Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty cổ phần sách và thiết bị trường học Đà Nẵng

Header Page of 126 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG Công trình ñược hoàn thành NGUYỄN THỊ ĐIỆP KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY CP SÁCH VÀ THIẾT BỊ TRƯỜNG HỌC ĐÀ NẴNG ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS Trương Bá Thanh Phản biện 1: TS Đoàn Thị Ngọc Trai Phản biện 2: TS Huỳnh Năm Chuyên ngành: KẾ TOÁN Mã số: 60.34.30 Luận văn ñược bảo vệ Hội ñồng chấm Luận văn tốt nghiệp thạc sĩ Quản trị kinh doanh họp Đại học Đà Nẵng vào ngày 25 tháng năm 2010 TÓM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH Có thể tìm hiểu luận văn tại: - Trung tâm Thông tin-Học liệu, Đại học Đà Nẵng - Thư viện trường Đại học Kinh tế, Đại học Đà Nẵng Đà Nẵng - Năm 2010 Footer Page of 126 3 LỜI MỞ ĐẦU ñưa giải pháp tăng cường KSNBchu trình bán hàng thu Header Page of 126 Tính cấp thiết ñề tài Công ty cổ phần sách thiết bị trường học với ñặc ñiểm kinh tiền phù hợp với ñặc thù Công ty Đối tượng phạm vị nghiên cứu doanh quy mô lớn, có mạng lưới tiêu thụ rộng khắp Miền Trung, Đối tượng nghiên cứu ñược giới hạn công tác KSNB chu Miền Nam Hoạt ñộng sản xuất kinh doanh nhiều lĩnh vực: Kinh trình bán hàng thu tiền Công ty CP sách thiết bị trường học doanh sách, thiết bị trường học cho thuê mặt bằng, nhiên Đà Nẵng tập trung Văn phòng nhà sách trực thuộc hoạt ñộng mang lại doanh thu lớn cho Công ty kinh doanh Đà Nẵng sách thiết bị trường học thông qua hệ thống bán sĩ Văn phòng Phạm vị nghiên cứu giới hạn việc tìm hiểu thực tế công tác công ty bán lẻ thông qua hệ thống Nhà sách Vì vậy, tình hình KSNB chu trình bán hàng thu tiền lĩnh vực kinh doanh sách bán hàng thu tiền diễn thường xuyên liên tục nên dễ xảy gian thiết bị trường học Văn phòng Nhà sách trực thuộc lận rủi ro Việc kiểm soát tốt hoạt ñộng ñiều kiện quan TP Đà Nẵng năm 2009 trọng ñể giúp Công ty trì, mở rộng hoạt ñộng kinh doanh Phương pháp nghiên cứu ñạt ñược mục tiêu ñề Tuy nhiên, công tác KSNB chu trình Các phương pháp ñược áp dụng gồm: Vận phương pháp luận bán hàng thu tiền Công ty ñang tồn số bất cấp vật biện chứng, vật lịch sử phương pháp tiếp cận thu thập ñòi hỏi phải tăng cường kiểm tra ñể ñảm bảo doanh thu ñược tính thông tin, phương pháp tổng hợp, phương pháp phân tích, so sánh ñúng, tính ñủ tiền thu bán hàng hàng hoá không bị thất Đóng góp luận văn thoát Điều ñó cho thấy Công ty CP sách thiết bị trường học cần hoàn Thông qua việc nghiên cứu tìm hiểu thực tế Công ty, luận thiện KSNB chu trình bán hàng thu ñể phục vụ cho việc văn ñã phân tích, ñánh giá thực trạng KSNB chu trình bán hàng quản lý hoạt ñộng kinh doanh thu tiền, thành tựu ñã ñạt ñược, rủi ro xảy Tổng quan ñề tài nghiên cứu công tác KSNB chu trình bán hàng thu tiền Công ty Đã có nhiều Đề tài nghiên cứu KSNB ñối với doanh thu CP sách thiết bị trường học Đà Nẵng, từ ñó ñề giải pháp thu tiền doanh nghiệp ñặc thù như: Viễn thông, ñiện lực, nhằm tăng cường KSNB chu trình bán hàng thu tiền lĩnh Tuy nhiên chưa có Đề tài nghiên cứu KSNB chu trình bán vực kinh doanh sách thiết bị trường học Công ty hàng thu tiền công ty KD sách thiết bị trường học Kết cấu luận văn Mục ñích nghiên cứu Nghiên cứu thực trạng KSNB chu trình bán hàng thu tiền công ty CP sách thiết bị trường học Đà Nẵng, phát tồn Footer Page of 126 Ngoài phần mở ñầu kết luận, luận văn bao gồm chương: Chương 1: Cơ sở lý luận KSNB chu trình bán hàng thu tiền doanh nghiệp Header Page of 126 Chương 2: Thực trạng KSNB chu trình bán hàng thu tiền Công ty cổ phẩn sách thiết bị trường học Đà Nẵng Chương 3: Giải pháp tăng cường KSNB chu trình bán hàng thu tiền Công ty cổ phần sách thiết bị trường học Đà Nẵng CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP 1.1.4.1 Môi trường kiểm soát : Bao gồm yếu tố: Triết lý quản trị phong cách ñiều hành; Cơ cấu tổ chức; Chính sách nhân sự; Công tác kế hoạch;…và Các nhân tố bên 1.1.4.2 Hệ thống kế toán: Tính kiểm soát hệ thống kế toán ñược thể thông qua giai ñoạn trình kế toán ñó là: Lập chứng từ kế toán, phản ánh vào sổ kế toán lập báo cáo kế toán 1.1.4.3 Thủ tục kiểm soát: Được xây dựng dựa nguyên tắc: 1.1 KHÁI QUÁT VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ Nguyên tắc phân công, phân nhiệm; Nguyên tắc bất kiêm nhiệm; 1.1.1 Khái niệm kiểm soát nội Nguyên tắc uỷ quyền phê chuẩn… Báo cáo COSO ñịnh nghĩa: “Kiểm soát nội trình bị 1.2 KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN chi phối Ban giám ñốc, nhà quản lý nhân viên ñơn vị, TRONG DOANH NGHIỆP ñược thiết kế ñể cung cấp ñảm bảo hợp lý nhằm ñạt ñược 1.2.1 Đặc ñiểm chu trình bán hàng thu tiền bán hàng mục tiêu sau ñây: 1.2.1.1 Nội dung ñặc ñiểm chu trình bán hàng thu tiền bán Mục tiêu hữu hiệu hiệu hoạt ñộng Mục tiêu tin cậy báo cáo tài Mục tiêu tuân thủ luật lệ quy ñịnh” 1.1.2 Vai trò kiểm soát nội - Giúp Ban lãnh ñạo doanh nghiệp giảm bớt tâm trạng bất an rủi ro, người tài sản - Giúp Ban lãnh ñạo doanh nghiệp giảm tải trọng công việc, vụ hàng ngày ñể tập trung vào vấn ñề chiến lược - Giúp Ban lãnh ñạo doanh nghiệp chuyên nghiệp hoá công tác hàng * Nội dung chu trình bán hàng thu tiền bán hàng: Để hàng hóa tiêu thụ ñược cần phải trải qua trình: Tìm kiếm thị trường khách hàng; Quảng cáo khuyến mãi; Nhận ñơn ñặt hàng từ khách hàng; Ký kết hợp ñồng với khách hàng; Cung cấp sản phẩm, hàng hóa cho khách hàng; Nhận tiền toán khách hàng * Đặc ñiểm chu trình bán hàng thu tiền Bán hàng thu tiền trình chuyển nhượng quyền sở hữu quản lý ñiều hành hàng hóa cho khách hàng qua trao ñổi hàng - tiền doanh nghiệp 1.1.3 Mục tiêu kiểm soát nội với khách hàng doanh nghiệp Chu trình bao gồm khâu: Bảo vệ tài sản ñơn vị; Bảo ñảm ñộ tin cậy thông tin; Bảo ñảm việc thực chế ñộ pháp lý; Bảo ñảm hiệu hoạt ñộng lực quản lý 1.1.4 Các yếu tố kiểm soát nội Footer Page of 126 xử lý ñơn ñặt hàng khách hàng, xét duyệt bán chịu, giao hàng, lập hóa ñơn, cuối theo dõi nợ phải thu thu tiền Header Page of 126 Chu trình bán hàng thu tiền giai ñoạn cuối hoạt ñộng khoản CKTM, giảm giá hàng bán hàng bán bị trả lại ; Sổ chi tiết SXKD, ñánh giá hiệu giai ñoạn trước ñó hiệu khoản phải thu khách hàng ; Sổ chi tiết thuế GTGT ñầu ra; Bảng toàn hoạt ñộng doanh nghiệp kê nghiệp vụ ; Các báo cáo hay bảng kê công nợ khách hàng; Báo 1.2.1.2 Các rủi ro chủ yếu xảy chu trình bán hàng thu cáo chi tiết toán hay bảng kê toán; Báo cáo doanh thu … tiền 1.2.2.3 Quy trình KSNB chu trình bán hàng thu tiền bán hàng Trong trình xử lý nghiệp vụ bán hàng thu tiền, phận kiểm tra cần phải ý rủi ro như: Rủi ro ñơn ñặt hàng; Rủi ro bán chịu; Rủi ro giao hàng; Rủi ro lập hoá ñơn; Rủi ro thu tiền Xử lý ñơn ñặt hàng người mua: Căn nhu cầu khách hàng phận có trách nhiệm ñưa ñịnh bán qua phiếu tiêu thụ có chữ ký ñó Phiếu tiêu thụ ñịnh bán doanh nghiệp thể số lượng ñặc tính… Một mặt phiếu tiêu thụ ñược gửi lên phận tín dụng ñể thực 1.2.2 Nội dung kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền việc xét duyệt bán chịu 1.2.2.1 Mục tiêu chu trình bán hàng thu tiền Các ñơn ñặt hàng phải ñược xử lý kịp thời, không bỏ sót ; nghiệp vụ phải ñược phê chuẩn ñúng ñắn; nghiệp vụ phải ñược Phê chuẩn phương thức bán chịu:Bộ phân tín dụng có trách nhiệm nhiệm xem xét quyền mua chịu khách hàng phê duyệt… ghi sổ ñầy ñủ ñược ñánh giá ñúng ñắn; nghiệp vụ ghi sổ phải Xuất kho hàng hóa: Căn lệnh bán hàng ñã ñược phê chuẩn có hợp lý; nghiệp vụ kinh tế phải ñược phản ánh ñúng lúc; phận tín dụng, thủ kho xuất hàng cho phận phụ trách chuyển nghiệp vụ kinh tế phải ñược ghi ñúng ñắn vào sổ phụ ñược hàng tổng hợp xác 1.2.2.2 Tổ chức thông tin phục vụ công tác kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền Các chứng từ sổ kế toán phải thực theo ñúng nội dung, Chuyển giao hàng hóa: Bộ phận bán hàng lập phiếu xuất kho có chữ ký trưởng phòng chuyển cho thủ kho… Lập kiểm tra hoá ñơn bán hàng: Hoá ñơn ghi sổ theo dõi khoản phải thu… phương pháp lập, ký chứng từ theo ñúng quy ñịnh Luật kế toán Xử lý ghi sổ doanh thu: kế toán doanh thu ghi nhận nghiệp vụ văn quy phạm hành bao gồm: Đơn ñặt hàng bán hàng vào số theo dõi doanh thu Đồng thời kế toán hàng tồn kho khách hàng; Lệnh bán hàng; Phiếu xuất kho; Chứng từ vận chuyển; phản ánh giá vốn hàng bán theo nguyên tắc phù hợp với doanh thu Hóa ñơn bán hàng (Hóa ñơn GTGT) ; Các chứng từ phê chuẩn; Giấy Ghi sổ nghiệp vụ theo dõi toán: Sau thực báo toán; Phiếu thu, giấy báo