Luận văn kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và phải thu khách hàng tại chi nhánh hóa dầu đà nẵng

Lời mở đầu Ngày nay, kiểm soát nội đóng vai trò quan trọng hoạt động kinh tế doanh nghiệp tổ chức Kiểm soát nội giúp nhà quản trị quản lý hữu hiệu hiệu nguồn lực kinh tế cơng ty như: người, tài sản, vốn ….,góp phần hạn chế tối đa rủi ro phát sinh trình sản xuất kinh doanh, đồng thời giúp doanh nghiệp xây dựng tảng quản lý vững phục vụ cho trình mở rộng, phát triển lên doanh nghiệp Chi nhánh hố dầu Đà Nẵng khơng nằm ngồi mục tiêu Là đơn vị trực thuộc Cơng ty Hoá dầu Việt Nam, hoạt động chủ yếu chi nhánh tiếp nhận phân phối hàng hóa địa bàn tỉnh duyên hải miền Trung tỉnh Tây Nguyên Với thị trường rộng lại thêm đặc tính hàng hóa cồng kềnh, đa dạng, Chi nhánh thường xun vận chuyển hàng hóa, ngồi sách tín dụng Chi nhánh áp dụng khách hàng lớn mà khách hàng Chi nhánh đa số khách hàng thường xuyên Dẫn đến khoản phải thu chi nhánh chiếm đến 50% tổng tài sản(theo số liệu cuối tháng 9-2009) Tuy nhiên Chi nhánh chưa có phận kiểm sốt riêng biệt, nhân viên kiêm nhiệm nhiều chức Bên cạnh Chi nhánh áp dụng phần mềm kế toán Solomon, đặc điểm phần mềm sổ độc lập nhau, phù hợp với doanh nghiệp có phân chia cơng việc tách bạch kế tốn viên, nhiên kế toán viên lại kiêm nhiệm nhiều cơng việc khác nhau, ví dụ kế tốn tiền mặt kiêm thủ quỹ, kế tốn hàng hóa kiêm kế tốn toán… Trên sở nhận thức tầm quan trọng kiểm soát nội với trải qua thời gian thực tập chi nhánh, em định chọn đề tài” Kiểm sốt nội chu trình bán hàng phải thu khách hàng chi nhánh Hóa dầu Đà Nẵng” làm đề tài thực tập tốt nghiệp Đề tài gồm nội dung sau Phần 1: Cơ sở lý luận kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền SVTH : Cao Thị Mai Ngọc – Lớp: 32K6.2 Trang Luận văn tốt nghiệp GVHD : TS Nguyễn Mạnh Toàn Phần 2: Thực trạng cơng tác kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền Chi nhánh Hóa dầu Đà Nẵng Phần 3: Đánh giá thực trạng số ý kiền nhằm hồn thiện cơng tác kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền Chi nhánh Hóa dầu Đà Nẵng PHẦN CƠ SỞ LÝ LUẬN KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN Khái quát chung hệ thống kiểm soát nội 1.1 Định nghĩa hệ thống kiểm soát nội Kiểm tra, kiểm sốt ln chức quan trọng quản lý Bên cạnh việc tổ chức hoạt động đơn vị, vấn đề kiểm sốt ln nhà quản lý xây dựng,coi trọng nhằm giảm thiểu rủi ro đạt mục tiêu doanh nghiệp Vậy kiểm sốt nội (KSNB) gì? Theo định nghĩa COSO Ủy ban tổ chức tài trợ (Committee of Sponsoring Organization), kiểm soát nội quy trình áp dụng hội đồng quản trị, nhà quản lý cá nhân khác, thiết lập để đem lại bảo đảm tương đối nhằm thực mục tiêu sau: - Báo cáo tài đáng tin cậy - Hoạt động hữu hiệu hiệu SVTH: Cao Thị Mai Ngọc - Lớp: 32K6.2 Trang Luận văn tốt nghiệp - GVHD : TS Nguyễn Mạnh Toàn Tuân thủ quy định quy chế Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 400, hệ thống kiểm soát nội quy định thủ tục kiểm soát đơn vị xây dựng áp dụng nhằm bảo đảm cho đơn vị tuân thủ pháp luật quy định, để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa phát hện gian lận, sai sót; để lập báo cáo tài trung thực, hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý sử dụng tài sản đơn vị Theo Liên đồn Kế tốn Quốc tế (IFAC), hệ thống kiểm soát nội hệ thống sách thủ tục nhằm thực bốn mục tiêu sau: 1- Bảo vệ tài sản đơn vị, ngăn ngừa phát hành vi lãng phí, gian lận sử dụng tài sản khơng hiệu 2- Cung cấp thơng tin kế tốn xác đáng tin cậy 3- Đánh giá hiệu hoạt động đơn vị 4- Đánh giá việc chấp hành sách quy định đơn vị Như vậy, hệ thống KSNB thực