NGUYEN THI THANH LOAN
HOAN THIEN TO CHUC HACH TOAN KE TOAN
VOI TANG CUUNG KIEM SOAT NOI BO TAI
TRUUNG DAI HOC HUNG VUUNG
Chuyên ngành: Kế toán, Tài vụ và Phân tích hoạt động kinh tế
LUAN VAN THAC SY KINH TE
Người hướng dẫn khoa hoc: GS.TS Nguyén Quang Quynh
Trang 2
Trang Danh mục các ký hiệu, các từ viết tắt trong luận văn - - Danh mục các báng biếu 775555555 << <2 + sssssssssse Danh mục các sơ đồ - << << << 2222111113 ££££EEeeeeeeeessezzsse Tóm tắt luận văn -. - 5 << << <2 333333338 EEEeeeeeeers
708006710000 1
Chương 1: Những vấn đề lý luận cơ bán về tổ chức hạch toán kế toán với kiểm soát nội bộ ở các đơn vị hành chính sự nghiệp - - 4
1.1 Lý luận chung về tổ chức hạch toán kế toán và kiểm soát nội bộ 4 1.1.1 Kiểm soát nội bộ -22222-22222cccccrttEErrrrrrrrrrerrrr 4
1.1.1.1 Tổng quan về kiểm soát trong quản lý -c 2 4
1.1.1.2 Các loại kiểm soát nội bộ -cccccccccccccrrrrrrrrre 6
1.1.1.3 Các yếu tô cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ, thủ tục và
nguyên tắc kiểm soát nội bỘ cas cscs sev SE ty KH SH si KH si ray 8
1.1.2 Tổ chức hạch toán kế toán +5 + +2 s2 ssvssvxsse2 12 1.1.2.1 Déi tượng, ý nghĩa, nhiệm vụ của Tổ chức hạch toán kế 12
77207Ẽ 7 15 1.1.2.2 Nguyên tắc tổ chức kế toán trong cdc don vi ké todn 17 1.1.2.3 Nội dụng của tổ chức hạch toán kế toán trong đơn vị kế toán 23
1.1.3 Mối quan hệ giữa tổ chức hạch toán kế toán với kiểm soát nội bộ 23 1.2 TO chile hOch toon kO toon va kim soot nfi b0 O tring hc 23
1.2.1 TrOOng hc trong hO thOng quOn ly 2 eee eee eee 27 1.2.2 Kiểm soát nội bộ trong trường học - 24
Trang 32.1 Những đặc điểm của Trường Đại học Hùng Vương với tổ chức hạch
toán kế toán và kiểm soát nội bộ - c2 3tr nrrre si rree
2.1.1 Sự hình thành và chức năng, nhiệm vụ của Trường đại học Hùng
2.1.3 Cơ sở vật chat và tô chức quản lý kinh phí tại Trường Đại học
Hùng Vương .-cc CS SH SH SH KH KH nhiên
2.2 Thực trạng tổ chức hạch toán kế toán với kiểm soát nội bộ tại
Trường đại học Hùng Vương 2c c2 se
2.2.1 Tổ chức hệ thống chứng từ và ghi chép ban đầu với kiểm soát 2.2.2 Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán và phương pháp ghi chép kế
toán với kiểm soát nội bộ + t1 vn ST Tnhh ướt
2.2.3 Tô chức hệ thống số sách kế toán với kiểm soát nội bộ 2.2.4 Tổ chức hệ thống báo cáo, phân tích và công khai báo cáo tài
chính với kiểm soát nội bộ - ¿+22 3221221112511 E21Ex2xrker
2.2.5 Tổ chức bộ máy kế toán với kiểm soát nội bộ
Trang 4Chương 3: Phương hướng và giải pháp hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán với tăng cường kiểm soát nội bộ tại Trường Đại học Hùng 3.1 Sự cần thiết và phương hướng hồn thiện tơ chức hạch toán kế toán với tăng cường kiểm soát nội bộ tại Trường Đại học Hùng Vương
3.1.1 Sự cần thiết hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán với tăng cường kiểm soát nội bộ tại Trường Đại học Hùng Vương
3.1.2 Phương hướng hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán với tăng cường kiểm soát nội bộ tại Trường Đại học Hùng Vương
3.2 Những giải pháp hồn thiện tơ chức hạch toán kế toán với tăng cường kiểm soát nội bộ tại Trường Đại học Hùng Vương
3.2.1 Hoàn thiện tổ chức hệ thống chứng từ và ghi chép ban đầu 3.2.2 Hoàn thiện tô chức hệ thống tài khoản kế toán và phương pháp ghi chép kế toán - - - nnnSS SE S919 S1 S15 155222111111 11 111k k khe
3.2.3 Hoàn thiện tổ chức hệ thống số sách kế tốn -
3.2.4 Hồn thiện tổ chức báo cáo, phân tích và công khai báo cáo tài
3.2.5 Hoàn thiện tổ chức bộ máy kế toán - - << << + <<
2.2.6 Hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán các phần hành 3.2.6.1 Hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán vật liệu, dụng cụ 3.2.6.2 Tổ chức hạch toán kế toán tài sản cô định .- - :
3.2.6.3 Tổ chức hạch toán kế toán tiền lương và các khoản trích theo hương
3.2.6.4 Tổ chức hạch toán kế toán các khoản thu, chỉ .-
Trang 5BCTC BHXH BHYT CCDC CDKT DH GD DT HCSN KBNN KSNB NCKH NSNN SXKD TK TSCD
Bao cao tai chinh Bảo hiểm xã hội Bảo hiểm y tế Công cụ dụng cụ Chế độ kế toán Đại học Giáo dục đào tạo Hành chính sự nghiệp Kho bạc nhà nước
Kiểm soát nội bộ
Nghiên cứu khoa học Ngân sách nhà nước Sản xuất kinh doanh Tài khoản
Trang 6Bang 2.2: Bang 2.3: Bang 2.4: Bang 2.5: Bang 2.6: Bang 2.7: Bang 2.8: Bang 3.1: Bang 3.2: Bang 3.3: Bang 3.4: Sơ đồ 1.1: Sơ đồ 1.2: Sơ đồ 1.3: Sơ đồ 2.1: Sơ đồ 2.2: Sơ đồ 2.3: Sơ đồ 24: Sơ đồ 2.5: Sơ đồ 3.1: Sơ đồ 3.2: Sơ đồ 3.3: Trang thiết bị kỹ thuật phục vụ dạy và học tại Trường ĐH Hùng Vương (Số liệu tính đến 01/01/2007) Qui mô, loại hình và cấp đào tạo của Trường ĐH Hùng Vương (Số liệu năm học 2006 — 2007)
Nguồn thu năm 2006 của Trường ĐH Hùng Vương Chi phí năm 2006 của Trường ĐH Hùng Vương
Danh mục chứng từ kế toán sử dụng tại Trường ĐH Hùng Vương
Danh mục số kế toán sử dụng tại Trường Đại học Hùng Vương
Danh mục BCTC sử dụng tại Trường ĐH Hùng Vương Mẫu Số Cái sử dụng tại Trường Đại học Hùng Vương
Mẫu Số Cái trong điều kiện sử dụng máy Vi tính
Bảng phân tích thu từ hoạt động sự nghiệp
Bảng phân tích kết qủa tài chính hoạt động sự nghiệp
DANH MỤC CÁC SO DO
Trình tự ghi số theo hình thức Nhật ký - Số Cái
Trình tự ghi số kế toán theo hình thức Nhật ký chung Trình tự ghi số kế tốn theo hình thức CTGS
Mơ hình tô chức bộ máy quản lý của Trường ĐH Hùng Vương Trình tự luân chuyển chứng từ tại Trường ĐH Hùng Vương Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tại Trường ĐH Hùng Vương Trình tự mua vật liệu, dụng cụ tại Trường ĐH Hùng Vương
Trang 7Nguyễn Thị Thanh Loan
HOÀN THIỆN TỎ CHỨC HẠCH TOÁN KÉ TOÁN VỚI TĂNG CƯỜNG
KIÊM SOÁT NOI BO TAI TRUONG DAI HOC HUNG VUONG
Chuyên ngành: Kế foán, Tài vụ và Phân tích hoạt động kinh tế
LUAN VAN THAC SY KINH TE
NGUOI HUONG DAN KHOA HOC: GS.TS NGUYEN QUANG QUYNH
Trang 8chủ yêu cho Tỉnh Phú Thọ và các tỉnh trung du, miễn núi phía Bắc Thực hiện chủ trương đổi mới và nâng cao hướng hoạt động, Nhà trường đã chủ động cơ cấu lại bộ máy tổ chức, tăng cường công tác quản lý trong đó chú trọng đến việc hồn thiện tổ
chức hạch tốn kế tốn, từng bước hồn thiện các qui chế kiểm soát Tuy nhiên hệ
thống kiểm soát nội bộ của Trường vẫn còn nhiều bất cập, chưa đáp ứng được yêu cầu của công tác quản lý Vì vậy, phải nghiên cứu hướng tổ chức hạch toán kế toán áp dụng tại Trường Đại học Hùng Vương gop phan nang cao chất lượng quản lý tài chính, tăng cường, kiểm soát nội bộ và phục vụ sự nghiệp giáo dục đào tạo
Qua nghiên cứu lý luận về tổ chức hạch toán kế toán trong mối quan hệ với tăng cường kiểm soát nội bộ, đồng thời tổng kết thực tiễn hoạt động tổ chức hạch
toán kế toán tại Trường Đại học Hùng Vương, tôi đã lựa chọn Đề tài “Thực trạng
và giải pháp hồn thiện tơ chức hạch toán kế toán với tăng cường kiểm soát nội bộ tại Trường Đại học Hùng Vương” cho Luận văn Thạc sỹ kinh tế Chuyên ngành Kế toán, Tài vụ và Phân tích hoạt động kinh tế Mục đích của Đề tài là nghiên cứu những vấn đề cơ bản về tổ chức hạch toán kế toán trong mối quan hệ với tăng cường kiểm soát nội bộ; Luận văn mô tả, phân tích, đánh giá thực trạng công tác tổ chức hạch toán kế toán và kiểm soát nội bộ tại Trường Đại học Hùng Vương; Thông qua nghiên cứu thực tiễn đề xuất phương hướng và một số giải pháp hồn thiện tổ chức hạch tốn kế toán nhằm tăng cường kiểm soát nội bộ tại Trường
Ngoài Phần mở đầu, Kết luận, nội dung Luận văn bao gồm 3 chương:
Chương I: Tống quan về tố chức hạch toán kế toán với kiểm soát nội bộ ở các đơn vị hành chính sự nghiệp
Chương 2: Thực trạng tố chức hạch toán kế toán với kiếm soát nội bộ tại
Trường Đại học Hùng Vương
Chương 3: Phương hướng và giải pháp hoàn thiện tổ chức hạch toán kế
Trang 9Chuong 1
NHUNG VAN DE LY LUAN CO BAN VE TO CHUC HACH TOAN KE TOAN VOT KIEM SOAT NOIBO O CAC DON VI HANH CHINH SU NGHIEP
