III. Tổ chức công tác kế toán tại Công ty
3. Chu trình bán hàng và thu tiền tại Công Ty Cổ Phần Thép Miền Trung
3.1. Quy trình bán hàng và thu tiền mặt trực tiếp hoặc qua ngân hàng
3.1.1. Xác nhận nhu cầu
Nhân viên Phòng KDTT tiến hành nắm bắt các thông tin về nhu cầu thị trường, về các đơn vị có nhu cầu sử dụng thép MN – V của Công ty sản xuất hoặc các loại thép khác do các đơn vị trực thuộc Tổng Công ty thép Việt Nam sản xuất, các thông tin gồm: Tên đơn vị, địa chỉ, điện thoại, số fax, mặt hàng, số lượng dự kiến, khả năng thanh toán.
3.1.2. Chào hàng
Trên cơ sở nhu cầu của khách hàng nhân viên phòng KDTT gởi thư chào hàng đến khách hàng và tiếp cận hệ thống khách hàng bằng các phương tiện như gặp mặt trực tiếp, điện thoại hoặc fax đến khách hàng.
3.1.3. Tiếp nhận đơn đặt hàng
Đơn đặt hàng phải thể hiện đầy đủ các thông tin bao gồm: Tên đơn vị mua, qui cách, số lượng, đơn giá, hình thức giao hàng, địa điểm giao hàng, thời gian nhận hàng và xác nhận của Lãnh đạo đơn vị. Bộ phận văn thư tiếp nhận đơn hàng và gởi đến Phòng KDTT, lãnh đạo Phòng KDTT xem xét đơn hàng. Nếu bán trực tiếp: Nhân viên phòng KDTT được sự phân công của Lãnh đạo phòng lập xác nhận đơn hàng và thực hiện các bước tiếp theo.
3.1.4. Soạn thảo và ký kết hợp đồng
Nhân viên Phòng KDTT dưới sự phân công của Lãnh đạo Phòng soạn thảo các điều khoản hợp đồng.
Trên cơ sở đề xuất của Phòng KDTT, Tổng giám đốc ủy quyền cho Phó Tổng giám đốc phụ trách kinh doanh ký kết và thực hiện hợp đồng kinh tế với khách hàng.
3.1.5. Xác nhận đơn đặt hàng
Nhân viên phòng KDTT được sự phân công của Lãnh đạo Phòng lập xác nhận đơn đặt hàng với đầy đủ thông tin của hai đơn vị, tên hàng – qui cách. Số lượng, đơn giá, thành tiền, thời gian thanh toán, phương thức giao hàng, địa điểm giao hàng, thời gian giao hàng, người nhận hàng...Trường hợp giá cả đúng theo giá qui định của Công ty và thanh toán trước khi nhận hàng nhân viên thì xác nhận đơn đặt hàng được Trưởng Phòng KDTT soát trình Phó Tổng Giám đốc KD duyệt và thực hiện.
Sau khi hợp đồng đã được ký kết việc giao hàng phải thực hiện theo xác nhận đơn đặt hàng. Xác nhận đơn đặt hàng là bộ phận không thể tách rời của hợp đồng.
Cán bộ cung ứng của phòng KDTT căn cứ hợp đồng, xác nhận đơn đặt hàng và giấy giới thiệu nhận hàng ghi rõ tên người nhận hàng hoặc giấy ủy quyền nhận hàng, kèm theo giấy CMND, viết lệnh xuất hàng (lệnh xuất hàng được lập thành 2 liên); Trưởng phòng KDTT soát xét và cho giao hàng.
3.1.7. Xuất hàng
Hàng giao trên phương tiện của bên mua tại kho bên bán; Cán bộ giao nhận phòng KDTT có trách nhiệm giao hàng cho khách hàng; Thủ kho, nhân viên cân xe, bảo vệ và khách hàng phải kiểm tra trọng lượng xe trước và sau khi nhận hàng. Thủ kho phải đảm bảo việc giao hàng đúng qui cách, đủ số lượng theo lệnh xuất hàng. Nhân viên cân xe cung cấp phiếu cân cho khách hàng, thủ kho.
