Hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty Cổ phần Than Điện Nông Sơn

Header Page of 149 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG NGUYỄN THỊ THÙY DUNG HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THAN ĐIỆN NÔNG SƠN Chuyên ngành: KẾ TOÁN Mã số: 60.34.30 TÓM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH Đà Nẵng - Năm 2014 Footer Page of 149 Header Page of 149 Công trình hoàn thành ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG Người hướng dẫn khoa học: PGS TS NGUYỄN MẠNH TOÀN Phản biện 1: TS ĐOÀN THỊ NGỌC TRAI Phản biện 2: PGS TS LÊ HUY TRỌNG Luận văn bảo vệ Hội đồng chấm Luận văn tốt nghiệp Thạc sĩ Quản trị kinh doanh họp Đại học Đà Nẵng vào ngày 01 tháng năm 2014 Có thể tìm hiểu luận văn tại: Trung tâm Thông tin - Học liệu, Đại học Đà Nẵng Thư viện trường Đại học Kinh tế, Đại học Đà Nẵng Footer Page of 149 Header Page of 149 MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Hiện nay, doanh nghiệp phải đối mặt với cạnh tranh khốc liệt gay gắt thị trường Để thành công lĩnh vực kinh doanh, doanh nghiệp không nâng cao chất lượng sản phẩm, đa dạng hóa mặt hàng, hạ thấp giá bán sản phẩm, đội ngũ quản lý tốt mà doanh nghiệp phải hoàn thành tốt công tác kiểm tra, kiểm soát Bởi chức kiểm tra, kiểm soát giữ vai trò quan trọng trình quản lý thực chủ yếu hệ thống kiểm soát nội doanh nghiệp Trong hoạt động sản xuất kinh doanh đơn vị hoạt động bán hàng thu tiền hoạt động quan trọng, định đến kết trình sản xuất kinh doanh đơn vị Vì vậy, việc có hệ thống kiểm soát nội thật hiệu để kiểm soát chu trình bán hàng thu tiền công việc cần thiết Công ty Cổ phần Than - Điện Nông Sơn – Quảng Nam Công ty cổ phần trực thuộc Tổng Công ty Điện lực Vinacomin - Tổng công ty Công nghiệp Than - Khoáng sản Việt Nam Hoạt động chủ yếu Công ty hoạt động bán sĩ lẻ loại than Chu trình bán hàng thu tiền Công ty diễn thường xuyên liên tục, hoạt động phân phối hàng hóa ngày mở rộng Do đó, công tác kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền đặc biệt có ý nghĩa quan trọng hoạt động kinh doanh Công ty, ngăn chặn gian lận, giảm thiểu sai sót, nhằm đạt tuân thủ nguyên tắc, sách quy trình thiêt lập để nâng cao hiệu kinh doanh Công ty Footer Page of 149 Header Page of 149 Hiện nay, Công ty thiết lập ban kiểm soát nội Tuy nhiên, công tác kiểm soát trình bán hàng thu tiền công ty nhiều vấn đề chưa hợp lý, tồn nhiều thiếu sót Xuất phát từ yêu cầu trên, chọn đề tài “Hoàn thiện Kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền Công ty Cổ phần Than – Điện Nông Sơn – Quảng Nam” làm đề tài nghiên cứu luận văn Thạc sỹ Mục tiêu nghiên cứu Đề tài nghiên cứu thực trạng tình hình kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền Công ty Cổ phần Than – Điện Nông Sơn – Quảng Nam nêu mặt yếu kém, thiếu sót kiểm soát nội hoạt động Công ty Từ đó, đưa số giải pháp nhằm hoàn thiện Kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền Công ty Cổ phần Than – Điện Nông Sơn – Quảng Nam Đối tượng phạm vi nghiên cứu - Về đối tượng nghiên cứu: Công tác kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền Công ty CP Than điện Nông Sơn – Quảng Nam - Phạm vi nghiên cứu: Công tác KSNB chu trình bán hàng thu tiền lĩnh vực kinh doanh than Công ty CP Than điện Nông Sơn – Quảng Nam Phương pháp nghiên cứu Luận văn sử dụng phương pháp nghiên cứu phương pháp vấn ban kiểm soát, kế toán trưởng, kế toán công nợ, kế toán tiêu thụ, thủ kho; phương pháp đối chiếu, phân tích, quan sát, so sánh đối chiếu; phương pháp thu thập tài liệu để làm rõ thực trạng công tác kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền Công ty Footer