II. Thực tế hoạt động kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền ở Công Ty
4. Thủ tục kiểm soát trong chu trình bán hàng và thu tiền ở Công ty
4.1. Thủ tục kiểm soát nghiệp vụ xử lý đơn đặt hàng
Nhận và xử lý đơn đặt hàng là khâu đầu tiên trong chu trình bán hàng và thu tiền. Nhân viên Phòng kinh doanh thị trường tiến hành nắm bắt các thông tin về nhu cầu thị trường, về các đơn vị đang có nhu cầu sử dụng sản phẩm của Công ty đang kinh doanh, bao gồm các thông tin: tên đơn vị, địa chỉ, điện thoại, số Fax, khả năng thanh toán…
Trên cơ sở nhu cầu khách hàng, nhân viên Phòng kinh doanh thị trường sẽ gửi chào hàng đến khách hàng và tiếp cận hệ thống khách hàng bằng các phương tiện như gặp mặt trực tiếp, điện thoại hoặc Fax đến khách hàng.
Phòng kinh doanh thị trường theo dõi các phản ứng của khách hàng, và trả lời mọi thông tin liên quan đến chào hàng như: giá cả, số lượng, thời gian và phương thức thực hiện…
Sau khi nhận được yêu cầu của bên mua, Phòng kinh doanh thị trường sẽ xem xét khả năng đáp ứng nhu cầu và thông báo giá, chính sách bán hàng cho khách hàng theo từng thời điểm trong mức thẩm quyền được quy định. Chính sách bán hàng mà ở đây là chính sách chiết khấu được Công ty thiết lập rõ ràng và chuẩn xác như sau:
• Từ 01 tấn đến 50 tấn: CK 0 đồng/kg • Từ 50 tấn đến 100 tấn: CK 50 đồng/kg • Từ 100 tấn đến 200 tấn: CK 70 đồng/kg • Từ 200 tấn đến 300 tấn: CK 90 đồng/kg • Từ 300 tấn đến 400 tấn: CK 120 đồng/kg • Từ 400 tấn đến 500 tấn: CK 160 đồng/kg • Từ 500 tấn trở lên: CK 200 đồng/kg
• Số tiền giảm giá sẽ được tổng hợp vào cuối tháng, được Phòng kế toán tài chính ghi giảm trừ chiết khấu vào hoá đơn bán hàng vào tháng kế tiếp.
• Khách hàng có sản lượng trên 1000 tấn/tháng hoặc có đơn hàng thanh toán 1 lần trên 500 tấn, Tổng giám đốc xem xét quyết định mức chiết khấu cụ thể.
4.2. Thủ tục kiểm soát nghiệp vụ xét duyệt bán chịu
Công ty thiết lập chính sách bán chịu rõ ràng: bên mua phải đảm bảo thanh toán trả chậm theo các hình thức như bảo lãnh thanh toán của ngân hàng, thế chấp tài sản là tiền mặt hoặc công trái Nhà nước phát hành, sổ tiết kiệm gửi tại các ngân hàng…Bên cạnh đó khách hàng mua thép trả chậm được hưởng chiết khấu thương mại luỹ tiến theo quyết định của Tổng giám đốc Công Ty Cổ Phần Thép Miền Trung vào từng thời điểm.
Phòng KDTT (nhân viên xét duyệt bán chịu của Công ty) chịu trách nhiệm đánh giá về khả năng thanh toán của khách hàng. Trong trường hợp việc quyết định bán trả
kinh doanh thị trường phải lập đề xuất bán hàng trả chậm trình Tổng giám đốc duyệt. Nếu Công ty không đồng ý sẽ thông báo lại cho khách hàng để thương lượng thêm. Nếu Công ty đồng ý thì mới triển khai các hoạt động tiếp theo.
Phòng KDTT chịu trách nhiệm chính trong việc lập danh sách khách hàng thường giao dịch và luôn cập nhật các thông tin về tình hình tài chính, khả năng thanh toán và uy tín trong thanh toán của khách hàng.
Đối với những khách hàng mới thì yêu cầu khách hàng thế chấp tài sản hoặc ký quỹ.