3.1.8. Viết hóa đơn GTGT
Nhân viên phòng KTTC được sự phân công của Lãnh đạo Phòng căn cứ Lệnh xuất hàng (có kèm theo đơn đặt hàng hoặc xác nhận đơn hàng, giấy giới thiệu nhận hàng…) và phiếu cân đã được thủ kho, nhân viên cân xe, bên nhận hàng xác nhận, xuất hóa đơn GTGT cho khách hàng.
3.1.9. Ký hóa đơn GTGT
Hóa đơn GTGT sau khi lập xong phải có chữ ký người mua hàng, Trưởng Phòng KTTC hoặc chữ ký của nhân viên kế toán đảm nhiệm lập hoá đơn (ở Công ty là kế toán tiêu thụ và nợ phải thu) và Thủ trưởng đơn vị - Thủ trưởng đơn vị ký hóa đơn là Phó tổng giám đốc phụ trách kinh doanh được Tổng giám đốc ủy quyền thường xuyên thực hiện việc ký hóa đơn bán hàng.
3.1.10. Ra cổng
Bảo vệ căn cứ hóa đơn GTGT đã có đầy đủ chữ ký cập nhật vào sổ theo dõi và cho xe ra khỏi Công ty.
3.2. Quy trình xử lý bán chịu cho khách hàng
Cũng tương tự như quy trình bán hàng thu tiền mặt trực tiếp hoặc qua ngân hàng. Tuy nhiên tại mục "Xác nhận đơn đặt hàng" thì đối với khách hàng thường xuyên của Công ty thì Trưởng Phòng KDTT lập tờ trình và soát sau đó trình Phó Tổng giám đốc KD duyệt. Còn đối với khách hàng mới thì Trưởng Phòng KDTT lập tờ trình, Phó Tổng Giám đốc KD soát và trình Tổng Giám đốc Công ty duyệt trước khi thực hiện.
3.3. Quy trình bán hàng và thu tiền tại công ty mà hàng hoá được gửi lại tại kho của Công ty tại kho của Công ty
Khách hàng có nhu cầu mua hàng, yêu cầu Phòng KDTT làm lệnh xuất hàng (trên lệnh đó mục ghi chú ghi là hàng gửi kho). Phòng KTTC kiểm tra lệnh xuất hàng có phù hợp về lượng và giá với phòng KDTT không, nếu phù hợp thì xuất hoá đơn GTGT gửi lại qua phòng KDTT. Phòng KDTT xem xét và ký sau đó gửi cho khách hàng một liên. Khách hàng căn cứ vào hoá đơn GTGT sẽ làm "Giấy đề nghị gửi kho" gửi lại cho phòng KDTT và phòng căn cứ vào "Giấy đề nghị gửi kho" làm "Biên bản gửi hàng". Biên bản này được lập thành 4 liên:
Liên 1: giao cho khách hàng
Liên 2: giao cho Phòng kinh doanh thị trường
Liên 3: giao cho Phòng kế toán tài chính (ở đây là giao cho kế toán vật tư, thành phẩm và nợ phải trả)
Liên 4: giao cho thủ kho
Mẫu "Biên bản gửi hàng"
Số 01/12 - CSC/KDTT Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
BIÊN BẢN GỬI HÀNG
Hôm nay, ngày 23 tháng 12 năm 2009, tại Cty CP Thép Miền Trung. Chúng tôi gồm có:
BÊN GỬI HÀNG: CÔNG TY TNHH MTV TRẦN NAM TRUNG Địa chỉ: 53 Cô Bắc - Quận Hải Châu - Thành Phố Đà Nẵng
Bà : Cao Thị Diễm, Chức vụ: Cán bộ
BÊN NHẬN GỬI HÀNG: CÔNG TY CP THÉP MIỀN TRUNG
