Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty cổ phần bắc âu

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG VÕ THỊ BÍCH PHỤNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BẮC ÂU Chuyên ngành: Kế toán Mã số: 60.34.30 TÓM TẮT LUẬN

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG

VÕ THỊ BÍCH PHỤNG

KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN

TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BẮC ÂU

Chuyên ngành: Kế toán

Mã số: 60.34.30

TÓM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH

Đà Nẵng - Năm 2012

Công trình ñược hoàn thành tại

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG

Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS Nguyễn Mạnh Toàn

Phản biện 1: TS Đoàn Thị Ngọc Trai Phản biện 2: PGS.TS Phạm Văn Dược

Luận văn ñã ñược bảo vệ tại Hội ñồng chấm Luận văn tốt nghiệp Thạc sĩ Quản trị Kinh doanh họp tại Đại học

Đà Nẵng vào ngày 24 tháng 11 năm 2012

Có thể tìm hiểu luận văn tại:

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Hiện nay, các doanh nghiệp đang phải đối mặt với sự cạnh

tranh khốc liệt và gay gắt trên thị trường Để thành cơng trong lĩnh

vực kinh doanh ngồi chiến lược kinh doanh hiệu quả, đội ngũ quản

lý tốt… các doanh nghiệp cịn phải hồn thành tốt cơng tác kiểm tra,

kiểm sốt nhằm hạn chế rủi ro, sai sĩt làm ảnh hưởng đến quá trình

kinh doanh và phát triển doanh nghiệp

Cơng ty Cổ Phần Bắc Âu là một doanh nghiệp cổ phần hoạt

động trong lĩnh vực thương mại, nhiệm vụ chủ yếu là cung cấp, phân

phối thuốc chữa bệnh cho các bệnh viện và các hiệu thuốc trên địa

bàn thành phố và các đại lý tại khu vực miền Trung

Chu trình bán hàng và thu tiền tại Cơng ty diễn ra thường

xuyên và liên tục, hoạt động phân phối hàng hĩa ngày càng mở rộng,

giá cả lại biến động theo khu vực và đối tượng, mặt hàng ngày càng

đa dạng, doanh thu bán hàng tại đơn vị ngày một gia tăng

Tại Cơng ty đã thiết lập các thủ tục kiểm sốt nội bộ đối với

chu trình bán hàng và thu tiền Tuy nhiên, việc kiểm sốt cịn nhiều

bất cập và hạn chế Xuất phát từ thực tế đĩ, tơi đã chọn đề “Kiểm

sốt nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Cơng ty Cổ Phần Bắc

Âu” để làm đề tài nghiên cứu cho luận văn thạc sĩ

2 Mục tiêu nghiên cứu của đề tài

Hệ thống hĩa lý luận về kiểm sốt nội bộ và kiểm sốt nội bộ

chu trình bán hàng và thu tiền Căn cứ vào thực trạng cơng tác kiểm

sốt nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại đơn vị Để đề xuất giải

pháp nhằm tăng cường kiểm sốt nội bộ chu trình bán hàng và thu

tiền tại Cơng ty Cổ Phần Bắc Âu

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu: Cơng tác kiểm sốt nội bộ chu trình

bán hàng và thu tiền tại Cơng ty CP Bắc Âu

- Phạm vi nghiên cứu: Cơng tác KSNB chu trình bán hàng

và thu tiền trong lĩnh vực kinh doanh dược phẩm tại Văn phịng

chính và các đơn vị trực thuộc của Cơng ty Cổ Phần Bắc Âu

4 Phương pháp nghiên cứu

Luận văn vận dụng phương pháp như phân tích, quan sát, thu thập, xử lý trực tiếp, so sánh đối chiếu, phỏng vấn, tiếp cận hồ sơ để làm rõ thực trạng cơng tác kiểm sốt nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Cơng ty

5 Bố cục đề tài

Ngồi phần mở đầu, kết luận, phụ lục, tài liệu tham khảo, nội dung chính của luận văn gồm cĩ 3 chương:

- Chương 1: Cơ sở lý luận về kiểm sốt nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền trong doanh nghiệp

