IV. Thực tế hoạt động kiểm soát nội bộ tại nhà máy
1. Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán
Đặc điểm vật liệu của nhà máy: Đặc điểm vật liệu, hàng hóa của nhà máy là đa dạng, nhiều chủng loại, nhiều mẫu mã khác nhau, các loại vật liệu này nhỏ lẻ, dễ bị mất mát do đó hoạt động kiểm soát phải được thực hiện một cách chặt chẽ.
Để sản xuất một sản phẩm may mặc, nguyên vật liệu chính ở đây là vải, nguyên vật liệu này được Tổng công ty cấp xuống cho nhà máy, vải được nhập trực tiếp tại nơi sản xuất để thuận tiện cho việc sản xuất, vật liệu phụ như dây kéo, nút, móc đều do Tổng công ty cấp xuống, các loại vật liệu này nhập ở kho nhà máy, khi có yêu cầu sản xuất thì mới thực hiện xuất ra dùng. Nhà máy chỉ chịu trách nhiệm mua chỉ may và thùng. Khi mua về chỉ được nhập ở kho phụ liệu, thùng nhập ở bộ phận hoàn thành.
Đặc điểm nhà cung cấp: Nhà cung cấp được Tổng công ty chỉ định, nhà máy không phải chịu trách nhiệm tìm kiếm nhà cung cấp.
Qúa trình sản xuất bắt đầu từ khi có Thông báo sản xuất từ tổng công ty đưa xuống.
Lưu đồ kiểm soát chu trình mua hàng và thanh toán tại nhà máy
Tổng
công ty Phụ trách kếhoạch Q.Giámđốc Nhà cungcấp Thủ kho tổng hợpKế toán tổng côngKế toán ty TB SX Cân đối NPL Phiếu yêu cầu mua NPL Phiếu đặt hàng Duyệt Phiếu đặt hàng Hàng HĐ GTGT kiêm PXK Nhận hàng Phiếu nhập kho Ghi thẻ kho Phiếu nhập kho HĐ GTGT Nhập liệu Giấy đề nghị thanh toán Giấy đề nghị thanh toán Phiếu nhập kho
* Kiểm soát chức năng chuẩn bị đơn đặt hàng
Khi Tổng công ty đưa Thông báo sản xuất xuống cho nhà máy cùng với lượng vải để sản xuất theo đơn đặt hàng, phụ trách kế hoạch sẽ dựa vào Thông báo sản xuất với định mức công nghệ tính ra lượng chỉ và thùng cần dùng vào sản xuất, cân đối lượng còn tồn trong kho từ đó tính ra lượng cần mua và lập giấy đề xuất mua vật tư trình Q.Giám đốc ký duyệt.
Căn cứ giấy đề xuất đã được ký duyệt phụ trách kế hoạch sẽ lập phiếu đặt hàng gởi nhà cung cấp mà Tổng công ty đã chỉ định. Vật liệu mà nhà máy mua đều dựa trên Thông báo sản xuất từ Tổng công ty đưa xuống. Khi có Thông báo sản xuất thì mới tiến hành mua nên chi phí lưu kho ở đây rất ít. Dưới đây là mẫu phiếu đặt hàng:
PHIẾU ĐẶT HÀNG Ngày 2 tháng 12 năm 2009 Kính gởi: COAST TOOTAL PHONG PHU Co., Itd. Tel No. 8969465/6 Fax No. 8969465
Chi nhánh TP Đà Nẵng
Tel: 05113829077 Fax: 0511 3823654
Tên đơn vị (Cá nhân); Tổng C.ty CP Dệt May Hòa Thọ/ NM MAY HÒA THỌ II Tel No. Fax No: 05110879366
Thời gian giao hàng: 15/12/2009 Nơi giao hàng: Tại kho NM May 2
Dùng cho mã hàng: 5CSBPP01 Số lượng: pcs Khách hàng: RESOURCE
STT Item No Nhãn hiệu Brand Chỉ số Yarn count Chiều
dài Customr’ Số lượng Quantity Định mức s Shade
Màu vải
1 ASTRA 40/2 5000 BLACK 001 BLACK 552 85
80729 039-CHAR 483 66NJV 252-KHAKI 482 C9178 740-STRAW 463
2 ASTRA 50/2 5000 BLACK 001 BLACK 1038 160
80729 039-CHAR 909 66NJV 252-KHAKI 907 C9178 740-STRAW 872
3 ASTRA 40/2 5000 BLACK 001 BLACK 1164 50
TỔNG CỘNG 6870 295
NHÀ MÁY MAY HÒA THỌ 2
1.2 Kiểm soát khâu nhập vật tư
Sau khi vật tư mua về, bộ phận nhận hàng sẽ kiểm tra đối chiếu Phiếu đặt hàng với Hóa đơn nhà cung cấp, kiểm tra về mặt số lượng, chủng loại.
