Hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình cung cấp dịch vụ và thu tiền tại trung tâm khai thác vận chuyển thuộc bưu điện tỉnh Bình Định

Header Page of 126 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG MAI HOÀNG NHƯ UYÊN HOÀN THIỆN KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH CUNG CẤP DỊCH VỤ VÀ THU TIỀN TẠI TRUNG TÂM KHAI THÁC VẬN CHUYỂN THUỘC BƯU ĐIỆN TỈNH BÌNH ĐỊNH Chuyên ngành: Kế tốn Mã số: 60.34.30 TĨM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH Đà Nẵng – Năm 2013 Footer Page of 126 Header Page of 126 Cơng trình hồn thành ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG Người hướng dẫn khoa học: GS.TS TRƯƠNG BÁ THANH Phản biện 1: TS Đoàn Ngọc Phi Anh Phản biện 2: TS Trần Thị Cẩm Thanh Luận văn bảo vệ trước hội đồng chấm Luận văn tốt nghiệp Thạc sĩ Quản trị kinh doanh họp Đại học Đà Nẵng vào ngày 19 tháng 01 năm 2013 Có thể tìm hiểu luận văn tại: - Trung tâm Thơng tin – Học liệu , Đại học Đà Nẵng - Thư viện trường Đại học Kinh tế, Đại học Đà Nẵng Footer Page of 126 Header Page of 126 MỞ ĐẦU Lí chọn đề tài Đối với Doanh nghiệp chức kiểm tra, kiểm sốt ln giữ vai trị quan trọng, hệ thống kiểm sốt nội cơng cụ chủ yếu để thực chức quy trình quản lý đơn vị Hệ thống KSNB vững mạnh góp phần khơng nhỏ cho thành cơng Doanh nghiệp, ngày giảm thiểu rủi ro nâng cao hiệu kinh tế Chính hệ thống Kiểm soát nội vững mạnh nhu cầu thiết, công cụ tối ưu để xác định an toàn nguồn vốn đầu tư, xác định hiệu điều hành Ban điều hành doanh nghiệp kịp thời nắm bắt hiệu hoạt động doanh nghiệp Ngành Bưu Chính Việt Nam qua năm chia tách Viễn Thông Bưu Chính bước khẳng định vững vàng phát triển Tuy nhiên, hành vi tiêu cực ngày xuất nhiều từ chủ tịch HĐQT đến Phó giám đốc nhân viên giao dịch gây xúc cho tập thể cán công nhân viên, làm giảm sút lòng tin khách hàng đến thương hiệu lâu đời ngành Điều chứng tỏ hệ thống KSNB khơng cịn hữu hiệu, cần đánh giá hoàn thiện lại Sản phẩm ngành Bưu loại hàng hóa đặc thù, để hồn thiện sản phẩm cần hai đơn vị ngành tham gia Tuy vậy, sử dụng dịch vụ khách hàng phải trả tiền trước cho sản phẩm chưa hồn thiện Chính lẽ khâu bán hàng thu tiền trình quan trọng, định cho thành cơng hiệu đơn vị; đòi hỏi nhà quản lý tập trung phần lớn nguồn Footer Page of 126 Header Page of 126 lực cho q trình Hơn nữa, ngồi dịch vụ Bưu truyền thống, điểm giao dịch cịn phục vụ nhiều dịch vụ tích hợp, mơi trường phát sinh nhiều sai sót gian lận Xuất phát từ vấn đề nêu trên, với hướng dẫn tận tình thầy giáo GS.TS Trương Bá Thanh, tơi chọn đề tài: “Hồn thiện kiểm sốt nội chu trình cung cấp dịch vụ thu tiền Trung tâm khai thác vận chuyển Quy Nhơn thuộc Bưu điện tỉnh Bình Định” làm luận văn tốt nghiệp cao học chuyên ngành Kế toán Mục tiêu nghiên cứu Nghiên cứu hệ thống KSNB phương thức xây dựng hệ thống KSNB hữu hiệu Đánh giá thực trạng hoạt động KSNB chu trình cung cấp dịch vụ thu tiền quầy giao dịch thuộc Trung tâm khai thác vận chuyển Quy Nhơn nhằm tìm điểm mạnh yếu hệ thống hành Đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện KSNB chu trình cung cấp dịch vụ thu tiền để hệ thống hoạt động tốt mang tính hữu hiệu Đối tượng phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu đề tài kiểm soát nội chu trình cung cấp dịch vụ thu tiền điểm giao dịch bưu điện Phạm vi nghiên cứu giới hạn cơng tác kiểm sốt nội chu trình cung cấp dịch vụ thu tiền dịch vụ cung cấp điểm giao dịch bưu điện thuộc Trung tâm khai thác vận chuyển Quy Nhơn - Bưu điện tỉnh Bình Định Phương pháp nghiên cứu Qua thực tiễn công tác đơn vị, phương pháp quan sát, Footer Page of 126 Header Page of 126 thu thập liệu; nghiên cứu quy trình thể lệ thủ tục; trao đổi tham khảo ý kiến từ phận kế tốn; từ tổng hợp liệu có sử dụng phương pháp phân tích, đánh giá để giải vấn đề nghiên cứu Ý nghĩa khoa học đề tài Hệ thống hóa kiến thức KSNB hệ thống KSNB, KSNB