Địa chỉ: Khu Công Nghiệp An Đồn - Quận Sơn Trà - Thành Phố Đà Nẵng Ông : Bùi Quang Khanh, Chức vụ: P Phòng KDTT
Bà : Trần Thị Thu Hiền, Chức vụ: Kế toán vật tư, thành phẩm và nợ phải trả Bà : Trần Thị Đào, Chức vụ: Thủ kho
Cùng nhau lập biên bản hàng gửi kho với quy cách và số lượng cụ thể như sau:
Stt Quy cách Khối lượng (Kg) Chứng từ Ghi chú
1 Thép cuộn D6 Tân Thuận 37.640 147157
2 Thép vằn D12 SD295 TMN-V 9.500 ngày
3 Thép vằn D14 SD295 TMN-V 11.000 23/12/09
Tổng cộng 58.140
- Thời hạn gửi kho: từ ngày 23/12/09 đến ngày 23/01/10
- Thời hạn chậm nhất rút hàng ra khỏi kho: không quá 30 ngày kể từ ngày gửi hàng. - Khối lượng mỗi lần xuất hàng không dưới 3.000 kg
- Quá thời hạn trên, công ty chúng tôi không chịu trách nhiệm mọi thiệt hại về chất lượng hàng hoá gửi kho của quý công ty.
- Biên bản này làm cơ sở cho mọi tranh chấp về hàng hoá gửi tại kho Cty CP Thép Miền Trung.
- Biên bản được lập thành 4 bản, công ty giữ 3 bản, khách hàng giữ 1 bản và có giá trị ngang nhau.
CTCP Thép Miền Trung Bên gửi hàng Kế toán vật tư Thủ kho
Ký Ký Ký Ký
******
Khi khách hàng đến nhận hàng gửi kho: khách hàng cầm theo "Biên bản gửi hàng" cùng với giấy "giới thiệu nhận hàng" (giấy này do bên mua uỷ quyền cho một đại diện của công ty đến nhận hàng) chuyển qua Phòng kinh doanh thị trường để viết phiếu "nhận hàng gửi kho" gồm 3 liên:
Liên 1: lưu tại Phòng kinh doanh thị trường theo dõi hàng tồn kho Liên 2: gửi lại cho khách hàng
Liên 3: chuyển qua cho Phòng kế toán tài chính, thực tế là chuyển cho kế toán vật tư, thành phẩm và nợ phải trả theo dõi biến động của hàng tồn kho
CTCP THÉP MIỀN TRUNG PHIẾU NHẬN HÀNG GỬI KHO
Tên đơn vị: Công Ty Cổ Phần Kỷ Nguyên Mới Số 11/2 Chứng từ Mặt hàng Ngày nhận Số lượng Thủ kho Nhà cân Bảo vệ GGT Ngày Chứng từ Thực xuất 10/02/10 Φ12V 9900 6340 Φ14V 2670 1400 Φ18V 4600 4490 Φ22V 90 0
II. Thực tế hoạt động kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền ở Công Ty Cổ Phần Thép Miền Trung Cổ Phần Thép Miền Trung
1. Môi trường kiểm soát trong chu trình bán hàng và thu tiền ở Công ty
Công ty luôn nhận thức rằng: “Chất lượng sản phẩm và dịch vụ là uy tín, quyết định đến sự ổn định và phát triển bền vững của Công ty”, và đó cũng là phương châm hàng đầu của Công ty trong suốt quá trình hoạt động. Môi trường kiểm soát tại Công ty có thể được đánh giá qua:
1.1. Quan điểm, phong cách điều hành của Ban lãnh đạo
Thông qua thời gian thực tập và nghiên cứu có thể thấy rằng Ban giám đốc Công ty thực sự là những người dạn dày kinh nghiệm trong công tác quản lý và điều hành mọi hoạt động.
