Tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty CP cao su đà nẵng

Khố luận tốt nghiệp GVHD:Th.s Trần Thượng Bích La eg ô hf Trong kinh tế thị trường với vận động lên, kinh tế nước ta có triển vọng hướng để hoà nhập với kinh tế giới Đặc biệt gia nhập WTO ngồi việc có thêm hội cho hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp thách thức lớn doanh nghiệp Việt Nam sản phẩm truyền thống phải cạnh tranh với sản phẩm loại nhà sản xuất lớn giới Để tồn phát triển kinh tế thị trường ngày biến động địi hỏi doanh nghiệp phải luôn nỗ lực không ngừng để tiêu thụ nhiều hàng hố nhất, có tiêu thụ doanh nghiệp có lãi để bù đắp chi phí bỏ tiếp tục trình kinh doanh, mở rộng sản xuất Đối với doanh nghiệp trình tiêu thụ nhân tố hàng đầu định tới lợi nhuận Vì doanh thu đạt q trình kinh doanh có vị trí quan trọng, đóng vai trị thiết thực kinh doanh cho thấy khả đứng vững doanh nghiệp thương trường Tuy nhiên, có nhiều câu hỏi đặt để quản lý tốt việc ghi nhận doanh thu quản lý công nợ phải thu Đây vấn đề “đau đầu” nhiều doanh nghiệp việc đưa thủ tục kiểm tra, kiểm soát Các thủ tục kiểm soát chặt chẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro xảy hoạt động tiêu thụ, đồng thời nâng cao hiệu hoạt động kinh doanh Từ khảo sát thực tế Công ty CP Cao Su Đà Nẵng, kết hợp với lý thuyết học em chọn đề tài: “Tăng cường kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền Cơng ty CP Cao Su Đà Nẵng” Đề tài gồm ba phần: - Phần I: Cơ sở lý luận tăng cường kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền doanh nghiệp - Phần II: Thực trạng kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền Cơng ty Cao Su Đà Nẵng - Phần III: Một số kiến nghị nhằm tăng cường kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền Cơng ty CP Cao Su Đà Nẵng Do kiến thức hạn hẹp nên vấn đề em trình bày chắn cịn nhiều thiếu sót Em mong góp ý, hướng dẫn thầy cô giáo anh chị Công ty CP Cao Su Đà Nẵng để em rút kinh nghiệm học hỏi thêm Đà Nẵng, ngày 18 tháng 04 năm 2008 Sinh viên thực Trần Thị Thu Hồ SVTH: Trần Thị Thu Hồ Khố luận tốt nghiệp GVHD:Th.s Trần Thượng Bích La PHẦN MỘT:CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN I Những vấn đề chung hệ thống kiểm soát nội soát nội Khái niệm Hiện kiểm soát nội hiểu với nhiều quan điểm khác nhau, sau số quan điểm kiểm soát nội biết đến cách phổ biến: 1.1 Kiểm soát nội theo quan điểm COSO KSNB theo định nghĩa COSO (Commettee of Sponsoring Organization) quy trình chịu ảnh hưởng Hội đồng quản trị, nhà quản lý nhân viên khác tổ chức, thiết kế để cung cấp bảo đảm hợp lý việc tổ chức thực mục tiêu sau: - Hiệu lực hiệu hoạt động - Tính chất đáng tin cậy báo cáo tài (BCTC) - Sự tuân thủ luật lệ qui định hành Tuy nhiên theo Chuẩn mực thực hành Viện Kiểm toán viên nội (IIA), mục tiêu KSNB diễn tả theo cách khác: "Các mục tiêu hàng đầu KSNB nhằm: + Độ tin cậy tính trung thực thơng tin + Tuân thủ sách, kế hoạch, thủ tục, luật pháp qui định + Bảo vệ tài sản + Sử dụng hiệu kinh tế nguồn lực + Việc hồn tất mục đích mục tiêu cho hoạt động chương trình