Kiểm soát nội bộ chu trình hàng tồn kho

Ngày nay, kiểm soát nội bộ (KSNB) đang đóng một vai trò hết sức quan trọng trong hoạt động kinh tế của các doanh nghiệp và tổ chức. KSNB giúp các nhà quản trị quản lý hữu hiệu và hiệu quả hơn các nguồn lực kinh tế của công ty mình như: con người, tài sản, vốn …góp phần hạn chế tối đa những rủi ro phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh, đồng thời giúp doanh nghiệp xây dựng được một nền tảng quản lý vững chắc phục vụ cho quá trình mở rộng, và phát triển đi lên của doanh nghiệp. Sau đây là một số định nghĩa về KSNB: Theo Hội kế toán Anh quốc (England Association of Accountant EAA) hệ thống KSNB là: “Một hệ thống kiểm soát toàn diện có kinh nghiệm tài chính và các lĩnh vực khác nhau được thành lập bởi Ban quản lý nhằm : tiến hành kinh doanh của đơn vị trong trật tự và có hiệu quả; đảm bảo tuân thủ tuyệt đối đường lối kinh doanh của Ban quản trị; giữ an toàn tài sản; đảm bảo tính toàn diện và chính xác của số liệu hạch toán, những thành phần riêng lẻ của hệ thống KSNB được coi là hoạt động kiểm tra hoặc hoạt động kiểm tra nội bộ.” Theo Viện kiểm toán độc lập Hoa Kỳ (American Institute of Certificated Public Accountant AICPA): “Kiểm soát nội bộ bao gồm kế hoạch của tổ chức và tất cả các phương pháp phối hợp và đo lường được thừa nhận trong doanh nghiệp để bảo đảm an toàn tài sản có của họ, kiểm tra sự phù hợp và độ tin cậy của dữ liệu kế toán, tăng cường tính hiệu quả của hoạt động và khuyến khích việc thực hiện các chính sách quản lý lâu dài”. Theo Liên đoàn kế toán quốc tế (The International Federation of Accountant IFAC) thì: “Hệ thống kiểm soát nội bộ là kế hoạch của đơn vị và toàn bộ các phương pháp, các bước công việc mà các nhà quản lý doanh nghiệp tuân theo. Hệ thống Kiểm soát nội bộ trợ giúp cho các nhà quản lý đạt được mục tiêu một cách chắc chắn theo trình tự và kinh doanh có hiệu quả kể cả việc tôn trọng các quy chế quản lý; giữ an toàn tài sản, ngăn chặn, phát hiện sai phạm và gian lận; ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác, lập báo cáo tài chính kịp thời, đáng tin cậy”. Tuy các định nghĩa trên có khác nhau về từ ngữ song có mấy điểm chung sau: Thứ nhất là các cơ chế KSNB bao gồm toàn bộ các cơ chế nghiệp vụ; các quy trình; các quy chế nghiệp vụ cộng với một cơ cấu tổ chức (gồm sắp xếp, phân công phân nhiệm phân cấp, ủy quyền v.v...) nhằm làm cho hoạt động của doanh nghiệp được hiệu quả, an toàn; hệ thống KSNB chính là các bộ kiểm tra giám sát chuyên trách, trong đó có kiểm toán nội bộ nhằm đảm bảo cho việc vận hành các cơ chế KSNB nói trên được thực hiện nghiêm, có hiệu quả. Thứ hai là hệ thống KSNB sẽ gắn liền với mọi bộ phận, mọi quy trình nghiệp vụ và mọi nhân viên trong doanh nghiệp ít nhiều sẽ tham gia vào việc KSNB và kiểm soát lẫn nhau.

PHẦN I CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH HÀNG TỒN KHO

1 Tổng quan về hệ thống kiểm soát nội bộ

1.1 Định nghĩa

Ngày nay, kiểm soát nội bộ (KSNB) đang đóng một vai trò hết sức quantrọng trong hoạt động kinh tế của các doanh nghiệp và tổ chức KSNB giúp các nhàquản trị quản lý hữu hiệu và hiệu quả hơn các nguồn lực kinh tế của công ty mìnhnhư: con người, tài sản, vốn …góp phần hạn chế tối đa những rủi ro phát sinh trongquá trình sản xuất kinh doanh, đồng thời giúp doanh nghiệp xây dựng được một nềntảng quản lý vững chắc phục vụ cho quá trình mở rộng, và phát triển đi lên củadoanh nghiệp Sau đây là một số định nghĩa về KSNB:

Theo Hội kế toán Anh quốc (England Association of Accountant - EAA) hệthống KSNB là: “Một hệ thống kiểm soát toàn diện có kinh nghiệm tài chính và cáclĩnh vực khác nhau được thành lập bởi Ban quản lý nhằm : tiến hành kinh doanh củađơn vị trong trật tự và có hiệu quả; đảm bảo tuân thủ tuyệt đối đường lối kinh doanhcủa Ban quản trị; giữ an toàn tài sản; đảm bảo tính toàn diện và chính xác của số liệuhạch toán, những thành phần riêng lẻ của hệ thống KSNB được coi là hoạt độngkiểm tra hoặc hoạt động kiểm tra nội bộ.”

Theo Viện kiểm toán độc lập Hoa Kỳ (American Institute of CertificatedPublic Accountant - AICPA): “Kiểm soát nội bộ bao gồm kế hoạch của tổ chức vàtất cả các phương pháp phối hợp và đo lường được thừa nhận trong doanh nghiệp đểbảo đảm an toàn tài sản có của họ, kiểm tra sự phù hợp và độ tin cậy của dữ liệu kếtoán, tăng cường tính hiệu quả của hoạt động và khuyến khích việc thực hiện cácchính sách quản lý lâu dài”

Theo Liên đoàn kế toán quốc tế (The International Federation of Accountant IFAC) thì: “Hệ thống kiểm soát nội bộ là kế hoạch của đơn vị và toàn bộ cácphương pháp, các bước công việc mà các nhà quản lý doanh nghiệp tuân theo Hệthống Kiểm soát nội bộ trợ giúp cho các nhà quản lý đạt được mục tiêu một cáchchắc chắn theo trình tự và kinh doanh có hiệu quả kể cả việc tôn trọng các quy chếquản lý; giữ an toàn tài sản, ngăn chặn, phát hiện sai phạm và gian lận; ghi chép kếtoán đầy đủ, chính xác, lập báo cáo tài chính kịp thời, đáng tin cậy”

-Tuy các định nghĩa trên có khác nhau về từ ngữ song có mấy điểm chung sau:Thứ nhất là các cơ chế KSNB bao gồm toàn bộ các cơ chế nghiệp vụ; các quy trình;các quy chế nghiệp vụ cộng với một cơ cấu tổ chức (gồm sắp xếp, phân công phânnhiệm phân cấp, ủy quyền v.v ) nhằm làm cho hoạt động của doanh nghiệp đượchiệu quả, an toàn; hệ thống KSNB chính là các bộ kiểm tra giám sát chuyên trách,trong đó có kiểm toán nội bộ nhằm đảm bảo cho việc vận hành các cơ chế KSNBnói trên được thực hiện nghiêm, có hiệu quả Thứ hai là hệ thống KSNB sẽ gắn liềnvới mọi bộ phận, mọi quy trình nghiệp vụ và mọi nhân viên trong doanh nghiệp ítnhiều sẽ tham gia vào việc KSNB và kiểm soát lẫn nhau

1.2 Phân loại

1.2.1 Kiểm soát nội bộ về kế toán

KSNB về kế toán được thiết lập để định hướng cho hoạt động của bộ máy kếtoán nhằm hướng đến hai mục tiêu sau:

a) Bảo vệ tài sản của đơn vị: tài sản của đơn vị rất đa dạng và phong phú.Chúng có thể bị xâm phạm hoặc được dùng vào những mục đích không chính đánghoặc bị hư hại nếu như không có hệ thống kiểm soát đủ mạnh để bảo vệ nó.

b) Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin: bộ máy kế toán xử lý và tổng hợpcác thông tin kinh tế, tài chính làm căn cứ cho việc ra quyết định của nhà quản lý.Như vậy các thông tin mà kế toán cung cấp phải cung cấp phải kịp thời, chính xác,đáng tin cậy về thực trạng hoạt động và phản ánh đầy đủ, khách quan các nội dungchủ yếu của mọi hoạt động kinh tế tài chính

1.2.2 Kiểm soát nội bộ về quản lý

KSNB về quản lý được thiết lập để điều hành mọi nhân viên, mọi hoạt độngtrong đơn vị nhằm hướng đến hai mục tiêu sau:

a) Đảm bảo việc thực hiện các chế độ pháp lý: hệ thống KSNB được thiết lậpphải đảm bảo sự tuân thủ về các quy chế quản lý liên quan đến hoạt động sản xuấtkinh doanh của doanh nghiệp Như vậy hệ thống KSNB phải: duy trì và kiểm traviệc tuân thủ các chính sách có liên quan; ngăn chặn và phát hiện kịp thời các gianlận và sai sót; đảm bảo các ghi chép kế toán đầy đủ chính xác

b) Đảm bảo hiệu quả, hiệu lực của hoạt động: các quá trình kiểm soát nhằmngăn ngừa sự trùng lắp không cần thiết trong việc xử lý các nghiệp vụ gây lãng phí

và không hiệu quả trong việc sử dụng các nguồn lực

1.3 Sự cần thiết và lợi ích của hệ thống kiểm soát nội bộ

Trong một tổ chức bất kỳ, sự thống nhất và xung đột quyền lợi chung - quyềnlợi riêng của người sử dụng lao động với người lao động luôn tồn tại song hành Nếukhông có hệ thống KSNB, làm thế nào để người lao động không vì quyền lợi riêngcủa mình mà làm những điều thiệt hại đến lợi ích chung của toàn tổ chức, của người

sử đụng lao động? Làm sao quản lý được các rủi ro? Làm thế nào có thề phânquyền, ủy nhiệm, giao việc cho cấp dưới một cách chính xác, khoa học chứ khôngphải chỉ dựa trên sự tin tưởng cảm tính? Để làm được điều này ta phải xây dựng một

hệ thống KSNB

KSNB là những phương pháp và chính sách được thiết kế để ngăn chặn gianlận, giảm thiểu sai sót, khuyến khích hiệu quả hoạt động, và nhằm đạt được sự tuânthủ các chính sách và quy trình được thiết lập Một hệ thống KSNB vững mạnh sẽgiúp đem lại các lợi ích sau cho công ty:

• Đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính của công ty

• Giảm bớt rủi ro gian lận hoặc trộm cắp đối với công ty do bên thứ ba hoặc nhânviên của công ty gây ra

• Giảm bớt rủi ro sai sót không cố ý của nhân viên mà có thể gây tổn hại chocông ty

• Giảm bớt rủi ro không tuân thủ chính sách và quy trình kinh doanh của công ty

• Ngăn chặn việc tiếp xúc những rủi ro không cần thiết do quản lý rủi ro chưađầy đủ

Thông thường, khi công ty phát triển lên thì lợi ích của một hệ thống KSNBcũng trở nên to lớn hơn vì người chủ công ty sẽ gặp nhiều khó khăn hơn trong việcgiám sát và kiểm soát các rủi ro này nếu chỉ dựa vào kinh nghiệm giám sát trực tiếpcủa bản thân

1.4 Các yếu tố cấu thành nên hệ thống kiểm soát nội bộ

Để đáp ứng yêu cầu quản lý cũng như đảm bảo hiệu quả trong hoạt động củacác đơn vị và tổ chức cần xây dựng và không ngừng củng cố hệ thống KSNB với bayếu tố sau: môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán và các thủ tục kiểm soát.

