được triển khai kịp thời, đúng trình tự, thủ tục tạo điều kiện thuận lợi cho tổ chức, cá nhân đến thực hiện; Công tác quản lý nhà nước về theo dõi thi hành pháp luật, xử lý vi phạm hành chính; công tác tuyên truyền phổ biến pháp luật được tăng cường tập trung đến tận cơ sở.
2.2. Thực trạng thực hiện một số nội dung khác của pháp luật về hộ tịch tịch
Về trình độ, năng lực đội ngũ công chức thực hiện công tác Tư pháp – Hộ tịch
Đội ngũ công chức của Phòng Tư pháp thành phố Huế hiện nay gồm có 06 người, trong đó 02 có trình độ thạc sĩ luật, 05 có trình độ đại học luật. Tuy trình độ chuyên môn đã đáp ứng tiêu chuẩn của ngành, nhưng nhìn chung thực trạng tổ chức biên chế ở Phòng Tư pháp thành phố Huế nói chung đều quá ít, mới chỉ có 6 người, lại phải quán xuyến nhiều nhiệm vụ công tác tư pháp nên chưa thực hiện thường xuyên các yêu cầu quản lý việc thực hiện pháp luật về hộ tịch. Trong khi đó, thành phố Huế gồm có 27 phường địa bàn khá rộng mà nhiệm vụ của Phòng Tư pháp thành phố Huế ngày càng nhiều và khó; nhìn từ khía cạnh công tác hộ tịch như công tác chỉ đạo kiểm tra, hướng dẫn ủy ban nhân dân các phường tổ chức thực hiện đăng ký và quản lý hộ tịch; Trực tiếp thực hiện giải quyết việc thay đổi, cải chính hộ tịch cho người từ đủ 14 tuổi trở lên và xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính, bổ sung hộ tịch, điều chỉnh hộ tịch cho mọi trường hợp, không phân biệt độ tuổi; Tổ chức
44
tuyến truyền, phổ biến các quy định của pháp luật về hộ tịch; Bồi dưỡng và hướng dẫn nghiệp vụ cho cán bộ cấp phường; Đôn đốc cơ sở chấp hành chế độ thống kê, báo cáo số liệu hộ tịch...
Đội ngũ công chức tư pháp - hộ tịch trên địa bàn thành phố Huế về chuyên môn nghiệp vụ chưa đồng đều, một số ít công chức năng lực còn hạn chế chưa tiếp cận với công nghệ mới, chế độ chính sách cho đội ngũ công chức tư pháp - hộ tịch cấp xã còn thấp. Ngoài những đầu việc theo quy định tại Thông tư Liên tịch số 13/2019/TT-BNV ngày 06/11/2019 của Bộ Nội vụ đã ban hành thì công chức tư pháp - hộ tịch hiện còn phải kiêm nhiệm cùng lúc rất nhiều hoạt động thuộc lĩnh vực tư pháp, trong đó có việc đăng ký hộ tịch, đặc biệt gần đây công chức tư pháp - hộ tịch còn phải thực hiện theo Thông tư liên tịch số 05/2015/TTLT-BTP-BCA-BYT ngày 15/5/2015 về việc hướng dẫn thực hiện liên thông các thủ tục hành chính về đăng ký khai sinh, đăng ký thường trú, cấp thẻ bảo hiểm y tế cho trẻ em dưới 6 tuổi sẽ góp phần giúp cho người dân thuận tiện, rút ngắn thời gian công sức trong việc liên hệ lập các thủ tục hành chính ngay từ khâu đầu tiên và những công việc khác do Chủ tịch UBND phường bố trí, điều động.
Đối với UBND các phường đội ngũ làm công tác quản lý hộ tịch đã được quan tâm nâng cao chất lượng, chuẩn hóa năng lực, 100% công chức tư pháp – hộ tịch trên địa bàn thành phố Huế đều có bằng đại học Luật và trên đại học.Tuy nhiên, hiện nay, đội ngũ công chức Tư pháp - Hộ tịch phải kiêm nhiệm nhiều công việc khác nhau và không ổn định. Tạicác phường công chức Tư pháp - Hộ tịch ngoài việc tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân phường phải đảm nhiệm 12 đầu việc, trong đó có việc đăng ký và quản lý hộ tịch. Trong khi đó, trên thực tế, tính chất chuyên môn của công tác hộ tịch và các công tác tư pháp khác (công tác văn bản, tuyên truyền pháp luật, hòa giải…) rất khác nhau, không phù hợp với việc ghép chung hai loại nhiệm vụ này
45
trong cùng một chức danh Tư pháp - Hộ tịch trong khi trên địa bàn thành phố Huế vẫn còn 03 phường chỉ có 1 công chức tư pháp. Cũng chính vì phải kiêm nhiệm nhiều công việc khác nhau, nên công chức Tư pháp - Hộ tịch không có thời gian đầu tư cho việc nghiên cứu, nâng cao trình độ chuyên môn cũng như cập nhật kịp thời những văn bản mới; cũng từ nguyên nhân này mà đội ngũ công chức Tư pháp – Hộ tịch không được chuyên nghiệp. Mặt khác, công chức Tư pháp - Hộ tịch là vị trí dễ bị thay đổi theo nhiệm kỳ của Ủy ban Nhân dân nên chuyên môn bị hạn chế do không được bồi dưỡng nghiệp vụ kịp thời. Đây chính là nguyên nhân làm giảm hiệu quả quản lý nhà nước trong lĩnh vực hộ tịch.