chất hoạt động, biện pháp, kế hoạch, quan điểm, nội quy sách nỗ lực thành viên tổ chức để đảm bảo cho tổ chức hoạt động hiệu đạt mục tiêu đề KSNB khơng giới hạn chức tài kế tốn mà phải kiểm sốt chức khác hành chính, quản lý sản suất Do đó, thấy hai mục tiêu đầu mục tiêu KSNB kế tốn, hai mục tiêu sau mục tiêu KSNB quản lý 1.2 Sự cần thiết KSNB Một thực trạng phổ biến phương pháp quản lý nhiều cơng ty lỏng lẻo, cơng ty nhỏ quản lý theo kiểu gia đình, cơng ty lớn lại phân quyền điều hành cho cấp mà thiếu kiểm tra đầy đủ Cả hai mô hình dựa tin tưởng cá nhân thiếu quy chế thông tin, kiểm tra chéo phận để phòng ngừa gian lận Đối với cơng ty mà có tách biệt lớn người quản lý cổ đông, hệ thống kiểm sốt nội vững mạnh góp phần tạo nên tin tưởng cao cổ đông Xét điểm này, hệ thống kiểm soát nội vững mạnh nhân tố SVTH: Cao Thị Mai Ngọc - Lớp: 32K6.2 Trang Luận văn tốt nghiệp GVHD : TS Nguyễn Mạnh Toàn hệ thống quản trị doanh nghiệp vững mạnh, điều quan trọng cơng ty có nhà đầu tư bên Các nhà đầu tư thường trả giá cao cho cơng ty có rủi ro thấp Trong tổ chức bất kỳ, thống xung đột quyền lợi chung - quyền lợi riêng người sử dụng lao động với người lao động tồn song hành Nếu khơng có hệ thống kiểm soát nội bộ, làm để người lao động khơng quyền lợi riêng mà làm điều thiệt hại đến lợi ích chung tồn tổ chức, người sử đụng lao động? Làm quản lý rủi ro? Làm có thề phân quyền, ủy nhiệm, giao việc cho cấp cách xác, khoa học khơng phải dựa tin tưởng cảm tính? Thiết lập hệ thống kiểm sốt nội xác lập chế giám sát mà bạn khơng quản lý lòng tin, mà quy định rõ ràng nhằm: Giảm bớt nguy rủi ro tiềm ẩn kinh doanh (sai sót vơ tình gây thiệt hại, rủi ro làm chậm kế hoạch, tăng giá thành, giảm chất lượng sản phẩm ),bảo vệ tài sản khỏi bị hư hỏng, mát, hao hụt, gian lận, lừa gạt, trộm cắp đảm bảo tính xác số liệu kế tốn báo cáo tài chính,đảm bảo thành viên tuân thủ nội quy công ty quy định luật pháp, đảm bảo sử dụng tối ưu nguồn lực đạt mục tiêu đặt ra, bảo vệ quyền lợi nhà đầu tư, cổ đơng gây dựng lòng tin họ 1.3 Các yếu tố hệ thống kiểm soát nội doanh nghiệp Tùy vào loại hình hoạt động, mục tiêu quy mơ doanh nghiệp mà hệ thống kiểm soát nội sử dụng khác Nhưng nói chung hệ thống kiểm sốt nội gồm yếu tố sau: - Mơi trường kiểm sốt: - Đánh giá rủi ro: xác định rủi ro xuất phát từ nhân tố bên trong, bên ngồi doanh nghiệp - Hệ thống thơng tin kế toán: bao gồm phương pháp hệ thống sổ sách chứng từ kế toán, thiết lập nhà quản lý để ghi chép báo cáo nghiệp vụ kinh tế tài phát sinh tài sản nguồn vốn đơn vị SVTH: Cao Thị Mai Ngọc - Lớp: 32K6.2 Trang Luận văn tốt nghiệp - GVHD : TS Nguyễn Mạnh Tồn Các thủ tục kiểm sốt: sách thủ tục thiết lập nhà quản lý đơn vị để đảm bảo thực mục tiêu định - Giám sát hệ thống kiểm soát: q trình đánh giá tính hữu hiệu hệ thống kiểm soát nội Mỗi yếu tố hệ thống bao gồm sách thủ tục doanh nghiệp thiết kế thực nhằm đảm bảo thực hiên mục tiêu nói 1.3.1 Mơi trường kiểm sốt Mơi trường kiểm sốt bao gồm nhân tố có tính chất mơi trường tác động đến việc thiết kế, hoạt động hữu hiệu sách, thủ tục đơn vị Các yếu tố chủ yếu liên quan đến quan điểm, thái độ, nhận thức hành động nhà quản lý đơn vị - Đặc thù quản lý: + Quan điểm nhà quản lý: nhà quản lý có quan điểm kinh doanh trung thực, lành mạnh, coi trọng tính trung thực BCTC, đồng thời có biện pháp để hạn chế tối đa rủi ro kinh doanh Như vậy, mơi trường kiệm sốt mạnh, chặt chẽ + Phân bổ quyền lực: quyền lực phân chia hợp lý cho nhiều người mơi trường kiểm soát tốt - Cơ cấu tổ chức: phân chia quyền hạn, trách nhiệm thành viên đơn vị Một cấu tổ chức tốt sở cho việc