Các quy định chi tiết về kiểm tra phụ liệu như sau:
+ Thùng Carton: Kiểm tra thông tin in trên mặt thùng, kết cấu đóng thùng (đóng bằng đinh ghim hay dán keo).
+ Các loại chỉ: Kiểm tra về màu sắc, số lượng, ký hiệu.
Nhà máy không tổ chức kiểm tra chất lượng các loại vật liệu nhập về vì theo quan điểm ở đây thì nhà cung cấp đã đảm bảo cung cấp đúng chất lượng sản phẩm, khâu kiểm tra không cần thiết.
Sau khi kiểm tra, nếu đạt yêu cầu thì bộ phận nhận hàng, thủ kho tiến hành ký nhận hàng (là hóa đơn kiêm phiếu xuất kho nhà cung cấp gởi tới). Toàn bộ chứng từ về việc giao nhận hàng sẽ được chuyển cho phụ trách kế hoạch để lập phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho được lập thành 2 liên, 1 liên lưu do phụ trách kế hoạch lưu, 1 liên giao cho thủ kho để tiến hành ghi vào thẻ kho. Sau đó thủ kho sẽ tiến hành chuyển phiếu nhập vật tư, phụ trách kế hoạch sẽ chuyển hóa đơn tới để kế toán ghi sổ.
Mẫu hóa đơn giá trị gia tăng của nhà cung cấp:
HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG KIÊM PHIẾU XUẤT KHO VAT INVOICE (Copy 2: Customer)
MS/VAT code: 0300828098
Nơi xuất hóa đơn/ Issue at: Công ty TNHH Coats Phong Phú Địa chỉ/ Add: Tăng Nhơn Phú B – Quận 9
Tên khách hàng/ Customer’s Name: TCT Cổ phần dệt may Hòa Thọ - NM2 Địa chỉ/Address: NM MAY 2
Nơi giao hàng/ Delivery Place: NM MAY 2: 36 Ông Ích Đường Đà Nẵng Ngày thanh toán/ Due Date: 26/2/2010
TÊN QUY CÁCH SẢN PHẨM HÀNG HÓA Desscription MÃ HÀNG ART/TKT/SHADE ĐVTUnit SỐ LƯỢNG Quantity ĐƠN GIÁ Unit Price THÀNH TIỀN Amount ASTRA 110T27 5000M CONE SSP 8754110-BLACK Cone 552 1,39 767,28 ASTRA 110T27 5000M CONE SSP 8754110-80729 Cone 483 1,39 671,37 ASTRA 110T27 5000M CONE SSP 8754110-66NJV Cone 482 1,52 732,64 ASTRA 110T27 5000M CONE SSP 8754110-C9178 Cone 463 1,39 643,57 ASTRA 150T21 5000M CONE SSP 8754150-BLACK Cone 1038 1,21 1255,98 ASTRA 150T21 5000M CONE SSP 8754150-80729 Cone 909 1,12 1018,08 ASTRA 150T21 5000M CONE SSP 8754150-66NJV Cone 907 1,38 1251,66 ASTRA 150T21 5000M CONE SSP 8754150-C9178 Cone 872 1,21 1055,12 ASTRA 110T27 5000M CONE SSP 8754110-BLACK Cone 1164 1,39 1617,96
Tỷ giá/ Exchange Rate: 17,941 Tổng cộng/ Total 7,777 9,013.66USD Thuế suất GTGT (VAT Rate): 10% Tiền thuế GTGT/ VAT:18,565,167 VNĐ 901.36USD
Tổng cộng tiền thanh toán/ Total
amount 9,915,02USD Bằng chữ/ In words: Chín nghìn chín trăm mười lăm đô la Mỹ và hai xu
Kế toán sau khi kiểm tra các chứng từ, kiểm tra sự phê duyệt, đối chiếu thông tin giữa các chứng từ sẽ tiến hành nhập liệu vào phần mềm kế toán. Phần mềm được thiết kế hợp lý trong việc nhập liệu do đó công việc của kế toán là nhập đầy đủ và chính xác các thông tin, khi nhập xong phần mềm sẽ tự động kết chuyển số liệu, sau đó kế toán sẽ tiến hành in phiếu nhập kho ra để lưu trữ cùng với các hóa đơn do nhà cung cấp gởi tới và phiếu đặt hàng.