- Chương 2: Thực trạng kiểm sốt nội bộ chu trình bán hàng

và thu tiền tại Cơng ty Cổ Phần Bắc Âu

- Chương 3: Một số giải pháp tăng cường kiểm sốt nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Cơng ty Cổ Phần Bắc Âu

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 KHÁI QUÁT VỀ KIỂM SỐT NỘI BỘ

1.1.1 Khái niệm kiểm sốt nội bộ

Theo liên đồn kế tốn quốc tế (IFAC) thì: KSNB là một hệ thống chính sách và tuân thủ nhằm 4 mục tiêu: bảo vệ tài sản của đơn

vị, bảo ñảm ñộ tin cậy của thông tin, bảo ñảm việc thực hiện các chế

ñộ pháp lý và bảo ñảm hiệu quả hoạt ñộng của ñơn vị

Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam (VAS 100): thì KSNB là

các quy ñịnh và các thủ tục kiểm soát do ñơn vị ñược kiểm toán xây

dựng, áp dụng nhằm ñảm bảo cho ñơn vị tuân thủ pháp luật và các

quy ñịnh ñể kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai

sót ñể lập báo cáo tài chính trung thực hợp lý nhằm bảo vệ và sử

dụng có hiệu quả tài sản của ñơn vị

Theo ủy ban COSO (Committeee of Sponsoring

Organization): là một Ủy Ban thuộc Hội ñồng quốc gia Hoa Kỳ về

việc chống gian lận báo cáo tài chính thì KSNB là một quá trình bị

chi phối bởi người quản lý, hội ñồng quản trị và các nhân viên của

ñơn vị, nó ñược thiết lập ñể cung cấp một sự ñảm bảo hợp lý nhằm

ñạt ñược các mục tiêu sau:

+ Sự hữu hiệu và hiệu quả của hoạt ñộng

+ Sự tin cậy của báo cáo tài chính

+ Sự tuân thủ pháp luật và các quy ñịnh

Hiện nay, ñịnh nghĩa ñược chấp nhận rộng rãi là ñịnh nghĩa

của COSO Trong ñịnh nghĩa này có bốn khái niệm cần lưu ý ñó là

quá trình, con người, ñảm bảo hợp lý và mục tiêu

KSNB là một quá trình

Con người

Đảm bảo hợp lý

Các mục tiêu

1.1.2 Vai trò của kiểm soát nội bộ

- Giúp cho Lãnh ñạo DN giảm bớt tâm trạng bất an về những

rủi ro về tài sản và con người

- Giúp cho việc quản lý hoạt ñộng kinh doanh của DN một cách có hiệu quả thông qua các chế ñộ chính sách ban hành

- Phát hiện kịp thời những vấn ñề tồn tại trong kinh doanh ñể

ñề ra các biện pháp giải quyết

- Ngăn ngừa, phát hiện sai sót gian lận trong các bộ phận và trong hoạt ñộng kinh doanh

- Đảm bảo các chế ñộ, nghiệp vụ ghi chép kế toán ñầy ñủ, chính xác và ñúng quy trình trong hoạt ñộng kinh doanh

- Đảm bảo các báo cáo tài chính ñược kịp thời, hợp lý, tin cậy và tuân thủ theo quy ñịnh

- Đảm bảo tài sản và thông tin không bị lạm dụng sử dụng sai mục ñích

1.1.3 Các nhân tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ

Môi trường kiểm soát

Thứ nhất: Triết lý quản trị và phong cách ñiều hành Thứ hai: Cơ cấu tổ chức

Thứ ba: Chính sách nhân sự Thứ tư: Ban giám ñốc và ủy ban kiểm toán Thứ năm: Công tác lập kế hoạch

