Ty Cổ Phần Dệt May Hòa Thọ
1.1. Đánh giá về mơi trường kiểm sốt 1.1.1. Những mặt mạnh
Các nhân tố thuộc mơi trường kiểm sốt chung chủ yếu liên quan đến quan điểm, thái độ và nhận thức cũng như hành động của các nhà quản lý trong doanh nghiệp. Trên thực tế, tính hiệu quả của hoạt động kiểm tra kiểm sốt trong các hoạt động của một tổ chức phụ thuộc chủ yếu vào các nhà quản lý của doanh nghiệp đó. Chính quan điểm kinh doanh lành mạnh, ln tn thủ các nguyên tắc về đạo đức trong kinh doanh. Đội ngũ quản lý ln gương mẫu, năng động, nhiệt tình, có năng lực lãnh đạo và trình độ chun mơn cao. TGĐ Trần Văn Phổ đại diện cho phần vốn nhà nước (chiếm 51% cổ phần) luôn quan tâm đến cơng tác kiểm tra, kiểm sốt do đó các quy định, quy chế ban hành đều được các nhân viên tuân thủ.
Cơ cấu tổ chức được thiết kế phù hợp với hoạt động sản xuất kinh doanh của Tổng Công Ty. Cơ cấu tổ chức hợp lý, ngày một hoàn thiện hơn. Các bộ phận khơng chồng chéo về chức năng quyền hạn. Do đó, việc ban hành các quyết định, việc triển khai các quyết định xuyên suốt từ trên xuống dưới trong toàn bộ doanh nghiệp cũng như công tác kiểm tra việc chấp hành các quyết định được thực hiện thường xuyên.
Đội ngũ nhân viên năng động, nhiệt tình, có năng lực chun mơn nghiệp vụ, không ngừng học hỏi trao dồi kiến thức. Tổng Cơng Ty rất coi trọng chính sách nhân sự, đã và đang tuyển dụng các nhân viên trẻ có năng lực chuyên môn nghiệp vụ và phẩm chất đạo đức tốt, sẵn sàng đề bạt các nhân viên có năng lực lên đảm nhiệm các chức vụ cao hơn, đồng thời cũng xử lý nghiêm những nhân viên vi phạm nội quy của doanh nghiệp. Mặt khác, các nhân viên được giao quyền quyết định và giải quyết các một số công việc trong phạm vi nhất định. Ví dụ như: trưởng phịng KDM đã giao nhiệm vụ cho nhân viên phụ trách mặt hàng phụ trách từ việc xử lý Đơn đặt hàng của khách hàng, tìm kiếm lựa chọn nhà cung cấp Nhà cung cấp, cho đến đặt mua hàng. Việc phân công phân nhiệm cũng được thực hiện rất linh hoạt. Ví dụ như: mỗi nhân viên trong phòng KDM được giao nhiệm vụ phụ trách một khách hàng thường xuyên của Cơng Ty, cịn đối với khách hàng mới hoặc quan hệ làm ăn không thường xun thì sẽ dựa vào mức độ cơng việc của từng nhân viên mà giao nhiệm vụ.
Công tác kế hoạch được coi trọng và thực hiện đầy đủ, đồng bộ, nhất quán giữa các kỳ. Việc xây dựng định mức và tiêu chuẩn kỹ thuật cho sản phẩm được thực hiện thường xuyên. Tổng Công Ty luôn coi trọng uy tín đối với khách hàng nên chất lượng đầu ra của sản phẩm ln được coi trọng. Do đó, q trình kiểm sốt chất lượng các yếu tố đầu vào (chẳng hạn như NPL cho q trình sản xuất) được kiểm tra tồn bộ và rất cẩn thận trước khi đưa vào quá trình sản xuất. Các sản phẩm đầu ra được kiểm tra chất lượng trước khi xuất hàng cho khách hàng.
Luận văn tốt nghiệp: Kiểm sốt nội bộ chu trình hàng tồn kho
Mặc dù công tác kiểm tra kiểm sốt ln được cơng ty coi trọng nhưng vai trò thực sự của Ban kiểm soát rất mờ nhạt. Hầu như trong các quy trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp khơng thấy sự can thiệp kiểm sốt của ban kiểm sốt. Tổng Cơng Ty với quy mơ ngày càng mở rộng của mình, lại chưa có bộ phận kiểm tốn nội bộ nên vai trị của Ban kiểm sốt là đặc biệt quan trọng, cần được quan tâm đúng mức. Các sức ép bất thường bên ngồi doanh nghiệp đơi khi làm cho các quyết định của ban quản trị đôi khi bị sai lệch, đôi khi dẫn đến các sai phạm mang tính hệ thống. Điều đó, tạo điều kiện cho các gian lận và sai sót được thực hiện một cách dễ dàng. Mặt khác, hệ thống thơng tin trong đơn vị cịn hạn chế cụ thể là dữ liệu của các phịng ban khơng được tích hợp dẫn đến việc lập các báo cáo phục vụ cho cơng việc kiểm sốt rất mất thời gian và đơi khi khơng chính xác.
