Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công Ty Cổ Phần Thép Miền Trung

Nó không những đánh giá hiệu quả của các chu trình trước đó như chu trìnhtiền, tiếp nhận - hoàn trả vốn, mua hàng và thanh toán…mà còn đánh giá hiệu quả củatoàn bộ quá trình kinh doanh c

Đặc biệt công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền đặc biệt có ýnghĩa quan trọng đối với một doanh nghiệp, tổ chức Bởi chu trình bán hàng và thutiền được xem là chu trình cuối cùng của quá trình sử dụng kinh doanh của doanhnghiệp Nó không những đánh giá hiệu quả của các chu trình trước đó như chu trìnhtiền, tiếp nhận - hoàn trả vốn, mua hàng và thanh toán…mà còn đánh giá hiệu quả củatoàn bộ quá trình kinh doanh của doanh của doanh nghiệp.

Với mong muốn được tiếp cận thực tế công tác kiểm soát đối với chu trình bánhàng và thu tiền của một doanh nghiệp cụ thể, đồng thời ứng dụng những kiến thức đãhọc trong nhà trường, so sánh giữa kiến thức và thực tiễn của mỗi doanh nghiệp cũngnhư mở rộng hiểu biết, em đã chọn đề tài "Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thutiền tại Công Ty Cổ Phần Thép Miền Trung"

Chuyên đề gồm có 3 phần:

Phần I: Cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền

Phần II: Thực trạng về kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công Ty CổPhần Thép Miền Trung

Phần III: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thutiền tại Công Ty Cổ Phần Thép Miền Trung

Đối với bản thân em khi nghiên cứu về vấn đề này do kiến thức còn hạn chế vàkinh nghiệm tiếp xúc với công tác kế toán thực tế còn ít nên gặp nhiều khó khăn.Chính vì vậy qua đây em cũng xin bày tỏ sự biết ơn sâu sắc đối với thầy giáo – TS.Ngô Hà Tấn cùng tập thể các cô chú, anh chị Phòng kế toán tài chính, Phòng kinhdoanh thị trường Công Ty Cổ Phần Thép Miền Trung đã hướng dẫn tận tình, chỉ bảo

và giúp đỡ em trong suốt thời gian thực tập và hoàn thành luận văn này

Đà nẵng, tháng 05 năm 2010 Sinh viên thực hiện

Vũ Tú Uyên

SVTH: Vũ Tú Uyên

PHẦN I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN

HÀNG VÀ THU TIỀN

  

I Khái quát về Hệ thống kiểm soát nội bộ

1 Bản chất của Hệ thống kiểm soát nội bộ

1.1 Khái niệm Hệ thống kiểm soát nội bộ

Kiểm soát nội bộ, một khái niệm không còn xa lạ đối với các doanh nghiệp nướcngoài nhưng đối với các doanh nghiệp Việt Nam đây là một khái niệm mới chỉ xuấthiện trong thời gian gần đây nên còn khá mới mẻ Hiện nay có rất nhiều quan điểm về

hệ thống kiểm soát nội bộ song có thể nhắc đến một vài quan điểm sau:

+ Chuẩn mực kiểm toán quốc tế ISA 400: Hệ thống KSNB là toàn bộ nhữngchính sách và thủ tục (KSNB) do Ban giám đốc của đơn vị thiết lập nhằm đảm bảoviệc quản lý chặt chẽ và sự hiệu quả của các hoạt động trong khả năng có thể Các thủtục này đòi hỏi việc tuân thủ các chính sách quản lý, bảo quản tài sản, ngăn ngừa vàphát hiện các sai sót hay gian lận, tính chính xác và đầy đủ của các ghi chép kế toán vàđảm bảo lập các báo cáo trong thời gian mong muốn

+ Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 400 (VSA 400): Hệ thống kiểm soátnội bộ là các quy định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và

áp dụng nhằm đảm bảo cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định, để kiểm tra,kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót; để lập báo cáo tài chính trung thực

và hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị

+ Tuy nhiên kiểm soát nội bộ được định nghĩa theo khuôn khổ của COSO

(Committee of Sponsoring Organizations of Treadway Commission tạm dịch là ủy ban

các tổ chức tài trợ) là một định nghĩa đầy đủ và chính xác nhất về KSNB đã đượcnhiều công ty ở Mỹ cũng như các doanh nghiệp nước ngoài áp dụng hiệu quả COSOđịnh nghĩa KSNB như là một quá trình, chịu ảnh hưởng bởi một thực thể Ban giámđốc, các nhà quản trị và các nhân viên khác trong tổ chức, được thiết kế để cung cấpmọi sự đảm bảo hợp lý về việc đạt được các mục tiêu trong các lĩnh vực sau:

 Bảo vệ tài sản

 Hiệu lực và hiệu quả hoạt động

 Độ tin cậy của các báo cáo tài chính

 Phù hợp với luật pháp và quy định hiện hànhKSNB là một quá trình, là phương tiện để đạt được mục tiêu, chứ không phải làmục tiêu hướng đến của doanh nghiệp KSNB được ban quản trị thiết lập và thực thinhằm quản lý mọi hoạt động, mọi nhân viên không chỉ trong lĩnh vực tài chính kế toán

mà trong mọi lĩnh vực hoạt động, quản lý của doanh nghiệp và việc tuân thủ chấp hànhluật pháp và các quy định hiện hành Do đó cần nhận thức rằng KSNB không chỉ đơnthuần là những văn bản tài liệu về những thủ tục, chính sách của doanh nghiệp hay chỉ

là trách nhiệm của ban quản trị mà KSNB phải là một hệ thống nhằm huy động mọinhân viên trong tổ chức đều tham gia vào công việc KSNB, vì chính họ là nhân tốquyết định đến mọi thành quả của tổ chức

1.2 Chức năng của Hệ thống kiểm soát nội bộ

Hệ thống KSNB của doanh nghiệp thực hiện các chức năng chính sau:

 Bảo vệ tài sản của đơn vị bao gồm các tài sản hữu hình, tài sản vô hình không

bị mất mát, lãng phí, lạm dụng sử dụng sai mục đích, đặc biệt là các sổ sách kế toán và

các tài liệu quan trọng được lưu giữ trên máy tính có thể bị đánh cắp bằng thủ thuậttinh vi của những hacker.

 Giúp cho việc quản lý hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp một cách cóhiệu quả Từ đó, phát hiện kịp thời những vấn đề trong kinh doanh để đề ra các biệnpháp giải quyết

 Bảo đảm rằng các quyết định và chế độ quản lý được thực hiện đúng thể thức

và giám sát mức hiệu quả của việc thực thi các chế độ và quyết định đó

 Ngăn chặn và phát hiện kịp thời cũng như xử lý các sai phạm và gian lận trongmọi hoạt động của doanh nghiệp

 Ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác với các nghiệp vụ kinh tế xảy ra

 Đảm bảo việc lập báo cáo kịp thời, chính xác và đảm bảo độ tin cậy của cácthông tin phục vụ quản lý và báo cáo tài chính cho các đối tượng bên ngoài

1.3 Sự cần thiết phải xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ

Trong một tổ chức bất kỳ, sự thống nhất và xung đột quyền lợi chung - quyền lợiriêng của người sử dụng lao động với người lao động luôn tồn tại song hành Nếukhông có hệ thống kiểm soát nội bộ, làm thế nào để người lao động không vì quyền lợiriêng của mình mà làm những điều thiệt hại đến lợi ích chung của toàn tổ chức, củangười sử đụng lao động? Làm sao quản lý được các rủi ro? Làm thế nào có thể phânquyền, ủy nhiệm, giao việc cho cấp dưới một cách chính xác, khoa học chứ không phảichỉ dựa trên sự tin tưởng cảm tính?

Một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh sẽ đem lại cho tổ chức các lợi ích như:Giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong SXKD (sai sót vô tình gây thiệt hại, các rủi rolàm chậm kế hoạch Tăng giá thành, giảm chất lượng sản phẩm ) Bảo vệ tài sản khỏi

bị hư hỏng, mất mát bởi hao hụt, gian lận, lừa gạt, trộm cắp Đảm bảo tính chính xáccủa các số liệu kế toán và báo cáo tài chính Đảm bảo mọi thành viên tuân thủ nội quy,quy chế, quy trình hoạt động của tổ chức cũng như các quy định của luật pháp Đảmbảo tổ chức hoạt động hiệu quả, sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt được mục tiêu đặt

ra Bảo vệ quyền lợi của nhà đầu tư, cổ đông và gây dựng lòng tin đối với họ (trườnghợp Công ty cổ phần)

2 Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ

Theo COSO, một hệ thống KSNB hoàn chỉnh, hoạt động hiệu quả thì nó phải có

đủ năm thành phần: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hệ thống thông tin vàtruyền thông, các thủ tục kiểm soát, hệ thống giám sát và thẩm định

2.1 Môi trường kiểm soát (Control environment)

Môi trường kiểm soát thiết lập sắc thái chung của một tổ chức thông qua việc chiphối ý thức kiểm soát của các thành viên, cung cấp một nền tảng cho tất cả các thànhphần khác của kiểm soát nội bộ Môi trường kiểm soát bao gồm nhận thức, thái độ,SVTH: Vũ Tú Uyên

hành động của người quản lý trong đơn vị đối với kiểm soát và tầm quan trọng củakiểm soát Nếu nhà quản lý cho rằng công tác kiểm tra, kiểm soát là quan trọng vàkhông thể thiếu đối với mọi hoạt động trong đơn vị thì mọi thành viên của đơn vị sẽ cónhận thức đúng đắn về hoạt động kiểm tra kiểm soát và tuân thủ mọi quy định, chế độ

đề ra Ngược lại, nếu hoạt động kiểm tra, kiểm soát bị coi nhẹ từ phía các nhà quản lýthì chắc chắn các quy chế về hệ thống kiểm soát nội bộ sẽ không được vận hành mộtcách hiệu quả bởi các thành viên của đơn vị

Các nhân tố trong môi trường kiểm soát bao gồm:

 Tính chính trực và các giá trị đạo đức: Là giá trị căn bản trong kinh doanh, là

xâu chuỗi liên kết các hoạt động của tổ chức, nó chịu sự tác động của văn hóa tổ chức.Những nhà quản lý cấp cao giữ một vai trò chủ đạo trong việc hình thành văn hóa tổchức

Sự hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ trước tiên phụ thuộc vào tính chínhtrực và việc tôn trọng các giá trị đạo đức của những người liên quan đến quá trìnhkiểm soát Để đáp ứng được điều này, các nhà quản lý cấp cao phải xây dựng cácchuẩn mực về đạo đức trong đơn vị, và cư xử đúng đắn để có thể ngăn cản không chocác thành viên có hành vi thiếu đạo đức hoặc phạm pháp Muốn vậy, các nhà quản lýcần phải làm gương cho cấp dưới về việc tuân thủ các chuẩn mực và cần phổ biếnnhững quy định này đến mọi thành viên bằng các thể thức thích hợp

 Triết lý quản lý và phong cách điều hành: Triết lý thể hiện qua quan điểm,

nhận thức của người quản lý, phong cách điều hành thể hiện qua cá tính, tư cách, vàthái độ của họ khi điều hành đơn vị Một số nhà quản lý rất quan tâm đến việc lập Báocáo tài chính và rất chú trọng đến việc hoàn thành hoặc vượt mức kế hoạch Họ hàilòng với những hoạt động kinh doanh có mức rủi ro cao nhưng có thể thu được nhiềulợi nhuận Một số nhà quản lý lại rất thận trọng với rủi ro Rõ ràng sự khác biệt về triết

lý quản lý và phong cách điều hành có thể ảnh hưởng lớn đến môi trường kiểm soát vàtác động đến mục tiêu của đơn vị

 Năng lực của đội ngũ nhân viên: Năng lực của nhân viên được phản ánh qua

kỹ năng và hiểu biết cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ Một tổ chức chỉ có thể đạt đượcmục tiêu của mình nếu nhân viên ở mọi cấp đều đảm bảo kiến thức và kỹ năng cầnthiết Một khía cạnh cũng không kém phần quan trọng là phẩm chất của cán bộ côngnhân viên, khi thiếu yếu tố này các thủ tục kiểm soát dù chặt chẽ tới đâu cũng khôngđược thực thi trong thực tế Vì thế, nhà quản lý chỉ nên tuyển dụng các nhân viên cótrình độ đào tạo và kinh nghiệm phù hợp với nhiệm vụ được giao, phải giám sát vàhuấn luyện họ đầy đủ và thường xuyên

 Phân chia quyền hạn và trách nhiệm: Là mức độ giao quyền từ trên xuống

dưới của một tổ chức Nó cụ thể hóa về quyền hạn và trách nhiệm của từng thành viêntrong các hoạt động của đơn vị, giúp cho mỗi thành viên phải hiểu rằng họ có nhiệm

vụ cụ thể gì và từng hoạt động của họ sẽ ảnh hưởng như thế nào đến người khác, các

bộ phận khác trong việc hoàn thành mục tiêu Do đó, khi mô tả công việc công ty cầnthể chế hóa bằng văn bản về những nhiệm vụ và quyền hạn cụ thể của từng thành viên

và quan hệ giữa họ với nhau

 Cơ cấu tổ chức: Cơ cấu tổ chức hợp lý sẽ góp phần tạo ra môi trường kiểm

soát tốt Cơ cấu tổ chức hợp lý đảm bảo một hệ thống xuyên suốt từ trên xuống dướitrong việc ban hành, triển khai các quyết định cũng như kiểm tra, giám sát việc thựchiện các quyết định đó trong toàn doanh nghiệp Cơ cấu tổ chức của một đơn vị

thường được mô tả qua sơ đồ tổ chức, trong đó phản ánh mối quan hệ về quyền hạn,trách nhiệm và báo cáo.

