Mục tiêu của đề tài Hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình cung cấp dịch vụ và thu tiền tại Trung tâm khai thác vận chuyển Quy Nhơn thuộc Bưu điện tỉnh Bình Định nghiên cứu về hệ thống KSNB và phương thức xây dựng một hệ thống KSNB hữu hiệu; đánh giá thực trạng hoạt động của KSNB chu trình cung cấp dịch vụ và thu tiền tại các quầy giao dịch thuộc Trung tâm khai thác vận chuyển Quy Nhơn nhằm tìm ra những điểm mạnh và yếu của hệ thống hiện hành.
Trang 1
MAI HOÀNG NHƯ UYÊN
HOÀN THIỆN KIÊM SOÁT NỘI BỘ
CHU TRINH CUNG CAP DICH VU VA THU TI
TAI TRUNG TAM KHAI THAC VAN CHUYEN
THUQC BUU DIEN TINH BÌNH ĐỊNH
LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TR] KINH DOANH
Trang 2
HOÀN THIỆN KIÊM SỐT NỘI BỘ
CHU TRÌNH CUNG CÁP DỊCH VỤ VÀ THU TIỀN
TẠI TRUNG TÂM KHAI THÁC VAN CHUYEN
'THUỘC BƯU ĐIỆN TỈNH BÌNH ĐỊNH
Chuyên ngành: Kế toán
MA s6: 60.34.30
LUẬN VĂN THAC SI QUAN TR] KINH DOANH, Người hướng dẫn khoa học: GS.TS TRƯƠNG BA THANH
Trang 3Tôi cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi dưới sự hướng
dẫn của GS.TS Trương Bá Thanh
Các số liệu, kết quả nêu trong luân văn là trung thực và chưa từng được ai công bồ trong bắt kỳ công trình nào khác
'Tác giá luận văn
Trang 4
MO DAU
1 Lido chon dé tai
2 Mục tiêu nghiên cứu
3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
4 Phương pháp nghiên cứu
5 Ý nghĩa khoa học của đề tài
6 Bồ cụ
'7 Tổng quan về để tài nghiên cứu
CHƯƠNG 1 CO SO LY LUẬN VÈ KIEM SOÁT NỘI bộ CHU
‘TRINH BAN HANG VA THU TIEN
1.1 KHÁI QUÁT CHUNG VÈ KIÊM SOÁT NỘI BỘ
1.1.1, Khai niệm về kiểm sốt nội bơ của đề tài BRR Oboe
1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của hệ thống kiểm soát nội bộ 1.1.3 Mục tiêu tổng quát của hệ thống kiểm soát nội bộ
See
vit
1.1.4 Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ
1.2 KIEM SOÁT NỘI BỘ CHU TRINH BAN HANG VÀ THU TIỀN 16
1.2.1 Đặc điểm của chu trình 16
1.2.2 Các sai phạm có thể xảy ra trong chu trình bán hàng và thu tiền 17 1:23 Các thủ tue kiém soát chủ yếu đối với chu trình bán hàng thu tin 19 13 DAC DIEM KIEM SOAT NOI BO CHU TRINH CUNG CAP DICH VU VA THU TIEN TRONG DOANH NGHIEP KINH DOANH DỊCH VỤ BƯU CHÍNH 23
1.3.1 Khái niệm về dịch vụ, dịch vụ bưu chính —_—ẦẦ
1.3.2 Những rủi ro thường gặp trong chu trình cung cấp dịch vụ và thu
Trang 5KET LUẬN CHƯƠNG 1 31 CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG KIÊM SOÁT NỌI BỘ CHU TRÌNH CUNG CÁP DỊCH VỤ VÀ THU TIỀN TẠI TRUNG TÂM KHAI
THÁC VẬN CHUYÊN QUY NHƠN - BƯU ĐIỆN TỈNH BÌNH
ĐỊNH 32
2.1 TONG QUAN VE TRUNG TÂM KHAI THÁC VẬN CHUYỀN
QUY NHƠN 32
2.1.1 Đặc điểm của TTKTVC Quy Nhơn 32
2.1.2 Cơ cầu tổ chức và bộ máy quan ly .At 36
2.1.4 Tổ chức cơng tác kế tốn „39
2.2 THỰC TRẠNG KIÊM SOÁT ‘NOL BO CHU TRINH CUNG CAP DICH VU VA THU TIEN TAI TRUNG TAM KHAI THAC VAN
'CHUYÊN QUY NHƠN-BƯU ĐIỆN TỈNH BÌNH ĐỊNH 42
2.2.1 Đặc điểm dịch vụ cung cấp tại đơn vị : 4 2.2.2 Đặc điểm tổ chức mạng lưới kinh doanh 49 2.2.3 Quy trình cung cấp dịch vụ và thu tiền tại don vi 50 2.1.3 Chức năng và nhiệm vụ 2.2.4 Thủ tục kiểm soát chu trình cung cấp dịch vụ và thu tiền tại .58 2.3 ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG KIEM SOAT NOI BOC CHU TRÌNH CUNG CÁP DỊCH VỤ VÀ THU TIỀN TẠI TRUNG TÂM KHAI
Trang 6
THAC VAN CHUYÊN QUY NHƠN 0
3.1 SỰ CAN THIẾT PHẢI HOÀN THIỆN KIÊM SOÁT NỘI BO CHU,
TRINH CUNG CAP DICH VU VA THU TIEN 70
3.2 HOÀN THIỆN MƠI TRƯỜNG KIÊM SỐT 3.2.1 Xây dựng các chính sác! 72 quy định về tính trung thực và gi đạo đức „72 3.2.2 Tăng cường công tác kế hoạch 73 3.2.3 Cai cách chính sách nhân sự 4
3.2.4 Phân định rõ quyền hạn và trách nhiệm
3.2.5 Tăng cường hoạt động kiểm soát và giám sát của Ban kiểm soát 75 3.3 HOÀN THIỆN CÁC THỦ TỤC KSNB CHU TRÌNH CUNG CÁP
DICH VU VA THU TIEN,
3.3.1 Hoàn thiện thủ tục kiểm soát tiếp nhận và xử lý yêu hàng, 16 3.3.2 Hoàn thiện thủ tục kiểm soát chu trình cung cắp dịch vụ
3.3.3 Hoàn thiện thủ tục kiểm soát thu nộp tiền 7
3.3.4 Tăng cường kiểm soát các chính sách tiêu thụ 82 3.4 CÁC KIEN NGHI DE THUC HIEN GIẢI PHÁP 83
3.4.1 Đối với cơ quan quản lý nhà nước 34.2 Đối với Bưu điện tỉnh Bình Định KẾT LUẬN CHƯƠNG 3
KẾT LUẬN
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
QUYẾT ĐỊNH GIAO ĐÈ TÀI LUẬN VĂN (bản sao)
PHY LUC
Trang 7
BCDKT BCKQKD CBCNV CMND GDV GTGT
Bảng cân đối kế toán
'Báo cáo kết quả kinh doanh
'Cán bộ công nhân viên Chứng minh nhân dân Giáo dịch viên Gia tri gia tang
Hội đồng quản trị
Kiểm soát nội bộ Kiểm soát viên ‘San xuất kinh doanh "Tài khoản
“Tiêu thụ đặc biệt
Trang 8
Số hiệu bảng 'Tên bảng Trang Hạ “Tổng hợp các sai phạm có thé xay ra trong chu 7
trình bán hàng và thu tiền
24 Tinh hình thực hiện doanh thu qua các năm 3
22 Bảng kê chỉ tiết công nợ 60
Trang 9Số hiệu hình Ti ih Trang vị Cảnh quan của Trung tâm khai thác vận chuyên Quy [_ Nhơn
22 [Cácdịch vụthuhộ đang được cung cấp 4
23 Phiếu gởi bưu phẩm ố BĐI 52
24 | Phiéu goi bu kign trong và ngoài nước 33 23 _| Phiéu goi bưu phẩm chuyên phát nhanh EMS 33 26 [Phiếu gởi chuyển tiên và biên nhận 36
27 | Gily ndp tién “
28 — ÏPhiểthu 65
Trang 11với mọi Doanh nghiệp thì chức năng kiểm tra, kiểm sốt ln giữ
vai trò quan trọng, và hệ thống kiểm soát nội bộ là công cụ chủ yếu để thực
hiện chức năng đó trong mọi quy trình quan ly cua don vi Hệ thống KSNB một khi vững mạnh sẽ góp phần không nhỏ cho thành công của Doanh nghiệp, ngày càng giảm thiểu rủi ro và nâng cao hiệu quả kinh tễ
Tuy nhiên, việc xây dựng một hệ thống KSNB một cách khoa học và