Với quy mơ của Tổng Cơng Ty ngày càng mở rộng trong những năm gần đây, việc một số đơn vị phụ thuộc đang dần tách ra hoạt động độc lập. Do đó, cơ cấu tổ chức cũng có những thay đổi, tuy cơ cấu tổ chức được thiết kế tốt và đang dần hoàn thiện cho phù hợp với sự thay đổi của cơng ty nhưng vẫn cịn một số hạn chế đó là nhân viên được giao quyền q lớn mà khơng có sự kiểm sốt nào như việc nhân viên phụ trách đơn hàng phụ trách việc tìm chọn liên hệ đặt hàng với Nhà cung cấp mà chỉ báo cáo sơ sài cho cấp trên của mình. Mặt khác, sự giám sát kiểm tra giữa các phịng ban với nhau đơi khi chưa được chặt chẽ (ví dụ như đối với việc mua dụng cụ dùng cho văn phòng kế tốn viên chỉ dựa vào những chứng từ từ phịng KHTT hoặc KTĐT đưa qua để ghi nhận nghiệp vụ chứ không hề kiểm tra xem tính có thực của nghiệp vụ đó) nguyên nhân là do chưa có một cơ chế rõ ràng trong sự phối hợp giữa các phòng ban.
1.2. Hệ thống kế toán 1.2.1. Ưu điểm
Các nhân viên kế toán nhiệt tình, năng động, có trình độ nghiệp vụ vững vàng ln xử lý tốt các tình huống phát sinh. Các nhân viên trong phịng được phân công nhiệm vụ rõ ràng, thường xuyên có sự đối chiếu kiểm tra với nhau giữa các phần hành với nhau, giữa kế toán tổng hợp với kế toán chi tiết. Hiện tại, phịng Kế tốn đang dùng phần mềm Bravo với hình thức chứng từ ghi sổ. Do khối lượng nghiệp vụ rất lớn nên hình thức này phù hợp với tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của Tổng Công Ty.
1.2.2. Nhược điểm
Việc luân chuyển chứng từ trong hệ thống kế tốn cịn chưa kịp thời và bên cạnh việc nghiệp vụ quá nhiều do đó việc xử lý số liệu rất chậm chính vì vậy cho đến nay cơng ty vẫn dùng phương pháp bình qn cuối kỳ (cho dù đã áp dụng tin học hóa trong cơng tác kế tốn).
Hệ thống dữ liệu giữa phịng kế tốn với các phịng ban khác khơng có sự tương thích do dùng các phần mềm khác nhau. Do đó, q trình nhập liệu diễn ra nhiều lần dẫn đến mất thời gian và đơi khi xảy ra những sai sót.
Q trình kiểm sốt các cơng cụ dụng cụ xuất dùng chưa được quan tâm đúng mức. Công ty cũng không đủ khả năng để theo dõi hàng mua đang đi đường và hàng gửi đi bán dẫn đến việc phản ánh khơng chính xác giá trị của HTK vào cuối kỳ. Bên cạnh đó do sự yếu kém của nhân viên kế toán tại các đơn vị phụ thuộc dẫn đến công tác kiểm tra, tổng hợp số liệu gặp rất nhiều khó khăn.
