Luận văn Thạc sĩ Quản trị kinh doanh: Tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng thu tiền tại Công ty cổ phần Petec Bình Định

Mục tiêu của đề tài Tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng thu tiền tại Công ty cổ phần Petec Bình Định là đưa ra một số giải pháp nhằm tăng cường hệ thống KSNB chu trình bán hàng - thu tiền tại Công ty CP Petec Bình Định. Mời các bạn cùng tham khảo nội dung chi tiết.

Trang 1

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG

NGUYEN THI BÍCH TRÂM

'TĂNG CƯỜNG KIÊM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TAI CONG TY CO PHAN PETEC BÌNH ĐỊNH

LUAN VAN THAC SI QUAN TRI KINH DOANH

Trang 2

NGUYEN TH] BICH TRAM

TANG CUONG KIEM SOÁT NỘI BỘ

CHU TRINH BAN HANG VA THU TIEN

TAI CONG TY CO PHAN PETEC BINH ĐỊNH

Chuyên ngành: Kế toán

Mã số: 60.34.30

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH

Người hướng dẫn khoa học: TS TRÀN ĐÌNH KHƠI NGUN

Trang 3

LOI CAM DOAN

Tôi cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi

Các số liệu, kết quả nêu trong luận văn là trung thực và chưa từng được ai công bồ trong bắt kỳ công trình nào khác

Tac giả luận văn

Trang 4

2 Mục tiêu nghiên cứu

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tà 4, Phương pháp nghiên cứu 5 Kết ấu của luận văn

6 Tổng quan tài liệu nghiên cứu

CHUONG 1 NHUNG VAN DE YL LUAN CO BAN ve K KIEM

SOAT NOI BO CHU ‘TRINH BAN HANG - THU TIEN TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ HỆ THƠNG KIÊM SỐT NỘI BỘ 1.1.1 Khái quát về hệ thống kiểm soát nội bộ 1.1.2 Các yếu tổ cấu thành của hệ thơng kiểm sốt nội bộ 1.1.3 Hạn chế của HTKSNB 1.2 KIÊM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN ‘TRONG DOANH NGH „15

1.2.1 Đặc điểm của chu trình bán hàng và thu tỉ "¬" `

1.2.2 Nội dung kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng và thu tiền

trong doanh nghiệp -24

KET LUAN CHUONG 1 4

Trang 5

2.1 TÔNG QUAN VỀ SỰ HÌNH THÀNH VA PHÁT TRIEN CUA

CONG TY CP PETEC BINH DINH 35

2.1.1 Quá trình hình thành phát triển Cong ty 35

2.1.2 Chức năng hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty 46 2.1.3 Đặc điểm hoạt động của chu trình bán hàng và thu tiễn ở Công ty 36

2.2 GIỚI THIEU VE HE THONG KIEM SOAT NOI BO TAI CONG

TY CP PETEC BÌNH ĐỊNH restate —

2.2.1 Mơi trường kiểm soát _

2.2.2 Dac điểm cơng tác kể tốn oA

2.3 THỰC TRẠNG KIÊM SOÁT NOI BO CHU TRINH BAN HANG

~ THU TIEN TẠI CƠNG TY os

2.3.1 Cơng tác kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng 6 2.3.2 Công tác kiểm soát nội bộ chu trình thu tiễn "ằ

2.3.3 Đánh giá thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ đối với Chu trình

bán hàng — Thu tiền 79

KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 2sssseeeseeeesoeocoe BỘ CHƯƠNG 3 MỘT SÓ GIẢI PHÁP TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT NOI BO DOL VOI CHU TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN TẠI

CÔNG TY CP PETEC BÌNH ĐỊNH 86

3.1 SỰ CẦN THIẾT PHẢI TĂNG CƯỜNG KIÊM SOÁT NỘI BỘ

DOI VOI CHU TRINH BAN HANG ~ THU TIEN TAI CONG TY CP

PETEC BÌNH DỊNH 86

32 MOT SO GIAI PHAP TANG CUONG KIEM SOAT NOI BO DOL

VOI BOI VOI CHU TRINH BAN HANG - THU TIEN TAI CONG TY

Trang 6

3.2.3 Hoàn thiện các thủ tục kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng — thu tiền tại Công ty CP Petec Bình Định 101 KẾT LUẬN CHUONG 3 „115 KẾT LUẬN 116 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

Trang 7

DANH MỤC CÁC CHỮ VIỆT TAT Chữ viết tắt Dign giải CP 'Cổ phân

KTNB Kiểm toán nội bộ

KSNB Kiểm soát nội bộ

HDOT Hội đồng quản trị

GTGT Gia ti gia tang

DT Doanh thụ

KS Kiểm soát

KTV Kiểm toán viên

SXKP ‘San xuất Kinh doanh

UBND Ủy Ban Nhân Dân

VIXP 'Vật liệu xây dựng

HDOT Hội Đồng Quản Trị

BTGP Ban Tong Giám Độc

Trang 8

Số hiệu Ten bing Trang Bảng biểu

3.1 | Don dit hing (Hồn thiện) 9%

32.— [ Báocáotơng hop don dat hang 9

3⁄3 [ Báo cáo phân tích công nợ khách hàng %

3⁄4 — [ Báấocáo doanh thu tuân 100

35 [ Phiếu thấm định khách hàng 10

Trang 9

DANH MỤC CÁC HÌNH Số hiệu ; hình 'Tên hình Trang

T.T-— [Chu trình bán hàng và thu tiên 7

2.1 | Sơ đồ tô chức bộ máy quản lý tại công ty + 22 [Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty 48 Quá trình luân chuyển chứng từ hoạt động bán buôn |_“5T Quá trình luân chuyên chứng từ hoạt động bán lẻ s Quy trình kiểm soát hoạt động bán buôn tại Công ty | 59 Sơ đỗ kiểm soát doanh thu hoạt động bán buôn 8 2:7 [Sơ đỗ kiếm soát đoanh thu hoạt động bán lẻ 70

2 [Quy trình kiếm soát nợ phải thu Tả

3.1 [Sơ đồ thâm định khách hàng 10

Trang 10

Kinh doanh trong nền kinh tế thị trường luôn luôn gặp những rủi ro và hiểm hoạ khôn lường từ công tác quản lý, một trong những vấn đề được các

nhà quản lý quan tâm đặt lên hàng đầu đó là quản lý rủi ro và kiếm soát nội bộ trong quá trình thực hiện các chu trình bán hàng của mình Một trong những nội dung cơ bản để có thể đảm bảo rằng những "sự cố” khó có cơ hội để xây ra trong doanh nghiệp và tổ chức đó là cơng tác kiểm sốt nội bộ

Hiện nay, Công ty CP Petec Binh Định kinh doanh trong nhiều kinh vực

thương mại bao gồm các mặt hàng với giá trị lớn như xăng dẫu, xi măng Để

quản lý tốt hiệu quả kinh doanh và đích cuối cùng là mục tiêu lợi nhuận của 'Công ty thì một trong những mắu chốt quan trọng trong công tác quản lý đó là

cần tăng cường công tác quản lý và trong đó, nỗi bật lên là phải tăng cường

kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng thu tiễn nhằm đáp ứng yêu cầu quản lý, để đảm bảo doanh thu bán hàng được thể hiện chính xác và tránh bị

thất thoát tiền thu bán hàng Bởi nó ảnh hưởng đến việc đánh giá sử dụng hiệu quả đồng vốn của Công ty và đảm bảo cung cấp kịp thời, trung thực các thông tin tài chính phục vụ cho nhu cầu ra quyết định

Nghiệp vụ bán hàng - thu tiễn rất phức tạp vì liên quan đến nhiều chỉ tiêu như: số lượng, chất lượng, giá bán, chính sách tín dụng, các khoản giảm „ và được xem là chu trình cuối cùng của quá trình sản xuất kinh doanh

của Công ty Nó không những đánh giá hiệu quả của các chu trình trước đó

như chu trình tiền, cung ứng, tiếp nhận, hoàn trả vốn mà còn đánh giá hiệu

quả của toàn bộ quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Đồng thời

phản ánh khả năng bù đắp các khoản chỉ phí và tiếp tục đầu tư mở rộng qui

Trang 11

Bán hàng — Thu tiền cần có sự phối hợp của nhiều bộ phận, phòng ban, là một khâu vô cùng quan trọng đối với bắt kỳ doanh nghiệp nào Tuy nhiên đây cũng là khâu có nhiều rủi ro và gian lận nhất nếu doanh nghiệp không có một hệ thống kiểm soát hữu hiệu Do tính chất phức tạp nên khả năng tồn tại nhiều rủi ro là rất lớn Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng thu tiển tại Công

ty tuy đã thực hiện nhưng trên thực tế cho thấy còn rất nhiều nhược điểm cần phải khắc phục để công tác bán hàng, thu tiền và quản lý công nợ tại Công ty