 Chính sách nhân sự: Sự phát triển của mọi doanh nghiệp luôn gắn liền với đội

ngũ nhân viên và họ luôn là nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát cũng nhưchủ thể trực tiếp thực hiện mọi thủ tục kiểm soát trong hoạt động của doanh nghiệp

Do đó, các nhà quản lý cần có những chính sách cụ thể, rõ ràng về tuyển dụng, đàotạo, sắp xếp, đề bạt, khen thưởng, kỷ luật nhân viên Việc đào tạo, bố trí cán bộ và đềbạt nhân sự phải phù hợp với năng lực chuyên môn và phẩm chất đạo đức

 Công tác kế hoạch: Nếu việc lập và thực hiện được tiến hành khoa học và

nghiêm túc thì hệ thống kế hoạch và dự toán sẽ trở thành công cụ kiểm soát rất hữuhiệu Vì vậy trong thực tế, các nhà quản lý thường quan tâm xem xét tiến độ thực hiện

kế hoạch, theo dõi những nhân tố ảnh hưởng đến kế hoạch đã lập nhằm phát hiệnnhững vấn đề bất thường và xử lý, điều chỉnh kế hoạch kịp thời

 Bộ phận kiểm toán nội bộ: Thực hiện sự giám sát và đánh giá thường xuyên

về toàn bộ hoạt động của đơn vị Đây là nhân tố quan trọng của môi trường kiểm soát

 Hội đồng quản trị và Ủy ban kiểm toán: Tại một số quốc gia như Mỹ, các

công ty cổ phần có quy mô lớn, thường thành lập một ủy ban kiểm toán trực thuộcHĐQT bao gồm những thành viên là chuyên gia am hiểu về lĩnh vực kiểm soát Ủyban kiểm toán thường có nhiệm vụ và quyền hạn như: giám sát việc chấp hành luậtpháp của công ty, kiểm tra, giám sát công việc của kiểm toán viên nội bộ, giám sát tiếntrình lập BCTC, dung hòa những bất đồng (nếu có) giữa BGĐ với các kiểm toán viênbên ngoài

 Môi trường bên ngoài: Các nhân tố bên ngoài tuy không chịu sự kiểm soát của

nhà quản lý nhưng có ảnh hưởng rất lớn đến thái độ, phong cách điều hành của các nhàquản lý cũng như sự thiết kế, vận hành các quy chế và thủ tục kiểm soát nội bộ Baogồm sự kiểm soát của cơ quan chức năng nhà nước, ảnh hưởng của các chủ nợ, môitrường pháp lý, đường lối phát triển của đất nước…

2.2 Đánh giá rủi ro của doanh nghiệp (Risk assessment)

Không lệ thuộc vào quy mô, cấu trúc, loại hình hay vị trí địa lý, bất kỳ tổ chứcnào khi hoạt động đều bị các rủi ro xuất hiện từ các yếu tố bên trong hoặc bên ngoàitác động:

 Các yếu tố bên trong: Sự quản lý thiếu minh bạch, không coi trọng đạo đứcnghề nghiệp Chất lượng cán bộ thấp, sự cố hỏng hóc của hệ thống máy tính, của trangthiết bị, hạ tầng cơ sở Tổ chức và cở sở hạ tầng không thay đổi kịp với sự thay đổi,

mở rộng của sản xuất…

 Các yếu tố bên ngoài: Thay đổi công nghệ làm thay đổi quy trình vận hành.Thay đổi thói quen của người tiêu dùng làm các sản phẩm và dịch vụ hiện hành bị lỗithời Xuất hiện yếu tố cạnh tranh không mong muốn tác động đến giá cả và thị phần

Sự ban hành của một đạo luật hay chính sách mới, ảnh hưởng đến hoạt động của tổchức

Để tránh bị thiệt hại do các tác động nêu trên, tổ chức cần thường xuyên: xácđịnh rủi ro hiện hữu và tiềm ẩn, phân tích ảnh hưởng của chúng kể cả tần suất xuấthiện và xác định các biện pháp để quản lý, giảm thiểu tác hại của chúng

2.3 Hệ thống thông tin và truyền thông (Information and communication)

Thông tin và truyền thông là điều kiện không thể thiếu cho việc thiết lập, duy trì

và nâng cao năng lực kiểm soát trong đơn vị thông qua việc hình thành các báo cáo để

SVTH: Vũ Tú Uyên

cung cấp thông tin về hoạt động, tài chính và sự tuân thủ, bao gồm cả cho nội bộ vàbên ngoài

Thông tin được thu thập và truyền đạt đến các bộ phận, cá nhân trong đơn vị để

có thể hoàn thành trách nhiệm của mình Truyền thông là sự cung cấp thông tin trongđơn vị (từ cấp trên xuống cấp dưới, từ cấp dưới lên trên và giữa các bộ phận ngangcấp) và với bên ngoài Thông tin cần thiết phải được xác định, nắm bắt, xử lý, truyềnđạt đến đúng người để giúp họ thực hiện trách nhiệm của mình Thông tin nội bộ, cũngnhư các sự kiện, hoạt động bên ngoài phải được truyền thông chính xác, kịp thời, đầy

kế toán, kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp về kế toán phải thực hiện đầy đủ các mụctiêu sau:

 Tính có thực: Kiểm soát không cho phép ghi chép những nghiệp vụ không có

thực vào sổ sách của đơn vị

 Sự phê chuẩn: Bảo đảm mọi nghiệp vụ xảy ra phải được phê chuẩn đúng đắn

 Tính đầy đủ: Các nghiệp vụ kinh tế hiện có phải được ghi sổ đầy đủ

 Sự đánh giá: Các nghiệp vụ kinh tế phải được đánh giá đúng đắn Một cơ cấu

KSNB đầy đủ phải bao gồm các thể thức để ngăn ngừa các sai số khi tính toán và ghi

sổ số tiền của các nghiệp vụ ở các giai đoạn khác nhau trong quá trình ghi sổ

 Sự phân loại: Bảo đảm các nghiệp vụ được ghi chép đúng theo sơ đồ tài khoản

và ghi nhận đúng đắn ở các loại sổ sách kế toán

 Tính đúng kỳ: Việc ghi nhận doanh thu, chi phí phải đúng kỳ, đúng niên độ kế

toán

 Chuyển sổ và tổng hợp chính xác: Số liệu kế toán được ghi vào sổ phải được

tổng cộng và chuyển sổ đúng đắn, tổng hợp chính xác trên BCTC của doanh nghiệp

 Trình bày và khai báo: Số liệu phải được trình bày, khai báo trên BCTC đúng

đắn, phù hợp với các quy định chuẩn mực hiện hành

2.4 Các thủ tục kiểm soát (Control activities)

Những hoạt động kiểm soát là những chính sách và thủ tục giúp đảm bảo rằngcác chỉ thị của nhà quản lý được thực hiện Các hoạt động kiểm soát diễn ra trong khắp

tổ chức, ở tất cả các cấp, trong tất cả các chức năng Hoạt động kiểm soát thường liênquan đến hai yếu tố: một là chính sách thiết lập những gì nên được thực hiện và cácthủ tục nhằm đạt hiệu lực của các chính sách đó

Trong thực tế, các thủ tục kiểm soát được thiết kế cho những mục đích, chínhsách sẽ khác nhau và dưới nhiều hình thức khác nhau, tùy thuộc vào nét đặc thù cơ cấu

tổ chức và hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Sau đây là một số các thủ tục kiểmsoát phổ biến:

 Lập, kiểm tra, so sánh, phê duyêt các số liệu, tài liệu liên quan đến đơn vị

 Kiểm tra tính chính xác của các số liệu tính toán

 Kiểm tra chương trình ứng dụng và môi trường tin học

 Kiểm tra số liệu giữa kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết

 Kiểm tra và phê duyệt các tài liệu kế toán

 Đối chiếu số liệu nội bộ với bên ngoài.

 So sánh, đối chiếu, kết quả kiểm kê thực tế với số liệu trên sổ kế toán

 Giới hạn việc tiếp cận trực tiếp với tài sản và các tài liệu kế toán

 Phân tích so sánh giữa số liệu thực tế với dự toán, kế hoạch

 Các thủ tục kiểm soát được xây dựng dựa trên các nguyên tắc cơ bản như:

 Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn: Theo sự ủy quyền của các nhà quản lý, các

cấp dưới được giao cho quyết định và giải quyết một số công việc trong phạm viquyền hạn được giao Bên cạnh đó, để tuân thủ tốt kiểm soát, mọi nghiệp vụ kinh tếphải được phê chuẩn đúng đắn

 Nguyên tắc phân công phân nhiệm: Theo nguyên tắc này, trách nhiệm và công

việc được phân chia cụ thể cho nhiều bộ phận và cho nhiều người trong bộ phận Việcphân công phân nhiệm rõ ràng tạo sự chuyên môn hóa trong công việc, ít xảy ra sai sót

và khi xảy ra thường dễ phát hiện do có sự kiểm tra chéo giữa các bộ phận, các nhânviên với nhau

 Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: Nguyên tắc này quy định sự tách biệt thích hợp về

trách nhiệm trong các nghiệp vụ có liên quan nhằm ngăn ngừa các sai phạm và hành vilạm dụng quyền hạn Trong tổ chức nhân sự không thể bố trí kiêm nhiệm các nhiệm vụphê chuẩn và thực hiện, thực hiện và kiểm soát, ghi sổ tài sản và bảo quản tài sản

 Kiểm soát vật chất đối với tài sản: Một biện pháp quan trọng để bảo vệ tài sản

cũng như chứng từ sổ sách kế toán là việc sử dụng các phương tiện kiểm soát vật chấtnhư các thiết bị bảo vệ hoặc thiết bị xử lý, ghi chép số liệu tự động Ví dụ như hệthống kho tàng phải có khóa, có camera chống trộm, phần mềm có phân quyền sửdụng và có password để đăng nhập…Đơn vị phải ban hành các quy chế kiểm soátnhư ra các nội quy ra vào kho, quy định về việc phân quyền sử dụng phần mềm,…nhằm hạn chế sự tiếp cận của nhân viên khi chưa được cho phép của quản lý

 Kiểm tra độc lập việc thực hiện: Là một quy định về kiểm tra một cách độc lập

việc thực hiện nhiệm vụ của các thành viên trong đơn vị hoặc một quy trình nhằm pháthiện các sai phạm có thể xảy ra và điều chỉnh kịp thời Kiểm tra độc lập nên được thựchiện đột xuất bởi những thành viên, bộ phận độc lập với bộ phận được kiểm tra

2.5 Hệ thống giám sát và thẩm định (Monitoring)

Giám sát là quá trình đánh giá tính hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ, baogồm việc đánh giá thiết kế và vận hành hệ thống kiểm soát, kể cả việc điều chỉnh cácthủ tục kiểm soát khi cần thiết Giám sát được thực hiện thông qua các hình thức như:

 Giám sát thường xuyên toàn bộ hoạt động của đơn vị

 Đánh giá độc lập, chẳng hạn như theo dõi và đánh giá việc ban lãnh đạo vànhân viên có tuân thủ các chuẩn mực về ứng xử của công ty không, hoặc đánh giá việcthực hiện so với kế hoạch

 Báo cáo những sai sót như là báo cáo cho lãnh đạo những trường hợp về gianlận, nghi ngờ gian lận, về các vi phạm nội quy có khả năng làm giảm uy tín của doanhnghiệp và gây thiệt hại về kinh tế

Một số công ty chọn có một “kiểm toán nội bộ” chịu trách nhiệm đảm bảo hệthống kiểm soát nội bộ được tuân thủ Kiểm toán nội bộ không được là thành viên củaphòng kế toán vì các biện pháp kiểm soát nội bộ cũng áp dụng cho cả phòng kế toán

Cụ thể, kiểm toán nội bộ thường có trách nhiệm kiểm tra:

 Việc tuân thủ các quy trình và chính sách, vốn là một phần của hệ thống kiểmsoát nội bộ của công ty

SVTH: Vũ Tú Uyên

 Việc tuân thủ các chính sách và quy trình kế toán cũng như việc đánh giá tínhchính xác của các báo cáo tài chính và báo cáo quản trị.

