1. Đánh giá môi trường kiểm soát
1.1 Những ưu điểm
Đội ngũ quản lý tại nhà máy luôn gương mẫu, năng động, nhiệt tình, có năng lực chuyên môn và năng lực lãnh đạo, tổ chức tốt hoạt động KSNB.
Cơ cấu tổ chức quản lý tương đối phù hợp, đơn giản, mỗi bộ phận đều có chức năng quyền hạn rõ ràng nên không xảy ra sự đùn đẩy và chồng chéo lẫn nhau. Chính sự phân chia trách nhiệm cụ thể cho mỗi cá nhân đã nâng cao tinh thần trách nhiệm đối với công việc mình thực hiện.
Con người là chìa khóa thành công, là mục tiêu và mục đích của mọi sự kiểm soát. Với lực lượng cán bộ công nhân viên năng động, nhiệt tình, giàu kinh nghiệm, có chuyên môn nghiệp vụ, những người lao động có tay nghề, không ngừng học hỏi, trau dồi kiến thức. Mặt khác, với ý thức làm việc tập thể cao và có sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận trong việc thực hiện tổ chức quản lý và kiểm soát quá trình sản xuất. Chính sự đồng lòng nhất trí và chấp hành nghiêm chỉnh những quy định của ban quản lý nên hoạt động sản xuất của nhà máy diễn ra một cách suôn sẽ, nhất quán, đồng bộ.
Công tác lập kế hoạch sản xuất kinh doanh và các định mức cũng được quan tâm và thường xuyên tiến hành kiểm tra đối chiếu việc thực hiện để phát hiện, xử lý kịp thời các sai lệch điều này giúp cho kế hoạch đặt ra luôn sát với thực tế và thường được hoàn thành tốt. Không những thế nhà máy còn được sự chỉ đạo trực tiếp từ phía Tổng công ty và sự giúp đỡ của tập đoàn dệt may Việt Nam cùng với sự giúp đỡ nhiệt tình của các đơn vị trong cùng ngành về công nghệ, quy trình tổ chức và quản lý sản xuất.
Nhà máy rất coi trọng chính sách nhân sự, công tác tuyển dụng, đề bạt, khen thưởng cán bộ công nhân viên luôn được tiến hành một cách nghiêm túc và hợp lý tạo cho cán bộ công nhân viên niềm tin và động lực phát triển.
Tại nhà máy có áp dụng các chương trình an ninh, trách nhiệm xã hội, tạo ra môi trường làm việc an toàn, lành mạnh và bình đẳng cho mọi người lao động.
Thực hiện nghiêm túc công tác kế toán là một trong những điều kiện phát huy được tác dụng tự kiểm tra của kế toán.. Về hình thức kế toán, phần mềm kế toán Bravo 6.3 theo "Chứng từ ghi sổ” phù hợp với đặc điểm kinh doanh và quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm, phù hợp với quy mô hiện tại. Với hình thức này thì mẫu sổ đơn giản, dễ ghi chép, dễ đối chiếu, kiểm tra số liệu kế toán. Về hệ thống báo cáo kế toán, các báo cáo tài chính được lập đầy đủ, đúng chế độ quy định.
1. Những hạn chế
Môi trường kiểm soát tại nhà máy được đánh giá chung là tốt, tuy nhiên vẫn còn tồn tại một số hạn chế như:
Việc kiểm soát chỉ là ở mức thực hiện đúng theo các quy định, các thành viên tự giám sát lẫn nhau, mà chưa có một hệ thống kiểm toán nội bộ để công tác kiểm soát của đơn vị tốt hơn.
Chức năng chủ yếu tại nhà máy là sản xuất các đơn đặt hàng mà Tổng công ty giao xuống, nên các thủ tục kiểm soát ở đây nhằm mục tiêu kiểm soát chi phí là chủ
yếu. Tuy nhiên nhà máy chưa chú trọng đúng mức công tác kiểm soát các khoản mục chi phí này. Đặc biệt là khoản mục chi phí sản xuất chung, chưa thiết lập định mức để kiểm soát tốt hơn. Các định mức chủ yếu được lập ở khoản mục chi phí nguyên vật liệu trực tiếp.