Thứ sáu: Bộ phận kiểm toán nội bộ Thứ bảy: Các nhân tố bên ngoài

Đ ánh giá rủi ro

Đánh giá rủi ro là bộ phận thứ hai của hệ thống kiểm soát nội

bộ Rủi ro là những nguy cơ làm cho mục tiêu của tổ chức không ñược thực hiện

Thủ tục kiểm soát

Thứ nhất: Nguyên tắc phân công, phân nhiệm Thứ hai: Nguyên tắc bất kiêm nhiệm

Thứ ba: Nguyên tắc ủy quyền, phê chuẩn

Hệ thống kế toán

Hệ thống kế toán là một bộ phận quan trọng của HT KSNB

Thực hiện tốt các chế ñộ kế toán (chế ñộ chứng từ kế toán, sổ sách

kế toán, hạch toán kế toán và báo cáo tài chính ) ñồng thời là hoạt

ñộng kiểm soát của kế toán

Kiểm soát nội bộ

Loại cuối cùng của quá trình kiểm soát là việc xem xét lại

cẩn thận liên tục ñối với bốn thành phần ñã nêu trên của KSNB

1.1.4 Hạn chế của kiểm soát nội bộ

KSBN khó ngăn cản ñược gian lận và sai sót của người quản

lý cấp cao

Hoạt ñộng kiểm soát chỉ tập trung vào các sai phạm dự kiến,

do ñó khi xảy ra các sai phạm bất thường thì thủ tục kiểm soát trở

nên kém hữu hiệu thậm chí vô hiệu

Chi phí thực hiện hoạt ñộng kiểm soát phải nhỏ hơn giá trị

thiệt hại ước tính do sai sót hay gian lận gây ra

Những thay ñổi của tổ chức, thay ñổi quan ñiểm quản lý và

ñiều kiện hoạt ñộng có thể dẫn ñến những thủ tục kiểm soát không

còn phù hợp

1.2 KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU

TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP

1.2.1 Đặc ñiểm cơ bản của chu trình bán hàng và thu tiền

bán hàng

a Nội dung của chu trình bán hàng và thu tiền bán hàng

- Tìm kiếm thị trường và khách hàng

- Quảng cáo và khuyến mãi

- Nhận ñơn hàng từ khách hàng

- Ký kết hợp ñồng với khách hàng

- Cung cấp sản phẩm, hàng hóa cho khách hàng

- Nhận tiền thanh toán từ khách hàng

b Đặc ñiểm của chu trình bán hàng và thu tiền bán hàng

Chu trình bán hàng và thu tiền là quá trình chuyển giao quyền sở hữu của hàng hoá qua quá trình trao ñổi hàng - tiền Chu trình này thường bao gồm các bước: Nhận và xử lý ñơn ñặt hàng của khách hàng, lập lệnh bán hàng, xét duyệt bán chịu, gửi hàng, lập hóa ñơn, cuối cùng là theo dõi nợ phải thu và thu tiền

c Rủi ro có thể xảy ra trong chu trình bán hàng và thu tiền

Chấp nhận ñơn hàng nhưng không ñược phê duyệt hoặc không có khả năng cung ứng

Người không có thẩm quyền lại ký xét duyệt giảm giá chiết khấu

Bán hàng nhưng không thu ñược tiền, giao hàng nhầm số lượng quy cách, chủng loại hay bị thất thoát trong quá trình giao

Bán hàng không lập hóa ñơn hoặc lập hóa ñơn sai và ghi sai niên ñộ về doanh thu và phải thu khách hàng

Tiền bán hàng bị lạm dụng hay không ghi nhận

Các nghiệp vụ bán hàng không ñược ghi chép ñầy ñủ dẫn ñến phản ánh thiếu doanh thu và các khoản phải thu khách hàng

