và khai
báo
thông tin về lập dự phòng giảm giá HTK, phương pháp tính giá HTK
HTL được phản ánh đúng đắn
- Khơng quản lý hàng mua đang đi đường và gửi đi bán
2. Một số ý kiến đề xuất nhằm tăng cường cơng tác kiểm sốt nội bộ chu trình hàng tồn kho hàng tồn kho
2.1. Hồn thiện về kiểm sốt quản lý
Ban kiểm soát là một phần quan trọng trong hoạt động kiểm sốt của cơng ty, là mắc xích quan trọng giữa cổ đơng với cơng ty nhằm giúp các cổ đơng kiểm sốt hoạt động quản trị và quản lý điều hành công ty. Như đã đề cập ở trên, vai trị của Ban kiểm sốt ở Tổng Công Ty rất mờ nhạt. Nguyên nhân là do thành viên Ban kiểm soát chưa nhận thức đúng đắn vai trò và nhiệm vụ của mình; nhân lực có hạn (hiện nay ban kiểm sốt chỉ có 3 thành viên); quyền hạn và trách nhiệm được quy định rất chung chung; các cổ đông chưa nhận thức được vai trị quan trọng của Ban kiểm sốt. Do đó, điều quan trọng là cổ đông phải nhận thức được tầm quan trọng của Ban kiểm soát đối với hoạt động của cơng ty, địi hỏi quyền hạn và trách nhiệm của Ban Kiểm soát phải được quy định một cách cụ thể hơn, Ban kiểm sốt phải có vị thế tương đối độc lập trong cơng việc của mình. Bên cạnh đó số thành viên trong Ban kiểm sốt cần được tăng lên do quy mơ của cơng ty ngày càng tăng, thành viên trong Ban kiểm sốt phải là người có năng lực, nhận thức đúng đắn vai trị và nhiệm vụ của mình. Vì vậy để Ban kiểm sốt phát huy tối đa vai trị của mình thì địi hỏi Ban kiểm sốt phải được trao các quyền sau đây:
• Kiểm sốt tồn bộ hệ thống tài chính và việc thực hiện các quy chế của công ty. Xem xét sổ kế tốn và các tài liệu khác của Cơng ty, các công việc quản lý, điều hành hoạt động của Công ty bất cứ khi nào nếu xét thấy cần thiết hoặc theo quyết định của Đại hội đồng cổ đông theo yêu cầu của cổ đơng hoặc nhóm cổ đơng.
• Kiểm tra bất thường khi có u cầu của cổ đơng hoặc nhóm cổ đơng.
• Can thiệp vào hoạt động của cơng ty khi cần.
• Khi phát hiện có thành viên Hội đồng quản trị hoặc Đại hội đồng Cổ đông, TGĐ vi phạm nghĩa vụ của người quản lý công ty phải thông báo ngay bằng văn bản với Hội đồng quản trị, có quyền yêu cầu người có hành vi vi phạm chấm dứt hành vi vi phạm và có giải pháp khắc phục hậu quả.
2.2. Tăng cường cơng tác kiểm sốt vật chất
Một trong các mục đích mà hoạt động kiểm sốt hướng đến là bảo vệ tài sản của công ty không bị mất cắp hoặc dùng sai mục đích. Do đó kiểm sốt vật chất là một trong những mục đích mà hệ thống KSNB hướng đến. Hệ thống các kho, các phịng ban phải được khóa cẩn thận, đặc biệt cơng ty nên lắp đặt hệ thống camera để quản lý vật chất được tốt hơn. Hệ thống máy tính trong cơng ty cần được bảo vệ và quản lý tốt hơn. Hiện tại hệ thống máy tính trong cơng ty thường xun bị vi rút tấn cơng và sẽ rất nguy hiểm nếu như dữ liệu bị lấy cắp hoặc bị mất. Do đó, việc quy định nhân viên trong công ty hạn chế truy cập vào những trang web có khả năng nhiễm vi rút cao, các nhân viên phải thơng báo kịp thời khi máy tính của mình được nghi là nhiễm virust cho bộ phận IT xử lý. Thường xuyên in ấn tài liệu, sao lưu các
Luận văn tốt nghiệp: Kiểm sốt nội bộ chu trình hàng tồn kho
dữ liệu quan trọng vào các thiết bị lưu trữ. Ngoài ra, phải thường xuyên kiểm tra hệ thống điện, hệ thống phịng cháy chữa cháy của cơng ty.