được tốt hơn

Chính vì vậy, Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền hữu hiệu có ý nghĩa rất lớn nó hạn chế được các sai phạm xảy ra nhằm đạt được các mục tiêu

về doanh thụ, lợi nhuận

Xuất phát từ những yêu cỉ

¡ng như đảm bảo được an tồn về vốn cho Cơng ty

thi

quan trong nói trên, dưới góc

độ là một kế toán tại Công Ty CP Petec Bình Định, với mục đích xây dựng

trong Công ty một hệ thống quản lý khoa học và hiệu quả mà bản lựa chọn đề tài “Tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng thư tiền tại Céngh ty CP Petee Bink Dink” Yam luận văn tốt nghiệp thạc sỹ của mình

2 Mục tiêu nghiên cứu

Hệ thống hoá các vấn đề lý luận về kiểm soát nội bộ trong chu trình bán ‘hang - thu tiền trong doanh nghiệp

“Trên cơ sở lý luận trên, đánh giá thực trạng hệ thống kiếm soát nội bộ về

chu trình bán hàng ~ thu tiền tại Công Ty CP Petec Bình Định

Đề xuất một số giải pháp nhằm tăng cường hệ thống kiểm soát nội bộ

chu trình bán hàng - thu tiễn tại Công Ty CP Petec Bình Định nhằm xây dựng

một hệ thống kiểm soát nội bộ thực sự trở thành công cụ quản lý đắc lực của

Cong ty

3 Béi tuyng va pham vi nghién cứu của đề tài

Trang 12

thể trong Công ty CP Petec Bình Định, một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh thương mại

Pham vi nghiên cứu: Phạm vi nghiên cứu của để tài được giới hạn ở

công tác kiểm soát nội bộ về kế toán đối với bán hàng và thu tiền trong kinh doanh thương mại tại Công ty CP Petec Bình Định

4 Phuong phip nghiên cứu

Phương pháp nghiên cứu chung của luận văn là kết hợp giữa nghiên cứu

lý luận với tổng kết thực tiễn Trên cơ sở đó luận văn sử dụng các phương

pháp phân tí

thực tế để là rõ vấn de

, tổng hợp, so sánh, chứng minh, các số liệu từ các tư liệu

nghiên cứu và đưa ra các giải pháp thực hiện Do vậy, các phân tích của luận văn sẽ dựa trên cơ sở các lý luận chung

và so sánh với tình hình thực tế của doanh nghiệp

5 BO cục của luận văn

Ngoài phần mở đầu và kết luận, cấu trúc của luận văn gồm 3 phần: Chương 1: Những vấn đề cơ bản về kiểm soat nội bộ chu trình bán hàng

‘ong ty CP Petec Bình Định

Chương 2: Thực trạng kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng - thu

tiền tai Cong ty CP Petec Binh Dinh

Chương 3: Một số giải pháp Tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình bán

tai Công ty CP Petec Bình Dinh

~ thu tiền

6 Tổng quan tài liệu nghiên cứu

Kiểm soát nội bộ (KSNB) trong các doanh nghiệp đã được rất nhiều tác

giả nghiên cứu Qua tham khảo một số luận văn thạc sĩ chuyên ngành kế toán,

kiểm toán có liên quan đến KSNB đã được bảo vệ tại trường Đại học Kinh tế

Trang 13

Đề tài: “Tang curing kiểm soát nội bộ đối với doanh thu va tiễn thu cước

viễn thông tại Công ty TNHH MTV Điện lực Đà Nẵng” của tác giả Vương 'Quốc Anh Hạnh do cán bộ hướng dẫn khoa học TS Đoàn Thị NGọc Trai thực hiện năm 2011, tại trường Đại học Kinh tế Đà Nẵng Đề tài: “Hoàn thiện hệ

thống kiểm soát nội bộ về doanh thu tại Công ty CP tập đoàn Hoà Phát” của

tác giả Nguyễn Thị Hoa, do cán bộ hưởng dẫn khoa học PGT TS Nguyễn Trí

“Tuệ thực hiện năm 2010, tại trường Đại học Kinh tế Quốc dân Hà Nội

Qua tim hiểu các tài liệu tác giả đã đi sâu phân tích những thuận lợi và

khó khăn về công tác “Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tai

Công ty CP Petec Bình Định”, bản thân là một kế toán tại Công ty với mục đích xây dựng trong Công ty một hệ thống quản lý khoa học và hiệu quả trong

xu thế hội nhập kinh tế qu Được sự tư vấn và giúp đỡ tận tình của cán bộ hướng dẫn khoa học TS Trần Đình Khôi Nguyên mà bản thân đã lựa chọn đẻ

tài này để thực hiện nghiên cứu cho luận văn thạc sĩ Kinh tế - Chuyên ngành kế toán Tác giả đã dựa trên những luận chứng 12 nén ting cơ sở lý luận của những,

Trang 14

NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN

TRONG DOANH NGHIỆP

1.1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ HỆ THÓNG KIỀM SOÁT NỘI BỘ 1.1.1 Khái quát về hệ thống kiếm soát nội bộ

a Khái niệm về hệ thống kiểm soát nội bội

“Trong mọi hoạt động của doanh nghiệp, chức năng kiểm tra, kiểm sốt ln giữ vai trò quan trọng trong quá trình quản lý và được thực hiện chủ yếu bởi hệ thống KSNB của doanh nghiệp

Một thực trạng khá phổ biến hiện nay là phương pháp quản lý của nhiều

công ty còn lỏng lẻo, khi các công ty nhỏ được quản lý theo kiểu gia đình, còn

những công ty lớn lại phân quyền điều hành cho cấp dưới mà thiếu sự kiểm tra đầy đủ Cả hai mô hình này đều dựa trên sự tin tưởng cá nhân và thiếu những

cquy chế thông tin, kiểm tra chéo giữa các bộ phận để phòng ngừa gian lận

Quá

khác nhau inh nghiên cứu về hệ thống KSNB đã dẫn đến nhiều định nghĩa - Theo quan điểm ciia uy ban COSO (Committed OF Sponsoring

Organization) - là một ủy ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa Kỳ chống gian

ính - thì 'SNB là một quá trình bị chỉ phối bởi Ban giám

lận báo cáo tà

đốc, Nhà quản lý và các nhân viên của đơn vị, được thiết kế để cung cấp một

sự đâm bảo hợp lý nhằm đạt được các mục tiêu sau đây: Mục tiêu về sự hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động

Mục tiêu về sự tin cậy của báo cáo tài chính

Mục tiêu về sự tuân thủ pháp luật và các quy định." [9, tr 2]

Trang 15

là các quy định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng

và áp dụng nhằm bảo đảm cho đơn vị tuân thủ pháp luật và

kiểm tra, kiêm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai xót; để lập báo cáo

quy định, để

tài chính trung thực và hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả

tài sản của đơn vị [2]

Như vậy, qua các khái niệm trên, có thể hiểu KSNB là một chức năng

của quản lý, trong phạm vi một đơn vị bao gồm những phương pháp và chính

sách được thiết kế để tự kiểm tra và giám sát mọi hoạt động trong tắt cả các khâu của quá trình quản lý nhằm ngăn chặn gian lận, giảm thiểu sai xót để bảo đảm an toàn tài sản, sự tin cậy của báo cáo tài chính, khuyến khích hiệu quả hoạt động, và nhằm đạt được sự tuân thủ các chính sách và quy trình

được thiết lập

b Mục tiêu của hệ thắng kiểm soát nội bộ

~ Bảo vệ tài sản của đơn vị: Tài sản của đơn vị nếu không được bảo vệ:

bằng hệ thống kiểm soát phù hợp có thể bị đánh cắp, bị hư hại hoặc bị lạm dụng vào những mục đích cá nhân khác nhau

= Bao dim độ tin cậy các thông tin: Thông tin kinh tế tài chính do bộ máy kế toán thu thập, xử lý và tổng hợp là căn cứ quan trọng cho việc ra quyết định

của nhà quản lý bên trong và ngoài don vi Vi vậy, các thông tin cung cắp phải

đảm bảo tính kịp thời về thời gian, tính chính xác và tin cậy về thực trạng hoạt động, phản ánh đầy đủ khách quan các nội dung chủ yếu của mọi hoạt động

kinh ế, tài chính

~ Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý: Hệ thống KSNB được thiết kế

trong doanh nghiệp phải đảm bảo các quyết định và chế độ pháp lý liên quan đến

hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp phải tuân thủ đúng mức

~ Bảo đảm hiệu quả của hoạt động và năng lực quản lý: KSNB_ giúp đơn

Trang 16

mặt hoạt động và có ý nghĩa quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của đơn vị