Page of 149 Header Page of 149 Ý nghĩa khoa học đề tài Ý nghĩa khoa học: Luận văn hệ thống hóa lý luận công tác KSNB chu trình bán hàng thu tiền, đồng thời ứng dụng vào công tác KSNB chu trình bán hàng thu tiền công ty CP Than điện Nông Sơn Qua phân tích đánh giá thực trạng luận văn nêu lên bất cập, tồn thủ tục KSNB chu trình bán hàng thu tiền công ty, từ đưa biện pháp thích hợp nhằm hoàn thiện thủ tục kiểm soát Các giải pháp đưa giúp đơn vị tham khảo có tính ứng dụng cao thực tiễn Công ty Than điện Nông Sơn vận dụng cách linh hoạt nhằm tăng cường hoạt động KSNB chu trình bán hàng thu tiền đơn vị Bố cục đề tài Ngoài phần mở đầu, kết luận, phụ lục, tài liệu tham khảo, nội dung luận văn gồm có chương: Chương 1: Cơ sở lý luận kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền doanh nghiệp Chương 2: Thực trạng kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền Công ty Cổ phần Than - Điện Nông Sơn – Quảng Nam Chương 3: Một số giải pháp hoàn thiện kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền Công ty Cổ phần Than - Điện Nông Sơn – Quảng Nam Footer Page of 149 Header Page of 149 CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TRONG CÁC DOANH NGHIỆP 1.1 KHÁI QUÁT VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP 1.1.1 Khái niệm hệ thống kiểm soát nội Theo ủy ban COSO (Committee of Sponsoring Organization): Ủy ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa Kỳ việc chống gian lận lập báo cáo tài KSNB trình bị chi phối người quản lý, hội đồng quản trị nhân viên đơn vị, thiết lập đế cung cấp đảm bảo hợp lý nhằm đạt mục tiêu sau: - Sự hữu hiệu hiệu hoạt động - Sự tin cậy báo cáo tài - Sự tuân thủ pháp luật quy định Hiện nay, định nghĩa chấp nhận rộng rãi định nghĩa COSO.Trong định nghĩa có bốn khái niệm cần lưu ý là: - Quá trình - Con người - Đảm bảo hợp lý - Mục tiêu 1.1.2 Các yếu tố hệ thống kiểm soát nội a Môi trường kiểm soát Môi trường kiểm soát bao gồm nhận thức, thái độ hành động người quản lý đơn vị kiểm soát tầm quan trọng Footer Page of 149 Header Page of 149 kiểm soát.Nó xem tảng phận khác kiểm soát nội Môi trường kiểm soát bao gồm: Tính trực giá trị đạo đức; cấu tổ chức; sách nhân sự; ban giám đốc ủy ban kiểm toán; công tác kế hoạch; phận kiểm toán nội nhân tố bên b Đánh giá rủi ro Đánh giá rủi ro phận thứ hai hệ thống kiểm soát nội bộ.Rủi ro nguy làm cho mục tiêu tổ chức không thực Các nhà quản lý phải đánh giá, phân tích nhân tố ảnh hưởng tạo nên rủi ro làm cho mục tiêu, kể mục tiêu chung mục tiêu cụ thể cho hoạt động đơn vị Quá trình đánh giá rủi ro bao gồm: - Xác định rủi ro - Phân tích rủi ro - Quản lý rủi ro c.Hoạt động kiểm soát Hoạt động kiểm soát sách thủ tục giúp cho thị nhà quản lý thực Chính sách kiểm soát nguyên tắc cần làm, sở để thực thủ tục kiểm soát.Còn thủ tục kiểm soát quy định cụ thể để thực thủ tục kiểm soát Các nguyên tắc (chính sách) kiểm soát Nguyên tắc phân công phân nhiệm Nguyên tắc bất kiêm nhiệm Nguyên tắc ủy quyền phê chuẩn Footer Page of 149 Header Page of 149 d Hệ thống thông tin truyền thông Hệ thống thông tin truyền thông có nghĩa thông tin kế hoạch, môi trường kiểm soát, rủi ro, hoạt động kiểm soát Hình thành báo cáo để cung cấp thông tin hoạt động tài tuân thủ, bao gồm nội bên - Hệ thống thông tin chủ yếu hệ thống kế toán đơn vị Bao gồm hệ thống chứng từ; hệ thống sổ sách kế toán báo cáo kế toán Mục đích hệ thống kế toán tổ chức phải đảm bảo chức thông tin kiểm tra hoạt động kế toán Một hoạt động kế toán hữu hiệu phải đảm bảo mục tiêu kiểm soát chi tiết sau: Tính có thực, phê chuẩn, tính đầy đủ, đánh giá Sự phân loại tính kỳ e.Giám sát Giám sát bao