chu trình bán hàng thu tiền Qua phân tích đánh giá, đề tài nêu rõ tồn hệ thống KSNB hành, nhằm có giải pháp hồn thiện với thủ tục kiểm sốt thật hiệu đáp ứng thay đổi hoạt động kinh doanh đơn vị Hoàn thiện kiểm sốt nội chu trình cung cấp dịch vụ thu tiền đóng góp phần quan trọng việc nâng cao chất lượng dịch vụ, hiệu hoạt động Trung tâm khai thác vận chuyển Quy Nhơn Bởi lẽ, để hoàn thành sản phẩm ngành phải qua nhiều khâu, nhiều đơn vị với không gian rộng mà thân Bưu điện tỉnh, thành khó kiểm sốt Vì vậy, đề tài mong muốn có nghiên cứu cho chu trình khác hoạt động sản xuất kinh doanh Bưu chính, để hồn thiện hệ thống KSNB chung cho toàn ngành nhằm giữ vững phát triển thương hiệu Bưu Việt Nam tương lai Kết cấu đề tài Đề tài bao gồm chương: - Chương 1: Cơ sở lý luận kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền - Chương 2: Thực trạng kiểm soát nội chu trình cung cấp dịch vụ thu tiền Trung tâm khai thác vận chuyển Quy Nhơn - Footer Page of 126 Header Page of 126 Bưu điện Bình Định - Chương 3: Hồn thiện kiểm sốt nội chu trình cung cấp dịch vụ thu tiền Trung tâm khai thác vận chuyển Quy Nhơn Tổng quan đề tài nghiên cứu Những năm gần có nhiều đề tài nghiên cứu KSNB KSNB chu trình bán hàng thu tiền nhằm giúp cho doanh nghiệp hiểu rõ KSNB việc áp dụng cho mang lại hiệu tốt Cụ thể đề tài “Kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền công ty cổ phần sách thiết bị trường học Đà Nẵng” tác giả Nguyễn thị Điệp (2010); Đề tài“Tăng cường kiểm soát nội doanh thu thu tiền bán hàng công ty thông tin di động VMS” tác giả Vũ Ngọc Nam (2007); Đề tài “ Tăng cường kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền Viễn thông Quảng Ngãi”, tác giả Nguyễn Thị Phương Thảo (2010); đề tài “ Hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội quy trình bán hàng thu tiền Tổng công ty công nghiệp thực phẩm Đồng Nai” luận văn cao học năm 2011 tác giả Nguyễn Minh Tiến CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN 1.1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ 1.1.1 Khái niệm kiểm soát nội Theo Ủy ban COSO (Committee Of Sponsoring Organizations) – Ủy ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa Kỳ việc chống gian lận báo cáo tài thì: "KSNB trình bị chi phối người quản lý, hội đồng quản trị nhân viên đơn vị, Footer Page of 126 Header Page of 126 thiết lập để cung cấp bảo đảm hợp lý nhằm đạt mục tiêu sau đây: - Sự hữu hiệu hiệu hoạt động - Sự tin cậy báo cáo tài - Sự tuân thủ pháp luật quy định.” [2, tr2] Định nghĩa có bốn khái niệm quan trọng cần lưu ý q trình, người, đảm bảo hợp lý mục tiêu * Kiểm sốt nội q trình * Kiểm soát nội thiết kế vận hành người * Kiểm sốt nội cung cấp bảo đảm hợp lý cho nhà quản lý việc đạt mục tiêu tổ chức không bảo đảm tuyệt đối * Các mục tiêu: Mỗi đơn vị thường có mục tiêu kiểm sốt cần đạt để từ xác định chiến lược cần thực Đó mục tiêu chung cho toàn đơn vị hay mục tiêu cụ thể cho hoạt động, phận đơn vị 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ hệ thống kiểm soát nội 1.1.3 Mục tiêu tổng quát hệ thống kiểm soát nội 1.1.4 Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm sốt nội a Mơi trường kiểm soát b Đánh giá rủi ro c Thủ tục kiểm sốt d Hệ thống thơng tin kế tốn e Giám sát 1.2 KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN 1.2.1 Đặc điểm chu trình Footer Page of 126 Header Page of 126 Chu trình bán hàng thu tiền thường bao gồm bước sau: xử lý đơn đặt hàng khách hàng, xét duyệt bán chịu, giao hàng, lập hóa đơn, cuối theo dõi nợ phải thu thu tiền 1.2.2 Các sai phạm xảy chu trình bán hàng thu tiền 1.2.3 Các thủ tục kiểm sốt chủ yếu chu trình bán hàng thu tiền a Kiểm sốt q trình tiếp nhận đơn hàng xét duyệt bán chịu b Kiểm sốt q trình giao hàng lập hóa đơn c Kiểm soát thu tiền nợ phải thu khách hàng d Lập dự phịng xóa sổ nợ phải thu khó địi 1.3 ĐẶC ĐIỂM KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH CUNG CẤP DỊCH VỤ VÀ THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP KINH DOANH DỊCH VỤ BƯU CHÍNH 1.3.1 Khái niệm dịch vụ, dịch vụ bưu Luật Bưu Chính số 49/2010/QH12 Quốc hội khóa XII, kỳ họp thứ thơng qua vào ngày 17/06/2010 thức có hiệu lực vào ngày 01/01/2011 qui định rõ: “ Dịch vụ bưu dịch vụ chấp nhận, vận chuyển phát bưu gửi phương thức từ địa điểm người gửi đến địa điểm người nhận qua mạng bưu chính, trừ phương thức điện tử.” Bên cạnh đặc tính dịch vụ như: Tính vơ hình; Tính khơng chia cắt được; Tính khơng đồng nhất; Tính khơng lưu trữ được; Tính mau hỏng, dịch vụ bưu cịn mang đặc điểm riêng sau: Thứ nhất: Sản phẩm dịch vụ bưu khơng phải vật Footer Page of 126 Header Page of 126 chế tạo mới, khơng phải hàng hóa cụ thể mà kết trình truyền đưa tin tức từ người gởi đến người nhận Thứ hai: Quá trình cung cấp dịch vụ mang tính dây chuyền có nhiều đơn vị tham gia vào trình sản xuất kinh doanh tạo sản phẩm Thứ ba: Tải trọng không đồng theo thời gian không gian Thứ tư: Dịch vụ bưu ngày chịu tác động mạnh mẽ khoa học, kỹ thuật nhu cầu người tiêu dùng 1.3.2 Những rủi ro thường gặp chu trình cung cấp dịch vụ thu tiền doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ bưu 1.3.3 Đặc điểm kiểm sốt nội chu trình cung cấp dịch vụ thu tiền doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ bưu a Thủ tục kiểm sốt tiếp nhận xử lý yêu cầu cung cấp dịch vụ Mọi nhân viên giao dịch cần phải tuân theo nội quy quy tắc ứng xử đặt doanh nghiệp như: việc tuân thủ giấc làm việc; tuân thủ trang phục; tuân thủ nguyên tắc giao tiếp ứng xử; cuối phải thực hiểu rõ dịch vụ mà đơn vị cung cấp để tư vấn cho khách sử dụng dịch vụ thích hợp b Thủ tục kiểm sốt cung cấp dịch vụ - Kiểm sốt việc ghi thơng tin khách hàng có đầy đủ xác - Kiểm sốt cách gói bọc tính trọng lượng bưu gửi - Kiểm sốt việc tính cước dịch vụ - Kiểm soát phân hướng chuyển cho bưu phẩm - Kiểm soát khâu phát bưu phẩm đến tay người nhận c Thủ tục kiểm soát thu tiền nộp tiền Footer Page of 126 Header Page 10 of 126 Cuối ngày, tất phiếu gởi đóng thành tập theo số thứ tự bảng kê phân hướng lập, tổng số phiếu số tiền phải khớp với bảng kê, giao dịch viên tiến hành vào sổ theo dõi doanh thu phát sinh hàng ngày nộp tiền phận kế toán Sổ theo dõi doanh thu phát sinh cộng lũy kế cuối tháng để đối chiếu với kế toán vào cuối tháng Tại phận kế toán, nhận giấy nộp tiền từ phận giao dịch tiến hành nhập vào chương trình kế tốn theo mã thu cho bưu cục loại dịch vụ sau in phiếu thu chuyển sang cho phận thủ quỹ để thu tiền Cuối tháng, nhận báo cáo tổng hợp từ bưu cục gởi lên kế toán tiến hành đối chiếu số tiền nộp có khớp đúng, có chênh lệch phải yêu cầu điều chỉnh d Thẩm định xóa sổ nợ phải thu khó địi CHƯƠNG THỰC TRẠNG KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH CUNG CẤP DỊCH VỤ VÀ THU TIỀN TẠI TRUNG TÂM KHAI THÁC VẬN CHUYỂN QUY NHƠN BƯU ĐIỆN TỈNH BÌNH ĐỊNH 2.1 TỔNG QUAN VỀ TRUNG TÂM KHAI THÁC VẬN CHUYỂN QUY NHƠN 2.1.1 Đặc điểm TTKTVC Quy Nhơn Trung tâm khai thác vận chuyển Quy Nhơn đơn vị trực thuộc Bưu điện tỉnh Bình Định, thành lập theo Quyết định số 468/ QĐ-TCLĐ ngày 25 tháng 01 năm 2008 Tổng công ty Bưu Việt Nam Tiền thân trước Bưu điện thành phố Footer Page 10 of 126 Header Page 12 of 126 10 2.2 THỰC TRẠNG KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH CUNG CẤP DỊCH VỤ VÀ THU TIỀN TẠI TRUNG TÂM KHAI THÁC VẬN CHUYỂN QUY NHƠN-BƯU ĐIỆN TỈNH BÌNH ĐỊNH 2.2.1 Đặc điểm dịch vụ cung cấp đơn vị a Các dịch vụ chuyển phát bưu - Dịch vụ bưu phẩm thường nước quốc tế - Dịch vụ Bưu phẩm ghi số (Registered letter) nước - Dịch vụ Bưu kiện nước nước - Bưu phẩm chuyển phát nhanh EMS nước - Dịch vụ khai giá - Dịch vụ phát hàng thu tiền COD - Dịch vụ phát hành báo chí - Dịch vụ cấp đổi hộ chiếu b Các dịch vụ tài bưu - Dịch vụ chuyển tiền - Dịch vụ bảo hiểm nhân thọ bưu - Dịch