IV. Thực tế hoạt động kiểm soát nội bộ tại nhà máy
3.Kiểm soát hệ thống tính lương và ghi nhận chi phí nhân công trực tiếp
Vì đây là nhà máy may nên số lượng công nhân tham gia sản xuất là rất lớn. Khoản mục chi phí nhân công này cũng chiếm tỷ trọng lớn nhất trong bảng phân tích giá thành cuối tháng. Kiểm soát khâu tính lương cùng với việc ghi nhận khoản chi phí nhân công trực tiếp là vấn đề lớn đang được quan tâm ở nhà máy.
Quản lý nhân sự
Kiểm soát bộ phận
người lao động Người lao động Bộ phận tính lương Q.Giám đốc Kế toán
Bắt đầu Tuyển dụng nhân viên Hợp đồng lao động Hồ sơ nhân viên Kế hoạch
sản xuất Thẻ chấm công,bảng theo dõi năng suất Bảng chấm công Kiểm tra, duyệt Bảng chấm công Bảng tính lương Sổ theo dõi lương Duy ệt Bảng tính lương Bảng tính lương đã duyệt Phiếu chi Sổ kế toán Bảng theo dõi năng suất hàng ngày Bảng phân bổ tiền lương Bảng thanh toán tiền lương Bảng theo dõi năng suất hằng ngày
Các hoạt động xử lý trong hệ thống tính lương
3.1 Cập nhật thông tin về nhân sự
Căn cứ vào yêu cầu của hoạt động sản xuất phòng tổ chức sẽ lập kế hoạch tuyển dụng công nhân sản xuất, khi công nhân nộp hồ sơ xin việc vào nhà máy thì phụ trách tổ chức hành chính của nhà máy sẽ kiểm tra tính xác thực của hồ sơ xin việc, sau đó nhận công nhân vào kiểm tra tay nghề và thử việc (1 tháng hoặc 2 tháng tùy theo tính chất công việc) sau thời gian thử việc sẽ tiến hành ký kết hợp đồng lao động. Hợp đồng lao động là căn cứ để kế toán lập bảng tính lương cho công nhân.
3.2 Bộ phận lao động và quản lý lao động
Mỗi công nhân đều có một thẻ chấm công riêng, thẻ này theo dõi ngày giờ công nhân ra vào công ty. Máy chấm công sẽ tự động chấm công cho công nhân khi bỏ thẻ và rút thẻ ra khỏi máy.
Dưới đây mô tả thẻ chấm công:
Đây là hình thức chấm công hiện đại, giúp quản lý lao động chặt chẽ, đảm bảo việc chấm công là chính xác. Tuy nhiên với hình thức chấm công hiện đại này nên có một bộ phận theo dõi tình hình bấm công tránh tình trạng người này bấm thay người khác, hiện nay thì nhà máy chưa tổ chức cán bộ theo dõi tình hình ra vào của công nhân do đó rủi ro bấm hộ thẻ là rất lớn.
Ngoài ra mỗi công nhân còn có một bảng theo dõi năng suất lao động hằng ngày. Mỗi chuyền sản xuất có một tổ trưởng và một tổ phó quản lý, cuối ngày tổ phó có nhiệm vụ kiểm nhận số lượng sản phẩm công đoạn mà từng công nhân đã làm và
ATTENDED CARD
No: ………... Name:………..
Part: ……….. Month:……….
Date Morning Apternoon Over time HRS
IN OUT IN OUT IN OUT
1 2 … … 30 31
WORKING DAYS REGULATION
WORKING HOURS: DAY OFF: days LEAVE – OFF: hours OVER TIME hours AMD.DEPT AMD.DEPT
ghi trên bảng theo dõi năng suất hàng ngày, cuối tháng kế toán tiền lương sẽ tập hợp bảng này để tính lương cho công nhân.