 Xác định các rủi ro, các vấn đề và nguồn gốc của việc kém hiệu quả và xâydựng kế hoạch giảm thiểu những điều này

Kiểm toán nội bộ báo cáo trực tiếp lên Tổng Giám đốc hoặc Hội đồng Quản trị

Do đó, với bộ phận kiểm toán nội bộ làm việc hiệu quả, hệ thống kiểm soát nội bộ củacông ty sẽ liên tục được kiểm tra và hoàn thiện

3 Kiểm soát nội bộ trong điều kiện tin học hoá

3.1 Sự khác nhau giữa thực hành kế toán bằng máy và bằng thủ công ảnh

hưởng tới hệ thống KSNB trong doanh nghiệp

- Khó quan sát, theo dõi

- Cập nhật một lần, lưu vào nhiều tập tin

4 Nơi lưu trữ dữ

3.2 Đánh giá rủi ro trong môi trường xử lý bằng máy tính

Là những rủi ro liên quan đến việc ghi nhận, xử lý dữ liệu, tổng hợp lập báo cáo

 Đầu vào: ghi nhận dữ liệu sai, không chính xác, không đầy đủ và không hợp lệ

 Xử lý: dữ liệu xử lý bị sai như việc phân loại sai, tính toán sai do chương trình

xử lý không chính xác

 Kết quả: thông tin tổng hợp thành các báo cáo kế toán cũng không chính xác,báo cáo có thể được chuyển giao không đúng người nhận.

3.3 Kiểm soát ứng dụng trong hệ thống kiểm soát bằng máy tính

Do những đặc điểm khác nhau giữa việc xử lý bằng tay và bằng máy nên việckiểm soát kế toán cũng có những đặc điểm khác nhau, do đó nhà quản trị cần phải thiếtlập các thủ tục kiểm soát đặc trưng:

3.3.1 Kiểm soát nhập liệu

Kiểm soát nhập liệu được thực hiện từ khi có nguồn dữ liệu cho đến khi hoàn tấtviệc nhập liệu vào hệ thống Do đó cần phải kiểm soát nguồn dữ liệu và quá trình nhậpliệu

a) Kiểm soát nguồn dữ liệu

Kiểm soát nguồn dữ liệu nhằm đảm bảo rằng dữ liệu nhập vào là hợp lệ Nhữngthủ tục kiểm soát cụ thể gồm:

Đánh số trước chứng từ gốc để tránh bỏ sót không nhập chứng từ

Chứng từ phải được phê duyệt đầy đủ và hợp lý

Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý

Đánh dấu chứng từ đã nhập liệu nhằm tránh nhập hai lần

Sử dụng các chứng từ luân chuyển và đó là những chứng từ đã được luân chuyển

từ bộ phận này đến bộ phận khác nên đã có sự kiểm tra, đối chiếu số liệu, tính hợppháp, hợp lý…

Tạo số kiểm tra: cho phép máy tính tự kiểm tra tính chính xác của dữ liệu nhậpvào đặc biệt là các mã quan trọng như mã công nợ, mã tài sản… bằng cách mã hóa các

mã này bằng mã tự kiểm

b) Kiểm soát quá trình nhập dữ liệu

Để đảm bảo quá trình nhập liệu vào máy chính xác, đầy đủ cần phải sử dụng đoạn

mã chương trình kiểm tra Các thủ tục kiểm tra trình tự nhập liệu bao gồm:

Kiểm soát tính tuần tự: để nhập liệu nhanh chóng và đầy đủ thì dữ liệu phải đượcnhập theo đúng trình tự Phần mềm thiết kế trình tự nhập liệu sao cho tương tự trình tựtrên chứng từ để người dùng dễ nhập, tránh bỏ sót dữ liệu

Kiểm soát kiểu dữ liệu: Dữ liệu nhập vào phải đúng với khai báo ban đầu về kiểu

dữ liệu, ví dụ như kiểu memo, text…

Kiểm soát tính hợp lý của dữ liệu (số, ngày, tháng): ví dụ nhập ngày 30 tháng 2…

Kiểm soát tính có thực của đối tượng trong danh mục: ví dụ như một khách hàngchưa khai báo trong danh mục khách hàng của công ty là khách hàng không có thực

Kiểm soát tính đầy đủ của các dữ liệu quan trọng trong nghiệp vụ, các vùng nàykhông được bỏ trống, nếu người dùng không nhập liệu vào những ô này thì hiện thôngbáo nhắc nhở

Định dạng vùng nhập liệu: dấu phân cách hàng ngàn, thập phân, phân cách ngàytháng

Sử dụng giá trị mặc định và tạo số tự động: việc sử dụng giá trị mặc định hữu íchtrong trường hợp nhập các nghiệp vụ có cùng nội dung kinh tế hay cùng thời điểmnhập liệu, khi đó sẽ tiết kiệm thời gian nhập liệu, ví dụ như các định khoản mặc địnhcho các nghiệp vụ có cùng nội dung kinh tế Tạo số tự động áp dụng trong việc tạo sốchứng từ tự động Hai chức năng này giúp cho việc nhập liệu nhanh và chính xác

Thông báo lỗi đầy đủ, chính xác, rõ ràng và hướng dẫn sửa lỗi rõ ràng, dễ thựchiện: hệ thống phải dự kiến những lỗi mà người dùng hay gặp phải và hướng dẫn sửalỗi

SVTH: Vũ Tú Uyên

3.3.2 Kiểm soát quá trình xử lý dữ liệu và kiểm soát bảo trì tập tin

Kiểm soát xử lý là kiểm tra sự chính xác của các thông tin kế toán trong quá trình

xử lý số liệu, loại trừ các yếu tố bất thường trong quản lý, xử lý, đảm bảo cho hệ thốngvận hành như thiết kế ban đầu Kiểm soát quá trình xử lý dữ liệu và bảo trì tập tin baogồm các thủ tục sau:

Kiểm soát ràng buộc toàn vẹn dữ liệu: Dữ liệu sau khi nhập vào hệ thống cầnđảm bảo các ràng buộc toàn vẹn dữ liệu, có nghĩa là các dữ liệu có liên kết với nhauqua các mối liên hệ cho nên sẽ không được xóa khi liên kết dữ liệu vẫn đang tồn tại

Kiểm soát trình tự xử lý dữ liệu: Hệ thống yêu cầu các mẫu tin trong tập tin dữliệu phải nằm theo trình tự Kiểm soát trình tự sẽ phát hiện ra mẫu tin không nằm đúngtrình tự và báo lỗi cho người sử dụng

Báo cáo các thông tin bất thường: tiền mặt âm, hàng tồn kho âm,…

Đối chiếu với dữ liệu ngoài hệ thống: bảng đối chiếu công nợ với nhà cung cấp,khách hàng, đối chiếu với bảng kê tiền gửi ngân hàng

Tự động đối chiếu giữa tổng hợp với chi tiết nhằm ngăn chặn việc chỉnh sửa sốliệu bất hợp pháp sau khi chuyển sổ cái

Lập trình các kiểm soát: tự động kiểm tra việc chuyển số liệu vào các tài khoảnliên quan theo nguyên tắc ghi kép, hay chuyển số liệu chi tiết sang tổng hợp thì cầnthiết lập khâu kiểm soát việc có kiểm tra dữ liệu của kế toán tổng hợp hay không trướckhi chuyển sang sổ tổng hợp…

3.3.3 Kiểm soát thông tin đầu ra

Kiểm soát thông tin đầu ra bao gồm chính sách và các bước thực hiện nhằm đảmbảo sự chính xác của số liệu Việc kiểm soát có thể được thực hiện thông qua các thủtục sau:

Xem xét các kết xuất nhằm đảm bảo nội dung thông tin cung cấp và hình thứcphù hợp với nhu cầu sử dụng thông tin

Kiểm soát chuyển giao báo cáo đến người nhận: chính xác thông tin đến đúngngười sử dụng thông tin

Đảm bảo an toàn cho các kết xuất và thông tin nhạy cảm của đơn vị

Quy định người sử dụng thông tin phải có trách nhiệm kiểm tra tính chính xác,đầy đủ và trung thực các thông tin sau khi nhận thông tin, báo cáo

Quy định hủy các thông tin bí mật sau khi tạo ra báo cáo trên giấy than và cácbản in thử

Kiểm soát quá trình truyền thông tin báo cáo trên hệ thống mạng máy tính

* * *Như vậy có thể nói KSNB trong môi trường thông tin thật sự là một vấn đề phức tạp.Đòi hỏi người làm công tác kiểm soát nội bộ phải thực sự am hiểu về lĩnh vực côngnghệ thông tin, và phải đề ra những thủ tục kiểm soát hết sức chặt chẽ để có thể hạnchế những gian lận, sai sót ngày càng tinh vi Chú ý rằng khi thực hiện kiểm soátchung này thì các kiểm soát khác vẫn phải duy trì như trong môi trường bằng tay nhưvậy mới đem lại hiệu quả của quá trình kiểm soát

II Khái quát về chu trình bán hàng và thu tiền

1 Khái niệm và ý nghĩa

Chu trình bán hàng bao gồm các quyết định và các quá trình cần thiết cho sựchuyển nhượng quyền sở hữu hàng hoá cho khách hàng Chu trình bắt đầu bằng yêu

cầu mua của khách hàng (đơn đặt hàng, hợp đồng mua hàng) và kết thúc bằng sựchuyển đổi hàng hoá hoặc dịch vụ thành một khoản phải thu và cuối cùng thành tiềnmặt Trong đó, hàng hoá và tiền tệ được hiểu theo bản chất kinh tế của chúng: Hànghoá là những sản phẩm hay dịch vụ chứa đựng giá trị và có thể bán được.