1.2.2 Nội dung kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền

a Mục tiêu kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền bán hàng

Mục tiêu KSNB ñối với nghiệp vụ bán hàng

- Các ñơn ñặt hàng ñược xử lý kịp thời,

- Các nghiệp vụ bán chịu ñược xét duyệt

- Các nghiệp vụ tiêu thụ ñều ñược phê chuẩn

- Các nghiệp vụ tiêu thụ ñều ñược ghi sổ ñầy ñủ

- Doanh thu và nợ phải thu khách hàng ñược tính ñúng và ghi

sổ chính xác

- Doanh thu ñược ghi nhận ñúng lúc và kịp thời

- Các nghiệp vụ ñược phân loại ñúng ñắn

- Các nghiệp vụ tiêu thụ ñược ghi chép và cộng dồn ñúng ñắn

Mục tiêu KSNB ñối với nghiệp vụ thu tiền

- Các khoản tiền ñã ghi sổ là ñã thực tế nhận ñược

- Chắc chắn các khoản tiền mặt thu ñược ñã ñược ghi ñầy ñủ

vào sổ quỹ, sổ nhật ký thu tiền

- Khoản tiền chiết khấu ñã ñược xét duyệt ñúng ñắn, phiếu

thu ñược ñối chiếu và ký duyệt

- Các khoản tiền thu ñã ñược ghi sổ và ñã nộp ñều ñúng với

giá bán hàng

- Các khoản tiền ñều ñược phân loại ñúng ñắn

- Các khoản thu tiền ghi ñúng thời hạn

- Các khoản thu tiền ghi ñúng vào sổ quỹ, sổ cái và tổng hợp

ñúng

b Quy trình kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu

tiền bán hàng

Thứ nhất: Tiếp nhận và xử lý ñơn ñặt hàng

Thứ hai: Lập lệnh bán hàng

Thứ ba: Xét duyệt bán chịu

Thứ tư: Gửi hàng cho khách hàng

Thứ năm: Lập hóa ñơn

Thứ sáu: Ghi sổ nghiệp vụ và theo dõi thanh toán

Thứ bảy: Lập dự phòng và xóa sổ nợ phải thu khó ñòi

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BẮC ÂU 2.1 GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN BẮC

ÂU 2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển Công ty 2.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của Công ty

Công ty có nhiệm vụ chủ yếu là kinh doanh các sản phẩm về thuốc phục vụ cho nhu cầu ñiều trị cho nhân

2.1.3 Đặc ñiểm hoạt ñộng kinh doanh của Công ty

a Đặc ñiểm hoạt ñộng kinh doanh

b Đặc ñiểm mạng lưới kinh doanh

Ngoài văn phòng, Công ty có 7 ñơn vị trực thuộc trên ñịa bàn

Đà Nẵng và Quảng Nam, Quảng Ngãi,

2.1.4 Cơ cấu tổ chức quản lý kinh doanh tại Công ty 2.2 CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẨN BẮC ÂU

2.2.1 Môi trường kiểm soát

a Triết lý quản trị, phong cách ñiều hành của Công ty

Tại Công ty bộ phận cấp cao: HĐQT, Giám ñốc Công ty ñều coi công tác KSNB là rất quan trọng và phổ biến ñến toàn bộ nhân viên các quy ñịnh, quy tắc và yêu cầu nhân viên phải tuân thủ các quy tắc ñã ñược thiết lập

b Cơ cấu tổ chức

Công ty thiết lập cơ cấu tổ chức theo mối quan hệ trực tuyến – chức năng có sự kiểm soát từ trên xuống, ñồng thời các bộ phận

cũng cĩ mối quan hệ liên kết để thực hiện đầy đủ các chức năng

c Chính sách nhân sự

Lãnh đạo Cơng ty luơn lấy tiêu chí con người là gốc của sự

phát triển, tồn tại của Cơng ty

d Cơng tác lập kế hoạch

Kế hoạch doanh thu được lập là để Cơng ty lấy căn cứ cho

việc định hướng hoạt động kinh doanh của đơn vị

e Các nhân tố bên ngồi

Ngồi các nhân tố bên trong, Cơng ty cịn chịu nhiều ảnh

hưởng của các nhân tố bên ngồi hiện này như: Sự cạnh tranh của các

đối thủ,của luật doanh nghiệp, luật thuế (Thuế thu nhập doanh

nghiệp, thuế giá trị gia tăng,) Chính sách tài khĩa (tác động đến mức

thuế xuất nhập khẩu) tỷ giá hối đối và các chủ nợ như Ngân hàng,

tổ chức tín dụng

2.2.2 Đặc điểm hệ thống kế tốn

a Tổ chức bộ máy kế tốn tại Cơng ty

b Hình thức kế tốn tại Cơng ty

Hình thức kế tốn tại Cơng ty là Chứng từ ghi sổ và được xử

lý trên máy tính với phần mềm Weekend accounting

c Quy trình lập và luân chuyển chứng từ kế tốn

Các chứng từ chủ yếu được sử dụng trong hoạt động bán

hàng và thu tiền tại Cơng ty

Quy định về trách nhiệm của các bộ phận trong việc lập

chứng từ kế tốn liên quan đến chu trình bán hàng và thu tiền

d Hệ thống tài khoản, sổ sách kế tốn và báo cáo tài chính

2.3 THỰC TRẠNG KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN

HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN BẮC ÂU

2.3.1 Đặc điểm chu trình bán hàng và thu tiền tại Cơng ty

Hoạt động mang lại doanh thu chủ yếu cho Cơng ty là hoạt động bán buơn và bán lẻ thuốc tân dược