1.1 Lý luận chung về tổ chức hạch toán kế toán và kiểm soát nội bộ
1.1.1 Kiếm soát nội bộ
Để đảm bảo hiệu quả, mỗi đơn vị đều phải tự xem xét hoạt động của mình trong
tất cả các khâu: Rà soát các tiềm năng; xem xét lại các dự báo, các mục tiêu và định mức; soát xét lại các thông tin thực hiện để điều chỉnh kịp thời trên quan điểm bảo đảm hiệu năng của mọi nguồn lực và hiệu quả kinh tế cuối cùng của các hoạt động Công việc rà soát này gọi là kiểm soát nội bộ hay nội kiểm
Hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm 3 bộ phận cấu thành cơ bản: Mơi trường kiểm sốt, hệ thống kế toán và thủ tục kiểm soát Các thủ tục kiểm soát được xây dựng theo ba nguyên tắc cơ bản: Nguyên tắc phân công, phân nhiệm; Nguyên tắc bat kiêm nhiệm; Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn
1.1.2 TỔ chức hạch toán kế toán
Tổ chức hạch toán kế toán bao hàm nhiều nội dung, trong đó chủ yếu là tổ chức hệ thống chứng từ và ghi chép ban đầu; tổ chức hệ thống tài khoản kế toán
và phương pháp ghi chép kế tốn; tơ chức hệ thống số kế toán; tổ chức lập báo
cáo kế toán, phân tích và công khai tài chính; tổ chức bộ máy kế toán; tổ chức kiểm tra kế toán; tổ chức hạch toán kế toán các phần hành
1.1.3 Mối quan hệ giữa tố chức hạch toán kế toán với kiếm soát nội bộ Kiểm soát nội bộ vốn là một chức năng của quản lý, được tiến hành bằng nhiều cách thức, trên mọi mặt, trong mọi giai đoạn của quá trình quản lý và trong mọi lĩnh vực, mọi bộ phận trong đó có kế toán của đơn vị
Bản thân khoa học kế toán, các phương pháp kế toán riêng đã hàm chứa sự kiểm tra, kiểm soát, tự kiểm soát số liệu, nghiệp vụ kế toán, nghiệp vụ quản lý Tổ chức hạch toán kế toán một cách khoa học và hợp lý có ý nghĩa quan trọng, đảm bảo cho kế toán thực hiện được đầy đủ chức năng, nhiệm vụ và yêu cầu quy
Trang 10công cụ quản lý đắc lực của đơn vị Tổ chức tốt hạch toán kế toán sẽ tạo ra mối liên hệ tối ưu giữa các yếu tô cấu thành hệ thống hạch toán kế toán; tạo tính tổ chức cao trong hoạt động kế toán nói riêng và hoạt động quản lý nói chung, cho nên tổ chức hạch toán kế toán giúp cho hoạt động kiểm soát nội bộ chặt chẽ hơn, đầy đủ và toàn diện hơn, các quyết định trong quản lý hiệu lực hơn
Tóm lại: Kiểm soát nội bộ và tổ chức hạch toán kế toán trong một đơn vi có mối quan hệ ràng buộc lẫn nhau, thúc đây nhau cùng phát triển Kiểm soát nội bộ và tổ chức hạch toán kế toán đều là những yếu tố của quản lý có những chức năng nhất định trong hoạt động quản lý do vậy chúng không thể tách rời nhau
1.2 Tổ chức hạch toán kế toán và kiểm soát nội bộ ở trường học
1.2.1 Trường học trong hệ thống quản lý
Trường học hoạt động không vì mục tiêu lợi nhuận; là đơn vị sự nghiệp có thu, hàng năm tiếp nhận nguồn kinh phí từ các nguồn theo quy định; Trường học
chỉ tiêu kinh phí để thực hiện nhiệm vụ đào tạo nhân lực cho đất nước, cuối năm
quyết toán chuyền tiêu nguồn kinh phí (kinh phí không có thu hồi sau khi hoàn
thành nhiệm vụ được giao hoặc kết thúc niên độ), năm sau đó lại tiếp tục nhận kinh phí đề thực hiện nhiệm vụ tiếp theo
1.2.2 Kiếm soát nội bộ trong trường học
Kiểm soát nội bộ trong trường học bao hàm những nét chung: Các yếu tô cấu
thành hệ thống kiểm soát nội bộ; nội dung của kiểm soát nội bộ: điều kiện để tồn
tại hệ thống kiểm sốt nội bộ Ngồi ra kiểm soát nội bộ trong trường học còn mang sắc thái riêng: Phục vụ cho mục đích quản lý là hoàn thành nhiệm vụ đào tạo mà Nhà nước giao cho, mặt khác kiểm soát nội bộ phục vụ cho việc quản lý sao cho các trường học tuân thủ pháp luật, chính sách, chế độ mà Nhà nước quy
định đối với khối trường, khai thác tối đa nguồn kinh phí, chỉ tiêu đúng chế độ, đúng đối tượng, đảm bảo tiết kiệm, hiệu quả
1.2.3 TỔ chức hạch toán kế toán trong trường học
Nội dung cơ bản của tổ chức hạch toán kế toán trong trường học bao gồm: Tổ
Trang 11thống báo cáo, phân tích và công khai báo cáo tài chính; Tổ chức bộ máy kế toán; Tổ chức kiểm tra kế toán; Tổ chức hạch toán kế toán các phần hành
Chương 2
THỰC TRẠNG TỎ CHỨC HẠCH TOÁN KÉ TOÁN VỚI KIÊM SOÁT NOI BO TAI TRUONG DAI HỌC HÙNG VƯƠNG
2.1 Những đặc điểm của Trường Đại học Hùng Vương với tổ chức hạch toán kế toán và kiểm soát nội bộ
Trường Đại học Hùng Vương thuộc loại hình đơn vị sự nghiệp có thu, được thành lập và hoạt động theo pháp luật, Trường chịu sự quản lý trực tiếp của Ủy ban nhân dân Tỉnh Phú Thọ, đồng thời chịu sự chỉ đạo hướng dẫn và kiểm tra về chuyên môn nghiệp vụ của Bộ Giáo dục và Đào tạo Trường thực hiện đào tạo trình độ đại học và các trình độ thấp hơn thuộc các lĩnh vực: Sư phạm, nông - lâm nghiệp, kinh tế - quản trị kinh doanh và kỹ thuật công nghệ nhằm đào tạo nguồn nhân lực có trình độ cho Phú Thọ và các tinh lân cận
Với chức năng, nhiệm vụ và loại hình hoạt động như trên, để quản lý và vận hành tốt mọi hoạt động trong toàn Trường đòi hỏi hệ thống kế toán phải được thiết kế, tổ chức vận hành một cách khoa học đảm bảo kiểm soát tốt tất cả mọi hoạt động trong Nhà trường
Với mô hình tô chức hiện tại, Trường đang có nhiều cấp quản lý, từ Ban giám hiệu nhà Trường, các phòng, ban chức năng đến các các khoa và tổ bộ môn Do
đó khi triển khai các quyết định quản lý, các qui chế kiểm soát nội bộ thường mắt nhiều thời gian và khó có thể thực hiện đúng theo kế hoạch
Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức bộ máy có mối quan hệ mật thiết với tổ chức hạch toán kế toán và kiểm soát nội bộ tại Trường, là cơ sở để Trường tô chức hệ thống kế toán và thực hiện các thủ tục kiểm soát nội bộ Để kiểm tra,
Trang 12của quy chế kiểm soát, có thể điều chỉnh lại cơ cấu tô chức cho phù hợp và hiệu quả nhất Mối quan hệ này hiện nay chưa được Trường khai thác và tận dụng Đây cũng là nguyên nhân khiến cho việc tổ chức hạch toán kế toán tại Trường
chưa thực sự vững mạnh nhằm tăng cường kiểm soát nội bộ, phát huy hiệu quả
trong công tác quản lý
2.2 Thực trạng tổ chức hạch toán kế toán với kiểm soát nội bộ tại Trường Đại học Hùng Vương
2.2.1 Tố chức hệ thống chứng từ và ghỉ chép ban đầu với kiếm soát nội bộ
Trường vận dụng Hệ thống Kế toán Hành chính sự nghiệp ban hành theo
Quyết định Số 19-TC/QĐ/CĐKT ngày 20/3/2006 Chế độ kế toán dùng cho đơn
vị hành chính sự nghiệp hiện hành quy định rõ các nội dung về chế độ chứng từ,
chế độ tài khoản, chế độ số kế toán và chế độ báo cáo kế toán về cơ bản rất thuận lợi cho cơng tác kiểm sốt nội bộ Tuy nhiên với mẫu Phiếu xuất kho tại Trường
các nội dung trên chứng từ chưa kiểm soát được tình hình sử dụng vật tư
Trường đã thực hiện tốt công tác kiểm tra chứng từ để phát hiện những chứng
từ bất hợp lệ, bất hợp pháp nhưng chủ yếu mới chỉ kiểm tra chứng từ mà chưa
thường xuyên đối chiếu giữa chứng từ với hạch toán trên số sách
Việc lưu trữ và bảo quản chứng từ đã được Trường thực hiện Tuy nhiên do kho lưu trữ chứng từ chật hẹp nên một số chứng từ không được bảo quản cần
thận, gây tình trạng âm mốc hoặc mối mot, xép lộn xộn
Quy trình phê chuẩn chứng từ vẫn còn tình trạng chứng từ được bộ phận thực hiện chuyển trực tiếp cho lãnh đạo phê duyệt trước khi chuyển đến bộ phận kế toán, bỏ qua chức năng kiểm soát của kế toán
Trang 13Căn cứ vào đặc điểm hoạt động cụ thể, Trường đã xác định số lượng tài khoản cần sử dụng, bao gồm các tài khoản cấp I, cấp II và các tài khoản chỉ tiết
của các tài khoản đó, đặc biệt đã mở các tài khoản chỉ tiết đối với một số tài
khoản chỉ phí để phản ánh, phân loại chi phí Tuy nhiên việc mở các tài khoản
chỉ tiết vẫn chưa thực sự khoa học và chưa đủ các tài khoản cần thiết (chang han
như các tài khoản về vật tư, công cụ dụng cụ, tạm ứng) để thuận lợi cho các báo cáo nội bộ và đảm bảo tránh nhằm lẫn trong quá trình sử dụng tài khoản cũng như định khoản kế toán