có ngân hàng; Sổ nhật ký bán chức bán hàng ghi sổ kế toán nghiệp vụ cần hàng; Sổ nhật ký thu tiền mặt; Sổ nhật ký doanh thu bị trả lại thực tiếp chức thu tiền ñiều kiện bình thường giảm giá; Sổ quỹ tiền mặt, tiền gởi ngân hàng; Nhật ký theo dõi Footer Page of 126 9 10 không bình thường Trong trường hợp ñều cần xử lý ghi sổ Đà Nẵng chương 2, từ ñó luận văn ñưa giải pháp ñể tăng khoản thông thường thu tiền bán hàng cường KSNB chu trình bán hàng thu tiền Công ty CP sách Header Page of 126 Xử lý ghi sổ hàng bán bị trả lại khoản giảm giá hàng thiết bị trường học Đà Nẵng bán: Kế toán phải kiểm tra lại chứng từ hàng bán bị trả lại CHƯƠNG khoản giảm giá ñã ñược phê duyệt ñầy ñủ ñúng ñắn chưa trước THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SÁCH VÀ vào sổ kế toán… Thẩm ñịnh xoá sổ khoản nợ không thu ñược: Bộ phận tín THIẾT BỊ TRƯỜNG HỌC ĐÀ NẴNG dụng có trách nhiệm xác ñịnh trình lên lãnh ñạo phê duyệt 2.1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CP SÁCH VÀ THIẾT BỊ khoản phải thu khả thu hồi ñược văn 2.1.1 Quá trình hình thành phát triển chứng từ có liên quan Công ty sách thiết bị trường học Đà Nẵng doanh nghiệp Lập dự phòng nợ phải thu khó ñòi: Định kỳ lập bảng theo dõi Nhà nước ñược thành lập theo Thông tư số 14/TT-TC ngày tuổi nợ khoản nợ ñối tượng khách hàng ñể làm 10/06/1982 Bộ Giáo dục Đào tạo, trực thuộc Sở Giáo dục sở trích lập dự phòng phải thu khó ñòi Cuối năm, kế toán vào Đào tạo tỉnh Quảng Nam Đà Nẵng (QNĐN) Năm 2004 chuyển số chênh lệch mức trích lập năm trước với mức cần phải trích thành Công ty cổ phần sách thiết bị trường học Đà Nẵng theo lập năm mà tiến hành lập dự phòng cho năm tới hay hoàn nhập Quyết ñịnh số 26/2004/QĐ-UB ngày 24/02/2004 Ủy Ban Nhân khoản dự phòng Dân TP Đà Nẵng KẾT LUẬN CHƯƠNG Kiểm soát nội chức quan trọng quản lý Các nhà quản lý cần phải biết tình hình thực kết ñạt ñược trình sử dụng sách ñưa Họ phải làm chủ kiểm soát ñược trình vận hành máy nhân ñơn vị Do ñó, tổ chức hoạt ñộng ñơn vị, nhà quản lý cần lồng vào ñó kiểm soát thông qua nội quy, quy chế hoạt ñộng ñơn vị Và chương luận văn ñã hệ thống hóa lý luận KSNB chu trình bán hàng thu tiền doanh nghiệp ñể làm sở quan trọng ñể ñánh giá ñối chiếu phân tích với thực trạng KSNB chu trình bán hàng thu tiền Công ty CP sách thiết bị trường học Footer Page of 126 2.1.2 Chức nhiệm vụ công ty Chức năng: Kinh doanh sách giáo khoa, sách giáo viên, sách mở rộng nâng cao kiến thức, giấy, vở, thiết bị dạy học, văn phòng phẩm, văn hoá phẩm, ñồ thiết bị văn phòng; Nhiệm vụ: Tuyên truyền giới thiệu, thu thập thông tin thêm sách, thiết bị trường học ; Hướng dẫn, bồi dưỡng, kiểm tra ñôn ñốc nghiệp vụ xây dựng, bảo quản sử dụng thư viện, tủ sách, phòng thí nghiệm trường học; Liên kết với Sở giáo dục Đào tạo in ấn loại sách, hồ sơ, biểu mẫu phục vụ nhu cầu dạy học; Tổ chức dự trữ bảo quản hàng hoá, bảo ñảm cho trình lưu thông hàng hoá ñược thường xuyên liên tục… Header Page of 126 11 12 2.1.3 Đặc ñiểm tổ chức sản xuất kinh doanh Công ty 2.2.1.1 Phân cấp quản lý Công ty ñơn vị trực thuộc * Đặc ñiểm mặt hàng kinh doanh thị trường tiêu thụ Công ty có 10 ñơn vị trực thuộc: Nhà máy in Nhà sách TP Đà Công ty CP sách thiết bị trường học Đà Nẵng kinh doanh Nẵng; Chi nhánh Công ty Nhà sách TP Hồ Chí Minh mặt hàng sách thiết bị trường học ñặc thù phục vụ cho việc dạy 2.2.1.2 Cơ cấu tổ chức học giáo viên học sinh ñịa bàn Miền Trung Miền Bộ máy quản lý ñược tổ chức theo mô hình trực tuyến chức Nam… 2.2.1.3 Chính sách nhân Các mặt hàng Công ty cung cấp ñang dạng phong phú: Sách Chính sách tuyển dụng, ñào tạo; chế ñộ làm việc; ñiều kiện lao giáo khoa, sách tham khảo, giấy vở, ñồ dùng học tập; Trang thiết bị ñộng; bố trí nhân phòng ban; sách tiền lương cho phòng thí nghiệm, trang thiết bị nghe nhìn ñồ dùng giảng dạy phúc lợi phù hợp với ñiều kiện nhu cầu phát triển sản xuất kinh giáo viên; Văn phòng phẩm, ñồ lưu niệm, ñồ chơi trẻ em; Hiện doanh Công ty Công ty thực phân phối cho nhiều nhà xuất như: Nhà xuất 2.2.1.4 Công tác lập kế hoạch Đà Nẵng, NXB giáo dục, NXB trẻ, NXB Kim Đồng, NXB Lập kế hoạch doanh thu hàng năm Công ty không xác, Thanh Niên Nguồn cung cấp thiết bị cho Công ty Công ty giáo không sát