HTK luôn là trung tâm của sự chú ý trong q trình hoạt động của Tổng Cơng Ty. Các lý do khiến cho HTK trở nên quan trọng là do HTK luôn chiếm một tỷ trọng lớn trong tài sản lưu động của cơng ty. Trong cơng ty có rất nhiều chủng loại HTK khác nhau, mỗi loại đôi khi chỉ dùng trong một thời kỳ nhất định, việc xác định chất lượng cũng như giá trị của các loại HTK này là một cơng việc rất khó khăn và phức tạp. Mặt khác, HTK được bảo quản và cất trữ ở nhiều nơi khác nhau, lại do nhiều người quản lý. Vì vậy quá trình KSNB HTK phải được vận hành một cách liên tục nhằm đảm bảo quá trình sản xuất được diễn ra liên tục, các quá trình giao nhận hàng phải đúng hạn, các gian lận và sai sót phải được hạn chế đến mức thấp nhất.
Các ký hiệu dùng để vẽ lưu đồ trong chu trình:
4.1. Về mua hàng, nhập kho
4.1.1. Trường hợp mua hàng, nhập kho phục vụ sản xuất
Phòng Kinh doanh May:
- Trưởng phòng: trực tiếp quản lý và chỉ đạo các nhân viên trong phòng thực hiện theo đúng các chức năng nhiệm vụ của mình. Khi nhận thơng tin về Đơn đặt hàng (đối với các Đơn đặt hàng mới), Trưởng phòng sẽ chỉ định một nhân viên phụ trách Đơn đặt hàng này. Trưởng phòng còn làm nhiệm vụ duyệt Đơn đặt hàng, Hợp đồng và Bảng báo giá trước khi đưa Tổng Giám Đốc (TGĐ) ký.
- Nhân viên phụ trách đơn hàng: khi nhận thơng tin Đơn đặt hàng do trưởng phịng chuyển sang (đối với các khách hàng mới) hoặc nhận thông tin Đơn đặt hàng do khách hàng chuyển đến (đối với các khách hàng thường xuyên Đơn đặt hàng sẽ gửi trực tiếp đến nhân viên phụ trách khách hàng đó) thì nhân viên phụ trách Đơn đặt hàng sẽ tiến hành kiểm tra số lượng hàng đặt; thời hạn giao hàng; khả năng sản xuất của các nhà máy; phối hợp với phịng Kỹ thuật cơng nghệ May (KTCN May) để kiểm tra cấu trúc sản phẩm, thiết bị sẽ sử dụng để sản xuất, định mức sản xuất,
D Chứng từ Xử lý qua máy tính Xử lý thủ cơng Lưu trữ Các file dữ liệu Dịng ln chuyển Ký, duyệt (copy) Bản sao chứng từ
Luận văn tốt nghiệp: Kiểm soát nội bộ chu trình hàng tồn kho
định mức xác nhận với khách hàng và giá CMPT để làm cơ sở cho việc tính giá FOB.
Nếu các điều kiện phù hợp, gửi thư xác nhận Đơn đặt hàng với khách hàng, kiểm tra và trình TGĐ ký duyệt, bảng chiết tính đơn giá FOB. Soạn thảo Hợp đồng (Xem phụ lục 1), kiểm tra và trình TGĐ ký Hợp đồng (đối với khách hàng quen thì chỉ lập một Hợp đồng nguyên tắc cho cả năm, hoặc nhiều Đơn đặt hàng mới lập một Hợp đồng). Chuyển một bản hợp đồng chính sang phịng Kế tốn để kiểm tra và lưu trữ; chuyển thông tin đơn hàng cho nhân viên cân đối NPL để lập bảng cân đối nguyên phụ liệu; chuyển thông tin về kỹ thuật của đơn hàng sang phịng KTCN May tiến hành may mẫu (có thể sử dụng NPL thay thế để may mẫu). Kiểm tra xem chi tiết của đơn hàng có phù hợp với yêu cầu đóng gói hay khơng? Nếu chi tiết, số lượng của đơn hàng khơng phù hợp với u cầu đóng gói, liên hệ với khách hàng hoặc đại diện của khách hàng để thống nhất hướng xử lý.