22.3 Tổ chức hệ thống số sách kế toán với kiểm soát nội bộ
Trường sử dụng hình thức kế toán Chứng từ ghi số, việc tổ chức hệ thống số
sách theo hình thức này đơn giản, dễ ghi chép, thuận tiện cho việc phân công lao động kế toán, tuy nhiên hình thức này cũng có một số nhược điểm, chưa thuận tiện cho việc ứng dụng kế toán máy
Do thực hiện kế toán trên máy vi tính, nên một vấn đề cần phải quan tâm là an toàn và bảo mật thơng tin kế tốn Nhưng điều này vẫn chưa được thực sự chú ý tại Trường Đại học Hùng Vương
Mẫu Số Cái của đơn vị chưa phù hợp với yêu cầu của kế toán trên máy vi tính đó là số in ra từ máy tính chỉ bó hẹp trong phạm vi một khổ giấy nhất định
2.2.4 Tổ chức hệ thông báo cáo, phân tích và công khai báo cáo tài chính
với kiếm soát nội bộ
Trường đã lập các báo cáo tài chính cần thiết Hầu hết các báo cáo được thực hiện nghiêm túc theo đúng cả về mẫu biểu, về nội dung phản ánh trong báo cáo
Song việc lập, phân tích và công khai báo cáo tài chính tại Trường còn thể hiện một số nhược điểm sau: Phân tích báo cáo tài chính gần như chưa được thực
hiện, Việc công khai tài chính được thực hiện một cách chiếu lệ, qua loa chưa phát huy vai trò kiểm tra, giám sát của các cấp cấp có thâm quyền và của tập thể cán bộ giáo viên, công nhân viên
Trang 14Bo may kế toán ở Trường có ưu điểm là gọn nhẹ, tuy nhiên việc bố trí nhân sự còn chưa hợp lý, hoạt động kiểm soát ngay tại bộ phận kế toán chưa hiệu quả, chưa tạo được sự kiểm soát chặt chẽ lẫn nhau trong nội bộ Việc nhân viên kế toán vật tư thực hiện nghiệp vụ mua vật liệu, dụng cụ là chưa tách biệt chức năng thực hiện với chức năng ghi chép
2.2.6 Thực trạng tố chức hạch toán kế toán các phần hành với kiếm soát nội bộ
2.2.6.1 Tổ chức hạch toán kế toán vật liệu, dụng cụ
Về kiểm soát tại khâu mua vật liệu, đụng cụ: Bộ phận có nhu cầu đã có dự trù xin cấp vật tư được giám hiệu phê duyệt Tuy vậy, vẫn chưa thực hiện đúng
nguyên tắc bất kiêm nhiệm Việc mua sắm vật liệu, dụng cụ được thực hiện theo yêu cầu thực tế, không được lập kế hoạch chỉ tiết từ ban đầu Người thực hiện
cũng là người lập kế hoạch đề nghị phê duyệt Các khoản chi văn phòng phẩm, công cụ dụng cụ chưa thực hiện theo cơ chế khoán
Vè kiểm soát nhập xuất và sử đụng vật liệu, dụng cụ: Đối với vật liệu thực hành, lập và mua theo nhu cầu đề xuất từ các bộ môn và giao thăng cho các bộ môn đó quản lý trực tiếp, không lập kế hoạch từ trước, không qua nhập xuất kho để sử dụng nên dễ gây thất thoát và lãng phí; vật liệu không được bảo quản trong
kho để tránh hư hỏng, mất mát và không thực hiện nhập xuất đúng thủ tục để kiểm soát việc sử dụng vật liệu
Về kiểm soát tại kho hàng: Được thực hiện khá tốt, các số kho và thẻ kho được ghi chép đầy đủ; thường kỳ thực hiện kiểm kê, đối chiếu, kiểm tra giữa thủ
kho và kế toán; chênh lệch được ghi vào biên bản
2.2.6.2 Tổ chức hạch toán kế toán tài sản có định
Trang 15Khi chuyền giao tài sản giữa hai bộ phận thường không làm giấy tờ bàn giao,
nên bộ phận kế tốn khơng nắm được thông tin đề điều chỉnh số sách kịp thời
2.2.6.3 Tổ chức hạch toán kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương Trong quá trình kiểm soát tiền lương, chưa có sự kiểm soát phần tính toán lương trên bảng lương để phát hiện sai phạm và gian lận nếu có trong quá trình tính và chi trả lương
2.2.6.4 Tổ chức hạch toán kế toán các khoản thu, chỉ
Trường có rất nhiều hoạt động, nhưng hoạt động chính vẫn là đào tạo và nghiên cứu khoa học phục vụ giảng day, tuy nhiên Trường vẫn chưa tơ chức kế tốn theo hoạt động, do đó chưa tính toán được chi phí cho từng hoạt động hoặc
nhóm hoạt động, chưa phân bổ, tính toán chính xác được chi phí cho từng đối
tượng đào tạo Các nghiệp vụ thu, chi trong Trường ngày càng nhiều, nhưng Trường vẫn chưa sử dụng các dịch vụ thanh toán qua ngân hàng để vừa giảm bớt công việc của kế toán vừa kiểm soát được các nghiệp vụ thanh toán
2.2.6.5 Tổ chức hạch toán kế toán nguồn kinh phí
Dựa vào chỉ tiêu tuyển sinh được giao và kế hoạch đào tạo, các văn bản hướng dẫn về tài chính, Trường đã xây dựng được kế hoạch nguồn kinh phí, định mức thu và dự toán kinh phí
2.2.6.6 Tổ chức hạch toán kế toán các loại tiền
Nhìn chung Trường đã chấp hành khá tốt việc ghi chép kế toán tổng hợp và kế toán chỉ tiết các loại tiền Đảm bảo hệ thống kiểm tra, kiểm soát khá chặt chẽ
như Thủ quỹ mở số quỹ ghi chép theo quy định, kế toán thanh toán in bảng đối chiếu tiền mặt để đối chiếu với thủ quỹ hàng ngày nên các nhằm lẫn sai sót đều được phát hiện xử lý kịp thời
2.3 Đánh giá thực trạng tố chức hạch toán kế toán với kiếm soát nội bộ tại Trường Đại học Hùng Vương
Trang 16qua ở nước ta Bên cạnh những ưu điểm, công tác tổ chức kế toán tại Trường Đại học Hùng Vương còn tồn tại một số nhược điềm sau:
Thứ nhất: Tổ chức hạch kế toán chưa phát huy cao độ vai trò và hiệu quả trong quá trình đối mới giáo dục đào tạo ở nước ta hiện nay Tôn tại này thể hiện qua các mặt: Chưa cung cấp đầy đủ và chính xác thông tin về từng hoạt động cho Lãnh đạo Trường cũng như cơ quan quán lý; Tổ chức hoạt động chưa khoa học, phối hợp với các bộ phận chuyên môn khác trong Trường chưa đồng bộ; Công tác kiểm tra, kiểm soát nội bộ trong tổ chức hạch toán kế toán còn nhiều hạn chế, chưa thực sự phát huy chức năng kiểm tra và kiểm soát của hoạt động này trong đổi mới hoạt động giáo dục đào tạo
Thứ: hai, Tố chức hạch toán kế toán chưa khoa học và hợp lý để nhằm phát huy hiệu quả của kiếm soát nội bộ Biểu hiện cụ thể của nhược điểm này như sau: Việc sử dụng các mẫu biểu chứng từ chưa kiểm soát được tài sản trong Trường, nhất là các Biên bản bàn giao tài sản cố định, Phiếu xuất kho ; Quy trình luân chuyển chứng từ chưa được thực hiện theo kế hoạch; Trong khâu lưu trữ và bảo quản chứng từ, do kho lưu trữ chứng từ chật hẹp nên một số chứng từ không được bảo quản cẩn thận; Công tác kiểm tra chứng từ còn chậm, chưa có sự phân công hợp lý; Hệ thống tài khoản chưa được tổ chức khoa học để sử dụng cho kế toán máy và theo dõi chỉ tiết cho từng đối tượng, chưa chuẩn hóa các mối quan hệ giữa các tài khoản để định khoản bằng máy; Việc sử dụng hình thức kế toán Chứng từ ghi số là chưa phù hợp trong điều kiện sử dụng kế toán máy; Chưa có những biện pháp hữu hiệu đề bảo trì, lưu trữ thông tin trong máy tính; Sự phân công, phân nhiệm cán bộ trong Phòng Kế hoạch tài vụ chưa hợp lý; Trường chưa chú trọng đúng mức đến công tác phân tích tài chính, việc công khai tài chính còn thực hiện chiếu lệ, qua loa, hình thức
Nguyên nhân chủ yếu của những tồn tại trong việc tổ chức kế toán với tăng cường kiếm soát nội bộ ở Trường Đại học Hùng Vương là:
Thứ nhất, Về khách quan có thể thấy 2 nguyên nhân nối bật: Môi trường vĩ
Trang 17đóng góp cho việc học tập, đào tạo
Thứ hai, Về chủ quan có 4 nguyên nhân nổi bật: Ban giám hiệu nhìn chung vẫn chú trọng nhiều hơn đến công tác giảng dạy và nghiên cứu khoa học, đầu tư cho tổ chức kế toán còn hạn chế; Nhận thức về quản ly tài chính còn mang nặng tính bao cấp, nên việc chỉ đạo cũng như thực hiện chế độ kế toán chưa nghiêm; Trường vẫn chưa chủ động nắm bắt xu thế ứng dụng công nghệ thông tin hiện đại vào tổ chức hạch toán kế toán
Chương 3
PHƯƠNG HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP HỒN THIỆN TƠ CHỨC HẠCH TOÁN KÉ TOÁN VỚI TĂNG CƯỜNG KIÉM SOAT NOI BO TAI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÙNG VƯƠNG
3.1 Sự cần thiết và phương hướng hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán với tăng cường kiểm soát nội bộ tại Truờng Đại học Hùng Vương
Tổ chức hạch toán kế toán tại Trường Đại học Hùng Vương cần phải được hoàn thiện vì tổ chức hạch toán kế toán khoa học sẽ góp phần tăng cường kiếm