2. Đánh giá các thủ tục kiểm soát nội bộ tại nhà máyCác thủ tục kiểm soát áp dụng trong khâu mua hàng Các thủ tục kiểm soát áp dụng trong khâu mua hàng Mục
tiêu kiểm soát
Thủ tục kiểm soát hiện có
Nhận xét
Ưu điểm Hạn chế
Tính có thật
- ĐĐH được lập dựa trên Thông báo sản xuất từ Tổng công ty đưa xuống.
- Cân đối NPL căn cứ vào tình hình Tồn kho thực tế để tính ra số lượng cần mua, đồng thời tính toán thời gian hàng đến là phù hợp.
- Thủ kho khi nhận hàng đối chiếu số lượng thực nhận với phiếu đặt hàng.
- Kế toán kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ và đối chiếu các thông tin trên Hóa đơn mua hàng, PNK, PĐH trước khi ghi sổ kế toán.
- Đảm bảo đơn vị nhận đúng loại hàng đã đặt, đúng số lượng và chất lượng yêu cầu. - Có sự kiểm tra đối chiếu cẩn thận các chứng từ trước khi nhập liệu để phản ánh nghiệp vụ phát sinh. - Quá trình nhận hàng chưa tổ chức bộ phận kiểm tra chất lượng Sự phê
chuẩn -Phiếu đặt hàng chỉ lập khi có chữký của Q.Giám đốc xác định yêu cầu mua hàng là có thật. - Có sự kiểm tra và phê chuẩn các chứng từ đầy đủ theo quyền hạn. Tính đầy đủ -Các PNK do phụ trách kế hoạch đánh số thứ tự và được đính kèm với Hóa đơn tương ứng.
-Hóa đơn được sắp xếp theo số thứ tự của PNK và nhập liệu vào máy theo trình tự này.
-Khi có phát sinh nghiệp vụ mua hàng thì toàn bộ bộ chứng từ được chuyển đến phòng kế toán để đối
- Chứng từ được xếp theo đúng số thứ tự. - Không bỏ sót nghiệp vụ.
-Không có biên bản giao nhận hàng hóa
chiếu, kiểm tra và ghi sổ.
Sự đánh giá
- Tất cả các khoản chi phí được phép tính vào giá gốc của hàng mua vào đều được theo dõi đầy đủ, và được dùng để lập phiếu tính giá thành vật tư thực tế.
- Kế toán kiểm tra tính hợp pháp của chứng từ làm cơ sở để tính giá gốc của hàng mua vào trước khi nhập liệu vào máy tính.
- Đảm bảo giá trị hàng mua vào được đo lường trên cơ sở giá gốc. - Các số liệu được đối chiếu cẩn thận, hạn chế sai sót. - Có thể tính toán sai các số liệu các chi phí được tính vào giá mua.
- Nhập số liệu sai.
Sự phân loại
- Khi nhập liệu xong kế toán sẽ in ra PNK có định khoản, đính kèm với Hóa đơn… như là bằng chứng nghiệp vụ đã được ghi nhận.
- Kế toán sẽ kiểm tra lại các định khoản trên PNK này cùng với các hóa đơn và chứng từ tương ứng.
- Sơ đồ tài khoản đầy đủ. - Các nghiệp vụ mua hàng được ghi đúng tài khoản.
- Nhập liệu sai tài khoản.
Đúng
hạn - Chứng từ được chuyển lên phòngkế toán để ghi nhận ngay nghiệp vụ. Các nghiệpvụ mua vào được ghi sổ đúng lúc.