gồm việc đánh giá thường xuyên định kỳ người quản lý hệ thống kiểm soát nội nhằm xem xét hoạt động có thiết kế cần phải điểu chỉnh cho phù hợp với tình hình giai đoạn 1.2 NỘI DUNG CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP 1.2.1 Nội dung đặc điểm chu trình bán hàng thu tiền a Khái niệm đặc điểm chu trình bán hàng thu tiền * Khái niệm Chu trình bán hàng thu tiền trình chuyển quyền sở hữu sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ cho KH để đổi lấy tiền quyền thu tiền từ khách hàng Footer Page of 149 Header Page of 149 * Đặc điểm Chu trình có đặc điểm sau đây: - Chu trình trải qua nhiều khâu, có liên quan đến tài sản nhạy cảm nợ phải thu, hàng hoá, tiền … nên thường đối tượng bị tham ô chiếm dụng - Trong chu trình bán hàng thu tiền khoản mục Nợ phải thu KH chiếm tỷ trọng cao hay thấp tùy vào đặc điểm doanh nghiệp Tuy nhiên nhiều yếu tố tác động (sự cạnh gay gắt để tranh giữ khách hàng cách tăng hạn mức bán chịu, khả quản lý khoản phải thu kém…) tỷ trọng loại tài sản tổng tài sản cao kéo theo gia tăng rủi ro sai phạm lớn b Nội dung chu trình bán hàng thu tiền Trong trình bán hàng thu tiền thường trải qua bước sau: Nhận đơn đặt hàng Lập lệnh bán hàng Xét duyệt bán chịu Gửi hàng Lập hóa đơn Theo dõi nợ phải thu Thu tiền 1.2.2 Các sai phạm xảy chu trình bán hàng thu tiền - Nhận kiểm tra đơn đặt hàng khách hàng: ĐĐH chấp nhận không phê duyệt - Xét duyệt bán chịu: Việc xét duyệt bán chịu không cấp có thẩm quyền phê duyệt Footer Page of 149 Header Page 10 of 149 - Xuất kho chuyển giao hàng hóa: Giao hàng chưa xét duyệt, hàng hoá thất thoát trình giao hàng… - Lập hóa đơn: Bán hàng không lập hoá đơn, lập hóa đơn sai giá trị, tên, địa KH - Ghi sổ doanh thu bán hàng theo dõi nợ phải thu khách hàng: Ghi sai niên độ doanh thu; ghi khống khoản doanh thu, ghi trùng ghi sót hoá đơn… Các khoản nợ phải thu lớn thực tế khả thu hồi công nợ làm sai lệch số liệu 1.3 KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN 1.3.1 Mục tiêu kiểm soát nghiệp vụ bán hàng thu tiền Việc đặt thủ tục kiểm soát chu trình bán hàng thu tiền nhằm hạn chế tối đa sai phạm Để đạt mục tiêu chung, nhà quản lý cần phải đạt mục tiêu cụ thể chu trình bán hàng - thu tiền, kèm theo thủ tục kiểm soát để thực mục tiêu a Mục tiêu kiểm soát nội với nghiệp vụ bán hàng Mục tiêu kiểm soát nghiệp vụ bán hàng ngăn ngừa sai phạm, gian lận xảy như: ghi sổ thiếu nghiệp vụ bán hàng; xuất hàng hóa chưa có lệnh xuất hàng; số lượng hàng xuất không với yêu cầu số lượng hợp đồng kinh tế… Mục tiêu kiểm soát nghiệp vụ bán hàng sau: Sổ sách chứng từ đầy đủ Các chứng từ đánh số thứ tự trước Gửi báo cáo bán hàng Footer Page 10 of 149 Header Page 12 of 149 10 CHƯƠNG THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THAN - ĐIỆN NÔNG SƠN 2.1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CP THAN - ĐIỆN NÔNG SƠN 2.1.1 Quá trình hình thành phát triển Công ty Công ty Cổ phần Than-Điện Nông Sơn trực thuộc Tổng Công ty Điện lực Vinacomin - Tổng công ty Công nghiệp Than - Khoáng sản Việt Nam Công ty hoạt động theo loại hình Công ty cổ phần, với số vốn điều lệ 140 tỷ đồng Các cổ đông chủ yếu doanh nghiệp ngành than Tổng Công ty Điện lựcVinacomin chiếm gần 90% vốn điều lệ Công ty 2.1.2 Đặc điểm sản xuất kinh doanh Công ty Công ty Cổ phần Than-Điện Nông Sơn chuyên khai thác, chế biến kinh doanh than; đầu tư xây dựng vận hành nhà máy nhiệt điện bán điện cho Hệ thống điện quốc gia hộ sử dụng trực tiếp 2.2 MÔI TRƯỜNG KIỂM SOÁT VÀ HỆ THỐNG KẾ TOÁN LIÊN QUAN ĐẾN CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THAN – ĐIỆN NÔNG SƠN – QUẢNG NAM 2.2.1 Môi trường kiểm soát Môi trường