soát nội bộ của Trường trên các mặt: Kiểm soát việc khai thác các nguồn kinh
phí; việc sử dụng các nguồn kinh phí đúng nguyên tắc, đúng chế độ; sử dụng có hiệu quả kinh phí được cấp và kinh phí thu được; cung cấp số liệu, thông tin kinh tế chính xác phục vụ cho việc điều hành các hoạt động của đơn vị về thanh quyết toán với Nhà nước, với ngân hàng, kho bạc, với các chủ nợ, phát hiện kịp thời những khâu chưa thực hiện được trong quản lý
Trang 18hién hach toan kế toán ở Trường như một doanh nghiệp; Ứng dụng mạnh mẽ công nghệ thông tin hiện đại, kỹ thuật vi tính trong tổ chức hạch toán kế tốn
Hồn thiện tổ chức hạch toán kế toán phải trên cơ sở những phương hướng sau: Tiến hành toàn diện các yếu tổ trong tổ chức hạch toán kế toán; Phải căn cứ vào tình hình thực tế và phương hướng phát triển của Trường về tổ chức bộ máy
hoạt động, về yêu cầu quán lý để tổ chức bộ máy kế toán và phân công, phân
nhiệm hợp lý; Quán triệt các nguyên tắc chung về kiểm soát, đặc thù của giáo dục đào tạo và quy định của Luật Kế toán, các văn bản hướng dẫn thi hành Luật
Kế toán và của Chế độ kế toán Hành chính sự nghiệp
3.2 Những giải pháp hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán với tăng cường kiểm soát nội bộ tại Trường đại học Hùng Vương
3.2.1 Hoàn thiện tố chức hệ thống chứng từ và ghỉ chép ban đầu
Vấn đề kiểm soát tình hình nhập, xuất vật tư trong suốt quá trình sử đụng là một vấn đề phức tạp, bởi lẽ vật tư sử dụng trong Nhà trường bao gồm nhiều loại, có nhiều phẩm cấp, chất lượng, số lượng là khác nhau Với Phiếu xuất kho nên bổ sung thêm một nội dung là định mức sử dụng giúp cho nhân viên kế toán, người duyệt chứng từ biết được giá trị vật tư cần sử dụng theo định mức và giá trị vật tư cần xuất dùng để kiểm soát trực tiếp ngay khi nghiệp vụ kinh tế phát
sinh (ký duyệt chứng từ) đối với hàng tồn kho
Vấn đề tổ chức luân chuyển và kiểm soát chứng từ phải được thực hiện qua các cấp: Từ bộ phận có nhu cầu đến cấp bộ phận quản lý trực tiếp, bộ phận kế toán và cuối cùng là kiểm soát và phê duyệt của lãnh đạo Trường, xóa bỏ tình trạng chứng từ được bộ phận thực hiện chuyền trực tiếp cho lãnh đạo phê duyệt rồi mới chuyền đến bộ phận kế toán, bỏ qua chức năng kiểm soát của kế tốn
Trang 193.2.2 Hồn thiện tố chức hệ thông tài khoản kế toán và phương pháp ghỉ
chép kế toán
Để thuận tiện cho việc sử dụng kế toán máy, phải xác định được đối tượng kế
toán một cách chỉ tiết, từ đó mã hóa các đối tượng này theo yêu cầu của phần
mềm kế toán và chuẩn hóa các quan hệ đối ứng giữa các tài khoản dé dễ định
khoản bằng máy Qua đó, đánh giá được tính hiệu quả và việc tuân chủ qui định trong từng hoạt động, ngăn ngừa việc thất thoát, lãng phí và sử dụng không hiệu quả tài sản và nguồn kinh phí, thuận lợi cho việc lập báo cáo tài chính, báo cáo nội bộ và chuẩn hóa các quan hệ đối ứng tài khoản đảm bảo tránh nhằm lẫn trong quá trình sử dụng tài khoản và định khoán kế toán
3.2.3 Hoàn thiện tổ chức hệ thống số sách kế toán
So với hình thức Nhật ký chung thì hình thức Chứng từ ghi số có nhiều hạn chế Do vậy Trường nên vận dụng hình thức kế toán Nhật ký chung, quy trình ghi số kế toán theo hình thức này không phức tạp, dễ xây dựng các phần mềm và áp dụng đơn giản Ưu điểm nổi bật của phương pháp này là ứng dụng tin học vào
kế toán, đễ phân cơng lao động kế tốn, kết cấu số đơn giản, dễ ghi, dễ hiểu, dé
kiểm tra đối chiếu
Do mẫu số này có số cột khá nhiều, phụ thuộc vào số TK cấp II, nên việc In từ máy tính ra mẫu này sẽ khó khăn Vì thế mẫu số cần được thiết kế lại theo nguyên tắc ít cột, nhiều dòng Theo mẫu số này, một số chỉ tiêu trên số kế toán áp dụng cho kế tốn thủ cơng cần phải được loại bỏ khi áp dụng kế toán trên máy đề đảm bảo tính đơn giản mà vẫn đảm bảo tính pháp lý Ví dụ như chỉ tiêu
ngày, tháng ghi số (cột | trong các mẫu sô), chỉ tiêu “số này có trang, đánh số
từ trang số 01 đến trang số ngày mở số” Vì máy tính khi in ra sẽ in theo dạng số tở rời thành tập và đánh số trang theo tờ số
Trang 20lưu trữ thông tin trong máy bằng cách sao lưu sang các phương tiện lưu trữ thông tin khác
3.2.4 Hoàn thiện tố chức báo cáo, phân tích và công khai báo cáo tài chính
Để đáp ứng yêu cầu quản lý, hàng quý, hàng năm cần phải tiến hành phân tích báo cáo tài chính Đối tượng phân tích tài chính của Trường là quá trình và
kết quả thực hiện kế hoạch, dự toán thu, chi, sử dụng nguồn kinh phí trong và
ngoài Ngân sách nhà nước Nội dung phân tích tài chính là: Đánh giá tình hình thực hiện dự toán thu, chi, tình hình sử dụng tài sản, tình hình chấp hành các chế độ, tiêu chuẩn, định mức và chính sách quản lý tài chính của Nhà nước cũng như các quy định của Bộ Giáo dục và Đào tạo và của Trường Phương pháp của phân tích tài chính là so sánh giữa thực tế với dự toán theo từng chỉ tiêu phản ánh trên báo cáo tài chính; xác định tỷ suất của các chỉ tiêu
Đối với việc công khai báo cáo tài chính: Định kỳ báo cáo trực tiếp bằng văn
bản tới Uỷ ban nhân dân Tỉnh Phú Thọ, Bộ Giáo dục đào tạo, Sở Tài chính và các sở ban ngành có liên quan; báo cáo trực tiếp trong hội nghị cán bộ công nhân viên chức của Trường Các cơ quan, đơn vị, cá nhân được tiếp nhận thông tin về công khai theo qui định có quyền chất vấn về các nội dung công khai tài chính, tài sản Lãnh đạo Trường và Trưởng Phòng Kế hoạch Tài vụ phải trả lời các nội dung chất vấn bằng hình thức trả lời trực tiếp tại cuộc họp công khai hoặc bằng văn bản đến người chất vấn
3.2.5 Hoàn thiện tố chức bộ máy kế toán
Bộ máy kế toán phải được tổ chức lại hợp lý, phù hợp với đặc điểm của
Trường, tránh việc một nhân viên phải sử dụng chồng chéo nhiều phần hành tạo được sự kiểm soát lẫn nhau trong nội bộ kế toán, và với các bộ phận khác trong
cùng đơn vị, thực hiện triệt đề việc không bố trí nhân viên kế toán vừa thực hiện
Trang 21hoạch Tài vụ phải qui định cụ thể bằng văn bản về công việc cũng như trách nhiệm của từng người trong bộ máy kế toán
3.2.6 Hoàn thiện tố chức hạch toán kế toán các phần hành
3.2.6.1 Hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán vật liệu, dụng cụ
Từ những tồn tại trong tổ chức hạch toán kế toán vật liệu, dụng vụ tại Trường, cần thiết phải xây dựng thủ tục kiểm soát vật liệu, dụng cụ chặt chẽ hơn dé dam bao quan lý có hiệu quả vật liệu, dụng cụ ngăn ngừa việc mất mát tài sản hoặc sử dụng không đúng mục đích gây lãng phí Việc mua vật liệu, dụng cụ nên giao cho Phòng Quản trị - Đời sống: Vật tư hàng hóa phải được bảo vệ thông qua hệ thống kho bãi, đảm bảo thủ tục kiểm soát và được bảo quản an toàn; Các khoản chi phí văn phòng phẩm, công cụ dụng cụ có thể thực hiện khoán bằng hiện vật hoặc khoán bằng tiền trên cơ sở mức khoán bằng hiện vật
3.2.6.2 Hoàn thiện tơ chức hạch tốn kế toán tài sản có định
Trong tổ chức hạch toán kế toán tài sản có định cần chú ý quy trình, thủ tục kiểm soát tài sản cố định như sau: Thường xuyên phối hợp đối chiếu giữa chuyên viên kế hoạch đầu tư và bộ phận kế toán chuyên trách; Khi điều chuyển tài sản giữa các bộ phận phải có giấy tờ bàn giao có đủ chữ ký cúa Trưởng Phòng Quản trị Đời Sống và Trưởng Phòng Kế hoạch tài vụ
3.2.6.3 Hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán tiền lương và các khoản trích
theo lương
Tại Trường Đại học Hùng Vương để kiểm soát phần tính toán lương trên bảng lương Phòng Kế hoạch Tài vụ cần căn cứ vào bảng lương do Phòng Tổ chức cán bộ và Công tác Chính trị đã lập, căn cứ vào hợp đồng lao động, bảng chấm công, chất lượng công tác, quy định chính sách về tiền lương để kiểm soát bảng thanh toán lương trước khi trả lương cho cán bộ cơng nhân viên
3.2.6.4 Hồn thiện tổ chức hạch toán kế toán các khoản thu, chỉ
Trường nên tổ chức kế toán theo hoạt động chắng hạn như: Giảng dạy các