vụ thu hộ - Dịch vụ Tiết kiệm bưu điện - Dịch vụ bảo hiểm phi nhân thọ PTI c Các dịch vụ khác - Dịch vụ điện thoại, Fax công cộng - Hợp đồng lắp đặt điện thoại cố định, điện thoại không dây Gphone, internet - Dịch vụ truyền hình An Viên - Dịch vụ bán vé máy bay Footer Page 12 of 126 Header Page 13 of 126 11 2.2.2 Đặc điểm tổ chức mạng lưới kinh doanh Mạng lưới kinh doanh Trung tâm khai thác vận chuyển Quy Nhơn gồm tổ giao dịch phụ trách 17 bưu cục toàn thành phố Quy Nhơn hai huyện Vân Canh, Tuy Phước 2.2.3 Quy trình cung cấp dịch vụ thu tiền đơn vị a Đối với dịch vụ bưu chuyển phát Dịch vụ bưu chuyển phát bao gồm nhiều loại sản phẩm với tính năng, điều kiện vận chuyển giá cước khác Vì vậy, có khách hàng đến giao dịch, tùy theo kích thước, khối lượng bưu gửi yêu cầu thời gian chuyển phát mà nhân viên giao dịch hướng dẫn khách hàng sử dụng loại hình dịch vụ thích hợp nhất; Cung cấp phiếu yêu cầu để khách hàng ghi rõ thơng tin, gói bọc, cân trọng lượng tính cước; thu tiền, giao biên nhận cho khách hàng Cập nhật thông tin bưu gửi vào hệ thống quản lý bưu phẩm theo loại dịch vụ, in bảng kê chuyển bưu gửi cho phận khai thác Cuối ngày, tập hợp tất phiếu gửi bảng kê đóng hàng đi, kế tốn vào sổ sách liên quan nộp tiền phận kế tốn Khi khách hàng u cầu đặt mua báo chí, giao dịch viên cần xác định rõ loại báo, mã báo, số lượng đặt mua, thời hạn đặt mua để tính tiền cho khách cách xác, thu tiền cấp hóa đơn cho khách; nhập vào chương trình theo mã khách hàng, mã báo, số lượng đặt mua, số hóa đơn cấp cho khách hàng nộp tiền phận kế toán kịp thời b Đối với dịch vụ tài bưu Khi khách hàng đến yêu cầu cung cấp dịch vụ, GDV cung cấp Footer Page 13 of 126 Header Page 14 of 126 12 cho khách phiếu yêu cầu để khách hàng điền vào thông tin cần thiết Sau thơng tin nhập liệu vào chương trình; GDV in biên nhận thu tiền khách 2.2.4 Thủ tục kiểm sốt chu trình cung cấp dịch vụ thu tiền đơn vị a Kiểm soát tiếp nhận xử lý yêu cầu khách hàng - Niêm yết đóng, mở bưu cục tất giao dịch bưu điện thuộc TTKTVC, - Quy định đồng phục giao dịch viên - Quy định thái độ phục vụ giao dịch viên - Quy định vệ sinh nơi làm việc - Quy định việc niêm yết giới thiệu dịch vụ cung cấp bảng giá cước cho loại dịch vụ - Chấm điểm thi đua theo Bộ tiêu chuẩn chất lượng phục vụ khách hàng Tổng công ty Bưu Viễn Thơng ban hành Bảng tự chấm điểm sở để đánh giá xét chất lượng giao dịch viên tháng b Xét duyệt bán chịu Để thực cạnh tranh với doanh nghiệp kinh doanh bưu địa bàn, lãnh đạo Trung tâm đồng ý cung cấp dịch vụ với phương thức trả sau đơn vị có nhu cầu Các đơn vị phải ký kết hợp đồng cung cấp dịch vụ với Trung tâm Hợp đồng ký kết phải thể rõ tư cách pháp nhân đơn vị : phải có tên quan, doanh nghiệp, địa đầy đủ cụ thể; hình thức trả tiền; thời hạn trả tiền ký, đóng dấu người đứng đầu quan,doanh nghiệp c Thủ tục kiểm soát cung cấp dịch vụ Footer Page 14 of 126 Header Page 15 of 126 13 - Sử dụng mã vạch bưu để phục vụ cho trình nhận gửi, vận chuyển, chuyển phát định vị bưu gửi toàn hệ thống Mã vạch dán phiếu gửi, bưu gửi quy định phải dùng theo thứ tự từ bé đến lớn, biên lai bị hay bị hủy giao dịch viên ca phải thuyết minh lập bướm thay - Sau GDV nhận bưu phẩm vào phiếu gởi KSV kiểm tra lại thông tin viết phiếu gởi bưu phẩm có trùng khớp, có đầy đủ tính hợp lệ địa nhận, nhằm hạn chế rủi ro khách hàng ghi không phiếu gửi bưu gửi, hay địa thiếu phát đến tay người nhận - Kiểm tra cách gói bọc để bảo đảm bưu gửi an tồn q trình vận chuyển khơng làm ảnh hưởng đến bưu gửi khác chuyến thư - Cân lại trọng lượng, tính lại cước để xem GDV có tính đủ, tính đúng, thiếu GDV phải nộp thêm cho đúng, thừa phải mời người gởi đến trả lại lấy chữ ký xác nhận nhận lại tiền thừa phiếu gởi lưu; dịch vụ cộng thêm có đóng dấu dịch vụ lên bưu phẩm hay chưa để tránh tình trạng GDV có thu tiền dịch vụ khách khơng thể dịch vụ lên bưu