Đây khác biệt việc xếp mục tiêu KSNB, cịn chất mục tiêu khái niệm Liên Đồn kế tốn quốc tế báo cáo COSO 1.2 Hệ thống kiểm soát nội theo quan điểm Liên Đồn kế tốn quốc tế Hệ thống Kiểm Soát Nội Bộ (KSNB) hệ thống bao gồm sách, tiêu chuẩn, thủ tục thiết lập đơn vị nhằm cung cấp đảm bảo hợp lí cơng ty việc thực mục tiêu sau: + Đảm bảo độ tin cậy trung thực thơng tin + Khuyến khích tn thủ sách, kế hoạch, thủ tục, luật pháp qui định + Đảm bảo công tác bảo vệ tài sản + Đảm bảo hiệu hoạt động hiệu quản lí Theo đó, hệ thống KSNB chức thường xuyên đơn vị, tổ chức, sở xác định rủi ro xảy khâu cơng việc để tìm SVTH: Trần Thị Thu Hồ Khố luận tốt nghiệp GVHD:Th.s Trần Thượng Bích La biện pháp ngăn ngừa nhằm thực có hiệu tất mục tiêu đặt đơn vị Sự cần thiết lợi ích hệ thống KSNB 2.1 Sự cần thiết hệ thống KSNB Mọi doanh nghiệp hoạt động có chung mục tiêu lợi nhuận phát triển ngày lớn mạnh qui mô Các Nhà quản trị doanh nghiệp mong muốn doanh nghiệp ln đạt lợi nhuận tối ưu, tất yếu phận hoạt động phải có hiệu q trình sử dụng nguồn lực Trong trình hoạt động doanh nghiệp, nhà quản lí ln đưa chiến lược, kế hoạch, mục tiêu, biện pháp thực nhằm đạt kết mong muốn Để đạt mục tiêu đề doanh nghiệp cần có hệ thống kiểm sốt hữu hiệu, giúp doanh nghiệp hồn thành kế hoạch Và nhờ vào hoạt động kiểm soát giúp nhà quản lí kiểm tra xem xét, đánh giá q trình hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp góp phần quản lí nguồn lực (con người, tài sản ) có hiệu Trong chế thị trường nay, nâng cao sức cạnh tranh sử dụng tiết kiệm hiệu nguồn lực mục tiêu doanh nghiệp dù quy mơ có Những địi hỏi, hạn chế đáp ứng, khắc phục nhờ hệ thống kiểm soát nội khoa học hữu hiệu Từ việc thiết lập hệ thống kiểm soát nội trở thành nhu cầu cấp thiết quản lý doanh nghiệp 2.2 Lợi ích hệ thống kiểm soát nội soát nội Một hệ thống kiểm soát nội vững mạnh giúp đem lại lợi ích sau cho cơng ty: • Đảm bảo tính xác số liệu kế tốn báo cáo tài cơng ty • Giảm bớt rủi ro gian lận trộm cắp công ty bên thứ ba nhân viên cơng ty gây • Giảm bớt rủi ro sai sót khơng cố ý nhân viên mà gây tổn hại cho cơng ty • Giảm bớt rủi ro khơng tn thủ sách quy trình kinh doanh cơng ty • Ngăn chặn việc tiếp xúc rủi ro không cần thiết quản lý rủi ro chưa đầy đủ Thông thường, cơng ty phát triển lên lợi ích hệ thống kiểm soát nội trở nên to lớn người chủ cơng ty gặp nhiều khó khăn việc giám sát kiểm sốt rủi ro dựa vào kinh nghiệm giám sát trực tiếp thân Đối với cơng ty mà có tách biệt lớn người quản lý cổ đơng, hệ thống kiểm sốt nội vững mạnh góp phần tạo nên tin tưởng cao cổ đông Xét điểm này, hệ thống kiểm soát nội vững mạnh nhân tố hệ thống quản trị doanh nghiệp vững mạnh, điều quan trọng cơng ty có nhà đầu tư bên ngồi Các nhà đầu tư thường trả giá cao cho cơng ty có rủi ro thấp SVTH: Trần Thị Thu Hồ Khố luận tốt nghiệp GVHD:Th.s Trần Thượng Bích La Chức năng, nhiệm vụ yếu tố cấu thành HTKSNB 3.1 Chức nhiệm vụ HTKSNB HTKSNB doanh nghiệp có chức nhiệm vụ sau : - Giúp cho việc quản lý hoạt động kinh doanh doanh nghiệp cách có hiệu - Bảo đảm định chế độ quản