với thực tế Công ty lấy kế hoạch doanh thu ñể ñịnh dục Hà Nội, Công ty giáo dục thiết bị Sài Gòn; Ngoài Công ty hướng hoạt ñộng cho tổ chức in ấn, sản xuất sản phẩm phục vụ cho nhu cầu khách hàng Thị trường tiêu thụ rộng khắp Miền Trung Miền Nam thông Công ty vào kế hoạch doanh thu hàng năm ñể khoán quỹ lương cho phận…Đòi hỏi việc lập kế hoạch doanh thu hàng năm Công ty phải sát với thực tế phận, ñơn vị trực qua hệ thống bán buôn Văn phòng Công ty hệ thống bán lẻ thuộc… nhà sách tự chọn 2.2.1.5 Các nhân tố bên * Đặc ñiểm tổ chức mạng lưới tiêu thụ: Chương trình giáo dục, sách thuế; Tình trạng in lậu, Hiện nay, Công ty có văn phòng ñặt 78 Bạch Đằng- xuất tràn lan sách tham khảo có nội dung gắn với sách Quận Hải Châu - Thành Phố Đà Nẵng thực công tác quản lý giáo khoa số nhà xuất lớn….; Trên thị trường có nhiều kinh doanh bán buôn; Hệ thống nhà sách tự chọn bán lẻ nằm doanh nghiệp hoạt ñộng chuyên nghiệp kinh doanh mặt hàng khắp Quận TP Đà Nẵng sách thiết bị trường học thách thức lớn ñối với Công ty 2.2 CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG TỚI CÔNG TÁC KSNB CHU 2.2.2 Đặc ñiểm hệ thống kế toán TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY CP SÁCH VÀ 2.2.2.1 Mô hình tổ chức máy kế toán Công ty THIẾT BỊ TRƯỜNG HỌC ĐÀ NẴNG 2.2.1 Môi trường kiểm soát Footer Page of 126 Công ty áp dụng mô hình tổ chức máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán Header Page of 126 13 14 2.2.2.2 Hình thức sổ kế toán áp dụng Công ty 2.3.1 Đặc ñiểm chu trình bán hàng thu tiền Công ty Công ty hoạt ñộng kinh doanh nhiều lĩnh vực kinh Công ty áp dụng hình thức Chứng từ ghi sổ 2.2.3 Tổ chức thông tin phục vụ công tác kiểm soát nội chu doanh sách thiết bị trường học; nhận hợp ñồng in… hoạt trình bán hàng thu tiền ñộng mang lại doanh thu lớn cho Công ty hoạt ñộng kinh 2.2.3.1 Tổ chức thu thập luân chuyển chứng từ doanh sách thiết bị trường học thông qua hoạt ñộng bán buôn Chứng từ sử dụng: Đơn ñặt hàng; Hợp ñồng kinh tế; Biên giao Văn phòng Công ty hoạt ñộng bán lẻ Nhà sách Vì vậy, hàng; Bảng kê nộp tiền hàng ngày; Phiếu thu; Giấy báo có ngân Công ty ñã tập trung phần lớn nguồn lực nhằm mục ñích mở rộng ñịa hàng; Sổ phụ ngân hàng; Sổ theo dõi bán hàng; Hóa ñơn GTGT; bàn kinh doanh Để quản lý việc bán hàng thu tiền Công ty xây Bảng ñối chiếu công nợ: ñược lập; Báo cáo bán hàng-bán lẻ; Bảng kê dựng mã vạch bao gồm: thuế suất, tên hàng, tên nhà sản xuất, tên tác hóa ñơn bán Nhà sách; Tổng hợp doanh số bán hàng giả, tên kho hàng ñể nhân viên vào ñó ñể bán hàng cho tháng khách Quá trình luân chuyển chứng từ Lập tiếp nhận chứng.từ Kiểm tra chứng từ Sử dụng chứng từ Đối chiếu chứng từ 2.3.2 Thủ tục kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền Bảo quản sử dụng lại chứng từ 2.2.3.2 Hệ thống tài khoản sổ sách kế toán Hệ thống tài khoản Công ty ñang sử dụng tuân thủ quy ñịnh Nhà nước ty CP sách thiết bị trường học Đà Nẵng LưuCông trữ hủy 2.3.2.1 chứng Thủ tục KSNB chu trình bán hàng thu tiền Văn phòng Công từ ty Các khách hàng mua hàng Công ty theo hợp ñồng kinh tế ñã ñược ký kết ñơn ñặt hàng có phê chuẩn người ñược ủy quyền theo hình thức trả tiền hay mua nợ Hình thức toán Công ty ñã lập ñầy ñủ báo cáo kế toán nội sử dụng nội chủ yếu chuyển khoản trực tiếp vào tài khoản Công ty, Công ty ñơn vị trực thuộc tuân thủ theo quy ñịnh Nhà ñảm bảo ñộ xác, ñầy ñủ tránh ñược rủi ro phát sinh nước số báo cáo Công ty thiết kế riêng phù hợp với ñặc trình toán… thù kinh doanh mình, chẳng hạn “Báo cáo bán hàng - bán lẻ”, Việc kiểm soát chu trình bán hàng thu tiền Văn phòng “Bảng kê chi tiết hóa ñơn GTGT” nhà sách ñịnh kỳ 30 ngày ñược tiến hành qua giai ñoạn: Thủ tục kiểm soát bán hàng; lần phải nộp cho Công ty… “Tổng hợp doanh số bán tháng Thủ tục kiểm soát thu tiền bán hàng Nhà sách” * Thủ tục kiểm soát bán hàng 2.3 THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG Sách thiết bị trường học ñược bán Công ty theo ñơn ñặt VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SÁCH VÀ THIẾT BỊ hàng hợp ñồng kinh tế Phòng Kinh doanh trực tiếp nhận ñơn TRƯỜNG HỌC ĐÀ NẴNG ñặt hàng, kiểm tra khả ñáp ứng hàng hóa → Phòng KD xử lý Footer Page of 126 15 16 ñơn hàng theo phân cấp tài