Riêng Tổng Giám đốc Công ty - Nguyễn Bảo Giang là một người có phong cách làm việc cẩn thận, điềm tĩnh; có khả năng chuyên môn cực kỳ vững vàng và khả năng quản lý tổ chức điều hành bao quát toàn bộ công việc một cách quyết đoán, nhanh nhẹn. Do là một người hoạt động lâu năm trong Công ty nên hơn ai hết ông hiểu được những hạn chế và thiếu sót về tổ chức của Công ty. Vì thế ông coi công tác kiểm tra, kiểm soát nội bộ là một nhiệm vụ cực kỳ quan trọng và quy định, ban hành những quy chế khác nhau một cách rõ ràng chức năng, nhiệm vụ của từng phòng ban, tăng cường công tác kiểm soát tài sản, vật tư, vốn kinh doanh trên phạm vi toàn Công ty.
1.2. Cơ cấu tổ chức nói chung và tổ chức thực hiện nghiệp vụ tiêu thụ
Cơ cấu của Công ty đã được tổ chức khá hợp lý và phù hợp với quy mô và cơ cấu kinh doanh. Các bộ phận phòng ban đều được phân công, phân nhiệm rõ ràng có quan hệ chức năng đối chiếu lẫn nhau, thực hiện được công tác kiểm soát hiệu quả làm việc của lĩnh vực mình phụ trách.
Riêng về tổ chức thực hiện nghiệp vụ tiêu thụ thì:
Các quyết định quản lý tùy theo tính chất quan trọng của nó mà được phân cho HĐQT hoặc TGĐ quyết định, từ đó ủy quyền giao nhiệm vụ cho cấp dưới, tạo thành một hệ thống phân chia trách nhiệm chặt chẽ, giúp kiểm soát tốt việc thực hiện.
Trong chu trình bán hàng và thu tiền, việc phân cấp quản lý như sau:
Phân cấp quản lý hợp đồng bán hàng hoá: mọi hợp đồng kinh tế đều được đăng ký tại phòng KDTT. Trên cơ sở đề xuất của phòng KDTT, Tổng giám đốc uỷ quyền cho Phó Tổng giám đốc phụ trách kinh doanh ký kết và thực hiện hợp đồng kinh tế với khách hàng.
Công ty có thiết lập hệ thống bảng mô tả công việc cho từng chức năng gắn với từng cá nhân, từ lãnh đạo công ty đến từng nhân viên trong từng phòng ban. Bảng mô tả công việc giúp cho mỗi thành viên hiểu được quyền hạn và trách nhiệm của mình
trong từng hoạt động và ảnh hưởng đến các bộ phận khác như thế nào, từ đó giúp tạo ra môi trường kiểm soát tốt hơn.
1.3. Chính sách nhân sự
Nhân viên trong Công ty được tuyển dụng và phân công công việc đều dựa trên trình độ chuyên môn và kinh nghiệm phù hợp với chức năng công việc được đảm nhận. Trong bảng mô tả công việc của từng nhân viên gắn với từng chức năng đều quy định rõ trình độ chuyên môn, kinh nghiệm cần thiết để đảm nhiệm vị trí đó.
Công ty luôn chú trọng đến nguồn nhân lực, tạo môi trường làm việc tốt nhất cho nhân viên phát huy hết khả năng của mình, tạo hiệu quả làm việc làm cao.
Hàng năm Công ty có chính sách khen thưởng cho các cá nhân và tập thể lao động có thành tích xuất sắc, thực hiện khen thưởng kịp thời để khuyến khích động viên và phát huy tinh thần sáng kiến cải tiến trong công việc, nâng cao hiệu quả trong công việc, tiết kiệm chi phí, tăng tính cạnh tranh.
Khi tiến hành tuyển dụng các nhà quản lý thường đưa ra các tiêu chuẩn chung về chuyên môn phù hợp, kinh nghiệm làm việc và kiến thức hỗ trợ như Anh văn và vi tính,…Điều này cho thấy, nhà quản lý doanh nghiệp rất quan tâm đến việc xây dựng đội ngũ nhân viên có trình độ và có năng lực phù hợp với công việc.