lý thực thể thức giám sát mức hiệu chế độ định - Phát kịp thời vấn đề kinh doanh để đề biện pháp giải - Ngăn chặn, phát sai phạm gian lận hoạt động, phận doanh nghiệp - Ghi chép kế toán đầy đủ, xác thể thức nghiệp vụ hoạt động kinh doanh - Đảm bảo việc lập báo cáo tài kịp thời, hợp lệ tuân theo yêu cầu pháp định có liên quan - Bảo vệ tài sản thông tin không bị lạm dụng sử dụng sai mục đích 3.2 Các yếu tố cấu thành hệ thống KSNB Thông thường KSNB chia làm phận, mơi trường kiểm soát (control environment), hệ thống kế toán (accounting system) thủ tục kiểm soát (control procedures) Các phận thiết kế thực nhằm cung cấp đảm bảo hợp lý đạt mục tiêu hệ thống kiểm soát Yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội đươc thể qua sơ đồ sau: Sơ đồ hệ thống kiểm sốt nội HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ SVTH: Trần Thị Thu Hồ Khố luận tốt nghiệp Mơi trường kiểm sốt Đặc thù quản lý Cơ cấu tổ chức Chính sách nhân GVHD:Th.s Trần Thượng Bích La Hệ thống kế tốn Chứng từ kế tốn Sổ sách Kế toán Báo cáo kế toán Kế hoạch dự toán Thủ tục kiểm soát - Nguyên tắc phân công phân nhiệm - Nguyên tắc bất kiêm nhiệm -Nguyên tắc uỷ quyền- phê chuẩn HỆ THỐNG MỤC TIÊU TỔNG QT 1.Tính có thật Sự linh hoạt 2.Sự phê chuẩn Chuyển sổ tổng 3.Tính đầyđủ hợp xác Sự phân loại Tính kỳ Uỷ ban kiểm sốt Các nhân tố bên ngồi 3.2.1 Mơi trường kiểm sốt Mơi trường kiểm sốt bao gồm tồn nhân tố có tính chất mơi trường tác động đến việc thiết kế, hoạt động hữu hiệu sách, thủ tục đơn vị Các nhân tố chủ yếu liên quan đến thái độ nhận thức hành động ngườiquản lý đơn vị Dưới số nhân tố chủ yếu: a Quan điểm phong cách điều hành nhà quản lý Nếu nhà quản lý đơn vị có quan điểm kinh doanh trung thực, cạnh tranh lành mạnh, họ có xu hướng coi trọng tính trung thực báo cáo tài chính, đồng thời có biện pháp để hạn chế tối đa rủi ro kinh doanh Trong trường hợp này, mơi trường kiểm sốt mạnh ý muốn thiết lập thủ tục kiểm soát chặt chẽ để thực mục tiêu đề nhà quản lý Phong cách điều hành nhà quản trị có ảnh hưởng lớn đến mơi trường kiểm sốt tổ chức Ban giám đốc tập thể thống điều hành hay thực chất cá nhân nắm quyền Nếu đơn vị tồn tình trạng độc quyền quản lý hoạt động kiểm sốt nội khó có hiệu Mơi trường kiểm sốt nội không chặt chẽ Ban giám đốc giao phó tồn quyền hành, trách nhiệm cho nhân viên quyền SVTH: Trần Thị Thu Hồ Khố luận tốt nghiệp GVHD:Th.s Trần Thượng Bích La b Cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức máy thực hoạt động để đạt mục tiêu tổ chức Một cấu hợp lý giúp cho q trình thực phân cơng phân nhiệm, uỷ quyền, trình xử lý nghiệp vụ ghi chép sổ sách kiểm soát nhằm ngăn ngừa dạng vi phạm Một doanh nghiệp tổ chức thành nhiều cấp mức độ sai lệch thơng tin cao điều hiển nhiên hệ thống kiểm soát nội thiết lập mức độ lớn tương ứng để thực chức kiểm sốt tồn hoạt động đơn vị c Chính sách nhân Khía cạnh quan trọng hệ thống kiểm soát người Sự phát triển doanh nghiệp gắn liền với đội ngũ cán nhân viên; họ luôn nhân tố quan trọng kiểm soát nội Nếu lực lượng đơn vị yếu mặt lực, tinh thần làm việc