1.1.2 Các yếu tố cầu thành của hệ thống kiểm soát nội bộ Trong HTKSNB ~ Chìa khóa vàng

Ths Dương Đình Ngọc (Giám đốc điều hành Công ty TNHH kiểm toán

APEC) đưa ra hệ thống kiểm soát nội bộ (HTKSNB) gồm các thành phần chủ yếu: Môi trường kiểm soát; Hệ thống kế toán; Đánh giá rủi ro:

ia quan trị doanh nghiệp hiệu quả, Hoạt đơng

kiểm sốt (các thủ tục kiểm soát); Giám sát độc lập (Kiểm toán nội bộ) Trong

các thành phần của hệ thống kiểm sốt nội bộ, mơi trường kiểm soát là thành

phan quan trọng nhất có ý nghĩa quyết định đến hiệu quả của HTKSNB; nếu tắn HTKSNB sẽ không hiệu quả, kể cả các thành phần còn lại hoạt động tốt [7]

a Mơi trường kiểm sốt

Mơi trường kiểm soát phản ánh sắc thái chung của đơn vị, chỉ phối ý

mơi trường kiểm sốt nội bộ yếu, thiểu thì chắc

thức kiểm soát của mỗi thành viên trong don vị và là nền tảng đối với các

'biện pháp của hệ thống KSNB

Môi trường kiểm soát bao gồm các nội dung cơ bản: Quan điểm, cách

hành của lãnh đạo, công tác kế hoạch; tính trung thực và giá trị đạo thức

đức; cơ cấu tổ chức bộ máy; hệ thống chính sách, quy chế, quy trình, thủ tục kiểm soát; chính sách về nhân sự phản ánh quan điểm toàn diện của người quản lý cấp cao nhất, người lãnh đạo, chủ sở hữu của một đơn vị về vấn đề

kiểm soát và sự quan trọng của nó đối với đơn vị đó

(1) Quan điểm, cách thức điểu hành của lãnh đạo, công tác lập kế hoạch:

Quan diém và cách thức điều hành của người quản lý là đặc thù cơ bản

Trang 17

soát là quan trọng và thông qua hoạt động của mình cung cấp những mệnh

lệnh rõ rằng cho các nhân viên về tằm quan trọng của kiểm soát thì những thành viên khác trong tổ chức sẽ nhận thức được điều đó và sẽ tuân theo một

cách cần thận hệ thống kiểm soát đã được thiết lập Mặc khác nếu như các

thành viên trong một tổ chức hiểu rõ được rằng kiểm sốt khơng phải là vin

để quan trọng đối với người quản lý cấp cao nhất và họ không nhận được sự hỗ trợ trong công việc kiểm soát từ phía người lãnh đạo thì chắc chắn mục

tiêu kiếm soát của người quản lý sẽ không thể đạt được một cách hữu hiệu Ngồi ra, cơng tác lấp kế hoạch cũng là một khía cạnh khác của cách

thức điều hành Hệ thống kế hoạch trong đơn vị thường bao gồm: kế hoạch

sản xuất, kinh doanh; kế hoạch tiêu thụ; kế hoạch khai thác, chăm sóc khách

hoạch tài chính

cũng như các dự án, phương án tiêu thụ chiến lược của bộ phận quản lý; kế hoạch giá thành Kế hoạch là cơ sở tốt cho các mục tiêu để phắn đấu, là căn

hoạch cung ứng nguyên vật kế hoạch đầu tư;

cứ để ra các quyết định quản lý, đánh giá kết quả công việc và quan trong hon

là căn cứ kiểm soát các hoạt động của đơn vị, như kiểm soát thực hiện kế hoạch doanh thu, kiểm soát chỉ phí thực tế theo doanh thu thực hiện Hệ thống

soát hữu hiệu, giúp đơn vi có thể phát hiện, ngăn ngừa được những sai xót, gian lận trong

kế hoạch được xây dựng tốt sẽ trở thành một công cụ

các hoạt động sản xuất kinh doanh, vì thế các nhà quản lý luôn quan tâm, xem xét về tiến độ thực hiện, so sánh số liệu báo cáo với số liệu kế hoạch để phát hiện những vấn đề khác thường và kịp thời xử lý

(2) Tính trung thực và giá trị đạo đức: Tính trung thực và giá trị đạo đức

là kết quả của chuẩn mực về đạo đức và cách cư xử trong một đơn vị và việc họ được truyền đạt thông tin và tăng cường thực hiện như thế nào Chúng bao gồm những hoạt động làm gương của người lãnh đạo để làm giảm và xoá bỏ

Trang 18

mực cư xử với nhân viên thông qua việc thiết lập các chính sách, điều lệ quản

lý v Người lãnh đạo gương mẫu, có hành vi cư xử liêm chính, chuẩn mực trong việc ra các quyết định quản lý và cư xử với nhân viên là căn cứ quan

trọng để thiết lập nề nếp và văn hóa của doanh nị

(3) Cơ cấu tổ chức bộ máy, hệ thống chính sách quy chế, quy trình, thủ

tục kiểm soát: Người lãnh đạo có năng lực quan tâm và coi trọng công tác

kiểm soát thể hiện trước hết ở việc thiết lập hệ thống kiểm soát thích hợp bao gồm việc tổ chức bộ máy, cơ chế hoạt động của hệ thống kiểm soát như: chính sách, quy chế, quy trình, thủ tục kiểm sốt

Coes tơ chức bộ máy: Cơ cấu tổ chức của một đơn vị thực chất là sự phân chia nhiệm vụ quyền hạn giữa các thành viên trong đơn vị Một cơ cấu xác định rõ, đầy đủ chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận

tổ chức hợp lý pt

trong hệ thống, mỗi quan hệ phối hợp và sự phân chia quyền lực và trách

nhiệm rõ rằng giữa các bộ phận sao cho không bị chồng chéo, bảo đảm sự độc

lập tương đối giữa các bộ phận, tạo khả năng kiểm tra, kiểm soát giữa các bộ phận Đối với công việc kiểm soát, phải xác định rõ nhiệm vụ, quyền hạn kiểm soát của các cấp kiểm soát trong đơn vị, như nhiệm vụ, quyền hạn của phòng kế hoạch, phòng kế toán và lãnh đạo đơn vị trong việc kiểm soát quá trình mua vật

tư nguyên liệu và xuất vật tư, nguyên liệu cho sản xuất, kinh doanh

Cơ chế hoạt động kiểm soát: Bao gồm hệ thống các quy ché, quy trình,

thủ tục kiểm soát thể hiện quan điểm của người quản lãnh đạo về kiểm soát

Hệ thống quy chế, quy trình, thủ tục kiếm soát về tài chính, kế toán trong đơn

vị thường bao gồm: quy chế tài chính quy định việc huy động, sử dụng vốn, quy định về định mức chỉ tiêu, về trích lập, sử dụng các quỹ quy chế quản

Trang 19

10

kế toán; quy chế mô tả yêu cầu trình độ và nội dung công việc của từng vị trí trong cơ cấu tổ chức bộ máy kiểm soát Hệ thống này là căn cứ để hướng dẫn

thực hiện, đồng thời là căn cứ pháp lý để thực hiện kiểm soát hoạt động của

doanh nghiệp Nếu thiếu hệ thống quy chế, quy trình nêu trên chứng tỏ lãnh

đạo đơn vị chưa thực sự quan tâm đến công tác quản lý và khơng có căn cứ để

sốt sẽ rất hạn chế

kiểm soát hoạt động, hiệu quả hoạt động

(4) Chính sách nguẫn nhân lực: Sự phát triển của mọi doanh nghiệp luôn gắn liền với đội ngũ nhân viên và họ luôn là nhân tố quan trọng nhất của

KSN Nếu những nhân viên có năng lực, trung thực và làm việc hiệu quả có

thể làm việc ở trình độ cao, nhiều quá trình kiểm soát khác có thể không cần

thực hiện mà vẫn đảm bảo được mục tiêu để ra của KSNB Bên cạnh đó mặc

di doanh nghiệp có thiết kế và vận hành các chính sách và thủ tục kiểm soát chặt chẽ nhưng với đội ngũ nhân viên năng lục kém trong công việc và thiga

trung thực về phẩm chất đạo đức thì hệ thống KSNB không thể phát huy hiệu quả Mặc khác cho dù nhân viên có thể có năng lực và trung thực thì họ chắc chắn vẫn có những khuyết điểm mang tính bản năng Ví dụ như họ có thể trở

nên buồn chán hoặc không hài lòng, các mối quan hệ nhân sự có thể làm gián

đoạn hoạt động của họ, hoặc mục tiêu của họ có thể bị thay đổi

"Tóm lại, với những lý do trên, các nhà quản lý cẳn có những chính sách

cụ thể và rõ ràng về tuyển dụng, đào tạo, sắp xếp, đề bạt, khen thưởng, kỷ luật nhân viên Việc đào tạo, bố trí cán bộ và đề bạt nhân sự phải phù hợp với năng lực chuyên môn và phẩm chất đạo đức tạo nên sự kiểm soát có hiệu quả

b Hệ thống kế toán

Hệ thống kế toán: Là các quy định về kế toán và các thủ tục kế toán mà đơn vị được kiểm toán áp dụng dé thực hiện nghỉ chép kể toán và lập báo cáo