kiểm tra, giám sát, tổ chức hoạt động doanh nghiệp, góp phần tạo nên mơi trường kiểm sốt mạnh đảm bảo việc thực mục tiêu đơn vị - Chính sách nhân sự: bao gồm tồn phương pháp quản lí nhân chế độ khác đơn vị việc tuyển dụng, huấn luyện, đánh giá, đề bạt, khen thưởng, kỉ luật nhân viên Một sách nhân tốt khơng phát huy trình độ chun mơn nhân viên, tăng cường tính đồn kết doanh nghiệp mà đảm bảo cho mơi trường kiểm sốt mạnh - Cơng tác kế hoạch: bao gồm kế hoạch sản xuất tiêu thụ hay dự toán đầu tư, sữa chữa TSCĐ, tài Nếu cơng tác kế hoạch tiến hành cách khoa học nghiêm túc trở thành cơng cụ kiểm sốt hữu hiệu Vì vậy, SVTH: Cao Thị Mai Ngọc - Lớp: 32K6.2 Trang Luận văn tốt nghiệp GVHD : TS Nguyễn Mạnh Toàn thực tế, nhà quản lý thường quan tâm xem xét đến tiến độ kế hoạch, theo dõi nhân tố ảnh hưởng đến kế hoạch để phát biến động bất thường xử lý kịp thời - Bộ phận kiểm toán nội bộ: phận thực giám sát đánh giá thường xuyên tồn hoạt động đơn vị Vì vậy, nhân tố quan trọng môi trường kiểm soát - Ủy ban kiểm toán: ủy ban kiểm toán trực thuộc Hội đồng quản trị bao gồm ủy viên khơng phải nhân viên cơng ty Có nhiệm vụ quyền hạn: kiểm tra, giám sát công việc kiểm toán viên nội bộ, giám sát chấp hành luật pháp cơng ty, tiến trình lập BCTC, hòa giải mâu thuẫn kiểm toán viên độc lập ban giám đốc…Do vậy, độc lập hữu hiệu hoạt động ủy ban kiểm toán nhân tố quan trọng mơi trường kiểm sốt - Các yếu tố bên ngồi: ngồi yếu tố bên nói trên, hoạt động đơn vị chịu ảnh hưởng mơi trường bên ngồi luật pháp, kiểm soát quan Nhà nước, ảnh hưởng chủ nợ… Các nhân tố không thuộc tầm kiểm sốt nhà quản lý lại có ảnh hưởng lớn đến nhà quản lý việc thiết kế thực hệ thống KSNB 1.3.2 Đánh giá rủi ro doanh nghiệp Dù cho quy mô, cấu trúc, loại hình hay vị trí địa lý khác nhau, cơng ty bị tác động rủi ro xuất từ yếu tố bên bên ngồi Do đó, hệ thống kiểm sốt nội cần có phần xác định rủi ro Đánh giá rủi ro việc xác định phân tích rủi ro có liên quan đến q trình hướng đến mục tiêu doanh nghiệp, làm sở cho việc xác định cách thức, biện pháp xử lý hạn chế rủi ro 1.3.3 Hệ thống thơng tin kế tốn Hệ thống kế tốn yếu tố quan trọng hệ thống KSNB Hệ thống kế tốn khơng cung cấp thơng tin kinh tế tài cần thiết cho đối tượng sử dụng thơng tin mà có tác dụng kiểm sốt nhiều mặt hoạt động đơn vị Hệ thống thông tin kế tốn thường bao gồm hai phần có quan hệ chặt chẽ SVTH: Cao Thị Mai Ngọc - Lớp: 32K6.2 Trang Luận văn tốt nghiệp GVHD : TS Nguyễn Mạnh Tồn với hệ thống thơng tin kế tốn tài hệ thống thơng tin kế toán quản trị Hai phận thường sử dụng chung phần lớn liệu đầu vào, trình xử lý sản phẩm đầu lại có nhiều khác biệt hình thành cung cấp thông tin nhằm đáp ứng nhu cầu khác Các mục tiêu tổng quát hệ thống KSNB phương diện kế tóan bao gồm: - Tính có thật: kế toán ghi chép nghiệp vụ kinh tế có thật, thực phát sinh, khơng ghi chép nghiệp vụ giả tạo vào sổ sách đơn vị - Tính đầy đủ: nghĩa khơng loại bỏ, giấu bớt, để sổ sách nghiệp vụ kinh tế phát sinh - Sự đánh giá: không để xảy sai phạm việc tính tốn hay áp dụng nguyên tắc tính giá, đo lường - Sự phân loại: đảm bảo số liệu ghi chép vào tài khoản, sổ sách kế toán liên quan - Đúng kỳ: việc ghi nhận doanh thu, chi phí phải kỳ, niên độ kế tốn - Chuyển sổ tổng hợp xác: Các nghiệp vụ phải chuyển sổ tổng hợp xác - Trình bày khai báo: số liệu phải trình bày khai báo BCTC đắn, phù hợp với quy định chuẩn mực hành 1.3.4 Các thủ tục kiểm soát Các thủ tục kiểm soát người quản lý đơn vị xây dựng để thực mục tiêu kiểm soát nội bộ: bảo vệ tài sản, cung cấp số liệu đáng tin cậy… Các thủ tục kiểm soát thiết kế phù hợp với loại