hiệu quả đòi hỏi nhà lãnh đạo phải có một năng lực quản trị tốt mới có thể thành lập, điều hành và kiểm soát hệ thống đó để đạt được những mục tiêu mà
doanh nghiệp mong muốn Tại Việt Nam, phần lớn các doanh nghiệp chưa
hiểu rõ sự cần thiết, lợi ích cũng như cách xây dựng, tổ chức và vận hành bài bản một hệ thống KSNB Chính vì thế công tác kiểm tra, kiểm sốt tồn diện
chưa được chú trọng chỉ tập trung ở các khâu có khả năng xảy ra rủi ro cao và
đôi khi công tác kiểm tra chỉ làm theo thông lệ, phiếm diện Khủng hoảng tại Công Ty Cổ Phần Bông Bạch Tuyết và Tập đoàn Vina Shin gần đây là minh chứng rõ nhất cho sự yếu kém trong hoạt động KSNB tại doanh nghiệp
Do đó, doanh nghiệp Việt Nam muốn vững mạnh, phát triển và hội nhập với nền kinh tế thể giới cần chú trọng nhiều hơn đến hoạt động KSNB tại
doanh nghiệp mình Nói một cách khác, doanh nghiệp phải hiểu rõ về KSNB,
thiết lập và vận hành hệ thống đó sao cho thật sự hiệu quả
Ngoài ra, với sự đa dạng của hình thức kinh doanh, với mức độ tăng
trưởng ngày càng cao của nguồn vốn kinh doanh tại mỗi doanh nghiệp, đặc biệt với quá trình đẩy nhanh việc vốn hóa thị trường vốn của môi trường kinh doanh tại Việt Nam hiện nay, nhà đầu tư vốn đã và đang dẫn tách rời khỏi vai
Trang 12tư, xác định hiệu quả điều hành của Ban điều hành doanh nghiệp cũng như kịp thời nắm bắt hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp
Ngành Bưu Chính Việt Nam qua 4 năm chia tách giữa Viễn Thông và Bưu Chính đã từng bước khẳng định sự vững vàng và phát triển Bưu chính
'Việt Nam đã luôn giữ ổ
định mạng lưới bưu chính công cộng phục vụ có
hiệu quả cho sự lãnh đạo của Đảng, Nhà nước, các cắp ủy Đảng, chính quyền,
đoàn thể; phục vụ các sự kiên chính trị, văn hóa, x3 hi ï¡ ngoại của đất nước; đáp ứng ngày một tốt hơn nhu cầu của nhân dân và khách hàng Sản xuất kinh doanh đạt tốc độ phát triển năm sau luôn cao hơn năm trước, các chỉ
số giảm lỗ của Bưu chính đạt khá tích cực Các dịch vụ lõi dần khẳng định vai trò chủ lực, và nhiều dịch vụ mới đã đem lại kết quả tốt Tuy nhiên, những hành vi tiêu cực ngày càng xuất hiện nhiều hơn từ chủ tịch HĐQT đến Phó
giám đốc và cả nhân viên giao dịch gây bức xúc cho tập thể cán bộ công nhân
viên, cũng như làm giảm sút lòng tin của khách hàng đến thương hiệu lâu đời
của ngành Điều này cũng chứng tỏ hệ thống KSNB đã không còn hữu hiệu, cần được đánh giá và hoàn thiện lại
Sản phẩm của ngành Bưu chính là một loại hàng hóa đặc thù, để hoàn
thiện sản phẩm cần ít nhất hai đơn vị của ngành tham gia Tuy vậy, khi sử dụng địch vụ khách hàng phải trả tiền trước cho một sản phẩm chưa được
hoàn thiện Chính vì lẽ đó khâu bán hàng thu tiền là một quá trình khá quan trọng, quyết định cho sự thành công và hiệu quả của đơn vị; đòi hỏi nhà quản
lý tập trung phần lớn nguôn lực cho quá trình này Hơn nữa, hiện nay ngoài các dịch vụ Bưu chính truyền thống, tại các điểm giao dịch còn phục vụ rất
Trang 13chu trình cung cấp dịch vụ và thu tiền tại Trung tâm khai thác vận
chuyển Quy Nhơn thuộc Bưu điện tỉnh Bình Định” làm luận văn tốt nghiệp cao học chuyên ngành Kế toán
2 Mục tiêu nghiên cứu
Nghiên cứu về hệ thống KSNB và phương thức xây dựng một hệ thống
KSN hữu hiệu
Đánh giá thực trạng hoạt động của KSNB chu trình cung cấp dịch vụ và thu tiền tại các quầy giao dịch thuộc Trung tâm khai thác vận chuyển Quy
Nhơn nhằm tìm ra những điểm mạnh và yếu của hệ thống hiện hành
uất những giải pháp nhằm hoàn thiện KSNB chu trình cung cấp dịch
vụ và thu tiền để hệ thống hoạt động tốt và mang tính hữu hiệu
3, Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu của để tài là kiểm soát nội bộ chu trình cung cấp
dịch vụ và thu tiền tại các điểm giao dịch bưu điện
Pham vi nghiên cứu giới hạn trong cơng tác kiểm sốt nội bộ chu trình
cung cấp dịch vụ và thu tiền các dịch vụ được cung cấp tại các điểm giao dịch
bưu điện thuộc Trung tâm khai thác vận chuyển Quy Nhơn - Bưu điện tỉnh Bình Định
4 Phương pháp nghiên cứu
Qua thực tiễn công tác tại đơn vị, bằng phương pháp quan sát thu thập
dữ liệu; nghiên cứu các quy trình thể lệ thủ tục; trao đổi và tham khảo ý kiến từ bộ phận kế toán; từ đó tổng hợp các dữ liệu có được và sử dụng phương
Trang 14bán hàng và thu tiền
Qua phân tích và đánh giá, đề tài sẽ nêu rõ những tồn tại của hệ thống 'KSNB hiện hành, nhằm có những giải pháp hoàn thiện hơn với những thủ tục
kiểm soát thật sự hiệu quả đáp ứng được sự thay đổi của hoạt động kinh doanh tại đơn vị
'Hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình cung cấp dịch vụ và thu tiền chỉ mới đóng góp một phần quan trọng trong việc nâng cao chất lượng dịch vụ
hiệu quả hoạt động tai Trung tâm khai thác vận chuyển Quy Nhơn Bởi lẽ, để hoàn thành sản phẩm của ngành phải qua nhiều khâu, nhiều đơn vị với một
không gian quá rộng mà bản thân một Bưu điện tỉnh, thành khó có thể kiểm
soát được Vì vậy, đề tài mong muốn sẽ có những nghiên cứu tiếp theo cho
những chu trình khác của hoạt động sản xuất kinh doanh Bưu chính, để hoàn
thiện hệ thống KSNB chung cho toàn ngành nhằm giữ vững và phát triển
thương hiệu Bưu chính Việt Nam trong tương li
6 Bố cục của đề tài ĐỀ tài bao gồm 3 chương:
~ Chương 1: Cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền
- Chương 2: Thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình cung cấp dịch vụ và
thu tiền tại Trung tâm khai thác vận chuyển Quy Nhơn - Bưu điện Bình Định
