II
1. Môi trường kiểm soát
Nhà máy luôn đặt chất lượng sản phẩm lên hàng đầu, phấn đấu hoàn thành đúng kế hoạch lịch trình sản xuất đặt ra, môi trường làm việc lành mạnh, phát huy năng lực cá nhân. Môi trường kiểm soát tại nhà máy được đánh giá qua
1.1 Sự trung thực và các giá trị đạo đức
Sự trung thực và các giá trị đạo đức tại nhà máy luôn được tôn trọng, các nhà quản lý ở nhà máy luôn tôn trọng các chuẩn mực về đạo đức và cư xử đúng đắn. Chính nhờ vào điều này mà các sai phạm được hạn chế rất nhiều.
1.2 Triết lý quản lý và phong cách hoạt động
Quyền giám đốc nhà máy, phụ trách kế hoạch, phụ trách hoàn thành, phụ trách tổ chức hành chính, phụ trách KCS, tổ trưởng, tổ phó các chuyền may, phụ trách kế toán là những người tham gia vào điều hành hoạt động sản xuất. Đây là những người chịu trách nhiệm trước Tổng công ty về mọi hoạt động sản xuất của nhà máy, đây là những nhà lãnh đạo có trách nhiệm cao, luôn tuân thủ các quy định quy tắc do Tổng công ty ban hành. Ban điều hành nhà máy luôn coi trọng tính trung thực của thông tin kế toán và trên báo cáo tài chính.
1.3 Năng lực của đội ngũ nhân viên
Nhân viên tại nhà máy được tuyển dụng và phân công công việc đều dựa vào trình độ chuyên môn và kinh nghiệm phù hợp với chức năng công việc được đảm nhận.
1.4 Cơ cấu tổ chức
Nhà máy tổ chức bộ máy quản lý cụ thể (trang 22), quan hệ chỉ đạo thực hiện từ trên xuống dưới, có sự phân công phân nhiệm rõ ràng giữa các bộ phận, các bộ phận
có mối quan hệ trực tuyến chức năng, hỗ trợ lẫn nhau trong việc quản lý điều hành sản xuất.
1.5 Chính sách nhân sự
Ban giám đốc nhà máy luôn quan tâm và đánh giá cao vai trò của người lao động trong hoạt động sản xuất kinh doanh của mình. Mục tiêu nhà máy đặt ra là phải xây dựng đội ngũ cán bộ, công nhân viên lớn mạnh cả về số lượng lẫn chất lượng. Nhà máy tạo mọi điều kiện, môi trường làm việc cho cán bộ công nhân viên và người lao động phát huy hết khả năng của mình, tạo hiệu quả làm việc cao.
Nhà máy thường xuyên tổ chức khen thưởng đối với những cá nhân hay đơn vị đã có những đóng góp tích cực giúp nhà máy ngày càng phát triển chẳng hạn như hoàn thành nhiệm vụ một cách xuất sắc, đóng góp các sáng kiến cải tiến trong công việc,… Bên cạnh đó nhà máy cũng có những hình thức kỉ luật nghiêm khắc đối với các đơn vị, cá nhân không tuân thủ những quy định của nhà máy về quản lý sử dụng các thiết bị, vật tư, an toàn, bảo hộ lao động.
Nhà máy có kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng, sắp xếp những công nhân có tay nghề cao, có năng lực vào vị trí thích hợp đáp ứng yêu cầu trước mắt và lâu dài. Hằng năm, nhà máy luôn tổ chức các cuộc thi lựa chọn những công nhân có tay nghề cao nhằm nâng cao bậc lương cho công nhân qua đó khuyến khích công nhân không ngừng nâng cao tay nghề của mình.
Công nhân làm việc tại nhà máy luôn được bảo hộ an toàn về lao động, có những chính sách phụ cấp, được hưởng đầy đủ các quyền lợi theo quy định của nhà nước. Đồng thời ban quản lý của nhà máy luôn tạo một môi trường làm việc thoải mái cho người lao động, luôn dành thời gian cho công nhân nghỉ giữa giờ, tập thể dục.
1.6 Công tác kế hoạch
Công tác lập kế hoạch sản xuất, dự kiến ngày vào chuyền của sản phẩm và ngày kết thúc luôn được nhà máy hết sức chú trọng. Đây là cơ sở đảm bảo sản xuất theo đúng tiến độ, sản phẩm hoàn thành đúng thời gian quy định.
1.7 Các nhân tố bên ngoài
Công tác kiểm tra, kiểm soát nội bộ của nhà máy còn chịu sự giám sát chặt chẽ của Tổng công ty, thanh tra lao động, thanh tra bộ công nghiệp, an toàn lao động, vệ sinh môi trường. Định kỳ tại nhà máy có mời kiểm toán về kiểm tra, cuối năm còn có kiểm toán quốc tế về kiểm tra trước khi công bố kết quả ra bên ngoài. Hoạt động kiểm tra giám sát ở đây hết sức chặt chẽ, đây là môi trường tốt nhằm hạn chế tối đa mọi sai phạm.