Trang 22khóa luận của sinh viên; hướng dẫn sinh viên làm luận văn tốt nghiệp, chuyên đề nghiên cứu khoa học ; tổ chức nghiên cứu khoa học, tổ chức triển khai thực nghiệm, tiến hành các thí nghiệm, thử nghiệm, hội thảo khoa học Việc tổ chức kế toán theo hoạt động không chỉ đạt được mục tiêu là xác định chi phí của các bậc đào tạo, mà Ban Giám hiệu của Trường còn có thể giảm bớt được chi phí bằng cách bỏ bớt các hoạt động không cần thiết và tập trung nâng cao mức tập
trung của các hoạt động cần thiết
Để giảm bớt khối lượng công việc cho kế toán về các nghiệp vụ thu chi, lãnh đạo Trường cần liên kết với ngân hàng dé được cung cấp các dịch vụ thanh tốn
3.2.7 Hồn thiện cơng tác kiếm tra kế toán
Trường phải xây dựng được một quy chế kiểm tra, kiểm soát thống nhất trong
nội bộ, tiếp đến phải hoàn thiện về cơ cấu tổ chức và có kế hoạch phối hợp một
cách đồng bộ giữa các bộ phận
KÉT LUẬN
Tổ chức kế toán khoa học góp phần quan trọng trong việc nâng cao vai trò
của kiểm soát nội bộ trong quản lý Nội dung quan trọng của các đơn vị sự
nghiệp nói chung và của Trường Đại học Hùng vương nói riêng là đổi mới và nâng cao hiệu quả hoạt động, tăng cường công tác quản lý trong đó có việc xây
dựng, hồn thiện cơng tác tổ chức kế toán Đây vừa là nội dung quán triệt tính
thần của Đảng và Nhà nước trong công cuộc xã hội hoá giáo dục, trao quyền tự
chủ, tự chịu trách nhiệm về thực hiện nhiệm vụ tổ chức bộ máy, biên chế tài
Trang 23Trong khuôn khổ phạm vi và mục đích nghiên cứu đã xác định, Đề tài “Hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán với tăng cường kiểm soát nội bộ tại Trường Đại học Hùng Vương” đã giải quyết được những vấn đề cơ bản sau:
Một là: Hệ thống những lý luận cơ bản về tổ chức hạch toán kế toán trong
mối quan hệ với tăng cường kiểm soát nội bộ tại các đơn vị hành chính sự
nghiệp
Hai là, Mô tả và phân tích thực trạng công tác tổ chức hạch toán kế toán và kiểm soát nội bộ tại Trường Đại học Hùng Vương, đưa ra những điểm mạnh, điểm yếu đang tồn tại của hệ thống này và lý giải sự cần thiết khách quan phải
hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán tại Trường Đại học Hùng Vương;
Trang 24Nguyễn Thị Thanh Loan
HOÀN THIỆN TỎ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN VỚI TĂNG CƯỜNG
KIEM SOÁT NOI BO TAI TRUONG DAI HOC HUNG VUONG
Chuyên ngành: Kế foán, Tài vụ và Phân tích hoạt động kinh tế
LUAN VAN THAC SY KINH TE
NGUOI HUONG DAN KHOA HOC: GS.TS NGUYEN QUANG QUYNH
Trang 251 TINH CAP THIET CUA DE TAI
Chuyến sang cơ chế mới, thực hiện xã hội hoá trong GD ĐT (GD ĐT),
Nhà nước giữ vai trò là người tổ chức quản lý, tạo lập môi trường pháp lý thuận lợi để cho GD ĐT phát triển Ngày 25 tháng 4 năm 2006 Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Nghị định Số 43/2006/NĐ-CP qui định quyền tự chủ,
tự chịu trách nhiệm về thực hiện nhiệm vụ tổ chức bộ máy, biên chế tài chính
đối với các đơn vị sự nghiệp công lập Như vậy các đơn vị hành chính sự
nghiệp (HCSN) cần phải kiểm soát chặt chẽ về chỉ phí, phải tự tính toán, đảm bảo sử dụng nguồn thu, chỉ đạt hiệu quả, tiết kiệm chỉ phí, tạo sự chủ động về cả hoạt động và tài chính của đơn vị Ngày 30 tháng 03 năm 2006 Bộ Tài chính đã ban hành Quyết định 19/2006/QĐ-BTC về việc ban hành Chế độ Kế
toán (CĐKT) HCSN, thay cho Quyết định 999-TC/QĐ/CĐÐKT ngày
2/11/1996 Hệ thống Kế toán này áp dụng chung cho các đơn vị HCSN có sử dụng Ngân sách nhà nước (NSNN) và nguồn kinh phí khác
Trường ĐH (ĐH) Hùng Vương là một trường đào tạo nguồn lực lao động
tại chỗ chủ yếu cho Tỉnh Phú Thọ và các tỉnh trung du, miền núi phía Bắc
Xuất phát điểm là Trường Cao đẳng Sư phạm Phú Thọ, mới được nâng cấp lên bậc ĐH với qui mô lớn hơn, mở rộng thêm nhiều ngành nghề dao tao Thực hiện chủ trương đôi mới và nâng cao hướng hoạt động, Nhà trường đã
chủ động cơ cấu lại bộ máy tổ chức, tăng cường công tác quản lý trong đó chú
trọng đến việc hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán kế toán, từng bước hoàn thiện các qui chế kiểm soát Tuy nhiên hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) của
Trường vẫn còn nhiều bắt cập, chưa đáp ứng được yêu cầu của công tác quản
Trang 26Qua nghiên cứu lý luận về tổ chức hạch toán kế toán trong mối quan hệ với
tăng cường KSNB, đồng thời tổng kết thực tiễn hoạt động của tổ chức hạch
toán kế toán tại Trường ĐH Hùng Vương, tôi đã lựa chọn Đề tài “Thực trạng
và giải pháp hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán với tăng cường KSNB tại
Trường Đại học Hùng Vương” cho Luận văn Thạc sĩ kinh tế Chuyên ngành
Kế toán, Tài vụ và Phân tích hoạt động kinh tế 2 MỤC ĐÍCH NGHIÊN CỨU
Mục đích của Đề tài là nghiên cứu một cách có hệ thống những vấn đề cơ bản về tổ chức hạch toán kế toán trong mối quan hệ với tăng cường KSNB, làm sáng tỏ việc vận dụng lý luận chung ay vào tô chức hạch toán kế toán và KSNB ở các đơn vị trường học; Luận văn mô tả, phân tích, đánh giá thực trạng công tác tổ chức hạch toán kế toán và KSNB tại Trường ĐH Hùng Vương, phân tích sự cần thiết khách quan phải hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán trong cơ chế mới; Thông qua nghiên cứu thực tiễn đề xuất phương hướng và một số giải pháp hồn thiện tổ chức hạch tốn kế toán nhằm tăng cường KSNB tại Trường
3 ĐỎI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU
Đối tượng nghiên cứu của Luận văn là tổ chức hạch toán kế toán trong mối quan hệ với tăng cường KSNB trong các đơn vị HCSN
Luận văn nghiên cứu, làm rõ thực trạng công tác tơ chức hạch tốn kế toán tại Trường ĐH Hùng Vương; Vận dụng lý luận để nêu ra những phương hướng và một số giải pháp để hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán nhằm tăng cường KSNB tại Trường
4 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
Trên cơ sở phương pháp luận duy vật biện chứng, các phương pháp cụ thể
Trang 275 NHỮNG ĐÓNG GÓP CỦA LUẬN VĂN
Về mặt lý luận, Luận văn hệ thống hoá và làm rõ các lý luận cơ bản về tổ chức
hạch toán kế toán trong mối quan hệ với tăng cường KSNB tại các đơn vị HCSN
Về mặt thực tế, Luận văn phân tích rõ thực trạng tổ chức hạch toán kế toán và
KSNB tại Trường ĐH Hùng Vương, đưa ra nhận xét về những điểm mạnh, điểm yếu đang tổn tại của việc tổ chức hạch toán kế toán trong mối quan hệ với tăng cường KSNB tại Trường
Về các đề xuất, Luận văn lý giải sự cần thiết khách quan phải hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán tại Trường ĐH Hùng Vương; đưa ra hệ thống các giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức hạch toán kế toán góp phần tăng cường KSNB tại
Trường ĐH Hùng Vương, đáp ứng được yêu cầu quản lý của Trường trong giai
đoạn hiện nay
6 KÉT CÁU CỦA LUẬN VĂN
Ngoài Phần mở đầu, Kết luận, nội dung Luận văn bao gồm 3 chương:
Chương I: Tống quan về tố chức hạch toán kế toán với kiểm soát nội bộ ở các đơn vị hành chính sự nghiệp
Chương II: Thực trạng tố chức hạch toán kế toán với kiếm soát nội bộ tai Trường Đại học Hùng Vương
Trang 28TOÁN KÉ TOÁN VỚI KIÊM SOÁT NỘI BỘ Ở CÁC ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP
1.1 LÝ LUẬN CHUNG VÈ TÓ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN VÀ KIÊM SOÁT NOI BO
1.1.1 Kiếm soát nội bộ
1.1.1.1 Tống quan về kiếm soát trong quản lý
Quản lý là sự tác động có tổ chức, có định hướng của chủ thể quản lý lên đối
tượng quản lý nhằm sử dụng có hiệu quả nhất các nguồn lực đã xác định để đạt các mục tiêu đề ra Chủ thể quản lý ở đây chính là bộ máy quản lý của đơn vị, bao gồm cán bộ lãnh đạo các cấp và bộ phận cán bộ chuyên môn thực thi các
nghiệp vụ quản lý, điều hành đơn vị Đối tượng quản lý chính là con người và sự