Bán hàng là quá trình có mục đích, phương thức thực hiện mục đích ấy rất đadạng Theo phương thức trao đổi và thanh toán có thể bán hàng thu tiền mặt trực tiếphoặc thu qua ngân hàng, bán hàng theo phương thức gửi hàng Với mỗi phuơng thứckhác nhau các thủ tục giao nhận cũng khác nhau nên tổ chức kiểm soát cũng khácnhau

Kiểm soát quá trình bán hàng có ý nghĩa quan trọng liên quan đến nhiều chỉ tiêutrọng yếu trên BCĐKT và BCKQKD Tính đúng đắn của chỉ tiêu doanh thu liên quanđến chỉ tiêu kết quả trên BCĐKT, kết quả (lãi, lỗ) của doanh nghiệp trên BCKQKD.Đối với nhà nước, xác định đúng đắn chỉ tiêu doanh thu làm cơ sở để xác định đúng sốthuế (Thuế GTGT, thuế XK, thuế TTĐB ) cũng như thuế thu nhập doanh nghiệp màcông ty phải nộp cho nhà nước

2 Các chức năng chính của chu trình bán hàng và thu tiền

Xử lý đơn đặt hàng của người mua:

Đặt hàng của người mua là khởi điểm của chu trình bán hàng Đó là lời đề nghịmua hàng nhận được từ khách hàng tương lai hoặc hiện tại, yêu cầu về một hay một sốloại hàng hoá của doanh nghiệp Việc đặt hàng có thể được thực hiện qua điện thoại,thư, fax hay là mẫu đơn in sẵn của đơn vị đưa cho khách hàng

Xét duyệt bán chịu

Hầu hết các doanh nghiệp đều có chính sách bán chịu vì bán chịu sẽ giúp chodoanh nghiệp gia tăng được doanh số bán Tuy nhiên, việc chấp thuận bán chịu chokhách hàng gặp khá nhiều rủi ro trong trường hợp khách hàng mất khả năng thanh toánhoặc cố tình không thanh toán Bởi vậy việc phê chuẩn bán chịu cần được xem xét thậtchặt chẽ bởi người có quyền hạn

Trước khi đi đến quyết định bán chịu, cần xem xét từng khách hàng cụ thể, xácđịnh khả năng nợ tối đa của khách hàng Trên cơ sở đó quyết định bán chịu một phầnhoặc toàn bộ lô hàng.Việc làm này đảm bảo tăng khả năng thu hồi nợ từ khách hàng

Chuyển giao hàng hoá

Chuyển giao hàng là chức năng quan trọng, là điểm đầu tiên trong chu kỳ khi tàisản của doanh nghiệp được gửi đi hoặc chuyển giao cho khách hàng vào lúc giao hàng

Lập hoá đơn bán hàng và ghi sổ nghiệp vụ

Phòng kế toán tài chính sẽ lập hoá đơn bán hàng và thực hiện ghi sổ, đồng thờitheo dõi các đối tượng nợ của công ty

Hoá đơn bán hàng là một chứng từ trong đó có đầy đủ thông tin về hàng hoá(mẫu mã, quy cách, số lượng hàng hoá, …) và giá cả thanh toán Số lượng hàng hoáđược định theo giá bán chính thức của công ty, được ghi căn cứ theo danh sách giá đãđược phê duyệt Tổng số tiền thanh toán sẽ gồm cả giá gốc hàng hoá, các khoản chiếtkhấu cho khách hàng và các yếu tố khác Hoá đơn được lập thành 3 liên: Liên 1 đượclưu tại cùi, liên 2 được gửi cho khách hàng và liên 3 được dùng để luân chuyển nội bộ

Từ sổ nhật ký bán hàng kế toán sẽ tổng hợp doanh thu, thuế VAT phải nộp, chitiết công nợ theo từng đối tượng để chuẩn bị số liệu lên BCTC và theo dõi công nợphải thu

Xử lý và ghi sổ các khoản thu tiền

SVTH: Vũ Tú Uyên

Vấn đề được quan tâm trong chức năng này là kiểm soát được các khoản phải thutránh tình trạng gian lận xảy ra (thường là khả năng bị mất cắp) khi khoản phải thuđược vào sổ hoặc sau đó Cần xem xét và đảm bảo rằng tất cả số tiền thu được đã vàonhật ký thu tiền, sổ quỹ và các sổ chi tiết Tiền mặt thu được cần được gửi vào ngânhàng một lượng hợp lý Đối với trường hợp phổ biến là thu tiền qua ngân hàng thì phảiđảm bảo số tiền nhận được là của khoản phải thu, chứng từ ghi sổ là phiếu thu hoặcgiấy báo có.

Xoá sổ nợ phải thu khó đòi

Việc nhân viên công ty đã rất cố gắng trong công tác thu hồi nợ song vẫn cótrường hợp không thu hồi được nợ là điều bình thường.Trường hợp khách hàng muahàng song do một số nguyên nhân có thể bị giải thể hoặc phá sản hoặc thậm chí khôngchịu thanh toán…, sau khi thẩm định, xem xét, phê duyệt là không thể thu hồi nợ thìdoanh nghiệp phải xoá sổ các khoản phải thu đó Bộ phận lập hoá đơn lập chứng từ ghinhận nghiệp vụ này và kế toán phụ trách phải xoá nợ, ghi giảm khoản phải thu củanhững khách hàng này

Dự phòng nợ khó đòi

Ngoài ra có thể xảy ra trường hợp con nợ không trả được, công ty phải lập dựphòng cho các khoản này Vào cuối niên độ kế toán, dựa vào quy định của Bộ tàichính và số tiền nợ quá hạn kế toán phải lập dự phòng các khoản phải thu quá hạn.Căn

cứ để ghi nhận nợ phải thu khó đòi là:

-Nợ phải thu quá hạn thanh toán ghi trong hợp đồng kinh tế, các khế ước vay nợ,bản cam kết hợp đồng hoặc cam kết nợ, doanh nghiệp đã đòi nhiều lần nhưng vẫnchưa thu được;

-Nợ phải thu chưa đến thời hạn thanh toán nhưng khách nợ đã lâm vào tình trạngphá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể, mất tích, bỏ trốn

3 Những gian lận và sai sót thường gặp trong chu trình bán hàng và thu tiền

- Nhận đơn đặt hàng của khách hàng không có khả năng thanh toán

- Nhận đơn đặt hàng những hàng hoá dịch vụ doanh nghiệp không có sẵn hoặc không

- Nhân viên không có thẩm quyền đi gửi hàng, xuất hàng

- Chuyển hàng không đúng địa điểm hoặc không đúng khách hàng

- Không ghi hoặc ghi chậm số tiền khách hàng thanh toán

- Nhân viên lập hoá đơn có thể quên lập một số hoá đơn cho hàng hoá đã giao, lập saihoá đơn hoặc lập một hoá đơn thành hai lần hoặc lập hoá đơn khống trong khi thực tếkhông giao hàng

- Nhân viên không nộp tiền thu được từ nghiệp vụ bán hàng

Để xây dựng được một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu thì chúng ta phải nắm

rõ được các sai phạm thường hay xảy ra nêu trên Sau đây là nội dung chi tiết về mụctiêu, thủ tục kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng và thu tiền

III Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền

1 Mục tiêu của kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền

Mục tiêu KSNB

Nghiệp vụ bán hàng Mục tiêu KSNB tổng quát Mục tiêu KSNB nghiệp vụ thu tiền

- Doanh thu chỉ được ghi

nhận khi hàng đã được

thực sự bán trong kỳ

- Tính có thực - Các khoản thu tiền ghi sổ là số

tiền công ty thực tế nhận đượctrong kỳ

- Các khoản chiết khấu đã đượcxét duyệt đúng đắn, phiếu thutiền được đối chiếu và ký duyệt

- Tất cả các nghiệp vụ

bán hàng hiện có đều đã

được ghi sổ

- Sự đầy đủ -Tất cả số tiền nhận được đều

được vào sổ nhật ký thu tiền và

sổ quỹ

- Doanh thu ghi sổ là số

tiền của hàng hoá gửi đi,

được tính đúng và vào sổ

chính xác, đúng kỳ

- Sự đánh giá - Các khoản tiền thu đã ghi sổ

và đã nộp đều đúng với giáhàng bán

- Các khoản thu tiền được ghiđúng vào sổ quỹ, sổ cái và tổnghợp đúng

2 Các thủ tục kiểm soát đối với nghiệp vụ bán hàng

Mục tiêu kiểm soát

- Các hoá đơn bán hàng được đánh số thứ tự trước và đượctheo dõi ghi chép đúng đắn

- Bộ phận có thẩm quyền xét duyệt đơn đặt hàng về sốlượng, chủng loại, quy cách

- Việc chấp thuận đơn đặt hàng cần được hồi báo cho kháchhàng biết để tránh các tranh chấp về sau

SVTH: Vũ Tú Uyên

- Sự phê chuẩn phải hợp lý bởi các cấp có thẩm quyền vàphù hợp vơí chính sách của công ty

- Phê chuẩn việc bán chịu trước khi gửi hàng

- Giá, phương thức vận chuyển, cước phí vận chuyển, và cáckhoản chiết khấu phải được phê chuẩn đúng đắn

- Các nghiệp vụ tiêu

thụ hiện hữu đều

được ghi sổ (tính đầy

đủ)

- Các chứng từ vận chuyển (nghĩa là các hoá đơn vậnchuyển) được đánh số trước và thường gồm các thông tin vềquy cách, chủng loại hàng hoá, số lượng và các dữ liệu cóliên quan

- Hoá đơn bán hàng được đánh số trước và ghi chép đầy đủ

- Doanh thu ghi sổ là

số tiền của hàng hoá

gửi đi và được tính

đúng và vào sổ chính

xác (sự đánh giá)

- Kiểm tra nội bộ quá trình lập hoá đơn và quá trình chuyểnsổ; quá trình kiểm tra này được thực hiện bởi một người độclập

- Kiểm tra các chứng từ liên quan: đơn đặt hàng, lệnh xuấthàng, chứng từ vận chuyển, thông báo điều chỉnh…

- Ghi giá vào hoá đơn dựa trên bảng giá hiện hành của đơn vị

- Đối chiếu các chi tiết trên hoá đơn với chứng từ vậnchuyển, với đơn đặt hàng và tính lại các thông tin bằng sốtrên hoá đơn

- Đối chiếu bút toán trên sổ nhật ký bán hàng với hoá đơnbán hàng

- Các nghiệp vụ tiêu

thụ được phân loại

đúng đắn (sự phân

loại)

- Xây dựng và sử dụng một sơ đồ tài khoản đầy đủ

- Quá trình xem xét lại và kiểm tra nội bộ

-Xem xét và kiểm tra lại việc ghi các nghiệp vụ vào tàikhoản nhất là đối với các nghiệp vụ bất thường

- Kiểm tra nội bộ: so sánh ngày trên hoá đơn vận chuyển vớingày trên hoá đơn bán hàng, sổ nhật ký bán hàng và các sổphụ có liên quan

- Tổ chức đối chiếu nội bộ các khoản bán hàng – thu tiền

3 Các thủ tục kiểm soát đối với nghiệp vụ thu tiền

Mục tiêu kiểm soát nội bộ Quá trình kiểm soát nội bộ chủ yếu

- Các khoản thu tiền ghi sổ là số

tiền công ty thực tế nhận được

(tính có thực)

- Cách ly trách nhiệm giữa quản lý tiền mặt vàghi sổ sách

- Cân đối độc lập các tài khoản ngân hàng

- Các khoản chiết khấu tiền đã có

sự phê chuẩn (sự phê chuẩn) - Một chính sách về chiết khấu tiền phải thực sựtồn tại trong đơn vị

- Doanh nghiệp cần quy định chính sách chiếtkhấu thương mại, xét duyệt hàng bán bị trả lại

và giảm giá hàng bán rõ ràng

- Sự phê chuẩn của các khoản chiết khấu tiềnmặt phải hợp lý bởi các cấp có thẩm quyền vàphù hợp vơí chính sách của công ty

- Đối chiếu chứng từ gốc và ký duyệt phiếu thutiền

- Tiền mặt nhận được đều được

vào sổ nhật ký thu tiền mặt (tính

-Các khoản thu tiền mặt ghi sổ

được ghi sổ và đem gửi theo số

tiền nhận được (sự đánh giá)

-Theo dõi chi tiết các khoản thu theo nghiệp vụ

và đối chiếu chúng với mức giá đã duyệt trêncác chứng từ bán hàng

-Kiểm tra đều đặn với tài khoản ngân hàng

- Các khoản thu tiền mặt được

phân loại đúng đắn (sự phân loại) - Sử dụng một sơ đồ tài khoản đầy đủ- Xem xét lại và kiểm tra nội bộ

- Kiểm tra lại các chứng từ chứng minh khoảnthu tiền mặt và so sánh với thực tế trên sơ đồ tàikhoản

- Các khoản thu tiền mặt được ghi

sổ căn cứ theo thời gian (tính

đúng kỳ)

- Quy định thể thức ghi sổ các khoản thu tiềnmặt hàng ngày

- Kiểm tra nội bộ việc ghi thu và nhập quỹ

- Các khoản thu tiền mặt được ghi

- Kiểm tra nội bộ về chuyển sổ, cộng sổ

PHẦN II: THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN

Tiền thân của Công ty Cổ Phần Thép Miền Trung là nhà máy cán thép MiềnTrung - một Đơn vị trực thuộc Công Ty Cổ Phần Kim Khí Miền Trung, một trong 8đơn vị sản xuất thép của Tổng Công ty thép Việt Nam, Tập đoàn sản xuất và kinhdoanh thép lớn nhất Việt Nam.

