II. Thực tế hoạt động kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền ở Công Ty
2.Hệ thống thông tin kế toán phục vụ kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu
Hệ thống thông tin kế toán của Công ty luôn đảm bảo cung cấp thông tin đầy đủ, nhanh chóng, kịp thời cho BGĐ qua các báo cáo quản trị và BCTC.
Hệ thống thông tin kế toán tại Công ty được xây dựng trên các mục tiêu về: tính có thật, sự phê chuẩn, tính đầy đủ, sự đánh giá, sự phân loại, sự đúng hạn, chuyển sổ và tổng hợp chính xác.
2.1. Về chứng từ
Chứng từ với chức năng là tiền kiểm và bảo vệ tài sản của Công ty, ngoài ra chứng từ còn là chứng cứ quan trọng để giúp cho kế toán phản ảnh chính xác, kịp thời, đầy đủ tất cả các nghiệp vụ xảy ra trong một ngày có liên quan đến chu trình bán hàng, chứng từ liên quan tới bộ phận nào thì bộ phận đó sẽ lập chứng từ dựa trên sự uỷ quyền và phê chuẩn của cấp trên.
Tại Công ty hệ thống chứng từ liên quan đến nghiệp vụ bán hàng và thu tiền rất đa dạng, bao gồm tất cả các chứng từ như:
- Phiếu thu, giấy báo có - Hợp đồng kinh tế - Bản kê hoá đơn
- Biên bản thanh lý hợp đồng
- Sổ theo dõi hoá đơn bán hàng, sổ theo dõi khoản phải thu khách hàng - Sổ quỹ tiền mặt
Các chứng từ trong chu trình luôn được kiểm tra và phê chuẩn trước khi thực hiện và luân chuyển qua các bộ phận. Đối với các bộ phận nhận chứng từ để thực hiện thì cũng phải qua bước kiểm tra xem đã có sự phê chuẩn đúng thẩm quyền, và có sự so sánh đối chiếu với các chứng từ liên quan.
2.2. Về sổ kế toán và tài khoản kế toán
Sổ sách với công dụng là lưu trữ thông tin lâu dài và phản ánh các thông tin một cách đáng tin cậy, sổ sách có thể tạo cơ sở cho sự kiểm tra, truy cập lại chứng từ khi cần thiết.
Với việc vi tính hoá công tác kế toán, sổ sách kế toán phục vụ cho việc phản ánh và ghi chép chu trình bán hàng và thu tiền của Công ty đã được cải biên khá đơn giản, lược bỏ bớt một số sổ sách so với cách thức kế toán thủ công, song vẫn theo đúng chế độ quy định đối với hình thức Chứng từ ghi sổ. Cụ thể Công ty không thiết kế Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ. Hầu hết sổ sách mà Công ty in ra để ký duyệt, lưu trữ đề phòng sự cố phần cứng là Bảng kê chi tiết tài khoản, Bảng tổng hợp tài khoản.
Công ty áp dụng hệ thống tài khoản theo tiêu chuẩn của Bộ Tài Chính và đáp ứng được yêu cầu quản lý của Công ty. Các tài khoản yêu cầu cần phải theo dõi chi tiết thì phải mở thêm như TK 131- Phải thu khách hàng, cần phải theo dõi theo từng khách hàng.
2.3. Về báo cáo kiểm soát
Công ty sử dụng hình thức kế toán máy nên việc cập nhật chứng từ vào máy, đưa ra các báo cáo là nhanh chóng, kịp thời. Các báo cáo trong chu trình như là:
•Báo cáo liên quan đến nghiệp vụ bán hàng: Bảng kê chứng từ, báo cáo tổng hợp hàng bán ra…
•Báo cáo liên quan đến nghiệp vụ thu tiền: Bảng kê hoá đơn bán ra, báo cáo công nợ khách hàng