nghiệp vụ cụ thể nên khác đơn vị nghiệp vụ khác Tuy nhiên, thủ tục kiểm soát thường xây dựng nguyên tắc sau: - Nguyên tắc phê duyệt ủy quyền: Theo nguyên tắc này, tất nghiệp vụ phải phê duyệt cấp có thẩm quyền người ủy quyền cách thích hợp Theo cấp giao cho định giải số công việc phạm vi định, thay mặt người quản lý chịu trách nhiệm SVTH: Cao Thị Mai Ngọc - Lớp: 32K6.2 Trang Luận văn tốt nghiệp GVHD : TS Nguyễn Mạnh Tồn cơng việc Q trình ủy quyền tiếp tục mở rộng xuống cấp thấp tạo nên hệ thống phân chia trách nhiệm quyền hạn mà khơng làm tính tập trung đơn vị Vấn đề phê duyệt chia thành loại: phê duyệt cụ thể phê duyệt chung + Sự phê duyệt cụ thể áp dụng nghiệp vụ có tính bất thường, trọng yếu dự án chương trình Chẳng hạn như: nghiệp vụ liên quan đến việc mở rộng nhà máy, mua bán chi nhánh… + Phê duyệt chung áp dụng cơng ty thiết lập quy định, sách từ trước cho loại nghiệp vụ thơng thường nghiệp vụ có tính chất thường xun Chẳng hạn, ban giám đốc công ty phê chuẩn hạn mức tín dụng sách giảm giá thống nhất, phận phòng kinh doanh, phòng kế tốn thực loại nghiệp vụ cho khách hàng mà khơng cần có phê duyệt cụ thể BGĐ - Nguyên tắc phân công phân nhiệm: theo nguyên tắc này, công việc trách nhiệm phân chia cho nhiều người phận nhiều phận tổ chức Cơ sở nguyên tắc chế độ nhiều người làm việc, sai sót dễ phát gian lận khó xảy Việc phân cơng phân phân nhiệm có tác dụng tạo chun mơn hóa giúp cho việc kiểm tra thúc đẩy lấn công việc - Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: nguyên tắc đòi hỏi phải tách biệt trách nhiệm công việc Nguyên tắc làm giảm thiểu rủi ro việc gian lận, biển thủ tài sản đơn vị  Trách nhiệm thực nghiệp vụ trách nhiệm ghi chép sổ sách  Trách nhiệm bảo quản tài sản ghi chép sổ sách  Trách nhiệm xét duyệt ghi chép sổ sách  Chức kế toán chức tài  Chức thực chức kiểm soát SVTH: Cao Thị Mai Ngọc - Lớp: 32K6.2 Trang Luận văn tốt nghiệp GVHD : TS Nguyễn Mạnh Toàn Nguyên tắc xuất phát từ mối quan hệ trách nhiệm nêu mà kiêm nhiệm dẫn đến gian lận khó phát Ngoài ba nguyên tắc xây dựng thủ tục kiểm soát, kiếm soát nội đơn vị bao gồm quy định cụ thể để kiểm tra, kiểm soát hoạt động tài sản đơn vị 1.3.4.1 Kiểm soát vât chất tài sản sổ sách Các hoạt động kiểm soát giới hạn khả tiếp cận mặt vật lý tài sản công ty Ví dụ: hệ thống kho tàng với hệ thống khóa, camera quan sát, thiết bị chống trộm, báo cháy… Các thiết bị ngăn ngừa hạn chế việc người khơng có phận tiếp xúc trực tiếp tài sản gián tiếp thông qua chứng từ sổ sách đơn vị Việc so sánh, đối chiếu sổ sách kế tốn tài sản có thực tế bắt buộc phải thực định kỳ Khi có chênh lệch cần phải điều tra xem xét nguyên nhân, nhờ phát yếu thủ tục bảo vệ tài sản sổ sách có liên quan Nếu khơng thực cơng việc tài sản bị bỏ phế, mát không phát hành vi đánh cắp Ngồi đơn vị cần kiểm sốt vật chất thơng tin máy tính nhằm bảo đảm cho thiết bị máy tính phần mềm tránh rủi ro môi trường, nguồn cung cấp điện, hỏa hoạn, hay việc sử dụng sai mục đích… Các hoạt động kiểm soát cần thiết cho việc bảo vệ thiết bị máy tính hạn chế tối đa thiệt hại môi trường tự nhiên hay phá hoại người Bên cạnh đó, tổ chức lưu trữ, bảo quản tài liệu kế toán khoa học, an toàn, quy định để dễ dàng truy cập cần thiết Cũng nhằm đề phòng rủi ro xảy ra, tập tin chương trình cần chép, lưu trữ cập nhật thường xuyên đĩa mềm, đĩa CD hay phương tiện lưu trữ khác Các cần phải lưu trữ tách biệt với nơi lưu trữ gốc 1.3.4.2 Kiểm soát kế toán SVTH: Cao Thị Mai Ngọc - Lớp: 32K6.2 Trang Luận văn tốt nghiệp GVHD : TS Nguyễn Mạnh Tồn Để thơng tin đáng tin cậy cần phải thực nhiều hoạt động kiểm soát nhằm