vật hiện tượng diễn ra trong đơn vị Đối tượng quản lý có nhiều đặc tính khác nhau đo đó trong quá trình quản lý cũng phát sinh những vấn đề phức tạp ở mức độ khác nhau Mục tiêu quản lý của đơn vị là sau quá trình quản lý có thể đo lường và lượng hóa được kết quả mà đơn vị phải hướng tới trong một khoảng
thời gian nhất định Quản lý gồm nhiều quá trình có liên hệ chặt chẽ với nhau
trong hoạt động của tổ chức, cụ thé 1a: Lập kế hoạch, tổ chức thực hiện, cung cấp nguồn lực, điều hành hoạt động Trong quá trình thực hiện hoạt động quản lý, do nhiều nguyên nhân chủ quan, khách quan nên việc hoạch định, tổ chức điều hành quá trình công tác tại don vi nhiều khi xa dời các mục tiêu đã đặt ra hoặc có thể trái ngược với hoạch định ban đầu Hoạt động kiểm soát được thực hiện kịp thời sẽ bảo đảm cho quá trình hoạch định được đúng hướng và tác nghiệp được tiến
hành theo kế hoạch, điều chỉnh kịp thời các sai lệch so với hoạch định nhằm đạt
Trang 29khả thi và thực hiện thành công thì các thông tin phục vụ cho việc lập kế hoạch phải được kiểm tra, kiểm soát Ở khâu này cần có những dự báo về nguồn lực và
mục tiêu, từ đó xây dựng và lên các chương trình kế hoạch Sau khi các
chương trình đã được kiểm soát thì có thể đưa ra các quyết định cụ thể để thực hiện Mục tiêu của hoạt động chính là cơ sở cho chức năng kiểm soát được tiến hành Trong khâu tổ chức thực hiện, cơng việc kiểm sốt hình thành bằng VIỆC phân chia, ủy quyền một cách cụ thể cho các bộ phận Nội dung công việc là mua sắm nguồn lực vật chất, máy móc thiết bị, vật tư, phát triển nhân lực Đây là quá trình phải được kiểm tra kiểm soát rất chặt chẽ nhằm xác định việc cung cấp nguồn lực là có thật, ngăn chặn sai sót và gian lận để tránh sự thiệt hại về tài chính của tổ chức Điều hành hoạt động là việc ra chỉ thị, cùng giám sát và làm việc với nhân viên, phối hợp và chỉ đạo trong công việc Trong giai đoạn này
phải có sự kiểm tra, kiểm soát thường xuyên về diễn biến và kết quả thực hiện kế hoạch, dự kiến những hành động cần thiết để đảm bảo điều hòa các mối quan hệ,
điều chỉnh các mục tiêu nhằm đạt kết quả tối ưu Như vậy, kiểm soát là một quy trình giám sát các hoạt động dé dam bảo rang các hoạt động này được thực hiện theo kế hoạch Quy trình này bao gồm 3 bước khác nhau: Bước 1, Đo lường thành quả hoạt động; Bước 2, So sánh thành quả thực tế với một chuẩn mực nào
đó; Bước 3, Hành động chỉnh sửa các sai lệch hoặc các chuẩn mực không phù
hợp Một hệ thống kiểm soát hữu hiệu bảo đảm rằng mọi hoạt động được hoàn tất theo những cách thức đưa đến việc đạt được mục tiêu của tổ chức
Kiểm soát được tiến hành theo nhiều cách Cấp trên kiểm soát cấp dưới thông qua các chính sách, các quy định, các thủ tục, các biện pháp cụ thể Đơn vị này
kiểm soát đơn vị kia thông qua chi phối đáng kể quyền sở hữu và lợi ich tương ứng Nội bộ kiểm soát lẫn nhau thông qua các quy chế và thủ tục quản lý Với ý
Trang 30Để đảm bảo hiệu quả hoạt động của mình, mỗi đơn vị đều phải tự xem xét hoạt động của mình trong tất cả các khâu: Rà soát các tiềm năng; xem xét lại các dự báo, các mục tiêu và định mức; đối chiếu và truy tìm các thông số về sự kết hợp;
sốt xét lại các thơng tin thực hiện đề điều chỉnh kịp thời trên quan điểm bảo đảm
hiệu năng của mọi nguồn lực và hiệu quả kinh tế cuối cùng của các hoạt động Công việc rà soát này gọi là KSNB hay nội kiểm Trong hoạt động của đơn vị, hoạt động kiểm soát được thực hiện ở mọi nơi, mọi lúc, mọi cấp, mọi ngành Quy mô của kiểm soát, kỹ thuật kiểm soát phụ thuộc vào từng hoạt động, từng con người
cụ thể Song các hoạt động này đều có quan hệ hữu cơ và hỗ trợ lẫn nhau, cùng
thực hiện chức năng giúp cho hoạt động quản lý đạt hiệu quả cao nhất
1.1.1.2 Các loại KSNB
Hoạt động kiểm soát bao gồm nhiều loại có thể phân loại theo nhiều tiêu thức khác nhau, như phân loại theo nội dung kiểm soát, theo quan hệ với quá trình tác
nghiệp, theo thời điểm kiểm soát
Theo nội dung kiểm soát, kiểm soát bao gồm kiểm soát quản lý và kiểm soát kế toán
Kiểm soát quan lý bao gồm việc lập kế hoạch, tổ chức và thực hiện các trình tự cần cho quá trình ra quyết định đẻ cho phép tiến hành các nghiệp vụ Kiểm soát quản lý gắn liền với trách nhiệm thực hiện các mục tiêu của tổ chức và là điểm xuất phát để thành lập kiểm soát kế toán Hoạt động kiểm soát quản lý tập trung vào các thể thức kiểm tra nhằm đảm bảo cho việc điều hành công tác đơn vị có nề nếp, nghiêm minh, hiệu quả Các thao tác kiểm soát quản lý được thực hiện trên các cấp độ như tuyển chọn nhân viên, xây dựng quy định, quy trình làm việc, quá trình chấp hành mệnh lệnh ở đơn vị
Kiếm soát kế toán bao gồm việc lập kế hoạch, tô chức thực hiện các trình tự cần thiết
Trang 31này đồng thời duy trì khả năng hạch toán của tài sản; Tài sản được quản lý theo
những nguyên tắc nhất định; Các hoạt động đều được ghi nhận vào các thời điểm
thích hợp giúp cho việc thành lập các thông tin kinh tế tài chính phù hợp với các chuẩn mực kế toán và thể hiện chính xác, toàn diện tình trạng của đơn vị hoặc đơn vị có nhiệm vụ điều chỉnh phù hợp khi có những sai lệch; Cung cấp căn cứ để ra quyết định xử lý các sai lệch rủi ro có thể gặp phải
Như vậy, kiểm soát kế toán chỉ quan tâm đến hoạt động tài chính của đơn vi
được phản ánh trên tài liệu kế toán Trong khi đó, kiểm soát quán lý yêu cầu một
phạm vi rộng hơn của các đối tượng quản lý theo mục tiêu của kiểm soát
Tuy nhiên kiểm soát kế toán lại có vai trò quan trọng đề làm cơ sở cho kiểm
soát quản lý Kiểm soát kế toán có thê hình thành phương pháp tự kiểm soát như
kiểm soát qua chứng từ, đối ứng tài khoản, qua tổng hợp — cân đối kế toán Mục tiêu của kiểm soát là đảm bảo cho quá trình tác nghiệp được thành công theo mục đích của quán lý, chính vì vậy việc ngăn ngừa, phát hiện, điều chỉnh các sai sót trong quản lý là thực sự cần thiết, kiểm soát cũng phải chú ý đến các nội dung này Theo quan hệ với quá trình tác nghiệp gồm kiểm soát ngăn ngừa, kiểm soát phát hiện và kiểm soát điều chỉnh
Kiểm soát ngăn ngừa tập trung chủ yêu vào việc quản lý nhân sự, xây dựng các quy trình, quy phạm thực hiện các thao tác tác nghiệp
Kiểm soát phát hiện tập trung vào việc phát hiện các gian lận, sai sót, sai lầm và rủi ro trong quá trình tác nghiệp một cách nhanh chóng, nhằm giúp các cấp
lãnh đạo có những quyết định xử lý kịp thời, hạn chế tới mức thấp nhất những thiệt hại có thể xảy ra
Kiểm soát điều chỉnh hướng tới việc cung cấp những thông tin cần thiết cho
việc ra các quyết định điều chỉnh các sai sót được phát hiện
Theo thời điểm kiểm soát gồm kiểm soát trước, kiểm soát tác nghiệp và kiểm
Trang 32sự tự liệu những diễn biến có thể xảy ra trong quá trình tác nghiệp đề phòng những rủi ro và các khó khăn tiềm an
Kiểm soát tác nghiệp là hoạt động kiểm soát được tiễn hành ngay trong quá trình tác nghiệp nhằm ngăn ngừa, phát hiện sai lầm, kiểm tra việc thi hành các quyết định quản lý trong quá trình tác nghiệp Loại kiểm soát này có tác dụng lớn trong việc làm giảm các rủi ro, các sai sót, đảm bảo hiệu quả của cơng việc
Kiểm sốt sau tác nghiệp hay còn gọi là kiểm sốt thơng tin phản hồi hoặc còn gọi là kiểm sốt thơng tin trở về trước là kiểm soát thông dụng nhất hiện
nay Mặc dù bị độ trễ về thời gian, song bù lại kiểm soát sau khi tác nghiệp lại có
đầy đủ căn cứ để đánh giá đo lường kết quả tác nghiệp
1.1.1.3 Các yếu tô cấu thành hệ thống KSNB, thủ tục và nguyên tắc
KSNB
Hệ thống KSNB bao gồm 3 bộ phận cấu thành cơ bản: Môi trường kiểm soát,
hệ thống kế toán và thủ tục kiểm soát
Bộ phận thứ nhất, Môi trường kiểm sốt: Bao gồm tồn bộ các yếu tô có tính
chất môi trường tác động đến việc thiết kế các chính sách, thủ tục kiểm soát tác động đến sự hoạt động cũng như tính hữu hiệu của các chính sách đó trong đơn vị