- PNK được thủ tho chuyển lên kế toán chưa kịp thời để ghi sổ. Chuyể n sổ và tổng hợp - Kế toán máy.
-Kế toán hàng kỳ lập bảng kê phiếu nhập và đối chiếu với các nghiệp vụ ghi nhận trong kỳ, cũng như đối chiếu giữa số liệu chi tiết và tổng hợp. Đảm bảo kết xuất đầy đủ các báo cáo đúng theo luật định.
- Máy tính bị hư hay phần mềm ứng dụng có thể bị lỗi.
Trong khâu thanh toán với nhà cung cấp các thủ tục chủ yếu là đối chiếu các hóa đơn của nhà cung cấp gởi tới, đối chiếu phiếu nhập kho sau đó kế toán sẽ gởi phiếu đề nghị chi tiền lên Tổng công ty để tiến hành thanh toán cho nhà cung cấp, hạn chế trong khâu này chủ yếu là việc ghi nhận các khoản đã thanh toán chưa kịp thời, việc đối chiếu công nợ chỉ thực hiện lúc cuối năm tài chính sẽ không kịp thời điều chỉnh những sai sót.
Các thủ tục kiểm soát nội bộ chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Mục
tiêu kiểm soát
Thủ tục kiểm soát hiện có
Nhận xét
Ưu điểm Hạn chế
Sự
sinh -Phiếu xuất vật tư được lập dựa trên yêu cầu xuất vật tư đã được phê chuẩn.
-Thủ kho khi xuất vật tư có sự kiểm tra tính hợp lệ của phiếu xuất vật tư và đối chiếu với phiếu yêu cầu xuất vật tư.
-Có sự phân công phân nhiệm giữa các bộ phận duyệt yêu cầu xuất vật tư với thủ kho và kế toán.
-Cuối kỳ kiểm kê vật tư dùng chưa hết còn ở nơi sản xuất và lập biên bản thanh lý sau đó chuyển cho kế toán để điều chỉnh giảm chi phí. -Việc kiểm tra đối chiếu số liệu giữa thủ kho và kế toán và phụ trách kế hoạch được tiến hành vào cuối năm.
-Có sự theo dõi chênh lệch chi phí giữa thực tế phát sinh so với kế hoạch thực sự tồn tại, có chứng từ đầy đủ, hợp lý. phụ trách kế hoạch chưa được thực hiện thường xuyên nên nếu có sai sót xảy ra thì khó phát hiện kịp thời để điều chỉnh. -Việc so sánh giữa kế hoạch và định mức chưa thực hiện chặt chẽ, đa số trường hợp chi phí thực tế phát sinh lớn hơn so với kế hoạch thì nhà máy chỉ thực hiện điều chỉnh kế hoạch mà chưa thực sự đi sâu vào phân tích những nguyên nhân thực sự của chênh lệch này để có hướng giải quyết cụ thể.
Sự phê chuẩn
-Quy định cấp có thẩm quyền phê chuẩn, xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ, quy định các nguyên tắc,thủ tục xuất kho nguyên vật liệu.
- Hoạt động
kiểm soát,
phê duyệt đầy
đủ và chặt
chẽ
Tính đầy đủ
-Có đầy đủ các phiếu yêu cầu xuất vật tư, phiếu xuất vật tư.
-Thủ kho định kỳ sẽ chuyển phiếu xuất kho cho kế toán ghi sổ.
- Định kỳ có sự đối chiếu số liệu giữa vật tư xuất kho, giữa thẻ kho và sổ chi tiết vật tư.
- Có sự theo dõi chênh lệch chi phí thực tế phát sinh với định mức.
- Sử dụng phiếu yêu cầu xuất vật tư, phiếu xuất vật tư chưa được đánh số thứ tự.
-Chưa quy định bao lâu thì thủ kho chuyển PXK cho kế toán ghi sổ.
-Việc theo dõi chưa được tiến hành chặt chẽ.