2.3.2 Thủ tục kiểm sốt nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Cơng ty Cổ Phần Bắc Âu

a Các quy định và chính sách liên quan đến chu trình bán hàng và thu tiền

Quy định về bán hàng, quản lý giá và chiết khấu

Tại Cơng ty, khách hàng được phân loại thành các nhĩm như sau: nhĩm khách hàng thuộc đấu thầu (chủ yếu là bệnh viện, trung tâm y tế quận huyện), nhĩm khách hàng đại lý bán đúng giá hưởng hoa hồng (là các cơng ty dược Nhà nước), nhĩm khách hàng bán buơn (là các cơng ty dược tư nhân ), nhĩm khách hàng bán lẻ (là các nhà thuốc, hiệu thuốc)

Đối với mỗi nhĩm khách hàng, Cơng ty cĩ các chế độ giá bán và chính sách tín dụng khác nhau

Giá bán cho nhĩm khách hàng đại lý bán đúng giá hưởng hoa hồng được căn cứ trên bảng giá quy định niêm yết của Cơng ty và tỷ

lệ hoa hồng Tỷ lệ hoa hồng cĩ thể là 4%, 5% hoặc 7% tùy thuộc vào địa bàn bán hàng của các Cơng ty Nếu địa bàn rộng, hiểm trở như khu vực Tây Nguyên là 7%, địa bàn Đà Nẵng là 4% Thời hạn nợ đối với các nhĩm khách hàng này tối đa là 60 ngày đối với từng đơn hàng kể từ ngày giao hàng

Quy định về ký kết hợp đồng kinh tế và trách nhiệm thẩm

định khách hàng

Hợp đồng kinh tế tại cơng ty được Giám đốc Cơng ty là người trực tiếp ký kết, cịn đối với các đơn vị trực thuộc thì Giám đốc

ủy quyền cho trưởng các đơn vị trực thuộc trực tiếp ký kết

Hiện tại công tác thẩm ñịnh khách hàng cũng chỉ mang tính

hình thức, không ñánh giá ñược chính xác năng lực khách hàng

b Thủ tục kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền

Kiểm soát hoạt ñộng bán hàng

Tại văn phòng Công ty

Tại Công ty thực hiện hai hình thức bán hàng: bán hàng thu

tiền trước và bán hàng theo hình thức gối ñầu

Kiểm soát việc nhận và xử lý ñơn hàng của khách hàng

Khi ñơn ñặt hàng gửi ñến qua mail, fax phòng kinh doanh

nhận và lưu Sau ñó kiểm tra hàng trong kho ñể yêu cầu xuất hàng

Trưởng phòng kinh doanh ký yêu cầu xuất hàng và chuyển phòng kế

toán xác nhận công nợ của khách hàng ñến thời ñiểm mua hàng ñể

trình Giám ñốc duyệt yêu cầu xuất hàng

Kiểm soát việc giao hàng

Yêu cầu xuất hàng ñã ñược chấp nhận, phòng kế toán lập

phiếu xuất kho giao cho thủ kho ñể xuất hàng và nhân viên bán hàng

phòng kinh doanh lập phiếu giao hàng

Kiểm soát lập hóa ñơn bán hàng

Khi ñã hoàn tất việc lập phiếu xuất kho, xuất kho hàng hóa

Nhân viên viết hóa ñơn thuộc phòng kinh doanh lập hóa ñơn GTGT

ñi kèm ñể giao hàng cho khách hàng

Hóa ñơn GTGT ñược lập thành 3 liên ñược ghi ñầy ñủ thông tin

trên mẫu hóa ñơn và có chữ ký ñầy ñủ của người lập hóa ñơn, thủ

trưởng ñơn vị và người mua (trường hợp bán hàng qua ñiện thoại thì

không có chữ ký của người mua hàng)