đạo đức, đơn vị có thiết kế trì hệ thống kiểm soát nội đắn chặt chẽ phát huy hiệu Ngược lại đội ngũ cán bộ, nhân viên tốt giúp giảm bớt hạn chế vốn có kiểm soát nội d Kế hoạch dự toán Hệ thống kế hoạch dự toán, bao gồm kế hoạch sản xuất, tiêu thụ, thu chi quỹ, kế hoạch hay dự toán đầu tư, sữa chữa tài sản cố định…Đặc biệt kế hoạch tài bao gồm ước tính cân đối tình hình tài chính, kết hoạt động luân chuyển tiền tương lai Nếu việc lập thực kế hoạch tiến hành khoa học nghiêm túc, trở thành cơng cụ kiểm sốt hữu hiệu e Uỷ ban kiểm soát Tại số quốc gia, cơng ty cổ phần có qui mơ lớn thường có thành lập uỷ ban kiểm sốt (Audit Committee) trực thuộc Hội đồng Quản Trị Uỷ ban thường gồm từ đến ủy viên, nhân viên cơng ty Uỷ ban thường có nhiệm vụ quyền hạn sau: - Giám sát chấp hành luật pháp công ty - Kiểm tra giám sát cơng việc kiểm tốn viên nội - Giám sát tiến trình lập báo cáo tài - Đại diện cơng ty để mời kiểm toán viên độc lập làm việc với họ - Hồ giải mâu thuẫn (nếu có) kiểm tốn viên độc lập với Ban giám đốc Do có chức quan trọng nêu trên, nên độc lập hữu hiệu hoạt động uỷ ban kiểm sốt nhân tố quan trọng mơi trường kiểm sốt f Các nhân tố bên ngồi Ngồi nhân tố bên nói trên, mơi trường kiểm sốt cịn bao hàm nhiều nhân tố bên luật pháp, kiểm soát quan nhà nước, nhân tố tự nhiên xã hội, nhân tố phát triển công nghệ nhân tố vượt SVTH: Trần Thị Thu Hồ Khố luận tốt nghiệp GVHD:Th.s Trần Thượng Bích La ngồi kiểm sốt nhà quản lý có ảnh hưởng lớn đến thái độ nhà quản lý nhiều thủ tục kiểm soát cụ thể 3.2.2 Hệ thống kế toán Kế toán khoa học quan sát ghi chép, phân loại, tổng hợp nghiệp vụ kinh tế phát sinh đơn vị nhằm cung cấp thông tin cho đối tượng quan tâm Chức kế tốn thơng tin kiểm tra Chính mà hệ thống kế tốn phận quan trọng hệ thống kiểm soát nội Cụ thể diễn đạt sau : Hệ thống kế tốn tồn thủ tục cho phép xử lý nghiệp vụ, hệ thống có vai trị xác định, thu thập, phân tích, tính tốn, phân loại, tổng hợp toàn nghiệp vụ kinh tế phát sinh đơn vị Bản thân hệ thống kế toán có khả tự kiểm sốt lấy để loại trừ sai phạm trình xử lý Mơi trường kiểm sốt trình bày hỗ trợ nhiều cho việc xử lý hệ thống kế toán Song, hệ thống kế toán công cụ quản lý thân đơn vị Một hệ thống kế toán hữu hiệu phải bảo đảm mục tiêu tổng quát sau đây: - Những số liệu kế tốn ghi chép số liệu có thực, kế tốn khơng ghi chép nghiệp vụ giả tạo vào sổ sách kế tốn đơn vị (tính có thật) - Mọi hoạt động, nghiệp vụ trước thực phải bảo đảm chúng phê chuẩn hợp lý (sự phê chuẩn ) - Không bỏ sót, giấu bớt để ngồi sổ sách nghiệp vụ kinh tế phát sinh ( đầy đủ ) - Không để xảy sai phạm tính tốn, việc áp dụng sách chế độ kế toán ( tuân thủ ) - Thời điểm ghi nhận doanh thu chi phí phải kỳ (tính kỳ) - Số liệu ghi chép vào sổ sách kế toán phân loại theo theo sơ đồ hạch toán đơn vị ghi nhận đắn sổ sách liên quan (tính phân loại ) - Số liệu từ chứng từ ghi vào sổ trung gian, sổ tổng hợp phải xác để phản ánh trung thực tình hình tài kết kinh doanh đơn vị ( chuyển sổ tổng hợp xác ) - Có phân chia cơng việc rạch rịi thường xuyên tiến hành kiểm tra