Bộ chứng từ trên sẽ làm căn cứ để kế toán lập giấy đề nghị thanh toán trình lên Tổng công ty để công ty tiến hành thanh toán với nhà cung cấp:
1.2 Kiểm soát nghiệp vụ thanh toán: Sau khi ghi nhận toàn bộ nghiệp vụ mua hàng toàn bộ chứng từ sẽ được kế toán sử dụng để lập giấy đề nghị thanh toán gởi cho Tổng công ty:
Sau khi gởi giấy đề nghị thanh toán lên Tổng công ty, Tổng công ty sẽ tiến hành thanh toán cho nhà cung cấp, định kỳ, thường là cuối tháng Tổng công ty sẽ gởi sổ chi tiết TK 136 xuống cho nhà máy để tiến hành ghi giảm khoản phải trả cho người bán. Đến cuối năm thì nhà cung cấp mới gởi bảng đối chiếu công nợ cho nhà máy để tiến hành đối chiếu.
Nhận xét:
Trong khâu mua hàng và thanh toán nhà máy chỉ chịu trách nhiệm mua chỉ và thùng tuy nhiên trong khâu này thì nhà cung cấp do Tổng công ty lựa chọn, nhà máy chỉ chịu trách nhiệm tính toán lượng chỉ và thùng cần thiết để sản xuất, thanh toán cho TỔNG CÔNG TY CỔ PHẦN DỆT MAY HÒA THỌ
NHÀ MÁY MAY HÒA THỌ II CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc GIẤY ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN Kính gởi: - Tổng Giám Đốc Tổng Công Ty
- Phòng TC – KT
Kính đề nghị Tổng Giám Đốc, Phòng TC – KT Công ty thanh toán cho: Đơn vị: Công ty liên doanh Coast Phong Phú
Số tiền: 28.578.546
Bằng chữ: Hai mươi tám triệu, năm trăm bảy mươi tám nghìn, năm trăm bốn mươi sáu đồng.
Về khoản: mua chỉ may
Chứng từ: 077640, 085337, 081820 (3 hóa đơn) Hình thức thanh toán: Chuyển khoản
Số tài khoản: 007100002616 VNĐ
Tại ngân hàng: Ngân hàng VCB – Tp HCM Thời gian thanh toán chậm nhất: 10/2/2010
Rất mong Tổng Giám Đốc và Phòng TC – KT quan tâm giải quyết. Đà Nẵng, ngày 12 tháng 12 năm 2010
nhà cung cấp cũng do tổng công ty đứng ra thanh toán. Việc kiểm soát ở khâu này chủ yếu là kiểm soát việc nhập kho và đối chiếu số lượng, chủng loại.
Khâu mua hàng và thanh toán tại nhà máy đã tạo được môi trường kiểm soát hữu hiệu, hiệu quả. Tuy nhiên, quá trình nhập kho hàng hóa chưa có lập Biên bản giao nhận hàng, không tổ chức bộ phận kiểm tra chất lượng.
Việc ghi sổ nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp chưa đảm bảo tính kịp thời, cuối tháng khi kế toán Tổng công ty gởi sổ chi tiết tài khoản 136 xuống thì mới biết được tình hình thanh toán cho nhà cung cấp, lúc này mới ghi giảm khoản phải trả cho nhà cung cấp, việc đối chiếu công nợ với nhà cung cấp cũng đợi đến cuối năm mới đối chiếu, như thế những sai sót xảy ra khó phát hiện kịp thời để điều chỉnh. Kế toán cũng không theo dõi được các khoản thanh toán đến hạn hay quá hạn. Không theo dõi các khoản thanh toán được hưởng chiết khấu, đây cũng là một hạn chế của hệ thống.