soát. Hội đồng quản trị và ủy ban kiểm toán: Tại một số quốc gia như Mỹ, các công ty cổ phần có quy mô lớn, thường thành lập một ủy ban kiểm toán trực thuộc HĐQT bao gồm những thành viên là chuyên gia am hiểu về lĩnh vực kiểm soát. Ủy ban kiểm toán thường có nhiệm vụ và quyền hạn như: giám sát việc chấp hành luật pháp của công ty, kiểm tra, giám sát công việc của kiểm toán viên nội bộ, giám sát tiến trình lập BCTC, dung hòa những bất đồng (nếu có) giữa ban giám đốc với các kiểm toán viên bên ngoài. Môi trường bên ngoài: Các nhân tố bên ngoài tuy không chịu sự kiểm soát của nhà quản lý nhưng có ảnh hưởng rất lớn đến thái độ, phong cách điều hành của các nhà quản lý cũng như sự thiết kế, vận hành các quy chế và thủ tục kiểm soát nội bộ. Bao gồm sự kiểm soát của cơ quan chức năng nhà nước, ảnh hưởng của các chủ nợ, môi trường pháp lý, đường lối phát triển của đất nước… 2.2. Đánh giá rủi ro của doanh nghiệp (Risk assessment) Bất kỳ tổ chức nào khi hoạt động đều bị các rủi ro xuất hiện từ các yếu tố bên trong hoặc bên ngoài tác động. + Các yếu tố bên trong: Sự quản lý thiếu minh bạch, không coi trọng đạo đức nghề nghiệp. Chất lượng cán bộ thấp, sự cố hỏng hóc của hệ thống máy tính, của trang thiết bị, hạ tầng cơ sở. Tổ chức và cở sở hạ tầng không thay đổi kịp với sự thay đổi, mở rộng của sản xuất,… + Các yếu tố bên ngoài: Thay đổi công nghệ làm thay đổi quy trình vận hành. Thay đổi thói quen của người tiêu dùng làm các sản phẩm và dịch vụ hiện hành bị lỗi thời. Xuất hiện yếu tố cạnh tranh không mong muốn tác động đến giá cả và thị phần. Sự ban hành của một đạo luật hay chính sách mới, ảnh hưởng đến hoạt động của tổ chức, Để tránh bị thiệt hại do các tác động nêu trên, tổ chức cần thường xuyên: xác định rủi ro hiện hữu và tiềm ẩn, phân tích ảnh hưởng của chúng kể cả tần suất xuất hiện và xác định các biện pháp để quản lý, giảm thiểu tác hại của chúng. SVTH: Nguyễn Thị Hồng Phượng Trang 4 Lớp: 32K06.1 Luận văn tốt nghiệp TS. Hoàng Tùng 2. 3. Hệ thống thông tin và truyền thông (Information and communication) Thông tin và truyền thông là điều kiện không thể thiếu cho việc thiết lập, duy trì và nâng cao năng lực kiểm soát trong đơn vị thông qua việc hình thành các báo cáo để cung cấp thông tin về hoạt động, tài chính và sự tuân thủ, bao gồm cả cho nội bộ và bên ngoài. Thông tin được thu thập và truyền đạt đến các bộ phận, cá nhân trong đơn vị để có thể hoàn thành trách nhiệm của mình. Truyền thông là sự cung cấp thông tin trong đơn vị (từ cấp trên xuống cấp dưới, từ cấp dưới lên trên và giữa các bộ phận ngang cấp) và với bên ngoài. Thông tin cần thiết phải được xác định, nắm bắt, xử lý, truyền đạt đến đúng người để giúp họ thực hiện trách nhiệm của mình. Thông tin nội bộ, cũng như các sự kiện, hoạt động bên ngoài phải được truyền thông chính xác, kịp thời, đầy đủ, dễ nắm bắt và phải đúng thẩm quyền. Hệ thống thông tin kế toán là một bộ phận của hệ thống thông tin doanh nghiệp, một yếu tố quan trọng trong KSNB của đơn vị vì nó không chỉ cung cấp thông tin