tài chính

Trang 20

là hoạt động kiểm soát của kế toán

(1) Một trong những lội dụng quan trọng kiểm soát của kế toán là kiểm

tra tài li toán: Kiêm tra tính rõ rằng, trung thực, đẩy đủ của

các chỉ tiêu, các yếu tố ghỉ chép trên chứng từ kế toán; Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã ghi trên chứng từ kế toán, đối chiều chứng từ kế toán với các tài liệu khác có liên quan; Kiểm tra tính chính

u, thông tin trên chứng từ kế toán Ngoài ra, một số khía cạnh

chứng từ

khác của kiểm soát kế toán đó là kiểm soát về vật chất, như kiểm kê vật tư,

nguyên vật liệu, kiểm kê tài sản, giám sát việc nhập, xuất kho nguyên vật

liệu Kế toán thực hiện tốt trách nhiệm kiểm tra, kiểm soát hồ sơ tài liệu kế

toán và kiểm soát vật chất là hoạt động kiểm soát thực sự hữu hiệu

(2) Hệ thắng tài khoán kế toán, báo cáo tài chính: Hệ thống tài khoản kết

toán được sử dụng hợp lý là một biện pháp kiểm soát quan trọng, nguyên tắc

cân đối giữa nguồn vốn và tài sản và những thông tin trên báo cáo tài chính là yếu tố quan trọng của kiểm soát Sơ đồ kế toán rất có ích trong việc chống lại

những sai xót trong hạch toán, báo cáo tài chính cung cấp cho lãnh đạo đơn vị những thong tin cơ bản cho việc ra các quyết định quản lý và những người khác sử dụng báo cáo tài chính

.e Hoạt động kiểm soát (Thủ tục kiểm soát)

'Thủ tục kiểm soát: Là các quy chế và thủ tục do Ban lãnh đạo đơn vị thiết

lập và chỉ đạo thực hiện tong đơn vị nhằm đạt được mục tiêu quản lý cụ thể Môi trường kiểm soát có ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả của các thủ

tục kiểm sốt Mơi trường kiểm soát mạnh sẽ hỗ trợ đáng kể cho các thủ tục kiểm soát cụ thể Tuy nhiên môi trường kiểm sốt mạnh khơng đồng nghĩa

Trang 21

12

hiệu quả của toàn bộ HTKSNB Mơi trường kiểm sốt tốt là điều kiện cần,

quan trọng để hoạt động kiểm soát có hiệu quả Tuy nhiên, để hoạt động kiểm

soát có hiệu quả, hiệu lực thực sự thì điều kiện đủ là doanh nghiệp phải thiết

lập và thực hiện nghiêm túc các thủ tục kiểm soát

(1) Ba nguyên tắc cơ bản trong thiết lập các thủ tục kiểm soát là:

~ Sự phân chia việc trông giữ tài sản tách khỏi việc thực hiện cơng tác kế tốn Lý do không cho phép một người làm công việc trông coi tài sản tạm

toán vẻ tài sản là để bảo vệ cho

thời hoặc thường xuyên được làm công tác

công ty chống lại sự tham ô Khi một người thực hiện cả hai chức năng, sẽ có một rủi ro rất lớn đó là việc xử lý tài sản người đó quản lý cho lợi ích cá nhân

và điều chỉnh những báo cáo để làm giảm bớt trách nhiệm cá nhân Ví dụ một

người làm hai việc thủ quỹ và kế toán thanh toán, hoặc cùng một người làm

thủ kho kiêm kế toán các tài khoản về kho

~ Việc phân chia quyển lực quản lý tách khỏi mua sắm, nắm giữ tài sản

có liên quan: Quyền lực trong quản lý và mua sắm, nắm giữ tài sản có liên

quan bởi cùng một người có thể làm tăng việc tham 6 trong tổ chức Ví dụ như một người làm kế toán thanh toán kiêm thêm chức năng mua hàng hoá;

Lãnh đạo đơn vị là người duyệt chỉ đồng thời trực tiếp mua sắm tài sản

- Phân chia quyển lực và trách nhiệm trong quan lý và các hoạt động:

Hoạt động kiểm soát chỉ có thể thực hiện được tốt khi trách nhiệm, quyền lực

trong quản lý phải được xác định rõ ràng cho từng bộ phân, cá nhân có liên

quan, bao gồm cả việc ủy quyền Việc phân chia trách nhiệm và quyền lực rõ

rằng, sẽ bảo đảm hoạt động kiểm soát được thực hiện thông suốt, không bị chồng chéo, bỏ sói; Gắn được trách nhiệm cá nhân với kết quả, hiệu quả của

hoạt động kiểm soát

Trang 22

các mục tiêu kiểm soát Các thủ tục kiểm soát trong đơn vị chủ yếu bao gồm:

in; Kiém tra tính chính xác của

'Kiểm tra, phê duyệt iệu, chứng từ kế t

các số liệu tính toán; Kiểm tra số liệu giữa báo cáo tài chính, số kế toán tổng hợp và số kế toán chỉ tiết, Kiểm tra, so sánh, phê duyệt các số liệu, tài liệu; So sánh, đối chiếu kết quả kiểm kê thực tế với số liệu trên số kế toán;

so sánh giữa số liệu thực tế với dự toán, kế hoạch; Giới hạn việc tiếp cận trực

ếp với các tài sản và các tài liệu kế toán

4 Đánh giá rãi ro

Đánh giá rủi ro là một trong những nội dung quan trọng của quản lý tích,

“Thông thường trong các hoạt động của đơn vị có một số công việc rất ít khả năng xảy ra sai phạm, nhưng đối với một số công việc khác, khả năng xảy ra thất thoát, lãng phí hoặc sai phạm là rất lớn Mặt khác vì yêu cầu hiệu quả của hệ thống kiểm sốt, doanh nghiệp khơng thể tập trung ở mức cao các nguồn

lực để kiểm soát tắt cả các khâu hoạt động của đơn vị mà thường chỉ tập trung

nguồn lực, nhân lực để kiểm soát chặt chẽ những khâu trọng yếu có nhiều khả năng xảy ra sai phạm Để thực hiện tốt cách thức đó, người quản lý phải đánh giá rủi ro, bao gồm rủi ro tiềm tàng và rủi ro kiểm soát Đánh giá rủi ro tiểm tàng là đánh giá khả năng xảy ra sai xót, gian lận nằm ngay trong đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị, như đổi với đơn vị xây dựng, thì khả năng thất thoát vật tư, nguyên vật liệu là lớn hơn những đơn vị chế biến

cá đồng lạnh, do các hoạt động của đơn vị xây dựng phải thực hi n bên ngồi khn viên của doanh nghiệp Đánh giá rủi ro kiểm soát là đánh giá tính hiệu quả, hiệu lực của hệ thống kiểm soát để phát hiện ra những khâu kiểm soát

thiếu và yếu khơng thể kiểm sốt có hiệu quả các hoạt động, để tăng cường nhân lực, vật lực vào các điểm xung yếu của hệ thống, tạo nên sự vững chắc

Trang 23

4

củng cố hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị một cách thích hợp

© Kiém tốn nội bộ (KTNB)

'Yếu tố cuối cùng của quá trình kiểm soát là việc xem xét lại cấn thận liên tục đối với bốn thành phần đã nêu trên của KSNB Liên quan tới việc xem xét lại là kiểm tra độc lập hay thẩm tra trong nội bộ Đối với nhiều công

ty, đặc biệt là những công ty lớn, thiết lập một phòng kiểm toán nội bộ là cần thiết để cho hoạt động giám sát đạt hiệu quả Để một chức năng kiểm toán nội

bộ có hiệu quả thì nhất thiết Kiểm toán viên (KTV) nội bộ phải độc lập với cả phòng kế toán và điều hành; và khi đó nó sẽ báo cáo trực tiếp tới bộ phận quản lý cấp cao trong đơn vị đó hoặc là người quản lý cao nhất, hoặc là người đứng đầu ban kiểm toán Sự cẩn thiết phải kiểm tra độc lập là do KSNB có xu

hướng biến đổi trừ khi có sự xem xét lại thường xuyên Nhân viên có thể sẽ

quên hoặc dễ thất bại khi tuân theo những thủ tục kiểm soát hoặc có thể họ trở

nên cấu thả trừ khi có một người nào đó giám sát và đánh giá hoạt động của họ Hơn nữa, cả sự trình bày các báo cáo sai không chủ ý và có chủ ý xấu đều

có thể xây ra kể cả chất lượng của cơng việc kiểm sốt là tốt

Một đặc điểm quan trọng, cần thiết của những người làm công tác kiểm

tra nội bộ đó là họ độc lập với những cá nhân chịu trách nhiệm chuẩn bị dữ

liệu Cách tốn ít chỉ phí nhất trong việc kiểm tra nội bộ là phân chia nhiệm vụ một cách thích hợp để ngăn chặn từ đầu việc tham ô, sai xót và gian lận có thể