chính, viết hóa ñơn GTGT chuyển cho hàng thu tiền Nhà sách ñể hạn chế rũi gian lận phòng kế toán theo dõi công nợ →Thủ kho chứng từ xuất xảy … hàng cho khách hàng * Thủ tục kiểm soát bán hàng Header Page of 126 Công ty ñang áp dụng mức xét duyệt bán chịu theo phương pháp “gối ñầu” yêu cầu khách hàng phải trả trước 80% giá trị lô hàng, 20% lại cho khách hàng nợ tối ña không năm Công ty sử dụng phần mền theo dõi quản lý hóa ñơn GTGT theo kho ( ký hiệu thuế xuất theo kho như: thuế xuất 0%: kho K0; thuế xuất 5%: kho T5…), khách hàng mua lô hàng có loại thuế suất công ty phải xuất tờ hóa ñơn khác gây tốn kém, quản lý hóa ñơn GTGT không khoa học gây phiền hà cho khách hàng Hiện ñơn ñặt hàng không ñược ñánh số thứ tự ñược lưu phòng kinh doanh ñều gây khó khăn việc kiểm soát chặt chẽ ñơn ñặt hàng theo trình tự thời gian kiểm soát việc xuất hóa ñơn GTGT… Khách hàng mua hàng -Nhân viên thu ngân thu tiền -Xuất phiếu tính tiền hàng cho khách - Cuối ngày NVTN ghi sổ theo dõi bán hàng - KT quầy hàng xuất hóa ñơn GTGT - Nộp tiền công ty - KTQ lập B/c chi tiết bán hàng hàng ngày - Cuối tháng chuyển liệu báo cáo bán hàng tháng công ty - Đối chiếu công nợ Kiểm soát hàng hóa nhập từ Công ty Nhà sách mốc thời gian kiểm kê hàng hóa Nhà sách quan trọng liên quan ñến hệ thống kiểm soát chu trình bán hàng thu tiền Nhà sách Hiện nay, Nhà sách vào kế hoạch năm ñược duyệt viết giấy ñề nghị xuất hàng → trưởng phòng kinh doanh trưởng phòng KHTC phê duyệt → nhân viên PKD viết phiếu xuất * Thủ tục kiểm soát thu tiền: kho kiêm vận chuyển nội Công ty tự in →Thủ kho vào Khách hàng mua hàng -KTT Toán viết phiếu thu nhập số liệu vào máy -Thủ quỹ thu tiền Nhập số liệu vào máy - Nộp tiền vào ngân hàng - Thủ kho xuất hàng cho khách phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội ñể xuất hàng cho nhân viên nhà sách → liên PXK kiêm vận chuyển nội chuyển cho kế toán công nợ sau hàng ñược nhập nhà sách có Cửa hàng trưởng ký xác nhận, nên dễ xảy gian lận 2.3.2.2 Thủ tụcKSNB chu trình bán hàng thu tiền nhà sách Các nhà sách ñơn vị trực thuộc Công ty với chức chủ yếu thực nhiệm vụ bán lẻ sách thiết bị văn phòng, văn phòng phẩm cho khách hàng Hình thức thu tiền 100% tiền mặt, luồng tiền phát sinh ngày lớn bố trí nhân kiểm soát khâu hàng thực nhập so với PXK… Hàng năm Công ty kiểm kê hàng hóa ñợt vào 30/9 31/12 Công ty giá trị hàng tồn kho ñể tính giá trị hàng thực bán cách nhà sách Số lượng bán kỳ = (Tồn ñầu kỳ+ nhập kỳ- Nhà sách chưa hợp lý, nhân viên phụ trách kiểm soát tồn cuối kỳ)- (xuất giao dịch + xuất dùng + hao hụt cho phép) Nếu khâu nhập hàng khâu xuất hàng Kiểm soát chặt chẽ hoạt ñộng bán số lượng thực tế kiểm kê chênh lệch với số liệu sổ sách, tất Footer Page of 126 17 18 nhân viên nhà sách phải bị bồi thường tùy theo trách hiệu KSNB, tình hình thực chế ñộ, quy ñịnh nhiệm công việc ñược giao… sách Điều nhận thức Ban lãnh ñạo Công ty vai Header Page of 126 trò phận ñối với Công ty hạn chế * Thủ tục kiểm soát thu tiền bán hàng Khách hàng mua hàng Ứng dụng phần mền quản lý bán hàng Bravo từ năm 1994 chưa - Cuối ngày KTQ viết phiếu thu - Nộp tiền Công ty Nhà sách gần Công ty Bán ñược nhiều Nhà sách xa Công ty Bán ñược - Vài ngày KTQ viết phiếu thu - Nộp tiền Công ty phát huy hiệu Hệ thống KSNB Công ty chưa ñáp ứng kịp với tốc ñộ phát Cuối tháng Đ/c công nợ với kế toán công nợ triển kinh doanh Công ty có nhiều loại ñơn ñặt hàng khiến cho việc xử lý kiểm soát chứng từ gặp khó khăn; ñơn ñặt hàng chưa ñược ñánh theo số thứ tự ñược lưu phòng kinh doanh… 2.4 ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG KSNB CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY CP SÁCH VÀ THIẾT BỊ TRƯỜNG HỌC ĐÀ NẴNG 2.4.1 Những kết ñạt ñược công tác KSNB chu trình bán hàng thu tiền Tổ chức công tác kế toán chu trình bán hàng thu tiền bán hàng tuân thủ pháp luật, sách, chế ñộ Nhà Nước, ñáp ứng ñược yêu cầu kinh doanh Công ty Công ty ñã vận dụng phương pháp hạch toán chu trình bán hàng thu tiền với hệ thống tài khoản kế toán, trình tự hạch toán phù hợp với tổ chức kinh doanh Công ty Thời ñiểm ghi nhận doanh thu bán hàng chưa kịp thời, hàng ngày nhà sách nghiệp vụ kinh tế phát sinh ñược cán thu ngân xuất phiếu tính