kiểm soát Công ty bao gồm nhân tố sau tác động đến hoạt động Công ty a Cơ cấu tổ chức Công ty thiết lập cấu tổ chức theo mối quan hệ trực tuyến chức năng, có kiểm soát từ xuống, đồng thời phận có mối quan hệ liên kết để thực đầy đủ chức Footer Page 12 of 149 Header Page 13 of 149 11 b Chính sách nhân Đội ngũ cán công nhân viên nhân tố quan trọng giữ vai trò then chốt trình hoạt động phát triển, nên công ty liên tục phát triển nguồn nhân lực nhằm đáp ứng kịp thời nhu cầu sản xuất kinh doanh Công ty xây dựng sách nhân phù hợp với điều kiện hoạt động sản xuất kinh doanh nhu cầu phát triển công ty như: sách tuyển dụng, đào tạo; chế độ làm việc; sách lương, thưởng Công ty cam kết sách người lao động quán hướng tới người lao động để tạo đội ngũ nhân lực phát triển toàn diện, chuyên nghiệp gắn bó lâu dài mục tiêu chung Công ty c Công tác lập kế hoạch, phận kiểm toán nội Tại Công ty, công tác lập kế hoạch chủ yếu bao gồm: kế hoạch kinh doanh (kế hoạch khai thác sản lượng, kế hoạch dự toán bán hàng, kế hoạch tài chính, kế hoạch đầu tư ) Công ty thường vào tiêu mà Tổng công ty Điện lực Vinacomin đề dựa vào tình hình kỳ tại, nhu cầu tiêu thụ than nước giới để lập dự toán cho kỳ theo biên độ tăng giảm cố định Chính nguồn thông tin phục vụ dự toán không đầy đủ, không đánh giá hết thông tin thị trường, lập dự toán dựa vào khả cung cấp công ty nhu cầu thị trường nên kế hoạch dự toán công ty lập thường mang tính chủ quan người lập có độ xác không cao d Các nhân tố bên Với nhân tố khác quan thuế, quan kiểm toán, văn quy định luật pháp, Tài chính… góp phần không nhỏ đến việc thiết kế vận hành hệ thống KSNB đơn vị Footer Page 13 of 149 Header Page 14 of 149 12 2.2.2 Hệ thống thông tin kế toán liên quan đến chu trình bán hàng thu tiền Công ty Cổ phần Than – Điện Nông Sơn a Cơ cấu tổ chức máy kế toán Công ty Bộ máy kế toán Công ty tổ chức theo mô hình trực tuyến chức Trong đó, kế toán trưởng thực nhiệm vụ Giám đốc giao, tham mưu cho Ban giám đốc sách huy động sử dụng nguồn vốn có hiệu quả, thực công tác kế toán theo quy định Pháp luật Các nhân viên kế toán thực nhiệm vụ kế toán trưởng giao hoàn thành phần hành kế toán cụ thể b Hình thức kế toán Công ty Hình thức kế toán Công ty áp dụng hình thức kế toán “Nhật ký chứng từ” xử lý máy tính với phần mềm kế toán ESoft Financials c Thông tin kế toán liên quan đến chu trình bán hàng thu tiền Công ty - Lập luân chuyển chứng từ kế toán - Hệ thống tài khoản kế toán, sổ sách kế toán BCTC Công tác tổ chức thông tin phục vụ cho KSNB chu trình bán hàng thu tiền công ty quan tâm ý, phòng kế toán thực khoa học tuân thủ chuẩn mực, chế độ kế toán hành Tuy nhiên, tồn số hạn chế định 2.3 THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THAN – ĐIỆN NÔNG SƠN – QUẢNG NAM 2.3.1 Đặc điểm chu trình bán hàng thu tiền Công ty Hoạt động mang lại doanh thu chủ yếu cho Công ty hoạt động khai thác, chế biến tiêu thụ than Footer Page 14 of 149 Header Page 15 of 149 13 2.3.2 Thủ tục kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền Công ty a Các quy định sách Công ty liên quan đến kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền Công ty Quy định sách bán hàng Công ty Quy định sách chiết khấu Quy định sách bán chịu Quy định ký kết hợp đồng kinh tế trách nhiệm thẩm định khách hàng b Thủ tục kiểm soát nội nghiệp vụ bán hàng, ghi nhận doanh thu b.1 Thủ tục kiểm soát nghiệp vụ bán hàng * Kiểm soát việc nhận xử lý đơn đặt hàng khách hàng Khi khách hàng đến Công ty đặt mua hàng, phòng KT-TC kiểm tra lại tính xác Đơn đặt hàng (ĐĐH) Sau xem xét khả cung ứng loại sản phẩm theo yêu cầu đặt hàng KH thông qua việc kiểm tra