Xây ra

1.1.3 Hạn chế của HTKSNB

Bên cạnh những ưu việt, HTKSNB cũng có những hạn chế, đặc biệt là HTKSNB thường khó có thể ngăn ngừa hết các gian lận, là những hành vi cố

ý của con người Lý do:

'VỀ chủ quan: Khả năng vượt tầm kiểm soát của HTKSNB do có sự

Trang 24

khác ở trong hay ngoài đơn vị; những người chịu trách nhiệm thực hiện kiểm

soát nội bộ lạm dụng đặc quyền cho mình;

VỀ khách quan: Phần lớn công tác kiểm tra nội bộ thường tác động đến

những nghiệp vụ lặp đi lặp lại mà không tác động đến những nghiệp vụ bắt thường; Sai xót bởi con người thiếu chú ý, đăng chí, sai xót về xét đốn hoặc

.do khơng hiểu rõ yêu cầu công việc; Do có sự biến đông tình hình, các thủ tục kiểm soát bị lạc hậu hoặc bị vi phạm

Nắm được những hạn chế của KSNB giúp người quản lý giảm thiểu những ảnh hưởng tiêu cực của những hạn chế đó bằng những chính sách, thủ tục kiểm soát bỗ sung, đặc biệt là cần thường xuyên đánh giá và điều chỉnh

HTKSNB kịp thời

1.2 KIEM SOAT NOI BQ CHU TRINH BAN HANG VA THU TIEN

‘TRONG DOANH NGHIEP

1.2.1 Đặc điểm của chu trình bán hàng và thu tiền a Nội dụng và đặc điểm của chu trình bán hang và thu tiền - Nội dung

Sản xuất sản phẩm được người tiêu dùng chấp nhận là mục tiêu phấn

tiêu thụ được thì mới có doanh

đấu của doanh nghiệp vì sản phẩm san x

thu Đó là điều kiện cần để tái sản xuất và mở rộng quy mô doanh nghiệp Do đó, để sản phẩm tiêu thụ được cần phải trải qua các quá trình sau:

+) Tìm kiếm thị trường và khách hàn;

trình tiêu thụ Doanh nghiệp cẵn biết thị trường nào sẽ chấp nhận sản phẩm do đây là hoạt đông cơ bản của quá doanh nghiệp đó sản xuất ra và loại đối tượng nào sẽ tiêu thụ sản phẩm đó

Qua đó, doanh nghiệp cần đầu tư thời gian, tiền của để giữ vững thị trường

truyền thống và tìm kiếm những thị trường tiềm năng đề có kế hoạch SXKD

Trang 25

16

+) Quảng cáo và khuyến mãi: Đây là công cụ hỗ trợ cho việc tiêu thụ sản

phẩm Thông qua quảng cáo và các chính sách khuyến mãi sẽ thu hút, hấp dẫn

khách hàng biết đến các tính năng của sản phẩm

+) Nhận đơn đặt hàng từ khách hàng: Thông qua hoạt động quảng cáo doanh nghiệp sẽ nhận được các đơn đặt hàng từ khách hàng

+) Ký kết hợp đồng với khách hàng: Sau khi tiếp nhận đơn đặt hàng, doanh nghiệp tiến hành xem xét khả năng đáp ứng yêu cầu về chất lượng,

chủng loại, giá cả, số lượng Sau khi các điều kiện mua bán thỏa mãn, doanh nghiệp tiền hành ký kết hợp đồng với khách hàng

+) Cung cấp sản phẩm, hàng hóa cho khách hàng: Căn cứ vào hợp đồng đã ký, doanh nghiệp tiến hành giao hàng cho khách hàng theo điều kiện đã ký

kết (giao hàng tại kho người bán hay kho người mua)

+) Nhận

khách hàng thanh toán tiền hàng nhanh bằng các chính sách chiết khấu, giảm ền thanh toán khách hàng: Doanh nghiệp cần khuyến khích

giá phù hợp nhằm tránh các rủi ro trong thu hồi công nợ ~ Đặc điểm của chu trình bán hàng và thu tiền

Bán hàng va thu tiền là quá trình chuyển nhượng quyền sở hữu hàng

hóa cho khách hàng qua trao đổi hàng - tiền giữa doanh nghiệp với khách

hàng của doanh nghiệp Với ý nghĩa như vậy chu trình này bao gồm các bước công việc: Xử lý đơn đặt hàng của khách hàng, xét duyệt bán chịu,

giao hàng, lập hóa đơn, cuối cùng là theo doi nợ phải thu và thu tiền,

Trang 26

"Nhận đơn đặt hang

phải thu

Hình 1.1 Chu trình bán hàng và thu tiền

Chu trình bán hàng và thu tiền được xem là giai đoạn cuối cùng của hoạt động SXKD, nó đánh giá hiệu quả của giai đoạn trước đó và hiệu quả của toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp Đồng thời phản ánh khả năng bù đắp các

Trang 27

18

Nghiệp vụ bán hàng và thu tiền phức tạp do nó liên quan đến nhiều chỉ tiêu như: Số lượng, giá bán, chính sách tín dụng, các khoản giảm trừ, nên cần có sự phối hợp của nhiều bộ phận, phòng ban trong doanh nghiệp

Bán hàng là một quá trình có mục đích thống nhất song phương thức thực hiện mục đích này rất đa dạng Ngày nay, với sự phát triển của công nghệ thông tin, bán hàng có thể thực hiện qua mạng với nhiều mô hình khác

nhau Chẳng hạn: Theo phương thức trao đổi và thanh toán có thể bán hàng

‘thu tiền mặt trực tiếp hoặc thu tiền qua ngân hàng: bán hàng theo phương thức giao hàng trực tiếp nhưng sẽ thu tiền sau (bán chịu): bán hàng theo phương thức gửi hàng theo yêu cầu của khách hàng và chờ khách hàng chấp nhận, sau

khi kiểm tra số lượng và chất lượng hàng hóa và trả ti Tuy có nhiều phương thức bán hàng nhưng chủ yếu là phương thức bán buôn và phương thức bán lẻ và mỗi phương thức có trình tự và quá trình bán hàng khác nhau,

các thủ tục giao, nhận, thanh toán cũng khác nhau, tổ chức cơng tác kế tốn và việc kiểm tra kiếm soát cũng khác nhau

b Phương thức tiêu thự và phương thức thanh toán ~ Phương thức tiêu thụ

“Tiêu thụ là quá trình trao đổi để thực hiện giá tị của thành phẩm, hàng hoá, tức là để chuyển hoá vốn của doanh nghiệp từ hình thái hiện vật sang

"hình thái tiền tệ

Qué trình tiêu thụ là quá trình quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh ngi quá trình này nhằm chuyển đổi hình thái Vốn của doanh nghiệp và tạo ra lợi nhuận Đây chính là mục tiêu chính của hẳu hết các

doanh nghiệp

Các phương thức bán hàng: Nghiệp vụ bán hàng trong doanh nghiệp sản xuất được thực hiện thông qua hai phương thức chủ yếu là bán buôn và bán

Trang 28

+) Phương thức bán buôn: Là việc bán hàng cho các doanh nghiệp sản

xuất khác hoặc các doanh nghiệp thương mại Kết thúc quá trình này, hàng

hoá vẫn nằm trong lĩnh vực lưu thông Đặc điểm của phương thức bán buôn là

số lượng bán một lần lớn nên doanh nghiệp thường lập chứng từ cho những lần bán và kế toán tiến hành ghi sổ sau mỗi nghiệp vụ kinh tẾ phát sinh

Phương thức này thường được tiền hành theo các hình thức sau:

Hình thức chuyển hàng: Theo hình thức này, doanh nghiệp căn cứ vào

hợp đồng đã được ký kết, tiến hành chuyển và giao hàng cho người mua tại địa điểm hai bên đã thoả thuận trong hợp đồng Hàng hoá được xác định tiêu

thụ khi doanh nghiệp giao xong hàng cho người mua và người mua ký vào

chứng từ giao hàng Mọi tổn thất trong quá trình vận chuyển đến cho người người mua doanh nghiệp phải chịu Phương thức này được áp dụng đối với

những khách hàng có quan hệ mua bán thường xuyên với doanh nghiệp Hình thức nhận hàng: Theo hình thức này bên mua cử cán bộ nghiệp vụ

đến nhận hàng tại kho của doanh nghiệp Sau khi giao hàng xong, bên mua ký vào chứng từ bán hàng, hàng hoá được xác định tiêu thụ Vì vậy, mọi tổn that hàng hoá trong quá trình vận chuyển hàng người mua phải chịu