Việc tìm hiểu và nghiên cứu của các văn bản pháp luật liên quan đến lĩnh vực hộ tịch gặp nhiều khó khăn do mặt bằng trình độ cán bộ quản lý hộ tịch ở thành phố Huế là không đồng đều, do thường bị thay đổi về cán bộ mỗi khi bầu cử, do sắp xếp cán bộ, do công tác đào tạo bồi dưỡng cán bộ kế cận còn chưa được coi trọng, thiếu nguồn bổ sung... Từ đó dẫn đến việc áp dụng sai pháp luật đồng thời cũng dẫn đến tình trạng áp dụng pháp luật về hộ tịch không thống nhất. Cùng một loại việc hộ tịch nhưng việc giải quyết không giống nhau.
Về điều kiện vật chất - kỹ thuật, ứng dụng công nghệ thông tin
Trong những năm qua, về mặt bằng chung UBND thành phố Huế đã có quan tâm đầu tư đến cơ sở vật chất – kỹ thuật. Tuy nhiên, đối với một thành phố loại 1 trực thuộc tỉnh, việc đầu tư này vẫn chưa xứng tầm. Hiện nay, cơ sở vật chất, phương tiện làm việc của nhiều phường còn thiếu thốn, lạc hậu;phòng làm việc còn chật hẹp, thiếu trang thiết bị nên chưa đáp ứng kịp thời yêu cầu của người dân và còn ảnh hưởng đến chất lượng công tác quản lý hộ tịch. Kinh phí phục vụ cho công tác đăng ký quản lý hộ tịch chưa được quy định cụ thể nên lúng túng khi thực hiện,các phường chưa cấp kinh phí ban đầu cho việc
46
mua sổ, biểu mẫu hộ tịch nên còn luẩn quẩn trong việc nhận và thanh toán biểu mẫu.
Đối với lĩnh vực ứng dụng công nghệ thông tin trong đăng ký và quản lý việc thực hiện pháp luật về hộ tịch đã được Thành ủy, UBND thành phố Huế quan tâm đúng mức, tạo chuyển biến tích cực, từng bước đi vào nề nếp đối với công tác này. Hiện nay có 27/27 phường trên địa bàn thành phố Huế đã được trang bị máy tính kết nối mạng Internet phục vụ cho công tác đăng ký và quản lý hộ tịch. Việc sử dụng công nghệ thông tin trong đăng ký và quản lý hộ tịch giúp việc tra cứu các văn bản hộ tịch cũng như nghiên cứu các thông tin phục vụ cho công việc hàng ngày; giúp công chức Tư pháp - hộ tịch xử lý công việc chuyên môn một cách thuận tiện, nhanh chóng và hạn chế đáng kể những sai sót so với thực hiện theo cách thủ công. Do đó, việc áp dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý hộ tịch tạo điều kiện cho người dân đỡ vất vả, tránh bắt người dân phải đi lại nhiều lần mới làm xong thủ tục về hộ tịch, không gây phiền hà, phức tạp và ảnh hưởng đến quyền lợi của công dân khi cần giải quyết hồ sơ, giấy tờ cần thiết để đi đăng ký hộ tịch.
