IV. Thực tế hoạt động kiểm soát nội bộ tại nhà máy
2.Khâu xuất vật tư, thực hiện chức năng sản xuất
Lưu đồ kiểm soát khâu xuất vật tư tại nhà máy Bộ phận có nhu cầu Phụ trách kế
hoạch
Q. Giám đốc Thủ kho Kế toán
Bộ phận có nhu cầu: Căn cứ vào nhu cầu thực tế tại các chuyền sản xuất, tổ trưởng các chuyền may sẽ viết giấy đề nghị xuất vật tư chuyển lên cho phụ trách kế hoạch ký duyệt. Mẫu phiếu đề nghị cấp nguyên vật liệu:
Duy ệt Duy ệt - Kế hoạch sản xuất - Nhu cầu thực tế của sản xuất Giấy đề nghị
xuất vật tư Phiếu xuất kho Phiếu xuất kho Kiểm tra PXK và tiến hành xuất Ghi thẻ kho Phiếu xuất kho Giấy đề nghị xuất vật tư Giấy đề nghị xuất vật tư Phiếu xuất kho Ghi sổ
Phụ trách kế hoạch kiểm tra tính hợp lệ của phiếu yêu cầu xuất vật tư, kiểm tra xem phiếu yêu cầu xuất vật tư có được lập dựa trên nhu cầu thực tế của sản xuất hay không, nếu đúng theo yêu cầu thực tế thì sẽ ký duyệt rồi chuyển sang cho Q. Giám đốc ký duyệt. Phiếu yêu cầu xuất vật tư sau khi được ký duyệt sẽ được phụ trách kế hoạch viết phiếu xuất kho, phiếu xuất kho được lập làm 2 liên, 1 liên phụ trách kế hoạch lưu, 1 liên giao cho thủ kho.
Thủ kho: Khi nhận được giấy đề nghị xuất vật tư, phiếu xuất kho, thủ kho tiến hành kiểm tra đối chiếu sự phê duyệt cũng như số lượng yêu cầu, nếu đạt yêu cầu thì tiến hành xuất kho, ghi số lượng thực xuất và ghi vào thẻ kho. Mẫu phiếu xuất kho Tổng công ty cổ phần dệt may Hòa Thọ
Nhà máy may Hòa Thọ II CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAMĐộc lập – Tự do – Hạnh phúc PHIẾU ĐỀ NGHỊ CẤP NGUYÊN VẬT LIỆU
Hòa Thọ, ngày 12 tháng 12 năm 2009 Đơn vị lãnh đạo: Nhà máy may Hòa Thọ II
Mã hàng:
Đơn vị nhận: Chuyền may 3 Lý do nhận:
STT Danh mục ĐVT Số lượng Xuất lĩnh Thực lĩnh Ghi chú
1 Dây nilon Cuộn 10 10
2 Cồn Lít 3 3
3 Phấn bay Viên 5 5
Tổng cộng
Phụ trách kế hoạch Lãnh đạo nhà máy Người lập
PHIẾU XUẤT KHO
Ngày 12 tháng 12 năm 2009
Tên và địa chỉ người nhận: Nguyễn Thị Lài tổ 12 Xuất tại kho:
STT Tên vật tư sản phẩm
ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
Y. cầu Thực xuất
1 Dây nilon Cuộn 10 10
2 Cồn Lít 3 3
3 Phấn bay Viên 5 5
Cộng tiền bằng chữ: (03 khoản)
Sau đó phiếu xuất kho sẽ chuyển lên phòng kế toán, kế toán căn cứ vào phiếu xuất kho lập bảng kê xuất vật tư rồi tiến hành nhập vào máy. Vì nhà máy tính giá hàng xuất kho theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ nên khi nhập liệu sẽ để trống phần đơn giá. Đến cuối tháng khi đã tập hợp đầy đủ các phiếu xuất kho cho từng mặt hàng thì kế toán tính ra chi phí nguyên vật liệu, nhập vào máy để tính toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. Khi đó mới có phiếu xuất kho hoàn chỉnh, cuối tháng kế toán in phiếu xuất kho ra để lưu trữ.
Nhận xét: Quá trình xuất kho nguyên vật liệu dựa trên yêu cầu sản xuất thực tế, có sự phê duyệt, kiểm tra đối chiếu đầy đủ. Chứng từ xuất vật tư qua nhiều lần kiểm tra đối chiếu càng cho thấy sự chính xác, có thật của nghiệp vụ. Khâu xuất nguyên vật liệu tại nhà máy đảm bảo đúng thủ tục, tuân thủ các thủ tục về lưu trữ, quản lý. Tuy nhiên nhà máy chưa có quy định định kỳ bao nhiêu ngày thì thủ kho chuyển phiếu xuất kho lên để kế toán ghi sổ, do đó các nghiệp vụ xuất kho chưa được ghi sổ kịp thời. Ngoài ra các phiếu yêu cầu xuất vật tư chưa được đánh số trước do đó việc quản lý các chứng từ này chưa được thực hiện chặt chẽ.
(adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});