Môi trường kiểm soát bao gồm mơi trường kiểm sốt chung (bên trong) và môi trường kiểm sốt bên ngồi
Thứ nhất, Mơi trường kiểm sốt chung: Là hệ thống các nhân tố làm cơ sở để
xác lập thái độ của chủ thể quản lý về việc xây dựng hệ thống KSNB bảo đám
cho hệ thống này tồn tại và phát triển, xây dựng các chính sách, các trình tự quan lý, các chỉ dẫn đảm bảo cho sự giám sát liên tục đối với mọi hoạt động của đơn vị Các yếu tố chủ yếu trong mơi trường kiểm sốt chung bao gồm: Đặc thù về quản lý, cơ cấu tổ chức, chính sách nhân sự, công tác kế hoạch, ủy ban kiểm
Trang 33vị Trên thực tế, tính hiệu quả của hoạt động kiểm tra, kiểm soát trong các hoạt động của một tổ chức phụ thuộc chủ yếu vào các nhà quản lý tại tổ chức đó Nếu các nhà quản lý cho rằng công tác kiểm tra, kiểm soát là quan trọng và không thể thiếu được đối với mọi hoạt động trong đơn vị thì mọi thành viên của đơn vị đó sẽ nhận thức đúng đắn về hoạt động kiểm tra, kiểm soát và tuân thủ mọi qui định cũng như chế độ đề ra Ngược lại, nếu hoạt động kiểm tra, kiểm soát bị coi nhẹ từ phía các nhà quản lý thì chắc chắn các qui chế về KSNB sẽ không được vận hành một cách có hiệu quả bởi các thành viên của đơn vị
Thứ hai, Mơi trường kiểm sốt bên ngoài: Là hệ thống các nhân tố quy định và điều chỉnh thái độ của chủ thể quản lý trong việc xây dựng và điều hành hệ
thống KSNB Các nhân tố này thường gồm: Sự kiểm soát của cơ quan chức năng
nhà nước; ảnh hưởng của các chủ nợ, môi trường pháp lý, đường lối phát triển đất nước
Môi trường kiểm soát giữ vai trò quan trọng để hoạt động KSNB tồn tại và phát triển Quản lý chỉ có hiệu quả khi nhà quản lý kiểm soát được toàn bộ hoạt động của
đơn vị mình, do vậy cần phải tạo lập môi trường kiểm sốt hồn chỉnh
Bộ phận thứ hai, Hệ thống kế toán: Là hệ thống dùng đề ghi chép, tính toán
phân loại, kết chuyển vào Số Cái, tổng hợp và lập các báo cáo nghiệp vụ kế toán, bao gồm hệ thống chứng từ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán, hệ thống số kế toán và hệ thống báo cáo kế toán
Hệ thống chứng từ kế toán bao gồm hệ thống chứng từ kế toán bắt buộc và hệ thống chứng từ kế toán hướng dẫn được lập đề ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh làm cơ sở pháp lý cho các số liệu trên tài khoản, số kế toán và báo cáo kế toán
Trang 34Hệ thống số kế toán bao gồm các loại số kế toán chỉ tiết, số kế toán tổng hợp,
kết cấu SỐ, mối quan hệ kiểm tra đối chiếu giữa các số kế toán, trình tự và
phương pháp ghi chép các số cũng như việc tổng hợp số liệu dé lập báo cáo Như
vậy hệ thống số kế toán được sử dụng để ghi chép các số cũng như việc tổng hợp số liệu để lập báo cáo
Hệ thống báo cáo kế toán phản ánh một cách tổng quát, toàn diện tình hình tài sản, công nợ, nguồn vốn, tình hình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị trong một kỳ hạch tốn
Thơng qua việc quan sát, đối chiếu, tính toán và ghi chép các nghiệp vụ kinh tế
phát sinh, hệ thống kế toán không những cung cấp thông tin cho việc quản lý mà còn
có tác dụng kiểm soát nhiều mặt hoạt động của đơn vị Chính vì vậy hệ thống kế toán
là một mắt xích, một bộ phận cấu thành quan trọng của hệ thống KSNB
Tính kiểm soát của hệ thống kế toán được thê hiện thông qua 3 giai đoạn của quá
trình kế toán đó là: Lập chứng từ kế toán, phản ánh vào số kế toán và lập báo cáo kế toán Lập chứng từ kế toán là giai đoạn đầu tiên của quá trình xử lý số liệu kế toán
Đây là giai đoạn hết sức quan trọng, việc lập chứng từ đầy đủ, hợp lệ, hợp pháp và phản ánh trung thực mọi nghiệp vụ phát sinh thì số liệu kế toán mới bảo đảm tính chính xác và đáng tin cậy Các chứng từ kế tốn khơng chỉ là vật mang tin thuần túy mà còn là minh chứng pháp lý cho sự hình thành các nghiệp vụ kinh tế Thông qua giai đoạn lập chứng từ, kế toán có thể kiểm tra phát hiện và ngăn ngừa các sai phạm trong các nghiệp vụ phát sinh, bảo vệ tài sản, sử dụng có hiệu
quả các nguồn lực của đơn vị
Phản ánh vào số kế toán là giai đoạn chính trong quá trình xử lý số liệu kế
Trang 35tin được khoa học và có hệ thống, là trung gian giữa chứng từ ban đầu và hệ
thống báo cáo kế toán, vì vậy đó là cơ sở dé kiểm tra, đối chiếu các chứng từ
Lập báo cáo kế toán là giai đoạn cuối cùng của quá trình xử lý thông tin kế toán nhằm tổng hợp số liệu trên số kế toán thành những chỉ tiêu trên báo cáo kế tốn Thơng tin thể hiện trên báo cáo kế tốn khơng đơn thuần chỉ là sự mang sang từ số kế toán mà nó còn phải phản ánh trung thực tình hình tài chính và kết quả hoạt động của đơn vị đồng thời phải được trình bày theo đúng các chuẩn mực kế toán và các quy định có liên quan
Mục đích của một hệ thống kế toán của một tổ chức là sự nhận biết, thu thập, phân loại, ghi số và báo cáo các nghiệp vụ kinh tế tài chính của tô chức đó, thỏa
mãn chức năng thông tin và kiểm tra của hoạt động kế toán Một hệ thống kế toán hữu hiệu phải bảo đảm các mục tiêu kiểm soát chỉ tiết: Một là, Tính có thực: Nguyên tắc kiểm sốt khơng cho phép ghi chép những nghiệp vụ không có thực vào số sách của đơn vị; Hai là, Sự phê chuẩn: Bảo đảm mọi nghiệp vụ xảy
ra phải được phê chuẩn hợp lý; Ba là, Tính đầy đủ: Bảo đảm việc phản ánh trọn
vẹn các nghiệp vụ kinh tế phát sinh; Bốn là, Sự đánh giá: Báo đảm không có sai phạm trong việc tính toán các khoản giá và phí; Năm là, Sự phân loại: Bảo đảm các nghiệp
vụ được ghi chép đúng theo sơ đồ tài khoản và ghi nhận đúng đắn ở các loại số
sách kế toán; Sáu là, Tính đúng kỳ: Bảo đảm việc ghi số các nghiệp vụ phát sinh
được thực hiện kịp thời theo qui định; Bảy là, Quá trình chuyển số và tổng hợp
chính xác: Số liệu kế toán được ghi vào số phải được tổng cộng và chuyên số
đúng đắn, tổng hợp chính xác trên các BCTC của đơn vị
Thủ tục KSNB là các cách thức, các thao tác trong quy trình quản lý Để dat
được các mục tiêu kiểm soát, các nhà quản lý phải thiết lập và duy trì các bước
cũng như các cách thức kiểm soát trong đơn vị Các bước và cách thức kiểm soát
này được thiết kế tùy thuộc vào đặc thù của từng đơn vị Chính vì vậy, các bước kiểm soát và cách thức kiểm soát có thể không giống nhau, thậm chí rất khác
nhau giữa các đơn vị và các loại nghiệp vụ
Trang 36Một là: Nguyên tắc phân công, phân nhiệm: Theo nguyên tắc này, quyền hạn
và trách nhiệm cần được phân chia cho nhiều người trong một bộ phận hoặc
nhiều bộ phận khác nhau trong một tổ chức Mục đích của nguyên tắc này là không nên để một cá nhân hay bộ phận nào được thực hiện một nghiệp vụ trọn
vẹn từ khâu đầu đến khâu cuối Cơ sở của nguyên tắc là nhiều người cùng làm
một công việc thì sai sót dé phát hiện hơn và các gian lận khó xảy ra hơn Trong một đơn vị, công việc của người này sẽ liên quan và tự động được kiểm soát bởi người khác Việc phân công phân nhiệm còn có tác dụng tạo nên sự chuyên môn hóa, tạo cơ chế kiểm tra, thúc đây lẫn nhau trong công việc
Hai là: Nguyên tắc bắt kiêm nhiệm: Nguyên tắc này đòi hỏi sự tách biệt về quyền hạn và trách nhiệm đối với một số công việc như trách nhiệm xét duyệt, thực
hiện nghiệp vụ, bảo quản tài sản với trách nhiệm ghi chép số sách; chức năng kế toán với chức năng tài chính; chức năng thực hiện với chức năng kiểm soát v.v Nguyên tắc này xuất phát từ mối quan hệ đặc biệt giữa các trách nhiệm với sự kiêm
nhiệm dễ dẫn đến gian lận khó phát hiện
Ba là: Nguyên tắc úy quyển và phê chuẩn: Theo nguyên tắc này, người quản lý đơn vị không thể giải quyết mọi công việc sự vụ trong đơn vị mà phải ủy quyền cho cấp dưới thay mặt người quản lý đơn vị quyết định một số công việc trong phạm vi nhất định Tuy nhiên người quản lý đơn vị vẫn phải chịu trách nhiệm về công việc đó và vẫn phải duy trì một sự kiểm tra nhất định Quá trình ủy quyền được tiếp tục thực hiện với các cấp thấp hơn tạo nên một hệ thống phân chia trách nhiệm và quyền hạn giữa các cấp song vẫn bảo đảm tính tập trung cua don vi