đối chiếu phận Các yếu tố hệ thống kế toán: gồm chứng từ, sổ sách báo cáo kế toán Chứng từ kế tốn minh chứng mang tính pháp lý nghiệp vụ kinh tế có thực phát sinh hay không, phù hợp với chế độ không? Và có ràng buộc trách nhiệm pháp lý với người có liên quan hay khơng? Hệ thống chứng từ kế toán đơn vị xây dựng khoa học, đầy đủ, bảo đảm cung cấp thông tin kịp thời xác cho nhà quản lý đơn vị hạn chế khả xảy sai phạm trình định nhà quản lý cấp cao đơn vị Sổ sách kế toán giai đoạn tiến trình xử lý số liệu kế tốn, việc ghi chép, phân loại, tính tốn, tổng hợp để chuẩn bị cung cấp thông tin tổng SVTH: Trần Thị Thu Hồ Khố luận tốt nghiệp GVHD:Th.s Trần Thượng Bích La hợp báo cáo Ngồi ra, giúp tổng hợp, lưu trữ thơng tin cách hệ thống, khoa học, đóng vai trò trung gian chứng từ báo cáo tài chính, nên sở để kiểm tra, truy cập chứng từ Báo cáo kế toán giai đoạn cuối trình xử lý, nhằm tổng hợp số liệu sổ sách thành tiêu báo cáo Các báo cáo phải phản ánh trung thực tình hình tài kết hoạt động kinh doanh đơn vị phải tuân thủ chuẩn mực kế toán, quy định, chế độ hành 3.2.3 Các thủ tục kiểm soát Để thực mục tiêu kiểm soát, nhà quản lý cịn phải quy định thủ tục kiểm sốt chúng thiết kế tuỳ thuộc vào đặc thù cấu tổ chức, hoạt động kinh doanh Chúng thường xây dựng nguyên tắc bản, : ngun tắc phân cơng phân nhiệm, nguyên tắc bất kiêm nhiệm, nguyên tắc uỷ quyền phê chuấn  Phân chia trách nhiệm thích hợp (nguyên tắc bất kiêm nhiệm) Nguyên tắc thực thông qua việc phân chia trách nhiệm thực cho nhiều người, nhiều phận tham gia, mục đích khơng để cá nhân hay phận kiểm soát mặt nghiệp vụ Khi thơng qua cấu tổ chức, cơng việc nhân viên kiểm soát tự động công việc nhân viên khác Việc phân chia trách nhiệm giúp giảm bớt rủi ro xảy sai sót nhầm lẫn hành vi gian lận Sự phân chia trách nhiệm thường đề cấp đến tách biệt chức sau : - Chức kế toán chức quản lý tài sản : nhân viên kế tốn khơng giao nhiệm vụ giữ tài sản họ tham ô tài sản che dấu hành vi cách sửa chữa lại sổ sách kế toán - Chức kế toán chức hoạt động: phận doanh nghiệp có trách nhiệm soạn thảo sổ sách báo cáo có xu hướng ghi chép báo cáo sai lệch để "cải thiện" kết hoạt động Cấu trúc tổ chức chung doanh nghiệp phải thể phân chia trách nhiệm thích hợp, vừa đảm bảo tránh rủi ro vừa phải đảm bảo tính hiệu lực, hiệu Sự cách ly trách nhiệm thay đổi tuỳ theo thực tế đơn vị  Các thủ tục phê chuẩn đắn Tuỳ theo cách điều hành nhà quản lý mà họ quy định thẩm quyền, hay thủ tục phê chuẩn khác Sự phân quyền cho cấp xác định rõ thẩm quyền phê chuẩn người xuất phát từ nguyên nhân nhà quản lý không nên trực tiếp định vấn đề Nhờ đó, mặt giúp cho mặt hoạt động SXKD tiến triển tốt đẹp, mặt khác nhà quản lý kiểm soát hạn chế tuỳ tiện giải công việc  Chứng từ sổ sách phải đầy đủ Một chức quan trọng chứng từ giúp chuyển giao thơng tin ngồi đơn vị, nên phải đầy đủ để kiểm soát vận động tài sản đảm SVTH: Trần Thị Thu Hoà Khố luận tốt nghiệp GVHD:Th.s Trần Thượng Bích La bảo cho nghiệp vụ kinh tế ghi sổ xác Về để kiểm sốt hữu hiệu chứng từ cần ý đến vấn đề sau : - Chứng từ cần đánh số liên tục để kiểm sốt, tránh thất lạc dễ dàng truy cập cần thiết - Chứng từ sổ sách cần ghi chép thời điểm phát sinh nghiệp vụ sau sớm tốt Việc ghi chép chậm trễ làm cho sổ sách thiếu tin cậy tăng khả sai sót gian lận - Ghi chép cần rõ ràng, ngắn gọn dễ hiểu - Tổ chức luân chuyển chứng từ phải thực cách khoa học để liên chứng từ qua sử dụng cho nhiều phận, giảm khác biệt ghi chép - Thiết kế biểu mẫu chứng từ sổ sách phù hợp quy định Nhà nước có tính kiểm sốt - Sổ sách cần đóng chắn, đánh số trang, quy định ngun tắc ghi chép, có chữ ký kiểm sốt người xét duyệt - Cần có quy định hệ thống tài khoản kế toán, sơ đồ kế toán loại sổ sách kế toán đơn vị - Quy định thời hạn trách nhiệm phận việc lập kiểm tra BCTC - Tổ chức lưu trữ bảo quản chứng từ, sổ sách báo cáo theo nguyên tắc an tồn, bảo mật thuận tiện truy cập Nói cách khác, chứng từ lập nghiêm túc, phản ánh đầy đủ trung thực nghiệp vụ phát sinh, giúp cho việc thực chức kiểm soát nhiều phương diện, bảo vệ tài sản khơng để bị thất thốt, ngăn ngừa hành vi lãng phí, gian lận, sử dụng khơng hiệu vượt thẩm quyền Ví dụ nghiệp vụ thu chi nhập xuất tài sản phải lập chứng từ phải có chuẩn y người có thẩm quyền, điều giúp ngăn ngừa tình trạng sử dụng tài sản khơng mục đích, giúp cho việc theo dõi chuyển dịch tài sản từ nơi sang nơi khác  Kiểm soát vật chất tài sản sổ sách Biện pháp quan trọng để bảo vệ tài sản, tài liệu kế tốn thơng tin khác áp dụng thể thức kiểm sốt vật chất Ví dụ xây dựng nhà kho, sử dụng két sắt chịu lửa, trang bị hệ thống báo động… Ngoài ra, cần phải hạn chế tiếp cận với tài sản, sổ sách doanh nghiệp chưa có cho phép người quản lý Ví dụ ban hành quy chế kiểm soát việc vào kho hàng, quy chế bảo trì sửa chữa tài sản, kiểm soát việc tham khảo tài liệu kế toán, liệu lưu trữ máy tính  Kiểm sốt độc lập việc thực Là việc kiểm tra thường xuyên liên tục kiểm soát viên độc lập với đối tượng bị kiểm tra, nhằm xem xét việc thực loại thủ tục kiểm soát nêu SVTH: Trần Thị Thu Hồ Khố luận tốt nghiệp GVHD:Th.s Trần Thượng Bích La Sự kiểm sốt cần thiết lập xuất phát từ hạn chế vốn có hệ thống kiểm sốt nội Ví dụ đơn vị áp dụng nguyên tắc bất kiêm nhiệm không loại trừ tuyệt đối khả có xảy thơng đồng nhân viên đảm nhận phần hành khác để tham ô tài sản Hạn chế tiềm tàng hệ thống KSNB Ở đơn vị dù đầu tư nhiều thiết kế vận hành hệ thống, hệ thống kiểm soát nội khơng thể hồn tồn hữu hiệu Bởi lẽ xây dựng hệ thống hồn hảo cấu trúc, hiệu thật cịn tuỳ thuộc vào nhân tố chủ yếu người, tức phụ thuộc vào lực làm việc tính đáng tin cậy lực lượng nhân Nói cách khác, hệ thống kiểm sốt nội giúp hạn chế tối đa sai phạm khơng thể bảo đảm hồn tồn đạt mục tiêu quản lý, cịn có hạn chế tiềm tàng xuất phát từ nguyên nhân sau: Những hạn chế xuất phát từ thân người vô ý, bất cẩn, đãng trí, đánh giá hay ước lượng sai thực chức năng, nhiệm vụ, không hiểu rõ yêu cầu cơng việc Khả hệ thống kiểm sốt nội không phát thông đồng thành viên ban quản lý nhân viên với người khác hay đơn vị Phần lớn thủ tục kiểm soát nội thường tập trung vào sai phạm dự kiến, thường