kinh tế tài chính cần thiết cho những đối tượng sử dụng thông tin mà còn có tác dụng kiểm soát nhiều mặt hoạt động của đơn vị, bằng việc ghi chép nhập xuất tài sản dựa trên chứng từ hợp lệ, kế toán góp phần bảo vệ tài sản của đơn vị không bị thất thoát, gian lận hoặc sử dụng sai mục đích, lãng phí. Để đảm bảo ngăn ngừa sai sót trong sổ sách kế toán, cơ cấu kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp về kế toán phải thực hiện đầy đủ các mục tiêu sau: - Tính có thực: Cơ cấu kiểm soát không cho phép ghi chép những nghiệp vụ không có thực vào sổ sách của đơn vị. - Sự phê chuẩn: Bảo đảm mọi nghiệp vụ xảy ra phải được phê chuẩn đúng đắn. - Tính đầy đủ: Các nghiệp vụ kinh tế hiện có phải được ghi sổ đầy đủ. - Sự đánh giá: Các nghiệp vụ kinh tế phải được đánh giá đúng đắn. Một cơ cấu KSNB đầy đủ phải bao gồm các thể thức để ngăn ngừa các sai số khi tính toán và ghi sổ số tiền của các nghiệp vụ ở các giai đoạn khác nhau trong quá trình ghi sổ. - Sự phân loại: Bảo đảm các nghiệp vụ được ghi chép đúng theo sơ đồ tài khoản và ghi nhận đúng đắn ở các loại sổ sách kế toán. - Tính đúng kỳ: Việc ghi nhận doanh thu, chi phí phải đúng kỳ, đúng niên độ kế toán. - Chuyển sổ và tổng hợp chính xác: Số liệu kế toán được ghi vào sổ phải được tổng cộng và chuyển sổ đúng đắn, tổng hợp chính xác trên BCTC của doanh nghiệp. - Trình bày và khai báo: số liệu phải được trình bày, khai báo trên BCTC đúng đắn, phù hợp với các quy định chuẩn mực hiện hành. 2.4. Các thủ tục kiểm soát (control activities) Những hoạt động kiểm soát là những chính sách và thủ tục giúp đảm bảo rằng các chỉ thị của nhà quản lý được thực hiện. Các hoạt động kiểm soát diễn ra trong khắp tổ chức, ở tất cả các cấp, trong tất cả các chức năng. Hoạt động kiểm soát thường liên quan đến hai yếu tố: một là chính sách thiết lập những gì nên được thực hiện và các thủ tục nhằm đạt hiệu lực của các chính sách đó. Trong thực tế, các thủ tục kiểm soát được thiết kế cho những mục đích, chính sách sẽ khác nhau và dưới nhiều hình thức khác nhau, tùy thuộc vào nét đặc thù cơ cấu tổ chức và hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Sau đây là một số các thủ tục kiểm soát phổ biến: SVTH: Nguyễn Thị Hồng Phượng Trang 5 Lớp: 32K06.1 Luận văn tốt nghiệp TS. Hoàng Tùng • Lập, kiểm tra, so sánh, phê duyêt các số liệu, tài liệu liên quan đến đơn vị. • Kiểm tra tính chính xác của các số liệu tính toán. • Kiểm tra chương trình ứng dụng và môi trường tin học. • Kiểm tra số liệu giữa kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết. • Kiểm tra và phê duyệt các tài liệu kế toán. • Đối chiếu số liệu nội bộ với bên ngoài. • So sánh, đối chiếu, kết quả kiểm kê thực tế với số liệu trên sổ kế toán. • Giới hạn việc tiếp cận trực tiếp với tài sản và các tài liệu kế toán. • Phân tích so sánh giữa số liệu thực tế với dự toán, kế hoạch. Các thủ tục kiểm soát được xây dựng dựa trên các nguyên tắc cơ bản như: nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn, nguyên tắc phân công phân nhiệm, nguyên tắc