kiểm tra tính xác thực, đầy đủ nghiệp vụ, kiểm sốt kế tốn thành phần quan trọng, việc kiểm tra chặt chẽ chứng từ sổ sách kế tốn từ việc tính toán số, số liệu, xem xét chữ ký liên quan đầy đủ xác chưa, đến kiểm tra việc luân chuyển chứng từ sổ sách…Kiểm soát kế toán cần đảm bảo nguyên tắc sau: - Các chứng từ phải đánh số liên tục trước sử dụng để dễ kiểm sốt, tránh thất lạc dễ truy cập cần thiết - Chứng từ cần lập nghiệp vụ vừa xảy ra, sớm tốt Chứng từ kế toán phải lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, xác theo nội dung quy định mẫu, đủ số liên quy định - Chứng từ kế toán phải có đầy đủ chữ ký, người có thẩm quyền người uỷ quyền ký, người ký tên chứng từ phải chịu trách nhiệm nội dung chứng từ - Cần thiết kế chứng từ sổ sách đơn giản, rõ ràng dễ hiểu sử dụng cho nhiều công dụng khác - Phải tổ chức luân chuyển chứng từ khoa học kịp thời, nghĩa chứng từ qua phận có liên quan đến nghiệp vụ, phải xử lý nhanh chóng để chuyển cho phận - Sổ sách cần phải đóng chắn, đánh số trang, quy định nguyên tắc ghi chép, có chữ ký xét duyệt người kiểm soát… 1.3.4.3 Kiểm tra độc lập việc thực Đây quy định kiểm tra cách độc lập việc thực nhiệm vụ thành viên đơn vị quy trình nhằm phát sai phạm xảy điều chỉnh kịp thời Thủ tục kiểm soát thiết lập xuất phát từ hạn chế vốn có hệ thống KSNB Ví dụ đơn vị áp dụng nguyên tắc bất kiêm nhiệm khơng loại trừ khả có xảy thông đồng nhân viên đảm nhận phần hành khác để tham ô tài sản SVTH: Cao Thị Mai Ngọc - Lớp: 32K6.2 Trang 10 Luận văn tốt nghiệp GVHD : TS Nguyễn Mạnh Toàn Chi nhánh hóa dầu Đà Nẵng coi doanh nghiệp có số nhân viên tương đối Cơ cấu tổ chức thiết kế vừa gọn nhẹ vừa tiết kiệm chi phí, nhân viên kiêm nhiệm nhiều chức năng, thực nhiều công việc Dù quy định, quy chế chi nhánh cho thấy có quan tâm đến hệ thống kiểm sốt nội Giám đốc Chi nhánh, khơng có phận thực thức chức kiểm tra, giám sát Nên hoạt động kinh doanh chi nhánh khơng thể tránh khỏi sai sót gian lận xảy không mong muốn Để tiết kiệm chi phí việc phải thành phòng ban làm nhiệm vụ kiểm soát Chi nhánh, Giám đốc kiêm nhiệm chức kiểm sốt Tuy nhiên để nâng cao tính hữu hiệu hệ thống kiểm sốt nội bộ, nhà quản lý khơng ngừng hồn thiện lực quản trị thông qua việc tiếp cận thường xuyên với thông tin kinh tế xã hội phương tiện thông tin đại chúng, đặc biệt văn pháp quy Nhà nước ban hành có liên quan đến mơi trường hoạt động chi nhánh, tham dự khóa đào tạo hệ thống kiểm sốt nội Các khóa đào tạo, huấn luyện nâng cao nghiệp vụ cần tổ chức vào thời gian linh hoạt để tất nhân viên tham gia Định kỳ luân phiên cơng việc phận có liên quan tới nghiệp vụ để tránh tình trạng cơng việc bị ngưng trệ nhân viên có việc nghỉ đột xuất 4.2 Hồn thiện chu trình bán hàng thu tiền Quy trình bán hàng thu tiền Chi nhánh thiết lập thủ tục kiểm soát tương đối chặt chẽ., có đối chiếu lẫn nhân viên, bên cạnh lại hỗ trợ kế tốn máy Tuy nhiên, có số kiến nghị nhằm hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền Chi nhánh 4.2.1 Hoàn thiện việc tiếp nhận đơn hàng kiểm tra công nợ Với trường hợp khách hàng mua hàng khơng có hợp đồng kí kết trước, u cầu khách hàng phải lập Đơn đặt hàng, chuyển Đơn đặt hàng cho cấp có thẩm quyền phê duyệt trước bán hàng SVTH: Cao Thị Mai Ngọc - Lớp: 32K6.2 Trang 90 Luận văn tốt nghiệp GVHD : TS Nguyễn Mạnh Tồn Bộ phận kế tốn hàng tháng phải chuyển báo cáo tuổi nợ khách hàng cho phòng ĐB DMN Phòng ĐB định chấp nhận đơn hàng khơng vào hạn mức tín dụng khách hàng mà vào tình hình tốn cơng nợ khách hàng Có thể tận dụng chức kiểm soát giá bán hình “giao hàng” hệ thống, cho phép giá bán dao động mức