II. Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng
3.Hoàn thiện thủ tục kiểm soát trong chu trình bán hàng và thu tiền
3.1. Hoàn thiện thủ tục kiểm soát về xử lý đơn đặt hàng
- Công ty (Phòng kinh doanh thị trường) nên thiết kế một sổ gọi là sổ tiếp nhận yêu cầu của khách hàng để theo dõi phản ứng của khách hàng và thái độ, cách làm việc của nhân viên cũng như những mong muốn của khách hàng về sản phẩm của Công ty.
- Về trường hợp nhận đơn đặt hàng của khách hàng không có khả năng thanh toán thì hiện nay Công ty chưa có bộ phận độc lập làm nhiệm vụ xem xét thẩm định về khách hàng, tuy đã có nhân viên thuộc Phòng kinh doanh thị trường chịu trách nhiệm xét duyệt bán chịu nhưng điều này theo như phần nhược điểm đã trình bày ở trên thì rủi ro xảy ra là rất cao. Do đó việc thành lập bộ phận tín dụng riêng chịu trách nhiệm phê duyệt hạn mức bán chịu cho khách hàng, xem xét khả năng thanh toán của khách hàng là rất cần thiết. Bởi lẽ chính sách tín dụng là công cụ tác động mạnh mẽ đến độ lớn cũng như hiệu quả của các khoản phải thu trên cơ sở cân nhắc rủi ro và tính sinh lời. Để Phòng tín dụng hoạt động được hiệu quả thì điều cần thiết là phải có một đội ngũ cán bộ có năng lực, có kinh nghiệm đảm trách. Các nhân viên này phải am hiểu về các khách hàng của Công ty và quan hệ rộng với các ngân hàng để thu thập được đầy đủ thông tin khi thẩm định.
Việc thẩm định khả năng thanh toán của khách hàng có thể tham khảo theo các phương pháp sau:
+ Xem xét thái độ tự nguyện đối với nghĩa vụ trả nợ của khách hàng, việc này có thể được thực hiện thông qua những lần mua chịu trước của khách hàng, xem tình hình thanh toán của khách hàng có nhanh chóng không.
+ Trường hợp là khách hàng mua chịu mới của Công ty thì phải có tài sản đảm bảo và cần đánh giá đúng với giá trị của tài sản đó. Xem xét quy mô, tình hình hoạt động của Công ty đó có đảm bảo không?...
Cơ sở cho việc đánh giá trên có thể là:
+ Tìm hiểu khách hàng thông qua báo chí, internet, hay các nhà cung cấp khác mà khách hàng của mình đã giao dịch.
+ Nghiên cứu các thông tin về tình hình thanh toán nợ của khách hàng qua các báo cáo tín dụng về lịch sử thanh toán nợ với doanh nghiệp mình cũng như doanh nghiệp khác.
+ Yêu cầu sự hỗ trợ của ngân hàng cung cấp những thông tin cần thiết về vị thế tín dụng của khách hàng.
3.2. Hoàn thiện thủ tục kiểm soát về nghiệp vụ giao hàng và lập hoá đơn
Lệnh xuất hàng nên được lập thành 3 liên ngoài 2 liên Phòng kế toán tài chính và Phòng kinh doanh thị trường giữ thì thủ kho giữ 1 liên để tiện theo dõi việc thực nhập, thực xuất.
Công ty cần thành lập bộ phận gửi hàng độc lập để hạn chế sai sót trong khâu xuất hàng và các gian lận xảy ra do sự thông đồng giữa thủ kho, nhân viên cân xe và người nhận hàng.
Hoá đơn là một phương tiện để thông tin cho khách hàng về số tiền mà khách hàng phải thanh toán, vì vậy hoá đơn cần được lập chính xác và đúng thời gian. Nhân viên lập hoá đơn phải có trách nhiệm sau:
- Kiểm tra sự đầy đủ của bộ chứng từ gốc cho từng nghiệp vụ bán hàng: đối với khách hàng mua hàng lấy ngay thu trực tiếp, thông qua ngân hàng hoặc mua trả chậm bao gồm lệnh xuất hàng, phiếu cân, đơn đặt hàng hoặc đơn xin mua hàng (nếu mua số lượng ít); đối với khách hàng mua và gửi lại trong kho của Công ty thì ngoài những chứng từ như ở trên còn có giấy xác nhận đơn đặt hàng, giấy đề nghị gửi hàng và biên bản gửi hàng.
- Kiểm tra, đối chiếu chứng từ trước khi cập nhật. Khi nhận được hồ sơ bán hàng, kế toán ghi lại ngày nhận chứng từ trên mỗi chứng từ và kiểm tra đối chiếu sự khớp đúng giữa các chứng từ với nhau và ký tắt lên đó để xác nhận rằng các chứng từ đã đúng và đã được kiểm tra. Ví dụ như:
+ So sánh giữa hợp đồng với đơn đặt hàng, lệnh xuất hàng: tránh sự sai sót về số lượng, giá cả, chủng loại sản phẩm.