gửi sơ suất cố ý - Cuối để lại bút tích kiểm soát bưu phẩm phiếu gởi chữ ký trước giao bưu phẩm sang phận khai thác chuyển đi, để xác định bưu gửi kiểm soát gửi - Cuối ngày, tất phiếu gởi đóng thành tập với bảng kê chuyển theo dịch vụ riêng biệt kế toán vào sổ theo tổng số lượng, số tiền KSV phải cộng lại tất phiếu gởi để xem GDV có vào sổ thừa hay thiếu, vào sổ doanh thu hàng ngày cập nhật chương trình theo dõi doanh thu chi Footer Page 15 of 126 Header Page 16 of 126 14 phí để nộp tiền lên phận kế toán Đối với dịch vụ tài bưu chính, Tổng cơng ty bưu Việt Nam ban hành quy định, thể lệ thủ tục cho dịch vụ đồng thời dịch vụ thực chương trình kết nối với máy chủ Tổng cơng ty nên thao tác GDV thực dịch vụ cần chuẩn xác có phê duyệt KSV, sai sót xảy phải lập vụ chuyển đến máy chủ, chấp thuận từ Tổng cơng ty giao dịch sai sót điều chỉnh sửa chữa Cuối ngày, dựa thống kê in từ dịch vụ, KSV tiến hành kiểm quỹ với GDV nộp tiền phận kế toán, đồng thời cập nhập vào chương trình theo dõi tiền mặt dịch vụ tài bưu để Tổng cơng ty cân đối tình hình quỹ KSV cần phải kiểm tra việc nhập liệu vào chương trình có đầy đủ Riêng dịch vụ chuyển tiền, số tiền nộp phận kế toán cần tách riêng tiền gởi tiền cước Tiền cước phải cập nhật vào chương trình doanh thu chi phí để nộp với doanh thu bưu chuyển phát Tuy nhiên, bưu cục thuộc tổ giao dịch khu vực, dịch vụ tiết kiệm bưu điện dịch vụ bảo hiểm nhân thọ bưu chưa cung cấp hình thức online, số tiền phát sinh khơng cập nhật vào hệ thống Hơn nữa, bưu cục có nhân viên phụ trách tất dịch vụ tự nộp tiền kế toán vào cuối ngày, nên rủi ro không nộp tiền (chậm nộp tiền) lớn d Kiểm soát ghi nhận doanh thu nộp tiền Đối với dịch vụ chuyển phát bưu chính, bảng kê đóng chuyến thư chứng từ ghi nhận doanh thu bưu chuyển phát phát sinh bưu cục ngày Footer Page 16 of 126 Header Page 17 of 126 15 Cuối ngày, giao dịch viên tổng hợp tất cước dịch vụ phát sinh ngày, vào giấy nộp tiền) để nộp tiền phận kế toán Căn vào giấy nộp tiền từ bưu cục gởi về, kế toán tiến hành nhập vào chương trình kế tốn với mã thống kê riêng cho bưu cục loại dịch vụ Sau in phiếu thu chuyển cho thủ quỹ để thu tiền, phiếu thu đánh số thứ tự in thành ba liên, liên lưu kế toán, liên lưu thủ quỹ liên giao cho bưu cục nộp tiền Bưu cục nộp tiền trực tiếp gởi phận kế toán đường thư Hằng ngày, doanh thu phát sinh từ dịch vụ cập nhật vào sổ theo dõi doanh thu bưu viễn thơng STK), chương trình theo dõi doanh thu chi phí KSV sau đối chiếu khớp Cuối tháng, sau nhận báo cáo tình hình doanh thu tháng từ bưu cục gởi về, kế toán tiến hành kết xuất liệu bưu cục để đối chiếu việc nộp tiền bưu cục có khớp, sai phải yêu cầu bưu cục điều chỉnh nộp số tiền Đối với dịch vụ tài bưu chính, chương trình theo dõi tiền mặt dịch vụ tài bưu kết nối với phận kế tốn nên kế tốn xem tình hình lưu quỹ bưu cục yêu cầu bưu cục nộp tiền kế toán quy định Tuy nhiên, số dịch vụ bưu cục chưa mở online tiết kiệm bưu điện, bảo hiểm nhân thọ bưu chính, tiền mặt phát sinh kế toán theo dõi giao dịch viên cập nhật vào chương trình nộp tiền phận kế toán 2.3 ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH CUNG CẤP DỊCH VỤ VÀ THU TIỀN TẠI TRUNG TÂM KHAI THÁC VẬN CHUYỂN QUY NHƠN Footer Page 17 of 126 Header Page 18 of 126 16 2.3.1 Ưu điểm Lãnh đạo Trung tâm ngày trọng đến việc xây dựng vận hành KSNB việc ban hành quy chế, quy định kinh tế tài chính, kỹ thuật, lao động, tiền lương…và phổ biến rộng rãi đến tồn thể cán cơng nhân viên tồn Trung tâm Với truyền thống lâu đời ngành Bưu điện, tồn thể cán cơng nhân viên Trung tâm tận tụy với công việc, phải tiếp cận với nhiều loại hình dịch vụ tất giao dịch viên ln nổ lực tìm hiểu học hỏi để nắm bắt thực cách tốt Ứng dụng công nghệ thông tin dây chuyền sản xuất lãnh đạo Trung tâm trọng Tại điểm giao dịch trang bị máy vi tính, đường truyền chương trình phần mềm cho dịch vụ Bộ máy