II. Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng
4.Hoàn thiện các báo cáo và phân tích phục vụ kiểm soát chu trình bán hàng và thu
và thu tiền
Trình bày các báo cáo là khâu cuối cùng của quá trình xử lý các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Thông qua các báo cáo sẽ cung cấp thông tin nhằm kiểm soát hệ thống xử lý, kiểm soát các dữ liệu được xử lý và những thông tin liên quan phục vụ cho việc phân tích, lập kế hoạch, tạo các quyết định điều hành hoạt động.
Để hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động hiệu qủa, trong những trường hợp công việc quan trọng thì cần phải được ghi lại bằng văn bản dưới dạng báo cáo kiểm soát. Đặc biệt khi lập báo cáo cấp trên nên khuyến khích các nhân viên của mình đóng góp ý kiến vào trong báo cáo. Dưới đây là một số báo cáo kiểm soát:
- BÁO CÁO CÔNG NỢ KHÁCH HÀNG: báo cáo này liệt kê tất cả các nghiệp vụ bán hàng, thanh toán với người mua, cũng như tổng số nợ còn phải thu. Báo cáo này dùng để đối chiếu với người mua, phát hiện sai sót hoặc gian lận của kế toán; nhắc nợ người mua và khuyến khích người mua thanh toán sớm.
BÁO CÁO CÔNG NỢ KHÁCH HÀNG Công Ty Cổ Phần Thép Miền Trung Tên khách hàng: CTCP Kỷ Nguyên Mới
Ngày 04 tháng 04 năm 2010
thanh toán thức thanh
toán
thanh toán phải thu chú
1 108268 06/04/2010 CK 974.292.000
2 108283 12/05/2010 695.531.355 695.531.355
Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, ghi họ tên) (Ký, ghi họ tên) (Ký, ghi họ tên) - BÁO CÁO CÔNG NỢ PHẢI THU KHÁCH HÀNG THEO THỜI HẠN NỢ:
để phục vụ tốt cho công việc quản lý thì cần phải thiết kế báo cáo kiểm soát này. Báo cáo này phân tích khoản phải thu của từng người mua theo những mốc thời gian quá hạn nợ (1 tháng, 2 tháng, 3 tháng). Báo cáo này được lập hàng tháng nhằm giúp cho bộ phận tín dụng xem xét về uy tín của người mua để có biện pháp đòi nợ thích hợp, là căn cứ để kế toán tổng hợp phân tích và xác định nợ phải thu khó đòi. Đồng thời cũng là căn cứ để xem xét bán chịu cho khách hàng.
BÁO CÁO CÔNG NỢ PHẢI THU KHÁCH HÀNG THEO THỜI HẠN NỢ Công Ty Cổ Phần Thép Miền Trung
Ngày 03 tháng 04 năm 2010 STT TÊN KHÁCH HÀNG ĐỊA CHỈ SỐ ĐIỆN THOẠI DƯ NỢ
HIỆN TẠI THỜI HẠN NỢ
1-30 (Ngày) 31-60 (Ngày) 61-90 (Ngày) > 90 (Ngày) 1 XNKD Kim khí số 10 52 Núi Thành 0511. 3698398 27.000.000 (37) 2 DNTN Cơ khí và xây lắp Hồng Phát 43 Lê Nổ 3622.3410511. 30.000.000 (22)
Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, ghi họ tên) (Ký, ghi họ tên) (Ký, ghi họ tên)
- BÁO CÁO DOANH THU - CHI PHÍ: Để phục vụ tốt cho công tác quản lý đồng thời đưa ra những quyết định kịp thời thì điều cần nhất là ban quản trị phải nắm vững được tình hình nguồn lực của Công ty mình. Và để làm được điều đó thì kế toán phải cung cấp những thông tin thích hợp. Do vậy, báo cáo này sẽ cho ban quản trị một cái nhìn tổng quát về doanh thu bán hàng trong một kỳ kinh doanh. Thông qua báo cáo này ban quản trị có thể đánh giá hiệu quả của từng hợp đồng từ đó có thể điều chỉnh lại chi phí hay tăng thêm giá bán. Báo cáo nên do kế toán tổng hợp lập vào cuối tháng.