thông tin sản phẩm khả cung ứng có sản phẩm (Số lượng loại than bãi kho công ty có đủ đáp ứng yêu cầu khách hàng không), kiểm tra tín dụng khách hàng, đề xuất hình thức bán chịu (nếu có) Sau kiểm tra xong nhân viên trình đơn đặt hàng cho trưởng phòng kế toán, phó giám đốc kinh doanh kiểm tra xét duyệt Những rủi ro xảy khâu tiếp nhận, xử lý ĐĐH xét duyệt bán chịu: - Công ty chưa ban hành mẫu đơn đặt hàng thống nên KH đặt hàng theo mẫu văn bản, fax, hay email Đơn đặt hàng không đánh số thứ tự, gây khó khăn cho trình quản lý kiểm tra … Footer Page 15 of 149 Header Page 16 of 149 14 * Kiểm soát việc lập hóa đơn bán hàng, xuất kho chuyển giao hàng Phòng KT-TC trình hợp đồng lên cho Ban giám đốc duyệt ký vào Hợp đồng chuyển phòng KT-TC Phòng KT-TC lập Phiếu xuất hàng Từ Kế toán tiêu thụ lập Hóa đơn GTGT Hóa đơn phải đầy đủ chữ ký người lập khách hàng, thủ kho, Giám đốc Công ty - Trường hợp khách hàng nhận hàng trực tiếp kho - Trường hợp khách hàng yêu cầu giao hàng đến địa điểm quy định b.2 Kiểm soát ghi nhận doanh thu bán hàng Doanh thu bán hàng Công ty có hai loại: - Doanh thu bán hàng nội cho nhóm khách hàng công ty thành viên Tổng công ty Than - Doanh thu bán hàng cho nhóm khách hàng công ty than tư nhân Hàng ngày, vào Hóa đơn GTGT phát hành, kế toán tiến hành phân loại Hóa đơn theo nhóm khách hàng cập nhật số liệu doanh thu bán hàng, thuế GTGT đầu ra, nợ phải thu khách hàng vào phần mềm kế toán theo tài khoản liên quan c Thủ tục kiểm soát nợ phải thu khách hàng Công ty Do sản phẩm Công ty mang tính chất đặc thù khách hàng Công ty mang tính chất đặc thù, nên việc áp dụng sách tín dụng thắt chặt chưa áp dụng Xét duyệt bán chịu Hiện nay, công ty áp dụng mức xét duyệt bán chịu theo phương pháp “gối đầu” cho khách hàng có quan hệ thâm niên, thân thiết có uy tín với công ty Footer Page 16 of 149 Header Page 17 of 149 15 Tại Công ty, phòng KT-TC có nhiệm vụ theo dõi, kiểm tra, đôn đốc, rà soát phân loại khoản nợ phát sinh khách hàng toàn Công ty Các khoản nợ phân chia kiểm tra theo nguyên tắc: Nợ hạn, nợ hạn, nợ khó đòi Nợ hạn: Nợ thời gian thỏa thuận Hợp đồng kinh tế Nợ hạn: Nợ thời gian toán 60 ngày so với thỏa thuận hợp đồng Nợ khó đòi: Các khoản nợ thời gian quy định có nhiều lần gửi thư nhắc nợ kết số nợ bên mua hàng có biểu xấu toán (phá sản, thiên tai, hỏa hoạn…) Quản lý nợ phải thu Kiểm soát trình lập dự phòng, xóa khoản nợ phải thu khó đòi d Thủ tục kiểm soát nội nghiệp vụ thu tiền Tại Công ty hình thức toán chủ yếu hình thức toán qua ngân hàng Việc thu tiền qua ngân hàng rủi ro, nên công tác kiểm soát tiền thu từ bán hàng qua ngân hàng đơn giản có ba chủ thể độc lập với trình kiểm soát chi nhánh, Ngân hàng khách hàng, có sai sót xảy việc kiểm tra đối chiếu điều chỉnh kịp thời 2.3.3 Đánh giá thực trạng kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền Công ty a Những kết đạt công tác kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền Môi trường kiểm soát: Lãnh đạo Công ty nhận thức tầm Footer Page 17 of 149 Header Page 18 of 149 16 quan trọng KSNB nói chung chu trình bán hàng thu tiền nói riêng viêc ban hành quy trình bán hàng, quy trình quản lý … tất quy định Công ty phổ biến đến tất cán công nhân viên Ban Lãnh đạo lắng nghe, tiếp nhận ý kiến đóng góp cải tiến điểm không phù hợp theo quy trình Công ty có cấu tổ chức gọn nhẹ đảm bảo cho điều hành kiểm soát trực tiếp từ xuống kiểm soát phận nhằm ngăn ngừa rủi ro, sai sót, gian lận trình bán hàng thu tiền Hệ thống thông tin kế toán: Bộ máy kế toán Công ty tổ chức tương đối hợp lý, phân công, phân nhiệm rõ ràng, chồng chéo công việc nhân viên, nhân viên phải chịu trách