bất kiêm nhiệm, nguyên tắc kiểm soát vật chất đối với tài sản, sổ sách, nguyên tắc kiểm tra độc lập việc thực hiện. - Nguyên tắc phân công phân nhiệm Theo nguyên tắc này trách nhiệm và công việc cần được phân chia cụ thể cho nhiều bộ phận và cho nhiều người trong bộ phận. Việc phân công phân nhiệm rõ ràng tạo sự chuyên môn hóa trong công việc, sai sót ít xảy ra và khi xảy ra thì thường dễ phát hiện. - Nguyên tắc bất kiêm nhiệm Nguyên tắc bất kiêm nhiệm là không cho phép một thành viên nào được giải quyết mọi mặt của nghiệp vụ từ khi hình thành cho đến khi kết thúc. Mục đích là để các nhân viên kiểm soát lẫn nhau, nếu có sai sót xảy ra sẽ được phát hiện nhanh chóng, đồng thời giảm cơ hội cho bất kỳ thành viên nào trong quá trình thực hiện nhiệm vụ có thể gây ra và giấu diếm sai phạm của mình. Bất kiêm nhiệm đòi hỏi phải tách biệt giữa các chức năng sau đây: - Chức năng bảo quản tài sản với chức năng kế toán: Lý do là để ngăn chặn hành vi tham ô tài sản. Nếu không nhân viên sẽ tự tiện sử dụng tài sản để phục vụ cho lợi ích cá nhân và điều chỉnh sổ sách để che giấu sai phạm của mình. - Chức năng phê chuẩn nghiệp vụ với chức năng bảo quản tài sản: Nghĩa là người được giao nhiệm vụ phê chuẩn nghiệp vụ không được kiêm bảo quản tài sản vì tạo khả năng thâm lạm tài sản. - Chức năng thực hiện nghiệp vụ với chức năng kế toán: Nếu từng bộ phận vừa thực hiện nghiệp vụ vừa ghi chép và báo cáo thì họ sẽ có xu hướng thổi phồng kết quả để tăng thành tích của bộ phận hoặc khu vực của mình. Muốn không cho thông tin bị thiên lệch như trên, quá trình ghi sổ nên giao cho một bộ phận riêng biệt thực hiện – thường là bộ phận kế toán. - Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn Theo sự ủy quyền của các nhà quản lý, các cấp dưới được giao cho quyết định và giải quyết một số công việc trong một phạm vi nhất định. Quá trình ủy quyền được tiếp tục mở rộng xuống cấp thấp hơn tạo nên một hệ thống phân chia trách nhiệm và quyền hạn mà vẫn không làm mất tính tập trung của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, để tuân thủ tốt các quá trình kiểm soát, mọi nghiệp vụ kinh tế phải được phê chuẩn đúng đắn. Sự phê chuẩn được thực hiện qua hai loại: phê chuẩn chung và phê chuẩn cụ thể. SVTH: Nguyễn Thị Hồng Phượng Trang 6 Lớp: 32K06.1 Luận văn tốt nghiệp TS. Hoàng Tùng - Phê chuẩn chung: Là trường hợp người quản lý ban hành các chính sách để áp dụng cho toàn đơn vị. Sau đó, nhân viên cấp dưới căn cứ chính sách đó để xét duyệt các nghiệp vụ trong giới hạn mà chính sách cho phép. - Phê chuẩn cụ thể: Là trường hợp người quản lý xét duyệt từng nghiệp vụ riêng biệt chứ không đưa ra chính sách chung nào. Phê chuẩn cụ thể được áp dụng cho các nghiệp vụ không thường xuyên phát sinh. Phê chuẩn cụ thể cũng được áp dụng đối với những nghiệp vụ thường xuyên nhưng có số tiền vượt khỏi giới hạn cho phép của chính sách chung, thí dụ các nghiệp vụ bán chịu có số tiền lớn trên một mức ấn định nào đó. Các cá nhân hoặc bộ phận được ủy quyền để thực hiện sự phê chuẩn phải có