xuyên, lặp lặp lại, mà ý đến nghiệp vụ khơng thường xun, sai phạm nghiệp vụ thường hay bị bỏ qua Yêu cầu thông thường hết nhà quản lí chi phí bỏ cho hệ thống kiểm sốt nội khơng vượt q lợi ích mà hệ thống mang lại Khả cá nhân chịu trách nhiệm thực thủ tục kiểm soát nội lạm dụng đặc quyền nhằm phục vụ lợi ích riêng Các thủ tục kiểm sốt khơng cịn phù hợp chế thay đổi làm cho thủ tục kiểm soát lạc hậu bị vi phạm Tóm lại, hạn chế nói kiểm sốt nội ngun nhân khiến cho kiểm sốt nội khơng thể bảo đảm tuyệt đối, mà bảo đảm hợp lí việc đạt mục tiêu II Kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền Mơ tả chu trình bán hàng thu tiền 1.1 Đặc điểm chu trình bán hàng – thu tiền Bán hàng - thu tiền trình chuyển quyền sở hữu hàng hố qua q trình tao đổi hàng - tiền Với ý nghĩa vậy, chu trình yêu cầu mua hàng khách hàng hợp đồng thông qua đơn đặt hàng, hợp đồng mua hàng… kết thúc việc chuyển đổi hàng hoá, dịch vụ thành khoản phải thu cuối thành tiền Chu trình bán hàng – thu tiền xem chu trình cuối trình sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Nó khơng đánh giá hiệu chu trình trước chu trình tiền, mua hàng – tốn, tiếp nhận – hồn trả vốn … mà cịn đánh giá hiệu tồn q trình sản xuất kinh doanh doanh SVTH: Trần Thị Thu Hoà 10 Khố luận tốt nghiệp GVHD:Th.s Trần Thượng Bích La Phụ lục II.1 BẢNG CÂU HỎI VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ Hiện thực tập Công ty Cổ phần Cao Su Đà Nẵng để hiểu rõ hệ thống kiểm sốt nội nói chung mơi trường kiểm sốt nói riêng, cơng ty mong anh (chị) trả lời cho số câu hỏi cách chọn Có Khơng Tơi xin chân thành cảm ơn! Mơi trường kiểm sốt Tên chức vụ cán nhân viên vấn Ông (bà): Câu hỏi Có Trả lời Khơng Khơng áp dụng Ghi Tính trực giá trị đạo đức Nhà quản lý có đặt quyền lợi chung lên hàng đầu cách thực thi tính trực đạo đức lời nói việc làm khơng? Có thiết lập phổ biến sách thích hợp thơng lệ kinh doanh cho phép, xử lý mâu thuẫn quyền lợi qui chế đạo đức? Có biện pháp để hạn chế hay loại bỏ sức ép hay cám dỗ nhân viên có hành vi trái đạo đức? Hội đồng quản trị ban kiểm soát Hội đồng quản trị có họp thường xuyên biên có lập kịp thời khơng? Các thành viên hội đồng quản trị có đủ kiến thức, kinh nghiệm thời gian để phục vụ hữu hiệu khơng? Trong ban kiểm sốt có thành viên bên ngồi khơng? Triết lý phong cách điều hành nhà quản lý SVTH:Trần Thị Thu Hồ 73 Khố luận tốt nghiệp GVHD:Th.s Trần Thượng Bích La Có nghiên cứu cẩn thận rủi ro kinh doanh giám sát cách thoả đáng hay không? Nhà quản lý lựa chọn nguyên tắc kế toán đưa ước tính kế tốn có nhằm để lập báo cáo tài trung thực hợp lý khơng? Nhà quản lý có vui lịng điều chỉnh báo cáo tài có sai sót trọng yếu hay khơng? Chính sách nhân Có sách nhân thủ tục liên quan để tuyển dụng phát triển đội ngũ nhân viên có lực trung thực để phục vụ hữu hiệu cho đơn vị khơng? Nhân viên có hiểu trách nhiệm thủ tục áp dụng cho cơng việc họ khơng? Việc bố trí cán phịng ban có hợp lí hay khơng? Chế độ khen thưởng, kỉ luật có ban hành văn phổ biến rộng rãi đến tồn thể nhân viên khơng? Cán nhân viên có Ban