II. Thực tế hoạt động kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền ở Công Ty
3. Đánh giá thủ tục kiểm soát trong chu trình bán hàng và thu tiền
3.1. Ưu điểm
3.1.1. Đối với thủ tục kiểm soát về xử lý đơn đặt hàng của người mua
Công ty thực hiện việc đánh giá khách hàng trước khi quyết định ký kết hợp đồng kinh tế. Cho thấy Công ty rất thận trọng trong việc bán hàng cho khách hàng, đánh giá khả năng thanh toán của khách hàng sẽ giúp hạn chế những rủi ro xuất phát từ phía khách hàng như khách hàng không thanh toán được tiền hoặc chậm thanh toán.
3.1.2. Đối với thủ tục kiểm soát về chuyển giao hàng hoá và lập hoá đơn
Việc chuyển hàng bao gồm cân hàng và đưa hàng lên xe được thực hiện một cách có bài bản, chuyên nghiệp và đều phải dựa vào lệnh xuất hàng để xuất hàng ra khỏi kho.
Đối với nghiệp vụ lập hoá đơn bán hàng: hoá đơn bán hàng của Công ty luôn được nhân viên kế toán lập hoá đơn kiểm tra trước khi gửi. Điều này giúp cho Công ty (phòng kế toán tài chính) sẽ ít gặp những rắc rối, phiền phức về sau như phải lập Biên bản điều chỉnh hoá đơn hay Biên bản huỷ hoá đơn.
3.1.3. Đối với thủ tục kiểm soát trong ghi sổ nghiệp vụ bán hàng
Các thủ tục kiểm soát chứng từ trước khi ghi sổ được kế toán viên thực hiện khá chặt chẽ bao gồm việc đối chiếu, so sánh các chứng từ bán hàng xem có được tham chiếu và có phù hợp với nhau không, kiểm tra sự tính toán đúng trên hóa đơn…giúp hạn chế sai sót trong việc nhập số liệu vào phần mềm.
Các chứng từ sau khi cập nhật xong được kế toán lưu vào một tập hồ sơ riêng giúp tránh được việc nhập nhiều lần một chứng từ, làm sai lệch thông tin kế toán.
Việc kẹp các chứng từ như: hoá đơn bán hàng, lệnh xuất hàng, phiếu cân, hợp đồng kinh tế, đơn đặt hàng (đối với khách hàng gửi hàng lại kho của Công ty ngoài những chứng từ trên còn có biên bản gửi hàng, giấy đề nghị gửi hàng) trong một bộ hồ sơ bán hàng, như thế thuận lợi cho việc kiểm tra, đối chiếu lại chứng từ sau này.
Các phiếu thu tiền tại Công ty luôn được đánh số trước, việc đánh số trước giúp kiểm soát việc bị thất lạc chứng từ thu tiền, giúp kiểm soát việc ghi sổ nghiệp vụ thu tiền đầy đủ.
Công ty đã khuyến khích khách hàng của mình thanh toán tiền hàng thông qua ngân hàng. Việc làm này sẽ tránh cho thủ quỹ phải giữ một lượng tiền mặt lớn. Vì vậy tránh được hiện tượng mất mát hay thất thoát tiền mặt xảy ra.
3.2. Nhược điểm
3.2.1. Đối với thủ tục kiểm soát về xử lý đơn đặt hàng của người mua
Công ty chưa chú trọng xem xét tính độc lập của nhân viên làm công tác đánh giá khách hàng, nếu nhân viên này chỉ dựa vào sự hiểu biết của chính bản thân nhân viên về khách hàng từ đó quyết định bán hàng cho khách hàng thì khả năng không thanh toán được tiền của khách hàng là rất lớn.
Hơn nữa với một khách hàng quen thuộc thì công tác đánh giá khách hàng đôi khi chỉ mang tính hình thức, không đi vào bản chất thực tế khách hàng. Như vậy thủ tục đánh giá khách hàng sẽ không phát huy được tính tích cực của nó nữa.
3.2.2. Đối với thủ tục kiểm soát về chuyển giao hàng hoá và lập hoá đơn
Lệnh xuất hàng chỉ được lập thành 2 liên. Mặc dù thủ kho trực thuộc Phòng kinh doanh thị trường và thủ kho có thể mượn lệnh xuất hàng của Trưởng Phòng kinh doanh thị trường để ghi thẻ kho sau đó trả lại cho Trưởng Phòng kinh doanh thị trường, tuy nhiên sẽ rất khó khăn trong việc ghi chép vào thẻ kho để theo dõi hàng tồn kho nếu trong ngày phải chạy đi mượn rồi trả lại lệnh xuất hàng khi mà có nhiều nghiệp vụ bán hàng phát sinh.
Đối với nghiệp vụ chuyển hàng cho người mua, mặc dù đội ngũ nhân viên cân xe chuyên nghiệp tuy nhiên vẫn có thể xảy ra những hạn chế sai sót trong khâu xuất hàng (sai sót trong kiểm đếm số lượng hàng xuất) cũng như các gian lận do sự thông đồng giữa thủ kho, nhân viên cân xe và người nhận hàng.
Đối với nghiệp vụ lập hoá đơn: Công ty vẫn chưa có người độc lập kiểm tra các hoá đơn có giá trị lớn. Tuy nhân viên lập hoá đơn đã kiểm tra lại hoá đơn nhưng nếu vẫn không phát hiện ra sai sót của mình thì dẫn đến gây mất thời gian cho khách hàng cũng như về phía Công ty. Điều này sẽ đánh mất lòng tin của khách hàng và vô tình Công ty sẽ mất đi một khách hàng lớn, trung thành.
3.2.3. Đối với thủ tục kiểm soát trong ghi sổ nghiệp vụ bán hàng
Công ty chưa quy định thời gian cập nhật chứng từ vào phần mềm với thời gian nhận chứng từ là bao lâu để kiểm soát được việc chậm trễ cập nhật chứng từ làm cho các thông tin kế toán thiếu chính xác.
Khi kế toán tiêu thụ và nợ phải thu kiểm tra sự phù hợp giữa các chứng từ, cập nhật số liệu vào máy thì chưa có một người độc lập nào kiểm tra lại xem việc cập nhật như vậy đã chính xác chưa, vì việc nhập sai số liệu tại khâu này sẽ làm cho tất cả số liệu kế toán sai lệch, do vậy một cơ chế kiểm soát kép sẽ giúp đảm bảo hơn việc hạn chế sai sót đến mức tối thiểu.
Phần mềm kế toán tại Công ty chưa thiết lập được sự kiểm soát trong việc chuyển số liệu từ phần hành bán hàng sang các phần hành khác, và phần hành tổng hợp. Như vậy, nếu số liệu ban đầu được cập nhật sai thì chuyển sang các phần hành khác cũng sai theo, sổ chi tiết sai thì sổ tổng hợp cũng sai…
Công ty chưa kiểm soát được việc ghi sổ kịp thời các nghiệp vụ thu tiền dẫn đến công nợ liên quan đến khách hàng có thể không chính xác.