chức vụ tương xứng với tính chất và tầm quan trọng của nghiệp vụ. Thí dụ như quyết định về mua sắm những tài sản có giá trị lớn từ xxx đồng trở lên phải do hội đồng quản trị phê chuẩn. - Kiểm soát vật chất đối với tài sản: Một biện pháp quan trọng để bảo vệ tài sản cũng như chứng từ sổ sách kế toán là việc sử dụng các phương tiện kiểm soát vật chất như các thiết bị bảo vệ hoặc thiết bị xử lý, ghi chép số liệu tự động. Ví dụ như hệ thống kho tàng phải có khóa, có camera chống trộm, phần mềm có phân quyền sử dụng và có password để đăng nhập… Đơn vị phải ban hành các quy chế kiểm soát như ra các nội quy ra vào kho, quy định về việc phân quyền sử dụng phần mềm,… nhằm hạn chế sự tiếp cận của nhân viên khi chưa được cho phép của quản lý. - Kiểm tra độc lập việc thực hiện: Là một quy định về kiểm tra một cách độc lập việc thực hiện nhiệm vụ của các thành viên trong đơn vị hoặc một quy trình nhằm phát hiện các sai phạm có thể xảy ra và điều chỉnh kịp thời. Kiểm tra độc lập nên được thực hiện đột xuất bởi những thành viên, bộ phận độc lập với bộ phận được kiểm tra. 2.5. Hệ thống giám sát và thẩm định “Monitoring” Giám sát là quá trình đánh giá tính hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ, bao gồm việc đánh giá thiết kế và vận hành hệ thống kiểm soát, kể cả việc điều chỉnh các thủ tục kiểm soát khi cần thiết. Giám sát được thực hiện thông qua các hình thức như: • Giám sát thường xuyên toàn bộ hoạt động của đơn vị. • Đánh giá độc lập, chẳng hạn như theo dõi và đánh giá việc ban lãnh đạo và nhân viên có tuân thủ các chuẩn mực về ứng xử của công ty không, hoặc đánh giá việc thực hiện so với kế hoạch. • Báo cáo những sai sót như là báo cáo cho lãnh đạo những trường hợp về gian lận, nghi ngờ gian lận, về các vi phạm nội quy có khả năng làm giảm uy tín của doanh nghiệp và gây thiệt hại về kinh tế. Một số công ty chọn có một “kiểm toán nội bộ” chịu trách nhiệm đảm bảo hệ thống kiểm soát nội bộ được tuân thủ. Kiểm toán nội bộ không được là thành viên của phòng kế toán vì các biện pháp kiểm soát nội bộ cũng áp dụng cho cả phòng kế toán. Cụ thể, kiểm toán nội bộ thường có trách nhiệm kiểm tra: • Việc tuân thủ các quy trình và chính sách, vốn là một phần của hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty. • Việc tuân thủ các chính sách và quy trình kế toán cũng như việc đánh giá tính chính xác của các báo cáo tài chính và báo cáo quản trị. • Xác định các rủi ro, các vấn đề và nguồn gốc của việc kém hiệu quả và xây dựng kế hoạch giảm thiểu những điều này. SVTH: Nguyễn Thị Hồng Phượng Trang 7 Lớp: 32K06.1 Luận văn tốt nghiệp TS. Hoàng Tùng Kiểm toán nội bộ báo cáo trực tiếp lên Tổng Giám đốc hoặc Hội đồng Quản trị. Do đó, với một kiểm toán nội bộ làm việc hiệu quả, hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty sẽ liên tục được kiểm tra và hoàn thiện. 