Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và phải thu khách hàng tại chi nhánh Hóa dầu Đà Nẵng

Ngày nay, kiểm soát nội bộ đang đóng một vai trò hết sức quan trọng trong hoạt động kinh tế của các doanh nghiệp và tổ chức. Kiểm soát nội bộ giúp các nhà quản trị quản lý hữu hiệu và hiệu quả hơn các nguồn lực kinh tế của công ty mình như: con người, tài sản, vốn ….,góp phần hạn chế tối đa những rủi ro phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh, đồng thời giúp doanh nghiệp xây dựng được một nền tảng quản lý vững chắc phục vụ cho quá trình mở rộng, và phát triển đi lên của doanh nghiệp Chi nhánh hoá dầu Đà Nẵng cũng không nằm ngoài mục tiêu đó. Là đơn vị trực thuộc Công ty Hoá dầu Việt Nam, hoạt động chủ yếu của chi nhánh là tiếp nhận và phân phối hàng hóa trên địa bàn các tỉnh duyên hải miền Trung và các tỉnh Tây Nguyên. Với thị trường khá rộng lại thêm đặc tính hàng hóa cồng kềnh, đa dạng, Chi nhánh thường xuyên vận chuyển hàng hóa, ngoài ra chính sách tín dụng của Chi nhánh chỉ áp dụng đối với khách hàng lớn mà khách hàng của Chi nhánh đa số là khách hàng thường xuyên. Dẫn đến khoản phải thu tại chi nhánh chiếm đến 50% tổng tài sản(theo số liệu cuối tháng 9-2009). Tuy nhiên Chi nhánh chưa có bộ phận kiểm soát riêng biệt, các nhân viên kiêm nhiệm nhiều chức năng. Bên cạnh đó hiện tại ở Chi nhánh đang áp dụng phần mềm kế toán Solomon, đặc điểm của phần mềm là các sổ độc lập nhau, phù hợp với doanh nghiệp có sự phân chia công việc tách bạch giữa các kế toán viên, tuy nhiên một kế toán viên lại kiêm nhiệm nhiều công việc khác nhau, ví dụ kế toán tiền mặt kiêm thủ quỹ, kế toán hàng hóa kiêm kế toán thanh toán…

Lời mở đầu Ngày nay, kiểm soát nội bộ đang đóng một vai trò hết sức quan trọng trong hoạt động kinh tế của các doanh nghiệp và tổ chức. Kiểm soát nội bộ giúp các nhà quản trị quản lý hữu hiệu và hiệu quả hơn các nguồn lực kinh tế của công ty mình như: con người, tài sản, vốn ….,góp phần hạn chế tối đa những rủi ro phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh, đồng thời giúp doanh nghiệp xây dựng được một nền tảng quản lý vững chắc phục vụ cho quá trình mở rộng, và phát triển đi lên của doanh nghiệp Chi nhánh hoá dầu Đà Nẵng cũng không nằm ngoài mục tiêu đó. Là đơn vị trực thuộc Công ty Hoá dầu Việt Nam, hoạt động chủ yếu của chi nhánh là tiếp nhận và phân phối hàng hóa trên địa bàn các tỉnh duyên hải miền Trung và các tỉnh Tây Nguyên. Với thị trường khá rộng lại thêm đặc tính hàng hóa cồng kềnh, đa dạng, Chi nhánh thường xuyên vận chuyển hàng hóa, ngoài ra chính sách tín dụng của Chi nhánh chỉ áp dụng đối với khách hàng lớn mà khách hàng của Chi nhánh đa số là khách hàng thường xuyên. Dẫn đến khoản phải thu tại chi nhánh chiếm đến 50% tổng tài sản(theo số liệu cuối tháng 9-2009). Tuy nhiên Chi nhánh chưa có bộ phận kiểm soát riêng biệt, các nhân viên kiêm nhiệm nhiều chức năng. Bên cạnh đó hiện tại ở Chi nhánh đang áp dụng phần mềm kế toán Solomon, đặc điểm của phần mềm là các sổ độc lập nhau, phù hợp với doanh nghiệp có sự phân chia công việc tách bạch giữa các kế toán viên, tuy nhiên một kế toán viên lại kiêm nhiệm nhiều công việc khác nhau, ví dụ kế toán tiền mặt kiêm thủ quỹ, kế toán hàng hóa kiêm kế toán thanh toán… Trên cơ sở nhận thức được tầm quan trọng của kiểm soát nội bộ cùng với trải qua thời gian thực tập tại chi nhánh, em quyết định chọn đề tài” Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và phải thu khách hàng tại chi nhánh Hóa dầu Đà Nẵng” làm đề tài thực tập tốt nghiệp. Đề tài gồm các nội dung chính sau Phần 1: Cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền Phần 2: Thực trạng công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Chi nhánh Hóa dầu Đà Nẵng Phần 3: Đánh giá thực trạng và một số ý kiền nhằm hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Chi nhánh Hóa dầu Đà Nẵng. SVTH : Cao Thị Mai Ngọc – Lớp: 32K6.2 Trang 1 Luận văn tốt nghiệp GVHD : TS. Nguyễn Mạnh Toàn PHẦN 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN 1. Khái quát chung về hệ thống kiểm soát nội bộ 1.1. Định nghĩa hệ thống kiểm soát nội bộ Kiểm tra, kiểm soát luôn là chức năng quan trọng trong quản lý. Bên cạnh việc tổ chức hoạt động của đơn vị, vấn đề kiểm soát luôn được các nhà quản lý xây dựng,coi trọng nhằm giảm thiểu rủi ro và đạt được mục tiêu của doanh nghiệp. Vậy kiểm soát