Kiểm soát việc ghi nhận doanh thu

Hóa ñơn GTGT ñược lập và lưu trên phần mềm Weekend sẽ

ñược phần mềm tự ñộng xử lý và ghi vào sổ chi tiết và sổ tổng hợp

các tài khoản liên quan: TK 511, 3331, 111, 112, 131, 156, 632 và các báo cáo Định kỳ vào cuối quý, cuối năm kế toán bán hàng in các

sổ kế toán liên quan ñể lưu trữ theo quy ñịnh và in bảng ñối chiếu công nợ phải thu khách hàng và gửi xác nhận nợ bằng văn bản ở thời ñiểm cuối quý, cuối năm

Kiểm soát doanh thu bị trả lại và chiết khấu, giảm giá hàng bán

Đối với hàng bán không ñủ tiêu chuẩn chất lượng, hoặc bán không ñược khách hàng có yêu cầu trả lại Công ty tiến hành nhận,

kiểm tra và ghi giảm doanh thu

Tại Công ty, chiết khấu thương mại thường ñã ñược thỏa thuận từ ban ñầu theo hợp ñồng, việc giảm giá ít xảy ra ñể ñảm bảo giá trị cho hàng hóa và tạo lòng tin sử dụng nơi khách hàng

Tại các ñơn vị trực thuộc Kiểm soát việc nhận và xử lý ñơn hàng của khách hàng:

Các ñơn vị trực thuộc thực hiện nhiệm vụ bán lẻ hàng hóa theo kế hoạch do Công ty giao Trưởng ñơn vị trực thuộc là người trực tiếp nhận và xử lý ngay ĐĐH của khách hàng sau khi nhân viên báo cáo hàng có trong kho

Kiểm soát giao hàng cho khách hàng: ĐĐH của khách hàng

ñã ñược duyệt, nhân viên bán hàng liên hệ với bộ phận kho ñể tiến hành xuất hàng theo ĐĐH ñể giao ñể giao cho khách hàng

Kiểm soát lập hóa ñơn bán hàng: Sau khi hoàn tất các thủ

tục giao nhận hàng Nếu khách hàng có nhu cầu nhận hóa ñơn GTGT thì phụ trách kế toán tại ñơn vị trực thuộc xuất hóa ñơn cho khách hàng Nếu khách hàng không có nhu cầu nhận hóa ñơn thì kế toán các ñơn vị trực thuộc ghi phiếu tính tiền giao cho khách hàng thay vì xuất hóa ñơn GTGT Cuối mỗi ngày kế toán các ñơn vị trực thuộc lập

bảng kê bán lẻ trong ngày và lập hóa ñơn GTGT ñối với lượng hàng

này

Kiểm soát doanh thu bán hàng: Doanh thu bán hàng tại các

ñơn vị trực thuộc là rất quan trọng vì doanh số bán hàng chiếm 45%

doanh thu của Công ty

Kiểm soát nợ phải thu khách hàng

Tại Công ty, Các khoản nợ ñược phân chia kiểm tra theo

nguyên tắc: Nợ trong hạn, nợ quá hạn, nợ khó ñòi

Nợ trong hạn: Nợ trong thời gian thỏa thuận của Hợp ñồng

kinh tế

Nợ quá hạn: Nợ ñã quá thời gian thanh toán nhưng dưới 60

ngày so với thỏa thuận trong hợp ñồng

Nợ khó ñòi: Các khoản nợ quá 06 tháng so với thỏa thuận

thanh toán và ñã có nhiều lần gửi thư nhắc nợ nhưng vẫn không có

kết quả về số nợ trên hoặc bên mua hàng có những biểu hiện xấu về

thanh toán (phá sản thiên tai, hỏa hoạn )

Định kỳ, hằng quý kế toán Công nợ lập biên bản ñối chiếu

Công nợ với khách hàng trình kế toán trưởng và Giám ñốc ký duyệt

sau ñó ñược gửi tới tất cả khách hàng còn nợ Kế toán tại các ñơn vị

trực thuộc cũng lập biên bản ñối chiếu công nợ với khách hàng và ñề

nghị khách hàng ký xác nhận sau ñó chuyển về Công ty Chữ ký

trong biên bản ñối chiếu Công nợ tại các ñơn vị trực thuộc là do thủ

trưởng và kế toán các ñơn vị trực thuộc xác nhận Chữ ký của khách

hàng phải là chữ ký và con dấu của người mua trong hợp ñồng kinh

tế ñã ký kết

Kiểm soát nghiệp vụ thu tiền

Nghiệp vụ thu tiền mặt

Tại văn phòng Công ty: Tại Công ty vấn ñề kiểm soát tiền

mặt ñược quản lý rất chặt chẽ Tất cả các khoản tiền mặt ñược thu từ khách hàng ñều ñược phòng tài chính kế toán thu, phiếu thu ñược lập thành 2 liên và ñược lập trực tiếp từ phần mềm Weekend accounting, ghi nhận vào sổ kế toán TK 111, TK 131