Nhà máy được thành lập theo quyết định số1696/QĐ/HĐQT của Tổng công tythép Việt Nam vào ngày 11/11/1996 tại khu công nghiệp An Đồn, TP Đà Nẵng Với sốvốn đầu tư gần 2 tỷ đồng gồm nhà xưởng và một dây chuyền sản xuất Sau 2 năm xâydựng, lắp đặt, chạy thử, đến tháng 10/1998 nhà máy cán thép đã đi vào hoạt động vớicông suất 40000 tấn/năm

Sau 10 năm hoạt động nhà máy đã tìm được thế đứng vững chắc trên thị trườngvới việc sản xuất và kinh doanh thép trong nước Đến cuối năm 2008, Nhà máy cánthép miền trung tách ra khỏi Công Ty Cổ Phần Kim Khí Miền Trung trở thành Công

Ty Cổ Phần Thép Miền Trung Công ty được thành lập từ sự góp vốn của 3 cổ đônglớn là Công Ty TNHH An Hưng Tường là 50%, Công Ty Cổ Phần Kim Khí MiềnTrung là 30% và Công Ty Thép Đà Nẵng là 20% Ngày 03/12/2008 Công Ty Cổ PhầnThép Miền Trung được cấp giấy phép kinh doanh số 3203002324 và chính thức đi vàohoạt động

Tên giao dịch đối ngoại : Central Vietnam Steel Corporation

Tên viết tắt: CSC

Địa chỉ: Khu công nghiệp An Đồn, Quận Sơn Trà, Thành Phố Đà Nẵng

Điện Thoại: 05113-844683,05113-932756 Fax: 05113.814114

Vốn điều lệ: 20 tỷ đồng

Mã số thuế: 0400682519

Thép Miền Trung được xây dựng trên dây chuyền hiện đại và từ nguồn phôi nhậpkhẩu của các nước như: Nga, Ukaina, Nhật Bản theo TCVN 1651-85 tương đươngJISG3112 (Nhật ) và hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000 Đặc biệt năm 2004thép Miền Trung đã đạt giải thưởng Sao Vàng Đất Việt và Cúp Vàng Đà Nẵng

Thép Miền Trung (MT) có ký hiệu chữ MT và chữ số in nghiêng trên mỗi thanhthép Sản phẩm thép Miền Trung đã có mặt trên tất cả các vùng miền như:

 Thủy điện Yaly-Gia Lai

 Công trình dự án cấp thoát nước và vệ sinh môi trường TP ĐàNẵng

 Cầu Thuận Phước-Liên Chiểu Đà Nẵng

 Thương xá Vĩnh Trung

 Bờ kè đường Bạch Đằng Đông

 Thủy Điện Sông Hinh

 Bệnh Viện 600 giường Quảng Ngãi

 Viện nghiên cứu thủy sản Nha Trang…

Điều này chứng tỏ thép Miền Trung đang được các nhà tư vấn thiết kế, giám sátcông trình và ngành xây dựng Việt Nam chọn làm sản phẩm cho các công trình trọngđiểm quốc gia…và được các công trình xây dựng trên địa bàn cũng như trên cả nướctin dùng

2 Chức năng hoạt động và nhiệm vụ của công ty

2.1 Chức năng hoạt động

Hoạt động kinh doanh chủ yếu của Công ty là sản xuất kinh doanh thép các loại,gia công các sản phẩm kim loại và phế liệu kim loại Nắm bắt được nhu cầu về thépcủa đông đảo người dân cũng như các tổ chức trên cả nước, Công ty đã cố gắng sản

xuất sản xuất nhiều thép hơn nữa để đáp ứng nhu cầu cũng như mạnh dạn cải tiến côngnghệ và thương lượng để chuyển nhượng thương hiệu sản xuất mặt hàng thép MiềnNam (TMN-V) góp phần đa dạng hoá sản phẩm

2.2 Nhiệm vụ của Công ty

Công Ty Cổ Phần Thép Miền Trung được cổ phần hoá, có nhiệm vụ chủ yếu sau:

 Có nhiệm vụ sản xuất và cung cấp cho người tiêu dùng thép xây dựng với chấtlượng đúng như đã cam kết

 Xây dựng phương hướng hoạt động sản xuất kinh doanh để giảm chi phí sảnxuất, giảm giá thành, tăng khả năng cạnh tranh với các nhãn hiệu khác như thépPomina, thép Việt - Úc (Vinausteel)), thép Hoà Phát (DANI), thép Thái Nguyên(TISCO), thép Việt Hàn (VPS), thép Miền Nam (SSC), thép Việt Nhật (VKS),thép Đà Nẵng, không ngừng mở rộng quy mô và nâng cao hiệu quả hoạt độngkinh doanh, nâng cao chất lượng

 Huy động và sử dụng vốn có hiệu quả trong công việc phát triển sản xuất kinhdoanh mặt hàng thép

 Tối đa hoá lợi nhuận

 Tạo việc làm ổn định cho người lao động

 Đóng góp cho ngân sách nhà nước

 Đẩy mạnh việc đầu tư phát triển Công ty theo hướng công nghiệp hoá - hiện đạihoá

3 Một vài thông tin khác của Công ty vào năm 2009

Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ : 236.433.364.564

Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp hiện hành : 459.153.387

Nguồn kinh phí và quỹ khác : 75.371.949

Thu nhập bình quân : 2.000.000

Tổng số công nhân viên và người lao động : 123 người

II Đặc điểm tổ chức quản lý tại Công ty

1 Sơ đồ tổ chức bộ máy

SVTH: Vũ Tú Uyên

Hội đồng quản t

rị

Tổng Giám Đốc

Phó Tổng

Giám đốc

Phó Tổng Giám đốc

Phó Tổng Giám đốc

Phòng Kế toán - Tài chính

Phòng Tổ chức - Hành chính

Phòng Kế hoạch - Kỹ thuật

Phân xưởng

Tổ trưởng KCS

Tổ viên KCSBan kiểmsoát

Quan hệ chỉ đạo :

Quan hệ chất lượng :

Quan hệ phối hợp :

2 Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận

- Hội đồng quản trị: là cơ quan quản lý Công ty, có toàn quyền nhân danh

Công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến chiến lược phát triển, kế hoạch sảnxuất kinh doanh, phương án đầu tư và các vấn đề kinh doanh lớn của Công ty đồngthời quyết định giải pháp thị trường, công nghệ, thông qua các hợp đồng mua, bán, bổnhiệm, miễn nhiệm, cách chức giám đốc và cán bộ quản lý quan trọng của Công ty,quyết định mức lương và lợi ích kinh tế khác của các cán bộ quản lý đó, quyết định cơcấu tài chính, quy chế quản lý nội bộ Công ty, quyết định thành lập chi nhánh, vănphòng đại diện và việc góp vốn, mua cổ phần của doanh nghiệp khác Chủ tịch hộiđồng quản trị do HĐQT bầu ra trong số thành viên của HĐQT, chuẩn bị chương trình,nội dung, các tài liệu phục vụ cuộc họp, triệu tập và chủ tọa cuộc họp HĐQT

- Tổng giám đốc: là người điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh, chịu trách

nhiệm về tài sản, vốn và kết quả kinh doanh của Công ty trước Hội đồng quản trị

- Phó tổng giám đốc: trực tiếp quản lý các phòng ban, hỗ trợ trong điều hành, báo cáo

thông tin và đề xuất xử lý lên Tổng giám đốc

- Ban kiểm soát: Ban kiểm soát do Hội đồng quản trị thành lập, làm việc theo chế độ

chuyên trách hoặc kiêm nhiệm, thực hiện nhiệm vụ do Hội đồng quản trị giao, báo cáo

và chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị Kiểm tra, giám sát tính hợp pháp, trungthực và chính xác trong quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh, ghi sổ kế toán, báocáo tài chính và việc chấp hành điều lệ Công ty

Phòng Kinh

doanh - Thị

trường

- Phòng kế toán tài chính:

 Tham mưu cho HĐQT, Tổng giám đốc về các lĩnh vực công tác tài chính

và kế toán Thực hiện các chế độ về kế toán tài chính doanh nghiệp theo quyđịnh Pháp luật và Điều lệ Công ty

 Quan hệ với các tổ chức tài chính, tín dụng đảm bảo vốn cho hoạt độngsản xuất kinh doanh, đầu tư phát triển, đổi mới doanh nghiệp Đảm bảo cânđối tiền - hàng, lưu chuyển tiền tệ

 Theo dõi, ghi chép, thống kê, cập nhật hoá đơn chứng từ để hạch toán kếtoán

 Chấp hành chế độ báo cáo, quyết toán kiểm kê đảm bảo yêu cầu chínhxác, trung thực, kịp thời và đầy đủ Tổng hợp tình hình sản xuất kinh doanhphục vụ công tác hạch toán và phân tích hoạt động kế toán

 Định kỳ tổng hợp và phân tích tình hình hoạt động kinh tế của Công ty,báo cáo HĐQT, Tổng giám đốc

- Phòng tổ chức hành chính:

 Tham mưu cho HĐQT, Tổng giám đốc về các lĩnh vực: tổ chức bộ máy,cán bộ, lao động, tiền lương, đào tạo bồi dưỡng, bảo vệ, quân sự, quản trịhành chính, thi đua - khen thưởng, kỷ luật, y tế, văn thư lưu trữ, phòngchống bão lụt

 Xây dựng đội ngũ cán bộ, tổ chức thực hiện kế hoạch đào tạo, bồi dưỡngnâng bậc cho CB CNV công ty

 Xây dựng kế hoạch lao động, tiền lương Thực hiện các chế độ chínhsách đối với người lao động theo quy định của Nhà nước, của Công ty Tổchức quản lý tốt lực lượng lao động trong toàn Công ty

 Thực hiện chế độ báo cáo định kỳ hoặc đột xuất Xây dựng các nội quy,quy chế, quy định thuộc chức năng và nhiệm vụ của Phòng

- Phòng kinh doanh thị trường:

 Tham mưu cho HĐQT, Tổng giám đốc về các lĩnh vực: công tác tổ chứctiêu thụ sản phẩm của Công ty, công tác tổ chức kinh doanh của Công ty.Xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh, khai thác các khách hàng truyềnthống và các khách hàng mới, tạo nguồn hàng trong và ngoài nước, xâydựng các quy chế, quy định quản lý các mặt công tác thuộc chức năng,nhiệm vụ của Phòng

 Trực tiếp tổ chức mua nguyên liệu cho sản xuất của Công ty

 Tổ chức công tác Marketing, nghiên cứu dự báo thị trường như: quan hệcung - cầu, giá cả, tiếp thị, quan hệ khách hàng,…Công tác khách hàng

 Tổ chức công tác tiếp nhận vận chuyển hàng hoá, soạn thảo theo dõi vàquản lý các hợp đồng kinh tế, quản lý theo dõi kho nguyên liệu, thành phẩm,hàng hoá

- Phòng kế hoạch kỹ thuật:

 Tham mưu cho HĐQT, Tổng giám đốc về các lĩnh vực: công tác kếhoạch; công tác kỹ thuật; công tác KCS; công tác quản lý kho; công táccông nghệ và thiết bị; quản lý hệ thống chất lượng; xây dựng cơ bản; nghiêncứu khoa học; sáng kiến tiết kiệm; công tác sữa chữa lớn; đào tạo nâng bậc;

an toàn lao động; phòng chống cháy nổ

SVTH: Vũ Tú Uyên

 Xây dựng các kế hoạch và định mức tiêu hao nguyên vật liệu, định mứcsữa chữa bảo dưỡng máy móc thiết bị, dự phòng nguyên vật liệu phục vụcông tác sản xuất sản phẩm của Công ty.