nội bộ (KSNB) là gì? Theo định nghĩa của COSO Ủy ban các tổ chức tài trợ (Committee of Sponsoring Organization), kiểm soát nội bộ là quy trình được áp dụng bởi hội đồng quản trị, nhà quản lý và các cá nhân khác, được thiết lập để đem lại sự bảo đảm tương đối nhằm thực hiện các mục tiêu sau: - Báo cáo tài chính đáng tin cậy. - Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả. - Tuân thủ các quy định và quy chế Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 400, hệ thống kiểm soát nội bộ là các quy định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị xây dựng và áp dụng nhằm bảo đảm cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định, để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hện gian lận, sai sót; để lập báo cáo tài chính trung thực, hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng tài sản của đơn vị. Theo Liên đoàn Kế toán Quốc tế (IFAC), hệ thống kiểm soát nội bộ là một hệ thống chính sách và thủ tục nhằm thực hiện bốn mục tiêu sau: 1- Bảo vệ tài sản của đơn vị, ngăn ngừa và phát hiện các hành vi lãng phí, gian lận hoặc sử dụng tài sản không hiệu quả. 2- Cung cấp thông tin kế toán chính xác và đáng tin cậy. 3- Đánh giá hiệu quả hoạt động của đơn vị 4- Đánh giá việc chấp hành các chính sách quy định tại đơn vị Như vậy, hệ thống KSNB thực chất là các hoạt động, biện pháp, kế hoạch, quan điểm, nội quy chính sách và nỗ lực của mọi thành viên trong tổ chức để đảm bảo cho tổ chức đó hoạt động hiệu quả và đạt được mục tiêu đã đề ra. KSNB không chỉ giới hạn ở chức năng tài chính và kế toán mà còn phải kiểm soát các chức năng khác như hành chính, quản lý sản suất. Do đó, có thể thấy rằng hai mục tiêu đầu là mục tiêu của KSNB về kế toán, còn hai mục tiêu sau là mục tiêu KSNB về quản lý. 1.2. Sự cần thiết của KSNB Một thực trạng khá phổ biến hiện nay là phương pháp quản lý của nhiều công ty còn lỏng lẻo, khi các công ty nhỏ được quản lý theo kiểu gia đình, còn những công ty lớn lại phân quyền điều hành cho cấp dưới mà thiếu sự kiểm tra đầy đủ. Cả hai mô hình này đều dựa trên sự tin tưởng cá nhân và thiếu những quy chế thông tin, kiểm tra chéo giữa các bộ phận để phòng ngừa gian lận. Đối với những công ty mà có sự tách biệt lớn giữa người quản lý và cổ đông, một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh sẽ góp phần tạo nên sự tin tưởng cao của SVTH: Cao Thị Mai Ngọc - Lớp: 32K6.2 Trang 2 Luận văn tốt nghiệp GVHD : TS. Nguyễn Mạnh Toàn cổ đông. Xét về điểm này, một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh là một nhân tố của một hệ thống quản trị doanh nghiệp vững mạnh, và điều này rất quan trọng đối với công ty có nhà đầu tư bên ngoài. Các nhà đầu tư sẽ thường trả giá cao hơn cho những công ty có rủi ro thấp hơn. Trong một tổ chức bất kỳ, sự thống nhất và xung đột quyền lợi chung - quyền lợi riêng của người sử dụng lao động với người lao động luôn tồn tại song hành. Nếu không có hệ thống kiểm soát nội bộ, làm thế nào để người lao động không vì quyền lợi riêng của mình mà làm những điều thiệt hại đến lợi ích chung của toàn tổ chức, của người sử đụng lao động? Làm sao quản lý được các rủi ro? Làm thế nào có thề phân quyền, ủy nhiệm, giao việc cho cấp dưới một cách chính xác, khoa học chứ không phải chỉ dựa trên sự tin tưởng cảm tính? Thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ chính là xác lập một cơ chế giám sát mà ở đó bạn không quản lý bằng lòng tin, mà bằng những quy định rõ ràng nhằm: Giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong kinh doanh (sai sót vô tình gây thiệt hại, các rủi ro làm chậm kế hoạch, tăng giá thành, giảm chất lượng sản phẩm ),bảo vệ tài sản khỏi bị hư hỏng, mất mát, hao hụt, gian lận, lừa gạt, trộm cắp đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính,đảm bảo mọi thành viên tuân thủ nội quy của công ty cũng như các quy định của luật pháp, đảm bảo sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt được mục tiêu đặt ra, bảo vệ quyền lợi của nhà đầu tư, cổ đông và gây dựng lòng tin đối với họ. 1.3. Các yếu tố cơ bản của hệ thống kiểm soát nội bộ doanh nghiệp Tùy vào loại hình hoạt động, mục tiêu và quy mô của doanh nghiệp mà hệ thống kiểm soát nội bộ được sử dụng khác nhau. Nhưng nói chung hệ thống kiểm soát nội bộ gồm 5 yếu tố chính sau: - Môi trường kiểm soát: - Đánh giá rủi ro: xác định các rủi ro xuất phát từ các nhân tố bên