1.4.1 Môi trường kiểm soát

Môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ nhân tố bên trong và bên ngoài đơn vị

có tính môi trường tác động đến việc thiết kế, hoạt động và xử lý dữ liệu của các loạihình KSNB Các nhân tố thuộc môi trường kiểm soát chung phụ thuộc vào quanđiểm, thái độ, nhận thức cũng như hành động của nhà quản trị doanh nghiệp Cácnhân tố bao gồm:

 Đặc thù về quản lý: là quan điểm của người quản lý đơn vị đối với các báocáo tài chính cũng như đối với rủi ro trong kinh doanh Nếu nhà quản lý củađơn vị là người trung thực, cạnh tranh lành mạnh thì sẽ coi trọng tính trungthực của báo cáo tài chính và tìm cách hạn chế các rủi ro trong kinh doanh

Vì vậy, họ sẽ cố gắng thiết kế hệ thống KSNB một cách chặt chẽ để thực hiệncác mục tiêu mà mình đề ra Đặc thù về quản lý còn là việc phân bổ quyềnlực trong đơn vị Có những đơn vị quyền lực được tập trung trong tay mộtngười nhưng có những đơn vị quyền lực được phân tán cho nhiều người Vềnguyên tắc thì quyền lực không được tập trung vào tay của một người Tuynhiên cũng có những ngoại lệ Nếu quyền lực được tập trung vào tay của mộtngười, mà người này có đạo đức, có trình độ năng lực có tính quyết đoán nắmquyền tập trung ở đơn vị thì môi trường kiểm soát vẫn được xem là tốt

 Cơ cấu tổ chức: là sự phân chia trách nhiệm, quyền hạn giữa các bộ phậntrong đơn vị Đảm bảo được nguyên tắc là thiết lập được điều hành và kiểmsoát toàn bộ hoạt động của đơn vị, không bỏ sót hay chồng chéo giữa các bộphận; có sự độc lập tương đối giữa các bộ phận

 Công tác kế hoạch: là hệ thống các kế hoạch, dự toán về tình hình sản xuất,doanh thu, lợi nhuận…Nếu công tác kế hoạch này được thực hiện tốt vànghiêm túc nó sẽ là một công cụ kiểm soát hữu hiệu

 Chính sách nhân sự: là toàn bộ các phương pháp quản lý nhân sự và các chế

độ khác của đơn vị đối với việc tuyển dụng, huấn luyện, đánh giá, đề bạt vàkhen thưởng, kỉ luật các nhân viên của mình Một chính sách nhân sự tốt làmột yếu tố đảm bảo cho môi trường kiểm soát vững mạnh

 Ban kiểm soát: gồm một số thành viên được Hội đồng cổ đông bầu ra cónhiệm vụ giám sát sự chấp hành luật pháp, giám sát tiến trình lập báo cáo tàichính, giám sát hoạt động của kiểm toán viên nội bộ

 Bộ phận kiểm toán nội bộ: Nếu như kiểm toán độc lập đã có mặt ở Việt Namđược hơn mười năm thì cho đến nay, khái niệm kiểm toán nội bộ vẫn còn xa

lạ với nhiều nhà quản lý Tuy nhiên, yêu cầu hội nhập WTO, sự phát triểnnhanh chóng của thị trường chứng khoán và những vụ bê bối về quản trị ởmột số doanh nghiệp lớn của Nhà nước gần đây cho thấy sự cần thiết củakiểm toán nội bộ ở doanh nghiệp Bộ phận này thực hiện việc giám sát vàđánh giá thường xuyên về đơn vị Vì vậy, đây là một nhân tố quan trọng củamôi trường kiểm soát

1.4.2 Hệ thống kế toán

Thông tin kế toán rất quan trọng đối với những đối tượng sử dụng thông tintrong và ngoài đơn vị Hệ thống kế toán thông qua chức năng của mình từ việc thuthập, xử lý cho đến cung cấp thông tin về các nghiệp vụ kinh tế tài chính cho các đốitượng thông qua các báo cáo tài chính và báo cáo quản trị Đồng thời cũng góp phầnbảo vệ tài sản, chống gian lận và sử dụng không hiệu quả các nguồn lực Một hệthống kế toán có hiệu lực thì phải đảm bảo các mục tiêu sau:

- Tính có thật: nghĩa là các ngiệp vụ được ghi chép phải dựa trên những bằngchứng đáng tin cậy

- Sự phê chuẩn: các nghiệp vụ kinh tế được phê chuẩn đúng đắn

- Tính đầy đủ: các nghiệp vụ kinh tế phải được ghi sổ đầy đủ Các thủ tục kiểmsoát được thiết kế nhằm bảo đảm không có nghiệp vụ nào bị bỏ sót

- Sự đánh giá: các nghiệp vụ kinh tế phải được đánh giá đúng đắn

- Sự phân loại: các nghiệp vụ kinh tế phải được đánh giá đúng đắn

- Đúng kỳ: các nghiệp vụ kinh tế phải được ghi sổ kịp thời, đúng kỳ

- Chuyển sổ và tổng hợp chính xác: số liệu kế toán phải được ghi vào sổ sáchđúng đắn và tổng hợp chính xác nhằm đảm bảo phản ánh chính xác tình hình hoạtđộng của doanh nghiệp

1.4.3 Các thủ tục kiểm soát

Các thủ tục kiểm soát được người quản lý đơn vị xây dựng để thực hiện cácmục tiêu KSNB: bảo vệ tài sản, cung cấp số liệu đáng tin cậy…Các thủ tục kiểmsoát được thiết kế sao cho phù hợp nhất với đơn vị nhằm hướng đến các mục tiêukiểm soát sau:

1.4.3.1 Kiểm soát về quản lý

Kiểm soát về quản lý được xây dựng dựa trên các nguyên tắc phổ biến sau:

- Nguyên tắc phân công phân nhiệm: nguyên tắc này đòi hỏi công việc vàtrách nhiệm phải được chia sẽ cho nhiều người trong một bộ phận hay nhiều bộ phậntrong một tổ chức Nguyên tắc này giúp tạo ra sự chuyên môn hóa trong công việc

và hạn chế sai sót hoặc khi xảy ra thường dễ phát hiện

- Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: nguyên tắc này qui định sự cách ly thích hợp

về trách nhiệm trong các nghiệp vụ có liên quan với nhau nhằm ngăn ngừa các saiphạm và lạm dụng quyền hạn Ví dụ như trách nhiệm thực hiện nghiệp vụ và ghichép sổ sách, trách nhiệm bảo quản tài sản và ghi chép sổ sách, trách nhiệm xétduyệt và ghi chép sổ sách…

- Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn: theo nguyên tắc này thì người quản lýđơn vị không thể và không nên quyết định và giải quyết mọi vấn đề mà phải ủyquyền cho cấp dưới của mình Theo đó cấp dưới sẽ giải quyết những công việc trongphạm vi nhất định Quá trình ủy quyền được tiếp tục mở rộng xuống cấp thấp hơntạo nên một hệ thống phân chia trách nhiệm mà vẫn đảm bảo tính tập trung của đơn

vị Bên cạnh đó, để tuân thủ tốt quá trình kiểm soát, mọi nghiệp vụ kinh tế phải đượcphê chuẩn đúng đắn

1.4.3.2 Kiểm soát về vật chất

Là việc giới hạn khả năng tiếp cận về mặt vật lí đối với tài sản của đơn vịcũng như việc giới hạn về sự tiếp cận gián tiếp đối với việc sử dụng tài liệu liênquan đến tài sản Hoạt động kiểm soát này nhằm đảm bảo tài sản được bảo vệ antoàn và sử dụng đúng mục đích

1.4.3.3 Kiểm soát về kế toán

Do tính quan trọng của thông tin kế toán nên hoạt động kiểm soát về kế toánluôn luôn được coi trọng Các hoạt động kiểm soát bao gồm việc kiểm tra sự chínhxác số học của sổ sách, kiểm tra tổng số, sự chính xác trên sổ giữa tài khoản kiểm tra

và kết quả kiểm tra, sự khớp đúng giữa nghiệp vụ kế toán với tài liệu Hoạt độngkiểm soát nhằm đảm bảo các nguyên tắc là chứng từ kế toán phải được lập đầy đủ vàđánh số liên tục; chứng từ kế toán phải có đầy đủ chữ ký; do người có thẩm quyềnhoặc người được ủy quyền ký duyệt; chứng từ phải được lập chính xác, kịp thời,đảm bảo phản ánh đúng, đầy đủ nội dụng kinh tế của nghiệp vụ và tổ chức luânchuyển và lưu trữ chứng từ có khoa học

1.4.3.4 Kiểm soát nhân sự

Các hoạt động kiểm soát trong nội bộ có quan hệ với nhau và hỗ trợ nhau.Điều mấu chốt của hoạt động kiểm soát này là các cá nhân trong một tổ chức nênlàm đúng với chức trách của mình theo năng lực, quan điểm và kinh nghiệm củamình Hiệu quả của hệ thống kiểm soát phụ thuộc vào năng lực và tính chính trựccủa các nhân viên Điều này lí giải tại sao có những trường hợp kiểm soát trên giấy

tờ lại rất tốt nhưng thực tế lại rất yếu

1.4.3.5 Kiểm soát trong điều kiện tin học hóa

Ngày nay, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào trong hoạt động sản xuấtkinh doanh đã tạo nên những thay đổi lớn trong công tác kiểm soát Kiểm soát trongmôi trường tin học hóa bao gồm kiểm soát tổng quát và kiểm soát chi tiết

Kiểm soát tổng quát liên quan đến toàn bộ hệ thống do vậy ảnh hướng đếntoàn bộ các hệ thống xử lý chi tiết nghiệp vụ Kiểm soát tổng quát được thiết lậpnhằm đảm bảo hệ thống thông tin trên máy tính được ổn định và quản trị tốt.Thường bao gồm các thủ tục kiểm soát sau:

- Xác lập kế hoạch an ninh: là việc xác lập và cập nhật thường xuyên một

kế hoạch an ninh toàn diện nhằm đảm bảo tính an toàn và trung thực của

hệ thống thông tin

- Phân chia trách nhiệm trong các chức năng hệ thống: các chức năng khácnhau trong hệ thống phải được thực hiện bởi các cá nhân riêng biệt

- Kiểm soát thâm nhập về mặt vật lý: nhằm đảm bảo an toàn cho máy tính

và sử dụng máy tính nhằm hạn chế các thiệt hại vật chất, hạn chế truy cậpbất hợp pháp, hạn chế tiết lộ thông tin bí mật