cho phép Như dù khách hàng có giá bán khác nhau, hạn chế việc thông đồng nhân viên bán hàng khách hàng 4.2.2 Hoàn thiện việc xuất hàng Hiện nay, kho đặt cách xa văn phòng chi nhánh, lái xe lên nhận liên HĐ GTGT đến kho để chất hàng lên xe giao khách hàng Thủ kho nhận hóa đơn coi lệnh bán hàng, hóa đơn chứng từ liên quay về, thủ kho vào để ghi thẻ kho, chuyển tồn hóa đơn đến phòng ĐB DMN Trong quy trình này, thủ kho khơng lưu lại chứng từ nào, dẫn đến khó khăn việc kiểm sốt vật chất kho, có mát thất khơng kịp thời xử lý Phòng ĐB DMN lập liên Biên giao nhận hàng kèm với Hóa đơn GTGT Thủ kho từ đối chiếu Biên giao nhận hàng với Hóa đơn GTGT khách hàng kí xác nhận Sau đó, lưu liên biên giao nhận hàng làm để kiểm soát vật chất Ngoài ra, xe vào cổng, bảo vệ phải đóng dấu kiểm sốt lên Hóa đơn 4.2.3 Hồn thiện kiểm sốt hệ thống thơng tin Cơng tác quản lý kinh doanh chi nhánh tin học hóa tồn Nhờ mà quy trình bán hàng liên tục, nhanh chóng phòng ban Tuy nhiên, bên cạnh tồn nhiều rủi ro bị virut phá hỏng liệu, hay lấy cắp liệu Chi nhánh cần có biện pháp nhằm ngăn ngừa rủi ro - Loại bỏ chức cài đặt ứng dụng máy thành viên Chỉ người quản trị hệ thống thông tin cài đặt ứng dụng cần thiết SVTH: Cao Thị Mai Ngọc - Lớp: 32K6.2 Trang 91 Luận văn tốt nghiệp - GVHD : TS Nguyễn Mạnh Toàn Cần phải thường xuyên cập nhật chương trình diệt vi rút phiên - Thông báo cho nhân viên tượng nhiễm vi rút để nhân viên phát thông báo kịp thời - Đối với kiểm sốt truy cập hệ thống: khơng nên đặt password khơng nên đặt trùng với tên người dùng, không nên sử dụng ngày sinh thân, người thân, số chứng minh nhân dân,… Không nên viết mật giấy hay sổ tay 4.2.4 Hồn thiện quy trình thu tiền - Với giấy báo Có từ ngân hàng, sau nhập liệu cần đóng dấu có dấu hiệu nhận biết Tránh trường hợp bỏ sót nhập trùng - Quy định số tiền mặt quỹ tối đa Quy định thời gian nộp tiền mặt vào ngân hàng Sổ theo dõi thu chi tiền mặt khơng có mục số dư đầu kỳ số dư cuối kỳ, cần bổ sung thêm nhằm thuận lợi cho việc kiểm tra - Vào cuối ngày, thủ quỹ trưởng phòng kế toán thực kiểm kê quỹ nhằm tránh trường hợp gian lận tiền mặt theo hình thức gối đầu - Hiện khách hàng toán tiền hàng cho Chi nhánh theo hình thức bù trừ cơng nợ Tức là, khách hàng trả dần số tiền nợ, việc dễ dàng việc theo dõi công nợ, lại khó khăn kiểm sốt việc tốn khách hàng Chi nhánh nên quy định khách hàng tốn tiền hàng theo hóa đơn mua hàng khách hàng 4.2.5 Hồn thiện theo dõi cơng nợ Khoản mục phải thu khách hàng chi nhánh chiếm tỉ trọng lớn bảng CĐKT (50% tổng tài sản) Do đó, ngồi việc quan tâm đến cơng tác xây dựng mức tín dụng cho khách hàng cách hợp lý, quy trình theo dõi cơng nợ khách hàng cần phải trọng thiết lập quy trình theo dõi chặt chẽ Có hạn chế rủi ro hình thành nợ khó đòi Hiện nay, theo dõi công nợ chi nhánh dừng việc cuối kỳ lập báo cáo, chưa có trình tự rõ ràng SVTH: Cao Thị Mai Ngọc - Lớp: 32K6.2 Trang 92 Luận văn tốt nghiệp GVHD : TS Nguyễn Mạnh Tồn Lưu đồ theo dõi cơng nợ hồn thiện sau: Căn vào hợp đồng sổ hoàn thành giao hàng, kế tốn cập nhật thơng tin vào sổ theo dõi cơng nợ Dựa vào kế tốn lập u cầu khách hàng toán đến hạn Căn vào báo cáo phân tích tuổi nợ, báo cáo cơng nợ tổng hợp, kế tốn theo dõi thời hạn nợ khách hàng Từ đó, lập yêu cầu toán khoản nợ khách hàng đến hạn Định kỳ, kế tồn lập biên đối chiếu cơng nợ gởi khách hàng xác nhận Sau lập báo cáo phân tích cơng nợ theo tuổi nợ gửi giám đốc phòng kinh doanh SVTH: Cao Thị Mai Ngọc - Lớp: 32K6.2 Trang 93 Luận văn tốt nghiệp GVHD : TS Nguyễn Mạnh Tồn KẾT LUẬN: Hệ thống kiểm sốt nội ngày giữ vai trò quan trọng hoạt động kinh