~ Chương 3: Hồn thiện kiếm sốt nội bộ chu trình cung cấp dịch vụ và
thu tiền tại Trung tâm khai thác vận chuyển Quy Nhơn 7 Tổng quan về đề tài nghiên cứu
Kiểm soát nội bộ là một hoạt động thường nhật không thể thiếu trong
Trang 15giảng day tại các trường Đại học kinh tẾ trên cả nước từ năm 2010 (2; tr 1],
nhằm giúp cho sinh viên khoa kiểm toán và kinh tế nắm vững những vấn đẻ
cơ bản về hệ thống kiểm soát nội bộ: lịch sử hình thành, khái niệm, phương thức xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu; cũng như gian lận, và
biện pháp phòng ngửa gian lận
"Trong nội san của Công ty TNHH kiểm toán APEC, thạc sĩ Dương Đình
Ngọc — giám đốc điều hành của công ty, đã tổng hợp những lý luận cơ bản về m soát nội bộ, từ đó đưa ra những nhận xét về sự cần thiết phải
it hệ thống kiểm soát nội bộ, những ưu và nhược đi
thống đó để mỗi doanh nghiệp cần xây dựng cho mình một hệ tl
soát nội bộ sao cho phù hợp với đặc điểm kinh doanh của đơn vị nhằm góp phần quan trọng để duy trì công tác quản trị doanh nghiệp
Những năm gần đây có khá nhiều đề tài nghiên cứu về KSNB cũng như
KSNB đối với chu trình bán hàng và thu tiền nhằm giúp cho doanh nghiệp hiểu rõ hơn về KSNB và việc áp dụng sao cho mang lại hiệu quả tốt nhất Cụ thể như đề tài “Kiểm soát nội bộ chư trình bán hàng và thu tién tại cong ty cd phén séch thiét bi trường học Da Nẵng” của tác giả Nguyễn thị Điệp (2010)
Luận văn đã tập trung nghiên cứu thực trạng kiểm soát nội bộ trong kinh doanh sách giáo khoa, văn hóa phim, van phòng phẩm tại các cửa hàng thuộc
hệ thống công ty sách thiết bi Da Nẵng, từ đó có những nhận xét về ưu, khuyết điểm của hệ thống và đưa ra những giải pháp nhằm hồn thiện kiểm
sốt nội bộ chu trình bán hàng va thu tiễn tại đây
Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền trong các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ viễn thông đã có một số tác giả nghiên cứu như: Đề
tài
Trang 16
kinh doanh dịch vụ viễn thông mà hoạt động chủ yếu là bán sản phẩm sim, card điện thoại di đông Tiếp theo, năm 2010 trong luận văn cao học “ Tăng
cường kiểm soát nội bộ chư trình bán hàng và thu tiễn tại Viễn thông Quảng
Ngãi”,
'KSNB chu trình bán hàng và thu tiền đối với các sản phẩm viễn thông khác ` tác giả Nguyễn Thị Phương Thảo đã có những nghiên cứu tiếp theo về như điện thoại cố định, internet, điện thoại không dây Ở đề tài này tác giả
a di sâu nghiên cứu những đặc diém khác biệt trong chu trình bán hàng và thu tiền của các doanh nghiệp viễn thông so với các doanh nghiệp bán hàng, hóa Từ đó đưa ra những thủ tục kiểm soát phù hợp với đặc điểm kinh doanh của đơn vị
Tuy nhiên, KSNB đối với hoạt động cung cấp dịch vụ và thu tiền trong Tĩnh vực Bưu chính chưa được đẻ cập đến trong một đề tài nghiên cứu nào vì
vậy tác giả sẽ đi sâu nghiên cứu về thực trạng hoạt động kiểm soát nội bộ của
chu trình cung cấp dịch vụ và thu tiền tại Trung tâm khai thác vận chuyển Quy Nhơn nhằm hoàn thiện KSNB chu trình này tại đơn vị góp phần nâng
cao hiệu quả hoạt động và tăng trưởng doanh thu,
Ngoài ra, trong quá trình nghiên cứu tác giả cũng có tham khảo thêm để
tài “ Hoàn thiện hệ thơng kiểm sốt nội bộ đới quy trình bán hàng và thục tiển tại Tổng công ty công nghiệp thực phẩm Đông Nai” luận văn cao học năm 2011 của tác giả Nguyễn Minh Tiến Mặc dù không có sự liên quan về lĩnh vực hoạt động, nhưng đề tài đã mang lại những hữu ích về phương pháp
Trang 17BAN HANG VA THU TIEN
1.1 KHAI QUAT CHUNG VE KIEM SOAT NOI BQ 1.1.1 Khái niệm về kiểm soát nội bộ
Theo Uy ban COSO (Committee Of Sponsoring Organizations) ~ một
Ủy ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa Kỳ về việc chống gian lận về báo cáo tài chính thì: "KSNB là một quá trình bị chỉ phối bởi người quản lý, hội dong quản trị và các nhân viên của đơn vị, nó được thiết lập để cung cấp một sự
bảo đảm hợp lý nhằm đạt được các mục tiêu sau đây:
~ Sự hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động ~ Sự tin cậy của báo cáo tài chính
~ Sự tuân thủ pháp luật và các quy định.” [3, tr2]
Định nghĩa trên có bốn khái niệm quan trọng cần lưu ý đó là quá trình,
con người, đảm bảo hợp lý và mục tiêu
* Kiểm soát nội bộ là một quá trình: tức là kiểm soát nội bộ không phải là một sự kiện hay một tình huống mà là một chuỗi các hoạt động kiểm soát
hiện diện ở mọi bộ phận trong đơn vị và được kết hợp với nhau thành một thể
thống nhất Quá trình kiểm soát là phương tiện đẻ giúp cho đơn vị đạt được
các mục tiêu của mình
* Kiểm soát nội bộ được thiết kế và vận hành bởi con người: KSNB là
một công cụ được nhà quản lý sử dụng chứ không thay thế được cho nhà quản
lý Nó được thực hiện bởi những con người trong tổ chức, bởi suy nghĩ và hành động của họ Chính họ sẽ vạch ra mục tiêu, đưa ra biện pháp kiểm soát và vận hành chúng
* Kiểm soát nội bộ chỉ có thể cung cắp sự bảo đảm hợp lý cho các nhà
Trang 18
định, sự thông đồng của các cá nhân hay sự lạm quyền của nhà quản lý có thể
vượt khỏi KSNB
* Các mục tiêu: Mỗi đơn vị thường có các mục tiêu kiểm soát cần đạt được để từ đó xác định các chiến lược cẩn thực hiện Đó có thể là mục tiêu chung cho toàn đơn vị hay mục tiêu cụ thể cho từng hoạt động từng bộ phận
trong đơn vị Có thể chia các mục tiêu các mục tiêu kiểm soát mà đơn vị cần
thiết lập thành ba nhóm sau đây:
~ Nhóm mục tiêu về hoạt động: nhắn mạnh đến sự hữu hiệu và hiệu quả của việc sử dụng các nguồn lực
~ Nhóm mục tiêu về báo cáo tài chính: nhắn mạnh đến tính trung thực và