trong, bên ngoài doanh nghiệp - Hệ thống thông tin kế toán: bao gồm các phương pháp và hệ thống sổ sách chứng từ kế toán, được thiết lập bởi nhà quản lý để ghi chép và báo cáo về các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh cũng như tài sản và nguồn vốn của đơn vị - Các thủ tục kiểm soát: là các chính sách và thủ tục được thiết lập bởi nhà quản lý của đơn vị để đảm bảo thực hiện các mục tiêu đã định. - Giám sát hệ thống kiểm soát: là quá trình đánh giá tính hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ. Mỗi một yếu tố trong hệ thống bao gồm các chính sách và các thủ tục được doanh nghiệp thiết kế và thực hiện nhằm đảm bảo thực hiên các mục tiêu nói trên. 1.3.1. Môi trường kiểm soát Môi trường kiểm soát bao gồm các nhân tố có tính chất môi trường tác động đến việc thiết kế, hoạt động và sự hữu hiệu của các chính sách, thủ tục của đơn vị. Các yếu tố này chủ yếu liên quan đến quan điểm, thái độ, nhận thức và hành động của nhà quản lý đơn vị. - Đặc thù về quản lý: + Quan điểm của nhà quản lý: nếu nhà quản lý có quan điểm kinh doanh trung thực, lành mạnh, coi trọng tính trung thực của BCTC, đồng SVTH: Cao Thị Mai Ngọc - Lớp: 32K6.2 Trang 3 Luận văn tốt nghiệp GVHD : TS. Nguyễn Mạnh Toàn thời có những biện pháp để hạn chế tối đa rủi ro kinh doanh. Như vậy, môi trường kiệm soát sẽ mạnh, và chặt chẽ. + Phân bổ quyền lực: nếu quyền lực được phân chia hợp lý cho nhiều người thì môi trường kiểm soát sẽ tốt hơn - Cơ cấu tổ chức: là sự phân chia quyền hạn, trách nhiệm giữa các thành viên trong đơn vị. Một cơ cấu tổ chức tốt là cơ sở cho việc kiểm tra, giám sát, tổ chức hoạt động trong doanh nghiệp, góp phần tạo nên môi trường kiểm soát mạnh cũng như đảm bảo việc thực hiện mục tiêu của đơn vị. - Chính sách nhân sự: bao gồm toàn bộ các phương pháp quản lí nhân sự và các chế độ khác của đơn vị đối với việc tuyển dụng, huấn luyện, đánh giá, đề bạt, khen thưởng, kỉ luật các nhân viên của mình. Một chính sách nhân sự tốt không chỉ phát huy trình độ chuyên môn của nhân viên, tăng cường tính đoàn kết trong doanh nghiệp mà còn đảm bảo cho môi trường kiểm soát mạnh. - Công tác kế hoạch: bao gồm các kế hoạch sản xuất và tiêu thụ hay dự toán đầu tư, sữa chữa TSCĐ, tài chính. Nếu công tác kế hoạch được tiến hành một cách khoa học và nghiêm túc nó sẽ trở thành một công cụ kiểm soát hữu hiệu. Vì vậy, trong thực tế, nhà quản lý thường quan tâm xem xét đến tiến độ kế hoạch, theo dõi những nhân tố ảnh hưởng đến kế hoạch để phát hiện ra những biến động bất thường và xử lý kịp thời. - Bộ phận kiểm toán nội bộ: bộ phận này thực hiện giám sát và đánh giá thường xuyên về toàn bộ hoạt động của đơn vị. Vì vậy, đây là nhân tố quan trọng của môi trường kiểm soát. - Ủy ban kiểm toán: ủy ban kiểm toán trực thuộc Hội đồng quản trị bao gồm các ủy viên không phải nhân viên công ty. Có nhiệm vụ và quyền hạn: kiểm tra, giám sát công việc của kiểm toán viên nội bộ, giám sát chấp hành luật pháp của công ty, tiến trình lập BCTC, hòa giải mâu thuẫn giữa kiểm toán viên độc lập và ban giám đốc…Do vậy, sự độc lập và hữu hiệu trong hoạt động của ủy ban kiểm toán là nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát. - Các yếu tố bên ngoài: ngoài các yếu tố bên trong nói trên, hoạt động của đơn vị còn chịu ảnh hưởng của môi trường bên ngoài như luật pháp, sự kiểm soát của cơ quan Nhà nước, ảnh hưởng của chủ nợ… Các nhân tố này tuy không thuộc tầm kiểm soát của nhà quản lý nhưng lại có ảnh hưởng rất lớn đến nhà quản lý trong việc thiết kế và thực hiện hệ thống KSNB. 1.3.2. Đánh giá rủi ro của doanh nghiệp Dù cho quy mô, cấu trúc, loại hình hay vị trí địa lý khác nhau, nhưng bất kỳ công ty nào cũng có thể bị tác động bởi các rủi ro xuất hiện từ các yếu tố bên trong hoặc bên ngoài. Do đó, hệ thống kiểm soát nội bộ cần có phần xác định các rủi ro. Đánh giá rủi ro là việc xác định và phân tích rủi ro có liên quan đến quá trình hướng đến mục tiêu của doanh nghiệp, làm cơ sở cho việc xác định các cách thức, biện pháp xử lý và hạn chế rủi ro. 1.3.3. Hệ thống thông tin kế toán Hệ thống kế toán là một yếu tố quan trọng trong hệ thống KSNB. Hệ thống kế toán không những cung cấp những thông tin kinh tế tài chính cần thiết cho những SVTH: Cao Thị Mai Ngọc - Lớp: 32K6.2 Trang 4 Luận văn tốt nghiệp GVHD : TS. Nguyễn Mạnh Toàn đối tượng sử dụng thông tin mà còn có tác dụng kiểm