 Quản lý kho tàng, bảo quản hàng hoá, nguyên nhiên vật liệu phục vụ chocông tác sản xuất kinh doanh của Công ty Quản lý phương tiện cơ giới, bàncân của Công ty Kiểm tra chất lượng sản phẩm, máy móc thiết bị, nguyênnhiên vật liệu thành phẩm nhập kho và đang lưu thông trên thị trường

 Xây dựng các quy chế, quy định, quy trình, quy phạm về các mặt quản lýcác lĩnh vực công tác thuộc chức năng của Phòng

- Phân xưởng sản xuất:

 Trực tiếp tổ chức sản xuất theo kế hoạch được giao, đảm bảo các chỉ tiêuđịnh mức về kinh tế kỹ thuật, chất lượng sản phẩm do Công ty quy định

 Chịu trách nhiệm chính về chất lượng sản phẩm và chỉ tiêu tiêu hao theođịnh mức được duyệt

 Thực hiện nhiệm vụ sản xuất theo kế hoạch tháng, quý, năm

 Thực hiện công tác thống kê ghi chép số liệu các hoạt động tại Phânxưởng Định kỳ báo cáo số liệu sản xuất và tình hình thiết bị của Phânxưởng theo quy định của Công ty

 Phối hợp với các phòng chức năng trong Công ty thực hiện các nhiệm vụ

có liên quan Xây dựng các quy định quản lý thuộc chức năng nhiệm vụ củaphân xưởng

III Tổ chức công tác kế toán tại Công ty

1 Tổ chức bộ máy kế toán

Quan hệ trực tuyến

Quan hệ nghiệp vụ

Nhiệm vụ của từng người:

- Kế toán trưởng: là người điều hành chung về công tác kế toán, chịu trách nhiệm vềthông tin kế toán cung cấp trong cũng như ngoài đơn vị, tham mưu cho giám đốc về

Kế toán tiêu thụ và

nợ phải thu ( kiêm kế toán ngân hàng)

Kế toán tổng hợp

Kế toán tiền mặt (kiêm thủ quỹ)

tình hình tài chính Chịu trách nhiệm trực tiếp trước Tổng giám đốc và cấp trên về tínhchính xác của số liệu và chịu trách nhiệm trong việc chấp hành chế độ thống kê, kếtoán của Công ty và Nhà nước quy định

- Kế toán tổng hợp: là người thực hiện tổng hợp số liệu từ các phần hành khác, lập báocáo tổng hợp và quyết toán cuối kỳ Ngoài ra còn theo dõi tình hình biến động của tàisản cố định trong Công ty, kê khai thuế thu nhập doanh nghiệp với cục thuế

- Kế toán vật tư, thành phẩm và nợ phải trả: là người theo dõi về thành phẩm, việc muanguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ và nợ phải trả nhà cung cấp Kế toán vật tư,thành phẩm và nợ phải trả theo dõi tình hình hiện có, tình hình biến động của nguyênvật liệu, thực hiện ghi sổ các phiếu nhập xuất kho mà thủ kho gửi lên Kế toán phầnhành này theo dõi chi tiết tình hình biến động nợ phải trả nhà cung cấp

- Kế toán tiêu thụ và nợ phải thu (kiêm kế toán ngân hàng): theo dõi tình hình tiêu thụcủa từng sản phẩm và các khoản mà khách hàng còn nợ của Công ty Đồng thời kếtoán phần hành còn theo dõi và làm việc với các ngân hàng

- Kế toán tiền mặt (kiêm thủ quỹ): chịu trách nhiệm quản lý tiền mặt tại quỹ, xuất chitiền theo lệnh của kế toán trưởng hoặc giám đốc để thực hiện nghĩa vụ và lập báo cáoquỹ Đảm bảo an toàn tiền mặt theo đúng quy định

- Nhân viên cân xe: chuyên cân hàng

2 Hình thức sổ kế toán áp dụng tại Công ty

Hình thức kế toán áp dụng tại Công ty là hình thức chứng từ ghi sổ và được thựchiện trên máy tính với phần mềm kế toán EFFECT để phản ánh các nghiệp vụ phátsinh trong toàn Công ty

SƠ ĐỒ TỔ CHỨC SỔ THEO HÌNH THỨC CHỨNG TỪ GHI SỔ

Sổ kế toán chi tiết

Sổ chi tiết tài khoản

Thông qua quy trình làm việc trên có thể thấy việc cập nhật dữ liệu vào phần hành kếtoán đã được kiểm soát chặt chẽ qua các công đoạn :

 Công đoạn kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ, hợp pháp của chứng từ gốc do kế toánviên ở các phần hành kế toán cụ thể thực hiện

 Phần mềm tự động kiểm tra các thông số mà kế toán khai báo khi cập nhậtchứng từ vào từng phần hành cụ thể, ví dụ: kỳ hạch toán, đối ứng số tiền theo nguyêntắc ghi kép , tự động đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết

 Công đoạn kiểm tra lại các số liệu trên các sổ sách của kế toán tổng hợp, kếtoán trưởng đơn vị trước khi phê duyệt

 Công đoạn đối chiếu và kiểm tra thường ngày

Quy trình ghi chép:

Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán đã được kiểm tra, xác định tàikhoản ghi Nợ, ghi Có để nhập dữ liệu vào máy tính theo các bảng biểu được thiết kếsẵn trên phần mềm Theo quy trình, các thông tin được nhập vào máy theo từng chứng

từ và tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp và các sổ kế toán chi tiết có liên quan.Phần mềm kế toán có thể đưa ra báo cáo kế toán phục vụ cho công tác quản trịbất cứ khi nào Cuối kỳ, sau khi khoá sổ, phần mềm kế toán sẽ tự thực hiện bút toánkết chuyển, tự lập các báo cáo kế toán tài chính Tất cả các sổ sách ngoài hình thức bảoquản bằng cách lưu trong máy, đều phải được in ra và lưu trữ

Tại Công ty, giữa các kế toán có sự phân công phân nhiệm với nhau và có sự liên

hệ để theo dõi đầy đủ tình hình của phần hành mình chịu trách nhiệm, tránh ghi trùnglắp hoặc bỏ sót nghiệp vụ

B THỰC TẾ CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THÉP MIỀN TRUNG

I Khái quát về chu trình bán hàng và thu tiền tại Công Ty Cổ Phần Thép Miền Trung

1 Đặc điểm sản phẩm hàng hoá và phương thức bán hàng tại Công ty

1.1 Đặc điểm sản phẩm hàng hoá

- Hàng hoá mua trong nước: bao gồm thép sản xuất trong nước và vật liệu xây dựng,phôi thép phế liệu

 Thép xây dựng: Bao gồm thép tròn cuộn, thép tròn trơn, thép cây, thépvằn… do các nhà máy trong nước sản xuất như Công ty Thép Miền Nam,Gang thép Thái Nguyên, Thép Hoà Phát.

 Thép phế liệu: Bao gồm thép phế liệu HMS1/2, ray, phế lon ép bánh, ốngcắt,…chủ yếu được nhập khẩu từ các nước Mỹ, Nga, Philippin…và một sốđược thu gom trong nước

- Hàng hoá nhập khẩu: thép chính phẩm, thép tấm, lá, hình H,U,I và thép ống đạt tiêuchuẩn, được nhập khẩu từ các nước Nga, Trung Quốc…và cung cấp bởi các nhà máysản xuất thép trong nước như Công ty thép miền Nam, Công ty gang thép TháiNguyên

Nhìn chung đặc điểm hàng hoá của Công ty là:

 Thép dễ bị gỉ, khả năng chịu nhiệt và thời tiết thấp nên cần được bảo quảncẩn thận

 Các sản phẩm thép thường nặng, cồng kềnh nên việc vận chuyển rất khókhăn và tốn chi phí cao

 Giá thép thường xuyên biến động phụ thuộc vào tình hình chung trên thếgiới

2 Đặc điểm hoạt động thu tiền, phương thức thu tiền tại Công ty

2.1 Đặc điểm hoạt động thu tiền

Hầu hết các giao dịch bán hàng hoá của Công ty đều có giá trị lớn nên việc thutiền đa số đều phải thông qua ngân hàng nhằm đảm bảo an toàn, còn một số ít giaodịch có giá trị nhỏ thì mới trả bằng tiền mặt Ngoài ra Công ty còn có chế độ cho phépkhách hàng thanh toán trả chậm theo các hình thức: bảo lãnh thanh toán của ngânhàng, thế chấp tài sản bằng tiền mặt, công trái của nhà nước phát hành, sổ tiết kiệm gửitại các ngân hàng có giá trị tương ứng với giá trị sản phẩm được xuất kho trong tháng(căn cứ hoá đơn GTGT do Công Ty Cổ Phần Thép Miền Trung phát hành)

2.2 Phương thức thu tiền

- Thu tiền qua phương thức uỷ nhiệm thu: uỷ nhiệm thu là phương thức thu tiền

mà Công ty lập theo mẫu mà ngân hàng quy định; làm việc với ngân hàng đểyêu cầu ngân hàng thu tiền hộ từ những khách hàng của Công ty

- Thu trực tiếp bằng tiền mặt: hiện tại Công ty vẫn có tuy nhiên phương thức này

ít dùng vì hầu hết giao dịch bán hàng của Công ty đều có giá trị lớn

3 Chu trình bán hàng và thu tiền tại Công Ty Cổ Phần Thép Miền Trung

Hoạt động tiêu thụ là một khâu quan trọng, góp phần tạo nên hoạt động liên tục

và sự tồn tại của Công ty Chính vì vậy, cũng như các đơn vị khác tại Công Ty CổPhần Thép Miền Trung quy định tất cả các nghiệp vụ bán hàng đều chịu sự quản lý vàgiám sát chặt chẽ của Ban giám đốc, phải được sự uỷ quyền và phê duyệt của các cấp

có thẩm quyền Để thực hiện tốt công tác kiểm soát nội bộ đảm bảo nhân viên khônggian lận, không có sự chồng chéo trong quá trình làm việc Ban lãnh đạo đã đề ra cácquy chế và bản mô phỏng công việc bán hàng và thu tiền cho từng nhân viên trongtừng phòng ban cụ thể như sau:

SVTH: Vũ Tú Uyên

Thủ kho, Nhân viên cân xe,

Nhân viên P.KDTT, Bảo vệ,

qui định

Trong qui định

Xác định nhu cầu

Tiếp nhận đơn hàng

Hợp đồngChào hàng

KT PHẢI THU KH

Luận văn tốt nghiệp GVHD: TS Ngô Hà Tấn

(1) Tiền, giấy báo có khách hàng (ngân hàng) chuyển đến(2) Kế toán tiền mặt lập phiếu thu

(3) Phiếu thu, tiền được chuyển cho thủ quỹ(4) Thủ quỹ sau khi thu tiền sẽ ký vào phiếu thu cả 2 liên(5a) Căn cứ vào phiếu thu, giấy báo có kế toán ghi sổ chi tiết 111,112(5b) Căn cứ vào phiếu thu thủ quỹ cập nhật vào sổ quỹ

(6a,b,c) Kế toán, thủ quỹ lưu vào file dữ liệu(7a) Cuối kỳ in dữ liệu để lưu trữ

(7b) Căn cứ vào phiếu thu (GBC) kế toán phải thu khách hàng

ghi giảm nợ phải thu (8) Kế toán Phải thu khách hàng ghi vào sổ chi tiết, cuối kỳ in

3.1 Quy trình bán hàng và thu tiền mặt trực tiếp hoặc qua ngân hàng 3.1.1 Xác nhận nhu cầu

Nhân viên Phòng KDTT tiến hành nắm bắt các thông tin về nhu cầu thị trường,

về các đơn vị có nhu cầu sử dụng thép MN – V của Công ty sản xuất hoặc các loạithép khác do các đơn vị trực thuộc Tổng Công ty thép Việt Nam sản xuất, các thôngtin gồm: Tên đơn vị, địa chỉ, điện thoại, số fax, mặt hàng, số lượng dự kiến, khả năngthanh toán

3.1.2 Chào hàng

Trên cơ sở nhu cầu của khách hàng nhân viên phòng KDTT gởi thư chào hàngđến khách hàng và tiếp cận hệ thống khách hàng bằng các phương tiện như gặp mặttrực tiếp, điện thoại hoặc fax đến khách hàng

ty và thanh toán trước khi nhận hàng nhân viên thì xác nhận đơn đặt hàng đượcTrưởng Phòng KDTT soát trình Phó Tổng Giám đốc KD duyệt và thực hiện

Sau khi hợp đồng đã được ký kết việc giao hàng phải thực hiện theo xác nhậnđơn đặt hàng Xác nhận đơn đặt hàng là bộ phận không thể tách rời của hợp đồng

3.1.6 Lệnh xuất hàng

Cán bộ cung ứng của phòng KDTT căn cứ hợp đồng, xác nhận đơn đặt hàng vàgiấy giới thiệu nhận hàng ghi rõ tên người nhận hàng hoặc giấy ủy quyền nhận hàng,kèm theo giấy CMND, viết lệnh xuất hàng (lệnh xuất hàng được lập thành 2 liên);Trưởng phòng KDTT soát xét và cho giao hàng

3.1.7 Xuất hàng

Hàng giao trên phương tiện của bên mua tại kho bên bán; Cán bộ giao nhậnphòng KDTT có trách nhiệm giao hàng cho khách hàng; Thủ kho, nhân viên cân xe,bảo vệ và khách hàng phải kiểm tra trọng lượng xe trước và sau khi nhận hàng Thủkho phải đảm bảo việc giao hàng đúng qui cách, đủ số lượng theo lệnh xuất hàng.Nhân viên cân xe cung cấp phiếu cân cho khách hàng, thủ kho