đáng tin cây của báo cáo tài ih mà tổ chức cung cấp ~ Nhóm mục tiêu về sự tuân thủ: nhắn mạnh đến việc tuân thủ pháp luật và các quy định
Sự phân chia các nhóm mục tiêu như trên chỉ có tính tương đối vì một
mục tiêu cụ thể có thể liên quan đến 2 hoặc 3 nhóm trên Sự phân chia này chủ yếu dựa vào sự quan tâm của các nhóm đối tượng khác nhau đối với 'KSNB của đơn vị; nhóm mục tiêu về hoạt động xuất phát từ yêu cầu của các cỗ đông, nhà đầu tư và chủ nợ, nhóm mục tiêu về sự tuân thủ xudt phát từ yêu cầu của các cơ quan quản lý
'Như vậy, KSNB là một chức năng thường xuyên của các doanh nghiệp và trên cơ sở xác định những rồi ro có thể xảy ra trong từng khâu công việc để
tìm ra biện pháp ngăn chặn nhằm thực hiện có hiệu quả tat cả các mục tiêu đề ra của đơn vị Vì thế một hệ thống KSNB hiệu quả giúp doanh nghiệp tránh
được những rủi ro ngoài kỳ vọng; giúp giảm rủi ro thiệt hại đến uy tín và danh
Trang 19
1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của hệ thống kiểm soát nội bộ
Hệ thống KSNB của một doanh nghiệp có các chức năng và nhiệm vụ sau:
- Giúp cho việc quản lý hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp một cách có hiệu quả
~ Bảo đảm rằng các quyết định và chế độ quản lý được thực hiện đúng thể thức và giám sát mức hiệu quả của các chế độ và quyết định đó
~ Phát hiện kịp thời những vấn để trong kinh doanh để đề ra các biện pháp giải quyết
~ Ngăn chặn, phát hiện các sai phạm và gian lận trong các hoạt động, các bộ phận của doanh nghiệp
~ Ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác và đúng thể thức về các nghiệp
vụ và hoạt động kinh doanh
~ Đảm bảo việc lập các báo cáo tài chính kịp thời, hợp lệ và tuân theo các
yêu cầu pháp định có liên quan
~ Bảo vệ tài sản và thông tin khong bị lạm dụng và sử dụng sai mục dích
1.1.3 Mục tiêu tổng quát của hệ thống kiểm soát nội bộ
Để đảm bảo ngăn ngừa sai sót trong sổ sách kế toán, cơ cấu KSNB của
doanh nghiệp phải thực hiện được các mục tiêu sau:
~ Các nghiệp vụ ghỉ số phải có căn cứ hợp lý
Cơ cấu KSNB không thể cho phép việc ghi vào số sách kế toán những nghiệp vụ không tôn tại hoặc những nghiệp vụ giả
~ Các nghiệp vụ kinh tế phải được phê chuẩn đúng đắn
Trang 20~ Các nghiệp vụ kinh tế hiện có phải được ghỉ sổ
ác thủ tục KSNB phải đảm bảo ngăn ngừa việc bỏ các tế ngoài sổ sách - Các nghiệp vụ kinh Một cơ cấu KSNB đầy đủ phải gồm các thể thức để ngăn ngừa các sai nghiệp vụ kinh
›hải được đánh giá đúng đắn
số khi tính toán và ghi số số tiền của các nghiệp vụ ở các gian đoạn khác nhau của quá trình ghỉ sổ
~ Các nghiệp vụ kinh tế phải được phân loại đúng đắn
~ Các nghiệp vụ kinh tế phải được phản ánh đúng lúc
~ Các nghiệp vụ kinh tế phải được chuyển số và tổng hợp chính xác 1.1.4 Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ
a Môi trường kiểm sốt
Mơi trường kiểm sốt phản ánh sắc thái chung của một tổ chức, tác động
đến ý thức của mọi người trong đơn vị là nền tảng cho các bộ phận khác trong hệ thống kiểm sốt nội bộ
Mơi trường kiểm soát chịu ảnh hưởng của văn hóa và lịch sử của tổ chức
và ngược lại nó lại ảnh hưởng đến ý thức của nhân viên trong tổ chức đó Mơi
trường kiểm sốt ảnh hưởng đến cách thức kinh doanh của một tổ chức, đến các mục tiêu được thiết lập đến các bộ phận còn lại của hệ thống kiểm sốt
nội bộ
Mơi trường kiểm soát bao gồm các nhân tố: văn hóa của tổ chức; cam
kết về năng lực, triết lý và phong cách điều hành của nhà quản lý; cách thức phân định quyền hạn và trách nhiệm, chính sách nhân sự; và sự quan tâm, chỉ đạo của Hội đồng quản trị Các nhân tố này đều quan trọng trong mơi trường kiểm sốt Nhưng đối với từng doanh nghiệp cụ thể mức quan trọng của mỗi
Trang 21‘Thong thường trong các hoạt động của đơn vị có một số công việc rắt ít khả
năng xảy ra sai phạm, nhưng đối với một số công việc khác, khả năng xảy ra thất thoát, lãng phí hoặc sai phạm là rất lớn Mặt khác vì yêu cầu hiệu quả của hệ thống kiểm soát, doanh nghiệp không thể tập trung ở mức cao các nguồn lực để kiểm soát tắt cả các khâu hoạt động của đơn vị mà thường chỉ tập trung
nguồn lực, nhân lực để kiểm soát chặt chẽ những khâu trọng yếu có nhiều khả năng xảy ra sai phạm Dễ thực hiện tốt cách thức đó, người quản lý phải đánh giá rủi ro, bao gồm rủi ro tiềm tàng và rủi ro kiểm soát Đánh giá rủi ro tiềm
tàng là đánh giá khả năng xảy ra sai sót, gian lân nằm ngay trong đặc điểm
hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị, như đối với đơn vị xây dựng, thì
khả năng thất thoát vật tư, nguyên vật liệu là lớn hơn những đơn vị chế biến
cá đông lạnh, do các hoạt động của đơn vị xây dựng phải thực hiện bên ngồi khn viên của doanh nghiệp Đánh giá rủi ro kiểm soát là đánh giá tính hiệu
quả, hiệu lực của hệ thống kiểm soát để phát hiện ra những khâu kiểm soát thiếu và yếu khơng thể kiểm sốt có hiệu quả các hoạt động, để tăng cường nhân lực, vật lực vào các điểm xung yếu của hệ thống, tạo nên sự vững chắc
của hệ thống kiểm soát Như vậy việc thường xuyên dánh giá rủi ro kiểm soát sẽ giúp người quản lý đưa ra được các giải pháp kịp thời, hiệu quả điều chỉnh,
củng cố hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị một cách thích hợp
, Thủ tục kiểm soát
“Thủ tục kiểm soát được nhà quản lý đơn vị xây dựng để thực hiện các mục đích KSNB Các thủ tục kiểm soát được thiết kế phù hợp với từng loại
nghiệp vụ cụ thể và với đặc điểm của đơn vị nên rất khác nhau giữa các đơn vị và các nghiệp vụ khác nhau Các thủ tục kiểm soát chủ yếu bao gồm: Lập