2.3. Tăng cường cơng tác quản lý nhân sự
Phịng nhân sự phải phối hợp với Ban kiểm soát thường duyên tổ chức các cuộc thăm dị nội bộ cơng ty để đánh giá mức độ hài lòng của họ đối với cơng việc, những khó khăn khi thực hiện cơng việc hằng ngày của họ, khuyến khích nhân viên đưa ra những sáng kiến của họ trong việc nâng cao hiệu quả làm việc (có thể thực hiện bằng cách khuyến khích nhân viên trong cơng ty gửi các gói tin đóng góp ý kiến trực tiếp với Ban giám đốc hay Ban kiểm soát). Đồng thời với việc tin tưởng và giao quyền cho nhân viên cấp dưới của mình có thể giúp ho phát huy tối đa khả năng của mình song cũng khơng tránh khỏi những gian lận và sai sót có thể xảy ra. Vì vậy, cơng ty nên hạn chế việc giao quyền quá lớn hay kiêm nhiệm nhiều công việc cho nhân viên của mình, và kiểm tra đột xuất và thường xun cơng việc cụ thể của từng nhân viên.
2.4. Hoàn thiện kiểm sốt trong mơi trường tin học hóa
Việc áp dụng tin học vào cơng tác quản lý nói chung và cơng tác kế tốn nói riêng là điều cần thiết. Song việc xác lập một hệ thống an ninh là cần thiết để đảm bảo tính an tồn và trung thực cho hệ thống thống tin trong cơng ty và đảm bảo sự tồn vẹn của dữ liệu. Để truy cập vào hệ thống máy tính các nhân viên dùng user và password của mình để truy cập. Tuy nhiên, việc sử dụng user và password như hiện tại tại cơng ty là khơng có tác dụng, các user và password đang dùng đều tuân theo một quy luật nhất định. Do đó, các nhân viên phải được yêu cầu đặt tên user và password không được trùng với tên người sử dụng, không được viết mật khẩu ra giấy hoặc trên máy, cần thốt khỏi hệ thống khi khơng sử dụng nữa, cần đặt mật mã cho các file quan trọng…đảm bảo thông tin không bị đánh cắp hay sử dụng bất hợp pháp.
2.5. Ứng dụng ERP cho hoạt động quản lý tại Tổng Công Ty
Hoạt động quản lý tại Tổng Cơng Ty đang gặp rất nhiều khó khăn, các phịng ban sử dụng các phần mềm khác nhau cho cơng việc của mình, do đó hệ thống dữ liệu giữa các phịng ban khơng có sự tương thích với nhau. Các dữ liệu khơng có khả năng tích hợp được khiến việc nhập liệu diễn ra nhiều lần làm mất thời gian mà hiệu quả cơng việc khơng cao. Ví dụ như số liệu nhập kho phải được theo dõi ở 4 nơi đó là phịng KDM, phịng Kế tốn, bộ phận kho, phịng KHTT do đó cùng một PNK đó phải nhập 4 lần điều đó làm mất thời gian nhập liệu chưa kể việc nhập liệu diễn ra ở nhiều nơi như vậy rất dễ xảy ra sai sót và mất thời gian đối chiếu. Mặt khác, do hệ thống dữ liệu giữa các phịng ban khơng có sự tương thích với nhau nên dữ liệu từ phòng ban này chuyển sang phòng ban kia phải xử lý lại. Chẳng hạn như cán bộ cân đối muốn lập bảng cân đối NPL cho một đơn hàng nào đó thì phải dựa vào thơng tin đơn hàng do nhân viên phụ trách đơn hàng chuyển sang, tài liệu kỹ thuật và định mức do phịng KTCN May và tình hình tồn kho NPL như vậy cán bộ cân đối NPL phải tự mình tổng hợp các số liệu trên một cách thủ cơng, rất mất thời gian, sự chính xác khơng được đảm bảo.