soát nhiều mặt hoạt động của đơn vị. Hệ thống thông tin kế toán thường bao gồm hai phần có quan hệ chặt chẽ với nhau là hệ thống thông tin kế toán tài chính và hệ thống thông tin kế toán quản trị. Hai bộ phận này thường sử dụng chung về phần lớn dữ liệu đầu vào, thế nhưng quá trình xử lý và sản phẩm đầu ra lại có nhiều khác biệt về hình thành và cung cấp thông tin nhằm đáp ứng những nhu cầu khác nhau. Các mục tiêu tổng quát của hệ thống KSNB về phương diện kế tóan bao gồm: - Tính có thật: kế toán chỉ ghi chép những nghiệp vụ kinh tế có thật, thực sự phát sinh, chứ không ghi chép những nghiệp vụ giả tạo vào sổ sách của đơn vị. - Tính đầy đủ: nghĩa là không được loại bỏ, giấu bớt, để ngoài sổ sách các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. - Sự đánh giá: không để xảy ra những sai phạm trong việc tính toán hay áp dụng các nguyên tắc tính giá, đo lường. - Sự phân loại: đảm bảo số liệu được ghi chép vào đúng tài khoản, đúng sổ sách kế toán liên quan. - Đúng kỳ: việc ghi nhận doanh thu, chi phí phải đúng kỳ, niên độ kế toán. - Chuyển sổ và tổng hợp chính xác: Các nghiệp vụ phải được chuyển sổ và tổng hợp chính xác. - Trình bày và khai báo: số liệu phải được trình bày và khai báo trên các BCTC đúng đắn, phù hợp với các quy định chuẩn mực hiện hành 1.3.4. Các thủ tục kiểm soát Các thủ tục kiểm soát được người quản lý đơn vị xây dựng để thực hiện các mục tiêu kiểm soát nội bộ: bảo vệ tài sản, cung cấp số liệu đáng tin cậy… Các thủ tục kiểm soát được thiết kế phù hợp với từng loại nghiệp vụ cụ thể nên rất khác nhau giữa các đơn vị và nghiệp vụ khác nhau. Tuy nhiên, các thủ tục kiểm soát thường được xây dựng trên các nguyên tắc cơ bản sau: - Nguyên tắc phê duyệt và ủy quyền: Theo nguyên tắc này, tất cả các nghiệp vụ phải được phê duyệt của cấp có thẩm quyền hoặc của người được ủy quyền một cách thích hợp. Theo đó các cấp dưới được giao cho quyết định và giải quyết một số công việc trong một phạm vi nhất định, thay mặt người quản lý chịu trách nhiệm về công việc đó. Quá trình ủy quyền được tiếp tục mở rộng xuống các cấp thấp hơn tạo nên một hệ thống phân chia trách nhiệm và quyền hạn mà vẫn không làm mất đi tính tập trung của đơn vị. Vấn đề phê duyệt này có thể được chia thành 2 loại: phê duyệt cụ thể và phê duyệt chung. + Sự phê duyệt cụ thể được áp dụng đối với các nghiệp vụ có tính bất thường, trọng yếu hoặc đối với các dự án chương trình. Chẳng hạn như: các nghiệp vụ liên quan đến việc mở rộng nhà máy, mua hoặc bán chi nhánh… + Phê duyệt chung được áp dụng khi công ty thiết lập các quy định, chính sách từ trước cho loại nghiệp vụ đó và thông thường đây là các nghiệp vụ có tính chất thường xuyên. Chẳng hạn, ban giám đốc công ty đã phê chuẩn hạn mức tín dụng hoặc chính sách giảm giá thống nhất, các bộ phận như phòng kinh doanh, SVTH: Cao Thị Mai Ngọc - Lớp: 32K6.2 Trang 5 Luận văn tốt nghiệp GVHD : TS. Nguyễn Mạnh Toàn phòng kế toán được thực hiện các loại nghiệp vụ này cho khách hàng mà không cần có sự phê duyệt cụ thể của BGĐ nữa. - Nguyên tắc phân công phân nhiệm: theo nguyên tắc này, công việc và trách nhiệm được phân chia cho nhiều người trong một bộ phận hoặc nhiều bộ phận trong một tổ chức. Cơ sở của nguyên tắc này là trong một chế độ nhiều người làm việc, các sai sót dễ phát hiện hơn và các gian lận khó xảy ra hơn. Việc phân công phân phân nhiệm còn có tác dụng tạo ra sự chuyên môn hóa và giúp cho việc kiểm tra và thúc đẩy lấn nhau trong công việc. - Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: nguyên tắc này đòi hỏi phải tách biệt về trách nhiệm đối với công việc. Nguyên tắc này làm giảm thiểu rủi ro trong việc gian lận, biển thủ tài sản của đơn vị. + Trách nhiệm thực hiện nghiệp vụ và trách nhiệm ghi chép sổ sách. + Trách nhiệm bảo quản tài sản và ghi chép sổ sách + Trách nhiệm xét duyệt và ghi chép sổ sách. + Chức năng kế toán và chức năng tài chính + Chức năng thực hiện và chức năng kiểm soát. Nguyên tắc này xuất phát từ mối quan hệ giữa các trách nhiệm nêu trên mà sự kiêm nhiệm sẽ dẫn đến gian lận khó phát hiện. Ngoài ba nguyên tắc cơ bản khi xây dựng các thủ tục kiểm soát, kiếm soát nội bộ trong một đơn vị còn bao gồm những quy định cụ thể để kiểm tra, kiểm soát hoạt động và tài sản của đơn vị 1.3.4.1. Kiểm soát vât chất đối với tài sản và sổ sách Các hoạt động kiểm soát này chính là giới hạn khả năng tiếp cận