Luận văn tốt nghiệp: Kiểm sốt nội bộ chu trình hàng tồn kho 1.3. Đánh giá các thủ tục kiểm soát
1.3.1. Đánh giá đối với nghiệp vụ mua hàng, nhập kho Mục tiêu
kiểm soát chung
Thủ tục kiểm soát đang tồn tại Ưu điểm Nhược điểm Sự phát
sinh và quyền kiểm soát
- Đơn đặt hàng được lập dựa trên Hợp đồng bán hàng đã được ký kết, Bảng cân đối NPL do nhân viên cân đối NPL lập
- Thủ kho nhận hàng đếm, kiểm tra hàng và đối chiếu với tên hàng, số lượng, quy cách, …với P/L ghi vào Bảng nhập hàng
- Đối với việc mua cơng cụ dụng cụ phải có Giấy đề xuất đã được phê chuẩn
- Kế toán kiểm tra tính hợp pháp của các chứng từ, so sánh đối chiếu các thông tin giữa các chứng từ với nhau, đảm bảo các thông tin trùng khớp với nhau mới thực hiện việc ghi sổ
- Đảm bảo số hàng được đặt chứng minh cho nghiệp vụ mua hàng là có thật - Phản ánh chính xác số hàng thực nhập và liên quan đến Đơn đặt hàng đã đặt - Đảm bảo nghiệp vụ mua cơng cụ dụng cụ là có thật - Có sự kiểm tra số liệu. Do đó hạn chế sai sót khi nhập liệu - Đơn đặt hàng được lập mà khơng có sự xét duyệt. Do đó có thể đặt những mặt hàng không cần thiết hoặc đặt nhầm hàng - Bảng nhập hàng không được phê chuẩn bởi các bên liên quan và khơng có sự xác nhận của người chuyển hàng về số hàng mà thủ kho nhận Sự đầy
đủ - Bảng nhập hàng được ghitheo số Hợp đồng, Hóa đơn, B/L, P/O
- Các PNK được đánh số thứ tự và ghi rõ số Hóa đơn
- Các PNK và được đính kèm với các chứng từ liên quan và được lưu trữ theo số thứ tự - Hàng kỳ kế toán nguyên vật liệu làm Bảng kê phiếu nhập để xem xét sự đầy đủ của nghiệp vụ - Bảng nhập hàng là căn cứ để lập PNK được chính xác - Nghiệp vụ nhập kho không bị bỏ sót - Bảng nhập hàng, các phiếu kiểm tra chất lượng NPL không được đánh số thứ tự - Hàng mua đang đi đường không được theo dõi - Không quy định cụ thể thời hạn luân chuyển chứng từ lên phịng Kế tốn để ghi sổ kịp thời Sự đánh
Luận văn tốt nghiệp: Kiểm sốt nội bộ chu trình hàng tồn kho hàng
- Kế tốn NPL kiểm tra tính hợp pháp của chứng từ làm cơ sở tính giá gốc của hàng mua vào
- Phịng KDM lập Phiếu tính giá thành vật tư thực tế thể hiện các chi phí mua hàng vào giá gốc tra chất lượng và giá trị hàng mua được ghi nhận đúng đắn - Số liệu được tính tốn, đối chiếu trước khi nhập
phí được tính vào giá gốc của hàng mua
- 70% NPL còn lại được kiểm tra bởi đơn vị sản xuất do đó cơng ty khơng kiểm sốt được số NPL này Sự ghi chép chính xác
- Kiểm tra các tính tốn trên chứng từ trước khi ghi sổ - In các PNK, phiếu mua hàng và thuế nhập khẩu có định khoản để lưu cùng bộ chứng từ
- Giấy đề xuất được đính kèm với các chứng từ liên quan - Đối chiếu số liệu nhập kho giữa thủ kho với kế toán nguyên vật liệu, giữa kế toán chi tiết với kế toán tổng hợp - Phần mềm Bravo tính giá NPL nhập kho sau đó kế tốn đối chiếu với Phiếu tính giá thành vật tư thực tế - Quá trình nhập liệu, xử lý dữ liệu đảm bảo tính chính xác - Đảm bảo nhập đúng định khoản, đúng số tiền, đúng số lượng - Có thể xảy ra sai sót mang tính hệ thống nếu việc nhập liệu có sai sót - Sự chính xác sẽ khơng còn nếu như phần mềm có thể sử dụng dể dàng bởi người khơng có thẩm quyền
Trình bày và khai báo
- Mở tài khoản chi tiết theo dõi nghiệp vụ mua hàng từ các bên liên quan
- Theo dõi chi tiết từng loại vật tư và từng khách hàng
- Giúp cho việc kiểm tra kiểm sốt được dễ dàng
- Thơng tin hàng mua đang đi đường không được khai báo - Khơng trình bày việc mua hàng từ các bên liên quan
1.3.2. Đánh giá đối với nghiệp vụ xuất kho Mục tiêu
kiểm soát chung
Thủ tục kiểm soát đang tồn tại Ưu điểm Nhược điểm Sự phát
sinh - PXK NPL được lập dựa trênviệc thông báo kế hoạch sản xuất cho các bộ phận liên quan
- PXK phải có chữ ký của các bên liên quan như thủ kho,
- HTK khi xuất được phê chuẩn đầy đủ - Việc xuất thành phẩm giao cho khách hàng là đúng - Thủ kho khi xuất NPL, kế toán ghi sổ NPL chỉ dựa vào PXK do phòng KDM lập mà
Luận văn tốt nghiệp: Kiểm sốt nội bộ chu trình hàng tồn kho người lập, người nhận.