Ngồi ra, hệ thống thơng tin của Tổng Cơng Ty khơng có khả năng cung cấp các báo cáo theo yêu cầu kiểm soát, quản trị hay việc lập ra các báo cáo này cũng mất rất nhiều thời gian. Với quy mô sản xuất kinh doanh ngày càng mở rộng, khối
Luận văn tốt nghiệp: Kiểm soát nội bộ chu trình hàng tồn kho
lượng cơng việc ngày càng nhiều, tính cạnh tranh trong ngành dệt may ngày càng tăng…địi hỏi phải có một giải pháp để thơng tin được xử lý nhanh chóng, kịp thời, chính xác và hiệu quả hơn. Đồng thời hệ thống thông tin phải hỗ trợ đắc lực cho các chức năng kiểm soát, quản trị.
Một đề xuất được đưa ra đó là việc ứng dụng ERP trong hoạt động quản lý tại Tổng Công Ty. ERP được biết đến như là hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp, để giúp cho công ty quản lý các hoạt động chủ chốt bao gồm: kế tốn, phân tích tài chính, quản lý mua hàng, quản lý tồn kho, hoạch định và quản lý sản xuất, quản lý hậu cần, quản lý quan hệ với khách hàng, quản lý nhân sự, theo dõi đơn hàng, quản lý bán hàng, v.v.... Mục tiêu tổng quát của hệ thống này là đảm bảo các nguồn lực thích hợp của doanh nghiệp như nhân lực, vật tư, máy móc và tiền bạc có sẵn với số lượng đủ khi cần, bằng cách sử dụng các công cụ hoạch định và lên kế hoạch. ERP là một phần mềm máy tính cho phép cơng ty cung cấp và tổng hợp số liệu của nhiều hoạt động riêng rẽ khác nhau để đạt được mục tiêu trên. ERP có các tính năng như tính mở, tính tích hợp dữ liệu, khả năng phân tích và tạo ra các báo cáo quản trị, tính phân hệ. Các tính năng này đáp ứng được các yêu cầu quản lý đề ra. Các lợi ích mà ERP mang lại như: cơng tác kế tốn chính xác hơn, tiếp cận thơng tin quản trị đáng tin cậy, các quy trình kinh doanh được xác định rõ ràng, cải tiến quản lý HTK, quản lý nhân sự hiệu quả hơn. Như vậy, ERP được áp dụng vào công ty sẽ làm tăng hiệu quả kiểm sốt. Thơng tin từ các phịng ban được chia sẽ với nhau nhưng vẫn đảm bảo tính độc lập tương đối về thơng tin giữa các phịng ban, việc xử lý thơng tin sẽ diễn ra nhanh hơn, chính xác hơn, chất lượng của thơng tin được nâng cao. Quan trọng là ERP có khả năng phân tích tình hình tài chính, tạo ra các báo cáo quản trị. Ứng dụng ERP đồng nghĩa với việc tổ chức lại các hoạt động của doanh nghiệp theo các quy trình chuyên nghiệp phù hợp với các tiêu chuẩn quốc tế, do đó sẽ nâng cao được năng suất lao động cũng như chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí, tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường.
Tuy vậy, việc ứng dụng ERP cũng gặp phải những khó khăn và thách thức rất lớn. Thứ nhất về vấn đề con người, Tổng Công Ty khi ứng dụng ERP cần hội tụ đủ các điều kiện sau: có đội ngũ tư vấn tài giỏi và có kinh nghiệm, sự sẵn sàng của nhân viên trong việc tiếp thu cơng nghệ mới, lựa chọn đối tác triển khai thích hợp, nhận thức và quyết tâm của ban lãnh đạo…Thứ hai về chi phí, tổng chi phí đầu tư cho một hệ thống ERP không hề nhỏ thông thường phải mất trên 100.000 đơ la để có một hệ thống ERP chất lượng, khơng kể chi phí bảo trì hàng năm chiếm từ khoản 8% đến 20% chi phí bản quyền, địi hỏi Tổng Cơng Ty phải đảm bảo có đủ quỹ tài chính cho việc này. Một giải pháp công nghệ mới cho vấn đề ERP là dùng ERP mã nguồn mở đây là một sự lựa chọn rất đáng chú ý khi vấn đề tài chính gặp khó khăn. Một ưu thế khác của ERP mã nguồn mở là cơng ty có thể làm chủ cơng nghệ và chủ động tùy biến theo ý mình, phù hợp với các đặc thù của công ty và đáp ứng được các thay đổi, phát triển liên tục của cơng ty. Trong khi ERP truyền thống thì khơng có được tính năng này.