3. Kiểm soát nội bộ trong môi trường tin học Do những đặc điểm khác nhau giữa việc xử lý bằng tay và bằng máy nên việc kiểm soát kế toán cũng có những đặc điểm khác nhau, do đó nhà quản trị cần phải thiết lập các thủ tục kiểm soát đặc trưng: 3.1 Kiểm soát nhập liệu Kiểm soát nhập liệu được thực hiện từ khi có nguồn dữ liệu cho đến khi hoàn tất việc nhập liệu vào hệ thống. Do đó cần phải kiểm soát nguồn dữ liệu và kiểm soát quát trình nhập liệu. 3.1.1 Kiểm soát nguồn dữ liệu Kiểm soát nguồn dữ liệu nhằm đảm bảo rằng dữ liệu nhập vào là hợp lệ. Những thủ tục kiểm soát cụ thể gồm: - Kiểm tra việc đánh số trước chứng từ gốc để hạn chế việc ghi trùng hay bỏ sót nghiệp vụ. - Chứng từ phải được phê duyệt đầy đủ và hợp lý. - Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý. - Đánh dấu chứng từ đã nhập liệu nhằm tránh nhập hai lần. - Sử dụng các chứng từ luân chuyển và đó là những chứng từ đã được luân chuyển từ bộ phận này đến bộ phận khác nên đã có sự kiểm tra, đối chiếu số liệu, tính hợp pháp, hợp lý… - Tạo số kiểm tra: Cho phép máy tính tự kiểm tra tính chính xác của dữ liệu nhập vào đặc biệt là các mã quan trọng như mã công nợ, mã tài sản… bằng cách mã hóa các mã này bằng mã tự kiểm. 3.1.2. Kiểm soát quá trình nhập dữ liệu Để đảm bảo quá trình nhập dữ liệu vào máy chính xác, đầy đủ cần phải sử dụng đoạn mã chương trình kiểm tra việc nhập liệu. Các thủ tục kiểm tra trình tự nhập liệu bao gồm: - Kiểm soát tính tuần tự: để nhập liệu nhanh chóng và đầy đủ thì dữ liệu phải được nhập theo đúng trình tự. Phần mềm thiết kế trình tự nhập liệu sao cho tương tự trình tự trên chứng từ để người dùng dễ nhập, tránh bỏ sót dữ liệu. - Kiểm soát kiểu dữ liệu: Dữ liệu nhập vào phải đúng với khai báo ban đầu về kiểu dữ liệu, ví dụ như kiểu memo, text… - Kiểm soát tính hợp lý của dữ liệu (số, ngày, tháng) - Kiểm soát tính có thực của đối tượng trong danh mục: ví dụ như một nhà cung cấp chưa khai báo trong danh mục nhà cung cấp của công ty là nhà cung cấp giả. - Kiểm soát tính đầy đủ của các dữ liệu quan trọng trong nghiệp vụ, các vùng này không được bỏ trống, nếu người dùng không nhập liệu vào những ô này thì hiện thông báo nhắc nhở. - Định dạng vùng nhập liệu (dấu phân cách hàng ngàn, thập phân, phân cách ngày tháng). - Sử dụng giá trị mặc định và tạo số tự động: Việc sử dụng giá trị mặc định hữu ích trong trường hợp nhập các nghiệp vụ có cùng nội dung kinh tế hay cùng thời điểm nhập liệu, khi đó sẽ tiết kiệm thời gian nhập liệu, ví dụ như các định khoản mặc định SVTH: Nguyễn Thị Hồng Phượng Trang 8 Lớp: 32K06.1 Luận văn tốt nghiệp TS. Hoàng Tùng cho các nghiệp vụ có cùng nội dung kinh tế. Tạo số tự động áp dụng trong việc tạo số chứng từ tự động. Hai chức năng này giúp cho việc nhập liệu nhanh và chính xác. - Sử dụng số tổng kiểm soát, số tổng kiểm soát nhằm kiểm tra tính chính xác của việc nhập liệu. - Thông báo lỗi đầy đủ, chính xác, rõ ràng và hướng dẫn sửa lỗi rõ ràng, dễ thực hiện: Hệ thống phải dự kiến những lỗi mà người dùng hay gặp phải và hướng dẫn sửa lỗi. 3.2. Kiểm soát quá trình xử lý dữ liệu và kiểm soát bảo trì tập tin Kiểm soát xử lý là kiểm tra sự chính xác của các thông tin kế toán trong quá trình xử lý số liệu, loại trừ các yếu tố bất thường trong quản lý, xử lý, đảm bảo cho hệ thống vận hành như thiết kế ban đầu. Kiểm soát quá trình xử lý dữ liệu và bảo trì tập tin bao gồm các thủ tục sau: - Kiểm soát ràng buộc toàn vẹn dữ liệu: Dữ liệu sau khi nhập vào hệ thống cần đảm bảo các ràng buộc toàn vẹn dữ liệu, có nghĩa là các dữ liệu có liên kết với nhau qua các mối liên hệ cho nên sẽ không được xóa khi liên kết dữ liệu vẫn đang tồn tại. - Kiểm tra dữ liệu hiện hành: Trong quá trình hoạt động có những dữ liệu không sử dụng nữa ví dụ như một nhà cung cấp đã phá sản thì những dữ liệu này sẽ làm đầy và giảm tốc độ xử lý của hệ thống, do đó cần kiểm tra và xóa các khỏi danh mục dữ liệu. - Kiểm soát trình tự xử lý dữ liệu: Hệ thống yêu cầu các mẫu tin trong tập tin dữ liệu phải nằm theo trình tự. Kiểm soát trình tự sẽ phát hiện ra mẫu tin không nằm đúng trình tự và báo lỗi cho người sử dụng. - Báo cáo các thông tin bất thường: Tiền mặt âm, hàng tồn kho âm,… - Đối chiếu với dữ liệu ngoài hệ thống: Bảng đối chiếu công nợ với nhà cung cấp, khách hàng, đối chiếu với bảng kê tiền gửi ngân hàng. - Tự động đối chiếu giữa tổng hợp với chi tiết nhằm ngăn chặn việc chỉnh sửa số liệu bất hợp pháp sau khi chuyển sổ cái. - Lập trình các kiểm soát: Tự động kiểm tra việc chuyển số liệu vào các tài khoản liên quan theo nguyên tắc ghi kép, hay chuyển số liệu chi tiết sang tổng hợp thì cần thiết lập khâu kiểm soát việc có kiểm tra dữ liệu của kế toán tổng hợp hay không trước khi chuyển sang sổ tổng hợp. 3.3. Kiểm soát thông tin đầu ra Kiểm soát thông tin đầu ra bao gồm chính sách và các bước thực hiện nhằm đảm bảo sự chính xác của số liệu. Việc kiểm soát có thể được thực hiện thông qua các thủ tục sau: - Xem xét các kết xuất nhằm đảm bảo nội dung thông tin cung cấp và hình thức phù hợp với nhu cầu sử dụng thông tin. - Đối chiếu giữa kết xuất và dữ liệu nhập thông qua các số tổng kiểm soát nhằm đảm bảo tính chính xác của thông tin. - Kiểm soát chuyển giao báo cáo đến người nhận: Chính xác thông tin đến đúng người sử dụng thông tin. - Đảm bảo an toàn cho các kết xuất và thông tin nhạy cảm của đơn vị. - Quy định người sử dụng thông tin phải có trách nhiệm kiểm tra tính chính xác, đầy đủ và trung thực các thông tin sau khi nhận thông tin, báo cáo. SVTH: Nguyễn Thị Hồng Phượng Trang 9 Lớp: 32K06.1 Luận văn tốt nghiệp TS. Hoàng Tùng - Quy định hủy các thông tin bí mật sau khi tạo ra báo cáo trên giấy than và các bản in thử. - Kiểm soát quá trình truyền thông tin báo cáo trên hệ thống mạng máy tính. II. Kiểm soát nội bộ các chu trình Mối quan hệ giữa các chu trình kế toán Mặc dù rất khác nhau về lĩnh về lĩnh vực sản xuất, quy mô kinh doanh, hoạt động,… nhưng các doanh nghiệp đều giống nhau ở chỗ các hoạt động cơ bản được lặp đi lặp lại một cách thường xuyên liên tục theo trình tự: Chu trình kế toán được hiểu là một hệ thống các sự kiện kinh tế trong một chu trình nghiệp vụ được kế toán xử lý theo một trình tự nhất định. Tùy theo quan điểm, người ta có thể chia làm nhiều chu trình và không thống