Công ty tham gia đầy đủ chế độ bảo hiểm xã hội và bảo hiểm y tế cho người lao động của Công ty. Ngoài ra Công ty còn mua bảo hiểm thân thể 24/24h cho toàn thể người lao động, hàng năm có chế độ nghỉ dưỡng, tham quan nghỉ mát.
1.4. Ban kiểm soát
BKS thực hiện quy trình kiểm soát các hoạt động sản xuất kinh doanh, quản trị và điều hành Công ty, gồm 3 thành viên, trong đó ít nhất một thành viên có chuyên môn về kế toán. BKS làm việc theo Điều lệ Công ty, Quy chế hoạt động của BKS, hằng năm lập chương trình công tác kiểm soát năm, từ đó lập chương trình công tác kiểm soát hàng quý, lên kế hoạch kiểm soát cụ thể để triển khai chương trình công tác trên. Qua công tác kiểm tra, kiểm soát theo chương trình đã đề ra như trên, BKS đã phần nào kiểm soát việc thực hiện đúng trách nhiệm, quyền hạn, tuân thủ chế độ chính sách chứng từ, báo cáo tài chính có trung thực hợp lý không, có tuân thủ quy tắc, chính sách của Công ty và các văn bản pháp luật không và rủi ro xảy ra gian lận sai sót có những biện pháp để khắc phục.
1.5. Các yếu tố bên ngoài
Hiện nay, Chính phủ đang thực hiện các biện pháp kích cầu để ngăn chặn đà suy giảm kinh tế. Từ cuối tháng 3-2009, nhu cầu tiêu thụ thép trong nước tăng đột biến so với trước đó. Sự chuyển dịch này là biểu hiện phục hồi của nền kinh tế Việt Nam sau những nỗ lực kích cầu của Chính phủ nhằm ngăn chặn suy giảm kinh tế. Cùng hoạt động trong ngành thép, Công ty cũng thừa hưởng được các nhân tố thuận lợi này trong thời gian trước mắt.
Nhu cầu tiêu thụ thép lớn, tạo điều kiện cho việc sản xuất và kinh doanh thép, nhưng bên cạnh đó, Công ty cũng phải nỗ lực trong việc khẳng định thương hiệu của mình, tạo chỗ đứng vững chắc bằng cách giữ chân khách hàng bằng chất lượng sản phẩm và trung thực, đạo đức trong kinh doanh khi ngày càng có nhiều doanh nghiệp nước ngoài kinh doanh trên thị trường Việt Nam.
2. Hệ thống thông tin kế toán phục vụ kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền ở Công ty thu tiền ở Công ty
Hệ thống thông tin kế toán của Công ty luôn đảm bảo cung cấp thông tin đầy đủ, nhanh chóng, kịp thời cho BGĐ qua các báo cáo quản trị và BCTC.
Hệ thống thông tin kế toán tại Công ty được xây dựng trên các mục tiêu về: tính có thật, sự phê chuẩn, tính đầy đủ, sự đánh giá, sự phân loại, sự đúng hạn, chuyển sổ và tổng hợp chính xác.
2.1. Về chứng từ
Chứng từ với chức năng là tiền kiểm và bảo vệ tài sản của Công ty, ngoài ra chứng từ còn là chứng cứ quan trọng để giúp cho kế toán phản ảnh chính xác, kịp thời, đầy đủ tất cả các nghiệp vụ xảy ra trong một ngày có liên quan đến chu trình bán hàng, chứng từ liên quan tới bộ phận nào thì bộ phận đó sẽ lập chứng từ dựa trên sự uỷ quyền và phê chuẩn của cấp trên.
Tại Công ty hệ thống chứng từ liên quan đến nghiệp vụ bán hàng và thu tiền rất đa dạng, bao gồm tất cả các chứng từ như:
- Phiếu thu, giấy báo có - Hợp đồng kinh tế - Bản kê hoá đơn
- Biên bản thanh lý hợp đồng
- Sổ theo dõi hoá đơn bán hàng, sổ theo dõi khoản phải thu khách hàng