Tuy nhiên, mức độ thực hiện tin học hóa tại các phường của thành phố Huế cũng rất khác nhau, hầu hết đều chưa đồng bộ, chưa bảo đảm yêu cầu kỹ thuật và yêu cầu quản lý. Việc ứng dụng và cài đặt các phần mềm này mới chỉ dừng lại ở mức độ hỗ trợ công chức thực hiện nghiệp vụ đăng ký hộ tịch, đáp ứng yêu cầu cung cấp dịch vụ công trực tuyến mức độ 1 và mức độ 2; chưa có sự kết nối thông tin nhằm đáp ứng yêu cầu trong giai đoạn hiện nay về việc phát triển Chính phủ điện tử - cung cấp dịch vụ công trực tuyến mức độ 3, mức độ 4. Dần đến khả năng phục vụ nhu cầu tra cứu, xác minh thông tin hộ tịch của người dân và yêu cầu quản lý nhà nước còn nhiều hạn chế. Ngoài ra, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý và đăng ký hộ tịch trên địa bàn thành phố chưa thường xuyên tổ chức sơ kết, đánh giá việc triển khai sử
47
dụng phần mềm đăng ký và quản lý hộ tịch do vậy việc khắc phục cá hạn chế và thiếu sót của phần mềm đang sử dụng chưa tốt. Mặt khác, công tác tổ chức tập huấn riêng cho công chức tư pháp - hộ tịch nhằm nâng cao kỹ năng ứng dụng công nghệ thông tin chưa thật sự được quan tâm. UBND tỉnh và UBND thành phố có tổ chức hướng dẫn, tập huấn các phần mềm dùng chung trên toàn tỉnh hàng năm nhưng chưa tổ chức tập huấn riêng cho đội ngũ công chức tư pháp - hộ tịch của các phường về các phần mềm chuyên ngành quản lý lý hộ tịch.
Về tuyên truyền, phổ biến pháp luật về hộ tịch
UBND thành phố Huế đã tổ chức quán triệt thực hiện Luật Hộ tịch và các văn bản hướng dẫn thi hành cho cán bộ chủ chốt và công chức liên quan đến việc tổ chức thi hành Luật tại các cơ quan, đơn vị cấp thành phố và UBND phường.Trên tinh thần chỉ đạo của UBND Thành phố, Phòng Tư pháp là cơ quan thường trực của hội đồng phổ biến giáo dục pháp luật của thành phố, hàng năm đã tham mưu UBND Thành phố ban hành các Kế hoạch về phổ biến, giáo dục pháp luật để triển khai thực hiện trên địa bàn thành phố Huế. Trên cơ sở kế hoạch tuyên truyền phổ biến giáo dục pháp luật của thành phố, các cơ quan, đơn vị và UBND các phường đã chủ động xây dựng kế hoạch tuyên truyền phổ biến, đồng thời thực hiện các nhiệm vụ đã được phân công theo kế hoạch.
Phổ biến giáo dục pháp luật thông qua Bảng tin pháp luật, sách, báo, băng đĩa và tờ rơi, tờ gấp. Mỗi chuyên đề pháp luật của Bản tin tập trung tuyên truyền phổ biến về văn bản quy phạm pháp luật và các văn bản pháp luật hướng dẫn thi hành liên quan, giải đáp các tình huống pháp lý về hộ tịch và nhiều tin tức về tình hình an ninh, chính trị, văn hoá, xã hội và kinh tế trên địa bàn thành phố. Bên cạnh đó, UBND Thành phố đã chỉ đạo Phòng Tư pháp thành phố cấp phát các tiều liệu như: Tờ rơi, băng, đĩa, Bản tin pháp luật, tờ
48
gấp do Bộ Tư pháp và Sở Tư pháp biên tập và phát hành. Phổ biến giáo dục pháp luật thông qua hệ thống Đài Truyền thanh Thành phố và Cổng thông tin điện tử của Thành phố. Phổ biến pháp luật thông qua tổ chức triển khai hội nghị.
Công tác tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật trên địa bàn thành phố Huế đã đi vào nề nếp, từ việc xây dựng kế hoạch, chương trình cụ thể đến việc tổ chức triển khai thực hiện thường xuyên và có trọng tâm, trọng điểm. Nội dung phổ biến, giáo dục pháp luật phong phú, thiết thực, phù hợp với từng đối tượng, gắn với nhiệm vụ chính trị tư tưởng, phát triển kinh tế xã hội ở địa phương; sự kết hợp giữa phổ biến, giáo dục pháp luật với công tác giáo dục chính trị tư tưởng và chương trình hỗ trợ phát triển kinh tế của các tổ chức chính trị-xã hội đã tạo nên một sự chuyển biến mạnh mẽ, tích cực, đạt hiệu quả cao.
Về công tác kiểm tra, thanh tra việc thực hiện pháp luật về hộ tịch.