Tiến hành đặt mua NPL: dựa trên định mức sản xuất do phịng KTCN May thơng báo và thông tin NPL quy định trong tài liệu kỹ thuật để đặt NPL. Đồng thời đối chiếu với các chi tiết NPL thể hiện trong bản chiết tính giá thành để hạn chế sai sót. Đơn đặt hàng được lập và gửi đến Nhà cung cấp phải bao gồm các thơng tin như: tên hàng, màu sắc, đơn vị tính, số lượng, thời hạn giao hàng, điều kiện về chất lượng…(Xem phụ lục 2). Thơng thường, thì khách hàng chỉ định Nhà cung cấp, đơn vị chỉ cần lập Đơn đặt hàng và gửi đến nhà cung cấp được chỉ định. Nếu nhà khách hàng khơng chỉ định Nhà cung cấp thì nhân viên phụ trách đơn hàng sẽ tự tìm chọn Nhà cung cấp, nhận bảng báo giá. Quá trình tìm chọn phải được thơng báo đến Trưởng phịng và TGĐ xem xét. Nhà cung cấp được lựa chọn dựa trên các tiêu chí như: uy tín trong giao hàng, chất lượng hàng, giá cả cạnh tranh…Sau khi Nhà cung cấp chấp nhận đơn hàng thì hợp đồng sẽ được soạn thảo, kiểm tra và trình TGĐ ký duyệt với Nhà cung cấp (Xem phụ lục 3). Hợp đồng sẽ được sao thành 3 bản: 1 bản lưu, 1 bản giao cho phòng KHTT, 1 bản giao cho phịng Kế tốn. Các lưu ý trong quá trình đặt hàng: kiểm tra và ưu tiên đặt trước cho các loại NPL phải nhập từ nước ngồi, các loại NPL có thời gian sản xuất dài; khi đặt NPL cần phải chú ý đến yêu cầu cảu nhà cung cấp về vấn đề thanh tốn tránh tình trạng chậm trễ; để có thể có đầy đủ NPL để triển khai may mẫu kịp thời, cần phải liên hệ với phịng KTN May để lấy thơng tin về số lượng, chủng loại NPL, thể hiện rõ các số lượng này trong Đơn đặt hàng NPL và yêu cầu nhà cung cấp gửi về Tổng Công Ty bằng dịch vụ chuyển phát nhanh.
Căn cứ vào yêu cầu thời gian đồng bộ cần thiết, thu xếp phương tiện và hình thức vận chuyển hàng từ nước ngoài về Việt Nam (trường hợp mua hàng nhập khẩu). Sau khi có thời gian NPL về đến kho dự kiến, thơng báo về quản lí chất lượng bố trí cán bộ chuẩn bị kiểm tra NPL.
Nhận được Hóa đơn (Xem phụ lục 4) do người bán gửi đến, nhân viên phụ trách đơn hàng sẽ lập Giấy đề nghị thanh tốn gửi phịng Kế tốn. Sau đó chuyển Hóa đơn sang phịng KHTT.
Khi hàng về nhập kho: Nhận PNK do phòng KHTT chuyển sang, kết hợp với bảng cân đối NPL theo dõi số lượng đã đặt, thực nhận. Xử lý các chênh lệch với Nhà cung cấp. Nếu số lượng giao không vượt quá định mức hao hụt cho phép thì Tổng Cơng Ty thanh tốn theo số lượng thực tế này. Nếu vượt quá định mức này thì
Luận văn tốt nghiệp: Kiểm sốt nội bộ chu trình hàng tồn kho
trường hợp thừa công ty sẽ xuất trả, trường hợp thiếu ngồi định mức thì cơng ty u cầu Nhà cung cấp gửi phần còn thiếu. Nhận phiếu kiểm tra phụ liệu (nếu là vật liệu phụ) hay biên bản kiểm vải (nếu là nguyên liệu chính) (Xem phụ lục 5, 6) trường hợp NPL không đạt chất lượng, cùng phối hợp với phòng QLCL May và phòng KTCN May, gửi mẫu cho khách hàng và đề xuất hướng giải quyết.