tiền, cuối ngày kế toán quầy hàng tính toán xuất hóa ñơn GTGT cho nghiệp vụ kinh tế phát sinh Chưa kiểm soát khâu nhập hàng khâu xuất hàng nhà sách… Mặt hàng sách thiết bị trường học bị ảnh hưởng nhiều yếu tố như: Chính sách kinh tế vĩ mô nhà nước ñối với giáo dục ñào tạo chưa ổn ñịnh (quyết ñịnh Bộ GD ĐT); Chính sách vĩ mô Công ty Do ñó, công tác lập kế hoạch doanh thu hàng năm công ty cho ñơn vị trực thuộc không ñược xác Công ty lấy kế Trình tự từ khâu tiếp nhận xử lý ñơn ñặt hàng, phê duyệt, lập hoạch doanh thu ñể ñịnh hướng cho hoạt ñộng mình, mặc hóa ñơn, vào sổ theo dõi công nợ…, luân chuyển chứng từ khác công ty lại lấy kế hoạch doanh thu hàng năm ñể khoán phận ñảm bảo logic, ñầy ñủ, kịp thời, chặt chẽ theo quy ñịnh… lương thưởng cho phận 2.4.2 Những hạn chế công tác KSNB chu trình bán hàng thu tiền Chưa có phận kiểm toán nội ñể ñánh giá, xem xét ñầy ñủ Footer Page of 126 Hiện nay, công ty sử dụng phần mền quản lý hóa ñơn GTGT theo kho có nghĩa hóa ñơn GTGT lần xuất xuất ñược loại thuế, nghiệp vụ phát sinh có loại thuế phải xuất 19 Header Page 10 of 126 20 nhiêu tờ hóa ñơn GTGT gây khó việc quản lý hóa ñơn GTGT, CHƯƠNG gây lãng phí phiền hà cho khách hàng Công ty giá trị hàng tồn kho qua ñợt kiểm kê ñể tính giá trị hàng thực bán nhà sách Do ñặc thù kinh doanh theo mùa nên công ty tiến hành kiểm kê hàng tồn kho năm lần, lần vào 30 tháng 9, lần vào 30 tháng 12 hàng năm, dẫn ñến tình GIẢI PHÁP TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY CP SÁCH VÀ THIẾT BỊ TRƯỜNG HỌC ĐÀ NẴNG 3.1 SỰ CẦN THIẾT PHẢI HOÀN THIỆN KSNB CHU TRÌNH BÁN trạng có gian lận chậm bị phát Để hạn chế tình trạng HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY CP SÁCH VÀ THIẾT BỊ trên, công ty xây dựng kế hoạch kiểm kê hàng năm tăng lên TRƯỜNG HỌC ĐÀ NẴNG Công ty chưa trích lập dự phòng cho khoản phải thu kéo dài khó có khả thu hồi Toàn cầu hoá, hội nhập kinh tế quốc tế ñang xu tất yếu thời ñại Để ñứng vững môi trường cạnh tranh, thích ứng ñược KẾT LUẬN CHƯƠNG với ñiều kiện kinh doanh mang tính quốc tế, từ hoàn Việc phân tích ñánh giá thực trạng KSNB ñối với chu trình bán thiện hệ thống KSNB, tăng cường công tác quản lý bước ñi cần hàng thu tiền Công ty CP sách thiết bị trường học Đà Nẵng cho thấy công ty ñã vận dụng lý thuyết kiểm soát nội vào thực tế ñể kiểm soát quản lý hoạt ñộng Công ty nhằm ñạt ñược mục tiêu ñề Tuy nhiên, việc thiết kế thiết ñầu tiên công ty tiến trình ñổi hội nhập 3.2 MỘT SỐ GIẢI PHÁP TĂNG CƯỜNG KSNB CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY CP SÁCH VÀ THIẾT BỊ TRƯỜNG HỌC ĐÀ NẴNG 3.2.1 Tăng cường tính ñộc lập lực cho Ban kiểm soát mang tính tự phát, không hệ thống nên mức ñộ thành công chưa cao, Ban kiểm soát hoạt ñộng mang tính hình thức, mục ñích, nhiều ñiểm khiến hệ thống kiểm soát nội chưa phát huy nhiệm vụ quyền hạn ñược thể giấy tờ thực tế hết hiệu tổ chức nhân sự, phân ñịnh trách nhiệm, quyền vai trò phận mờ nhạt mà nguyên nhân hạn, kiểm soát hệ thống máy tính, ñánh giá phân tích rủi ro thiếu ñộc lập lực cần thiết Do ñó, Công ty cần phải tăng doanh nghiệp Do ñó KSNB chu trình bán hàng thu tiền Công cường chức năng, quyền hạn ban kiểm soát, coi trọng ban kiểm ty CP sách thiết bị trường học Đà Nẵng hạn chế cần khắc phục nhằm phát huy tối ña tính hiệu KSNB, từ ñó làm sở ñể ñưa giải pháp nhằm tăng cường KSNB chu trình bán hàng thu tiền chương Footer Page 10 of 126 soát với tư cách tra chủ sở hữu có toàn quyền kiểm tra doanh nghiệp, ñặc biệt tài chính; họ phải có trách nhiệm kiểm tra kỹ ñể phát ñược khoản chi phí bất hợp lý, chi vượt ñịnh mức, chứng từ giả mạo (nếu có) Trưởng ban kiểm soát phải chuyên gia tài chính, có ñạo ñức, phẩm chất tốt 21 22 thiết phải không thuộc biên chế phòng tài kế toán ban hành quy chế nội liên quan ñến việc kiểm tra, tốt thành viên ñộc lập từ bên Công ty không kiểm soát chu trình bán hàng thu tiền Header Page 11 of 126 trực tiếp tham gia ñiều hành Công ty Chức danh trưởng ban kiểm - Lập kế hoạch tổ chức kiểm tra việc xét Tổ chức ñịnh kỳ ba soát phải ñược coi nhân vật số ba sau chủ tịch hội ñồng quản trị tháng lần kiểm tra việc phê chuẩn ñơn ñặt hàng; kiểm tra tổng giám ñốc hệ thống chức vụ doanh nghiệp phải có cho phép