- Kiểm soát truy cập hệ thống: là việc giới hạn quyền truy cập hệ thống đốivới từng người dùng Kiểm soát truy cập hệ thống bao gồm kiểm soát truycập – sử dụng hệ thống, kiểm soát truy cập dữ liệu và kiểm tra tính tươngthích chức năng

- Kiểm soát lưu trữ dữ liệu: bao gồm các thủ tục như kiểm soát thiết bị lưutrữ, kiểm soát sao lưu dự phòng dữ liệu

- Kiểm soát truyền tải dữ liệu: được thực hiện thông qua các biện pháp mãhóa dữ liệu, kiểm tra đường truyền, các biện pháp sử dụng phần mềm anninh trên mạng

- Giảm thiểu thời gian chết của hệ thống: các sự cố về điện hay các rủi ro

về phần cứng, phần mềm của hệ thống máy tính có thể ảnh hưởng đến dữ

liệu được lưu trữ Do vậy, phải kiểm soát bằng việc thường xuyên kiểmtra các thiết bị điện, các thiết bị lưu trữ và truyền dẫn thông tin

Kiểm soát chi tiết hướng đến việc kiểm soát các hoạt động liên quan đến việc

xử lý chi tiết nghiệp vụ Thường bao gồm các thủ tục kiểm soát sau:

- Kiểm soát việc nhập liệu: quá trình kiểm soát được bắt đầu từ khi có nguồn

dữ liệu đến khi hoàn tất việc nhập liệu vào hệ thống Do đó, việc kiểm soát chia làmhai giai đoạn:

+ Kiểm soát nguồn dữ liệu: kiểm soát nguồn dữ liệu nhằm đảm bảo rằng

dữ liệu nhập vào là hợp lệ Các thủ tục kiểm soát cụ thể gồm: kiểm tra việc đánh sốtrước các chứng từ gốc, sử dụng các chứng từ luân chuyển, chuẩn y và phê duyệt,đánh dấu đã sử dụng chứng từ sau khi nhập liệu

+ Kiểm soát quá trình nhập liệu: bao gồm các thủ tục như kiểm tra tínhtuần tự khi nhập liệu, kiểm tra vùng dữ liệu, kiểm tra dấu, kiểm tra tính hợp lí, kiểmtra tính có thực của nghiệp vụ, kiểm tra tính đầy đủ, thông báo lỗi đầy đủ và hướngdẫn sửa lỗi

- Kiểm soát quá trình xử lý dữ liệu và bảo trì tập tin: kiểm tra tính chính xáccủa hệ thống thông tin trong quá trình xử lí số liệu, loại trừ các yếu tố bất thường,đảm bảo hệ thống vận hành như thiết kế Các thủ tục kiểm soát thông thường nhưkiểm tra ràng buộc toàn vẹn dữ liệu, kiểm tra dữ liệu hiện hành, kiểm soát trình tự

xử lý số liệu, sử dụng các giá trị mặc định, kiểm tra dữ liệu phù hợp

- Kiểm soát thông tin đầu ra: nhằm đảm bảo sự chính xác trong việc xử lý sốliệu Các thủ tục kiểm soát cụ thể gồm: xem xét các kết xuất dữ liệu với nội dungthông tin và hình thức là phù hợp với nhu cầu sử dụng thông tin, chuyển giao thôngtin chính xác đến người sử dụng thông tin, đảm bảo việc kết xuất các thông tin nhạycảm của doanh nghiệp là an toàn, tăng cường các giải pháp an toàn hệ thống mạngtrong trường hợp chuyển giao thông tin trên hệ thống mạng máy tính

1.5 Những hạn chế vốn có của hệ thống kiểm soát nội bộ

Một hệ thống KSNB được thiết kế tốt sẽ giúp ngăn ngừa, phát hiện các gianlận và sai sót, góp phần bảo vệ và nâng cao hiệu quả sử dụng các nguồn lực của đơn

vị Tuy nhiên, hệ thống KSNB cho dù được thiết kế tốt thì nó cũng có những hạnchế nhất định là do:

- Nhà quản trị đơn vị luôn cân nhắc đến chi phí bỏ ra và lợi ích mà hoạt độngkiểm soát mang lại

- Phần lớn tác dụng của hệ thống KSNB là do sự phân công phân nhiệmmang lại, do đó KSNB sẽ không mang lại hiệu quả khi có sự thông đồng giữa cácnhân viên hoặc giữa nhân viên với bên ngoài

- KSNB được thiết kế nhằm đối phó với các nghiệp vụ thông thường hoặc dựkiến Do đó, khó có thể phát hiện ra các nghiệp vụ đột xuất và bất thường

- Các thủ tục KSNB sẽ vô hiệu khi người quản lý làm sai và các thủ tục sẽgiảm phần lớn tác dụng hay không còn tác dụng khi điều kiện thực tế thay đổi

2 Kiểm soát nội bộ về chu trình hàng tồn kho

2.1 Khái quát về chu trình hàng tồn kho

2.1.1 Khái niệm về chu trình hàng tồn kho

Hàng tồn kho (HTK) là những tài sản của doanh nghiệp được giữ để bántrong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường; đang trong quá trình sản xuất kinh doanh

dở dang và nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất,kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ Như vậy, chu trình HTK là một quá trình vậnđộng của HTK từ việc mua hàng nhập kho để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinhdoanh hay nhập kho thành phẩm chờ tiêu thụ, lưu kho chờ sản xuất hay tiêu thụ, chođến việc xuất kho sử dụng cho hoạt động sản xuất hay tiêu thụ Đây cũng chính làquá trình chuyển hóa các yếu tố đầu vào để tạo nên thành phẩm.

2.1.2 Chức năng chính của chu trình hàng tồn kho

2.1.2.1 Mua hàng và nhập kho vật tư, thành phẩm, hàng hóa

Mua hàng: là giai đoạn đầu tiên của chu trình hàng tồn kho, để sử dụng chohoạt động sản xuất (vật liệu, công cụ dụng cụ) hoặc để bán (hàng hóa) Bản thânhoạt động này lại là một trong những chức năng chính của chu trình mua hàng vàthanh toán Quá trình mua hàng bao gồm các bước công việc như sau:

 Chuẩn bị đơn đặt hàng: hoạt động bắt đầu từ yêu cầu mua hàng của các bộphận trong doanh nghiệp, yêu cầu mua hàng phải được phê chuẩn trước khichuẩn bị đơn đặt hàng gửi cho nhà cung cấp và một bản sao của nó sẽ đượcgửi cho bộ phận nhận hàng để làm căn cứ khi nhận hàng

 Tổ chức nhận hàng: bộ phận nhận hàng sẽ kiểm đếm hàng, sau khi đốichiếu với đơn đặt hàng thì một biên bản nhận hàng được lập ra để xác nhậnnghiệp vụ nhận hàng, bản sao của biên bản nhận hàng được chuyển đến các

bộ phận liên quan theo quy định, hàng sẽ được nhập kho hoặc chuyển trựctiếp vào sản xuất

 Ghi tăng HTK: kế toán vật tư sẽ kiểm tra tính hợp lí, hợp lệ của hóa đơnmua hàng và tiến hành đối chiếu các thông tin trên hóa đơn với các chứng từliên quan, hóa đơn và PNK là căn cứ để ghi tăng HTK

Nhập kho: vật tư, hàng hóa từ bộ phận tiếp nhận sẽ được tiến hành nhập kho,một PNK được lập để ghi nhận nghiệp vụ nhận hàng, đối với sản phẩm sản xuấthoàn thành, sản phẩm sẽ được kiểm tra chất lượng và thực hiện các thủ tục nhập khotương tự Đối với hàng bán trả lại thì phải kiểm tra lại hàng hóa trước khi nhập lạihàng vào kho hoặc chuyển thẳng cho bộ phận sản xuất để sửa chữa lại

2.1.2.2 Xuất kho vật tư, thành phẩm, hàng hóa

Xuất kho vật tư cho sản xuất: bộ phận kho phải chịu trách nhiệm bảo quảnhàng mà mình quản lí Vì thế nên khi xuất hàng thủ kho phải yêu cầu nhân viênnhận hàng phải xuất trình Phiếu xuất kho (PXK) hoặc Phiếu lĩnh vật tư có chữ kýxác nhận của nhà quản lí đơn vị có yêu cầu thì mới tiến hành xuất kho

Xuất kho thành phẩm, hàng hóa đi tiêu thụ: bất cứ thành phẩm, hàng hóa nàochỉ được xuất khi đã nhận được sự phê chuẩn Thông thường sự phê chuẩn ở đây làđơn đặt hàng mua đã được phê duyệt hoặc PXK được bộ phận kinh doanh lập và phêchuẩn

Kế toán vật tư dựa vào PXK sẽ tiến hành ghi giảm HTK

2.1.2.3 Quản lý hàng tồn kho

Khi hàng được nhập kho hay xuất kho thì thủ kho sẽ kiểm đếm hàng trướckhi nhập hàng hay xuất hàng Thủ kho sẽ lập thẻ kho để ghi nhận nghiệp vụ xuấtnhập kho Quá trình quản lý bảo quản hàng trong kho được thực hiện với sự phốihợp giữa thủ kho với kế toán HTK và bộ phận quản lý HTK Định kỳ, doanh nghiệp

phải tiến hàng kiểm kê HTK và đối chiếu với số liệu trên sổ kho và sổ kế toán chitiết.

2.1.3 Mối quan hệ đối với các chu trình khác

Mối quan hệ giữa chu trình HTK với các chu trình khác được thể hiện qua sơ

đồ sau:

Hình 1 Mô hình biểu diễn mối quan hệ giữa chu trình hàng tồn kho với các chu

trình khácChu trình HTK là một trong các chu trình của quá trình kinh doanh, nó cóchức năng bắt đầu bằng việc mua hàng và kết thúc bằng việc xuất kho thành phẩm đitiêu thụ Như vậy, đầu ra của chu trình mua hàng và thanh toán là đầu vào của chutrình HTK, đồng thời đầu ra của chu trình tồn kho là đầu vào của chu trình bán hàng

và thu tiền Bên cạnh đó chu trình HTK có mối quan hệ mật thiết với quá trình sảnxuất, chu trình cung cấp các loại vật tư cho quá trình sản xuất, quản lý thành phẩmnhập kho và theo dõi tình hình sản phẩm dở dang

Một sự ngưng trệ ở bất cứ chu trình nào cũng gây ra tổn thất lớn cho đơn vị

Vì vậy, KSNB phải được tăng cường ở tất cả các khâu trong từng chu trình để đảmbảo quá trình kinh doanh được diễn ra thông suốt, hạn chế các gian lận và sai sót.Đặc biệt đối với doanh nghiệp HTK thường chiếm tỉ trọng lớn nhất trong tài sản lưuđộng của một doanh nghiệp, số lương các nghiệp vụ nhập xuất diễn ra nhiều nên rất

dể xảy ra các sai phạm nên công tác kiểm soát HTK cần được chú trọng hơn

2.1.4 Hệ thống chứng từ, sổ sách và các báo cáo liên quan đến chu trình

Hệ thống các chứng từ, sổ sách và các báo cáo liên quan đến HTK đóng vaitrò quan trọng nhất trong hệ thống KSNB đối với HTK Hệ thống này cung cấpnhững thông tin về lượng HTK có trong tay, những thông tin về mua, bán HTK cũngnhư tình hình sử dụng nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ; giá trị sản phẩm dở dang vàgiá thành sản phẩm nhập kho Hệ thống này bao gồm tất cả các chứng từ, sổ sách vàcác báo cáo phục vụ việc quản lý HTK