BÁO CÁO DOANH THU - CHI PHÍ Công Ty Cổ Phần Thép Miền Trung
Ngày 31 tháng 03 năm 2010 Stt Số HĐ Slượng Giá bán Giá vốn DT CP LN Ghi Chú 1 0097909 9240 11.250 10.300 103.950.000 95.172.000 8.778.000 D12VThép ,14V 2 0097910 80.540 11.299 10.600 910.021.460 853.724.000 56.297.460 Thép D20V 3 0097911 103.990 11.299 10.600 1.174.983.010 1.102.294.000 72.689.010 Thép D20V … … … … Kế toán tổng hợp (Ký và ghi rõ họ tên) Nhận xét: Qua "Báo cáo doanh thu - chi phí" trên, có thể thấy rõ rằng thị trường tiêu thụ mạnh thép D20V nên cần có biện pháp đẩy mạnh sản xuất mặt hàng thép này hơn nữa, đồng thời có thể tăng giá bán lên 11.450 so với giá bán cũ 11.299. Lúc này lợi nhuận của Công ty sẽ là 156.850.500 (tăng 21.6%) so với lợi nhuận ban đầu là 128.986.470 (56.297.460 + 72.689.010). Bên cạnh đó, Công ty cần phải tìm hiểu kỹ xem thử lý do của việc tiêu thụ kém các mặt hàng thép khác như thép D12V, D14V…Xem thử nếu là do giá bán cao thì Công ty nên xem xét giảm giá bán để đẩy mạnh nhu cầu tiêu thụ trên thị trường, còn nếu là do thị trường không có nhu cầu mặt hàng này hoặc nhu cầu thấp hơn mặt hàng thép D20V thì Công ty nên xem xét việc hạn chế sản xuất nhiều thép D12V, D14V…mà tập trung nguồn lực sản xuất mặt hàng thép có nhu cầu mạnh trên thị trường như thép D20V chẳng hạn.
KẾT LUẬN
Gia nhập WTO là một cơ hội lớn cũng như một thách thức không dễ gì vượt qua của các doanh nghiệp trong nước nói chung và của Công Ty Cổ Phần Thép Miền Trung nói riêng. Bên cạnh đó với một nền kinh tế được xem là mới nổi như Việt Nam cộng với việc đối mặt với sự cạnh tranh gay gắt ngay tại thị trường trong nước đã gây khó khăn rất lớn cho Công Ty Cổ Phần Thép Miền Trung.
Ngành thép là một ngành chịu nhiều áp lực từ các yếu tố trên, tuy nhiên đó lại là một ngành khôi phục nhanh và có rất nhiều tín hiệu khả quan từ sự phục hồi của nền kinh tế. Đó là niềm khích lệ to lớn cho các doanh nghiệp sản xuất thép trong đó có Công Ty Cổ Phần Thép Miền Trung. Và hiển nhiên không thể phủ nhận được rằng thành quả đó đánh giá đúng khả năng lãnh đạo của Ban giám đốc, trình độ của cán bộ
Qua quá trình thực tập, tìm hiểu thực tế về hệ thống kiểm soát nội bộ của Công Ty Cổ Phần Thép Miền Trung, em nhận thấy Công ty có những yếu tố tác động tốt đến công tác kiểm soát nội bộ như là quan điểm hoạt động kiểm tra giám soát của Ban giám đốc, ý thức của nhân viên trong Công ty…Nhưng bên cạnh đó vẫn còn những mặt hạn chế mà trong công tác kiểm soát nội bộ nói chung và trong chu trình bán hàng và thu tiền nói riêng vẫn còn phải khắc phục và hoàn thiện hơn nữa.