+) Phương thức bán lẻ: Được áp dụng ở các cửa hàng nhằm phục vụ

cho nhu cầu tiêu dùng trực tiếp của khách hàng Đặc điểm của hình thức này là khách hàng mua với số lượng hàng nhỏ, giá trị thấp và thường được khách ối với các doanh nghiệp sản xuất thì hình

hàng thanh toán ngay Tuy nhiên thức này xảy ra không thường xuyên

~ Phương thức thanh toán

Nghiệp vụ thanh toán cũng khá đa dang Tuy theo từng chính sách bán hàng hoặc tình hình tài chính của khách hàng hay của chính doanh nghiệp mà

doanh nghiệp có thể cho khách hàng của mình thanh toán khoản tiền mua

Trang 29

20

Mua hing thanh toán ngay: Đối với những khách hàng mới, không

thường xuyên hoặc có lịch sử thanh toán nợ không tốt với doanh nghiệp thì

doanh nghiệp buộc khách hàng của mình phải thanh toán ngay khi mua hing

có thể bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản

Ứng tiền trước khi mua hàng: Do tình hình tài chính cị

công ty khong

được tốt hoặc do tính độc quyền của hàng hoá mà doanh nghiệp có thể yêu cầu khách hàng ứng trước một khoản hoặc toàn bộ số tiền mua hàng để phục vụ sản xuất hoặc đảm bảo tính chắc chắn Khi nhận hàng khách hàng sẽ thanh toán phần tiền mua hàng còn thiếu

Mua hàng tín dụng: Tức là doanh nghiệp cho phép khách hàng nợ khoản

tiền mua hàng trong một khoảng thời gian nhất định, trong khoảng thời gian

đó khách hàng phải thanh toán cho doanh nghiệp, nếu thanh toán đúng hạn

khách hàng sẽ nhận được một khoản chiết khấu

.e Các rủi ro chủ yếu xây ra trong chu trình bản hàng và thu tiền

“Trong quá trình xử lý nghiệp vụ bán hàng và thu tiền, bộ phận kiểm tra

cần phải chú ý các rủi ro thường gặp như sau: (1) Rúi ro về bán hàng

~ Rúi ro về đơn đặt hàng: Rủi ro xây ra trong trường hợp doanh nghiệp

chấp nhận những đơn đặt hàng mà những hàng hóa, dịch vụ đó doanh nghiệp

không có sẵn hoặc không có khả năng cung cấp cho khách hàng

~ Xuất hàng bán khi không được phép: Nhân viên bán hàng có thể thông

đồng với thủ kho xuất hàng bán cho khách khi không được sự phê chuẩn của

cấp thấm quyền phê duyệt hoặc xuất hàng vượt mức phê duyệt làm cho hạn mức tín dụng tăng, làm cho Công ty chịu rủi ro về tín dụng quá mức

- Riii ro vé ban chịu: Do nhân viên bản hàng có thể chấp nhận quá nhiều

hạn mức bán chịu cho khách hàng để bán được hàng và đây nhanh doanh số

Trang 30

đến bán hàng nhưng không thu được tiền; Bán hàng không đúng giá, tính toán

sai chiết khẩu do nhân viên bán hàng cổ ý thông đồng với khách hàng để gian

lận Do đó Công ty cần quy định rõ ràng bộ phận bán hàng và bộ phận phê

duyệt bán chịu cần có sự tách biệt rõ ràng, đồng thời quy định ai là người có

thấm quyền quyết định giá bán, giảm giá, chiết khấu cho khách hàng

~ Rủi ro giao hàng: Giao hàng cho khách hàng không đúng số lượng và chủng loại hàng hóa ghỉ trên phiếu xuất; Chuyển giao hàng hóa trước khi có yêu cầu hoặc đồng ý chuyển giao chuyển hàng không đúng địa điểm và không đúng khách hàng dẫn đến những chỉ phí phát sinh không cần thiết như

chỉ phí vận chuyển tăng thêm Do vậy, khi giao hàng, bộ phân giao hàng phải

căn cứ vào phiếu đặt hàng đã được phê chuyệt theo đúng số lượng, chủng loại để lập phiểu giao nhận hàng, đồng thời thủ kho căn cứ vào phiếu giao nhận hàng để xuất hàng chính xác Khi giao hàng, khách hàng phải ký vào phiếu

giao hàng để nhận hàng

~ Xuất hoá đơn bán hàng không đúng giá, tính sai chiết khấu: Nhân viên

viết hóa đơn có thể do vô tình hay cố ý thông đồng với khách hàng để gian lận, viết sai giá bán hoặc tính chiết khấu cho lô hàng Do vậy khi viết hóa đơn cần có các hồ sơ như: Phiếu giao hàng đã được 2 bên xác nhận, đơn đặt hàng đã được đối chiếu với phiếu giao hàng Đồng thời cần có bảng giá bán đã

được phê duyệt để giúp cho việc kiểm tra chính xác giá bán trên hóa đơn - Bán hàng nhưng không thu được tiền do khách hàng không có khả năng thanh toán hoặc có tiền nhưng không chịu thanh toán: Việc bán hàng trả

chậm luôn có thể xảy ra rủi ro không thu được tiền, điều này có thể do công tác đánh giá uy tín của khách hàng không được tốt Do vậy cần thiết phải tăng

Trang 31

(2) Rui ro vé thu tién

~ Người được giao nhiệm vụ thu tiền của khách hàng bằng tiền mặt nhưng không nộp về Công ty: Nhân viên bán hàng thu tiền của khách hàng nhưng chiếm dụng sử dụng cho mục đích cá nhân mà không nộp tiền kịp thời về Công ty Do vậy cần tách biệt chức năng bán hàng và thu tiền Nhân viên bán hàng không được thu tiền của khách hàng, đồng thời khuyến khích khách

hàng thanh toán bằng chuyển khoản qua Ngân hàng cũng sẽ giúp làm giảm

bớt rủi ro và các chỉ phí liên quan đến bán hàng thu tiền mặt (3) Rúi ro về ghỉ số kế toán

- Các nghiệp vụ bán hàng không được ghi chép đẩy đủ, dẫn đến phản

doanh thu và các khoản phải thu: Doanh thu phái được ghỉ nhận đầy

ánh

đủ vào số kế toán, tránh trường hợp bỏ sót Trường hợp này Công ty cần đảm

bảo tất cả hóa đơn bán hàng phải được cập nhật đầy đủ bằng cách đối chiếu

hóa đơn đã cập nhật vào số với số hóa đơn đã sử dụng

d4 Nguyên tic ghỉ nhận và đo lường doanh thu bán hàng

Doanh thu là tổng giá trị các lợi ích kinh tế doanh nghiệp thu được trong

kỳ kế toán, phát sinh từ các hoạt động sản xuất kinh doanh thông thường của doanh nghiệp, góp phần làm tăng vốn chủ sở hữu

Doanh thu phát sinh từ giao dịch sự kiện được xác định bởi thỏa thuận giữa doanh nghiệp với bên mua hoặc bên sử dụng tài sản Nó được xác định bằng giá trị hợp lý của các khoản đã thu được hoặc sẽ thu được sau khi trừ các

khoản chiết khẩu thương mại, giảm giá hàng bán và giá trị hàng bán bị trả lại Doanh thu của giao dịch về cung cấp dịch vụ, hàng hóa được ghi nhận

khi kết quả của giao dich đó được xác định một cách đáng tin cậy, thỏa mãn

các điều kiện sau: Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn là khi doanh

Trang 32

phát sinh liên quan để hoàn thành giao dịch cung cấp hàng hóa, dịch vụ đó; 'Và xác định được phần cơng việc đã hồn thành vào ngày lập báo cáo kế toán

Doanh thu và chỉ phí liên quan đến cùng một giao dịch phải được ghi

nhận đồng thời theo nguyên tắc phù hợp

Chỉ ghi nhận doanh thu trong kỳ kế toán khi thỏa mãn đồng thời các điều

kiện ghi nhận doanh thu bán hàng, doanh thu cung cắp dịch vụ, doanh thu tiền lãi, doanh thu tiền bản quyền, tiền cổ tức và lợi nhuận được chia theo quy

định của chuẩn mực và chế độ kể toán hiện hành

Khi hàng hóa hoặc dịch vụ được trao đổi để lấy hàng hóa hoặc dịch vụ tương tự về bản chất và giá trị thì việc trao đổi đó không được coi là một giao

địch tạo ra doanh thu và không được ghi nhận là doanh thu

Doanh thu (kể cả doanh thu nội bộ) phải được theo dõi riêng biệt theo

từng loại doanh thu: Doanh thu bán hàng, doanh thu cung cấp dịch vụ, doanh thu tiền lãi, tiền bản quyền, tiền cổ tức và lợi nhuận được chia

tiết theo từng loại

Trong từng loại doanh nghiệp doanh thu lại được cÌ

doanh thu nhằm phục vụ cho việc xác định chính xác kết quả doanh thu

theo yêu cầu quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh và lập báo cáo kết quả

kinh doanh của doanh nghiệp

Nếu trong kỳ kế toán phát sinh các khoản giảm trừ doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ như chiết khẩu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bán

bị trả lại thì phải được hạch toán riêng biệt Các khoản giảm trừ doanh thu

được tính trừ vào doanh thu ghi nhận ban đầu để xác định doanh thu thuần

làm căn cứ xác định kết quả kinh doanh của kỳ kế toán

'Về nguyên tắc, cuối kỳ kế toán, doanh nghiệp phải xác định kết quả hoạt

Trang 33

24

1.2.2 Nội dung kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng và thu

tiền trong đoanh nghiệp

a Mục tiêu kiểm soát nội bộ đối với bán hàng và thu tiền bán hàng

Mục tiêu tổng quát là phải đảm bảo các nghiệp vụ bán hàng hóa cho các khách hàng là có thật, tránh được tình trạng *khách hàng ma” Qua đó, doanh nghiệp xem xét khả năng của mình để đáp ứng được nhu cầu thị trường, hạn

chế tối đa tình trạng cung vượt quá cầu hoặc ngược lại Tạo nên hiệu quả của việc bán hàng, tiết kiệm chỉ phí và giúp nhà quản lý kiểm soát được khoản nợ

của người mua

“Trong cơng tác kiểm sốt đối với bán hàng và thu tiễn thì yêu cầu quan trọng của nhà quản lý là phải đạt được mục tiêu cụ thể trong từng nghiệp vụ của chu trình thông qua các thủ tục