2.1.4.1 Hệ thống chứng từ

Các chứng từ thường dùng trong nghiệp vụ mua hàng nhập kho:

- Phiếu yêu cầu mua hàng (Giấy đề xuất): chứng từ được lập bởi bộ phận cónhu cầu mua vật tư, hàng hóa gồm các thông tin như lý do mua hàng, tên hàng, quycách, số lượng,…Yêu cầu mua hàng sau khi được phê chuẩn sẽ chuyển sang bộ phậnmua hàng để làm thủ tục mua hàng

’Chu trình tài chính

Chu trình hàng tồn kho

Chu trình bán hàng và

thu tiềnChu trình mua hàng và

thanh toán

- Đơn đặt hàng: căn cứ trên phiếu yêu cầu mua hàng đã được phê chuẩn, bộphận mua hàng tiến hành lập đơn đặt hàng bao gồm các thông tin theo yêu cầu muahàng gửi đến nhà cung cấp

- Hợp đồng mua hàng: khi đơn đặt hàng được chấp thuận thì hai bên sẽ tiếnhành đàm phán và ký kết hợp đồng Trong hợp đồng có thêm các thông tin về giábán, thời hạn thanh toán, thời hạn được hưởng chiết khấu

- Biên bản nhận hàng: do bộ phận nhận hàng lập ra để xác nhận cho việcnhận hàng Biên bản nhận hàng còn là căn cứ để chứng minh số hàng đã thực nhận

từ nhà cung cấp

- Phiếu nhập kho (PNK): được lập ra làm căn cứ cho quá trình nhập hàng vàokho, căn cứ để thủ kho ghi thẻ kho và kế toán ghi vào tài khoản HTK

- Hóa đơn vận chuyển: hóa đơn này làm căn cứ để tính chi phí mua hàng

- Hóa đơn của nhà cung cấp: được dùng để chứng minh cho quyền sở hữu vật

tư, hàng hóa mua vào

- Tờ khai hàng hóa nhập khẩu: được dùng để xác định các loại thuế trongtrường hợp mua hàng nhập khẩu

- Phiếu đóng gói: chứng từ liệt kê chi tiết hàng hóa, làm căn cứ để thủ khonhận hàng

Các chứng từ thường dùng trong nghiệp vụ xuất kho:

- Phiếu yêu cầu sử dụng vật tư, hàng hóa: chứng từ được lập bởi bộ phận cónhu cầu sử dụng vật tư, hàng hóa Phiếu yêu cầu phải được phê duyệt để làm căn cứlập PXK

- Phiếu xuất kho, phiếu xuất kho nội bộ: được thủ kho sử dụng để ghi nhậnnghiệp vụ xuất kho, làm căn cứ để ghi thẻ kho và làm căn cứ để kế toán ghi vào tàikhoản HTK

- Phiếu vận chuyển hàng: được dùng để xác nhận số lượng hàng mà thủ khogiao cho bộ phận vận chuyển và giúp khách hàng kiểm tra xem có sự khác biệt gìgiữa số hàng được mua với số hàng thực nhận không

- Đơn đặt hàng của khách hàng hoặc Hợp đồng bán hàng: làm căn cứ để lậpPXK thành phẩm, hàng hóa

- Hóa đơn bán hàng: được lập dựa trên đơn đặt hàng của khách hàng hợpđồng bán hàng và phiếu vận chuyển hàng

Các chứng từ thường dùng trong quản lý tồn kho:

- Báo cáo kiểm kê vật tư hàng hóa: chứng từ này được dùng khi kiểm kêHTK cuối năm, nhằm xác định số HTK thừa, thiếu và ghi sổ kế toán

- Bảng đánh giá lại giá trị hàng chậm luân chuyển tồn lâu năm: chứng từđược lập trong quá trình kiểm kê nhằm đánh giá lại giá trị thực sự của HTK quakiểm kê Đồng thời, làm cơ sở để lập dự phòng giảm giá HTK

- Bảng kê phiếu xuất

- Tổng hợp phát sinh tài khoản Nợ

- Tổng hợp phát sinh tài khoản Có

- Tổng hợp nhập theo tài khoản đối ứng

- Tổng hợp xuất theo tài khoản đối ứng

- Bảng tổng hợp chứng từ ghi sổ

2.1.5 Các gian lận và sai sót thường gặp trong chu trình

Gian lận và sai sót Tình trạng

1) Hàng hóa được đặt không cần thiết hay

số lượng lớn hơn so với nhu cầu

Tăng chi phí HTK và phí lưu kho

2) Có sự gian lận, thông đồng giữa nhân

viên mua và người bán

Khả năng hàng hóa, dịch vụ có chất lượng thấp hoặc giá cao

3) Làm giả chứng từ mua hàng Sự thổi phồng hàng hóa tức HTK bị

khai khống

4) Sai sót và gian lận trong việc mô tả

hàng đã cũ hoặc bị hư hỏng

HTK bị khai khống

5) Thiệt hại hàng hóa trong quá trình vận

chuyển Khả năng phải sử dụng hoặc bán những hàng hóa có chất lượng thấp6) Chi phí tính vào sản phẩm dở dang

cuối kỳ không chính xác

Giá trị sản phẩm dở dang không chính xác ảnh hưởng đến giá thành sản phẩmsản xuất và giá vốn hàng bán

7) Sai sót trong việc ghi chép số lượng

bán thành phẩm hoặc thành phẩm tồn kho Số lượng trên biên bản kiểm kê HTK không chính xác8) Trộm cắp HTK, phế liệu và HTK để

trong kho có thể bị hư hỏng

Tổn thất

9) Gian lận trong việc lập biên bản tồn

10) Giao nhầm hàng, xuất hàng không

đúng với đơn đặt hàng

Gây thiệt hại về doanh thu và có thể mất khách hàng do mất uy tín

11) Việc truy cập vào hề thống quản lý

HTK bất hợp pháp Dữ liệu không được bảo mật có thể bị thay đổi, bị mất12) Nguyên phụ liệu thừa sau quá trình

sản xuất không có biện pháp xử lý HTK dễ bị mất mát, hư hỏng

13) Việc kiểm tra nguyên phụ liệu cho

quá trình sản xuất diễn ra sơ sài

Chất lượng sản phẩm không đảm bảo

14) Việc đánh giá giá trị HTK vào cuối

kỳ dễ xảy ra sai sót Giá trị HTK không phản ánh chính xác15) Việc quản lý công cụ dụng cụ xuất

dùng thường được bỏ qua

Sử dụng sai mục đích hoặc mất mát

16) Gian lận trong quá trình nhận hàng,

nhập kho Nguyên liệu chất lượng không đảm bảo hoặc mất mát17) Việc thông đồng với người mua trong

việc thanh lý nguyên phụ liệu không còn

dùng cho sản xuất

Tổn thất, HTK bị đánh giá thấp 2.2 Kiểm soát nội bộ về chu trình hàng tồn kho

2.2.1 Các mục tiêu kiểm soát và thủ tục kiểm soát truyền thống

2.2.1.1 Các mục tiêu và thủ tục kiểm soát về nghiệp vụ mua hàng, nhập khoMục tiêu

kiểm soát

chung

Mục tiêu kiểmsoát cụ thể Thủ tục kiểm soát

Sự phát sinh

và quyền

kiểm soát

Các nghiệp vụmua hàngđược phêchuẩn đúngđắn và liênquan đến sốhàng thựcnhận

- Đơn đặt hàng được lập dựa trên yêu cầu muahàng đã được phê chuẩn

- Người ký đơn đặt hàng đối chiếu các thông tintrên đơn đặt hàng với yêu cầu mua hàng đã đượcphê chuẩn

- Người nhận hàng đếm, kiểm tra hàng và đối chiếuvới tên hàng, số lượng, quy cách,…với đơn đặthàng hoặc hợp đồng mua hàng và yêu cầu muahàng đã được phê chuẩn

- Kế toán kiểm tra tính hợp pháp của các chứng từ,

so sánh đối chiếu các thông tin giữa các chứng từvới nhau, đảm bảo các thông tin trùng khớp vớinhau mới thực hiện việc ghi sổ

Sự đầy đủ Tất cả các

hàng đã nhậntrong kỳ đềuđược ghi sổđầy đủ

- Các biên bản nhận hàng được đánh số thứ tự vàđược đính kèm với các hóa đơn tương ứng

- Hóa đơn được đánh số thứ tự theo biên bản nhậnhàng và ghi sổ theo trình tự này

- Những hóa đơn liên quan đến hành đã mua nhưngđang đi trên đường thì cần quản lý riêng

- Quy định thời hạn luân chuyển chứng từ muahàng lên phòng kế toán để ghi sổ kịp thời

Sự đo lường Giá trị hàng

mua vào được

đo lường dựa trên cơ sở giá gốc

- Lập bản kê các chi phí được tính vào giá gốc cùahàng mua và được kế toán trưởng phê duyệt

- Kế toán kiểm tra tính hợp pháp của chứng từ làm

cơ sở tính giá gốc của hàng mua vào

Sự ghi chép

chính xác Các nghiệp vụ mua hàng

được ghi đúng tài khoản, đúng giá trị, đúng kỳ

- Kiểm tra các tính toán trên chứng từ trước khi ghisổ

- Ghi định khoản trên Hóa đơn mua hàng

- Đối với hàng nhập kho thì PNK phải được đínhkèm với Hóa đơn

- Đối chiếu số liệu giữa hàng mua vào giữa thủ khovới kế toán chi tiết

Trình bày và

khai báo Hàng mua vào cần phải được

ghi nhận phù hợp với qui định của chuẩnmưc kế toán

- Mở tài khoản chi tiết để theo dõi nghiêp vụ muahàng từ các bên liên quan

2.2.1.2 Các mục tiêu và thủ tục kiểm soát về nghiệp vụ quản lý tồn kho

Mục tiêu

kiểm soát

chung

Mục tiêu kiểmsoát cụ thể Thủ tục kiểm soát

Sự tồn tại Hàng lưu kho

phản ánh trên sổ

kế toán thực tế tồn tại kho của doanh nghiệp

- Bộ phận kho phải độc lập với bộ phận muahàng, bộ phận nhận hàng và kế toán

- Định kỳ bộ phận độc lập kiểm kê đối chiếu sốliệu với thẻ kho và sổ kế toán chi tiết HTK

Sự đầy đủ Toàn bộ HTK

phải được phản ánh đầy đủ trên

- Mọi vật tư, hàng hóa nhập kho đều phải có đầy

đủ chứng từ chứng minh nguồn gốc

- Sử dụng tài khoản ngoại bản để theo dõi để theodõi vật tư không thuộc quyền kiểm soát của doanhnghiệp

Quản lý riêng biệt HTK thuộc quyền kiểm soát vàkhông thuộc quyền kiểm soát của doanh nghiệp