kế toán Trung tâm tổ chức tương đối hoàn chỉnh với đội ngũ kế tốn có trình độ nghiệp vụ, phân công phân nhiệm rõ ràng Mỗi nhân viên kế tốn phụ trách cơng việc định Tổ chức cơng tác kế tốn chu trình cung cấp dịch vụ thu tiền thực nghiêm túc, tuân thủ pháp luật, sách, chế độ nhà nước, đáp ứng nhu cầu kinh doanh đơn vị 2.3.2 Nhược điểm Bên cạnh kết đạt được, KSNB chu trình cung cấp dịch vụ thu tiền Trung tâm khai thác vận chuyển mặt hạn chế cần nhìn nhận Tình trạng thiếu nhân lực, việc giải tán tổ kiểm soát xâm phậm đến nguyên tắc bất kiêm nhiêm thủ tục kiểm soát hệ thống kiểm soát nội Footer Page 18 of 126 Header Page 19 of 126 17 Chương trình phần mềm khai thác dịch vụ chưa sử dụng hết tính Việc song hành hình thức cung cấp dịch vụ thủ cơng chương trình phần mềm, đồng thời cơng tác kiểm tra kiểm soát chưa chặt chẽ nguyên nhân để sai sót gian lận xảy Vì có nhiều dịch vụ cung cấp, nên việc kiểm tra kiểm soát thực cách qua loa đại khái, chủ yếu hậu kiểm Hằng năm, tổ nghiệp vụ Bưu điện tỉnh kiểm tra lần nên xác suất phát sai sót thấp Trung tâm xây dựng chương trình phần mềm quản lí doanh thu chi phí, nhằm quản lý kịp thời doanh thu chi phí phát sinh điểm giao dịch Tuy nhiên, hiệu mang lại từ việc khai thác chương trình thấp lẽ: Việc cập nhật vào chương trình từ điểm giao dịch khơng có kiểm sốt định nên thường xảy sai sót, cập nhật doanh thu không ngày, doanh thu cập nhật không với giá trị thu được, việc nộp tiền kế tốn thường khơng khớp với số tiền cập nhật chương trình, đến cuối tháng đối chiếu việc cập nhật vào chương trình có xác đầy đủ Trình độ hầu hết giao dịch viên mức công nhân trung cấp nghề khó khăn lớn Trung tâm việc nhận thức, tổ chức khai thác phần mềm tiện ích triển khai dịch vụ Footer Page 19 of 126 Header Page 20 of 126 18 CHƯƠNG HOÀN THIỆN KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH CUNG CẤP DỊCH VỤ VÀ THU TIỀN TẠI TRUNG TÂM KHAI THÁC VẬN CHUYỂN QUY NHƠN 3.1 SỰ CẦN THIẾT PHẢI HỒN THIỆN KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH CUNG CẤP DỊCH VỤ VÀ THU TIỀN 3.2 HỒN THIỆN MƠI TRƯỜNG KIỂM SỐT 3.2.1 Xây dựng sách, quy định tính trung thực giá trị đạo đức 3.2.2 Tăng cường công tác kế hoạch 3.2.3 Cải cách sách nhân 3.2.4 Phân định rõ quyền hạn trách nhiệm 3.2.5 Tăng cường hoạt động kiểm soát giám sát Ban kiểm sốt 3.3 HỒN THIỆN CÁC THỦ TỤC KSNB CHU TRÌNH CUNG CẤP DỊCH VỤ VÀ THU TIỀN 3.3.1 Hồn thiện thủ tục kiểm sốt tiếp nhận xử lý yêu cầu khách hàng Trung tâm cần làm lại hệ thống bảng hiệu giới thiệu đầy đủ dịch vụ cung cấp, dịch vụ cần thể cách xúc tích đặc điểm, tính năng, điều kiện nhận gửi thời gian tồn trình Các bảng hiệu phải treo tường với khoảng cách dễ nhìn phù hợp với mỹ quan bưu cục Cước dịch vụ cần niêm yết bàn viết thư bưu cục, trục xoay để người tham khảo dễ dàng thay cước dịch vụ thay đổi Định kỳ, ban kiểm soát phải kiểm tra việc niêm yết Footer Page 20 of 126 Header Page 21 of 126 19 bưu cục lần tháng để đảm bảo nhân viên bưu cục bảo quản tốt bảng hiệu cập nhật tốt thay đổi giá cước dịch vụ Thực việc chấm điểm chéo lẫn giao dịch viên có kiểm sốt giám sát viên Hằng năm, đơn vị cần tổ chức lớp tập huấn kỹ giao tiếp, kỹ bán hàng cho tất giao dịch viên Để tạo động lực phấn đấu trau dồi kiến thức, am hiểu dịch vụ, định kỳ quý ban kiểm soát nên tổ chức kiểm tra kiến thức dịch vụ kỹ bán hàng, đề gởi đến hộp thư mở cho giao dịch viên yêu cầu phải thực nghiêm túc; điểm kiểm tra thông báo rộng rãi qua mạng nội bộ; nhân viên có điểm kiểm tra xuất sắc biểu dương điểm kiểm tra tích lũy làm sở để bình bầu vào cuối năm 3.3.2 Hồn thiện thủ tục kiểm sốt chu trình cung cấp dịch vụ a Hồn thiện thủ tục kiểm sốt cung cấp dịch vụ bưu chuyển phát Để giảm thiểu sai sót xảy quy trình nhận gửi thủ công, yêu cầu đặt việc nhận gửi dịch vụ bưu chuyển phát phải thực hệ thống chương trình phần mềm, hành vi gạch xóa sữa chữa biên lai, kê