Trong đề tài em đã phân tích các yếu tố cấu thành nên hệ thống kiểm soát nội bộ ở Công ty, từ đó có những đánh giá, nhận xét và một vài kiến nghị nhỏ để xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động hiệu quả và khoa học hơn.
Đề tài vẫn chưa được hoàn thiện do một số nguyên nhân khách quan và chủ quan không thể tìm hiểu rõ thông tin nội bộ trong Công ty về đường lối, chính sách hoạt động…do vậy đề tài không tránh khỏi những thiếu sót. Kính mong nhận được sự thông cảm và đóng góp ý kiến của quý thầy cô, các bạn sinh viên để đề tài được hoàn thiện hơn.
MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
PHẦN I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN
I. Khái quát về Hệ thống kiểm soát nội bộ...1
1. Bản chất của Hệ thống kiểm soát nội bộ...1
1.1. Khái niệm Hệ thống kiểm soát nội bộ...1
1.2. Chức năng của Hệ thống kiểm soát nội bộ...1
1.3. Sự cần thiết phải xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ...
2. Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ...2
2.1. Môi trường kiểm soát (Control environment)...2
2.2. Đánh giá rủi ro của doanh nghiệp (Risk assessment)...4
2.3. Hệ thống thông tin và truyền thông (Information and communication)...4
2.4. Các thủ tục kiểm soát (Control activities)...5
3. Kiểm soát nội bộ trong điều kiện tin học hoá...7
3.1. Sự khác nhau giữa thực hành kế toán bằng máy và bằng tay ảnh hưởng tới hệ thống KSNB trong doanh nghiệp...7
3.2. Đánh giá rủi ro trong môi trường xử lý bằng máy tính...7
3.3. Kiểm soát ứng dụng trong hệ thống kiểm soát bằng máy tính...8
3.3.1. Kiểm soát nhập liệu...8
3.3.2. Kiểm soát quá trình xử lý dữ liệu và kiểm soát bảo trì tập tin...9
3.3.3. Kiểm soát thông tin đầu ra...9
II. Khái quát về chu trình bán hàng và thu tiền...10
1. Khái niệm và ý nghĩa...10
2. Các chức năng chính của chu trình bán hàng và thu tiền...10
3. Những gian lận và sai sót thường gặp trong chu trình bán hàng và thu tiền...11
III. Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền...12
1. Mục tiêu của kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền...12
2. Các thủ tục kiểm soát đối với nghiệp vụ bán hàng...12
3. Các thủ tục kiểm soát đối với nghiệp vụ thu tiền...14
PHẦN II: THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN A. ĐẶC ĐIỂM TÌNH HÌNH CHUNG Ở CÔNG TY CỔ PHẦN THÉP MIỀN TRUNG I. Giới thiệu về Công Ty Cổ Phần Thép Miền Trung...15
1. Quá trình thành lập và phát triển...15
2. Chức năng hoạt động và nhiệm vụ của công ty...16
2.1. Chức năng hoạt động...16 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
2.2. Nhiệm vụ của Công ty...16
3. Một vài thông tin khác của Công ty vào năm 2009...16
II. Đặc điểm tổ chức quản lý tại Công ty...16
1. Sơ đồ tổ chức bộ máy...16
2. Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận...17
III. Tổ chức công tác kế toán tại Công ty...19
1. Tổ chức bộ máy kế toán...19
2. Hình thức sổ kế toán áp dụng tại Công ty...20
B. THỰC TẾ CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THÉP MIỀN TRUNG I. Khái quát về chu trình bán hàng và thu tiền tại Công Ty Cổ Phần Thép Miền Trung...22