- Việc phê chuẩn xuất thành phẩm cho khách hàng phải được lập dựa trên kiểm tra final hoàn tất, khách hàng đã đồng ý
- Có sự độc lập giữa các chức năng lập, duyệt, thủ kho và kế toán
- Các nghiệp vụ xuất kho thành phẩm phải căn cứ vào Hợp đồng bán hàng hoặc Đơn đặt hàng đã được duyệt
- Kế toán kiểm tra tính hợp pháp của các chứng từ như Đơn đặt hàng, PXK nội bộ, Hóa đơn, B/L… so sánh đối chiếu các thông tin giữa các chứng từ với nhau, đảm bảo các thông tin trùng khớp với nhau mới thực hiện việc ghi sổ. thời điểm - Hạn chế được các gian lận và sai sót khi lập PXK - Nghiệp vụ xuất kho NPL, thành phẩm là có thật khơng có các chứng từ khác để đối chiếu - Việc ghi nhận nghiệp vụ xuất kho thành phẩm cho khách hàng là sai thời điểm - Quá trình ghi giả nhập và giả xuất công cụ dụng cụ sẽ khơng có ý nghĩa nếu như kế tốn khơng kiểm tra quá trình nhận hàng và đưa vào sử dụng Sự đầy đủ - PXK được đánh số trước - Định kỳ đối chiếu số liệu NPL xuất kho giữa thẻ kho và sổ kế toán chi tiết NPL
- Định kỳ lập Bảng kê phiếu xuất để xem xét sự đầy đủ của nghiệp vụ - Nghiệp vụ xuất kho khơng bị bỏ sót - Đảm bảo số liệu về HTK được ghi chép chính xác - Khơng có quy định thời hạn chuyển PXK cho kế toán ghi sổ dẫn đến chậm trễ trong việc ghi sổ
- Thành phẩm xuất kho gửi đi bán khơng được quản lý Sự ghi chép chính xác - In PXK có định khoản - Áp dụng phương pháp bình qn cuối kỳ để tính giá HTK - Kế tốn trưởng kiểm tra định khoản trên PXK, kiểm tra các ghi chép trước khi ký duyệt - Phần mềm Bravo dùng để tính giá xuất NPL - HTK được ghi nhận đúng tài khoản và tính tốn chính xác - Việc ký duyệt được thực hiện đúng đắn - Phương pháp bình quân cuối kỳ không phản ánh kịp thời giá trị NPL xuất kho - Kế tốn dựa vào Hóa đơn bán hàng để ghi nhận việc xuất kho thành phẩm là sai
Luận văn tốt nghiệp: Kiểm sốt nội bộ chu trình hàng tồn kho Mục tiêu
kiểm sốt chung
Thủ tục kiểm soát đang tồn tại Ưu điểm Nhược điểm Sự tồn
tại và phát sinh
- HTK không còn sử dụng xuất bán phải lập Giấy đề nghị thanh lý và phải được phê duyệt đúng đắn - Bộ phận kho độc lập với bộ phận mua hàng, phịng QLCL và kế tốn - HTK được thanh lý được quản lý chặt chẽ - Số liệu về NPL nhập, xuất được phản ánh đúng đắn, hạn chế được các gian lận sai sót xảy ra
- Khơng kiểm kê các công cụ dụng cụ đã xuất dùng có thể gây mất mát sử dụng khơng đúng mục đích - Khơng có bộ phận nhận hàng, có thể gây ra các gian lận và sai sót trong q trình nhận hàng Sự đầy
đủ - Cuối năm, tiến hành kiểm kêHTK - Sử dụng các PXK có đánh số trước - Đảm bảo HTK được phản ánh đúng - Nghiệp vụ khơng bị bỏ sót - Phịng KDM và phịng KHTT khơng tham gia kiểm kê đầy đủ Quyền
kiểm soát
- NPL nhập kho đều phải có đầy đủ chứng từ chứng minh nguồn gốc
- HTK thuộc quyền kiểm sốt và khơng thuộc quyền kiểm soát của doanh nghiệp được bảo quản ở các kho riêng
- HTK được ghi sổ là tài sản của đơn vị - Tránh nhầm lẫn khi xuất NPL
- Không sử dụng tài khoản ngoại bản để theo dõi