Như vậy, tất cả các quyết định của Phòng kinh doanh thị trường nếu không nằm trong quyền hạn của mình thì trước đó phải được sự phê chuẩn của Tổng giám đốc thì nghiệp vụ bán hàng mới có hiệu lực. Điều này có tác dụng kiểm soát rất tốt trong việc tuân thủ các chính sách của Công ty ở Phòng kinh doanh thị trường.
4.3. Thủ tục kiểm soát nghiệp vụ giao hàng và lập hoá đơn
Trước khi thực hiện hợp đồng, Công ty phải thông báo cho khách hàng bằng văn bản hoặc bằng điện thoại về thời gian nhận hàng, số lượng xe để khách hàng chuẩn bị người thực hiện hướng dẫn, làm thủ tục xuất hàng lên xe vận chuyển
Căn cứ lệnh xuất hàng đã được phê chuẩn, thủ kho xuất hàng cho khách hàng. Trên lệnh xuất hàng phải có chữ ký của Trưởng phòng KDTT, người viết lệnh, nhân viên cân xe, thủ kho và khách hàng. Lệnh xuất hàng phải được lập thành 2 liên: một liên gốc lưu tại phòng KDTT và một liên chuyển cho bộ phận kế toán để theo dõi hàng tồn kho.
Mẫu lệnh xuất hàng:
CÔNG TY CỔ PHẦN THÉP MIỀN TRUNG Số: 604
Phòng Kinh Doanh Thị Trường
LỆNH XUẤT HÀNG
(Chỉ có giá trị trong ngày) - Căn cứ hợp đồng kinh tế số: 40/CSC - KQ, ngày 16/11/2009 - Căn cứ đơn hàng số: 11/40 ngày 28/11/2009
Đề nghị xuất hàng cho đơn vị: Công Ty TNHH MTV Trần Nam Trung Người nhận: Cao Thị Diễm
Hình thức thanh toán: Chuyển khoản. Thời gian: thanh toán ngay St
t
Tên hàng ĐV
T
Số lượng Đ.giá chưa VAT
Kho Ghi chú Chứng từ Thực xuất
1 Thép D6 Tân Thuận Kg 38.000 37.640 10.286 HH Gửi kho
2 Thép D12 V Kg 9.500 9.500 11.450 TP
3 Thép D14 V Kg 11.000 11.000 11.450 TP
Tổng cộng 58.140
Đà Nẵng, ngày 23 tháng 12 năm 2009 Phòng KDTT Viết lệnh Bàn cân Thủ Kho Khách hàng
Ký Ký Ký Ký Ký ***********
Phòng KTTC chỉ xuất hóa đơn khi có đủ các chứng từ hợp lệ như lệnh xuất hàng, đơn đặt hàng hoặc đơn xin mua hàng (nếu mua với số lượng ít), phiếu cân.
Hoá đơn GTGT được Công ty mua theo mẫu của Bộ Tài Chính phát hành và có đánh số thứ tự liên tục nên rất thuận lợi cho công việc kiểm soát. Để kiểm tra sự đầy đủ của việc vào sổ các hoá đơn chỉ cần kiểm tra tính liên tục của số hoá đơn. Như vậy sẽ hạn chế được sai sót khi vào sổ, hạn chế gian lận khi nhân viên kế toán cố tình không nhập vào máy một nghiệp vụ bán hàng nào đó nhằm biển thủ khoản thanh toán từ khách hàng. Hoá đơn đã phát hành được lên bảng kê để ghi nhận doanh thu ngay trong tháng và số liệu ghi nhận doanh thu của mỗi tháng được đối chiếu với bảng kê khai thuế GTGT đầu ra.
Hoá đơn GTGT cần phải có chữ ký của người bán hàng, người mua hàng, và thủ trưởng đơn vị và được lập thành 3 liên: liên 1: màu tím, lưu tại cùi ở phòng kế toán; liên 2: màu đỏ, giao cho khách hàng; liên 3: màu xanh, lưu chuyển hạch toán nội bộ.
Mẫu Hoá đơn GTGT:
HOÁ ĐƠN Mẫu số: 01 GTKT-3LL GIÁ TRỊ GIA TĂNG KL/2009N Liên 3: Nội bộ
Ngày 23 tháng 12 năm 2009 0147157
Đơn vị bán hàng: Công Ty Cổ Phần Thép Miền Trung Địa chỉ: KCN An Đồn - TP Đà Nẵng
MST: 0400682519
Họ tên người mua hàng: Cao Thị Diễm
Tên đơn vị: Công Ty TNHH MTV Trần Nam Trung Địa chỉ: 53 đường Cô Bắc, TP Đà Nẵng
Hình thức thanh toán: CK. MST: 0401291099
STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
1 Thép cuộn D6 Kg 37.640 10.286 387.165.040
2 SR 12mmSD295TMN-V Kg 9.500 11.450 108.775.000
3 SR 14mmSD295TMN-V Kg 11.000 11.450 125.950.000
Cộng tiền hàng: 58.140 621.890.040 Thuế suất: 10%* 50. Tiền thuế GTGT 31.094.502 Tổng cộng tiền thanh toán 652.984.542 Số tiền viết bằng chữ: Sáu trăm năm mươi hai triệu, chín trăm tám mươi tư ngàn, năm trăm bốn mươi hai VNĐ
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký và ghi rõ họ tên) (Ký và ghi rõ họ tên) (Ký và ghi rõ họ tên)
*********
Trường hợp nhân viên kế toán lập hoá đơn bị sai sót phải huỷ thì phải viết "Biên bản hủy hóa đơn", nêu rõ số seri hóa đơn hủy, lý do hủy và phải có sự chứng kiến của bên mua hàng. Biên bản này được lập thành 02 bản, mỗi bên giữ một bản để đối chứng
sau này. Đây cũng là một biện pháp kiểm soát nhằm hạn chế gian lận khi nhân viên kế toán cố tình giấu bớt một hóa đơn nào đó (giấu bớt một nghiệp vụ bán hàng) nhằm biển thủ tài sản của Công ty. Trường hợp hóa đơn bị sai sót nhưng đã giao cho khách hàng mới phát hiện thì phải làm "Biên bản điều chỉnh hóa đơn".
Hóa đơn GTGT do nhân viên Phòng kế toán tài chính lập, sau đó lại được nhân viên Phòng kinh doanh thị trường kiểm tra lại lần nữa cũng đã tạo ra một sự kiểm soát chéo trong việc lập hóa đơn. Giá ghi trên hóa đơn theo giá ghi trên hợp đồng đã ký. Hoá đơn bán hàng sau khi được kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ thì tiến hành nhập vào máy tính. Việc nhập vào máy tính do kế toán tiêu thụ và nợ phải thu thực hiện. Sau khi các chứng từ dùng để nhập vào máy xong thì được để vào cặp hồ sơ riêng để tránh nhầm lẫn với các chứng từ chưa nhập vào máy. Việc kiểm tra lại đã nhập đúng chỉ có thể thực hiện bằng cách so sánh số liệu tổng cộng trên máy và trên hóa đơn. Sau khi nhập, kế toán bán hàng sẽ cho in "Bảng kê hóa đơn bán hàng".
Mẫu Bảng kê hoá đơn bán hàng:
4.4. Thủ tục kiểm soát nghiệp vụ thu tiền mặt
Hiện nay theo thông tư số 129/2008/TT – BTC ra ngày 26/12/2008 quy định việc thanh toán qua ngân hàng các khoản mua hàng có giá trị ≥ 20 triệu đồng (bao gồm thuế GTGT) mới được khấu trừ thuế. Do đó, tại Công ty, 99% tiền bán hàng được thanh toán qua hệ thống tài khoản ngân hàng. Tuy nhiên, không thể vì thế mà xem nhẹ việc kiểm soát nghiệp vụ thu tiền mặt.
CÔNG TY CỔ PHẦN THÉP MIỀN TRUNG KCN AN ĐỒN, SƠN TRÀ, ĐÀ NẴNG
BẢNG KÊ HOÁ ĐƠN BÁN HÀNG Từ ngày 01/02/2010 đến ngày 28/02/2010
Ngày Số chứng từ Tên Doanh số
23-Feb-10 02/10-0008 Đặng Đình Đức 19.120.000
26-Feb-10 02/10-0016 CN Miền Trung-
Tổng công ty thép Việt Nam 559.854.000 27-Feb-10 02/10-0021 CTy TNHH MTV Kim Quốc 692.100.000 ………..
27-Feb-10 02/10-0022 CN Miền Trung-
Tổng công ty thép Việt Nam
550.962.000
Tổng cộng 7.830.857.200
Người lập Kế toán trưởng
Khi khách hàng nộp tiền hàng thì kế toán tiền mặt lập "phiếu thu" thành 2 bản. Các phiếu thu này đều được đánh số thứ tự trước.
Thủ quỹ kiểm tra tiền nếu đầy đủ sẽ đóng dấu "đã thu tiền" lên 2 bản này. Một bản thủ quỹ giữ để ghi vào sổ quỹ tiền mặt, bản còn lại giao cho khách hàng. Đồng thời trên hoá đơn GTGT thủ quỹ sẽ đóng "dấu đỏ" nếu khách hàng mua trả tiền mặt ngay thời điểm mua.
Sơ đồ luân chuyển chứng từ (nhập liệu thông qua phần mềm)
Ghi chú: Ghi hằng ngày
Ghi định kỳ, cuối tháng, cuối quý
Phiếu thu là chứng từ để thủ quỹ ghi vào sổ quỹ. Đến cuối kỳ, kế toán tiền mặt mới in ra Bảng kê thu tiền để đối chiếu với sổ quỹ tiền mặt của thủ quỹ. Điều này tạo ra sự kiểm soát chéo đối với tài khoản tiền mặt. Và để lưu trữ thông tin kế toán tiền mặt sử dụng sổ chi tiết tài khoản 1111: Tiền Việt Nam.
SVTH: Vũ Tú Uyên Lớp 32K06.3 Trang 38 chứng từ gốc ( phiếu thu) Sổ quỹ tiền mặt Bảng kê ghi Nợ TK 111
Báo cáo tài
chính Bảng cân đối tài khoản Sổ cái Sổ chi tiết TK 111 CÔNG TY CỔ PHẦN THÉP MIỀN TRUNG
KCN AN ĐỒN, SƠN TRÀ, ĐÀ NẴNG
PHIẾU THU TIỀN Số: 01/10-0006 Ngày 18 tháng 01 năm 2010 Nợ: 1111
Có: 1311 Họ và tên người nộp tiền: Nguyễn Công Viên
Địa chỉ: Nguyễn Công Viên
Lý do: thu tiền bán hàng. Số HĐ: 0147193 Số tiền: 2.860.000
Viết bằng chữ: Hai triệu tám trăm sáu mươi ngàn đồng y. Kèm theo:……..Chứng từ gốc
Ngày 18 tháng 01 năm 2010 Người lập phiếu Người nộp tiền Thủ quỹ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
Ký Ký Ký Ký Ký
SỔ QUỸ TIỀN MẶT
Từ ngày 01/01/2010 đến ngày 31/01/2010 TK: 1111 - Tiền mặt Việt Nam Tồn đầu kỳ: 895.051.967
Tồn cuối kỳ: 104.662.506 Thu trong kỳ: 1.308.937.547 Chi trong kỳ: 2.099.327.008
Chứng từ Số HĐ Diễn
giải Tkđư Thu Chi Tồn
Ngày Chứng từ 04/01 /2010 01/10-0001 0027186 TT tiền v/c 18 trục cán 6271.7 9.933.333 885.118 ……….. 28/01 /2010 01/10- 0010 0097903 Thu tiền bán hàng 1311 23.276.000 Cộng bảng 1.308.937.547 2.099.327.008 104.662.506
Sau khi nhận tiền từ khách hàng, thủ quỹ sẽ cất giữ tiền. Tại Công ty, thủ quỹ dùng một két sắt có khóa để cất trữ tiền, chỉ có thủ quỹ giữ chìa khóa của két sắt này. Đây cũng là một biện pháp kiểm soát vật chất đối với tiền mặt- một mặt hàng dễ gặp rủi ro nhất. Khi trong két có lượng tiền nhiều hơn quy định (ở Công ty tiền mặt tồn quỹ tối đa là 10 triệu) thì thủ quỹ sẽ căn cứ vào kế hoạch thu chi của đơn vị cũng như căn cứ vào quy định của Công ty về tiền mặt tồn quỹ để gửi lượng tiền dôi ra vào ngân hàng để kiếm lãi.