nhiệm rõ ràng công việc phần hành mà phụ trách Công ty áp dụng công nghệ thông tin lĩnh vực kế toán nhằm đơn giản hóa khối lượng công việc kế toán giúp xử lý, kiểm tra đối chiếu số liệu nhanh chóng thuận tiện Các thủ tục kiểm soát: Các thủ tục kiểm soát, sách liên quan đến hoạt động bán hàng sách giá bán, sách chiết khấu cụ thể cho nhóm khách hàng giúp cho hoạt động kiểm soát thực nhanh chóng hiệu khâu chu trình bán hàng thu tiền b Những hạn chế công tác kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền Bên cạnh kết đạt được, Kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền Công ty mặt hạn chế cần nhìn nhận Footer Page 18 of 149 Header Page 19 of 149 - 17 Về Môi trường kiểm soát: Công ty chưa thành lập phận kiểm toán nội độc lập để kiểm soát hoạt động công ty đặc biệt việc thực quy trình, sách ban hành Vai trò chức Ban Kiểm soát Công ty chưa hiệu quả, Ban Kiểm soát mang tính hình thức, hoạt động thiếu tính độc lập Công tác lập kế hoạch thực hiện, chưa trọng, chưa tìm giải pháp cho kế hoạch không đạt mục tiêu - Về thủ tục kiểm soát chu trình bán hàng thu tiền: Trong trình xuất kho trạm cân có tham gia thủ kho lái xe mà kiểm soát bên thứ ba mặt số lượng hay chủng loại hàng hóa Đây khe hở dẫn đến tình trạng khối lượng hay chủng loại than bị vận chuyển khỏi Công ty mà Công ty không kiểm soát Công ty có nhiều Đơn đặt hàng khiến cho việc xử lý kiểm soát gặp nhiều khó khăn Các Đơn đặt hàng chưa đánh số thứ tự; điều gây khó khăn cho việc kiểm soát chặt chẽ đơn hàng theo trình tự thời gian, đặc biệt việc bán hàng thu tiền qua tài khoản ngân hàng; khó kiểm soát đơn đặt hàng Chính sách tín dụng Công ty nhiều bất cập, chưa phát huy hiệu Công tác thẩm định khách hàng mang tính hình thức, chủ quan người thẩm định, chưa trọng nhiều Công tác thu hồi nợ chưa Công ty tiến hành thường xuyên nghiêm túc - Về thông tin kế toán phục vụ chu trình bán hàng thu tiền Chưa có quy định trình tự luân chuyển chứng từ mà thực Footer Page 19 of 149 Header Page 20 of 149 18 theo thói quen Công ty chưa thiết lập số mẫu biểu thống ĐĐH, ĐĐH không đánh số thứ tự CHƯƠNG MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THAN – ĐIỆN NÔNG SƠN – QUẢNG NAM 3.1 SỰ CẦN THIẾT PHẢI HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THAN – ĐIỆN NÔNG SƠN – QUẢNG NAM Để tồn phát triển kinh tế thị trường ngày biến động đòi hỏi Công ty phải nỗ lực không ngừng nâng cao lực cạnh tranh, nâng cao tính chuyên nghiệp hệ thống công cụ quản lý, hệ thống kiểm soát nội hữu hiệu, đặc biệt vấn đề kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền Đó công cụ quan trọng thiếu giúp cho Công ty kiểm tra, kiểm soát đánh giá toàn hoạt động Công ty Trong với thực trạng nêu chương 2, kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền tồn nhiều hạn chế Các quy chế kiểm soát Công ty hiệu lực chưa đồng quy định chưa chặt chẽ, chưa đầy đủ, nhiều lĩnh vực cần phải có quy chế lại bị bỏ qua Cơ cấu tổ chức Công ty chưa có phận kiểm toán nội Hệ thống thông tin kế toán phục vụ công tác kế toán bán hàng thu tiền chưa phát huy hiệu cao, ảnh hưởng đến định quản lý cấp lãnh đạo Quy định việc đối chiếu, kiểm tra định kỳ đột Footer Page 20 of 149 Header Page 21 of 149 19 xuất chưa thực đầy đủ nên ảnh hưởng đến hoạt động hệ thống KSNB Do vậy, việc hoàn thiện kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền yêu cầu cấp bách để Công ty thực thành công chiến lược phát triển mình, ngăn ngừa sai sót, gian lận, người điều chỉnh kịp thời giảm bớt rủi ro cho Công ty 3.2 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THAN – ĐIỆN NÔNG SƠN – QUẢNG NAM 3.2.1 Hoàn thiện môi trường