3.1.8 Viết hóa đơn GTGT

Nhân viên phòng KTTC được sự phân công của Lãnh đạo Phòng căn cứ Lệnhxuất hàng (có kèm theo đơn đặt hàng hoặc xác nhận đơn hàng, giấy giới thiệu nhận

SVTH: Vũ Tú Uyên

hàng…) và phiếu cân đã được thủ kho, nhân viên cân xe, bên nhận hàng xác nhận,xuất hóa đơn GTGT cho khách hàng

3.1.9 Ký hóa đơn GTGT

Hóa đơn GTGT sau khi lập xong phải có chữ ký người mua hàng, Trưởng PhòngKTTC hoặc chữ ký của nhân viên kế toán đảm nhiệm lập hoá đơn (ở Công ty là kếtoán tiêu thụ và nợ phải thu) và Thủ trưởng đơn vị - Thủ trưởng đơn vị ký hóa đơn làPhó tổng giám đốc phụ trách kinh doanh được Tổng giám đốc ủy quyền thường xuyênthực hiện việc ký hóa đơn bán hàng

3.1.10 Ra cổng

Bảo vệ căn cứ hóa đơn GTGT đã có đầy đủ chữ ký cập nhật vào sổ theo dõi vàcho xe ra khỏi Công ty

3.2 Quy trình xử lý bán chịu cho khách hàng

Cũng tương tự như quy trình bán hàng thu tiền mặt trực tiếp hoặc qua ngân hàng.Tuy nhiên tại mục "Xác nhận đơn đặt hàng" thì đối với khách hàng thường xuyên củaCông ty thì Trưởng Phòng KDTT lập tờ trình và soát sau đó trình Phó Tổng giám đốc

KD duyệt Còn đối với khách hàng mới thì Trưởng Phòng KDTT lập tờ trình, PhóTổng Giám đốc KD soát và trình Tổng Giám đốc Công ty duyệt trước khi thực hiện

3.3 Quy trình bán hàng và thu tiền tại công ty mà hàng hoá được gửi lại

tại kho của Công ty

Khách hàng có nhu cầu mua hàng, yêu cầu Phòng KDTT làm lệnh xuất hàng(trên lệnh đó mục ghi chú ghi là hàng gửi kho) Phòng KTTC kiểm tra lệnh xuất hàng

có phù hợp về lượng và giá với phòng KDTT không, nếu phù hợp thì xuất hoá đơnGTGT gửi lại qua phòng KDTT Phòng KDTT xem xét và ký sau đó gửi cho kháchhàng một liên Khách hàng căn cứ vào hoá đơn GTGT sẽ làm "Giấy đề nghị gửi kho"gửi lại cho phòng KDTT và phòng căn cứ vào "Giấy đề nghị gửi kho" làm "Biên bảngửi hàng" Biên bản này được lập thành 4 liên:

Liên 1: giao cho khách hàng

Liên 2: giao cho Phòng kinh doanh thị trường

Liên 3: giao cho Phòng kế toán tài chính (ở đây là giao cho kế toán vật tư, thànhphẩm và nợ phải trả)

Liên 4: giao cho thủ kho

Mẫu "Biên bản gửi hàng"

CTCP THÉP MIỀN TRUNG CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Số 01/12 - CSC/KDTT Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

BIÊN BẢN GỬI HÀNG

Hôm nay, ngày 23 tháng 12 năm 2009, tại Cty CP Thép Miền Trung

Chúng tôi gồm có:

BÊN GỬI HÀNG: CÔNG TY TNHH MTV TRẦN NAM TRUNG

Địa chỉ: 53 Cô Bắc - Quận Hải Châu - Thành Phố Đà Nẵng

Bà : Cao Thị Diễm, Chức vụ: Cán bộ

BÊN NHẬN GỬI HÀNG: CÔNG TY CP THÉP MIỀN TRUNG

Địa chỉ: Khu Công Nghiệp An Đồn - Quận Sơn Trà - Thành Phố Đà Nẵng

Ông : Bùi Quang Khanh, Chức vụ: P Phòng KDTT

Bà : Trần Thị Thu Hiền, Chức vụ: Kế toán vật tư, thành phẩm và nợ phải trả

Bà : Trần Thị Đào, Chức vụ: Thủ kho

Cùng nhau lập biên bản hàng gửi kho với quy cách và số lượng cụ thể như sau:

Stt Quy cách Khối lượng (Kg) Chứng từ Ghi chú

- Thời hạn gửi kho: từ ngày 23/12/09 đến ngày 23/01/10

- Thời hạn chậm nhất rút hàng ra khỏi kho: không quá 30 ngày kể từ ngày gửi hàng

- Khối lượng mỗi lần xuất hàng không dưới 3.000 kg

- Quá thời hạn trên, công ty chúng tôi không chịu trách nhiệm mọi thiệt hại về chất lượng hàng hoá gửi kho của quý công ty

- Biên bản này làm cơ sở cho mọi tranh chấp về hàng hoá gửi tại kho Cty CP Thép Miền Trung

- Biên bản được lập thành 4 bản, công ty giữ 3 bản, khách hàng giữ 1 bản và có giá trị ngang nhau

CTCP Thép Miền Trung Bên gửi hàng Kế toán vật tư Thủ kho

******

Khi khách hàng đến nhận hàng gửi kho: khách hàng cầm theo "Biên bản gửihàng" cùng với giấy "giới thiệu nhận hàng" (giấy này do bên mua uỷ quyền cho mộtđại diện của công ty đến nhận hàng) chuyển qua Phòng kinh doanh thị trường để viếtphiếu "nhận hàng gửi kho" gồm 3 liên:

Liên 1: lưu tại Phòng kinh doanh thị trường theo dõi hàng tồn kho

Liên 2: gửi lại cho khách hàng

Liên 3: chuyển qua cho Phòng kế toán tài chính, thực tế là chuyển cho kế toánvật tư, thành phẩm và nợ phải trả theo dõi biến động của hàng tồn kho

II Thực tế hoạt động kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền ở Công Ty

Cổ Phần Thép Miền Trung

1 Môi trường kiểm soát trong chu trình bán hàng và thu tiền ở Công ty

Công ty luôn nhận thức rằng: “Chất lượng sản phẩm và dịch vụ là uy tín, quyếtđịnh đến sự ổn định và phát triển bền vững của Công ty”, và đó cũng là phương châm

SVTH: Vũ Tú Uyên

CTCP THÉP MIỀN TRUNG PHIẾU NHẬN HÀNG GỬI KHO

Tên đơn vị: Công Ty Cổ Phần Kỷ Nguyên Mới

Số 11/2

hàng Ngàynhận

hànggửi

hàng đầu của Công ty trong suốt quá trình hoạt động Môi trường kiểm soát tại Công

ty có thể được đánh giá qua:

1.1 Quan điểm, phong cách điều hành của Ban lãnh đạo

Thông qua thời gian thực tập và nghiên cứu có thể thấy rằng Ban giám đốc Công

ty thực sự là những người dạn dày kinh nghiệm trong công tác quản lý và điều hànhmọi hoạt động

Riêng Tổng Giám đốc Công ty - Nguyễn Bảo Giang là một người có phong cáchlàm việc cẩn thận, điềm tĩnh; có khả năng chuyên môn cực kỳ vững vàng và khả năngquản lý tổ chức điều hành bao quát toàn bộ công việc một cách quyết đoán, nhanhnhẹn Do là một người hoạt động lâu năm trong Công ty nên hơn ai hết ông hiểu đượcnhững hạn chế và thiếu sót về tổ chức của Công ty Vì thế ông coi công tác kiểm tra,kiểm soát nội bộ là một nhiệm vụ cực kỳ quan trọng và quy định, ban hành những quychế khác nhau một cách rõ ràng chức năng, nhiệm vụ của từng phòng ban, tăng cườngcông tác kiểm soát tài sản, vật tư, vốn kinh doanh trên phạm vi toàn Công ty

1.2 Cơ cấu tổ chức nói chung và tổ chức thực hiện nghiệp vụ tiêu thụ

Cơ cấu của Công ty đã được tổ chức khá hợp lý và phù hợp với quy mô và cơ cấukinh doanh Các bộ phận phòng ban đều được phân công, phân nhiệm rõ ràng có quan

hệ chức năng đối chiếu lẫn nhau, thực hiện được công tác kiểm soát hiệu quả làm việc của lĩnh vực mình phụ trách

Riêng về tổ chức thực hiện nghiệp vụ tiêu thụ thì:

Các quyết định quản lý tùy theo tính chất quan trọng của nó mà được phân choHĐQT hoặc TGĐ quyết định, từ đó ủy quyền giao nhiệm vụ cho cấp dưới, tạo thànhmột hệ thống phân chia trách nhiệm chặt chẽ, giúp kiểm soát tốt việc thực hiện

Trong chu trình bán hàng và thu tiền, việc phân cấp quản lý như sau:

Phân cấp quản lý hợp đồng bán hàng hoá: mọi hợp đồng kinh tế đều được đăng

ký tại phòng KDTT Trên cơ sở đề xuất của phòng KDTT, Tổng giám đốc uỷ quyềncho Phó Tổng giám đốc phụ trách kinh doanh ký kết và thực hiện hợp đồng kinh tế vớikhách hàng

Công ty có thiết lập hệ thống bảng mô tả công việc cho từng chức năng gắn vớitừng cá nhân, từ lãnh đạo công ty đến từng nhân viên trong từng phòng ban Bảng mô

tả công việc giúp cho mỗi thành viên hiểu được quyền hạn và trách nhiệm của mìnhtrong từng hoạt động và ảnh hưởng đến các bộ phận khác như thế nào, từ đó giúp tạo

ra môi trường kiểm soát tốt hơn

1.3 Chính sách nhân sự

Nhân viên trong Công ty được tuyển dụng và phân công công việc đều dựa trêntrình độ chuyên môn và kinh nghiệm phù hợp với chức năng công việc được đảmnhận Trong bảng mô tả công việc của từng nhân viên gắn với từng chức năng đều quyđịnh rõ trình độ chuyên môn, kinh nghiệm cần thiết để đảm nhiệm vị trí đó

Công ty luôn chú trọng đến nguồn nhân lực, tạo môi trường làm việc tốt nhất cho nhân viên phát huy hết khả năng của mình, tạo hiệu quả làm việc làm cao

Hàng năm Công ty có chính sách khen thưởng cho các cá nhân và tập thể laođộng có thành tích xuất sắc, thực hiện khen thưởng kịp thời để khuyến khích động viên

và phát huy tinh thần sáng kiến cải tiến trong công việc, nâng cao hiệu quả trong côngviệc, tiết kiệm chi phí, tăng tính cạnh tranh

Khi tiến hành tuyển dụng các nhà quản lý thường đưa ra các tiêu chuẩn chung vềchuyên môn phù hợp, kinh nghiệm làm việc và kiến thức hỗ trợ như Anh văn và vi

tính,…Điều này cho thấy, nhà quản lý doanh nghiệp rất quan tâm đến việc xây dựngđội ngũ nhân viên có trình độ và có năng lực phù hợp với công việc.