Sự đánh giá HTK phải được

đánh giá hợp lý

- Quy định phương pháp tính giá HTK và áp dụngnhất quán giữa các kỳ kế toán

- Vật tư hàng hóa trong kho được nhập theo thứ tự

và xuất theo thứ tự nhập vào

- Đánh giá chất lượng HTK qua kiểm kêPhân loại,

trình bày và

khai báo

HTK phải được phân loại đúng đắn, khai báo đầy đủ

- Xây dựng bộ mã HTK

- Hàng đã nhập kho phải có PNK

- Theo dõi chi tiết HTK dùng để thế chấp vay nợ

- Trình bày, khai bao đầy đủ các thông tin liênquan đến HTK

- Quản lý hàng mua đang đi đường và gửi đi bán

ở tập hồ sơ riêng2.2.1.3 Các mục tiêu và thủ tục kiểm soát về nghiệp vụ xuất kho

Mục tiêu

kiểm soát

chung

Mục tiêu kiểmsoát cụ thể Thủ tục kiểm soát

- PXK phải được lập dựa trên phiếu yêu cầu sửdụng vật tư đã được phê chuẩn

- Thủ kho trước khi xuất vật tư, kế toán trước khighi sổ phải đối chiếu PXK với phiếu yêu cầu sử

- Nếu doanh nghiệp bán hàng theo phương thứcchuyển hàng thì phiếu vận chuyển được lập khigiao hàng cho bộ phận vận chuyển và bộ phận vậnchuyển phải nộp lại phiếu vận chuyển có chữ kýcủa khách hàng

- Kế toán kiểm tra tính hợp pháp của các chứng từnhư đơn đặt hàng, PXK, hóa đơn, phiếu vậnchuyển, so sánh đối chiếu các thông tin giữa cácchứng từ với nhau, đảm bảo các thông tin trùngkhớp với nhau mới thực hiện việc ghi sổ

- Qui định thời hạn chuyển PXK cho kế toán ghi sổ

- Định kỳ đối chiếu số liệu vật tư, thành phẩm,hàng hóa xuất kho giữa thẻ kho và sổ kế toán chitiết vật tư, thành phẩm, hàng hóa

Sự ghi chép

chính xác

Giá trị hàng xuất kho phải ghi đúng giá trị,đúng tài khoản, đúng kỳ kế toán

- Ghi định khoản trên PXK

- Qui định cụ thể về phương pháp tính giá xuất vậttư

- Kế toán trưởng hoặc kế toán tổng hợp kiểm trađịnh khoản trên PXK

- Sử dụng phần mềm tính giá xuất vật tư kho đểhạn chế các sai sót

2.2.2 Các mục tiêu kiểm soát và thủ tục kiểm soát trong điều kiện tin học hóaKSNB chu trình HTK trong điều kiện tin học hóa có những điểm giống vớiKSNB trong điều kiện thủ công là phải xác định mục tiệu mà việc kiềm soát muốnđạt được Để xây dựng nền tản cho việc thiết lập việc kiểm soát cần thiết phải có cảtính tổng quát lẫn chi tiết Do đó mục tiệu kiểm soát bao gồm kiểm soát tổng quát vàkiểm soát chi tiết từ đó xây dựng các thủ tục kiểm soát Tuy nhiên, KSNB trong điềukiện tin học hóa có những nét đặc trưng riêng do việc xử lý các nghiệp vụ được thựchiện trong môi trường máy vi tính

2.2.2.1 Kiểm soát tổng quát

Loại kiểm

1) Tổ chức - Tách biệt các chức năng phê duyệt, bảo quản và ghi chép sổ

chứng từ nhập vào hệ thống máy tính, để cung cấp cho đơn vị về tình hình

nhập xuất tồn của HTK3) Việc giải

trình tài sản - HTK được ghi nhận thống nhất về phương pháp tính giá giữacác kỳ với nhau

- Các bản ghi về HTK luôn được duy trì và điều chỉnh định kì với

số lượng HTK qua kiểm kê thực tế4) Công tác

- Quá trình nhập kho, xuất kho, quản lý hàng nhập xuất phải đượckiểm tra theo dõi thường xuyên

- Các phân tích, báo cáo về tình hình tồn kho, nhu cầu vật tưnhằm cung cấp thông tin kịp thời cho nhà quản lý ra quyết định5) Trung tâm

dữ liệu - Quá trình cập nhật các thông tin liên quan đến quá trình nhập,xuất, tồn kho được thiết lập một cách rõ ràng

- Hệ thống thông tin và nguồn nhân lực phụ trách việc cập nhậtthông tin phải được giám sát một cách chủ động, xem xét côngviệc của họ với sự trợ giúp của các báo cáo kiểm soát

6) Ủy quyền

và phê chuẩn - Mọi nghiệp vụ nhập xuất vật tư, thành phẩm, hàng hóa đều phảiđược phê chuẩn đúng đắn

- Trong một hệ thống hoạt động dựa vào máy tính, sự ủy quyềnđược thực hiện bởi một chương trình ứng dụng nơi mà các quytắc cho việc nhập, xuất, tồn được thiết lập Trong trường hợp nàyngười quản lý đã ngầm định sự phê chuẩn của mình ngay khichấp nhận thiết kế chương trình đó

- Kiểm tra tính hợp lý của các các chứng từ liên quan đến nghiệp

vụ nhập xuất và tiến hành nhập vào hệ thống máy tính

- Hoạt động sửa lỗi được thực hiện trong quá trình nhập liệu vàtrước khi đưa dữ liệu đó vào lưu trữ

- Xác minh mọi dữ liệu và những tính toán trên Đơn đặt hàng bán(hoặc Hợp đồng bán hàng) Đồng thời đếm số lượng xuất với sốlượng đã đặt trước

- Giám sát mọi ngiệp vụ, điều tra những nghiệp vụ có một hoặcnhiều chứng từ gốc bị thất lạc

- Bắt buộc phải có sự xác nhận của các bên tham gia vào quátrình giao nhận hàng

- Sai sót thường được sửa chữa trong bước xử lý bằng việc thaythế những dữ liệu đã nhập sai bằng việc nhập lại dữ liệu đúng

- Chỉnh sửa các chênh lệch sau quá trình kiểm kê Việc kiểm kêcần được giám sát chặt chẽ, chênh lệch cần được làm rõ khi kiểm

kê HTK3) Kiểm soát

PHẦN II THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH HÀNG TỒN KHO TẠI TỔNG CÔNG TY CỔ PHẦN DỆT MAY HÒA THỌ

A Đặc điểm, tình hình chung về Tổng Công Ty Cổ Phần Dệt May Hòa Thọ

1 Giới thiệu chung về Tổng Công Ty

1.1 Quá trình thành lập và phát triển

Tổng Công Ty Cổ Phần Dệt May Hòa Thọ được thành lập từ năm 1962, tiềnthân có tên là Nhà máy Dệt Hòa Thọ (SICOVINA) thuộc Công Ty Kỹ Nghệ BôngVải Việt Nam Năm 1975, khi thành phố Đà Nẵng được giải phóng Nhà máy DệtHòa Thọ được chính quyền tiếp quản và đi vào hoạt động trở lại vào ngày21/04/1975

Năm 1993, đổi tên thành doanh nghiệp Nhà nước: Công ty Dệt Hòa Thọ theoquyết định số 241/TCLĐ ngày 24/03/1993 của Bộ Công nghiệp nhẹ

Năm 1997, đổi tên thành: Công ty Dệt May Hòa Thọ theo quyết định số433/QĐ-TCLĐ của Tổng Công Ty Dệt May Việt Nam

Năm 2005, chuyển thành công ty TNHH Nhà nước một thành viên Dệt MayHòa Thọ theo quyết định số 200/2005/QĐ-TT của Thủ Tướng Chính Phủ

Ngày 15/11/2006, chuyển thành Tổng Công Ty Cổ Phần Dệt May Hòa Thọtheo quyết định số 3252/QĐ-BCN của Bộ Công Nghiệp, và chính thức đi vào hoạtđộng vào ngày 01 tháng 02 năm 2007

Tổng Công Ty Cổ Phần Dệt May Hòa Thọ là đơn vị thành viên của Tập ĐoànDệt May Việt Nam (VINATEX) và Hiệp Hội May Việt Nam (VITAX) thuộc BộCông Thương Tổng diện tích của Công ty là 145.000m2, trong đó diện tích nhàxưởng và kho khoảng 72.000m2.Tổng công suất lắp đặt: 7.500 KW Có đầy đủ cácyếu tố cần thiết để sản xuất và mở rộng sản xuất

Vốn điều lệ tính đến ngày 05/02/2010 là 96.500.000.000 đồng (Nguồn: trích

từ Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và đăng ký thuế công ty cổ phần .)

( Nguồn: trích từ Báo cáo lao động năm 2009 của Tổng Công ty CP Dệt may Hòa Thọ )

Hiện tại Tổng Công Ty Cổ Phần Dệt May Hòa Thọ có 9 đơn vị trực thuộc:Công ty Sợi Hòa Thọ (thành lập năm 1975)

Nhà máy May Hòa Thọ I (thành lập năm 1997)

Nhà máy May Hòa Thọ II (thành lập năm 1999)

Nhà máy May Hòa Thọ III (thành lập năm 2002)

Công ty May Hòa Thọ Điện Bàn (thành lập năm 2001)

Công ty May Hòa Thọ Quảng Nam (thành lập năm 2002)

Công ty May Hòa Thọ Hội An (thành lập năm 2003)

Công ty May Hòa Thọ Duy Xuyên (thành lập năm 2007)

Công ty May Hòa Thọ Đông Hà (thành lập năm 2007)

Trước tháng 8/2009 Trung tâm kinh doanh thời trang là một đơn vị trực thuộccủa Tổng Công ty, từ ngày 1/9/2009 đã tách riêng thành Công ty cổ phần kinh doanhthời trang, trong đó Tổng Công ty nắm giữ 51% vốn Ngoài ra, Tổng Công ty còn cómột số Công ty liên kết: Công ty CP Thêu Thiên Tín, Công ty TNHH May TuấnĐạt, Công ty cổ phần Bao bì Hòa Thọ

1.2 Lĩnh vực hoạt động

Đầu tư, sản xuất, gia công, mua bán, xuất nhập khẩu: vải, sợi, chỉ khâu, quần

áo may sẵn và các loại thiết bị, nguyên phụ liệu, phụ tùng nghành dệt may Kinhdoanh nhà hàng, siêu thị, khách sạn, vận tải Xây dựng công nghiệp và dân dụng.Khai thác nước sạch phục vụ sản xuất công nghiệp và sinh hoạt Kinh doanh bấtđộng sản Kinh doanh giấy các loại

2 Đặc điểm tổ chức quản lý

2.1 Tổ chức bộ máy quản lý

 Đại hội đồng cổ đông

Là cơ quan có thẩm quyền cao nhất quyết định mọi vấn đề quan trọng củaTổng Công ty Trực tiếp bầu ra Hội đồng quản trị và ban kiểm soát

 Hội đồng quản trị

Là cơ quan quản lý Tổng Công ty, có toàn quyền quyết định mọi vấn đề liênquan tới mục đích và quyền lợi của Tổng Công ty trừ những thẩm quyền thuộc Đạihội đồng cổ đông