việc xét duyệt bán chịu; kiểm tra tính ñúng ñắn mức lương tương xứng với nhiệm vụ ñược giao Kiểm soát viên cần ñúng kỳ việc ghi nhận doanh thu nợ phải thu khách hàng, ñặc phải ñược ñào tạo kiến thức phương pháp làm việc biệt tính có thật khoản tiền ghi sổ ñã thực tế nhận kiểm soát viên thực thụ, cần có quy ñịnh công tác ñào tạo ñối ñược…Đồng thời , thực nghiêm túc việc báo cáo công tác kiểm với kiểm soát viên ñược bầu vào Ban kiểm soát Việc ñào tạo có tra, kiểm soát cho Ban Giám Đốc theo ñịnh kỳ tháng báo cáo thể kết hợp với chuyên gia kiểm toán nước, giảng ñột xuất theo yêu cầu Công ty viên trường ñại học kinh tế Có vậy, Ban kiểm soát - Quản lý, bố trí, phân công công việc cho kiểm toán viên thực có ñủ khả hoàn thành nhiệm vụ Bên cạnh ñó cần có biện pháp ñào tào huấn luyện KTV, ñảm bảo không quy ñịnh cụ thể trách nhiệm ban kiểm soát ñối với ñại hội ngừng nâng cao trình ñộ lực công tác KTV Đề xuất với ñồng cổ ñông trường hợp không phát hiện, ngăn chặn kịp thời Giám Đốc việc ñề bạt, bổ nhiệm khen thưởng, kỷ luật ñối với hành vi sai trái hội ñồng quản trị, Ban giám ñốc gây thiệt KTV Đề nghị trưng lập KTV ñơn vị thành viên chuyên hại cho công ty viên phận khác ñơn vị ñể thực kiểm toán 3.2.2 Thành lập Bộ phận kiểm toán nội cần Công ty chưa có máy KTNB, hoạt ñộng kiểm tra kiểm - Kiểm tra ñột xuất việc nộp tiền bán hàng nhà sách soát hoạt ñộng tài Công ty ñều dựa vào công tác kiểm tra Công ty tình hình ñối chiếu công nợ nhà sách với ñơn vị kiểm toán ñộc lập theo yêu cầu Công ty công ty, Công ty với khách hàng quan kiểm toán nhà nước - Kiến nghị thay ñổi sách, quy trình nhằm nâng cao Thành lập phận KTNB Công ty nên thành lập gồm ñến hiệu công tác quản lý ñiều hành Công ty Khi phát người ñứng ñầu Trưởng phòng KTNB chịu trách nhiệm hành vi vi phạm trái với sách, chế ñộ pháp luật, quy ñạo trực tiếp từ Ban Giám Đốc ñịnh công ty phải báo với cấp có thẩm quyền ñể ñưa Nhiệm vụ KTNB nhiều khuôn khổ ñề tài nghiên cứu tác giả xin tập trung ñưa ý kiến liên quan ñến việc KSNB chu trình bán hàng thu tiền - Bộ phận KTNB thành lập cần chủ ñộng rà soát ñể sửa ñổi Footer Page 11 of 126 giải pháp ñể giải kịp thời nhằm hạn chế tổn thất xảy cách thấp 3.2.3 Hoàn thiện hệ thống thông tin phục vụ cho KSNB chu trình bán hàng thu tiền Văn phòng Công ty sáu nhà Header Page 12 of 126 23 24 sách ñóng ñịa bàn TP Đà Nẵng khấu cho khách hàng từ 2% ñến 3% cho khách hàng mua 3.2.3.1 Hoàn thiện trình tự luân chuyển chứng từ: hàng trả tiền * Tại Văn phòng Công ty * Tại Nhà sách Đơn ñặt hàng ñều phải ñược ñánh số thứ tự liên tục ñánh số Phối hợp với trường tổ chức chương trình khuyến theo số hóa ñơn GTGT sau ñó ñược lưu kèm theo hóa ñơn GTGT ñể dịp cuối năm học; Tổ chức chương trình tô ảnh miễn phí cần tra cứu, kiểm tra, kiểm soát dễ dàng tìm kiếm Riêng cho em học sinh mẫu giáo, học sinh tiểu học học sinh THCS ñơn ñặt hàng qua mail công ty thực cách in giấy dịp 1/6 15/8 ñánh số ñơn ñặt hàng khác ñể làm cho nghiệp vụ 3.2.4.2 Hoàn thiện thủ tục KSNB chu trình bán hàng thu tiền kinh tế phát sinh a/ Hoàn thiện thủ tục KSNB chu trình bán hàng thu tiền Hóa ñơn GTGT phải ñược quản lý chung loại thuế suất có nghĩa hóa ñơn GTGT ñược thiết kế lại phần mền quản lý văn phòng công ty * Thủ tục kiểm soát bán hàng: hóa ñơn hoàn thiện Hóa ñơn GTGT phải ñược phòng kế toán lập Lập hồ sơ khách hàng; Xây dựng trách nhiệm việc xét duyệt sở số liệu phòng kinh doanh cung cấp ñể hạn chế gian lận ñơn ñặt hàng; thành lập tổ ñánh giá xếp loại tín dụng khách hàng; có sai sót sớm bị phát giao việc xuất hóa ñơn GTGT cho phòng kế toán; tăng cường thêm * Tại Nhà sách Xuất hóa ñơn GTGT thay cho phiếu tính tiền; Quy ñịnh thời gian kế toán công nợ; nâng cấp phần mền quản lý hóa ñơn GTGT * Thủ tục kiểm soát thu tiền bán hàng gửi chứng từ bán hàng hóa ñơn GTGT phòng kế toán thời Áp dụng phần mền ngân hàng vào công tác quản lý tiền thu gian kiểm tra, ñối soát công nợ Công ty nhà sách; tăng số bán hàng cho Giám Đốc kế toán trưởng; Quy ñịnh kế toán trưởng ñợt kiểm kê hàng hóa… tham gia trực tiếp vào việc kiểm kê tiền mặt vào cuối tuần Hay 3.2.3.2 Xây dựng hệ thống báo cáo kế toán nội ñột xuất kiểm kê quỹ ñể kiểm tra tính trung thực kế toán Mẫu Báo cáo