Công ty tham gia đầy đủ chế độ bảo hiểm xã hội và bảo hiểm y tế cho người laođộng của Công ty Ngoài ra Công ty còn mua bảo hiểm thân thể 24/24h cho toàn thểngười lao động, hàng năm có chế độ nghỉ dưỡng, tham quan nghỉ mát

1.4 Ban kiểm soát

BKS thực hiện quy trình kiểm soát các hoạt động sản xuất kinh doanh, quản trị vàđiều hành Công ty, gồm 3 thành viên, trong đó ít nhất một thành viên có chuyên môn

về kế toán BKS làm việc theo Điều lệ Công ty, Quy chế hoạt động của BKS, hằngnăm lập chương trình công tác kiểm soát năm, từ đó lập chương trình công tác kiểmsoát hàng quý, lên kế hoạch kiểm soát cụ thể để triển khai chương trình công tác trên.Qua công tác kiểm tra, kiểm soát theo chương trình đã đề ra như trên, BKS đã phầnnào kiểm soát việc thực hiện đúng trách nhiệm, quyền hạn, tuân thủ chế độ chính sáchchứng từ, báo cáo tài chính có trung thực hợp lý không, có tuân thủ quy tắc, chính sáchcủa Công ty và các văn bản pháp luật không và rủi ro xảy ra gian lận sai sót có nhữngbiện pháp để khắc phục

1.5 Các yếu tố bên ngoài

Hiện nay, Chính phủ đang thực hiện các biện pháp kích cầu để ngăn chặn đà suygiảm kinh tế Từ cuối tháng 3-2009, nhu cầu tiêu thụ thép trong nước tăng đột biến sovới trước đó Sự chuyển dịch này là biểu hiện phục hồi của nền kinh tế Việt Nam saunhững nỗ lực kích cầu của Chính phủ nhằm ngăn chặn suy giảm kinh tế Cùng hoạtđộng trong ngành thép, Công ty cũng thừa hưởng được các nhân tố thuận lợi này trongthời gian trước mắt

Nhu cầu tiêu thụ thép lớn, tạo điều kiện cho việc sản xuất và kinh doanh thép,nhưng bên cạnh đó, Công ty cũng phải nỗ lực trong việc khẳng định thương hiệu củamình, tạo chỗ đứng vững chắc bằng cách giữ chân khách hàng bằng chất lượng sảnphẩm và trung thực, đạo đức trong kinh doanh khi ngày càng có nhiều doanh nghiệpnước ngoài kinh doanh trên thị trường Việt Nam

2 Hệ thống thông tin kế toán phục vụ kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền ở Công ty

Hệ thống thông tin kế toán của Công ty luôn đảm bảo cung cấp thông tin đầy đủ,nhanh chóng, kịp thời cho BGĐ qua các báo cáo quản trị và BCTC

Hệ thống thông tin kế toán tại Công ty được xây dựng trên các mục tiêu về: tính

có thật, sự phê chuẩn, tính đầy đủ, sự đánh giá, sự phân loại, sự đúng hạn, chuyển sổ

và tổng hợp chính xác

2.1 Về chứng từ

Chứng từ với chức năng là tiền kiểm và bảo vệ tài sản của Công ty, ngoài rachứng từ còn là chứng cứ quan trọng để giúp cho kế toán phản ảnh chính xác, kịp thời,đầy đủ tất cả các nghiệp vụ xảy ra trong một ngày có liên quan đến chu trình bán hàng,chứng từ liên quan tới bộ phận nào thì bộ phận đó sẽ lập chứng từ dựa trên sự uỷquyền và phê chuẩn của cấp trên

Tại Công ty hệ thống chứng từ liên quan đến nghiệp vụ bán hàng và thu tiền rất

đa dạng, bao gồm tất cả các chứng từ như:

- Phiếu thu, giấy báo có

- Sổ theo dõi hoá đơn bán hàng, sổ theo dõi khoản phải thu khách hàng

- Sổ quỹ tiền mặt

Các chứng từ trong chu trình luôn được kiểm tra và phê chuẩn trước khi thực hiện

và luân chuyển qua các bộ phận Đối với các bộ phận nhận chứng từ để thực hiện thìcũng phải qua bước kiểm tra xem đã có sự phê chuẩn đúng thẩm quyền, và có sự sosánh đối chiếu với các chứng từ liên quan

2.2 Về sổ kế toán và tài khoản kế toán

Sổ sách với công dụng là lưu trữ thông tin lâu dài và phản ánh các thông tin mộtcách đáng tin cậy, sổ sách có thể tạo cơ sở cho sự kiểm tra, truy cập lại chứng từ khicần thiết

Với việc vi tính hoá công tác kế toán, sổ sách kế toán phục vụ cho việc phản ánh

và ghi chép chu trình bán hàng và thu tiền của Công ty đã được cải biên khá đơn giản,lược bỏ bớt một số sổ sách so với cách thức kế toán thủ công, song vẫn theo đúng chế

độ quy định đối với hình thức Chứng từ ghi sổ Cụ thể Công ty không thiết kế Sổ Đăng

ký chứng từ ghi sổ Hầu hết sổ sách mà Công ty in ra để ký duyệt, lưu trữ đề phòng sự

cố phần cứng là Bảng kê chi tiết tài khoản, Bảng tổng hợp tài khoản

Công ty áp dụng hệ thống tài khoản theo tiêu chuẩn của Bộ Tài Chính và đáp ứngđược yêu cầu quản lý của Công ty Các tài khoản yêu cầu cần phải theo dõi chi tiết thìphải mở thêm như TK 131- Phải thu khách hàng, cần phải theo dõi theo từng kháchhàng

2.3 Về báo cáo kiểm soát

Công ty sử dụng hình thức kế toán máy nên việc cập nhật chứng từ vào máy, đưa

ra các báo cáo là nhanh chóng, kịp thời Các báo cáo trong chu trình như là:

 Báo cáo liên quan đến nghiệp vụ bán hàng: Bảng kê chứng từ, báo cáo tổng hợphàng bán ra…

 Báo cáo liên quan đến nghiệp vụ thu tiền: Bảng kê hoá đơn bán ra, báo cáo công

nợ khách hàng

3 Yếu tố đánh giá rủi ro trong hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng

và thu tiền ở Công ty

Công ty nhận diện được những rủi ro của nền kinh tế hiện nay ảnh hưởng đếnhoạt động kinh doanh của mình và đưa ra những biện pháp chiến lược nhằm hạn chếảnh hưởng tiêu cực đến quá trình hoàn thành mục tiêu của Công ty Công ty đã nhậndiện và đánh giá các rủi ro như: Rủi ro kinh tế, Rủi ro Pháp luật, Rủi ro đặc thù: rủi rocạnh tranh, rủi ro tài chính…Và các biện pháp đưa ra đã phần nào ngăn chặn nhữngảnh hưởng của các rủi ro trên đến các hoạt động của Công ty Tuy nhiên, những rủi rođặc thù xuất phát từ đặc điểm hoạt động kinh doanh của mình thì công tác nhận diện

và đánh giá những rủi ro này chưa được quan tâm đúng mức

4 Thủ tục kiểm soát trong chu trình bán hàng và thu tiền ở Công ty

4.1 Thủ tục kiểm soát nghiệp vụ xử lý đơn đặt hàng

Nhận và xử lý đơn đặt hàng là khâu đầu tiên trong chu trình bán hàng và thu tiền.Nhân viên Phòng kinh doanh thị trường tiến hành nắm bắt các thông tin về nhu cầu thịtrường, về các đơn vị đang có nhu cầu sử dụng sản phẩm của Công ty đang kinhdoanh, bao gồm các thông tin: tên đơn vị, địa chỉ, điện thoại, số Fax, khả năng thanhtoán…

Trên cơ sở nhu cầu khách hàng, nhân viên Phòng kinh doanh thị trường sẽ gửichào hàng đến khách hàng và tiếp cận hệ thống khách hàng bằng các phương tiện nhưgặp mặt trực tiếp, điện thoại hoặc Fax đến khách hàng

Phòng kinh doanh thị trường theo dõi các phản ứng của khách hàng, và trả lờimọi thông tin liên quan đến chào hàng như: giá cả, số lượng, thời gian và phương thứcthực hiện…

Sau khi nhận được yêu cầu của bên mua, Phòng kinh doanh thị trường sẽ xem xétkhả năng đáp ứng nhu cầu và thông báo giá, chính sách bán hàng cho khách hàng theotừng thời điểm trong mức thẩm quyền được quy định Chính sách bán hàng mà ở đây

là chính sách chiết khấu được Công ty thiết lập rõ ràng và chuẩn xác như sau:

4.2 Thủ tục kiểm soát nghiệp vụ xét duyệt bán chịu

Công ty thiết lập chính sách bán chịu rõ ràng: bên mua phải đảm bảo thanh toántrả chậm theo các hình thức như bảo lãnh thanh toán của ngân hàng, thế chấp tài sản làtiền mặt hoặc công trái Nhà nước phát hành, sổ tiết kiệm gửi tại các ngân hàng…Bêncạnh đó khách hàng mua thép trả chậm được hưởng chiết khấu thương mại luỹ tiếntheo quyết định của Tổng giám đốc Công Ty Cổ Phần Thép Miền Trung vào từng thờiđiểm

Phòng KDTT (nhân viên xét duyệt bán chịu của Công ty) chịu trách nhiệm đánhgiá về khả năng thanh toán của khách hàng Trong trường hợp việc quyết định bán trảchậm vượt thẩm quyền của Trưởng phòng kinh doanh thị trường thì Trưởng phòngkinh doanh thị trường phải lập đề xuất bán hàng trả chậm trình Tổng giám đốc duyệt.Nếu Công ty không đồng ý sẽ thông báo lại cho khách hàng để thương lượng thêm.Nếu Công ty đồng ý thì mới triển khai các hoạt động tiếp theo

Phòng KDTT chịu trách nhiệm chính trong việc lập danh sách khách hàng thườnggiao dịch và luôn cập nhật các thông tin về tình hình tài chính, khả năng thanh toán và

uy tín trong thanh toán của khách hàng

Đối với những khách hàng mới thì yêu cầu khách hàng thế chấp tài sản hoặc kýquỹ

Như vậy, tất cả các quyết định của Phòng kinh doanh thị trường nếu không nằmtrong quyền hạn của mình thì trước đó phải được sự phê chuẩn của Tổng giám đốc thìnghiệp vụ bán hàng mới có hiệu lực Điều này có tác dụng kiểm soát rất tốt trong việctuân thủ các chính sách của Công ty ở Phòng kinh doanh thị trường

4.3 Thủ tục kiểm soát nghiệp vụ giao hàng và lập hoá đơn

Trước khi thực hiện hợp đồng, Công ty phải thông báo cho khách hàng bằng vănbản hoặc bằng điện thoại về thời gian nhận hàng, số lượng xe để khách hàng chuẩn bịngười thực hiện hướng dẫn, làm thủ tục xuất hàng lên xe vận chuyển

Căn cứ lệnh xuất hàng đã được phê chuẩn, thủ kho xuất hàng cho khách hàng.Trên lệnh xuất hàng phải có chữ ký của Trưởng phòng KDTT, người viết lệnh, nhânviên cân xe, thủ kho và khách hàng Lệnh xuất hàng phải được lập thành 2 liên: mộtSVTH: Vũ Tú Uyên

liên gốc lưu tại phòng KDTT và một liên chuyển cho bộ phận kế toán để theo dõi hàngtồn kho.

Mẫu lệnh xuất hàng:

Phòng Kinh Doanh Thị Trường

LỆNH XUẤT HÀNG

(Chỉ có giá trị trong ngày)

- Căn cứ hợp đồng kinh tế số: 40/CSC - KQ, ngày 16/11/2009

- Căn cứ đơn hàng số: 11/40 ngày 28/11/2009

Đề nghị xuất hàng cho đơn vị: Công Ty TNHH MTV Trần Nam Trung

Người nhận: Cao Thị Diễm

Hình thức thanh toán: Chuyển khoản Thời gian: thanh toán ngay

St

t Tên hàng ĐVT Chứng từSố lượngThực xuất Đ.giá chưaVAT Kho Ghi chú

Đà Nẵng, ngày 23 tháng 12 năm 2009Phòng KDTT Viết lệnh Bàn cân Thủ Kho Khách hàng

đủ của việc vào sổ các hoá đơn chỉ cần kiểm tra tính liên tục của số hoá đơn Như vậy

sẽ hạn chế được sai sót khi vào sổ, hạn chế gian lận khi nhân viên kế toán cố tìnhkhông nhập vào máy một nghiệp vụ bán hàng nào đó nhằm biển thủ khoản thanh toán

từ khách hàng Hoá đơn đã phát hành được lên bảng kê để ghi nhận doanh thu ngaytrong tháng và số liệu ghi nhận doanh thu của mỗi tháng được đối chiếu với bảng kêkhai thuế GTGT đầu ra

Hoá đơn GTGT cần phải có chữ ký của người bán hàng, người mua hàng, và thủtrưởng đơn vị và được lập thành 3 liên: liên 1: màu tím, lưu tại cùi ở phòng kế toán;liên 2: màu đỏ, giao cho khách hàng; liên 3: màu xanh, lưu chuyển hạch toán nội bộ

Mẫu Hoá đơn GTGT:

HOÁ ĐƠN Mẫu số: 01 GTKT-3LL

GIÁ TRỊ GIA TĂNG KL/2009N

Liên 3: Nội bộ

Ngày 23 tháng 12 năm 2009 0147157

Đơn vị bán hàng: Công Ty Cổ Phần Thép Miền Trung