1. Đặc điểm sản phẩm hàng hoá và phương thức bán hàng tại Công ty...22
1.1. Đặc điểm sản phẩm hàng hoá...22
1.2. Phương thức bán hàng...22
2. Đặc điểm hoạt động thu tiền, phương thức thu tiền tại Công ty...23
2.1. Đặc điểm hoạt động thu tiền...23
2.2. Phương thức thu tiền ...23
3. Chu trình bán hàng và thu tiền tại Công Ty Cổ Phần Thép Miền Trung...23
3.1.1. Xác nhận nhu cầu...26 3.1.2. Chào hàng...26 3.1.3. Tiếp nhận đơn đặt hàng...26 3.1.4. Soạn thảo và ký kết hợp đồng ...26 3.1.5. Xác nhận đơn hàng...26 3.1.6. Lệnh xuất hàng...26 3.1.7. Xuất hàng...26
3.1.8. Viết hóa đơn GTGT...27
3.1.9. Ký hóa đơn GTGT...27
3.1.10. Ra cổng...27
3.2. Quy trình xử lý bán chịu cho khách hàng...27
3.3. Quy trình bán hàng và thu tiền tại công ty mà hàng hoá được gửi lại tại kho của Công ty...27
II. Thực tế hoạt động kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền ở Công Ty Cổ Phần Thép Miền Trung...29
1. Môi trường kiểm soát trong chu trình bán hàng và thu tiền ở Công ty...29
1.1. Quan điểm, phong cách điều hành của Ban lãnh đạo...29
1.2. Cơ cấu tổ chức nói chung và tổ chức thực hiện nghiệp vụ tiêu thụ...29
1.3. Chính sách nhân sự...29
1.4. Ban kiểm soát...30
1.5. Các yếu tố bên ngoài...30
2. Hệ thống thông tin kế toán phục vụ kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền ở Công ty...30 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
2.1. Về chứng từ...30
2.2. Về sổ kế toán và tài khoản kế toán...31
2.3. Về báo cáo kiểm soát...31
3. Yếu tố đánh giá rủi ro trong hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền ở Công ty...31
4. Thủ tục kiểm soát trong chu trình bán hàng và thu tiền ở Công ty...31
4.1. Thủ tục kiểm soát nghiệp vụ xử lý đơn đặt hàng...31
4.2. Thủ tục kiểm soát nghiệp vụ xét duyệt bán chịu...32
4.3. Thủ tục kiểm soát nghiệp vụ giao hàng và lập hoá đơn...32
4.4. Thủ tục kiểm soát nghiệp vụ thu tiền mặt...35
4.5. Thủ tục kiểm soát nghiệp vụ thu tiền gửi ngân hàng...37
4.6. Thủ tục kiểm soát nghiệp vụ theo dõi công nợ...37
Một vài thủ tục kiểm soát cần lưu ý trong điều kiện xử lý bằng máy vi tính...41
• Kiểm soát nguồn dữ liệu trước khi cập nhật vào máy tính trong chu trình bán hàng và thu tiền...41
• Kiểm soát nhập dữ liệu trong chu trình bán hàng và thu tiền...41
•Kiểm soát xử lý dữ liệu trong chu trình bán hàng và thu tiền...42
•Kiểm soát thông tin đầu ra trong chu trình bán hàng và thu tiền...42
PHẦN III: MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THÉP MIỀN TRUNG I. Đánh giá kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty...43
1.1. Ưu điểm...43
1.2. Nhược điểm...44
2. Đánh giá công tác đánh giá rủi ro tại Công ty...44
2.1. Ưu điểm...44
2.2. Nhược điểm...44
3. Đánh giá thủ tục kiểm soát trong chu trình bán hàng và thu tiền...45
3.1. Ưu điểm...45
3.1.1. Đối với thủ tục kiểm soát về xử lý đơn đặt hàng của người mua...45
3.1.2. Đối với thủ tục kiểm soát về giao hàng hoá và lập hoá đơn...45
3.1.3. Đối với thủ tục kiểm soát trong ghi sổ nghiệp vụ bán hàng……….45