 Ban giám đốc

Do Hội đồng quản trị bầu ra, có nhiệm vụ điều hành hoạt động sản xuất kinhdoanh tại đơn vị và quyết định các vấn đề liên quan đến hoạt động hằng ngày củađơn vị

 Ban kiểm soát

Do Đại hội đồng cổ đông bầu ra, gồm 3 thành viên (1 trưởng ban và 2 kiểmsoát viên) Thay mặt các cổ đông kiểm soát mọi hoạt động kinh doanh, quản trị vàđiều hành công ty đó là kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp trong quản lý điều hành TổngCông ty của Hội đồng quản trị và Ban giám đốc; kiểm tra tính hợp lý hợp pháp củacác báo cáo tài chính và thường xuyên phối hợp với Hội đồng quản trị thông báo vớiHội đồng quản trị về kết quả hoạt động của Ban kiểm soát, tham khảo ý kiến củaHội đồng quản trị trước khi trình các báo cáo, kiến nghị lên Đại hội đồng cổ đông

 Phòng Kế toán

Ghi chép thống kê, tính toán và phản ánh tình hình sử dụng tài sản và cácnguồn hình thành tài sản, vật tư, hàng hoá, kết quả hoạt động sản xuất kinh doanhcủa công ty Hạch toán công tác sản xuất kinh doanh, phân tích hoạt động tài chính,xác định kết quả sản xuất kinh doanh Kiểm tra theo dõi tình hình thu chi, công việcthanh toán và quản lý toàn bộ các tài sản, nguồn hình thành các tài sản của công ty.Kiểm tra tình hình thu chi các đơn vị thành viên Tham mưu, đề xuất các giải phápphục vụ yêu cầu quản trị, phối hợp với các phòng ban trong công ty nhằm thực hiệntốt công tác kế toán tại đơn vị

 Phòng kỹ thuật đầu tư và quản lý chất lượng sản phẩm

Xây dựng, ban hành, kiểm tra, báo cáo tình hình thực hiện các định mức, cácchỉ tiêu kinh tế kỹ thuật sử dụng nguyên vật liệu, điện dùng cho sản xuất, tiêu chuẩnchất lượng sản phẩm, năng suất, hiệu suất hoạt động của thiết bị…Nghiên cứu, khảosát, lập các dự án tiền khả thi, khả thi và tổ chức thực hiện đầu tư mới thiết bị côngnghệ và đầu tư phát triển mở rộng sản xuất ngành sợi - may Nghiên cứu đề xuất cácgiải pháp, phương án ứng dụng các thiết bị khoa học kỹ thuật vào sản xuất

 Phòng kỹ thuật Công nghệ May

Xây dựng các định mức kinh tế - kỹ thuật sử dụng nguyên vật liệu sản xuất,gia công các loại sản phẩm may; xây dựng quy trình, vận hành và bảo trì, bảo dưỡngcác loại thiết bị may Thiết kế sản phẩm may theo đúng Đơn đặt hàng hoặc phục vụcho nhu cầu sản xuất kinh doanh hàng may của công ty thích ứng với thị hiếu tiêudùng, nhu cầu khách hàng Lập các dự án khả thi đầu tư đổi mới thiết bị và pháttriển mở rộng sản xuất may theo đúng chủ trương của công ty Cùng với các phòngKinh doanh may (KDM) xây dựng giá thành sản xuất kinh doanh các loại sản phẩmmay

 Phòng kinh doanh May

Thực hiện các nhiệm vụ xúc tiến thương mại; triển lãm quảng cáo hàng may;tìm chọn khách hàng đàm phán, xây dựng giá thành, đề xuất ký kết hợp đồng, lựachọn Nhà cung cấp thực hiện đặt hàng cho sản xuất và triển khai kế hoạch sản xuất.Phối hợp với các phòng ban trong công ty đốc thúc nhà máy hoàn thành đúng tiến

độ giao hàng cho khách hàng Tham gia kiểm kê vật tư hàng hóa vào cuối kỳ

 Phòng quản lý chất lượng May

Tổ chức kiểm tra và hướng dẫn các đơn vị kiểm tra chất lượng sản phẩmhàng may theo đúng tiêu chuẩn kỹ thuật của khách hàng và công ty ban hành, đồngthời chịu trách nhiệm kiểm tra chất lượng nguyên vật liệu đầu vào trước khi nhậpkho và xuất cho các đơn vị sản xuất Kiểm tra lại chất lượng và kết hợp với cácphòng ban liên quan kiểm tra sản phẩm may của các đơn vị đã sản xuất trước khixuất hàng cho khách hàng theo hợp đồng đã ký

 Phòng đời sống

Thực hiện các nhiệm vụ chăm sóc sức khoẻ, sơ cấp cứu, khám cấp phát thuốcchữa bệnh cho người lao đông theo quy định của Bảo hiểm y tế Đảm bảo an toànlao động, an toàn vệ sinh thực phẩm, quản lý và sửa chữa hệ thống điện nước…

 Phòng kế hoạch thị trường

Chịu trách nhiệm làm các thủ tục hải quan xuất nhập khẩu hàng hóa và bố tríphương tiện để nhận NPL về nhập kho và chuẩn bị phương tiện để vận chuyển hànggiao cho khách hàng, lập PNK Hoàn chỉnh hồ sơ xuất khẩu (trường hợp xuất khẩu)

và tham gia kiểm kê vật tư hàng hóa vào cuối kỳ

Đại hội đồng cổ đôngHội đồng quản trịBan giám đốc

Ban kiểm soát

Các phòng ban

chức năng Văn phòng đại diện Các đơn vị trực thuộc

Các đơn vị hạch toán

phụ thuộc Các công ty liên kết Công ty con

- Công ty Sợi Hòa Thọ

- Nhà máy May Hòa Thọ I

- Nhà máy May Hòa Thọ II

- Nhà máy May Hòa Thọ III

- Công ty May Hòa Thọ

- Công ty TNHH may Tuấn Đạt

- Công ty TNHH may Bình Phương

- Công ty cổ phần Bao

Bì Hòa Thọ

- Công ty cổ phần kinh doanh thời trang

Hình 2 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý tại Tổng Công ty

âu, đồ bảo hộ lao động… Cung cấp cho những thị trường chính như EU, Hoa Kỳ,Nhật Bản Đã và đang sản xuất cho các khách hàng như: Snickers, Fishman, Imar,Supreme…; nhận gia công cho các nhãn hiệu thương mại nổi tiếng thế giới như:Puma, Haggar, Ping, Target, Perrry Ellis, Nike,…

3 Đặc điểm hoạt động kinh doanh

Tổng Công Ty Cổ Phần Dệt May Hòa Thọ là một doanh nghiệp sản xuất kinhdoanh hàng may mặc và các sản phẩm sợi Vì là một doanh nghiệp hoạt động tronglĩnh vực dệt may nên Tổng Công ty cũng có các đặc điểm giống và khác với cácdoanh nghiệp dệt may trong nước Điểm giống nhau đó là chủ yếu sản xuất theo đơnđặt hàng, sự khác biệt ở chổ Tổng Công ty luôn hướng đến việc kinh doanh đa dạngnên ngoài việc sản xuất theo đơn đặt hàng, còn tổ chức sản xuất hàng loạt nhằm đápứng nhu cầu trong nước và tự cung cấp một phần cho nhu cầu của Tổng Công ty nhưcác sản phẩm sợi Do thuộc ngành dệt may nên cách thức tổ chức hoạt động sản xuất

có những nét khác biệt so với các ngành sản xuất khác Đối với may mặc thì toàn bộcác quá trình của hoạt động sản xuất, từ việc chuẩn bị các yếu tố đầu vào cho quátrình sản xuất cho đến việc sản xuất và hoàn thành sản phẩm đều được quản lý theodõi theo từng đơn hàng một, từng khách hàng một Hiện tại Tổng Công ty đang kinhdoanh theo các hình thức là nhận gia công, sản xuất xuất khẩu theo giá FOB và sảnxuất bán trong nước

Vì là một doanh nghiệp sản xuất nên các yếu tố đầu vào luôn được coi trọng,một trong những yếu tố quan trọng đó là nguyên vật liệu, chúng tham gia trực tiếpvào quá trình sản xuất sản phẩm ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng đầu ra của sảnphẩm Do đó việc quản lý việc nhập xuất nguyên vật liệu đúng, đủ, kịp thời cho quátrình sản xuất là rất thiết Nguyên vật liệu thường được mua với số lượng lớn nênviệc lựa chọn nhà cung cấp thích hợp để đảm bảo chất lượng, giá cả cạnh tranh, giaohàng đúng hạn là một vấn đề quan trọng để giảm chi phí, đảm bảo việc sản xuấtđúng tiến độ Bên cạnh đó việc có nhiều đơn vị hạch toán phụ thuộc phân bố ở nhiềunơi nên việc quản lý cần được coi trọng hơn

4 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán

4.1 Tổ chức bộ máy kế toán

+ Với quy mô lớn của Tổng Công ty các đơn vị hạch toán phụ thuộc phân

bố ở nhiều nơi nên công ty đã tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình hỗn hợp Hằngngày tại văn phòng Tổng Công ty sẽ thu thập các chứng từ phát sinh tại văn phòng,ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế xảy ra Các đơn vị hạch toán phụ thuộc sẽ xử lý cácnghiệp vụ kinh tế diễn ra tại đơn vị mình, định kỳ hằng tháng sẽ gửi các báo cáo lênvăn phòng Tổng Công ty để tổng hợp số liệu

+ Phòng kế toán tại Tổng Công ty cổ phần Dệt may Hòa Thọ gồm có 10 người,mỗi người được phân công nhiệm vụ rõ ràng như sau:

- Trưởng phòng tài chính kế toán: là người lãnh đạo, tổ chức thực hiện công tác

kế toán trong đơn vị, có trách nhiệm độc lập, nhắc nhở mọi người trong phòng hoànthành nhiệm vụ của mình kịp thời và chính xác Đồng thời cũng là người chịu tráchnhiệm trực tiếp cung cấp thông tin về tình hình tài chính của công ty cho Tổng Giámđốc, được quyền ký các giấy tờ, chứng từ cần thiết

- Phó phòng tài chính kế toán: có nhiệm vụ hướng dẫn, chỉ đạo các nhân viên

kế toán theo nội quy và quy trình hạch toán của công ty từ việc lập, luân chuyểnchứng từ đến báo cáo kế toán Thực hiện công việc tổng hợp số liệu, kiểm tra sốliệu, thực hiện các bút toán tổn hợp, các bút toán cuối kỳ để lên báo cáo tài chính

- Kế toán thuế, tài sản cố định, công cụ dụng cụ: có nhiệm vụ ghi chép và theodõi các khoản phải trả phải nộp nhà nước, tình hình nhập xuất và phân bổ công cụdụng cụ, tình hình biến động của tài sản cố định cũng như việc đầu tư xây dựng mớicác hạng mục công trình phục vụ cho sản xuất trong toàn công ty