về mặt vật lý đối với tài sản của công ty. Ví dụ: hệ thống kho tàng với hệ thống khóa, camera quan sát, thiết bị chống trộm, báo cháy… Các thiết bị này sẽ ngăn ngừa hoặc hạn chế việc những người không có phận sự tiếp xúc trực tiếp đối với tài sản hoặc gián tiếp thông qua chứng từ sổ sách đơn vị. Việc so sánh, đối chiếu giữa sổ sách kế toán và tài sản hiện có trên thực tế bắt buộc phải được thực hiện định kỳ. Khi có bất kỳ chênh lệch nào cũng cần phải điều tra và xem xét nguyên nhân, nhờ đó sẽ phát hiện được những yếu kém về các thủ tục bảo vệ tài sản và sổ sách có liên quan. Nếu không thực hiện công việc này thì tài sản có thể bị bỏ phế, mất mát hoặc có thể không phát hiện được những hành vi đánh cắp. Ngoài ra đơn vị cũng cần kiểm soát vật chất thông tin trên máy tính nhằm bảo đảm cho những thiết bị máy tính và phần mềm tránh được các rủi ro do môi trường, nguồn cung cấp điện, hỏa hoạn, hay việc sử dụng sai mục đích… Các hoạt động kiểm soát sẽ rất cần thiết cho việc bảo vệ các thiết bị máy tính hạn chế tối đa những thiệt hại do môi trường tự nhiên hay do sự phá hoại của con người. Bên cạnh đó, tổ chức lưu trữ, bảo quản tài liệu kế toán khoa học, an toàn, đúng quy định để dễ dàng truy cập khi cần thiết. Cũng nhằm đề phòng các rủi ro có thể xảy ra, mọi tập tin và chương trình cần được sao chép, lưu trữ và cập nhật SVTH: Cao Thị Mai Ngọc - Lớp: 32K6.2 Trang 6 Luận văn tốt nghiệp GVHD : TS. Nguyễn Mạnh Toàn thường xuyên trên các đĩa mềm, đĩa CD hay các phương tiện lưu trữ khác. Các bản sao cần phải lưu trữ tách biệt với nơi lưu trữ bản gốc. 1.3.4.2 Kiểm soát kế toán Để thông tin đáng tin cậy cần phải thực hiện nhiều hoạt động kiểm soát nhằm kiểm tra tính xác thực, đầy đủ các nghiệp vụ, trong đó kiểm soát kế toán là một thành phần quan trọng, đó là việc kiểm tra chặt chẽ các chứng từ sổ sách kế toán từ việc tính toán các con số, số liệu, xem xét các chữ ký liên quan đã đầy đủ và chính xác chưa, đến kiểm tra việc luân chuyển chứng từ sổ sách…Kiểm soát kế toán cần đảm bảo các nguyên tắc sau: - Các chứng từ phải được đánh số liên tục trước khi sử dụng để có thể dễ kiểm soát, tránh thất lạc và dễ truy cập khi cần thiết. - Chứng từ cần được lập ngay khi nghiệp vụ vừa xảy ra, hoặc càng sớm càng tốt. Chứng từ kế toán phải lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo nội dung quy định trên mẫu, đủ số liên quy định. - Chứng từ kế toán phải có đầy đủ chữ ký, do người có thẩm quyền hoặc người được uỷ quyền ký, người ký tên trên chứng từ phải chịu trách nhiệm về nội dung của chứng từ. - Cần thiết kế các chứng từ sổ sách đơn giản, rõ ràng dễ hiểu và có thể sử dụng cho nhiều công dụng khác nhau. - Phải tổ chức luân chuyển chứng từ khoa học và kịp thời, nghĩa là chứng từ chỉ đi qua các bộ phận có liên quan đến nghiệp vụ, và phải được xử lý nhanh chóng để chuyển cho bộ phận tiếp theo. - Sổ sách cần phải đóng chắc chắn, đánh số trang, quy định nguyên tắc ghi chép, có chữ ký xét duyệt của người kiểm soát… 1.3.4.3 Kiểm tra độc lập việc thực hiện Đây là một quy định kiểm tra một cách độc lập việc thực hiện nhiệm vụ của các thành viên trong đơn vị hoặc một quy trình nhằm phát hiện những sai phạm có thể xảy ra và điều chỉnh kịp thời. Thủ tục kiểm soát này được thiết lập xuất phát từ hạn chế vốn có của hệ thống KSNB. Ví dụ như đơn vị đã áp dụng nguyên tắc bất kiêm nhiệm nhưng vẫn không loại trừ khả năng có xảy ra sự thông đồng giữa những nhân viên đảm nhận các phần hành khác nhau để tham ô tài sản. Để đạt hiệu quả cao, kiểm tra độc lập nên được thực hiện đột xuất bởi những thành viên, bộ phận độc lập với bộ phận hoặc hoạt động được kiểm tra. Điều này sẽ giúp cho hoạt động hoặc bộ phận được kiểm tra phải thực hiện công việc một cách chính xác hơn 1.3.4.4 Kiếm soát trong môi trường áp dụng máy tính Kiểm soát trong môi trường áp dụng máy tính bao gồm kiểm soát chung và kiểm soát ứng dụng a) Kiểm soát chung trong hệ thống kế tóan bằng máy Kiểm soát chung lạ các hoạt động kiểm soát liên quan tới toàn bộ hệ thống xử lý. Kiểm soát chung được thiết lập nhằm đảm bảo an toàn toàn bộ hệ thống thông SVTH: Cao Thị Mai Ngọc - Lớp: 32K6.2 Trang 7 Luận văn tốt nghiệp GVHD : TS. Nguyễn Mạnh Toàn tin trên máy tính được ổn định và được quản trị tốt. Thông thường có các nhóm thủ tục kiểm soát chung như sau: - Kiểm soát hoạt động của tổ chức - Kiểm soát chứng từ - Kiếm soát