Tại các ñơn vị trực thuộc: Việc ghi nhận tiền mặt ñược thực

hiện như tại văn phòng Công ty Các ñơn vị trực thuộc ña phần bán hàng thu tiền mặt là chủ yếu

Công ty quy ñịnh vào thứ 6 hằng tuần, các ñơn vị trực thuộc chuyển tiền bán hàng ñược vào tài khoản của Công ty Mà có chưa có quy ñịnh cụ thể về việc kiểm soát việc bán hàng cũng như vấn ñề thu tiền

Nghiệp vụ thu tiền qua ngân hàng Các nghiệp vụ thu tiền qua tài khoản do Công ty mở ngân

hàng Đơn vị trực thuộc không ñược phép mở Đơn vị trực thuộc khi thu tiền bán hàng của khách hàng cũng bằng tài khoản của Công ty

mở tại ngân hàng

Căn cứ vào giấy báo có của ngân hàng thông báo về việc số tiền thanh toán của khách hàng Kế toán ngân hàng cập nhật vào phần mềm Sau khi số liệu ñược cập nhật xong, máy tính sẽ xử lý và vào

sổ chi tiết TK 112 131 và báo cáo khác theo yêu cầu

Cuối tháng, kế toán ngân hàng ñối chiếu số liệu trên sổ phụ của ngân hàng với sổ kế toán chi tiết TK 112 Nếu sai sót tiến hành ñiều chỉnh, Đồng thời kế toán ngân hàng ñối chiếu với kế toán các ñơn vị trực thuộc về số tiền khách hàng chuyển trả ñể ghi giảm nợ khách hàng

2.3.3 Đánh giá thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty Cổ Phần Bắc Âu

a Những kết quả ñạt ñược trong công tác kiểm soát nội bộ

chu trình bán hàng và thu tiền

Môi trường kiểm soát: Lãnh ñạo Công ty nhận thức ñược tầm

quan trọng của KSNB

Công tác lập kế hoạch ñược thực hiện và ñưa ra mức khoán

doanh thu lợi nhuận, thu nhập, doanh số bán hàng cho các ñơn vị trực

thuộc của Công ty

Cơ cấu tổ chức gọn nhẹ, công tác ñào tạo, tuyển dụng nhân

lực có trình ñộ ñáp ứng ñược yêu cầu công việc

Hệ thống thông tin kế toán: Công tác lập, luân chuyển và ghi

chép chứng từ ñược thực hiện tương ñối tốt, Hệ thống chứng từ, báo

cáo, sổ kế toán ñược lập ñầy ñủ theo quyết ñịnh số 48/2006-BTC của

Bộ Tài Chính

Đã ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt ñộng kiểm tra,

kiểm soát

Các thủ tục kiểm soát chu trình bán hàng và thu tiền: Các thủ

tục kiểm soát ñược thực hiện theo quy trình

Có chính sách bán hàng rõ ràng: chính sách giá, chính sách

chiết khấu và công tác thẩm ñịnh khách hàng cũng như có chính sách

bán chịu cụ thể ñối với khách hàng

Thủ quỹ ñược phân công làm việc ñộc lập với bộ phận kế

toán

Hóa ñơn ñược lập và kiểm tra trước khi giao khách hàng

Nợ khó ñòi ñược xử lý theo thông tư 228/2009/TT-BTC ngày

07/12/2009 của Bộ tài chính

b Những hạn chế trong công tác kiểm soát nội bộ chu

trình bán hàng và thu tiền

Môi trường kiểm soát

Tất cả các hoạt ñộng, quyết ñịnh của Công ty ñều phụ thuộc vào Giám ñốc Công ty Giám ñốc kiêm nhiệm luôn chức vụ Chủ tịch hội ñồng quản trị