Trang 22
tra tính chính xác của số liệu tính toán; kiểm tra chương trình ứng dụng và
lết,
môi trường tin học; kiểm tra số liệu giữa kế toán tổng hợp và kế toán cỉ kiểm tra và phê duyệt các tài liệu kế toán; đối chiếu số liệu nội bộ với số liệu
bên ngoài; so sánh đối chiều kết quả kiểm kê thực hiện với số liệu trên số kế
iếp cận trực tiếp với các tài sản và các tài liệu kế toán; phân tích, so sánh giữa số liệu thực tế với dự toán, kế hoạch
Các thủ tục kiểm soát đều được xây dựng trên những nguyên tắc nhất định đó là phân công phân nhiệm, bắt kiêm nhiệm và ủy quyển phê chuẩn
toán; giới hạn vi
Nguyên tắc phân chia trách nhiệm hợp lý
Một hành vi sai sót hay gian lận chỉ có thể xảy ra khi có những cơ hội
hay điều kiện thuận lợi Do vậy để hạn chế các sai sót và gian lận, cần hạn chế tối đa các cơ hội này Việc phân chia trách nhiệm hợp lý giữa các chức năng
trong doanh nghiệp vì vậy cin phải được xem xét cách nghiêm túc và được coi như một loại kiểm soát phòng ngừa và kiểm soát phát hiện hiệu quả Bởi lẽ, phân chia trách nhiệm hợp lý là không để một cá nhân hay một bộ phận
nào được thực hiện mọi mặt của một nghiệp vụ từ khâu đầu đến khâu cuối, sẽ làm giám thiểu các cơ hội dẫn đến sai sót và gian lận cũng như giúp phát hiện
ra các sai sót, gian lận này trong quá tình tác nghiệp Hơn nữa, việc phân
công phân nhiệm còn có tác dụng giúp cho nguyên tắc bắt kiêm nhiệm được
thực hiện tốt hơn
Nguyên tắc bắt kiêm nhiệm
Quy định sự cách ly thích hợp về trách nhiệm trong các nghiệp vụ có
liên quan nhằm ngăn ngừa các sai phạm và hành vi lạm dụng quyền hạn
Nguyên tắc cũng đòi hỏi sự tách biệt về trách nhiệm đối với một số công việc, việc kiểm tra và thúc đẩy lẫn nhau trong công việc Nguyên tắc bắt kiêm
nhiệm yêu cầu:
Trang 23~ Phải tách biệt chức năng kế toán và chức năng bảo quản tài sản: tức là
không để người ghi chép số sách kế tốn lại kiêm ln việc bảo quản các tài
sản nay
~ Phải tách biệt chức năng xét duyệt nghiệp vụ và chức năng kế toán tức
là không để người có thẩm quyền xét duyệt, đồng ý cho phép thực hiện kiêm luôn việc ghỉ số kế toán
Nguyên tắc này xuất phát từ yêu cầu tự kiểm soát mà sự kiêm nhiệm dẫn
đến gian lận khó phát hiện Thậm chí một số trách nhiệm còn đòi hỏi không những không kiêm nhiệm mà còn không có quan hệ gia đình với nhau Chẳng
hạn, lãnh đạo đơn vị, kẻ cả lãnh đạo công tác tài chính, kế toán các đơn vị
quốc doanh, công ty hợp doanh, hợp tác xã và các đơn vị có sử dụng kinh phí
nhà nước, đồn thể khơng được bồ trí người thân trong gia đình (bố, mẹ, vợ,
chỗng, con) làm công tác tài chính kế toán, thú kho, thủ quỹ tại đơn vị Nguyên tắc ty quyển và phê chuẩn
Người quản lý đơn vị không thể và cũng không nên giải quyết mọi vấn
đề trong đơn vị, mà thực hiện sự ủy quyền cho cấp dưới Theo sự ủy quyền của các nhà quản lý cấp dưới được giao cho quyết định và giải quyết một số
công việc trong một phạm vi nhất định Tuy nhiên, người quản lý đơn vị vẫn
phải chịu trách nhiệm về công việc đó nhưng vẫn phải duy trì một sự kiểm tra ấp thấp hơn tạo nên một hệ thống phân chia trách nhiệm và quyền hạn mà vẫn không mắt nhất định Quá trình ủy quyền được tiếp tục mở rộng xuống các
đi tính tập trung của đơn vị
4 Hệ thống thông tin kế tốn
Hệ thống thơng tin chủ yếu là hệ thống kế toán của đơn vị, bao gồm hệ
thống chứng từ kế toán, hệ thống số kế toán, hệ thống tài khoản kế toán và hệ thống bảng tổng hợp cân đối kế tốn Thơng qua việc quan sát, đối chiều, tính
Trang 24những cung cắp thông tỉn cần thiết cho việc quản lý mà còn có tắc đụng kiểm
soát nhiều mặt hoạt động của đơn vị Bằng việc ghi chép mọi nghiệp vụ nhập xuất tài sản dựa trên chứng từ hợp lệ, kế toán góp phần bảo vệ tài sản đơn vị
không bị thất thoát, gian lận hoặc sử dụng lãng phí Kế toán cũng thực hiện
việc giám sát bằng nhiều lĩnh vực hoạt động trong đơn vị như cung cấp, sản
xuất tiêu thụ bằng cách ghỉ chép, tính toán và phân tích kết quả kinh doanh từng thời ky
Một hệ thống kế toán hữu hiệu phải đảm bảo thực hiện các mục tiêu kiểm soát chỉ tiết như: tính có thực của nghiệp vụ sự phê chuẩn hợp lý, tính day du, sự đánh giá tính toán chính xác, tính kịp thời tổ quan trọng trong hé thong KSNB ‘Tom lai hé thong ké toan la mét yé của đơn vị, điều đó được thể hiện thông qua tính kiểm soát của hệ thống kế
toán qua ba yếu tố: chứng từ, số sách và báo cáo
Lập chứng từ: Số liệu kế toán chỉ chính xác và đáng tin cậy nếu ngay từ
khâu đầu tiên được thực hiện một cách nghiêm túc và có chất lượng Mọi
nghiệp vụ phát sinh đều được phản ánh trong chứng từ Chứng từ phản ánh nguyên hình nghiệp vụ phát sinh
Mọi nghiệp vụ thu chỉ nhập xuất tài sản đều dựa trên chứng từ có chữ ký duyệt của người có thẩm quyền, thể hiện việc sử dụng tài sản đúng mục đích
của đơn vị, các chứng từ thu-chi, nhập-xuất xác nhân người tiếp tục chịu quản
lý hay sử dụng tài sản Điều này phục vụ cho việc tiếp tục theo dõi tài sản, chống thất thoát hay lãng phí
'Quá trình lập và luân chuyển chứng từ thể hiện các bước kiểm soát của
người có thẩm quyển và sự kiểm soát lẫn nhau trong quá trình thực hiện
nghiệp vụ
Các chứng từ được đánh số trước, được lưu lại một liên cho người lập và
Trang 25kiểm soát chính quá trình lập chứng từ, tránh viêc lập chứng từ giả, lập chứng từ bổ sung dé hợp thức hóa gian lận
"Ngoài ra, một chế độ kiểm kê tài sản định kỳ được thực hiện nghiêm túc