tay vào bảng kê gửi phải triệt để nghiêm cấm nhằm ngăn ngừa việc gian lận tiền cước khách hàng Khi đóng chuyến thư cho phận khai thác, Tổ trưởng phải nhân viên giao dịch kiểm soát lại bưu gửi đóng Footer Page 21 of 126 Header Page 22 of 126 20 chuyến thư: cân lại trọng lượng bưu gửi, kiểm tra lại hướng chuyển có trùng khớp với bảng kê, tổng số bưu gửi thực tế phải với tổng số bưu gửi thể bảng kê Những bưu phẩm gởi dịch vụ ghi số, cần kiểm tra GDV dán đủ cước Đối với dịch vụ phát hành báo chí, vào tháng cuối quý thời gian nhận đặt báo cho quý tiếp theo, lượng tiền mặt thu vào nhiều không kiểm tra kiểm sốt kịp thời rủi ro chiếm dụng tiền xảy lớn Khác với dịch vụ bưu chuyển phát, tiếp nhận nhu cầu đặt báo, GDV phải cung cấp hóa đơn cho khách với nhu cầu báo chí sau cập nhật vào chương trình Cuối ngày tổng số tiền hóa đơn phải khớp với sổ quỹ chương trình nộp kế tốn Vì vậy, kiểm sốt viên cần phải kiểm tra hóa đơn có khớp với sổ quỹ tiền mặt vào cuối ngày Đồng thời, thống kê khách hàng đặt nợ có với danh sách khách hàng kí kết với trung tâm, có khách hàng khơng thuộc khách hàng nợ mà lại có nhu cầu nhận đặt khơng xuất hóa đơn để cập nhật vào sổ quỹ tiền mặt yêu cầu giao dịch viên phải xóa nhu cầu nhận đặt khỏi hệ thống b Hồn thiện thủ tục kiểm sốt cung cấp dịch vụ tài bưu Đối với chu trình cung cấp dịch vụ tài bưu chính, Trung tâm cần ban hành thể lệ nghiêm cấm giao dịch viên thực nghiệp vụ hình thức thủ công trường hợp, khuyến cáo khách hàng chấp nhận biên nhận in từ chương trình toàn hệ thống Đối với dịch vụ chuyển tiền, chương trình phần mềm cịn cho phép sửa, xóa phiếu chuyển tiền sau phát hành thu tiền khách Vì chức sửa, xóa cần tháo gỡ Footer Page 22 of 126 Header Page 23 of 126 21 khỏi chương trình Mọi điều chỉnh liên quan đến phiếu chuyển tiền phải lập vụ, phải có phê duyệt kiểm soát viên đơn vị nhận phiếu chuyển tiền điều chỉnh thực Đối với dịch vụ tiết kiệm mở bưu cục không online, hàng ngày kiểm soát viên cần kiểm điếm lại sổ thẻ trắng lưu bưu cục để tránh trường hợp giao dịch viên có phát hành sổ thẻ tiết kiệm không nộp tiền phận kế tốn khơng cập nhật vào hệ thống Ban kiểm sốt kiểm tra định kỳ bất thường quỹ sổ thẻ trắng bưu cục để ngăn chặn rủi ro tổ trưởng thông đồng với giao dịch viên biển thủ số tiền tiết kiệm phát hành Đối với dịch vụ bảo hiểm nhân thọ bưu chính, phát hành hợp đồng bảo hiểm, bưu cục trung tâm in hợp đồng cho khách cập nhật vào hệ thống Vì vậy, ngày giao dịch viên bưu cục trung tâm phải có trách nhiệm tổng hợp chi tiết giao dịch phát sinh ngày tất bưu cục fax phận kế toán, để kế toán có sở theo dõi quỹ tiền mặt lưu bưu cục 3.3.3 Hồn thiện thủ tục kiểm sốt thu nộp tiền Trung tâm cần ban hành quy định cụ thể việc thực nghiệp vụ cung cấp dịch vụ phần mềm Tổng công ty ban hành Đối với chu trình cung cấp dịch vụ bưu chuyển phát, vào cuối ngày, giao dịch viên tổng hợp phiếu gửi bảng kê đóng chuyến thư đối chiếu với thống kê bưu phẩm phát hành ngày xem có khớp số lượng, số tiền In thống kê, đóng tập với phiếu gửi bảng kê để lưu Kiểm soát viên kiểm tra lần tập lưu hàng ngày có chênh lệch, phải điều chỉnh cho tiến hành chốt liệu Dữ liệu chốt không Footer Page 23 of 126 Header Page 24 of 126 22 sữa chữa, kiểm sốt viên khơng phát sai sót mà sau bị phát kiểm sốt viên phải hồn tồn chịu trách nhiệm Số liệu sau chốt liệu kiểm soát viên (tổ trưởng) cập nhật vào chương trình quản lý doanh thu chi phí ngày Chương trình cho phép in phiếu nộp tiền, báo cáo tổng hợp tình hình thực doanh thu từ ngày đến ngày, báo cáo doanh thu dịch vụ từ ngày đến ngày Do đó, KSV (Tổ trưởng) không cần phải vào sổ theo dõi doanh thu ngày STK1 thủ công, cần thực việc cập nhật thật xác kịp thời vào chương trình quản lí giảm bớt thao tác trùng lắp, đồng thời cung cấp thơng tin cần thiết tình hình thực doanh thu bưu cục cách nhanh chóng, xác Đối với dịch vụ tài bưu