3.1.4. Đối với thủ tục kiểm soát nghiệp vụ thu tiền...45
3.2. Nhược điểm ...45
3.2.1. Đối với thủ tục kiểm soát về xử lý đơn đặt hàng của người mua...45 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
3.2.2. Đối với thủ tục kiểm soát về giao hàng hoá và lập hoá đơn...45
3.2.3. Đối với thủ tục kiểm soát trong ghi sổ nghiệp vụ bán hàng...46
3.2.4. Đối với thủ tục kiểm soát nghiệp vụ thu tiền...46
II. Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty...46
1. Hoàn thiện môi trường kiểm soát chu trình bán hàng và thu tiền...47
1.1. Xây dựng văn hoá Công ty...47
1.2. Đưa các nội dung kiểm soát vào chương trình huấn luyện nhân viên...47
1.3. Xây dựng bộ máy kiểm toán nội bộ ...48
2. Hoàn thiện công tác đánh giá rủi ro liên quan đến chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty...48
2.1. Xác định mục tiêu...48
2.2. Nhận diện rủi ro tác động chu trình bán hàng và thu tiền...49
2.3. Phân tích và đánh giá rủi ro gắn với chu trình bán hàng và thu tiền...49
2.4. Đưa ra giải pháp để hạn chế rủi ro liên quan đến chu trình bán hàng và thu tiền...50
3. Hoàn thiện thủ tục kiểm soát trong chu trình bán hàng và thu tiền...50
3.1. Hoàn thiện thủ tục kiểm soát về xử lý đơn đặt hàng...50
3.2. Hoàn thiện thủ tục kiểm soát về nghiệp vụ giao hàng và lập hoá đơn...51
3.3. Hoàn thiện thủ tục kiểm soát nghiệp vụ thu tiền...52
3.4. Hoàn thiện thủ tục kiểm soát nghiệp vụ theo dõi công nợ...52
4. Hoàn thiện các báo cáo và phân tích phục vụ kiểm soát chu trình bán hàng và thu tiền...52
KẾT LUẬN MỤC LỤC
TÀI LIỆU THAM KHẢO DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT PHỤ LỤC
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Gs.Ts. Nguyễn Quang Quynh, Trường Đại học Kinh tế Quốc dân, Khoa kế toán, Kiểm toán tài chính, Nhà xuất bản Đại học kinh tế quốc dân, Hà Nội, Tháng 5 năm 2006.
2. GV. Nguyễn Thế Hưng, Trường Đại học Kinh tế TP Hồ Chí Minh, Khoa kế toán-kiểm toán, Hệ thống thông tin kế toán, nhà xuất bản Thống Kê, năm 2006 3. Bài giảng môn Kiểm toán căn bản, Trường Đại Học Kinh Tế Đà Nẵng
4. Bài giảng môn Tin học hóa Kế toán, Trường Đại học Kinh Tế Đà Nẵng 5. Bài giảng môn Kiểm toán tài chính, Trường Đại Học Kinh Tế Đà Nẵng
6. Ts. Phạm Anh Tuấn, “ Xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ trong một tổ chức”,
Tạp chí nhà quản lý, 20/11/2008. 7. Web kế toán, trang: www.COSO.com
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
Từ viết tắt Từ gốc
KSNB Kiểm soát nội bộ (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
BGĐ Ban giám đốc
TGĐ Tổng giám đốc
HĐQT Hội đồng quản trị
ĐĐH Đơn đặt hàng
KDTT Kinh doanh thị trường KTTC Kế toán tài chính PHỤ LỤC 1. Phiếu cân xe 2. Giấy đề nghị gửi hàng 3. Xác nhận đơn hàng
CTY TNHH MTV TRẦN NAM TRUNG CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM CÔNG TY CỔ PHẦN THÉP MIỀN TRUNG TRẠM CÂN ĐIỆN TỬ 60 TẤN KCN AN ĐỒN, Q. SƠN TRÀ, TP ĐÀ NẴNG SỐ PHIẾU: 10/02/XK
Điện thoại: 0511.3831075 Fax: 0511.3831146
PHIẾU CÂN XE Tên khách hàng : Cty CP Kỷ Nguyên Mới
Biển số xe : 79D-8260
Loại hàng : F12,14,18,22,20,25V