Sau đây là một ví dụ thể hiện sự tích hợp dữ liệu cũng như việc đơn giản hóa các thủ tục ghi nhận, kiểm tra kiểm sốt nghiệp vụ nhập kho.
Kiểm tra
Luận văn tốt nghiệp: Kiểm sốt nội bộ chu trình hàng tồn kho
Quá trình lập PNK và ghi nhận nghiệp vụ nhập kho trước khi sử dụng ERP như sau: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Phòng KDM Phòng KHTT Phòng KT Kho Hợp đồng Đơn đặt hàng Đơn đặt hàng (copy) Hợp đồng (copy) Bảng nhập hàng Đối chiếu xử lý chênh lệch Nhập liệu, in PNK PNK Bảng nhập hàng PNKPNK PNK PNK PNK Nhập liệu Nhập liệu Nhập liệu
Hình 9. Sơ đồ biểu diễn quá trình lập PNK và ghi nhận nghiệp vụ khi chưa sử dụng ERP
File HTK
File HTK
Luận văn tốt nghiệp: Kiểm sốt nội bộ chu trình hàng tồn kho
Quá trình lập PNK và ghi nhận nghiệp vụ nhập kho sau khi sử dụng ERP như sau:
Như vậy, điểm khác biệt của việc sử dụng ERP được thể hiện rất rõ qua Hình 9 và Hình 10. Số chứng từ sử dụng được giảm đi đáng kể, việc nhập liệu chỉ thực hiện một lần tiết kiệm được thời gian và công tác đối chiếu kiểm tra được thực hiện nhanh chóng và hiệu quả hơn. Phịng KHTT khi lập PNK thì khơng cần phải đợi các chứng từ liên quan chuyển sang mà truy nhập trực tiếp vào file nhập hàng để lấy thông tin của Bảng nhập hàng mới, dựa vào file nhập hàng đối chiếu với file Đơn đặt hàng, file Hợp đồng để lập PNK. Kế toán truy cập vào file HTK, dựa vào PNK chỉ ghi phần định khoản mà không cần nhập lại số liệu. Phịng kinh doanh cũng theo dõi tình hình nhập kho và lập đề nghị thanh toán kịp thời.
2.6. Hồn thiện kiểm sốt nội bộ chu trình hàng tồn kho 2.6.1. Hồn thiện đối với nghiệp vụ mua hàng, nhập kho
Quá trình lập Đơn đặt hàng gửi Nhà cung cấp mà khơng có sự xét duyệt, có thể đặt những mặt hàng khơng cần thiết hoặc đặt nhầm hàng. Do đó, trước khi gửi Đơn đặt hàng phải chuyển thơng tin về Đơn đặt hàng cho trưởng phịng KDM xét duyệt. Cuối kỳ, các Đơn đặt hàng được chấp nhận từ Nhà cung cấp phải được đính kèm với Hợp đồng mua hàng, Hợp đồng bán hàng và trình lên cho trưởng phịng KDM xem xét tính có thật của việc đặt hàng. Đồng thời, nhân viên phụ trách đơn hàng phải lập một báo cáo về số đơn hàng không được chấp thuận để thuận tiện trong việc kiểm tra theo dõi.
Phòng KDM Phòng KHTT Phịng KT Kho Bảng nhập hàng Nhập liệu, in PNK PNK PNK Đối chiếu, xử lý chênh lệch
Hình 10. Sơ đồ biểu diễn quá trình lập PNK và ghi nhận nghiệp vụ khi sử dụng ERP
File HTK File Đơn đặt hàng File Hợp đồng File nhập hàng
Kiểm tra, ghi định khoản Kiểm tra Theo dõi hàng NK, lập đề nghị thanh toán PNK
Luận văn tốt nghiệp: Kiểm sốt nội bộ chu trình hàng tồn kho
Báo cáo Đơn đặt hàng không được chập nhận được lập như sau: Tổng Cty CP Dệt May Hòa Thọ
Phòng Kinh doanh May Khách hàng:………….