và xử lý đúng đắn các sai biệt giữa thực tế và số sách là một công cụ kiểm soát quan trọng Một mặt, nó đảm bảo tính chính xác của số liệu kế toán với
tài sản Mặt khác nó phát hiện kịp thời các gian lận và sai sót, bảo vệ tài sản don vị và nâng cao trách nhiệm người bảo vệ tài sản
Hệ thẳng sổ sách kế toán là giai đoạn chủ yêu của quá trình xử lý số liệu
toán trên chứng từ vốn rất phân tán được ghi
chuẩn bị hình thành các thơng tin
kế tốn Qua đó các dữ liệu
chép phân loại, tổng hợp, tính to:
tổng hợp trên báo cáo kế toán Vai trò của hệ thống số sách kế toán trong 'KSNB là bảo đảm cung cấp thông tin tài chính được phân loại và tổng hợp tin
cây cho công tác quản lý đơn vị, đóng v
thống, làm trung gian cho báo cáo kế toán và chứng từ kế toán tạo thành cơ sở
trò lưu giữ thông tin một cách hệ
cho mọi sự kiểm tra, truy cập lại chứng từ của mọi số liệu trên báo cáo kế
toán, hệ thống số kế toán chỉ tiết góp phần quan trọng trọng việc bảo vệ tài sản, cung cấp số liệu chi tiết cho việc điều hành hoạt động cụ thể Hệ thống sổ sách kế toán thường được chia làm hai bộ phận là hệ thống số kế toán tổng 'hợp và hệ thống số kế toán chỉ tiết theo yêu cầu quản lý cúa từng đối tượng
“Báo cáo kế toán là giai đoạn cuối cùng của một quá tình xử lý thơng tin
kế tốn Các số liệu kế toán trên các số sách sẽ được tổng hợp cân đối thành
các chỉ tiêu trên báo cáo tài chính Báo cáo kế toán có một vai trò quan trọng trong hệ thống kế toần đối với mục tiên cung cấp số liệu thông tỉn chính xác
cho quản lý Số liệu kế toán khi được thể hiện trên báo cáo tài chính không
chỉ đơn thuần là sự mang sang của số sách kế toán mà còn phải chú ý đến vin đề phản ánh trung thực tình hình tài chính và kết quả hoạt động kinh doanh
Trang 26e Giám sát
Bản thân hệ thống kiểm soát nội bộ cần được giám sát Giám sát là qué trình đánh giá chất lượng của hệ thống kiểm soát nội bộ theo thời gian Giám sát bao gồm giám sát thường xuyên và giám sát định kỳ
Việc giám sát thường xuyên được thực hiện đồng thời trong các hoạt động hằng ngày của đơn vị, bao gồm các hoạt động giám sát, quản lý thường
nhật và các hoạt động khác mà các nhân viên tiến hành trong quá tình thực
hiện nhiệm vụ hằng ngày
Pham vi và mức độ thường xuyên của việc giám sát định kỳ phụ thuộc chủ yếu vào việc đánh giá rủi ro và sự hữu hiệu của các hoạt động giám sát
ống kiểm soát nội bộ
thường xuyên Qua giám sát, các khiểm khuyết của hệ tỉ
cần được báo cáo lên cắp trên và nêu là những vấn đề quan trọng hơn sẽ báo cáo cho ban giám đốc hay hội đồng quản trị
1.2 KIEM SOAT NOI BQ CHU TRINH BAN HANG VA THU TIEN
1.2.1 Đặc điểm của chu trình
Bán hàng và thu tiền là quá trình chuyển quyển sở hữu của sản phẩm, hàng hóa hay dịch vụ cho khách hàng để đổi lấy tiền hoặc quyền thu tiền từ khách hàng Chu trình bắt đầu từ nhu cầu mua của khách hàng và kết thúc
lỗi nguyên liệu hoặc dịch vụ thành một khoản phải thu và
cùng thành tiền mặt
Chu trình bán hàng thu tiền là n
kinh doanh Hiệu quả hoạt động của các đơn vị chịu ảnh hưởng bởi sự hữu hiệu và hiệu quả của chu trình này, chẳng hạn như đơn vị có bán được hàng bằng sự chuy( ct
Mt chu trinh quan trọng của các đơn vị
hóa và dịch vụ hay không, có bị tổn that tài sản hay không đều là mối quan
tâm của các nhà quản lý
Chu trình bán hàng thu tiền thường bao gồm các bước sau: xử lý đơn đặt
Trang 27theo dõi nợ phải thu va thu tiền
‘Chu trình bán hàng và thu tiền có những đặc điểm sau:
~ Chu trình trải qua nhiều khâu, có liên quan đến những tài sản nhạy cảm như: nợ phải thu, hàng hóa, tién nén thường là đối tượng bị tham ô, chiếm dụng
- Nợ phải thu khách hàng là khoản mục có thể chiếm tỷ trọng lớn trong
tài sản của đơn vị, bởi lẽ sự cạnh tranh gay gắt trên thị trường là một nhân tố thúc đẩy nhiều đơn vị phải mở rộng bán chịu và điều này làm tăng rủi ro có
sai phạm
Kiểm soát quá trình bán hàng - thu tiễn có ý nghĩa quan trọng liên quan
đến nhiều chỉ tiêu trọng yếu trên BCĐKT và BCKQKD Tính đúng đắn của chỉ tiêu doanh thu liên quan đến chỉ tiêu kết quả trên BCĐKT, kế
của doanh nghiệp trên BCKQKD Đối với nhà nước, xác định đúng đắn chỉ
tiêu doanh thu làm cơ sở để xác định đúng số thuế ( thuế GTGT, thuế XK,
thuế TTĐB) cũng như thuế thu nhập doanh nghiệp mà công ty phải nộp cho
nhà nước
1.2.2 Các sai phạm có thể xảy ra trong chu trình bán hàng và thu tiền
Khả năng xây ra sai phạm trong chu trình bán hàng thu tiền diễn ra khá phổ biến với những mức độ khác nhau được tổng hợp ở bảng I1
Bảng 1.1 Tổng hợp các sai phạm có thể xảy ra trong chu trình bán hàng và thu tiền Giai on Sai phạm có thể xảy ra ~ Đơn đặt hàng có thế được chấp nhận nhưng không được phê Xử lý đơn | duyệt
đặt hàng _ |- Đồng ý bán hàng nhưng không có khả năng cung ứng
của khách | - Ghi sai trên hợp đồng bán hàng về chủng loại, số lượng, đơn hàng giá hay một số điều khoản bán hàng, hoặc nhằm lẫn giữa đơn
đất hàng của khách hàng này với khách hàng khác Sai phạm
Trang 28
Sai phạm có thể xảy ra
này sẽ ảnh hưởng đến các bước tiếp theo chu tinh ban hàng-thu
tiền, gây ấn tượng không tốt cho khách hàng và tác động xấu tới
hình ảnh của đơn vị
XXết duyệt bán chịu
- Bán chịu cho khách hàng không dủ tiêu chuẩn theo chính sách bán chịu dẫn đến mắt khách hàng, không thu được tiền
- Nhân viên bán hàng có thể cấp quá nhiều hạn mức để diy
mạnh doanh thu bán hàng nêm làm cho đơn vị phải gánh chịu ủi ro tín dụng quá mức
~ Giao hàng khi chưa được xét đuyệt
- Giao hàng không đúng chủng loại số lượng hoặc không đúng Giao — |kháchhàng