- Kế toán tiền mặt, tiền lương và phải thu nội bộ: theo dõi các nghiệp vụ thuchi tiền mặt, tiền lương và bảo hiểm xã hội, các khoản tạm ứng của cán bộ côngnhân viên tại Tổng Công ty Đồng thời theo dõi các khoản thu chi liên quan đến đơn

vị trực thuộc

- Kế toán nguyên vật liệu chính, tạm ứng: theo dõi tình hình nhập xuất, tồn khonguyên vật liệu, cung cấp số liệu cho kế toán tổng hợp để tính giá thành Đồng thờitheo dõi các khoản tạm ứng của cán bộ công nhân viên

- Kế toán nguyên vật liệu phụ và viết hóa đơn: theo dõi tình hình nhập xuất,tồn kho nguyên vật liệu, cung cấp số liệu cho kế toán tổng hợp để tính giá thành.Đồng thời thực hiện việc viết hóa đơn khi bán hàng

- Kế toán nợ phải thu khách hàng: theo dõi phản ánh tình hình phải thu kháchhàng, kiểm tra đối chiếu, đôn đốc, thu hồi nợ, cùng với kế toán phần hành khác baoquát tình hình nợ phải thu của công ty, lập kế hoạch thu hồi nợ

- Kế toán nợ phải trả người bán: theo dõi các khoản nợ phải trả người bán khimua vật tư, tài sản cố định và nhận cung cấp dịch vụ cùng với kế toán vật tư, kế toántiền theo dõi tình hình thanh toán các khoản phải trả

- Kế toán sản phẩm dở dang, thành phẩm: có nhiệm vụ tập hợp chi phí tính giáthành sản phẩm, xác định giá trị cũng như về mặt số lượng sản phẩm dở dang Theodõi tình hình xuất nhập kho thành phẩm, tình hình tiêu thụ thành phẩm

- Kế toán tiền gửi ngân hàng: theo dõi tình hình thanh toán và các khoản công

nợ liên quan đến tiền gửi ngân hàng, theo dõi số dư tiền gởi của công ty ở các ngânhàng khác nhau

+ Bộ phận kế toán của đơn vị phụ thuộc: có nhiệm vụ theo dõi hoạt động tàichính tại đơn vị đó, thực hiện hạch toán các nghiệp vụ phát sinh tại đơn vị Tính ra

giá thành thực tế của sản phẩm sản xuất ra tại đơn vị và thường xuyên thực hiện đốichiếu, kiểm tra với kế toán của công ty.

4.2 Hình thức sổ kế toán

Tổng Công ty áp dụng hình thức kế toán trên máy vi tính Công việc kế toánđược thực hiện trên phần mềm Bravo (phiên bản 6.3) Để thuận tiện cho công tác kếtoán tại đơn vị nên công ty áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ

Toàn bộ công tác kế toán kế toán được thực hiện trên máy vi tính thông quaphần mềm Bravo 6.3 Mỗi kế toán viên chỉ được phép truy cập vào một phần hànhnhất định của mình và được quản lý bởi mật khẩu riêng của mỗi người Các phầnhành khác có thể xem, kết xuất dữ liệu nhưng không thể nhập liệu hay sửa chữa haytạo các chứng từ liên quan đến phần hành đó Ngoại trừ, kế toán trưởng và kế toántổng hợp có thể xem và sửa đổi nhằm thuận tiện cho công tác theo dõi và kiểm tra Khi có đủ chứng từ liên quan đến một nghiệp vụ nhất định, kế toán tiến hànhxác định tài khoản ghi nợ tài khoản ghi có đối ứng để nhập dữ liệu vào máy tínhtheo các bảng biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán Theo quy trình phầnmềm tự động in ra các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan và các báo cáo cần thiết khithực hiện khoá sổ

Kế toán trưởng (hay trưởng phòng kế toán)

Kế toán

Nợ phải thu khách hàng

Kế toán sản phẩm

dở dang

và giá thành SP

Kế toán tiền mặt tiền lương, phải thu NB

Kế toán thuế,TS

CĐ, CCDC

Kế toán

Nợ phải trả người bán

Kế toán tiền gửi ngân hàng

Bộ phận kế toán các đơn vị phụ thuộcHình 3 Sơ đồ bộ máy kế toán

Quy trình hoạch toán theo sơ đồ sau:

B Thực trạng công tác kiểm soát nội bộ chu trình hàng tồn kho tại Tồng Công

Ty Cổ Phần Dệt May Hòa Thọ

1 Đặc điểm nguyên liệu vật liệu

Nguyên vật liệu tại Tổng Công ty được chia thành hai nhóm là nguyên liệuchính tại kho nguyên phụ liệu may và vật liệu phụ tại kho phụ liệu may Do việcnhập xuất diễn ra nhiều nên mỗi nhóm do một kế toán theo dõi Nguyên liệu chínhgồm vải chính, vải lót, dựng…Vật liệu phụ gồm dây kéo, nút, móc, chỉ,….góp phầnnâng cao chất lượng sản phẩm và là thành phần chính trong các hợp gia công cấuthành nên giá phí gia công

Hằng ngày Tổng Công ty thường xuyên tiếp xúc, ghi chép nhiều nghiệp vụxảy ra với nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau với số lượng lớn, mẫu mã đa dạng,chất lượng khác nhau Do vậy để kiểm soát quản lý nguyên vật liệu tốt hơn, cũngnhư công tác kế toán thuận lợi hơn, thì Tổng Công ty đã xây dựng bộ mã chonguyên vật liệu Các bộ mã được sử dụng có độ dài tối đa cho một mã là 16 kí tự

Ví dụ: Ta có mã vật tư cho loại Móc treo # WP6612B + sizer là 2-22-16-0016Trong đó: - Ký tự thứ nhất cho biết nguyên vật liệu chính hay phụ: 2 mã hóa

cho nguyên liêu phụ

- Ký tự thứ hai cho biết nguyên vật liệu dùng để sản xuất chokhách hàng nào, 22 mã hóa cho khách hàng Fishman

Kiểm tra sửa lỗi, nhập lại số liệu

Chứng từ kế toán

Nhập chứng từ vào máy tính

Tập tin số liệu chi tiết

Tập tin số liệu tổng hợp

Bảng tổng hợp

chứng từ kế toán

Báo cáo kế toán Các sổ kế toán

Chuyển số liệu cho kỳ sauHình 4 Sơ đồ quy trình hạch toán tại văn phòng công ty

- Ký tự thứ ba, thứ tư cho biết chủng loại nguyên vật liệu theo từngnhà cung cấp trên, 16 mã hóa cho loại Móc treo

- Bốn ký tự cuối cho biết chi tiết hơn về chủng loại nguyên vật liệu,

0016 mã hóa cho loại Móc treo # WP6612B + sizerTùy thuộc loại nguyên vật liệu dành cho ngành nào mà khi nhập vào máy tính

nó sẽ được gắn thêm một ký tự là A nguyên vật liệu của ngành may hay B là nguyênvật liệu của ngành sợi

2 Đặc điểm kho hàng, công tác lưu kho vật tư, hàng hóa

Tại Tổng Công ty có các kho nguyên liệu là kho nguyên phu liệu may và khophụ liệu may ở mỗi kho có một thủ kho riêng chịu trách nhiệm bảo quản hàng hóamột cách độc lập Ở mỗi đơn vị hạch toán phụ thuộc đều có kho hàng riêng và thànhphẩm sau khi được sản xuất hay gia công xong sẽ được bảo quản tại đây Riêng đốivới nguyên phụ liệu nhận gia công sẽ được bảo quản ở kho riêng và có nhân viênquản lý riêng Nguyên phụ liệu nhập kho được bảo quản riêng cho từng khách hàng

và hàng hóa lỗi thời, hư hỏng được đánh dấu để phân biệt với hàng còn tốt Các khohàng đều có cửa thoát hiểm và có các dụng cụ chữa cháy phòng trường hợp có hỏahoạn xảy ra

3 Đặc điểm về tổ chức các chứng từ, báo cáo phục cụ cho công tác quản lý hàng tồn kho

Do Tổng Công Ty kinh doanh trong hàng may mặc và đặc điểm sản xuất theoĐơn đặt hàng nên việc thiết kế các chứng từ vừa đúng với quy định chung của Bộ tàichính, vừa phù hợp với hoạt động sản xuất của Tổng Công Ty nên việc tổ chức cácchứng từ, báo cáo phục cụ cho công tác quản lý HTK có những nét khác biệt Tất cảcác chứng từ nhập, xuất, các báo cáo đều ghi nhận theo khách hàng đặt hàng TổngCông Ty tổ chức quá trình nhận hàng bằng việc gửi Phiếu đóng gói (P/L) cho thủkho làm căn cứ nhận hàng, thủ kho khi nhận hàng lập Bảng nhập hàng gửi chophòng KHTT để làm PNK Nếu hàng thiếu thủ kho sẽ liên hệ với phòng KDM, tiếnhành lập Biên bảng hàng thiếu (trường hợp thiếu ngoài định mức) trong đó ghi rõthiếu cho lô hàng dùng để sản xuất cho khách hàng nào, số thực tế so với P/L Nếuhàng thừa sẽ báo cho phòng KDM đề xuất hướng xử lý Phòng Quản lý chất lượng(QLCL) sẽ kiểm tra chất lượng trong tất cả các giai đoạn từ khâu nhập hàng, trongquá trình sản xuất đến khi xuất xưởng Các chứng từ để ghi nhận là Phiếu kiểm traphụ liệu (đối với phụ liệu) và Biên bảng kiểm vải, Biên bảng tổng hợp tình trạngnguyên liệu (đối với nguyên liệu) Việc đơn vị có rất nhiều đơn vị phụ thuộc nênviệc xuất NPL đôi khi xảy ra sai sót là chuyển nhầm đơn vị, nhầm mã hàng Do đóTổng Công Ty dùng chứng từ Lệnh điều động xuất hàng để chuyển số hàng chuyểnnhầm sang đúng đơn vị sản xuất Lệnh điều động xuất hàng cũng được dùng trongtrường hợp ghi nhầm mã hàng (sản phẩm), yêu cầu đơn vị đính chính lại mã hàng(sản phẩm) Nếu đơn vị sản xuất dùng NPL vượt mức yêu cầu Tổng Công Ty xuấtthêm thì Tổng Công Ty dùng chứng từ Phiếu xuất kho (ghi rõ xuất ngoài định mức),chi phí NPL xuất ngoài định mức đơn vị sản xuất chịu trách nhiệm

Ngoài ra, việc mua hàng nhập kho thường phát sinh các chi phí mua hàngnhư: phí vận chuyển, bảo hiểm,…, các khoản thuế không hoàn lại, các khoản giảmtrừ (nếu có) Tổng Công Ty dùng chứng từ Phiếu tính giá thành vật tư thực tế dophòng KHTT lập để đối chiếu và xác định giá thành thực tế nhập kho Đối với NPL

trong quá trình kiểm kê thủ kho cùng với kế toán còn đề xuất hướng xử lý (ở phầnghi chú) đối với HTK không sử dụng nữa hoặc kém phẩm chất, chậm luân chuyển