lãnh đạo quan tâm đến đời sống chế độ làm việc hay không? PHIẾU KHẢO SÁT SVTH:Trần Thị Thu Hồ 74 Khố luận tốt nghiệp GVHD:Th.s Trần Thượng Bích La Hiện tơi thực tập công ty Cổ phần Cao Su Đà Nẵng với đề tài” Tăng cường kiểm sốt chu trình bán hàng thu tiền” Vì vậy, để đề tài có tính khách quan, mong anh (chị) trả lời cho số câu hỏi cách chọn Có Không Tôi xin chân thành cảm ơn! Tên chức vụ cán nhân viên vấn Ông (bà): Đối với nghiệp vụ bán hàng: STT Câu hỏi 10 11 Chọn đáp án Có Khơng Ghi Cơng ty có kế hoạch tiêu thụ sản phẩm khơng? Kế hoạch tiêu thụ sản phẩm lập dựa khách hàng truyền thống khơng? Khách hàng đặt hàng cách: + Thông qua nhân viên công ty + Gửi fax, gửi mail + Đến trực tiếp cơng ty + Các cách khác… Cơng ty có phận tiếp nhận hợp đồng khơng? Cơng có cơng khai giá sản phẩm không? Hợp đồng kinh tế có cơng khai trước kí duyệt khơng? Cơng ty có sách bán hàng khơng? (chính sách khuyến mãi, chiết khấu) Khi xuất kho hàng hố có lập lệnh xuất kho? Tất lệnh xuất kho phê duyệt? Số lượng hàng xuất giao với số lượng hợp đồng? Tất phiếu xuất kho lưu lại? 12 Tất hoá đơn bán hàng đánh số thứ tự không? 13 Thủ kho có viết phiếu xuất kho? 14 Số liệu ghi hoá đơn phiếu xuất kho khớp khơng? 15 Số liệu hố đơn bán hàng nhật kí bán hàng có khớp khơng? 16 Các khoản bán chịu hàng có xét duyệt trước gửi hàng không? 17 Cuối ngày thủ kho có lập báo cáo số hàng xuất không? Đối với nghiệp vụ thu tiền: STT SVTH:Trần Thị Thu Hoà Câu hỏi Chọn đáp án Ghi 75 Khố luận tốt nghiệp GVHD:Th.s Trần Thượng Bích La Có 10 11 12 13 14 Khơng Cơng ty có áp dụng nguyên tắc bất kiêm nhiệm thủ quĩ kế tốn tiền mặt khơng? Thủ quỹ cơng ty có kiêm nhiệm thêm nhiệm vụ khơng? Cơng ty có sách chiết khấu tốn khơng? Thủ quỹ có giữ sổ kế tốn tiền mặt khơng? Các phiếu thu có đánh số thứ tự khơng? Hàng ngày có thực kiểm kê quỹ khơng? Số liệu sổ quỹ có khớp với phiếu thu khơng? Cơng ty có đối chiếu số liệu sổ kế toán tiền gửi với số liệu tài khoản ngân hàng khơng? Có lập bảng chi tiết theo dõi phải thu khách hàng khơng? Có đối chiếu số liệu công ty với khách hàng khoản thu không? Cơng ty có thực lập dự phịng khoản thu q hạn khơng? Cơng ty có xố sổ khoản nợ khơng có khả thu hồi? Cuối ngày thủ quỹ có nộp tiền vào ngân hàng khơng? Tồn tiền hàng thu có giữ lại quỹ khơng? SVTH:Trần Thị Thu Hồ 76 Khố luận tốt nghiệp GVHD:Th.s Trần Thượng Bích La Phụ lục II.3: Cụ thể sau qui định chế độ bán hàng năm 2007 nhà phân phối: Cửa hàng Hà Đức Vinh Gia Lai: CÔNG TY CP CAO SU ĐÀ NẴNG Số 1817/BH-DRC CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập- Tự - Hạnh phúc Đà Nẵng, ngày 01tháng 01 năm 2007 QUY ĐỊNH CHẾ ĐỘ BÁN HÀNG NĂM 2007 I/ ĐỐI TƯỢNG ÁP DỤNG: Chế độ bán hàng áp dụng cho: Cửa Hàng HÀ ĐỨC VINH Địa chỉ: Gia Lai Là nhà phân phối ký hợp đồng kinh tế với Công ty Cổ phần Cao su Đà Nẵng năm 2007 mua bán sản phẩm Săm Lốp Ơtơ,Xe Đạp - Xe máy nhãn hiệu DRC II/ CHẾ ĐỘ BÁN HÀNG: 1/ CHIẾT KHẤU THEO DOANH THU Căn vào Doanh thu thực tế đạt tháng, Nhà phân phối hưởng chiết khấu cụ thể sau: STT Doanh thu thực tế ( Triệu đồng/ tháng ) D.thu thực tế