chính, chương trình khai thác dịch vụ cho phép kết xuất liệu Vì phận tin học cần nghiên cứu để liệu tổng hợp cuối ngày dịch vụ tài bưu tự động kết chuyển sang chương trình quản lý tiền mặt bưu cục để tránh việc nhập sai, nhập so với số tiền thu sai sót gian lận 3.3.4 Tăng cường kiểm sốt sách tiêu thụ Để sách khuyến phát huy tác dụng việc tăng trưởng doanh thu giữ chân khách hàng cần tăng cường việc kiểm sốt sách khuyến có thực đến tay người sử dụng dịch vụ - Kế toán viên duyệt chi khuyến cần đối chiếu chữ ký khách hàng bảng kê khuyến phải trùng khớp với chữ ký phiếu gởi - Niêm yết chương trình khuyến quầy giao dịch Footer Page 24 of 126 Header Page 25 of 126 23 - Bộ phận tin học cần đưa vào chương trình nhận gửi mục khuyến hay chiết khấu, số tiền khuyến Chương trình trừ ln tiền khuyến tổng số tiền thu khách 3.4 CÁC KIẾN NGHỊ ĐỂ THỰC HIỆN GIẢI PHÁP 3.4.1 Đối với quan quản lý nhà nước 3.4.2 Đối với Bưu điện tỉnh Bình Định KẾT LUẬN Để tồn phát triển môi trường cạnh tranh khốc liệt nay, đòi hỏi doanh nghiệp Việt Nam phải ngày nâng cao lực quản lý doanh nghiệp để kiểm soát tốt hoạt động sản xuất đơn vị, hạn chế thấp rủi ro xảy gây tổn hại đến tài sản, danh tiếng, hình ảnh doanh nghiệp Để đạt điều này, doanh nghiệp cần tăng cường cơng tác kiểm tra, kiểm sốt nhằm đảm bảo xác thơng tin doanh thu, chi phí…làm để đưa định kinh doanh hợp lý Chính hệ thống kiểm sốt nội cơng cụ hữu ích công tác quản lý doanh nghiệp xây dựng vận hành cách Tuy nhiên, khái niệm kiểm sốt nội cịn hiểu cách mơ hồ vận dụng vào thực tế theo cảm tính số doanh nghiệp Việt Nam nên hiệu mang lại chưa cao Xuất phát từ vấn đề nêu trên, nhận thức tầm quan trọng Kiểm soát nội công tác quản lý doanh nghiệp, luận văn sâu nghiên cứu, kết hợp lý luận thực tiễn để tìm giải pháp nhằm hồn thiện KSNB chu trình cung cấp dịch vụ thu tiền tạiTrung tâm khai thác vận chuyển Quy NhơnBưu điện tỉnh Bình Định Luận văn giải vấn đề đặt sau: Footer Page 25 of 126 Header Page 26 of 126 24 Thứ nhất, luận văn hệ thống lý luận hệ thống kiểm soát nội bộ, kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền Đồng thời nêu lên đặc điểm khác biệt hoạt động sản xuất kinh doanh dịch vụ bưu ảnh hưởng đến chu trình cung cấp dịch vụ thu tiền Thứ hai, luận văn sâu nghiên cứu, phân tích thực tế cơng tác kiểm sốt nội chu trình cung cấp dịch vụ thu tiền Trung tâm khai thác Quy Nhơn- Bưu điện tỉnh Bình Định, từ đánh giá nhược điểm kiểm sốt nội chu trình cung cấp dịch vụ thu tiền đơn vị cần hoàn thiện Thứ ba, sở nghiên cứu lý luận thực tế cơng tác kiểm sốt nội chu trình cung cấp dịch vụ thu tiền Trung tâm khai thác vận chuyển Quy Nhơn, luận văn đưa giải pháp hoàn thiện kiểm sốt nội chu trình cung cấp dịch vụ thu tiền đơn vị phương diện hoàn thiện mơi trường kiểm sốt hồn thiện thủ tục kiểm sốt chu trình cung cấp dịch vụ thu tiền Những giải pháp hồn thiện kiểm sốt nội chu trình cung cấp dịch vụ thu tiền mà luận văn đưa hồn tồn thực Trung tâm khai thác vận chuyển Nhơn, nhằm giảm thiểu rủi ro gian lận sai sót thời gian qua đơn vị Bên cạnh giải pháp góp phần làm cho hệ thống kiểm soát nội Trung tâm ngày hữu hiệu để đạt mục tiêu đặt đơn vị Footer Page 26 of 126 ... HỒN THIỆN KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH CUNG CẤP DỊCH VỤ VÀ THU TIỀN TẠI TRUNG TÂM KHAI THÁC VẬN CHUYỂN QUY NHƠN 3.1 SỰ CẦN THIẾT PHẢI HỒN THIỆN KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH CUNG CẤP DỊCH VỤ VÀ THU TIỀN... CHƯƠNG THỰC TRẠNG KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH CUNG CẤP DỊCH VỤ VÀ THU TIỀN TẠI TRUNG TÂM KHAI THÁC VẬN CHUYỂN QUY NHƠN BƯU ĐIỆN TỈNH BÌNH ĐỊNH 2.1 TỔNG QUAN VỀ TRUNG TÂM KHAI THÁC VẬN CHUYỂN QUY NHƠN... giới hạn công tác kiểm sốt nội chu trình cung cấp dịch vụ thu tiền dịch vụ cung cấp điểm giao dịch bưu điện thu? ??c Trung tâm khai thác vận chuyển Quy Nhơn - Bưu điện tỉnh Bình Định Phương pháp