* Đối với bán hàng

Doanh thu bán hàng đã ghi sổ phái có căn cứ hợp lý (tính có thậu, đó là thiết để thực hiện những mục tiêu đó

căn cứ vào các chứng từ như chứng từ vận chuyển (nếu có) và đơn đặt hàng

đã được phê chuẩn; các hợp đồng bán hàng được đánh số và được theo dõi

chặt chẽ Cơ cấu KSNB không cho phép việc ghỉ gian lân những nghiệp vụ

không tồn tại vào số bán hàng hay số kế toán

“Các nghiệp vụ tiêu thụ phải được phê chuẩn và cho phép một cách đúng,

đắn (sự cho phép) Sự phê chuẩn này hướng vào ba trọng điểm chính: Phê

chuẩn phương thức trước khi giao hàng; Gửi hàng; Giá bán phương thức thực

hiện một nghiệp vụ kinh tế chưa được phê chuẩn thì sẽ dẫn đến rủi ro (nghiệp

vụ lửa đảo) làm ảnh hưởng đến hiệu quả của đơn vị

'Các nghiệp vụ tiêu thụ đều được ghi số đầy đủ (tính đây đủ) Các chứng

từ vận chuyển, hóa đơn, phiếu xuất kho đều được đánh số theo thứ tự và ghỉ chép đầy đủ bởi nhân viên kế toán để đảm bảo là chúng được tính tiền nhằm

Trang 34

Doanh thu đã được tính toán đúng và ghi sổ chính xác (sự đánh giá) ‘Thong qua kiểm soát độc lập quy tình lập hóa đơn, quy tình ghỉ số doanh thu bán hàng theo giá cả của từng loại hàng tại thời điểm bán Kiểm tra các

phép tính và số tiền trước khi ghi số và phê duyệt nhằm tránh các sai số khi

tính toán và ghỉ số các nghiệp vụ

“Các nghiệp vụ tiêu thụ được phân loại đúng đắn (sự phân loại) Quá trình

phân loại đúng đắn tài khoản phù hợp với cơ cấu tài khoản của doanh nghiệp, thể hiện trên sơ đồ hạch toán nghiệp vụ bán hàng Cơ cấu KSNB sẽ đối chiếu

ngay trên chứng từ được thực hiện trên số nhật ký, đảm bảo cho báo cáo tài

chính được trình bày đúng đắn

Doanh thu được ghi sô đúng lúc (tính kịp thời) Cần phải có quy định về việc

tính tiền và vào số doanh thu hàng ngày, đặc biệt là trước và sau kỳ khóa số kế

toán Kiểm tra đối chiều nội bộ với việc ghi số chậm trễ xảy ra vào cuối kỳ kế toán thì sẽ ảnh hưởng đến các thông tin trên báo cáo tài chính bị sai lệch

“Các nghiệp vụ tiêu thụ được tính toán cộng dồn đúng đắn (tính chính xác cơ học) Nhà quản lý cẳn phân định trách nhiệm và kiểm tra chéo công việc

ghi số nhật ký bán hàng với số chỉ tiết các khoản phải thu Nhà quản lý thỉnh

quản lý bán hàng

ền là phương tiện giao dịch nhanh thoáng phải kiểm tra lại

* Đối với thụ

“Trên thực tế, ất và theo quan điểm

về rủi ro thì nó là một mặt hàng dễ gặp rủi ro nhất Vì vậy càng dễ gặp rủi ro

thì càng phải bảo vệ và kiểm soát

‘Dam bao cho các khoản tiền đã ghi số là đã thực tế nhận được (tính có

thật) Căn cứ vào nhật ký thu tiền, số cái, số chỉ tiết các tài khoản phải thu,

Trang 35

26

Chic chin tién mat thu được đã được ghi đầy đủ vào số quỹ và nhật ký thu tiền (tính đầy đủ) Kiểm soát nội bộ kiểm tra việc phân tích trách nhiệm với người giữ tiền và người ghỉ sổ, trực tiếp xác nhận séc thu tiền Sử dụng

giấy báo nhận tiền hay bảng kê tiền mặt được đánh số trước

Khoản tiền chiết khấu đã được xét duyệt đúng đắn, phiếu thu được đối

chiếu và ký duyệt (sự phê chuẩn) Thông qua việc nhà quản lý cần có những

chính sách eụ thể cho việc thanh toán trước thời hạn, cách thức duyệt các

khoản chiết khấu Bộ phận kiểm soát đối chiếu chứng từ gốc với ký duyệt phiéu thu Các khoản tiền thu đã ghi số và đã nộp đều đúng với giá bán hàng (sự đánh giá) Theo dõi chỉ tiết các khoản thu và đổi chiều với chứng từ bán hàng

thu tiễn, đối chiến với ngân hàng về các khoản tiên bán hàng

Các khoản thu tiền đều được phân loại đúng (sự phân loại): rà soát, đối

chiếu nội bộ việc phân loại các điều khoản đặc biệt Quy định cụ thể các quan hệ đối ứng cụ thể v thu tiền

Các khoản thu tiền ghỉ đúng thời hạn (tính kịp thời) Quy định rõ việc

cập nhật các khoản thu tiền vào quỹ và vào số Kiểm soát nội bộ độc lập kiểm

soát ghỉ thu và nhập quỹ

Các khoản thu tiền ghỉ đúng vào số quỹ, số cái và tổng hợp đúng (tính chính xác cơ học) Phân trách nhiệm vụ ghi số quỹ với theo dõi thanh toán tiền hàng Lập cân đối thu chỉ và gửi cho người mua đều đặn, tổ chức đối chiếu nội bộ về chuyển số và cộng số

“Tóm lại, các nghiệp vụ kinh tế phải được ghi đúng đắn vào số phụ và

Trang 36

4 Té chite thing tin phyc vy kiém sodt ni bG chu trink bin hang —

ea tién

Muốn việc kiểm tra, kiểm soát chu trình bán hàng và thu tiền bán hàng

được thực hiện một cách nghiêm túc, trung thực và khách quan thì phải tổ

tốt hệ thống các chứng từ và số sách kế toán liên quan đến chu trình bán

hàng và thu tiền Các chứng từ và sổ kế toán ph

dung, phương pháp lập, ký chứng từ theo đúng quy định của Luật kế toán và

theo đúng nội

các văn bản quy phạm hiện hành Bao gồm:

~ Don đặt hàng của khách hàng: Dơn đặt hàng do người mua lập và gửi

cho doanh nghiệp Nó thể được nhận

hoặc Fax,

- Lệnh bán hàng: Được phòng kinh doanh hay bộ phận bán hàng của ing van bản, điện thoại, email, thư doanh nghiệp lập, căn cứ vào đơn đặt hàng của khách hàng, phải ghỉ số thứ tự

của đơn đặt hàng và đầy đủ các thông tin như trên đơn đặt hàng

~ Phiếu xuất kho: Do bộ phận kho căn cứ vào lệnh bán hàng đã được phê:

chuẩn lập Phiếu xuất kho cũng phải được ghi đầy đủ các thông tin về hàng hóa được bán và xuất khỏi kho hàng, cần ghi rõ thứ tự của hàng bán đã sử

dung để làm căn cứ ghi

~ Chứng từ vận chuyển: Chứng từ này được lập lúc giao hàng, trong đó

chỉ rõ mẫu mã, số lượng được giao và các số liệu khác có liên quan Vận đơn

cũng là một chứng từ vận chuyển Chứng từ vận chuyển là một hợp đồng viết

tay giữa người bán và người chuyên chở về việc nhận chớ hàng hóa cho khách hàng

Trang 37

28

~ Số nhật ký bán hàng: Dùng để ghi chép các thương vụ bán hàng Số

nhật ký thường ghi rõ doanh thu gộp của nhiều mặt hàng khác nhau, bút toán vào các tài khoản phải thu và các sổ ghi nợ và ghỉ có các loại