+ Ghi tất cả dữ liệu vào hoá đơn: mẫu mã, số lượng, giá cả sản phẩm, hàng hoá. + Giá cả ghi trên hoá đơn bắt buộc phải dựa vào bảng giá hiện hành của doanh nghiệp và lệnh xuất hàng. Tuyệt đối không được chỉ dựa vào một mình lệnh xuất hàng không thôi.
+ Tính ra số tiền cho từng loại và cho cả nhóm loại hoá đơn. Tránh sự nhập nhằng về số liệu vì hoá đơn gửi cho khách hàng phải được ghi đúng và chính xác về số tiền mà họ phải trả.
- Công ty cần có quy định thời gian nhận chứng từ và thời gian cập nhật chứng từ vào phần mềm, có thể quy định trong ngày, hoặc ngay sau khi nhận được chứng từ phải cập nhật chứng từ vào để hạn chế việc cập nhật không kịp thời hoặc có thể bị thất lạc chứng từ dẫn đến thông tin kế toán không chính xác. Việc cập nhật chứng từ vào phần mềm cần có một người độc lập kiểm tra xem có đầy đủ và chính xác thông tin không, người này có thể là kế toán tổng hợp.
- Hoá đơn, chứng từ sau khi được cập nhật vào hệ thống phải được đóng dấu: "đã vào máy" và ghi "ngày…tháng… năm…vào máy" để đối chiếu với ngày nhận chứng từ xem việc cập nhật chứng từ có kịp thời không.
3.3. Hoàn thiện thủ tục kiểm soát nghiệp vụ thu tiền
Công ty nên tuyển dụng thêm nhân viên để tách biệt giữa 2 nhiệm vụ là kế toán tiền mặt và thủ quỹ. Có thể bây giờ chưa có gian lận nào xảy ra nhưng không dám chắc trong tương lai sẽ không xảy ra gian lận hay sai sót nào.
Một khi chức năng kế toán tiền mặt và thủ quỹ được tách biệt thì phiếu thu cũng nên được lập thành 3 liên: 1 liên khách hàng giữ, 1 liên thủ quỹ giữ và 1 liên kế toán tiền mặt giữ.
Nhân viên kế toán tiền gửi ngân hàng hằng ngày nên thường xuyên kiểm tra tài khoản của Công ty tại các ngân hàng để theo dõi việc trả tiền của khách hàng tiện cho việc cung cấp thông tin đầy đủ và đúng cho nhà quản lý nếu cần thiết.
Vào cuối mỗi kỳ cần phải có một người độc lập đứng ra đối chiếu số liệu trên sổ kế toán và số liệu do ngân hàng cung cấp. Nhất thiết không để nhân viên kế toán tiền gửi ngân hàng trực tiếp đối chiếu với ngân hàng. Nếu thiếu thì phải truy tìm nguyên nhân.
3.4. Hoàn thiện thủ tục kiểm soát nghiệp vụ theo dõi công nợ
Bên cạnh việc mỗi Phòng kinh doanh thị trường và Phòng kế toán tài chính theo dõi riêng về khoản phải thu của khách hàng thì 2 bên phải tiến hành đối chiếu công nợ khách hàng cũng như thời gian trả chậm của từng khách hàng, tiện cho nhu cầu cung cấp thông tin cho nhà quản lý để từ đó có kế hoạch kiểm soát các khoản nợ phải thu.
Lãnh đạo Công ty nên có những cuộc kiểm tra đột xuất về công tác đối chiếu công nợ của 2 Phòng.
Mặc dù Công ty cũng đã có những thủ tục kiểm soát để đánh giá khả năng thanh toán của khách hàng nhưng do tính chất phức tạp của việc bán trả chậm nên việc trích lập khoản dự phòng phải thu khó đòi là một điều cần thiết cho Công ty trong tương lai.
Việc trích lập dự phòng nợ phải phu khó đòi của Công ty nên do kế toán tổng hợp thực hiện. Đối với những khoản phải thu khó đòi kéo dài trong nhiều năm, doanh nghiệp đã cố gắng dùng mọi biện pháp để thu hồi nợ nhưng vẫn không thu được và xác định khách nợ thực sự không có khả năng thanh toán thì lúc đó mới được phép xoá nợ. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Kế toán tổng hợp sẽ phải trình lên Tổng giám đốc và phải được phê duyệt đầy đủ mới được trích xoá sổ nợ phải thu khó đòi. Và hồ sơ dự phòng nợ phải thu khó đòi của Công ty gồm hợp đồng kinh tế, biên bản đối chiếu công nợ, biên bản thanh lý hợp đồng…