kiểm soát Công ty a Hoàn thiện cấu máy quản lý Công ty Để hệ thống KSNB hoạt động hữu hiệu, bước môi trường kiểm soát, mà tham gia ban lãnh đạo công ty mang lại hiệu tích cực Ban lãnh đạo công ty thành viên có quyền đưa sách, thủ tục, quy trình kiểm soát hoạt động cách chi tiết chặt chẽ tạo điều kiện thuận lợi cho nhân viên thực thi quy định sách công ty đề ra, giảm thiểu rủi ro hoạt động b Hoàn thiện cấu tổ chức dựa vào chức năng, đặc điểm công việc phận Tại chu trình bán hàng thu tiền có nhiều cá nhân kiêm nhiệm nhiều chức dễ xảy khả phát sinh sai sót gian lận: - Việc cần có thêm nhân viên khác kiểm tra việc hạch toán ghi sổ kế toán ngân hàng có xác với sổ phụ ngân hàng hàng tháng phải có kiểm tra ký xác nhận kế toán trưởng - Ủy nhiệm quyền hạn trách nhiệm: cần phải tập trung quy trách nhiệm việc điều hành cho cá nhân đứng đầu phận Footer Page 21 of 149 Header Page 22 of 149 20 c Hoàn thiện phận kiểm toán độc lập Để hoạt động kiểm soát Công ty đạt hiệu cao bên cạnh việc thiết lập thủ tục kiểm soát hữu hiệu đòi hỏi phải tổ chức phận kiểm toán nội Xây dựng phận KTNB độc lập, có trình độ chuyên môn, am hiểu lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanh công ty Bộ phận kiểm toán viên nội phải tổ chức độc lập không tách rời với phận khác công ty Phạm vi kiểm toán nội xoay quanh việc kiểm tra đánh giá tính hiệu lực tính hiệu hệ thống kế toán hệ thống KSNB chất lượng thực thi trách nhiệm giao 3.2.2 Hoàn thiện thủ tục kiểm soát chu trình bán hàng thu tiền Công ty a Hoàn thiện thủ tục kiểm soát trình xuất hàng Đảm bảo số liệu cung cấp kịp thời, xác thống kế toán tiêu thụ thủ kho Tại cửa kho nơi lắp đặt trạm cân, Công ty nên lắp đặt camera để theo dõi, kiểm soát trình vận chuyển than từ lúc phương tiện vận tải khách hàng vào kho chở hàng lúc chở than khỏi kho Công ty Công ty nên bố trí thêm nhân viên bảo vệ tham gia trình xuất hàng Đồng thời, Ban kiểm soát ban Giám đốc nên tiến hành kiểm tra đột xuất việc tuân thủ quy định xuất kho, phát nhân viên không tuân thủ có biện pháp xử lý theo quy định Công ty Cuối tháng, nên lập bảng đối chiếu số lượng tiêu thụ tháng kế toán tiêu thụ thủ kho Footer Page 22 of 149 Header Page 23 of 149 21 b Hoàn thiện thủ tục kiểm soát khoản phải thu khách hàng Xây dựng phận thẩm định khách hàng độc lập với kế toán tiêu thụ Thấm định khách hàng khâu quan trọng chu trình bán hàng thu tiền Nếu thẩm định khách hàng không xác kéo theo việc bán chịu cho khách hàng không đủ khả toán cho công ty, tăng rủi ro thu hồi công nợ Để có biện pháp công tác thẩm định khách hàng Công ty cần xây dựng: - Thành lập tổ thẩm định khách hang gồm người có liên quan kế toán trưởng, kế toán công nợ - Tiến hành thu thập thông tin khách hang qua phương tiện,các mối quan hệ,… Sau có thông tin cần thiết, tổ thẩm định tiến hành phân tích tình hình tài chính, lực uy tín khách hàng thị trưởng để đưa ý kiến đề xuất Hoàn thiện thủ tục kiểm soát khoản phải thu khách hàng Để quản lý tốt khoản nợ phải thu, công ty cần phải phân chia trách nhiệm phận có liên quan đến nợ phải thu Công ty cần ban hành sách xử phạt với nhân viên tiêu thụ phụ trách hợp đồng KH chậm toán, người liên quan đến khâu thu hồi nợ, phê duyệt hạn mức dư nợ khách hàng xa mức thực tế Áp dụng nghiêm túc sách phạt KH hạn (lãi suất, không cho mua thêm hàng chưa toán, kiện tòa ) Thường xuyên lập báo cáo tình hình công nợ để ban lãnh đạo nắm tình phòng tiêu thụ, phận thẩm Footer Page 23 of 149 Header Page 24 of 149 22 định KH nắm tình hình công nợ KH làm cho việc xét duyệt bán hàng c Hoàn thiện thủ tục kiểm soát nghiệp vụ thu tiền Tại Công ty hình thức toán chủ yếu hình thức