phải xuất trình “Phiếu yêu cầu xuất vật tư” để làm căn cứ để đối chiếu với PXK. Ngoài ra, phải quy định thời hạn chuyển PXK cho kế tốn ghi sổ. Thơng thường PXK phải được chuyển sang phịng kế tốn ngay sau khi xuất hàng cho đơn vị sản xuất.
Phiếu yêu cầu xuất vật tư được lập như sau:
Số:
Q trình nhập, xuất cơng cụ dụng cụ dùng cho văn phòng phải được kiểm tra quá trình nhận hàng và quá trình đưa vào sử dụng để tránh các gian lận và sai sót, để chứng minh việc mua hàng và xuất dùng cơng cụ dụng cụ là có thật. Như vậy, muốn q trình kiểm sốt được chặt chẽ, hạn chế được các gian lận và sai sót thì kế tốn phụ trách cơng cụ dụng cụ phải kiểm tra quá trình nhận hàng đưa vào sử dụng.
Ngồi ra, do khơng theo dõi hàng gửi đi bán nên quá trình xuất kho thành phẩm chuyển cho khách hàng (trường hợp nhận hàng theo phương thức chuyển hàng) khơng được theo dõi dẫn đến có thể phát sinh các gian lận và sai sót trong q trình chuyển hàng, việc ghi nhận nghiệp vụ xuất kho không đúng thời điểm so với thực tế. Vì vậy, việc mở tài khoản theo dõi hàng gửi đi bán là một việc làm rất cần thiết nhằm quản lý HTK được tốt hơn.
2.6.3. Hồn thiện đối với cơng tác quản lý tồn kho
Tại Tổng Công Ty việc mua NPL diễn ra thường xuyên, đa phần các NPL đều phải nhập khẩu do đó thời gian làm thủ tục và chuyển hàng về kho thường mất thời gian, việc không theo dõi hàng mua đang đi đường làm cho giá trị HTK cuối kỳ phản ánh trên sổ sách bị sai lệch. Do đó, cần thiết phải mở tài khoản theo dõi hàng mua đang đi đường để phản ánh đúng giá trị HTK trên các báo cáo tài chính. Đồng thời với việc mở tài khoản, để theo dõi hàng mua đang đi đường được thuận lợi các Hóa đơn liên quan đến số hàng này phải được lưu trữ ở tập hồ sơ riêng về hàng mua đang đi đường. Bên cạnh đó, có những trường hợp nhập kho nhưng chưa đủ số kiện