- Thự xác nhận: Được gởi cho khách hàng ký xác nhận các khoản phải

thu của khách hàng nhận cung cắp các chứng từ bên ngoài về sự tồn tại của

khoản phải thu khách hàng được ghi nhận Thông thường có 3 loại thư xác nhận: thư xác nhận khẳng định, thư xác nhận phủ định và thư xác nhận mở

- Số nhật ký doanh thu hàng bán bị trả lại hoặc giảm giá hàng bán: Ghỉ lại doanh thu hàng bán bị trả lại trong kỳ và các khoản giảm giá do chất lượng hàng hóa không đảm bảo sau khi thỏa thuận với khách hàng

~ Giấy báo chuyển tiền: Ghi rõ thông tin tên khách hàng, số hóa đơn bán

hàng,

~ Số nhật ký thư tiền mặt: Dùng đề ghi lại các khoản tiền mặt thu được trong quá trình thu tiền, doanh số bằng tiền mặt và tắt cả các khoản thu bằng tiền mặt khác

~ $6 edi các khoản phải thu: Thể hiện các khoản phải thu các khách hàng mua chịu để theo đối thực hiện công tác đốc thúc thu nợ

~ Bảng kê nghiệp vụ: Liệt kê tắt cả các nghiệp vụ phát sinh trong doanh nghiệp, được in ra định kỳ vào cuối mỗi tháng Giúp doanh nghiệp kiểm tra

ố liệu được thực hiện đầy đủ và chính xác

- Báo cáo chỉ tiết thanh toán hay bảng kê thanh toán: Loại chứng từ được gửi cho khách hàng thể hiện các thông tin về các khoản thanh toán của

khách hàng trong tháng, như nêu rõ số dư đầu kỳ của các khoản phải thu, số

ghỉ trên hóa đơn khi đơn vị nhận được khoản thanh toán

việc nhập

tiền thanh toán và ngày của từng thương vụ, khoản thanh toán đã nhận và số

dư cuối kỳ nhằm ngăn chặn những sai xót hay gian lận của nhân viên

~ Báo cáo doanh thu: Tổng hợp doanh thụ bán hàng, giá vốn hàng bán và

Trang 38

kinh doanh của doanh nghiệp một cách thường xuyên nhất và đánh giá hiệu

cquả kinh doanh thông qua việc đánh giá tình h tăng giảm doanh thu

~ Các báo cáo hàng tháng: Tùy thuộc vào yêu cầu của nhà quản lý mà

đơn vị quy định các mẫu báo cáo phù hợp và tương ứng

.e Thủ tục kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng - thu tiền

Một hệ thống KSNB được các doanh nghiệp thiết lập nhằm ngăn chặn và phát hiện kịp thời các sai phạm, gian lận, rủi ro có thể xảy ra Một hệ thống

KSNB hữu hiệu đòi hỏi phải tách biệt các chức năng và phân nhiệm công việc

một cách hợp lý Mỗi doanh nghiệp thường xây dựng một cơ cấu tổ chức kiểm soát nội bộ riêng về chu trình bán hàng và thu tiền phù hợp với đặc điểm của đơn vị mình tự và công đoạn để KSNB trong từng khâu đối với

bin hang ~ thu tién được thể hiện như sau:

~ Kiểm soát quá trình tiếp nhận đơn đặt hàng của người mua

Khách hàng đặt hàng là điểm bắt đầu của chu trình bán hàng Việc đặt

hàng được thể hiện qua đơn đặt hàng hoặc phiếu mua hàng và sau đó là hợp

đồng kinh tế về mua bán hàng hóa, dịch vụ Trên cơ sở này, người bán hàng có thể xem xét về khả năng cung ứng của đơn vị và từ đó đưa ra quyết định

bán hàng, VỀ mặt pháp lý, đơn đặt hàng là việc bày tô sự sẵn sàng mua hàng

hóa theo những điều kiện nhất định Dựa trên cơ sở pháp lý này, người bán đưa ra quyết định bán hàng thông qua phiếu tiêu thụ do trưởng bộ phận bán hàng ký Phiếu tiêu thụ là một quyết định bán của doanh nghiệp thể hiện số

lượng, đặc tính của hàng hóa Phiếu tiêu thụ cũng chính là bằng chứng để

bộ phận tín dung xem xét khả năng xét đuyệt bán chịu cho khách hàng “Tắt cả các chứng từ đặt hàng trong nghiệp vụ bán hàng phải được phê chuẩn và ghỉ chép đẩy đủ Các thủ tục kiểm soát yêu cầu phải đánh số thứ tự đối với các đơn đặt hàng; Kiểm tra đầy đủ chữ ký hợp pháp của người bán

Trang 39

30

loại, số lượng, chất lượng, phương thức giao hàng, Sau đó thông báo cho

khách hàng biết

- Kiểm soát xét duyệt bán chịu

Bán chịu hàng hóa có ý nghĩa rất to lớn trong việc gia tăng doanh số bán

hàng của doanh nghiệp, nhất là những đơn vị kinh doanh có quy mô lớn Việc

bán chịu cũng dễ dẫn đến nhiều rủi ro là bán hàng nhưng không thu được Do vậy, khi quyết định bán chịu, các doanh nghiệp thường quy định các điều

n,

khoản thỏa thuận cũng như hạn mức tín dụng trong hop dng

Các thủ tục kiểm soát bao gồm việc phải có quy định cụ thể về cấp có thấm quyền phê duyệt bán chịu, các chính sách bán chịu phải cụ thể, rõ ràng trong đó cần lưu ý đối với trường hợp bán hàng lần đầu thì i sin hoặc kí quỹ của khách hàng Bộ phận bán hàng đi

bần chịu phải thẩm định về tình hình tài chính, khả năng thanh toán của khách

hàng, uy tín thanh toán của khách hàng Nếu làm tốt công tác thẳm định

khách hàng thì rủi ro phát sinh nợ khó đòi sẽ được hạn chế

~ Kiểm soát xuất kho hàng hóa

Sau khi đã được sự phê duyệt bởi bộ phận tín dụng, bộ phân bán hàng

lập phiếu xuất kho có đẩy đủ chữ ký của các bên liên quan theo quy định

thường là: người lập, người kiểm tra, thủ kho, người nhận Thủ kho căn cứ kho

vào phiếu xi n hành xuất kho hàng hoá giao cho người mua hoặc người vận chuyển để chuyển hàng đến cho ngt

mua theo đúng số lượng

chủng loại đã được phê duyệt đồng thời ký trên phiểu xuất kho và phản ánh vào thế kho

Các thủ tục kiểm soát bao gồm việc thủ kho phải kiểm tra lại tính hợp

pháp của phiểu xuất kho trước khi xuất kho hàng hod, Phiéu xuất kho phải được

Trang 40

kho hàng hoá, thủ kho phải lập biên bản giao nhận hàng hoá với người mua hoặc

người vận chuyển để xác nhận thực tế hàng hoá đã chuyển giao

- Kiểm soát quá trình giao hàng cho khách

Căn cứ vào phiếu xuất kho mà thủ kho đã ký, bộ phận gởi hàng sẽ lập

vận đơn và gởi hàng cho khách, đồng thời các vận đơn được ghi số gởi hàng

trước khi vận chuyển sang cho bộ phận lập hóa đơn bán hàng Tại các công ty lớn, các nghiệp vụ bán hàng xây ra thường xuyên thì thường lập số vận

chuyển để cập nhật các chứng từ vận chuyển Hóa đơn vận chuyển có tính pháp lý thể hiện trách nhiệm đối với người chuyển giao hàng hóa

Bộ phận giao hàng khi giao hàng cho khách, buộc khách hàng phải ký

vào hoá đơn vận chuyển để làm bằng chứng khẳng định về hoạt động giao hàng là chính xác, hàng hóa xuất kho đã được chuyển đến người mua là có thật và đã được sự cho phép, phê duyệt đúng đắn Và theo quy định của cơ quan thuế khi vận chuyển hàng hóa phải có kèm theo hóa đơn bán hàng Vì

vậy hóa đơn bán hàng được lập đồng thời với vận đơn, kiêm chức năng chứng từ vận chuyển và được chuyển giao cho người mua

~ Kiểm soát quá trình Lập hoá đơn bán hàng

Sau khi hàng hoá đã được chuyển giao, căn cứ vào các chứng từ liên

quan như: Đơn đặt hàng, lệnh bán hàng, Phiểu xuất kho, Biên bản giao nhận

hàng hoá giữa người mua và người bán Bộ phận bán hàng hoặc Phòng kế

toán tiến hành lập hoá đơn bán hàng với chủng loại, số lượng, giá cả đã được

bên mua và bên bán thống nhất xác nhận Hoá đơn hợp lệ phải bao gồm đầy

đủ các chữ ký theo quy định như: người lập, người mua hàng, Thủ trưởng đơn vị Doanh nghiệp bán hàng có thể thay thể chữ ký của Thủ trưởng đơn vị bằng

cách uỷ quyền cho Trưởng Phòng kinh doanh hoặc đóng dấu treo gốc trên bên