4.5. Thủ tục kiểm soát nghiệp vụ thu tiền gửi ngân hàng
Tại Công ty, hình thức thanh toán tiền hàng qua tài khoản ngân hàng vẫn là chủ yếu. Khi khách hàng nộp tiền vào tài khoản ngân hàng cho Công ty, ngân hàng sẽ phát giấy báo có về Phòng kế toán tài chính. Các giấy báo có của ngân hàng là chứng cứ quan trọng. Về nguyên tắc, giấy báo này của ngân hàng được gửi cho Công ty thường xuyên theo từng nghiệp vụ phát sinh. Kế toán giao dịch với ngân hàng cần phải đính kèm chứng từ minh chứng cho nghiệp vụ đó vào giấy báo. Tiếp đó, cần phân loại giấy báo theo từng ngân hàng giao dịch và sắp xếp giấy báo theo số thứ tự liên tục ghi trên giấy báo. Căn cứ vào giấy báo có này, kế toán TGNH sẽ cập nhật TK TGNH vào máy.
Mẫu giấy báo có:
Hàng ngày, hàng tháng, kế toán TGNH tiến hành đối chiếu số dư tiền gửi tại ngân hàng và số dư TK TGNH trên sổ sách Công ty. Nếu có chênh lệch, phải tiếp tục đối chiếu với khách hàng và tìm hiểu nguyên nhân, xử lý chênh lệch. Cuối quý, Trưởng phòng kế toán tài chính Công ty và đại diện có thẩm quyền của ngân hàng thực hiện xác nhận số dư giữa Công ty và ngân hàng.
4.6. Thủ tục kiểm soát nghiệp vụ theo dõi công nợ
Kết thúc giai đoạn giao hàng, kế toán bán hàng căn cứ vào hoá đơn bán hàng cập nhật vào máy và theo dõi công nợ phải thu khách hàng (Sổ chi tiết công nợ, Sổ tổng hợp công nợ). Sổ tổng hợp công nợ được lập trên cơ sở sổ chi tiết công nợ, nhằm tổng hợp công nợ phải thu khách hàng để theo dõi việc thu hồi công nợ của Công ty. Cuối quý, số dư cuối kỳ trên sổ tổng hợp công nợ phải khớp với sổ tổng hợp tài khoản 131.
HD Bank GIẤY BÁO CÓ Số: 0251000016430 Ngày: 11/03/2010 Giờ: 05:20:23 PM GDV: PT- NGANTT Kiểm soát: SP-KIEULT Chi nhánh : PGD. LE DUAN - CN DA NANG
Mã số thuế : 0300608092
Mã số khách hàng : 00031830. Mã số thuế: 0400682519 Số tài khoản : 026704070000093
Tên tài khoản : CONG TY CO PHAN THEP MIEN TRUNG - KHU CN AN DON, QUAN SON TRA, TP DA NANG.
Nội dung: CONG TY TNHH MTV KIM QUOC TRA TIEN MUA THEP Tên và địa chỉ người chuyển: CONG TY TNHH MTV KIM QUOC Số tiền bằng chữ: Số tiền VND 1,370,000,000.00
Một tỷ ba trăm bảy mươi triệu đồng
Số dư VND 15,313,616,012
GDV/NV nghiệp vụ Kiểm soát Giám đốc Ký Ký Ký
CÔNG TY CỔ PHẦN THÉP MIỀN TRUNG KCN AN ĐỒN, SƠN TRÀ, ĐÀ NẴNG
SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA (131) Từ ngày 01/02/2010 đến 28/02/2010
Đvkh: Cty TNHH MTV Kim Quốc Tài khoản: 131 - Phải thu của khách hàng Dư nợ đầu kỳ: 4.674.530.397. Dư có đầu kỳ: 0
Dư nợ cuối kỳ: 2.521.115.397. Dư có cuối kỳ: 0
CHỨNG TỪ Diễn giải Tkđư Ps nợ Ps có Dư nợ Dư có Vlsphh SL Đ.giá
Ngày Chứng từ Số HĐ 02/02/2010 GBC 1698 Thu tiền bán hàng 1121.2 1.005.000.000 3.669.530.397 1.005.000.000 02/02/2010 02/10- 0001 0097909 Doanh thu bán hàng 5111.1 11.137.500 3.680.667.897 SR 12mm SD295 TMN-V 990 11250 ……… 27/02/2010 02/10- 0020 0097928 Doanh thu bán hàng 5111.1 16.762.500 1.687.142.897 SR 12mm SD295 TMN-V 1.490 11.250 27/02/2010 02/10- 0020 0097928 Doanh thu bán