Dưới đây mô tả bảng theo dõi năng suất công việc
Cứ hai tiếng một lần phụ trách kế hoạch, phụ trách KCS sẽ tập hợp số lượng sản phẩm thoát chuyền mà toàn nhà máy đã sản xuất được cũng như số sản phẩm còn nằm trên chuyền còn tiếp tục gia công. Xác định chuyền nào hoàn thành tốt, chuyền nào chậm tiến độ để tuyên dương và đôn đốc sản xuất, các chuyền sản xuất liên kết với nhau, đầu ra của chuyền này là đầu vào của chuyền kia, do đó nếu không hoàn thành ở một công đoạn, một chuyền sản xuất nào đó sẽ gây ứ đọng sản phẩm, ảnh hưởng đến các chuyền sản xuất còn lại. Vì thế mà nhà máy luôn theo dõi sát sao tiến độ sản xuất đồng thời có kế hoạch đôn đốc công nhân sản xuất để đảm bảo tiến độ sản xuất đề ra. Bên cạnh đó việc quản lý chặt chẽ như thế này còn đảm bảo quản lý tốt số lượng sản phẩm đang sản xuất tránh tình trạng mất mát do trộm cắp,…
Báo cáo sản xuất hằng ngày (phụ lục 02) cho biết số lượng sản phẩm sản xuất trong một ngày. Cuối tháng kế toán tập hợp các bản báo cáo sản xuất hằng ngày để tính ra số lượng sản phẩm sản xuất, đây là cơ sở để tính lương.
Các biện pháp kiểm soát khâu sản xuất, ghi nhận số lượng sản xuất, kiểm tra sản phẩm được các cán bộ phụ trách thực hiện hết sức chặt chẽ, sản phẩm hoàn thành qua nhiều khâu kiểm soát đã phát hiện được những lỗi cơ bản, số lượng sản phẩm sản xuất được kiểm soát và theo dõi chặt chẽ, cơ sở để tính lương sản phẩm vì thế đã tránh được nhiều sai sót xảy ra.
3.3 Thực hiện tính lương cho công nhân
Kế toán theo dõi lương sẽ căn cứ vào hợp đồng lao động và mở sổ theo dõi lương cho từng công nhân theo tháng, mỗi công nhân có một mã riêng để tiện cho việc quản lý. Cuối tháng khi nhận được thẻ chấm công và bảng theo dõi năng suất công
Bảng theo dõi năng suất công việc
Tháng 12 năm 2009 Tổ: May 1 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Tên công nhân: Nguyễn Thị Lài Mã nhân viên:
Ngày Mã hàng SLĐM ĐM ngày Tên công đoạn
Số lượng theo giờ SL tổng cộng SL tái chế 7h- 9h 9h30-11h30 13h-14h30 14h30-16h Tăngca 01/12 245 Hoàn chỉnh thân trước 17 22 15 13 67 02/12 246 Hoàn chỉnh thân sau 14 23 24 17 78 03/12 ,,, ,,, ,,, ,,, ,,, ,,, ,,, ,,,
việc có đầy đủ chữ ký của công nhân và tổ trưởng, kế toán tính lương sẽ tiến hành tính lương, lập bảng tính lương, bảng tổng hợp thanh toán tiền lương.
Một số quy định về tính lương của công nhân trong toàn nhà máy: Tiền lương công nhân may và phụ may:
= Sản lượng công đoạn x đơn giá tiền lương công đoạn Lương tăng ca = 1.5 x lương bình thường
Lương ngày nghỉ = 2 x lương bình thường Lương ngày lễ = 3 x lương bình thường
Mỗi công nhân được phát một quyển sổ tay cập nhật các chính sách và quy định về quyền lợi và nghĩa vụ giữa tổng công ty và người lao động, tài liệu này bao gồm những nội dung cơ bản như: Nội quy lao động, chính sách tiền lương, chính sách an toàn, cách tính lương,… Với sổ tay này người lao động hiểu được nghĩa vụ và quyền lợi của mình cũng như có thể tự tính lương cho mình. Nếu bộ phận tính lương có nhầm lẫn thì công nhân có thể khiếu nại lên nhà máy đề nghị tính lại lương cho mình
3.4 Kế toán chi phí nhân công trực tiếp
Kế toán chi phí căn cứ phiếu nhập kho sản phẩm hoàn thành đã được thủ kho và phụ trách KCS hoàn thành xác nhận đối chiếu với báo cáo sản xuất hằng ngày do phụ trách kế hoạch gởi sang để lập bảng kê sản lượng và doanh thu. Bảng kê sản lượng và doanh thu (phụ lục 03) sau khi được Q. Giám đốc ký duyệt sẽ được chuyển lên phòng kinh doanh xuất khẩu may, kế toán trưởng của tổng công ty ký duyệt. Căn cứ bảng kê sản lượng và doanh thu kế toán sẽ lập bảng xác nhận quỹ lương (phụ lục 04) để Tổng công ty tiến hành chi lương cho nhà máy.
