II. Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng
2. Hoàn thiện công tác đánh giá rủi ro liên quan đến chu trình bán hàng và thu tiền
thu tiền tại Công ty
Kiểm soát bao gồm việc nhận dạng và đánh giá rủi ro có thể phát sinh trong quá trình hoạt động tác động đến chu trình bán hàng và thu tiền ở Công ty. Từ đó mới có chính sách thủ tục kiểm soát để hạn chế những rủi ro đó.
2.1. Xác định mục tiêu
Trước hết phải xác định mục tiêu của Công ty là vì cái gì bởi đó là điều kiện tiền đề để đánh giá rủi ro. Có thể nói rằng hầu hết các công ty khi hoạt động đều vì mục tiêu lợi nhuận và Công Ty Cổ Phần Thép Miền Trung cũng không phải là một ngoại lệ tuy nhiên song hành với mục tiêu đó thì còn có mục tiêu chất lượng sản phẩm, dịch vụ. Từ đó đưa ra mục tiêu của quy trình bán hàng và thu tiền như sau:
Mục tiêu của việc bán hàng:
- Bán đúng: đúng khách hàng, đúng giá, đúng hàng - Bán đủ: đủ số lượng đã thoả thuận
- Bán kịp thời: kịp thời hạn đã cam kết Mục tiêu của việc thu tiền:
- Thu đúng: đúng người, đúng lô hàng - Thu đủ: đủ số tiền cần phải thu
- Thu kịp thời: hạn (không để nợ quá hạn)
Mục tiêu của việc ghi nhận và báo cáo: đúng, đủ, kịp thời, ngắn gọn, dễ hiểu (đối với bộ phận kế toán và bộ phận kinh doanh thị trường)
2.2. Nhận diện rủi ro tác động đến chu trình bán hàng và thu tiền
Trong chu trình bán hàng và thu tiền những rủi ro có thể xảy ra nhiều nhất như sau:
Rủi ro xuất phát từ nội bộ doanh nghiệp Rủi ro từ bên ngoài
Nhận đơn đặt hàng của khách hàng không
có khả năng thanh toán. Rủi ro cạnh tranh Đội ngũ nhân viên bán hàng có thể làm cho
Công ty cam kết một lịch giao hàng mà doanh nghiệp không thể đáp ứng.
Rủi ro tài chính
Nhân viên lập hoá đơn có thể lập hoá đơn sai hoặc lập hoá đơn khống trong khi thực tế không giao hàng.
Rủi ro điều hành
Nhân viên kế toán ngân hàng không ghi sổ kịp thời các khoản tiền gửi, khách hàng thanh toán.
2.3. Phân tích và đánh giá rủi ro gắn với chu trình bán hàng và thu tiền
Rủi ro rất khó định lượng được, do vậy cần phải xây dựng quy trình phân tích và đánh giá rủi ro như sau:
Sau khi nhận diện rủi ro, kiểm soát viên có thể lập ra bảng có thể như trên rồi sau đó chấm điểm xem thử khả năng rủi ro nào xảy ra và cho điểm theo
nguyên tắc với mức rủi ro mà kiểm soát viên cho rằng có thể xảy ra nhiều nhất thì cho điểm cao nhất cho đến điểm thấp nhất với trường hợp rủi ro hiếm khi xảy ra.