- Nhân viên cân đối NPL: căn cứ vào thông tin đơn hàng do nhân viên phụ trách đơn hàng chuyển sang, tài liệu kỹ thuật và định mức do phòng KTCN May, định mức xác nhận với khách hàng, và tình hình tồn kho NPL, tiến hành lập cân đối NPL sau đó chuyển qua nhân viên phụ trách đơn hàng. Bảng cân đối NPL có các thơng tin sau: số thứ tự, tên hàng, đơn vị tính, màu, số lượng sản phẩm đặt hàng, định mức và nhu cầu. Kết hợp với nhân viên phụ trách đơn hàng để có thơng tin về ngày NPL dự kiến về kho.
Phòng Kế hoạch - Thị trường:
Khi nhận bản sao Hợp đồng mua hàng từ phòng Kinh doanh chuyển sang và khi nhận được hồ sơ nhập khẩu hoặc hồ sơ nhận NPL, chuyển thông tin trên P/L (Xem phụ lục 7) cho các đơn vị sau: kho NPL, phòng QLCL May, phòng KTCN May. Dựa vào Hợp đồng mua hàng và Vận đơn (B/L) tiến hành làm thủ tục nhập khẩu, lập Tờ khai hải quan nhập khẩu (Xem phụ lục 8) và bố trí phương tiện vận chuyển đưa NPL về kho công ty kịp thời. Đối với hàng xử lý wash, cần phải kiểm tra độ co rút của vải trước khi làm sơ đồ, yêu cầu phải thơng báo thời gian hàng về dự kiến cho phịng QLCL May và phòng KTCN May để cùng phối hợp cắt test và kiểm tra theo quy trình.
Khi hàng về nhập kho, nhận được thông tin đã nhận hàng từ bộ phận kho chuyển lên thông qua Bảng nhập hàng (Xem phụ lục 9) xác định tình trạng số lượng sản phẩm nhập kho, sẽ tiến hành lập PNK. PNK sẽ được lập thành 3 liên, có đánh số thứ tự: 1 liên gửi phòng Kinh doanh, 1 liên gửi bộ phận kho, 1 liên gửi phịng Kế tốn. Căn cứ vào Hóa đơn do phịng Kinh doanh chuyển sang và kết hợp với các hóa đơn vận chuyển lập Phiếu tính giá thành vật tư thực tế (Xem phụ lục 10). Chuyển bộ chứng từ nhập khẩu cùng với Phiếu tính giá thành vật tư thực tế sang phịng kế toán để ghi nhận nghiệp vụ nhập kho.
Bộ phận kho: nhận P/L từ phòng KHTT làm căn cứ để nhận hàng. Khi hàng
đến kho thủ kho kiểm điếm số lượng kiện hàng, thủ kho đối chiếu với P/L của nhà cung cấp, so sánh số lượng thực tế với số lượng được ghi trên P/L và lập Bảng nhập hàng. Bảng nhập hàng là các tờ rời không được đánh số thứ tự. Nhập kho và bảo quản hàng theo khu vực riêng cho từng khu vực cho từng khách hàng, từng Đơn đặt hàng, phân theo lô hàng lỗi, HTK, treo bảng hiệu để dễ nhìn thấy, dễ lấy, thuận lợi cho việc xuất hàng nhanh, chính xác.
Trường hợp nhập hàng phát sinh thiếu thì thủ kho cùng với nhân viên phịng phòng Kinh doanh lập Biên bảng hàng thiếu để nhân viên đặt hàng xử lý với Nhà cung cấp.
Dựa vào PNK thủ kho tiến hành ghi vào thẻ kho (thẻ kho là các tờ rời) sau đó nhập vào máy tính, định kỳ đối chiếu với kế toán nguyên phụ liệu (về số lượng) để chỉnh sửa các sai sót khi nhập.
Luận văn tốt nghiệp: Kiểm sốt nội bộ chu trình hàng tồn kho