việc giải trình tài sản - Kiểm soát quá trình quản lý - Kiểm soát hoạt động của dữ liệu trung tâm - Kiểm soát sự ủy quyền - Kiểm soát việc đăng nhập dữ liệu b) Kiểm soát ứng dụng trong hệ thống kế toán bằng máy tính Kiểm soát ứng dụng là các chính sách, thủ tục thực hiện chỉ ảnh hưởng đến một hệ thống ứng dụng cụ thể. Một hệ thống ứng dụng thường được thực hiện qua 3 giai đoạn: nhập liệu, xử lý và kết xuất. Do đó, kiểm soát ứng dụng cũng bao gồm ba nhóm thủ tục kiểm soát sau: - Kiểm soát nhập liệu: được thực hiện từ khi có nguồn dữ liệu cho đến khi hoàn tất việc nhập liệu vào hệ thống. + Kiểm soát nguồn dữ liệu Kiểm soát nguồn dữ liệu nhằm đảm bảo rằng dữ liệu nhập vào là hợp lệ. Các thủ tục kiểm soát cụ thể gồm: kiểm tra việc đánh số trước các chứng từ gốc, sử dụng các chứng từ luân chuyển, dữ liệu trước khi nhập vào hệ thống cần được chuẩn y và phê duyệt một cách đầy đủ và hợp lý, đánh dấu chứng từ đã sử dụng,, sử dụng các thiết bị kiểm tra tính hợp pháp của chứng từ trước khi nhập liệu, nhập ngay tại thời điểm bán, tạo số kiểm tra… Kiểm tra quá trình nhập liệu: kiểm soát quá trình nhập liệu: kiểm tra tính tuần tự khi nhập liệu; kiểm tra vùng dữ liệu; kiểm tra dấu; kiểm tra tính có thật của các nghiệp vụ; kiểm tra tính hợp lý; kiểm tra giới hạn; kiểm tra tính đầy đủ; định dạng trước khi nhập liệu; sử dụng các giá trị mặc định và tạo số tự động; thông báo lỗi đầy đủ và hướng dẫn sửa lỗi,… - Kiểm soát quá trình xử lý dữ liệu: nhằm kiểm tra sự chính xác của thông tin kế toán trong quá trình xử lý số liệu. Có các thủ tục: kiểm tra ràng buộc toàn vẹn dữ liệu; kiểm tra dữ liệu hiện hành; kiểm soát trình tự xử lý dữ liệu; nhận biết tập tin một cách hữu hình; kiểm tra dữ liệu phù hợp; đối chiếu với dữ liệu ngoài hệ thống; đối chiếu số liệu giữa tổng hợp và chi tiết… - Kiểm soát thông tin đầu ra: xem xét các kết xuất nhằm đảm bảo nội dung thông tin cung cấp và hình thức phù hợp với nhu cầu sử dụng thông tin; đối chiếu giữa kết xuất và dữ liệu nhập thông qua các thông số tổng kiểm soát nhằm đảm bảo tính chính xác của thông tin; chuyển giao chính xác thông tin đến đúng người sử dụng; quy định hủy các thông tin bí mật sau khi tạo kết xuất trên giấy than, trên các bản in thử, các bản nháp… 1.3.5. Giám sát hệ thống kiểm soát Bao gồm đánh giá việc thiết kế và vận hành hệ thống kiểm soát, kể cả viêc điều chỉnh các thủ tục kiểm soát cần thiết. Giám sát được thực hiện thông qua các hình thức: SVTH: Cao Thị Mai Ngọc - Lớp: 32K6.2 Trang 8 Luận văn tốt nghiệp GVHD : TS. Nguyễn Mạnh Toàn - Giám sát thường xuyên toàn bộ hoạt động của đơn vị - Đánh giá độc lập - Báo cáo những sai sót Thông thường quá trình giám sát hệ thống kiểm soát được giao cho bộ phận kiểm toán nội bộ của đơn vị thực hiện 1.3.6. Những hạn chế vốn có của hệ thống kiểm soát nội bộ Trong thực tế, không thể có một hệ thống KSNB hoàn hảo. Bởi lẽ ngay cả khi có thể xây dựng hệ thống hoàn hảo về cấu trúc, thì hiệu quả thực sự của nó vẫn tùy thuộc vào nhân tố chủ yếu là con người, tức là phụ thuộc vào năng lực làm việc và tính đáng tin cậy của lực lượng nhân sự. Một hệ thống tốt cũng chỉ có thể hạn chế tối đa những sai phạm, các hạn chế vốn có của hệ thống KSNB gồm: - Phạm vi của KSNB bị giới hạn bởi vấn đề chi phí. Các nhà quản lý luôn đòi hỏi chi phí cho cuộc kiểm tra phải hiệu quả, nghĩa là phải ít hơn tổn thất do sai phạm và gian lận gây ra. - Hầu hết các biện pháp kiểm tra đều tập trung vào các sai phạm thông thường có thể dự kiến được, vì thế khó có thể phát hiện được các sai phạm đột xuất hay bất thường. - Sai phạm của nhân viên xảy ra do thiếu thận trọng, xao lãng, sai lầm trong xét đoán, hoặc hiểu sai các hướng dẫn của cấp trên. - Việc điều hành và kiểm tra có thể bị vô hiệu hóa do sự thông đồng với bên ngoài hoặc giữa các nhân viêc trong đơn vị - Các thủ tục kiểm soát có thể không còn phù hợp vì điều kiện thực tế đã thay đổi. 2. Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền 2.1.Khái quát chu trình bán hàng và thu tiền 2.1.1. Nội dung của chu trình bán hàng và thu tiền Bán hàng và thu tiền quá trình chuyển quyền sở hữu của sản phẩm, hàng hóa hay dịch vụ cho khách hàng. Quá trình này được bắt đầu từ yêu cầu mua của khách hàng thông qua đơn đặt hàng, hợp đồng mua hàng… và kết thúc bằng việc chuyển đổi hàng hóa thành tiền. Hàng hóa là những tài sản hay dịch vụ chứa đựng giá trị và có thể bán được; tiền tệ là phương tiện thanh toán nhờ đó mọi quan hệ giao dịch thanh toán được giải quyết tức thời. Tuy nhiên, ranh giới của bán hàng và thu tiền được thể chế hóa trong từng thời kỳ và cho từng đói tượng cũng có điểm cụ thể khác nhau. Ví dụ, phạm vi của hàng hóa có hoặc không bao hàm đất đai, sức lao động… là tùy thuộc vào quan hệ xã hội trong từng thời kỳ và cho từng đối tượng cũng có điểm cụ thể khác nhau. Bán hàng là một quá trình có mục đích thống nhất song phương thức thực hiện mục đích này rất đa dạng. Chẳng hạn, theo phương trao đổi và thanh toán có thể bán hàng theo phương thức thu tiền mặt trực tiếp hoặc thu qua ngân hàng, bán hàng theo phương thức giao hàng trực tiếp nhưng thu tiền sau, bán hàng theo phương thức gửi hàng, theo yêu cầu của khách hàng và chờ khách hàng chấp nhận. Theo phương thức cụ thể của quá trình trao đổi, hàng hóa sản xuất ra, dịch SVTH: Cao Thị Mai Ngọc - Lớp: 32K6.2 Trang 9 Luận văn tốt nghiệp GVHD : TS. Nguyễn Mạnh Toàn vụ hoàn thành có thể bán trực tiếp cho người tiêu dùng theo phương thức bán lẻ hoặc gián tiếp qua phương thức bán buôn, bán hàng qua đại lý… Với mỗi phương thức này, trình tự của quá trình bán hàng diễn ra khác nhau, các thủ tục giao nhận, thanh toán cũng khác nhau, tổ chức công tác kế toán, kiểm soát cũng khác nhau. 2.1.2. Chức năng của chu trình bán hàng và thu tiền 2.1.2.1. Xử lý đặt hàng của người mua Đặt hàng của người mua có thể là đơn đặt hàng, là phiếu yêu cầu mua hàng, là yêu cầu qua thư, fax, điện thoại và sau đó là hợp đồng về mua-bán hàng hóa dịch vụ… Về pháp lý, đó là việc bày tỏ sự sẵn sàng mua hàng hóa theo những điều kiện xác định. Do đó, có thể xem đây là điểm bắt đầu của toàn bộ chu trình. Trên cơ sở pháp lý này, người bán có thể xem xét để đưa ra quyết định bán qua phiếu tiêu thụ và lập hóa đơn bán hàng. 2.1.2.2. Xét duyệt bán chịu Do bán hàng gắn liền với thu tiền trong cùng một khái niệm “tiêu thụ” nên ngay từ thỏa thuận ban đầu, sau khi quyết định bán cần xem xét và quyết định bán chịu một phần hoặc toàn bộ lô hàng. Tuy nhiên, ở nhiều công ty việc ghi đúng bán chịu được tiến hành trên các lệnh bán hàng trước khi vận chuyển hàng do một người am hiểu về tài chính và về khách hàng xét duyệt. Việc xét duyệt có thể được tính toán cụ thể trên lợi ích của cả hai bên theo hướng khuyến khích người mua trả tiền nhanh qua tỷ lệ giảm giám khác nhau theo thời hạn thanh toán. Trên thực tế, cũng có doanh nghiệp bỏ qua chức năng này và dẫn tới nợ khó đòi và thậm chí thất thu do khách hàng mất khả năng thanh toán hoặc cố tình không thanh toán do sơ hở trong thỏa thuận ban đầu này. 2.1.2.3. Chuyển giao hàng Đây là chức năng kế tiếp chức năng duyệt bán hàng. Theo nghĩa hẹp của khái niệm “tiêu thụ” thì vận chuyển hàng hóa đến người mua là điểm bắt đầu chu trình nên thường là điểm chấp nhận được ghi sổ bán hàng. Vào lúc giao hàng chứng từ vận chuyển cũng được lập. Chứng từ vận chuyển thường là hóa đơn vận chuyển hay vận đơn. Các công ty có quy mô lớn, có diễn biến thường xuyên về nghiệp vụ bán hàng thường lập sổ vận chuyển để cập nhật các chững từ vận chuyển 2.1.2.4. Lập và kiểm tra hóa đơn Hóa đơn bán hàng là chứng từ chỉ rõ mẫu mã, số lượng hàng hóa, giá cả hàng hóa gồm cả giá gốc hàng hóa, chi phí vận chuyển, bao rhiểm và các yếu tố khác theo luật thuế giá trị gia tăng. Hóa đơn được lập thành 3 liên: liên 1 được lưu tại nơi lập, liên 2 giao khách hàng, liên 3 ghi sổ và theo dõi thu tiền. Như vậy hóa đơn vừa là phương thức chỉ rõ cho khách hàng về số tiền và thời hạn thanh toán của từng nghiệp vụ, vừa là căn cứ ghi sổ Nhật ký bán hàng và theo dõi các khoản phải thu. 2.1.2.5. Xử lý và ghi sổ các khoản thu tiền Sau khi thực hiện các chức năng về bán hàng cùng ghi sổ kế toán các nghiệp vụ này cần thực hiện tiếp các chức năng thu tiền cả trong điều kiện bình thường và không bình thường. Trong mọi trường hợp đều cần xử lý và ghi sổ các SVTH: Cao Thị Mai Ngọc - Lớp: 32K6.2 Trang 10 [...]