Mức độ rủi ro phụ thuộc vào nhân tố rủi ro càng lớn thì rủi ro càng quan trọng, và xác xuất xảy ra thiệt hại của rủi ro. Có những rủi ro tuy gây thiệt hại lớn nhưng hiếm khi xảy ra thì ảnh hưởng của rủi ro trên có thể không quan trọng bằng rủi ro có thiệt hại nhỏ nhưng lại xảy ra thường xuyên. Ở trên là quy trình đánh giá rủi ro của doanh nghiệp, dưới đây là ví dụ về phân tích đánh giá rủi ro bên ngoài có thể xảy ra với Công ty ảnh hưởng đặc biệt đến chu trình bán hàng và thu tiền:
Rủi ro cạnh tranh: ngành thép Việt Nam sẽ không còn hưởng những ưu đãi cao về chính sách thuế do những cam kết khi hội nhập WTO kể từ đầu năm 2010. Đồng thời sự cạnh tranh khốc liệt trên thị trường tiêu thụ các sản phẩm thép xây dựng, sự mất cân đối giữa nguồn cung với mức tiêu thụ của thị trường. Trong thời gian gần đây thép Trung Quốc, Ý… cũng ồ ạt tràn vào thị trường Việt Nam cũng gây không ít khó khăn cho doanh nghiệp thép trong nước. Do đó Công Ty Cổ Phần Thép Miền Trung hoạt động cũng chịu những sức ép cạnh tranh trên.
Rủi ro tài chính: là những rủi ro liên quan đến lãi suất cho vay cũng như lãi suất tiền gửi. Hệ thống các ngân hàng hiện nay làm việc hết sức dè chừng và thận trọng do khủng hoảng của nền kinh tế thị trường trên toàn thế giới và việc một loạt các ngân hàng lớn trên thế giới mà tiêu biểu là ở Mỹ phải tuyên bố phá sản đã ảnh hưởng khá mạnh mẽ đến hệ thống ngân hàng trong nước, làm cho hệ thống ngân hàng thắt chặt hơn các chính sách và các lãi suất cho vay cũng như lãi suất tiền gửi. Điều này ảnh hưởng không nhỏ đến doanh nghiệp trong nước nói chung và Công Ty Cổ Phần Thép Miền Trung nói riêng.
Rủi ro điều hành: là những tổn thất về nhân lực chủ chốt, thị trường, độ tin cậy đối với sản phẩm, khách hàng…Công Ty Cổ Phần Thép Miền Trung có thể gặp phải các rủi ro: nhân lực thiếu kinh nghiệm, không được đào tạo sâu, trả lương cho nhân viên không đúng (quá cao hoặc quá thấp), đơn giá bán có thể xây dựng không hợp lý nên hàng không bán được hoặc doanh thu quá thấp so với chi phí bỏ ra.
2.4. Đưa ra giải pháp để hạn chế rủi ro liên quan đến chu trình bán hàng và thu tiền và thu tiền
Ở trên là những rủi ro mà Công ty có thể gặp phải, những ví dụ dưới đây là những giải pháp với các thủ tục kiểm soát áp dụng để hạn chế những rủi ro:
Rủi ro cạnh tranh - Cần có biện pháp nâng cao năng lực sản xuất, giảm chi phí, kiểm soát chất lượng từ đầu vào đến đầu ra.
- Nâng cao trình độ nhân viên.
- Công ty cần có những chính sách bán hàng tốt hơn.
Rủi ro tài chính - Công ty cần tập trung vào việc thu hút nguồn vốn từ những nguồn khác nhau như khuyến khích nhân viên mua cổ phần của chính Công ty mình hoặc đầu tư vào những kênh đầu tư khác như bất động sản hay đầu tư vàng…
Rủi ro điều hành - Trao dồi kiến thức cho nhân viên thông qua những buổi học do Công ty thuê người về tư vấn. Trả lương xứng đáng với năng lực của từng nhân viên.
- Cần hoàn thiện hơn công tác lập đơn giá bán sản phẩm tức là phải xem xét giá cả trên thị trường thông qua việc nghiên cứu tác động của các nhân tố ảnh hưởng đến giá cả
Qua quá trình đánh giá những rủi ro trên, Công ty có thể đánh giá được những rủi ro nào là quan trọng với hoạt động bán hàng và thu tiền của mình mà từ đó đề ra những giải pháp để giảm thiểu những rủi ro đó. Có như vậy thì hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động hiệu quả hơn.