1.1.2 Tổ chức hạch toán kế toán
Trang 37động cụ thể Điều đó có nghĩa là, có được công cụ, nhận thức được vai trò của công cụ đó rồi, còn cần thiết phải tổ chức sử dụng công cụ đó một cách khoa học, hợp lý và hiệu quả Trước hết, với ý niệm chung nhất, /ổ chức được hiểu đó là một hình thức tập hợp, liên kết các thành viên trong xã hội (cá nhân, tập thể) nhằm đáp ứng yêu cầu, nguyện vọng, lợi ích của các thành viên; cùng nhau hoạt động vì mục tiêu chung Công tác tô chức có nhiều yếu tố cầu thành bao gồm: Mục tiêu, loại hình tổ chức, phương pháp, con người, phương tiện vật chất, thời gian và kiểm tra
Tổ chức hạch toán kế toán là một khoa học có đối tượng nghiên cứu riêng Đối
tượng của tổ chức hạch toán kế toán có thể được xem xét trên các góc độ khác nhau
Thứ nhất, Xét trên góc độ quá trình (chu trình) kế toán chung thì đối tượng tổ
chức hạch toán kế toán bao gồm: Giai đoạn hạch toán ban đầu, xác định đối
tượng tính giá và thiết kế số tương ứng, giai đoạn ghi chép vào số tài khoản, giai
đoạn lập báo cáo kế toán
Về giai đoạn hạch toán ban đâu: Là tổ chức lập các chứng từ kế toán và thu nhận chứng từ kế toán từ các bộ phận trong đơn vị lập hoặc các chứng từ mà cơ quan bên ngoài đơn vị lập nhưng có liên quan đến hoạt động kinh tế của đơn vị
chuyền đến cho đơn vị
Về giai đoạn tính giá: Là việc xác định giá trị ghi số của tài sản, tức là đùng
thước đo gia tri để biểu hiện các loại tài sản khác nhau trên cơ sở xác định đối
tượng tập hợp chi phi dé tính giá hàng hóa dịch vụ và thiết kế phương pháp tính giá tương ứng
Về giai đoạn ghi số tài khoản ké toán: Là lây số liệu từ các chứng từ đã ghi và
phân loại để phản ánh vào trong số tài khoản phù hợp: Số chỉ tiết, số tông hợp
Về giai đoạn lập báo cáo kế toán: Là việc cán bộ kế toán lấy số liệu từ các số kế
toán tổng hợp, tính toán và ghi vào các chỉ tiêu kinh tế phù hợp trong báo cáo
Thứ hai, Xét trên góc độ các đối tượng kế toán cụ thể thì tổ chức kế toán gồm
các phần hành: Kế toán vật liệu, dụng cụ, kế toán tiền lương và các khoản trích
Trang 38Thứ ba, Xét trên góc độ cơ cấu tổ chức bộ máy thì đối tượng của tổ chức hạch toán kế toán bao gồm các bộ phận kế toán và phân công lao động vào các bộ phận Ấy, quy định các mối liên hệ giữa các cá nhân, các bộ phận hình thành một thể thống nhất thực hiện chức năng hạch toán kế toán
Tổ chức hạch toán kế tốn khoa học ln có ý nghĩa đối với công tác quản lý của đơn vị thể hiện ở chỗ:
Một là, Cung cấp chính xác, kịp thời, đầy đủ thông tin về hoạt động kinh tế
tài chính phục vụ cho quản lý của Nhà nước, quản lý của đơn vị và các nhà đầu tư có quan tâm
Hai là, Tiết kiệm lao động kế toán, nâng cao hiệu suất của lao động kế toán, chất lượng thông tin mà kế toán cung cấp phục vụ cho quản lý
Ba là, Kiểm tra, giám sát đôn đốc các cá nhân, tập thé trong đơn vị chấp hành các quy định trong quản lý của đơn vị, chấp hành kỷ luật tài chính
Từ các cách tiếp cận đối tượng hạch toán kế toán như trên với ý nghĩa quan trọng của tổ chức hạch toán kế toán, nhiệm vụ của tổ chức hạch toán kế toán trong đơn vị cần phải tập trung giải quyết những vấn đề sau:
Thứ nhất, Tổ chức khoa học và hợp lý công tác kế toán, tổ chức hợp lý bộ
máy kế tốn, phân cơng phân nhiệm rõ ràng đối với từng bộ phận kế toán, từng
nhân viên, cán bộ kế toán, quy định mối quan hệ chặt chẽ giữa các bộ phận kế toán, giữa các nhân viên, cán bộ kế toán trong quá trình thực hiện công việc được giao;
Thứ hai, Vận dụng đúng hệ thống tài khoản kế toán, đáp ứng yêu cầu quản lý,
áp dụng hình thức tổ chức số kế toán phù hợp;
Thứ ba, Từng bước trang bi, su dụng phương tiện kỹ thuật tính toán, thông tin hiện đại vào công tác kế toán, bồi dưỡng nâng cao trình độ cho đội ngũ cán bộ, nhân viên kế toán;
Trang 39Thứ năm, Tổ chức thực hiện việc kiểm tra kế toán trong nội bộ đơn vị 1.1.2.2 Nguyên tắc tổ chức kế toán trong các đơn vị kế toán
Các nguyên tắc kế toán là những quy ước chung làm cơ sở và sự hướng dẫn việc lập các BCTC đạt được mục tiêu dễ hiểu, đáng tin cậy và đễ so sánh Các
quy tắc nền tảng cho việc lập và trình bày BCTC được nhiều quốc gia sử dụng
gọi là: Các nguyên tắc kế toán chung được thừa nhận phổ biến
Do các nguyên tắc kế toán thường tiến triển trong môi trường kinh doanh không ngừng thay đổi, nên không thể có một danh mục đầy đủ những nguyên tắc kế toán Tuy nhiên, một số nguyên tắc kế toán phải được chấp nhận chung, được thống nhất là:
Một là, Nguyên tắc hoạt động liên tục: Theo nguyên tắc này BCTC phải được lập trên cơ sở giả định là đơn vị đang hoạt động liên tục và sẽ tiếp tục hoạt động kinh đoanh bình thường trong tương lai gần;
Hai là, Nguyên tắc thước đo tiền tệ: Theo nguyên tắc này đơn vị tiền tệ được kế toán tài chính thừa nhận như một đơn vị thống nhất trong việc tính toán các nghiệp vụ kế toán;
Ba là, Nguyên tắc kỳ kế toán: Theo nguyên tắc này kỳ kế toán là khoảng thời gian nhất định mà trong đó các BCTC được lập đề đánh giá chu kỳ sản xuất kinh
doanh, những thay đổi về tình hình kinh tế tài chính và đưa ra được các quyết định quản lý Kỳ kế toán chính thức thường là 1 năm (12 tháng) Tuy nhiên kỳ kế toán cho 1 năm có thể được tính theo năm dương lịch, hoặc từ đầu thang 10 năm này đến hết thang 9 nam sau ;
Bồn là, Nguyên tắc khách quan: Theo nguyên tắc này các thông tin và số liệu kế toán phải được ghi chép và báo cáo trên cơ sở các bằng chứng đầy đủ, khách quan và đúng với thực tế về hiện trạng, bản chất nội dung và giá trị của nghiệp
vụ kinh tế phát sinh;
Năm là, Nguyên tắc giá phí: Theo nguyên tắc này việc tính tốn tài sản, cơng nợ, vốn, doanh thu, chỉ phí phải được dựa trên giá trị thực tế mà không quan
Trang 40Sáu là, Nguyên tắc phù hợp: Theo nguyên tắc này việc ghi nhận doanh thu và chi phí phải phù hợp với nhau Khi ghi nhận doanh thu thì phải ghi nhận một khoản chi phí tương ứng có liên quan đến việc tạo ra doanh thu đó Chi phí tương ứng với doanh thu gồm chỉ phí của kỳ tạo ra doanh thu và chỉ phí của các kỳ trước hoặc chi phí phải trả nhưng liên quan đến đoanh thu của kỳ đó;
Bảy là, Nguyên tắc nhất quán: Theo nguyên tắc này tất cả các khái niệm, chuẩn mực và các cách tính toán đơn vị đã chọn phải được áp dụng thống nhất ít nhất trong một kỳ kế toán năm;
Tám là, Nguyên tắc công khai: Theo nguyên tắc này tất cả các tư liệu, sự việc có liên quan đến tình hình tài chính và kết quả hoạt động phải được thông báo cho những người sử dụng Sự công khai này sẽ làm cho các BCTC có ích hơn, giải quyết các vấn đề bị hiểu sai;
Chín là, Nguyên tắc thận trọng: Theo nguyên tắc này ghi tăng vốn chủ sở hữu chỉ thực hiện khi có bằng chứng chắc chắn, ghi giảm vốn chủ sở hữu được ghi nhận ngay sau khi có chứng cứ;
Mười là, Nguyên tắc trọng yếu: Theo nguyên tắc này chỉ chú trọng đến những vấn đề mang tính chất trọng yếu, không quan tâm đến các yếu tố ít tác dụng trong BCTC Một khoản mục là quan trọng nếu có lý do hợp lý để biết rằng nó sẽ ánh hưởng đến quyết định của những người sử đụng BCTC
Trên cơ sở các nguyên tắc trên và các mối quan hệ giữa kế toán với các phân hệ khác trong hệ thống quản lý, có thể hình thành các nguyên tắc cơ bản trong tổ chức hạch toán kế toán như sau:
Thứ nhất, Nguyên tắc phù hợp: Việc tổ chức kế toán ở mỗi đơn vị kế toán phải phù hợp với tính chất, đặc điểm hoạt động và tổ chức quản lý của đơn vị,
phải phù hợp với quy mô hoạt động và khối lượng nghiệp vụ phát sinh ở đơn vị;
Thứ hai, Nguyên tắc tiết kiệm và hiệu quả: Tổ chức hạch toán kế toán ở mỗi
đơn vị kế toán phải sao cho vừa gọn nhẹ cả về bộ máy, phương tiện, số lượng ghi chép nhưng vẫn bảo đảm thu thập, hệ thống và cung cấp thông tin chính xác,