... từng khách hàng trong từng nhóm khách Ví dụ: mã khách hàng công ty xăng dầu Bình Định: C00-002800 Nhờ mã hóa tất cả các loại hàng hóa và khách hàng, chi nhánh dễ dàng quản lý các thông tin về từng khách hàng, từng mặt hàng Nhờ vậy, việc kiểm soát quy trình bán hàng và thu tiền thu n lợi hơn, tránh xảy ra sai sót trong việc sai lệch thông tin 2 Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền Kiểm soát chu. .. TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CHI NHÁNH HÓA DẦU ĐÀ NẴNG A – Đặc điểm tình hình chung về Chi nhánh hóa dầu Đà Nẵng 1 Giới thiệu chung về Chi nhánh 1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Chi nhánh hóa dầu Đà Nẵng 1.1.1 Khái quát về Công Ty hoá Dầu Petrolimex Công ty Dầu nhờn Petrolimex được thành lập ngày 09/6/1994 theo QĐ số 745TM/TCCB của Bộ Trưởng Bộ Thương Mại với ngành... Chứng từ: Hóa đơn GTGT Hóa đơn bán hàng thông thường - …… Cơ sở dữ liệu phân hệ bán hàng Báo cáo quản trị đầu ra BCTC Nhật ký bán hàng Sổ cái và sổ chi tiết TK 155,156,131,511,63 2,1331 Sổ chi tiết bán hàng Sổ chi tiết thanh toán người mua Sổ chi tiết thanh toán người mua bằng ngoại tệ 2.2 Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền 2.2.1 Các mục tiêu và thủ tục kiểm soát đối với nghiệp vụ bán hàng. .. bán hàng và thu tiền Kiểm soát chu trình bán hàng và thu tiền là quá trình kiểm soát 5 chức năng chính của chu trình như sau: - Tiếp nhận đơn đặt hàng - Kiểm tra công nợ khách hàng - Xuất hàng - Ghi nhận nghiệp vụ bán hàng và theo dõi công nợ khách hàng - Thu tiền khách hàng Mục đích của việc kiểm soát quá trình này nhằm đảm bảo chu trình diễn ra đúng trình tự, các bộ phận thực hiện đúng chức năng,... vụ bán hàng để kiểm tra nội bộ về việc lập hóa đơn theo giá cả từng loại hàng tài thời điểm bán và ghi chép vào sổ kế toán Cách ly trách nhiệm ghi sổ bán hàng với ghi sổ chi tiết các khoản phải thu ở người mua Lập cân đối thu tiền hàng tháng và gửi người mua Tổ chức đối chi u nộ bộ các khỏan bán hàng- thu tiền 2.2.2 Mục tiêu và thủ tục kiểm soát đối với nghiệp vụ thu tiền Mục Nội dung Các thủ tục kiểm. .. trình bán hàng và thu tiền tại Chi nhánh Hóa dầu Đà Nẵng 1 Đặc điểm hàng hóa và khách hàng 1.1 Đặc điểm hàng hóa Hàng hóa dầu mỡ nhờn kinh doanh tại chi nhánh rất đa dạng về chủng loại Được phân thành nhiều dòng khác nhau, ví dụ: dòng Moto oil, dòng Racer, dòng Diesen, Và mỗi dòng lại có mã bao bì khác nhau; hộp 1lít, hộp 0.8 lít, thùng 15 kg, phuy, Do đặc tính hàng hóa cồng kềnh, nên vấn đề sắp xếp hàng. .. Chi nhánh Hóa dầu Đà Nẵng- địa chỉ : lô 12-13B4, đường Ngô quyền-TP Đà nẵng Chi nhánh Hóa dầu Sài gòn-địa chỉ : số 15 Lê Duẩn, TP Hồ Chí Minh, Chi nhánh Hoá dầu Cần Thơ-địa chỉ : Trà Nóc, TP Cần Thơ Và 2 nhà máy : Nhà máy Dầu nhờn Thượng lý - Hải phòng, công suất 20.000 tấn/năm, Nhà máy Dầu nhờn Nhà Bè- TP Hồ Chí Minh, công suất 25.000 tấn/năm 1.1.2 Khái quát về chi nhánh Hóa dầu Đà Nẵng Chi nhánh hóa. .. dầu Đà Nẵng Chi nhánh hóa dầu Đà Nẵng là đơn vị trực thu c Công ty cổ phần hóa dầu Petrolimex (PLC Đà Nẵng) Ngày 10/08/1994 Tổng Giám đốc Công ty cổ phần hóa dầu Petrolimex đã ra quyết định số 1062/TM-TCCB thành lập Chi nhánh hóa dầu Đà Nắng Tháng 3/2006 Công ty Hóa Dầu Petrolimex chuyển đổi mô hình hoạt động sang mô hình công ty cổ phần, Chi nhánh Hóa dầu Đà Nẵng theo đó cũng chuyển đổi, hoạt động kinh... tên hàng, số lượng, mã khách hàng, quy cách, chất lượng hàng, yêu cầu thời gian nhận hàng Đơn đặt hàng sau khi được kiểm tra và xét duyệt bán chịu sẽ được chuyển qua bộ phận bán hàng để tổ chức thực hiện đơn hàng - Lệnh bán hàng: là chứng từ được ban hành sau khi đơn đặt hàng của khách hàng được chấp nhận, cho phép bán các mặt hàng trên đơn đặt hàng - Phiếu xuất kho: chứng từ xác nhận việc hàng hóa. .. với khách hàng Trường hợp khi giao hàng có tranh chấp về hàng hóa, lái xe phải bình tĩnh, giải thích và đồng thời báo ngay về phòng ĐB DMN để phối hợp làm việc với khách hàng - Trong quá trình giao hàng: + Đối với xe tải của Chi nhánh: Lái xe phải ghi đầy đủ các thông tin vào Sổ theo dõi giao hàng và đề nghị khách hàng xác nhận Trường hợp khách hàng có ý kiến phản hồi thì đề nghị khách hàng ghi vào . khỏan bán hàng-thu tiền 2. 2 .2. Mục tiêu và thủ tục kiểm soát đối với nghiệp vụ thu tiền Mục tiêu Nội dung Các thủ tục kiểm soát SVTH: Cao Thị Mai Ngọc - Lớp: 32K6 .2 Trang 15 Luận văn tốt nghiệp. phần hành kế toán bán hàng Dữ liệu đầu vào Xử lý dữ liệu Báo cáo đầu ra 2. 2. Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền 2. 2.1. Các mục tiêu và thủ tục kiểm soát đối với nghiệp vụ bán hàng Mục. cũng khác nhau, tổ chức công tác kế toán, kiểm soát cũng khác nhau. 2. 1 .2. Chức năng của chu trình bán hàng và thu tiền 2. 1 .2. 1. Xử lý đặt hàng của người mua Đặt hàng của người mua có thể là đơn