nhất với nhau, phổ biến là quan điểm chia hệ thống kế toán thành 4 chu trình cơ bản: (1): Chu trình mua hàng và thanh toán (2): Chu trình chuyển đổi (3): Chu trình bán hàng và thu tiền (4): Chu trình tài chính Bảng sau mô tả nội dung của các chu trình kế toán: Hoạt động kinh doanh Chu trình kế toán Sự kiện kinh tế Hệ thống ứng dụng Đầu tư Chu trình tài chính -Tăng vốn -Sử dụng vốn -Báo cáo tài chính cho các chủ đầu tư -Hệ thống ghi nhật ký -Hệ thống tài sản cố định -Hệ thống báo cáo tài chính Dự trữ thanh toán tiền Chi phí -Yêu cầu hàng cần dự trữ -Nhận các hàng mua -Xác định nghĩa vụ thanh toán -Thanh toán -Mua hàng -Nhận hàng -Theo dõi thanh toán -Chi tiền Sản xuất chuyển đổi chi phí tài sản thành chi phí thời kỳ Chuyển đổi -Sử dụng các yếu tố sản xuất trong quá trình sản xuất -Nhập kho thành phẩm -Sử dụng các chi phí trong quá trình kinh doanh -Hàng tồn kho -Tiền lương -Kế toán chi phí Bán hàng thu tiền Bán hàng thu tiền -Nhận đặt hàng từ khách hàng -Giao hàng hoặc dịch vụ cho khách hàng -Nhận đặt hàng -Gởi hàng -Lập hóa đơn SVTH: Nguyễn Thị Hồng Phượng Trang 10 Lớp: 32K06.1 Đầu tư vốn Sản xuất Dự trữ Bán hàng Đầu tư vốn [...]... nay Tổng Công ty Dệt May Hòa Thọ có 9 đơn vị trực thuộc: Nhà máy May Hòa Thọ I Nhà máy May Hòa Thọ II Nhà máy May Hòa Thọ III Công ty Sợi Hòa Thọ Công ty May Hòa Thọ Điện Bàn Công ty May Hòa Thọ Quảng Nam Công ty May Hòa Thọ Hội An Công ty May Hòa Thọ Duy Xuyên Công ty May Hòa Thọ Đông Hà Ngoài ra, Tổng Công ty còn có một số Công ty liên kết: Công ty CP Thêu Thiên Tín, Công ty TNHH May Bình Phương, Công. .. công tác kiểm soát nội bộ trong điều kiện tin học hóa công tác kế toán đang áp dụng phổ biến hiện nay Trên cơ sở lý luận chung về kiểm soát nội bộ, đề tài tiếp tục đi vào phần II với thực trạng kiểm soát nội bộ tại nhà máy may Hòa Thọ II PHẦN II: THỰC TRẠNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI NHÀ MÁY MAY HÒA THỌ II THUỘC TỔNG CÔNG TY CỔ PHẦN DỆT MAY HÒA THỌ A ĐẶC ĐIỂM, TÌNH HÌNH CHUNG VỀ TỔNG CÔNG TY CỔ PHẦN DỆT... doan h may P đời sống Trang 20 Luận văn tốt nghiệp TS Hoàng Tùng II Một số đặc điểm cơ bản của nhà máy may Hòa Thọ II thuộc Tổng công ty cổ phần dệt may Hòa Thọ 1 Giới thiệu chung về nhà máy may Hòa Thọ II Nhà máy may Hòa Thọ II được thành lập năm 1999 và chính thức đi vào hoạt động vào ngày 25/02/2000 Nhà máy II có 12 chuyền sản xuất với 45 công nhân /chuyền và 60 máy/ chuyền được trang bị các máy móc... Dệt May hàng đầu Việt Nam của Tập đoàn Dệt May Việt Nam 3 Cơ cấu tổ chức quản lý Mô hình cơ cấu quản lý của Tổng công ty: ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ BAN KIỂM SOÁT BAN TỔNG GIÁM ĐỐC Các phòng ban chức năng Văn phòng đại diện Các đơn vị trực thuộc Các đơn vị hạch toán phụ thuộc Cty sợi Hoà Thọ Nhà máy may Hoà Thọ 1 Nhà máy may Hoà Thọ 2 Nhà máy may Hoà Thọ 3 Cty may Hoà Thọ Điện Bàn Cty may. .. nhà máy không tính và đánh giá sản phẩm dở dang B THỰC TẾ CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI NHÀ MÁY MAY HÒA THỌ II I Quy trình công nghệ và đặc