hàng |- Hàng hóa có thể bị thất thoát trong quá tình giao hàng mà không xác định được người chịu trách nhiệm
~ Phát sinh thêm chỉ phí ngoài dự kiến trong quá trình giao hàng
Lậphơa |' Đán hàng nhưng khônglậphóadơn - SỐ a - Lip sai hóa đơn về giá trị tên, ma số thuế, địa chỉ của khách hàng
- Không bán hàng nhưng vẫn lập hóa đơn
~ Ghỉ nhận sai tên khách hàng, thời hạn thanh toán
~ Ghi sai niên độ về doanh thu và nợ phải thu khách hàng
- Ghỉ sai số tiễn, ghỉ trùng hay ghỉ sót hóa đơn
~ Quản lý nợ phải thu khách hàng kém, như thu hồi nợ chậm trễ,
Ghi chép | khong đòi được nợ
doanh thu | - Khoản tiền thanh toán của khách hàng bị chiếm đoạt và theo |- Xóa số nợ phải thu khách hàng nhưng không được xét duyệt
doing ~ Nợ phải thu bj thất thoát do không theo đõi chặt chẽ
phải thụ _ |- Không lập hoặc lập dự phòng phải thu khó đòi không đúng ~ Không đánh giá lại nợ phải thu khách hàng có nguồn gốc ngoại
tệ vào cuối kỳ
- Không khai báo về các khoản nợ phải thu khách hàng bị thế chấp
Trang 291.2.3 Các thủ tục kiểm soát chú yếu đối với chu trình bán hàng thu tiền
a Kiểm soát quá trình tiếp nhận đơn hàng và xét duyệt bán
Tiếp nhận đơn hàng là khâu đầu tiên trong chu trình bán hàng và thu tiền Những sai phạm trong khâu này sẽ ảnh hưởng dây chuyển đến các bước còn lại của chu trình Vì vậy, các thủ tục kiểm soát cần được thực hiện là:
~ Thiết kế đơn đặt hàng theo mẫu thống nhất và có đánh số liên tục trước
khi sử dụng Trên đơn đặt hàng cần có đủ những nội dung: tên khách hàng,
dia chi, số điện thoại, e-mail, mặt hàng cần mua (bao gồm tên hàng, quy cách số lượng, đơn giá), thời han, địa điểm giao hàng dự kiến Tuy nhiên, dé thuận
tiện cho khách hàng, đơn vị cũng chap nhận những đơn đặt hàng do khách tự soạn, nhưng phải đẩy đủ những nội dung trên Đơn đặt hàng phải được người
có thấm quyền của đơn vị xét duyệt
~ Xác mình người mua hàng: Khi nhận được đơn đặt hàng, đơn vị cần
liên hệ với khách hàng để đảm bảo đơn đặt hàng và chữ ký trên đó xuất phát
từ họ,
~ Đối chiếu đơn giá trên đơn đặt hàng của khách hàng với bảng giá chính thức của đơn vị: nếu có sự khác biệt cần thông báo ngay với khách hàng, nếu bên mua đồng ý, yêu cầu họ gởi lại đơn đặt hàng mới, đơn đặt hàng cũ cần lưu trữ cho đến khi nhận được đơn đặt hàng mới đẻ tránh những tranh chấp về
sau
~ Xác nhận khả năng cung ứng: Nhân viên bán hàng cần xác minh lượng
hàng tồn kho có đủ để đáp ứng cho nhu cầu khách hàng hay không bằng cách
liên hệ với bộ phận kho hoặc truy cập vào hệ thống để có thông tin chính xác về số lượng tồn kho Nếu không đủ số lượng khách yêu cầu, đề xuất với
Trang 30bán hàng, lệnh bán hàng thường được lập 5 liên Cẳn có một nhân viên độc
lập kiểm tra sự phù hợp các thông tin giữa hai chứng từ, nhất là đối với các
đơn hàng có giá trị lớn
~ Xét duyệt bán chịu: Căn cứ vào chính sách bán chịu, bộ phận xét duyệt sẽ phê chuẩn hay từ chối việc bán hàng trên lệnh bán hàng Do đây là khâu có độ rủi ro cao nên bộ phận xét duyệt phải độc lập với bộ phận bán hàng; nhân viên xét duyệt phải có năng lực, đạo đức và được quy định cụ thể về thắm
quyền phê duyệt; đơn vị phải có một chính sách bán chịu cụ thể và rõ ràng Ngoài ra đơn vị cần có một hệ thống kiểm tra về tín dụng của khách hàng 'Các quy định bán chịu cần chặt chẽ đổi với những khách hàng chỉ giao dịch
một lần và những khách hàng nhỏ Khi phê chuẩn, bộ phận xét duyệt cần phải
ký hoặc đóng dấu lên lệnh bán hàng Bộ phận kho chỉ được xu
các lệnh bán hàng đã được bộ phận xét duyệt bán chịu phê chuẩn b Kiễm soát quá trình giao hang và lập hóa đơn
Sau khi có quyết định về tín dụng, căn cứ lệnh bán hàng bộ phận giao hàng lập phiếu giao hàng hoặc phiếu xuất kho Chứng từ này được gởi cho bộ phận kho để xuất hàng và kho cũng phải lưu trữ chứng từ này Trên phiếu giao hàng cẩn phải ghi rõ số lượng, quy cách, chất lượng hàng hóa, thời hạn và các thông tin cần thiết khác về khách hàng để bộ phận giao hàng có thể giao đúng hàng, tránh tình trạng sai số lượng, chất lượng hoặc quy cách khiến khách hàng không chấp nhận hoặc dẫn đến những chi phi phụ khác Đồng
thời phí
các bên liên quan như người lập, người kiểm tra, thủ kho và người nhận Sau
xuất kho phải được đánh số thứ tự, phải có đầy đủ các chữ ký của
khi xuất kho hàng hóa, thủ kho phải lập biên bản giao nhận hàng hóa với
khách mua hoặc người vận chuyển để xác nhận thực tế hàng hóa đã chuyển
Trang 31Khi nhận được các chứng từ từ các bộ phận khách chuyển đến như đơn đặt hàng, lệnh bán hàng đã được phê chuẩn, pl
xuất kho, biên bản giao
nhận hàng hóa, bộ phận lập hóa đơn sẽ phải kiểm tra lại sự phù hợp của các chứng từ liên quan như số lượng, chủng loại, giá cả, điều kiện thanh toán
rồi mới tiến hành lập hóa đơn Hóa đơn hợp lệ phải bao gồm đẩy đủ các chữ ký theo quy định như ngưi
người mua hàng, thủ trưởng đơn vị Trường hợp bán hàng qua điện thoại thì không cẩn chữ ký người mua hàng mà thay
thế bằng cách ghi “bán hàng qua điện thoại” ngay dưới vị trí người mua hàng
Hóa đơn lập xong cin được một nhân viên khác kiểm tra lại tính chính xác
của các thông tin trên hóa đơn như tên khách hàng, mã số thu, địa chỉ cũng như tính lại do tính toán sai hoặc có sự thông đồng giữa khách hàng và bộ phận bán hàng Mục đí don vi theo do nhất là dé yêu iền cho từng loại hàng và tổng nhằm hạn chế sự sai sót
việc lập hóa đơn là để tuân thủ quy định của pháp luật, giúp chi chép ng phải thu khách hàng, doanh thu và quan trong lu khách hàng thanh toán Vì vậy, hóa đơn cần được lập ngay