Nhận xét: Môi trường kiểm soát tại nhà máy nhìn chung là rất tốt. Một môi trường kiểm soát tốt sẽ là nền tảng quan trọng cho sự hoạt động hiệu quả của hệ thống KSNB. Tuy nhiên sự đoàn kết trong đội ngũ công nhân tham sản xuất còn yếu, mâu thuẫn giữa các bộ phận, các chuyền may cũng thường xuyên xảy ra.
2. Hệ thống thông tin kế toán
Hệ thống thông tin kế toán của nhà máy luôn đảm bảo cung cấp thông tin đầy đủ, nhanh chóng, kịp thời cho Q.Giám đốc, đảm bảo ngăn ngừa các sai sót trong chứng từ sổ sách.
Hệ thống thông tin kế toán tại nhà máy được xây dựng trên các mục tiêu về: Tính có thật, sự phê chuẩn, tính đầy đủ, sự đánh giá, sự phân loại, sự đúng kỳ, chuyển sổ và tổng hợp chính xác.
2.1 Trong chu trình mua hàng và thanh toán
- Hệ thống chứng từ kế toán
Các chứng từ sử dụng trong chu trình khá đầy đủ, bao gồm: Phiếu yêu cầu mua hàng hóa dịch vụ, Phiếu đặt hàng, Chứng từ Hóa đơn vận chuyển, Phiếu nhập kho, Hóa đơn nhà cung cấp, giấy đề nghị thanh toán,...là cơ sở để KSNB chu trình thực hiện được các mục tiêu đề ra.
Các chứng từ trong chu trình luôn được kiểm tra và phê chuẩn trước khi thực hiện và luân chuyển qua các bộ phận khác. Đối với các bộ phận nhận chứng từ để thực hiện thì cũng phải qua bước kiểm tra xem đã có sự phê chuẩn đúng thẩm quyền, và có sự so sánh đối chiếu với các chứng từ liên quan.
HĐGTGT sau khi nhận về được kế toán tổng hợp kiểm tra lại việc tính toán, và đối chiếu so sánh với phiếu nhập kho, phiếu đặt hàng, các chứng từ này được kẹp cùng nhau trong bộ hồ sơ mua hàng. Các chứng từ sau khi nhập vào máy thì có đóng dấu để phân biệt với các chứng từ chưa nhập.
- Tài khoản kế toán và sổ sách kế toán
Hệ thống tài khoản của công ty theo tiêu chuẩn của bộ tài chính và đáp ứng được yêu cầu quản lý của công ty. Trong chu trình này hệ thống tài khoản bao gồm TK 152, 331, 336,...
Công ty tổ chức hệ thống sổ sách kế toán bao gồm các sổ chi tiết và sổ tổng hợp phục vụ cho việc ghi chép phản ánh nghiệp vụ mua hàng và thanh toán. Sổ chi tiết công nợ của một đối tượng, Sổ tổng hợp công nợ của một đối tượng, Sổ chi tiết vật tư,...
- Báo cáo kế toán
Công ty sử dụng hình thức kế toán máy nên việc cập nhật chứng từ vào máy, đưa ra các báo cáo là nhanh chóng, kịp thời. Các báo cáo trong chu trình như là: Báo cáo tổng hợp hàng nhập mua, Bảng tổng hợp số dư công nợ, Báo cáo số dư hiện thời của hàng tồn kho.
2.2 Hệ thống chi phí sản xuất
- Hệ thống chứng từ kế toán
Các chứng từ sử dụng bao gồm:
Đối với chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: giấy đề nghị xuất vật tư, phiếu xuất kho
Chi phí nhân công trực tiếp: Thẻ chấm công, Bảng theo dõi năng suất lao động hằng ngày, Bảng tính lương, Bảng phân bổ tiền lương, Bảng kê sản lượng và doanh thu, Phiếu chi, Giấy đề nghị chi lương, Bảng xác nhận quỹ lương, …
Chi phí sản xuất chung: Hóa đơn giá trị gia tăng, Bảng tính và phân bổ khấu hao tài sản cố định, Phiếu xuất kho, Phiếu chi, Bảng tính chi tiết điện năng tiêu thụ,…
- Tài khoản kế toán và sổ sách kế toán
Hệ thống tài khoản do bộ tài chính ban hành. Các tài khoản chi phí 621, 622, 627, 154,... ngoài ra còn chi tiết cho các đối tượng.
- Báo cáo kế toán
Các báo cáo kế toán phục vụ trong công tác kiểm soát chi phí gồm có: Bảng phân tích giá thành, Báo cáo doanh thu và chi phí theo khoản mục, Bảng phân tích hiệu quả kinh doanh cho từng loại sản phẩm,...