điểm tổ chức sản xuất tại nhà máy 1 Quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm Sản phẩm của nhà máy chủ yếu là các sản phẩm may mặc sản xuất theo quy trình công nghệ sau: Quy trình công nghệ NVL CẮT MAY KCS ỦI KCS SẢN PHẨM 2 Đặc điểm sản xuất tại nhà máy Tổng công ty. .. đặt hàng Bộ chứng từ trên sẽ làm căn cứ để kế toán lập giấy đề nghị thanh toán trình lên Tổng công ty để công ty tiến hành thanh toán với nhà cung cấp: TỔNG CÔNG TY CỔ PHẦN DỆT MAY HÒA THỌ NHÀ MÁY MAY HÒA THỌ II CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc GIẤY ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN 1.2 Kiểm soát Giám Đốc thanh toán: Sau Kính gởi: - Tổng nghiệp vụ Tổng Công Ty khi ghi nhận toàn bộ nghiệp... gian theo thông báo của Tổng công ty thì nhà máy sẽ tiến hành xuất kho thành phẩm bàn giao cho Tổng công ty II Phân cấp quản lý tại Tổng công ty Các đơn vị trực thuộc Tổng công ty không có vốn và tài sản riêng Toàn bộ vốn và tài sản tại đơn vị phụ thuộc thuộc sở hữu của Tổng công ty Tổng công ty có thể phân cấp, ủy quyền cho các đơn vị phụ thuộc thực hiện một số nhiệm vụ trong công tác quản lý tài chính... ở Tổng công ty Nên hoạt động kiểm soát ở chu trình này cũng không được đặt ra Tóm lại, đề tài sẽ tăng cường kiểm soát ở các chu trình sau: - Chu trình mua hàng và thanh toán - Chu trình chuyển đổi trong đó đặc biệt quan tâm đến việc kiểm soát các khoản chi phí phát sinh để tạo nên sản phẩm III Môi trường kiểm soát, hệ thống thông tin kế toán tại nhà máy may Hòa Thọ II 1 Môi trường kiểm soát Nhà máy. .. Bàn Cty may Hoà Thọ Hội An Cty may Hoà Thọ Quảng Nam Cty may Hoà Thọ Duy Xuyên Cty may Hoà Thọ Đông Hà CÔNG TY LIÊN KẾT Cty cổ phần thêu Thiên Tín Cty TNHH may Tuấn Đạt Cty TNHH may Bình Phương Cty cổ phần Bao Bì Hoà Thọ Các phòng ban chức năng Văn phòng P tài chính kế toán P kỹ thuật đầu tư QL CLSP SVTH: Nguyễn Thị Hồng Phượng Lớp: 32K06.1 P quản lý chất lượng may P kỹ thuật công nghệ may P kinh doanh... hoạt động kiểm soát nội bộ tại nhà máy Các thủ tục kiểm soát áp dụng tại nhà máy 1 Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán Đặc điểm vật liệu của nhà máy: Đặc điểm vật liệu, hàng hóa của nhà máy là đa dạng, nhiều chủng loại, nhiều mẫu mã khác nhau, các loại vật liệu này nhỏ lẻ, dễ bị mất mát do đó hoạt động kiểm soát phải được thực hiện một cách chặt chẽ Để sản xuất một sản phẩm may mặc, nguyên . máy may Hòa Thọ II thuộc Tổng công ty cổ phần dệt may Hòa Thọ” làm luận văn tốt nghiệp. Luận văn gồm 3 phần: Phần 1: Cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ Phần 2: Thực trạng công tác kiểm soát nội. máy may Hòa Thọ II SVTH: Nguyễn Thị Hồng Phượng Trang 1 Lớp: 32K06.1 Luận văn tốt nghiệp TS. Hoàng Tùng PHẦN I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIẾM SOÁT NỘI BỘ I. Khái quát về hệ thống kiểm soát nội bộ 1 doanh Bảng cân đối kế toán SVTH: Nguyễn Thị Hồng Phượng Trang 17 Lớp: 32K06.1 Luận văn tốt nghiệp TS. Hoàng Tùng Kết luận phần 1: Phần I của đề tài này đã lý giải thế nào là kiểm soát nội bộ cũng