Kế toán lập ủy nhiệm chi (phiếu chi) cho cán bộ công nhân viên khi bộ phận tính lương gởi bảng thanh toán tiền lương đã được sự phê duyệt của Q. Giám đốc. Căn cứ vào ủy nhiệm chi, phiếu chi và bảng phân bổ tiền lương đã được phê duyệt, kế toán tổng hợp tiến hành nhập liệu vào phần các phần hành kế toán liên quan.
Tiền lương được chi nằm trong quỹ lương của nhà máy nên có thể hạn chế được việc chi lương khống, nếu có sai sót trong việc tính lương thì cũng sai sót giới hạn trong tổng quỹ lương đã được Tổng công ty xác nhận.
Nhận xét: Chi phí nhân công trực tiếp sản xuất sản phẩm là chi phí chiếm tỷ trọng lớn nhất trong hệ thống chi phí tại nhà máy. Việc thiết lập các hoạt động kiểm soát tốt khoản chi phí này sẽ giúp cho nhà máy tính toán tiền lương cho các công nhân một cách chính xác, tính lương đúng, đủ cho công nhân. Hơn nữa hiện nay với các chính sách bảo hộ lao động của nhà nước, việc nâng các khoản trích trên lương và nâng mức lương tối thiểu cho người lao động làm cho khoản chi phí phát sinh ngày càng cao. Do đó các hoạt động kiểm soát chi phí này cần chú trọng nhiều hơn.
Đối với rất nhiều công nhân :“Không sợ ít chỉ sợ không công bằng”. Vì vậy mà việc đề ra các thủ tục kiểm soát, các chính sách tính lương là cần thiết để tính đúng, đủ cho công nhân, tạo nên sự hài lòng của từng công nhân, ngoài ra nếu công nhân cảm thấy không hài lòng với mức lương của họ thì có thể khiếu nại lên nhà máy để nhà máy tiến hành tính toán lại lương cho công nhân.
Hoạt động kiểm soát lao động ở nhà máy hết sức chặt chẽ, tính lương dựa trên bảng chấm công, bảng theo dõi năng suất lao động hằng ngày, dựa trên số công nhân có thực theo hợp đồng lao động, việc tính toán lương căn cứ vào số lượng sản phẩm sản xuất, các chứng từ làm căn cứ tính lương đều có sự phê chuẩn đầy đủ và hợp lý. Các hoạt động kiểm soát tại nhà máy trong khâu tính lương đã ngăn ngừa tối đa các sai
phạm có thể xảy ra trong chu trình. Tuy nhiên hệ thống nội bộ trong việc kiểm soát nhân công còn bộc lộ một số yếu điểm như sau:
- Hoạt động kiểm soát việc bấm giờ của công nhân chưa có sự giám sát chặt chẽ dẫn đến cuối tháng khi bộ phận tính lương tiến hành tập hợp bảng chấm công để tiến hành chấm công thì phát hiện công nhân nhờ những người cùng làm việc với mình bấm hộ thẻ (vì thẻ 2 người có thời gian ra vào rất sát nhau trong nhiều ngày liên tục).
- Công tác tính lương có sự đối chiếu chặt chẽ giữa bảng chấm công, bảng theo dõi năng suất lao động hằng ngày. Tuy nhiên, cuối tháng khi phát lương cho công nhân còn có nhiều công nhân nộp đơn khiếu nại yêu cầu tính toán lại lương cho họ. Điều này cho thấy quá trình tính lương còn có thể sai sót trong việc tính toán, đòi hỏi một sự tính toán chính xác hơn.