doanh doanh nghiệp Kiểm soát nội không giúp nhà quản trị quản lý hữu hiệu hiệu nguồn lực kinh tế cơng ty mà giúp doanh nghiệp đảm bảo thực mục tiêu đề Ngoài ra, doanh nghiệp xây dựng hệ thống kiểm soát nội thực hữu hiệu với yếu tố vận hành nhịp nhàng nhân tố hỗ trợ lớn cho nhà quản lý Từ đó, đóng góp tích cực vào trưởng thành phát triển doanh nghiệp, đặc biệt kinh tế thị trường cạnh tranh khốc liệt Trong thời gian thực tập nghiên cứu đề tài “Kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền Chi nhánh hóa dầu Đà Nẵng”, em có hội so sánh lí luận thực tiễn, rút số nhận xét chung hệ thống kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền Từ đề xuất số ý kiền nhằm nâng cao hiệu hệ thống kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền Chi nhánh Chi nhánh hóa dầu Đà Nẵng số doanh nghiệp ứng dụng ERP quản lý doanh nghiệp Việc ứng dụng ERP góp phần nâng cao hiệu kiểm sốt nội bộ, đồng thời tiết kiệm chi phí Theo em, hướng nghiên cứu tích cực hệ thống kiểm sốt nội bộ, nhiên khả hạn chế, em chưa thể đào sâu tìm tòi kĩ SVTH: Cao Thị Mai Ngọc - Lớp: 32K6.2 Trang 94 Luận văn tốt nghiệp GVHD : TS Nguyễn Mạnh Toàn Với kiến thức khả nghiên cứu hạn chế nên đề tài khơng tránh khỏi sai sót Em mong nhận đóng góp ý kiến từ thầy cô bạn Một lần em xin gửi lời cảm ơn đến thầy giáo Ts Nguyễn Mạnh Tồn bảo tận tình với hướng dẫn nhiệt tình phòng kế tốn Chi nhánh hóa dầu Đà Nẵng giúp em hoàn thành luận văn Đà Nắng, tháng năm 2010 Sinh viên thực Cao Thị Mai Ngọc MỤC LỤC PHẦN CƠ SỞ LÝ LUẬN KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN - - SVTH: Cao Thị Mai Ngọc - Lớp: 32K6.2 Trang 95 Luận văn tốt nghiệp GVHD : TS Nguyễn Mạnh Toàn Khái quát chung hệ thống kiểm soát nội - 1.1 Định nghĩa hệ thống kiểm soát nội - 1.2 Sự cần thiết KSNB - 1.3 Các yếu tố hệ thống kiểm soát nội doanh nghiệp - 1.3.1 Mơi trường kiểm sốt .- 1.3.2 Đánh giá rủi ro doanh nghiệp - 1.3.3 Hệ thống thông tin kế toán - 1.3.4 Các thủ tục kiểm soát .- 1.3.5 Giám sát hệ thống kiểm soát - 1.3.6 Những hạn chế vốn có hệ thống kiểm soát nội - - Kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền .- 2.1.Khái quát chu trình bán hàng thu tiền - 2.1.1 Nội dung chu trình bán hàng thu tiền .- 2.1.2 Chức chu trình bán hàng thu tiền - 10 2.1.3 Các gian lận sai sót thường gặp chu trình bán hàng thu tiền - 11 2.1.4 Hệ thống chứng từ, sổ sách báo cáo chu trình - 12 2.2 Kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền .- 14 2.2.1 Các mục tiêu thủ tục kiểm soát nghiệp vụ bán hàng.- 14 2.2.2 Mục tiêu thủ tục kiểm soát nghiệp vụ thu tiền - 15 2.2.3 Các thủ tục kiểm sốt mơi trường áp dụng máy tính .- 16 - PHẦN THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CHI NHÁNH HÓA DẦU ĐÀ NẴNG - 18 A – Đặc điểm tình hình chung Chi nhánh hóa dầu Đà Nẵng - 18 Giới thiệu chung Chi nhánh - 18 1.1 Quá trình hình thành phát triển Chi nhánh hóa dầu Đà Nẵng - 18 1.1.1 Khái qt Cơng Ty hố Dầu Petrolimex - 18 1.1.2 Khái quát chi nhánh Hóa dầu Đà Nẵng - 19 - SVTH: Cao Thị Mai Ngọc - Lớp: 32K6.2 Trang 96 Luận văn tốt nghiệp GVHD : TS Nguyễn Mạnh Toàn 1.2 Lĩnh vực hoạt động - 19 Đặc điểm tổ chức quản lý chi nhánh .- 19 2.1 Chức nhiệm vụ - 19 2.1.1 Chức - 19 2.1.2 Nhiệm vụ - 19 2.2 Bộ máy quản lý .- 20 Tổ chức công tác kế toán .- 21 3.1 Tổ chức máy kế toán - 21 3.2 Hình thức sổ kế tốn - 23 B - Thực trạng kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền Chi nhánh Hóa dầu Đà Nẵng - 24 Đặc điểm hàng hóa khách hàng .