Nhân viên trong Công ty còn kiêm nhiệm nhiều việc Chưa có quy ñịnh cụ thể về việc ñánh giá nhân viên, quy chế tiền lương

Chưa quy ñịnh mức ñộ xử phạt khi nhân viên vi phạm Công tác lập kế hoạch ñược thực hiện, nhưng chưa chú trọng, chưa tìm giải pháp cho kế hoạch vì sao không ñạt mục tiêu

Đánh giá rủi ro: Chưa thực hiện ñánh giá rủi ro và xác ñịnh

rủi ro ñịnh kỳ do ñó khó có thể ñánh giá hết mức ñộ ảnh hưởng của rủi ro ñến Công tác KSNB cũng như việc KSNB chu trình bán hàng

và thu tiền

Kiểm soát nội bộ: Chưa có bộ phận KSNB ñộc lập thực hiện

công tác kiểm soát, tuy là Công ty vừa và nhỏ nhưng hiện nay việc

mở rộng thị trường tiêu thụ ñang là vấn ñề quan tâm hàng ñầu của

lãnh ñạo do ñó cần có bộ phận KSNB ñộc lập

Thủ tục kiểm soát chu trình bán hàng và thu tiền

Công ty có nhiều loại ĐĐH khiến cho việc xử lý và kiểm soát gặp nhiều khó khăn

Quy trình bán hàng tại các ñơn vị trực thuộc vẫn còn nhiều bất cập, vấn ñề ghi nhận doanh thu bán hàng không ñảm bảo nguyên tắc tính kịp thời Vì vậy muốn doanh thu bán hàng ñược ghi nhận chính xác thì việc ghi chép của kế toán phải ñược lập ngay khi viết phiếu tính tiền

Công tác luân chuyển chứng từ còn chậm giữa các phòng ban

và các chi nhánh

Công tác thẩm ñịnh khách hàng còn mang tính hình thức

chưa chú trọng

Hóa ñơn bán hàng ñược lập ngay khi giao hàng trong khi ñó

khách hàng vẫn chưa nhận ñược hàng

Công nghệ thông tin ñã ứng dụng nhưng phần mềm chỉ sử

dụng cho bộ phận kế toán mà các bộ phận khác không dùng, chỉ dùng

Excel ñể làm việc

Phần mềm kế toán không ñược kết nối trực tuyến với các ñơn

vị trực thuộc do ñó chưa ñáp ứng ñược công tác kiểm soát giữa Công

ty với các ñơn vị trực thuộc

CHƯƠNG 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH TẠI BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI

CÔNG TY CỔ PHẦN BẮC ÂU 3.1 SỰ CẦN THIẾT PHẢI TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT NỘI

BỘ ĐỐI VỚI CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BẮC ÂU

Để ñứng vững trên thị trường Công ty cần tiếp tục củng cố xây dựng hệ thống KSNB vững mạnh, mang lại hiệu quả kinh tế cao nhằm

- Giảm thiểu rủi ro tiềm ẩn trong kinh doanh

- Bảo vệ tài sản ñược duy trì phát triển ổn ñịnh

- Đảm bảo tính chính xác của thông tin kế toán và báo cáo tài chính

- Đảm bảo ñược sự tuân thủ trong quy trình quản lý tại ñơn vị

- Đảm bảo hiệu quả kinh doanh

- Bảo vệ quyền lợi của nhà ñầu tư

- Đảm bảo quy ñịnh của pháp luật trong kinh doanh

3.2 GIẢI PHÁP TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BẮC ÂU

3.2.1 Hoàn thiện môi trường kiểm soát

a Hoàn thiện cơ cấu bộ máy quản lý tại Công ty

Tách chức năng Giám ñốc với Chủ tịch hội ñồng quản trị Thành lập bộ phận KSNB ñộc lập hoặc thành lập ban kiểm soát trong ñó có Giám ñốc, kế toán trưởng ñể hằng tháng ban này trực tiếp ñi các cửa hàng và các chi nhánh ñể kiểm tra tình hình hoạt ñộng cũng việc thực hiện quy trình bán hàng và thu tiền nhằm giảm thiểu rủi ro tại các ñơn vị trực thuộc