toán qua ngân hàng Nghiệp vụ thu tiền qua Ngân hàng gian lận xảy hơn, nhiên xảy sai sót ghi chép sổ sách Vì cần có kiểm tra đối chiếu chứng từ để tránh sai sót cố ý hay vô ý, có biện pháp kịp thời chỉnh sửa Công ty nên lập bảng theo dõi toán tiền hàng từ số chi tiết theo dõi công nợ để thuận tiện kiểm tra việc khách hàng toán nợ cho công ty 3.2.3 Hoàn thiện thông tin kế toán phục vụ kiểm soát chu trình bán hàng thu tiền Công ty a Hoàn thiện chứng từ trình tự luân chuyển chứng từ Công ty nên xây dựng mẫu đơn đặt hàng thống có thiết kế hợp lý, công bố mẫu đơn đặt hàng rộng rãi cho KH biết Mẫu ĐĐH nên đánh số thứ tự để theo dõi quản lý Khi KH có nhu cầu mua hàng, kế toán tiêu thụ phải gửi cho KH mẫu ĐĐH công ty yêu cầu KH điền đầy đủ thông tin vào mẫu ĐĐH ý phải có chữ ký, họ tên dấu đơn vị mua hàng Đối với cá nhân uỷ quyền mua hàng cho đơn vị mua hàng công ty nên yêu cầu có thêm giấy giới thiệu mua hàng nhằm tránh rủi ro KH giả mạo Đối với KH xa công ty, không trực tiếp gởi cho phận tiêu thụ email scan ĐĐH, fax cho phòng tiêu thụ Tuy nhiên cần đảm bảo ĐĐH gốc có dấu đỏ đơn vị mua hàng phải bổ sung trước lúc lập hoá đơn GTGT để kiểm tra Công ty nên Footer Page 24 of 149 Header Page 25 of 149 23 hạn chế trường hợp đặt hàng qua điện thoại, trừ KH có quan hệ mua bán quen với công ty ĐĐH có khối lượng giá trị thấp để tiện cho trình chuẩn bị cho khâu bán hàng nhanh chóng b Hoàn thiện báo cáo kế toán Thực tế công ty tiến hành lập báo cáo định kỳ, nhiên số báo cáo quản trị không lập định kỳ mà lập có yêu cầu nhà quản lý nên thường chậm trễ Để khắc phục điều báo cáo cần quy định lập định kỳ thường xuyên, giúp cho quản lý thuận tiện, phân công rõ trách nhiệm lập báo cáo cụ thể cho nhân viên Để thuận lợi công tác theo dõi đánh giá tình hình bán hàng công ty nên lập báo cáo tình hình thực kế hoạch bán hàng Đối với hợp đồng có nhiều đợt giao hàng cần theo dõi thường xuyên nên công ty nên lập báo cáo tiến độ thực hợp đồng Footer Page 25 of 149 Header Page 26 of 149 24 KẾT LUẬN Trước xu hội nhập phát triển kinh tế, doanh nghiệp Việt Nam ngày phải trọng vào công tác quản lý doanh nghiệp Để thực tốt vai trò quản lý, kiểm soát rủi ro, doanh nghiệp phải xây dựng hệ thống KSNB hợp lý, hữu hiệu hiệu Nhận thức tầm quan trọng hệ thống KSNB, luận văn sâu nghiên cứu kết hợp lý luận thực tiễn để có giải pháp đồng công tác KSNB chu trình bán hàng thu tiền công ty CP Than điện Nông Sơn để hoàn thiện hệ thống KSNB công ty áp dụng đơn vị có điều kiện kinh doanh tương tự Những giải pháp hoàn thiện KSNB chu trình bán hàng thu tiền hoàn thiện ba phương diện: hoàn thiện môi trường kiểm soát, hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán hoàn thiện thủ tục KSNB chu trình bán hàng thu tiền Những giải pháp hoàn thiện kiểm soát mà luận văn đưa áp dụng công tác kiểm soát chu trình bán hàng thu tiền Công ty CP Than điện Nông Sơn nhằm nâng cao chất lượng công tác quản lý đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh đơn vị đạt hiệu cao Footer Page 26 of 149 ... PHÁP HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THAN – ĐIỆN NÔNG SƠN – QUẢNG NAM 3.1 SỰ CẦN THIẾT PHẢI HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN... BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THAN - ĐIỆN NÔNG SƠN 2.1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CP THAN - ĐIỆN NÔNG SƠN 2.1.1 Quá trình hình thành phát triển Công ty Công ty Cổ phần Than- Điện. .. NHẰM HOÀN THIỆN CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THAN – ĐIỆN NÔNG SƠN – QUẢNG NAM 3.2.1 Hoàn thiện môi trường kiểm soát Công ty a Hoàn thiện cấu máy quản lý Công ty Để hệ thống