- 24 1.1 Đặc điểm hàng hóa - 24 1.2 Đặc điểm khách hàng - 24 Kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền - 25 2.1 Kí hợp đồng - 26 2.2 Tiếp nhận đơn đặt hàng kiểm tra công nợ khách hàng - 27 - 2.3 Lập hóa đơn xuất hàng 32 2.3.1 Lập hóa đơn 32 2.3.2 Xuất hàng 34 2.4 Ghi nhận nghiệp vụ bán hàng theo dõi công nợ 39 2.4.1 Ghi nhận nghiệp vụ bán hàng .39 2.4.2 Theo dõi công nợ 45 2.5 Nghiệp vụ thu tiền khách hàng 49 PHẦN ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG VÀ MỘT SỐ Ý KIẾN HÒAN THIỆN CƠNG TÁC KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CHI NHÁNH HÓA DẦU ĐÀ NẴNG 54 Đánh giá thực trạng kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền 54 SVTH: Cao Thị Mai Ngọc - Lớp: 32K6.2 Trang 97 Luận văn tốt nghiệp GVHD : TS Nguyễn Mạnh Toàn 1.1 Đánh giá mơi trường kiểm sốt .54 1.2 Đánh giá hệ thống thông tin kế toán .54 1.3 Đánh giá hoạt động kiểm soát .55 1.4 Ứng dụng ERP quản lý điều hành Chi nhánh .55 Hạn chế hệ thống kiểm soát nội .57 Đánh giá thủ tục kiểm soát .58 3.1 Đối với nghiệp vụ bán hàng .58 3.2 Đối với nghiệp vụ thu tiền theo dõi công nợ 61 Một số ý kiến nhằm hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền 62 4.1 Hồn thiện mơi trường kiểm sốt 62 4.2 Hồn thiện chu trình bán hàng thu tiền .63 4.2.1 Hoàn thiện việc tiếp nhận đơn hàng kiểm tra cơng nợ 63 4.2.2 Hồn thiện việc xuất hàng 63 4.2.3 Hồn thiện kiểm sốt hệ thống thơng tin 64 4.2.4 Hoàn thiện quy trình thu tiền 64 4.2.5 Hồn thiện theo dõi cơng nợ .64 KẾT LUẬN: 66 MỤC LỤC 67 TÀI LIỆU THAM KHẢO - Gs Ts Nguyễn Quang Huỳnh, Kiểm tốn tài chính, Nhà xuất tài chính, Hà Nội, 2001 - Chế độ kế toán doanh nghiệp, báo cáo tài chính, chứng từ ghi sổ sổ kế tốn, Nhà xuất tài chính, 2006 SVTH: Cao Thị Mai Ngọc - Lớp: 32K6.2 Trang 98 Luận văn tốt nghiệp GVHD : TS Nguyễn Mạnh Toàn - Diễn đàn webketoan: ttp://www.webketoan.vn/forum/ - Diễn đàn ERP :http://www.erpsolution.com.vn/forumdisplay.php?f=103 - Tài liệu, sổ sách, bảng biểu Chi nhánh - Giáo trình kiểm tốn bản, trường ĐH Kinh tế Đà Nẵng - http://nqcenter.wordpress.com/2007/12/06/he-thong-kiem-soat-noi-bo/ SVTH: Cao Thị Mai Ngọc - Lớp: 32K6.2 Trang 99 Luận văn tốt nghiệp GVHD : TS Nguyễn Mạnh Toàn PHỤ LỤC Bảng báo giá Hợp đồng kinh tế Phụ lục hợp đồng kèm theo Tờ trình định mức dư nợ bán hàng Tờ trình đề nghị tiếp tục bán hàng Tờ trình sách bán hàng Phiếu đề nghị chỉnh số liệu Báo cáo nhập xuất tồn Báo cáo công nợ phải thu tổng hợp 10 Báo cáo phân tích cơng nợ theo tuổi nợ 11 Hóa đơn GTGT bảng kê toán cước vận chuyển, chứng từ làm toán cước vận chuyển SVTH: Cao Thị Mai Ngọc - Lớp: 32K6.2 Trang 100 Luận văn tốt nghiệp GVHD : TS Nguyễn Mạnh Toàn NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP SVTH: Cao Thị Mai Ngọc - Lớp: 32K6.2 Trang 101 Luận văn tốt nghiệp GVHD : TS Nguyễn Mạnh Toàn SVTH: Cao Thị Mai Ngọc - Lớp: 32K6.2 Trang 102 Luận văn tốt nghiệp GVHD : TS Nguyễn Mạnh Toàn NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN SVTH: Cao Thị Mai Ngọc - Lớp: 32K6.2 Trang 103 Luận văn tốt nghiệp GVHD : TS Nguyễn Mạnh Toàn SVTH: Cao Thị Mai Ngọc - Lớp: 32K6.2 Trang 104 ... thiện cơng tác kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền Chi nhánh Hóa dầu Đà Nẵng PHẦN CƠ SỞ LÝ LUẬN KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN Khái quát chung hệ thống kiểm soát nội 1.1 Định... NHÁNH HÓA DẦU ĐÀ NẴNG A – Đặc điểm tình hình chung Chi nhánh hóa dầu Đà Nẵng Giới thiệu chung Chi nhánh 1.1 Quá trình hình thành phát triển Chi nhánh hóa dầu Đà Nẵng 1.1.1 Khái qt Cơng Ty hố Dầu. .. trình bán hàng thu tiền 2.1.1 Nội dung chu trình bán hàng thu tiền Bán hàng thu tiền trình chuyển quyền sở hữu sản phẩm, hàng hóa hay dịch vụ cho khách hàng Quá trình yêu cầu mua khách hàng thông