tổng hợp ñơn ñặt hàng ( Bảng 3.1 ); Báo cáo tổng toán thủ quỹ; quy ñịnh thường xuyên kiểm tra chéo hợp tình hình công nợ khách hàng (Bảng 3.1); Báo cáo tổng hợp nhân viên kinh doanh với kế toán công nợ tình hình toán doanh thu tuần nhà sách ( Bảng 3.2) khách hàng 3.2.4 Hoàn thiện thủ tục KSNB chu trình bán hàng thu tiền b/ Tăng cường thủ tục KSNB chu trình bán hàng thu tiền 3.2.4.1 Xây dựng thêm sách liên quan ñến tiêu thụ nhà sách * Tại văn phòng công ty * Thủ tục kiểm soát bán hàng Công ty xây dựng sách tín dụng ñể giữ chân khách Tăng cường kiểm soát khâu nhập xuất hàng; Quy ñịnh tất hàng truyền thống…; Công ty nên có sách tăng thêm chiết nghiệp vụ phát sinh ñều phải ñược xuất hóa ñơn GTGT; tăng số Footer Page 12 of 126 25 26 ñợt kiểm kê hàng hóa; nâng cấp phân mền quản lý bán hàng; phần chu trình bán hàng thu tiền Công ty CP sách thiết bị trường mền quản lý bán lẻ học, ñây khâu quan trọng góp phần vào thành công Công ty Header Page 13 of 126 * Thủ tục kiểm soát thu tiền bán hàng KẾT LUẬN CHUNG Quy ñịnh lượng tiền mặt ñược phép tồn quỹ; quy ñịnh thời gian Trước xu toàn cầu hóa nay, mức ñộ cạnh tranh hàng nộp báo cáo tổng hợp doanh thu tuần công ty; Thiết kế hóa ñơn hóa, dịch vụ doanh nghiệp Việt Nam thị trường GTGT riêng cho nhà sách; quy ñịnh thời gian kiểm kê hàng hóa nước giới ngày khốc liệt Nền kinh tế nước ta ñã 3.3 KIẾN NGHỊ ĐỂ THỰC HIỆN GIẢI PHÁP ñang có triển vọng hướng ñi ñể hoà nhập với 3.3.1 Đối với quan quản lý Nhà nước kinh tế giới, bối cảnh hội nhập kinh tế nay, việc Nhà nước cần tạo ñược môi trường pháp lý lành mạnh; Sớm Việt Nam gia nhập vào Tổ chức thương mại giới WTO ñã mang hoàn thiện sách phát triển cho ngành giáo dục lại cho doanh nghiệp Việt Nam nhiều hội vô to lớn 3.3.2 Đối với Công ty CP sách thiết bị trường học Đà Nẵng bên cạnh ñó rủi ro thử thách, ñặc Nâng cấp hoàn thiện phần mền quản lý bán hàng nhà sách, biệt doanh nghiệp hoạt ñộng lĩnh vực kinh doanh sách và phần mền bán lẻ; trao quyền chủ ñộng kinh doanh cho Nhà thiết bị trường học Do ñó, ñể tồn phát triển doanh nghiệp sách trực thuộc, phân rõ trách nhiệm lợi ích kinh doanh cho phải có chiến lược phù hợp công tác quản lý ñạt hiệu Muốn Nhà sách; Xây dựng kế hoạch doanh thu hàng năm phải sát với thực xây dựng ñược chiến lược pháp triển hợp lý, doanh nghiệp phải tế phận, ñơn vị trực thuộc… nắm bắt ñược thông tin doanh thu, chi phí, ñồng thời phải có hệ 3.3.3 Đối với nhà sách trực thuộc thống kiểm soát nội hợp lý, hữu hiệu với loại mục tiêu Thực Tăng cường nhân viên kiểm tra kiểm soát việc nhập xuất hiệu việc kiểm tra, kiểm soát nguồn hữu ích cho hàng hóa; nâng cao ñạo ñức nghề nghiệp trình ñộ chuyên môn cho nhà quản lý ñối tượng quan tâm, sở ñể ñưa ñội ngũ nhân viên nhà sách; Các nhà sách cần chủ ñộng xây dựng ñịnh kinh doanh ñảm bảo ổn ñịnh phát triển bền vững ñề xuất với công ty ….nhằm thu hút khách hàng ñến với nhà sách doanh nghiệp KẾT LUẬN CHƯƠNG Để khắc phục tồn ñáp ứng yêu cầu quản lý giai Nhận thức ñược tầm quan trọng ñó, Luân văn ñi sâu nghiên cứu, kết hợp lý luận thực tiễn từ ñó tìm giải pháp ñể tăng cường công tác kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền ñoạn nay, Trong chương luận văn ñã ñưa cần thiết, lĩnh vực kinh doanh sách thiết bị trường học Văn phòng công yêu cầu phải tăng cường kiểm soát nội ñối với chu trình bán hàng ty sáu nhà sách TP Đà Nẵng Công ty CP sách thiết bị thu tiền Luân văn ñã nêu giải pháp hoàn thiện thủ tục kiểm trường học Đà Nẵng soát chu trình bán hàng thu tiền nhằm tăng cường công tác KSNB Footer Page 13 of 126  ... KSNB chu trình bán hàng thu tiền Công ty cổ phẩn sách thiết bị trường học Đà Nẵng Chương 3: Giải pháp tăng cường KSNB chu trình bán hàng thu tiền Công ty cổ phần sách thiết bị trường học Đà Nẵng. .. Thủ tục kiểm soát bán hàng 2.3 THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG Sách thiết bị trường học ñược bán Công ty theo ñơn ñặt VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SÁCH VÀ THIẾT BỊ hàng hợp ñồng... KSNB CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY CP SÁCH VÀ THIẾT BỊ TRƯỜNG HỌC ĐÀ NẴNG 2.4.1 Những kết ñạt ñược công tác KSNB chu trình bán hàng thu tiền Tổ chức công tác kế toán chu trình bán hàng