Thanh tra là công tác không thể thiếu trong quản lý nhà nước, qua thanh tra, kiểm tra nhằm phát hiện sơ hở trong cơ chế quản lý, chính sách, pháp luật để kiến nghị với cơ quan nhà nước có thẩm quyền biện pháp khắc phục; phòng ngừa, phát hiện và xử lý hành vi vi phạm pháp luật; giúp cơ quan, tổ chức, cá nhân thực hiện đúng quy định của pháp luật; phát huy nhân tố tích cực; góp phần nâng cao hiệu lực, hiệu quả hoạt động quản lý nhà nước; bảo vệ lợi ích của Nhà nước, quyền và lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân. Công tác giải quyết khiếu nại, tố cáo về hộ tịch góp phần khôi phục lại những quyền và lợi ích chính đáng của công dân; kịp thời phát hiện và xử lý những hành vi vi phạm pháp luật nhằm giữ gìn kỷ cương, trật tự tại cơ sở, tạo lòng tin của người dân vào chính quyền và cơ quan quản lý nhà nước, động viên nhân dân tham gia vào hoạt động quản lý nhà nước, thúc đẩy mọi người hoàn thành tốt các nghĩa vụ đối với Nhà nước và xã hội. Để công tác đăng ký và quản lý hộ tịch đảm bảo chất lượng và đạt kết quả tốt, các cơ quan
49
nhà nước kịp thời ghi nhận, biểu dương sự đóng góp tích cực của tập thể, cá nhân có thành tích tiêu biểu, xuất sắc trong công tác đăng ký và quản lý hộ tịch ở địa phương nhất là đối với tập thể, cá nhân trực tiếp làm công tác này tại cơ sở. Qua đó, tạo động lực thúc đẩy, khuyến khích cho các tập thể và cá nhân tiếp tục có sự đóng góp và làm tốt hơn nữa đối với công tác đăng ký và quản lý hộ tịch.
Công tác Kiểm tra nghiệp vụ tại cơ sở cũng được phòng Tư pháp chủ động tổ chức thực hiện thường xuyên vào quý 3 hàng năm nhằm kịp thời nắm tình hình cụ thể của các phường trên địa bàn thành phố huế, từ đó có biện pháp giải quyết và kiến nghị lên cấp trên những vấn đề còn vướng mắc, nhằm nâng cao hiệu quả quản lý của ngành Tư pháp, đáp ứng yêu cầu của công tác cải cách tư pháp trong tình hình mới. Đồng thời, nâng cao chất lượng chuyên môn, nghiệp vụ cho công chức Tư pháp - Hộ tịch, kịp thời uốn nắn, chấn chỉnh những thiếu sót trong quá trình tổ chức thực hiện nhiệm vụ để phục vụ tốt hơn các yêu cầu của nhân dân, từng bước đáp ứng công cuộc cải cách hành chính nhà nước.
Thông qua các cuộc trực báo hàng quý, năm, Phòng Tư pháp Thành phố đã kịp thời hướng dẫn các văn bản pháp luật có liên quan về lĩnh vực đăng ký và quản lý hộ tịch cho đội ngũ công chức Tư pháp - Hộ tịch trên toàn địa bàn thành phố để nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ đăng ký và quản lý hộ tịch, làm cơ sở cho việc tham mưu UBND trong công tác đăng ký hộ tịch đảm bảo đúng quy định của pháp luật, từng bước đưa việc đăng ký hộ tịch đi vào nề nếp, đáp ứng nhu cầu đăng ký hộ tịch cho nhân dân theo quy định của pháp luật.
50
Về giám sát, kiểm tra, thanh tra quá trình thực hiện quản lý hộ tịch các phường trên địa bàn thành phố Huế.
Xác định công tác giám sát, kiểm tra, thanh tra quá trình thực hiện quản lý hộ tịch là một nội dung quan trọng,hàng năm, Phòng Tư pháp thành phố Huế thành lập các Đoàn thanh tra hành chính và thanh tra chuyên ngành theo kế hoạch phê duyệt. Phòng Tư pháp thành phố tăng cường kiểm tra công tác hộ tịch, chứng thực đối với Tư pháp trên 27 phường trực thuộc nhằm nâng cao nghiệp vụ cho cán bộ Tư pháp - Hộ tịch, đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ được giao.Thực hành tiết kiệm, phòng chống tham nhũng, lãng phí trong ngành Tư pháp theo quy định của pháp luật và chỉ đạo của Bộ Tư pháp, Ủy ban Nhân dân tỉnh và Ủy ban Nhân dân thành phố Huế.
Phòng Tư pháp đã tiến hành thẩm định 60 dự thảo văn bản quy phạm pháp luật; tiến hành tự kiểm 656 văn bản, trong đó văn bản QPPL 348; văn bản không phải là văn bản QPPL là 782 văn bản. Công tác xây dựng, kiểm tra, rà soát, hệ thống hóa văn bản được thực hiện tương đối kịp thời, đúng quy trình, nề nếp có sự phối hợp với các cơ quan, các đơn vị đã được tăng cường hơn, trong đó Phòng Tư pháp tiếp tục vai trò tham mưu, đầu mối tổng hợp