Sự đánh giá
- Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp liên quan tới nhiều đối tượng (các mã hàng của một đơn đặt hàng) được phân bổ cho từng đối tượng theo định mức công nghệ của đối tượng đó.
- Sử dụng một phương pháp tính giá xuất kho thống nhất.
- Có tiêu thức phân bổ hợp lý Sự phân loại
- Chi phí được tập hợp theo khoản mục.
-Vật tư được kiểm soát theo mã vật
-Việc quản lý kiểm soát chặt chẽ
tư.
-Ghi định khoản trên chứng từ kế toán và thường xuyên kiểm tra định khoản trên chứng từ.
Các thủ tục kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp Mục
tiêu kiểm soát
Thủ tục kiểm soát hiện có
Nhận xét
Ưu điểm Hạn chế
Tính có thật
- Mỗi công nhân đều có một thẻ chấm công, việc chấm công do máy chấm công thực hiện.
- Mỗi công nhân đều có thẻ theo dõi năng suất lao động hằng ngày, công nhân sẽ tính số lượng sản phẩm của mình, cuối ngày tổ trưởng sẽ xác nhận lại số lượng, KCS luôn kiểm tra chất lượng sản phẩm sau mỗi công đoạn.
- Có sự phân chia chức năng theo dõi nhân sự, chấm công, ghi chép tiền lương và tính lương.
- Lập bảng tính lương căn cứ trên thẻ chấm công, bảng theo dõi năng suất hàng ngày đã được ký duyệt.
- Việc chấm công theo phương pháp này đảm bảo sự chính xác khá cao. - Sản phẩm sản xuất ra có sự kiểm tra chặt chẽ từ các bộ phận có liên quan. - Có sự phân công phân nhiệm rõ ràng - Có sự đối chiếu rõ ràng - Chưa chặt chẽ vì có thể người này quẹt thẻ thay người khác. - Việc tính lương có thể có những sai sót về mặt số học. Sự phê chuẩn
- Thẻ chấm công, bảng theo dõi năng suất lao động hằng ngày có sự xác nhận của các tổ trưởng.
- Bảng đơn giá lương có sự phê
duyệt của Q. Giám đốc
- Hoạt động kiểm soát, phê duyệt khá đầy đủ. Tính đầy đủ -Sử dụng các thẻ chấm công đầy đủ, so sánh tiền lương thực tế với kế hoạch tiền lương
-Chi phí thực tế phát sinh trong kỳ được tổ chức ghi nhận đầy đủ Chưa đánh số trước các thẻ chấm công. Sự đánh giá
- Lập sổ theo dõi tiền lương theo từng công nhân
- Chi phí nhân công trực tiếp được phân bổ cho từng đối tượng theo doanh thu tính lương.
-Đánh giá chi phí nhân công phù hợp
Kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất chung:
tiêu kiểm soát Ưu điểm Hạn chế Sự phát sinh, sự tồn tại
- Các chứng từ phát sinh phải được kiểm tra tính hợp lệ trước hạch toán.
- Kiểm tra đối chiếu các chứng từ gốc của các chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí bằng tiền khác. - Máy móc hư hỏng, xảy ra sự cố thì phải lập biên bản sự cố, phiếu chi chỉ được lập khi có biên bản nghiệm thu sau khi sữa chữa.
- Những TSCĐ đã hết thời gian trích khấu hao phải được quản lý riêng. -Đảm bảo việc ghi nhận các khoản chi phí có thực -Không xây dựng các định mức chi phí sản xuất chung để kiểm soát hiệu quả hơn
Sự phê chuẩn
-Các khoản chi phí sản xuất được phê chuẩn đầy đủ trước khi ghi sổ
- Hoạt động kiểm soát, phê duyệt khá đầy đủ. Tính đầy đủ Có sự so sánh chi phí sản xuất
chung giữa các kỳ với nhau Chưa thiết lập các địnhmức chi phí sản xuất chung
