II. Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng
1. Hoàn thiện môi trường kiểm soát chu trình bán hàng và thu tiền
1.1. Xây dựng văn hoá Công ty
Văn hoá Công ty là một phần quan trọng tạo nên hình ảnh của Công ty và cũng là một phần của thương hiệu, bộ mặt của Công ty. Đó là cách các nhà lãnh đạo truyền tải tinh thần làm việc hăng say, lôi kéo nhân viên có năng lực và tận tâm với Công ty, là sự phối hợp nhuần nhuyễn trong các thao tác làm việc, cách ứng xử đẹp giữa các nhân viên với nhau và với bên ngoài. Văn hoá Công ty được sáng tạo một cách có ý thức và gìn giữ trong suốt quá trình hoạt động do đó nó tạo nên sự khác biệt giữa Công ty này với Công ty khác. Mặc dù khái niệm văn hoá là vô hình nhưng chính nhờ vào bầu văn hóa đó mà sẽ động viên mạnh mẽ mọi người làm việc chăm chỉ và cống hiến hết sức mình cho Công ty.
Nền móng để xây dựng văn hoá Công ty mạnh mẽ trước hết phải là sự thấu hiểu. Nhà quản lý phải thấu hiểu được nhân viên của mình muốn gì và điều gì làm cho họ muốn cống hiến hết sức cho công việc. Và thật đơn giản nhưng không hẳn ai cũng biết được đó là để có sự thấu hiểu thì phải thông qua hoạt động giao tiếp, tức là nhà quản lý phải nói chuyện với nhân viên của mình để biết được tâm tư nguyện vọng của nhân viên mình.
Sau khi thấu hiểu, nhà quản lý phải hành động vì những gì mà nhân viên mong muốn. Đó cũng là cách thể hiện sự quan tâm của nhà quản lý đến nhân viên của mình. Chẳng hạn như nhà quản lý tham khảo ý kiến của nhân viên mình tổ chức một buổi đi chơi picnic hay cắm trại ngoài trời để tạo ra sự gần gũi và gắn kết giữa các thành viên.
Bên cạnh việc hành động thì nhà quản lý phải khởi xướng và yêu cầu các nhân viên phải là người tham gia tiếp tục xây dựng và phát triển bầu văn hoá đó. Ví dụ việc động viên nhân viên mua cổ phần của chính Công ty mình đó là một chiến lược khôn
ngoan nhằm phát triển một văn hoá Công ty mạnh đồng thời nhân viên cũng có động lực để làm việc hết mình chứ không chỉ đơn thuần là thực hiện cho hết trách nhiệm của mình mà thôi. Nhờ chiến lược đó mà giờ đây mọi nhân viên sẽ cảm thấy có trách nhiệm hơn với công việc của mình.
Như vậy việc xây dựng văn hoá Công ty sẽ khích lệ lòng trung thành và tinh thần làm việc hăng say của nhân viên. Từ đó các quy tắc thủ tục kiểm soát nhờ đó mà được thực hiện một cách có hiệu quả hơn.
1.2. Đưa các nội dung kiểm soát vào chương trình huấn luyện nhân viên
Nhân viên cần được giải thích về nội dung cũng như ý nghĩa của việc phân chia trách nhiệm trong đơn vị về những trường hợp không được kiêm nhiệm. Việc phân chia trách nhiệm cho từng cá nhân một cách cụ thể đúng người đúng việc sẽ hạn chế những sai sót nhầm lẫn trong công tác kế toán.
Nhân viên cần được phổ biến, huấn luyện về trách nhiệm kiểm soát của họ trong công việc, ý nghĩa của sự kiểm soát này và những vấn đề có thể nảy sinh khi thực hiện trách nhiệm của họ. Ví dụ như một nhân viên kế toán tiêu thụ và nợ phải thu mới nhận việc thì cần phải được giải thích cặn kẽ các gian lận và sai sót có thể xảy ra chung quanh công việc của người nhân viên đó như lập hoá đơn bán hàng sai về số lượng hay quy cách chủng loại… việc này sẽ giúp cho nhân viên kế toán này sẽ làm tốt công việc ngay từ đầu không phải tự đúc rút kinh nghiệm và ý thức hơn về công việc kiểm soát của mình.
Cần phải xây dựng một hệ thống đánh giá công việc định kỳ giúp nhân viên hiểu được ý nghĩa của kiểm soát. Bên cạnh đó phải khuyến khích tinh thần xây dựng các thủ tục kiểm soát ở Công ty làm thế nào để giảm thiểu chi phí và thực hiện các thủ tục kiểm soát có hiệu quả hơn bởi chính nhân viên là người thực hiện các thủ tục kiểm soát đó nên sẽ dễ dàng hiểu và thấy được mặt mạnh và yếu của hệ thống kiểm soát nội bộ.
1.3. Xây dựng bộ máy kiểm toán nội bộ
Như đã trình bày ở phần đánh giá, Công ty cần phải xây dựng bộ phận kiểm toán nội bộ làm chức năng giám sát các thủ tục kiểm soát được thực hiện, kiểm tra việc tuân thủ các chính sách và quy định kế toán cũng như tính chính xác và độ tin cậy của các báo cáo tài chính, từ đó xác định các rủi ro, tìm ra nguồn gốc của việc kém hiệu quả và xây dựng kế hoạch giảm thiểu những điều này.
Khi xây dựng bộ máy kiểm toán nội bộ thì kiểm toán viên nội bộ cũng là nhân viên trong Công ty nên không thể độc lập hoàn toàn như kiểm toán độc lập được nhưng một sự độc lập ở mức tương đối sẽ là hết sức quan trọng đối với kiểm toán viên nội bộ. Sự độc lập giúp cho kiểm toán viên đưa ra các ý kiến khách quan nhất không bị chi phối hay ảnh hưởng thiên lệch nào so với thực tế kiểm tra giám sát và như vậy sẽ tốt hơn cho nhà quản lý trong việc đánh giá hiệu quả hoạt động của bộ máy này. Và sự độc lập này cần đòi hỏi vài nguyên tắc sau:
Về mặt tổ chức thì kiểm toán nội bộ phải có đầy đủ thẩm quyền để thực hiện công việc của mình. Do đó, bộ máy kiểm toán nội bộ này phải trực thuộc của một người đủ quyền lực và thẩm quyền để ủng hộ cũng như cho phép họ thực hiện (ở Công ty kiểm toán nội bộ nên trực thuộc sự quản lý của Tổng giám đốc). Lúc này phạm vi kiểm toán sẽ rộng rãi, bảo đảm xem xét đầy đủ mọi góc cạnh của hoạt động kinh doanh của Công ty.
Bộ phận kiểm toán nội bộ phải duy trì một thái độ độc lập trong quá trình thực hiện công việc của mình. Kiểm toán viên nội bộ phải báo cáo trực tiếp lên Tổng giám đốc chứ không một trung gian nào khác.