4 Tình hình kiểm soát nội bộ hàng tồn kho

HTK luôn là trung tâm của sự chú ý trong quá trình hoạt động của TổngCông Ty Các lý do khiến cho HTK trở nên quan trọng là do HTK luôn chiếm một

tỷ trọng lớn trong tài sản lưu động của công ty Trong công ty có rất nhiều chủngloại HTK khác nhau, mỗi loại đôi khi chỉ dùng trong một thời kỳ nhất định, việc xácđịnh chất lượng cũng như giá trị của các loại HTK này là một công việc rất khó khăn

và phức tạp Mặt khác, HTK được bảo quản và cất trữ ở nhiều nơi khác nhau, lại donhiều người quản lý Vì vậy quá trình KSNB HTK phải được vận hành một cáchliên tục nhằm đảm bảo quá trình sản xuất được diễn ra liên tục, các quá trình giaonhận hàng phải đúng hạn, các gian lận và sai sót phải được hạn chế đến mức thấpnhất

Các ký hiệu dùng để vẽ lưu đồ trong chu trình:

4.1 Về mua hàng, nhập kho

4.1.1 Trường hợp mua hàng, nhập kho phục vụ sản xuất

Phòng Kinh doanh May:

- Trưởng phòng: trực tiếp quản lý và chỉ đạo các nhân viên trong phòng thựchiện theo đúng các chức năng nhiệm vụ của mình Khi nhận thông tin về Đơn đặthàng (đối với các Đơn đặt hàng mới), Trưởng phòng sẽ chỉ định một nhân viên phụtrách Đơn đặt hàng này Trưởng phòng còn làm nhiệm vụ duyệt Đơn đặt hàng, Hợpđồng và Bảng báo giá trước khi đưa Tổng Giám Đốc (TGĐ) ký

- Nhân viên phụ trách đơn hàng: khi nhận thông tin Đơn đặt hàng do trưởngphòng chuyển sang (đối với các khách hàng mới) hoặc nhận thông tin Đơn đặt hàng

do khách hàng chuyển đến (đối với các khách hàng thường xuyên Đơn đặt hàng sẽgửi trực tiếp đến nhân viên phụ trách khách hàng đó) thì nhân viên phụ trách Đơnđặt hàng sẽ tiến hành kiểm tra số lượng hàng đặt; thời hạn giao hàng; khả năng sảnxuất của các nhà máy; phối hợp với phòng Kỹ thuật công nghệ May (KTCN May)

để kiểm tra cấu trúc sản phẩm, thiết bị sẽ sử dụng để sản xuất, định mức sản xuất,

định mức xác nhận với khách hàng và giá CMPT để làm cơ sở cho việc tính giáFOB

Nếu các điều kiện phù hợp, gửi thư xác nhận Đơn đặt hàng với khách hàng,kiểm tra và trình TGĐ ký duyệt, bảng chiết tính đơn giá FOB Soạn thảo Hợp đồng(Xem phụ lục 1), kiểm tra và trình TGĐ ký Hợp đồng (đối với khách hàng quen thìchỉ lập một Hợp đồng nguyên tắc cho cả năm, hoặc nhiều Đơn đặt hàng mới lập mộtHợp đồng) Chuyển một bản hợp đồng chính sang phòng Kế toán để kiểm tra và lưutrữ; chuyển thông tin đơn hàng cho nhân viên cân đối NPL để lập bảng cân đốinguyên phụ liệu; chuyển thông tin về kỹ thuật của đơn hàng sang phòng KTCN Maytiến hành may mẫu (có thể sử dụng NPL thay thế để may mẫu) Kiểm tra xem chitiết của đơn hàng có phù hợp với yêu cầu đóng gói hay không? Nếu chi tiết, sốlượng của đơn hàng không phù hợp với yêu cầu đóng gói, liên hệ với khách hànghoặc đại diện của khách hàng để thống nhất hướng xử lý

Tiến hành đặt mua NPL: dựa trên định mức sản xuất do phòng KTCN Maythông báo và thông tin NPL quy định trong tài liệu kỹ thuật để đặt NPL Đồng thờiđối chiếu với các chi tiết NPL thể hiện trong bản chiết tính giá thành để hạn chế saisót Đơn đặt hàng được lập và gửi đến Nhà cung cấp phải bao gồm các thông tinnhư: tên hàng, màu sắc, đơn vị tính, số lượng, thời hạn giao hàng, điều kiện về chấtlượng…(Xem phụ lục 2) Thông thường, thì khách hàng chỉ định Nhà cung cấp, đơn

vị chỉ cần lập Đơn đặt hàng và gửi đến nhà cung cấp được chỉ định Nếu nhà kháchhàng không chỉ định Nhà cung cấp thì nhân viên phụ trách đơn hàng sẽ tự tìm chọnNhà cung cấp, nhận bảng báo giá Quá trình tìm chọn phải được thông báo đếnTrưởng phòng và TGĐ xem xét Nhà cung cấp được lựa chọn dựa trên các tiêu chínhư: uy tín trong giao hàng, chất lượng hàng, giá cả cạnh tranh…Sau khi Nhà cungcấp chấp nhận đơn hàng thì hợp đồng sẽ được soạn thảo, kiểm tra và trình TGĐ kýduyệt với Nhà cung cấp (Xem phụ lục 3) Hợp đồng sẽ được sao thành 3 bản: 1 bảnlưu, 1 bản giao cho phòng KHTT, 1 bản giao cho phòng Kế toán Các lưu ý trongquá trình đặt hàng: kiểm tra và ưu tiên đặt trước cho các loại NPL phải nhập từ nướcngoài, các loại NPL có thời gian sản xuất dài; khi đặt NPL cần phải chú ý đến yêucầu cảu nhà cung cấp về vấn đề thanh toán tránh tình trạng chậm trễ; để có thể cóđầy đủ NPL để triển khai may mẫu kịp thời, cần phải liên hệ với phòng KTN May

để lấy thông tin về số lượng, chủng loại NPL, thể hiện rõ các số lượng này trongĐơn đặt hàng NPL và yêu cầu nhà cung cấp gửi về Tổng Công Ty bằng dịch vụchuyển phát nhanh

Căn cứ vào yêu cầu thời gian đồng bộ cần thiết, thu xếp phương tiện và hìnhthức vận chuyển hàng từ nước ngoài về Việt Nam (trường hợp mua hàng nhậpkhẩu) Sau khi có thời gian NPL về đến kho dự kiến, thông báo về quản lí chấtlượng bố trí cán bộ chuẩn bị kiểm tra NPL

Nhận được Hóa đơn (Xem phụ lục 4) do người bán gửi đến, nhân viên phụtrách đơn hàng sẽ lập Giấy đề nghị thanh toán gửi phòng Kế toán Sau đó chuyểnHóa đơn sang phòng KHTT

Khi hàng về nhập kho: Nhận PNK do phòng KHTT chuyển sang, kết hợp vớibảng cân đối NPL theo dõi số lượng đã đặt, thực nhận Xử lý các chênh lệch vớiNhà cung cấp Nếu số lượng giao không vượt quá định mức hao hụt cho phép thìTổng Công Ty thanh toán theo số lượng thực tế này Nếu vượt quá định mức này thì

trường hợp thừa công ty sẽ xuất trả, trường hợp thiếu ngoài định mức thì công ty yêucầu Nhà cung cấp gửi phần còn thiếu Nhận phiếu kiểm tra phụ liệu (nếu là vật liệuphụ) hay biên bản kiểm vải (nếu là nguyên liệu chính) (Xem phụ lục 5, 6) trườnghợp NPL không đạt chất lượng, cùng phối hợp với phòng QLCL May và phòngKTCN May, gửi mẫu cho khách hàng và đề xuất hướng giải quyết

- Nhân viên cân đối NPL: căn cứ vào thông tin đơn hàng do nhân viên phụtrách đơn hàng chuyển sang, tài liệu kỹ thuật và định mức do phòng KTCN May,định mức xác nhận với khách hàng, và tình hình tồn kho NPL, tiến hành lập cân đốiNPL sau đó chuyển qua nhân viên phụ trách đơn hàng Bảng cân đối NPL có cácthông tin sau: số thứ tự, tên hàng, đơn vị tính, màu, số lượng sản phẩm đặt hàng,định mức và nhu cầu Kết hợp với nhân viên phụ trách đơn hàng để có thông tin vềngày NPL dự kiến về kho

Phòng Kế hoạch - Thị trường:

Khi nhận bản sao Hợp đồng mua hàng từ phòng Kinh doanh chuyển sang vàkhi nhận được hồ sơ nhập khẩu hoặc hồ sơ nhận NPL, chuyển thông tin trên P/L(Xem phụ lục 7) cho các đơn vị sau: kho NPL, phòng QLCL May, phòng KTCNMay Dựa vào Hợp đồng mua hàng và Vận đơn (B/L) tiến hành làm thủ tục nhậpkhẩu, lập Tờ khai hải quan nhập khẩu (Xem phụ lục 8) và bố trí phương tiện vậnchuyển đưa NPL về kho công ty kịp thời Đối với hàng xử lý wash, cần phải kiểmtra độ co rút của vải trước khi làm sơ đồ, yêu cầu phải thông báo thời gian hàng về

dự kiến cho phòng QLCL May và phòng KTCN May để cùng phối hợp cắt test vàkiểm tra theo quy trình

Khi hàng về nhập kho, nhận được thông tin đã nhận hàng từ bộ phận khochuyển lên thông qua Bảng nhập hàng (Xem phụ lục 9) xác định tình trạng số lượngsản phẩm nhập kho, sẽ tiến hành lập PNK PNK sẽ được lập thành 3 liên, có đánh sốthứ tự: 1 liên gửi phòng Kinh doanh, 1 liên gửi bộ phận kho, 1 liên gửi phòng Kếtoán Căn cứ vào Hóa đơn do phòng Kinh doanh chuyển sang và kết hợp với các hóađơn vận chuyển lập Phiếu tính giá thành vật tư thực tế (Xem phụ lục 10) Chuyển bộchứng từ nhập khẩu cùng với Phiếu tính giá thành vật tư thực tế sang phòng kế toán

để ghi nhận nghiệp vụ nhập kho

Bộ phận kho: nhận P/L từ phòng KHTT làm căn cứ để nhận hàng Khi hàng

đến kho thủ kho kiểm điếm số lượng kiện hàng, thủ kho đối chiếu với P/L của nhàcung cấp, so sánh số lượng thực tế với số lượng được ghi trên P/L và lập Bảng nhậphàng Bảng nhập hàng là các tờ rời không được đánh số thứ tự Nhập kho và bảoquản hàng theo khu vực riêng cho từng khu vực cho từng khách hàng, từng Đơn đặthàng, phân theo lô hàng lỗi, HTK, treo bảng hiệu để dễ nhìn thấy, dễ lấy, thuận lợicho việc xuất hàng nhanh, chính xác

Trường hợp nhập hàng phát sinh thiếu thì thủ kho cùng với nhân viên phòngphòng Kinh doanh lập Biên bảng hàng thiếu để nhân viên đặt hàng xử lý với Nhàcung cấp

Dựa vào PNK thủ kho tiến hành ghi vào thẻ kho (thẻ kho là các tờ rời) sau đónhập vào máy tính, định kỳ đối chiếu với kế toán nguyên phụ liệu (về số lượng) đểchỉnh sửa các sai sót khi nhập