II. Thực tế hoạt động kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền ở Công Ty
1.Môi trường kiểm soát trong chu trình bán hàng và thu tiền ở Công ty
Công ty luôn nhận thức rằng: “Chất lượng sản phẩm và dịch vụ là uy tín, quyết định đến sự ổn định và phát triển bền vững của Công ty”, và đó cũng là phương châm hàng đầu của Công ty trong suốt quá trình hoạt động. Môi trường kiểm soát tại Công ty có thể được đánh giá qua:
1.1. Quan điểm, phong cách điều hành của Ban lãnh đạo
Thông qua thời gian thực tập và nghiên cứu có thể thấy rằng Ban giám đốc Công ty thực sự là những người dạn dày kinh nghiệm trong công tác quản lý và điều hành mọi hoạt động.
Riêng Tổng Giám đốc Công ty - Nguyễn Bảo Giang là một người có phong cách làm việc cẩn thận, điềm tĩnh; có khả năng chuyên môn cực kỳ vững vàng và khả năng quản lý tổ chức điều hành bao quát toàn bộ công việc một cách quyết đoán, nhanh nhẹn. Do là một người hoạt động lâu năm trong Công ty nên hơn ai hết ông hiểu được những hạn chế và thiếu sót về tổ chức của Công ty. Vì thế ông coi công tác kiểm tra, kiểm soát nội bộ là một nhiệm vụ cực kỳ quan trọng và quy định, ban hành những quy chế khác nhau một cách rõ ràng chức năng, nhiệm vụ của từng phòng ban, tăng cường công tác kiểm soát tài sản, vật tư, vốn kinh doanh trên phạm vi toàn Công ty.
1.2. Cơ cấu tổ chức nói chung và tổ chức thực hiện nghiệp vụ tiêu thụ
Cơ cấu của Công ty đã được tổ chức khá hợp lý và phù hợp với quy mô và cơ cấu kinh doanh. Các bộ phận phòng ban đều được phân công, phân nhiệm rõ ràng có quan hệ chức năng đối chiếu lẫn nhau, thực hiện được công tác kiểm soát hiệu quả làm việc của lĩnh vực mình phụ trách.
Riêng về tổ chức thực hiện nghiệp vụ tiêu thụ thì:
Các quyết định quản lý tùy theo tính chất quan trọng của nó mà được phân cho HĐQT hoặc TGĐ quyết định, từ đó ủy quyền giao nhiệm vụ cho cấp dưới, tạo thành một hệ thống phân chia trách nhiệm chặt chẽ, giúp kiểm soát tốt việc thực hiện.
Trong chu trình bán hàng và thu tiền, việc phân cấp quản lý như sau:
Phân cấp quản lý hợp đồng bán hàng hoá: mọi hợp đồng kinh tế đều được đăng ký tại phòng KDTT. Trên cơ sở đề xuất của phòng KDTT, Tổng giám đốc uỷ quyền cho Phó Tổng giám đốc phụ trách kinh doanh ký kết và thực hiện hợp đồng kinh tế với khách hàng.
Công ty có thiết lập hệ thống bảng mô tả công việc cho từng chức năng gắn với từng cá nhân, từ lãnh đạo công ty đến từng nhân viên trong từng phòng ban. Bảng mô tả công việc giúp cho mỗi thành viên hiểu được quyền hạn và trách nhiệm của mình
trong từng hoạt động và ảnh hưởng đến các bộ phận khác như thế nào, từ đó giúp tạo ra môi trường kiểm soát tốt hơn.
1.3. Chính sách nhân sự
Nhân viên trong Công ty được tuyển dụng và phân công công việc đều dựa trên trình độ chuyên môn và kinh nghiệm phù hợp với chức năng công việc được đảm nhận. Trong bảng mô tả công việc của từng nhân viên gắn với từng chức năng đều quy định rõ trình độ chuyên môn, kinh nghiệm cần thiết để đảm nhiệm vị trí đó.
Công ty luôn chú trọng đến nguồn nhân lực, tạo môi trường làm việc tốt nhất cho nhân viên phát huy hết khả năng của mình, tạo hiệu quả làm việc làm cao.
Hàng năm Công ty có chính sách khen thưởng cho các cá nhân và tập thể lao động có thành tích xuất sắc, thực hiện khen thưởng kịp thời để khuyến khích động viên và phát huy tinh thần sáng kiến cải tiến trong công việc, nâng cao hiệu quả trong công việc, tiết kiệm chi phí, tăng tính cạnh tranh.
Khi tiến hành tuyển dụng các nhà quản lý thường đưa ra các tiêu chuẩn chung về chuyên môn phù hợp, kinh nghiệm làm việc và kiến thức hỗ trợ như Anh văn và vi tính,…Điều này cho thấy, nhà quản lý doanh nghiệp rất quan tâm đến việc xây dựng đội ngũ nhân viên có trình độ và có năng lực phù hợp với công việc.
Công ty tham gia đầy đủ chế độ bảo hiểm xã hội và bảo hiểm y tế cho người lao động của Công ty. Ngoài ra Công ty còn mua bảo hiểm thân thể 24/24h cho toàn thể người lao động, hàng năm có chế độ nghỉ dưỡng, tham quan nghỉ mát.
1.4. Ban kiểm soát
BKS thực hiện quy trình kiểm soát các hoạt động sản xuất kinh doanh, quản trị và điều hành Công ty, gồm 3 thành viên, trong đó ít nhất một thành viên có chuyên môn về kế toán. BKS làm việc theo Điều lệ Công ty, Quy chế hoạt động của BKS, hằng năm lập chương trình công tác kiểm soát năm, từ đó lập chương trình công tác kiểm soát hàng quý, lên kế hoạch kiểm soát cụ thể để triển khai chương trình công tác trên. Qua công tác kiểm tra, kiểm soát theo chương trình đã đề ra như trên, BKS đã phần nào kiểm soát việc thực hiện đúng trách nhiệm, quyền hạn, tuân thủ chế độ chính sách chứng từ, báo cáo tài chính có trung thực hợp lý không, có tuân thủ quy tắc, chính sách của Công ty và các văn bản pháp luật không và rủi ro xảy ra gian lận sai sót có những biện pháp để khắc phục.
1.5. Các yếu tố bên ngoài
Hiện nay, Chính phủ đang thực hiện các biện pháp kích cầu để ngăn chặn đà suy giảm kinh tế. Từ cuối tháng 3-2009, nhu cầu tiêu thụ thép trong nước tăng đột biến so với trước đó. Sự chuyển dịch này là biểu hiện phục hồi của nền kinh tế Việt Nam sau những nỗ lực kích cầu của Chính phủ nhằm ngăn chặn suy giảm kinh tế. Cùng hoạt động trong ngành thép, Công ty cũng thừa hưởng được các nhân tố thuận lợi này trong thời gian trước mắt.
Nhu cầu tiêu thụ thép lớn, tạo điều kiện cho việc sản xuất và kinh doanh thép, nhưng bên cạnh đó, Công ty cũng phải nỗ lực trong việc khẳng định thương hiệu của mình, tạo chỗ đứng vững chắc bằng cách giữ chân khách hàng bằng chất lượng sản phẩm và trung thực, đạo đức trong kinh doanh khi ngày càng có nhiều doanh nghiệp nước ngoài kinh doanh trên thị trường Việt Nam.