khi hoàn tắt việc giao hàng để hạn chế những rủi ro quên không lập hóa đơn hay ghi sai kỳ kế toán
e Kiễm soát thu tiền và nợ phải thu khách hàng
Doanh thu ghi số là doanh thu thực tế phát sinh, khoản phải thu khách ‘hang 1a số tiền thực tế khách hàng phải trả, số
được và phải được phản ánh đầy đủ, chính xác, kịp thời vào sổ sách kế toán
én ghi số là số tiền thực tế thu
Trang 32số tiền trước khi được ghi nhận vào sổ sách Vì vậy một số thủ tục kiểm soát
cần được thực hiện là:
~ Khuyến khích khách hàng thanh toán quan ngân hàng hay thẻ tín dụng
~ Cần sử dụng hóa đơn mỗi khi bán hàng cũng như khuyến khích khách hàng nhận hóa đơn
- Cuối mỗi ngày, ph
tiền mà thủ quỹ ghi chép, hoặc tổng số tiền in ra từ máy tính tiền hoặc máy
phát hành hóa đơn
~ Tách biệt chức năng ghi chép việc thu tiền tại điểm bán hàng và chức tiến hành đối chiếu tiền mặt tại quỹ với tổng số
năng hạch toán thu tiền trên số cái ~ Định kỳ tiền hành kiểm kê kho,
tế nhằm phát hiện sự chênh lệch do bán hàng nhưng không ghi
¡ chiếu số liệu giữa số sách và thực
số
* Đối với phương thức bán chịu: Việc kiểm soát sẽ được tập trung vào kế toán nợ phải thu khách hàng và bộ phận thu nợ:
~ Định ky, cần kiếm tra tính chính xác của doanh thu bằng cách đối chiều
giữa số liệu kế toán và các chứng từ có liên quan, hay giữa số liệu kế toán và
số liệu của các bộ phận khác như bộ phận bán hàng, gửi hàng
~ Đơn vị cần sử dụng hệ thống số kế toán chỉ tiết nợ phải thu nhằm đảm bảo quản lý chặt chẽ công nợ của từng khách hàng , đồng thời để cung cấp dữ
liệu chính xác về nợ phải thu giúp đơn vị xây dựng và điều chỉnh chính sách bán chịu cho phù hợp ~ Định kỳ bộ phận theo dõi nợ phải thu cần lập bảng phân tích số dư nợ phải thu theo tuổi nợ dé có biện pháp đòi nợ phù hợp, hạn chế nợ khó đòi phát sinh
- Bộ phận thu nợ cần đối chiều công nợ thường xuyên với khách hàng Hàng tháng phải gửi thông báo nợ cho khách, cần ghỉ rõ số dư đầu kỳ, số phát
Trang 33~ Đơn vị cần phân công một nhân viên độc lập với bộ phận theo dõi nợ phải thu thực hiện đối chiếu công nợ đột xt
với khách hàng nhằm ngăn chặn
hay phát hiện việc chiếm dụng tiền của nhân viên theo dõi công nợ
d Lap dự phòng và xóa sỗ nợ phải thu khó đồi
Khi các khoản nợ phải thu đã quá hạn thanh toán thì đơn vị tiến hành lập
cdự phòng nợ phải thu khó đòi Việc lập dự phòng phải thu khó đòi cần tuân
thủ đúng chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành Đơn vị cần phân công người chịu trách nhiệm cụ thể về việc này và mức để xuất phải được phê chuẩn bởi người có thẩm quyền
1.3 DAC DIEM KIEM SOAT NOI BO CHU TRINH CUNG CAP DICH VỤ VA THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP KINH DOANH DỊCH
'VỤ BƯU CHÍNH
1.3.1 Khái
về dịch vụ, dịch vụ bưu chính
Philip Kotler (4, tr 522] cho rằng: “Dịch vụ là mọi hành động và kết quả
mà một bên có thể cung cấp cho bên kia và chủ yếu là vô hình và không dẫn
đến quyền sở hữu một cái gì đó Sản phẩm của nó có thể có hay không gắn liền với một sản phẩm vật chất”
Luật Bưu Chính số 49/2010/QH12 được Quốc hội khóa XI, kỳ hop thir
7 thông qua vào ngày 17/06/2010 và chính thức có hiệu lực vào ngày 01/01/2011 đã qui định rõ: "Dịch vụ bưu chính là dich vu chấp nhận, vận
chuyển và phát bưu gửi bằng các phương thức từ địa điểm của người gửi đến
địa điểm của người nhận qua mạng bưu chính, trừ phương thức di
Bên cạnh những đặc tính của dịch vụ như: Tính vô hình; Tính không
chia cắt được; Tính không đồng nhất; Tính không lưu trữ được; và Tính mau
hỏng, dịch vụ bưu chính còn mang những đặc điểm riêng như sau:
Trang 34tức từ người gởi đến người nhận Vì vậy, doanh nghiệp cung cấp dịch vụ bưu
chính không thể tự tạo ra sản phẩm cũng như tạo ra doanh thu cho chính bản thân doanh nghiệp mà sản phẩm chỉ được sản xuất khi có khách hàng mang
nhu cầu đến cho doanh nghiệp Tuy nhiên, để có thể phục vụ và đáp ứng nhu cầu của khách hàng, doanh nghiệp cung cấp dịch vụ bưu chính cần có một mạng lưới phục vụ rộng khắp, nhân lực cũng như các điều kiện cần thiết khác trong khi không thể xác định được khối lượng sản phẩm do mình tạo ra Đây là một bài toán khó đối với các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ bưu chính Do đó, dé có thể tạo ra doanh thu cho đơn vị, các doanh nghiệp cung cắp dịch vụ bưu chính cần quan tâm chú trọng đến chất lượng của dịch vụ, thời gian toàn
trình và an toàn bưu gửi; tiếp đến là khâu tìm kiếm khách hàng và giữ chân
khách hàng ở lại với doanh nghiệp mình
“Thứ hai: Quá trình cung cấp dịch vụ mang tính dây chuyền và có nhiều đơn vị tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh tạo ra sản phẩm
Để có được một sản phẩm hoàn chỉnh, cần có đến ít nhất hai đơn vị tham
gia vào quá tình sản xuất Mỗi đơn vị thực hiện một chức năng nhất định
nhằm đảm bảo công tác nhận chuyển phát bưu gửi hoàn chỉnh đến tay người
tiêu dùng Mỗi đơn vị là một mắc xích trong dây chuyển sản xuất, nếu một mắc xích bị trục trac thi toàn bộ dây chuyển sản xuất cũng bị ảnh hưởng theo Chính vì vậy, để đảm bảo cho dây chuyển sản xuất hoạt động có hiệu quả, đảm bảo cho các đơn vị thực hiện tốt chức năng của mình cần có nhũng quy
định thống nhất về thủ tục, qui trình khai thác, xử lý nghiệp vụ: sự phối hợp chặt chẽ về kỹ thuật nghiệp vụ và hạch toán kinh doanh giữa các don vi trong ngành Đặc điểm này chỉ phối rất lớn đến công tác tổ chức quản lý, kiểm soát và hạch toán kinh doanh dịch vụ bưu chính
Trang 35phát sinh ở tại một nơi (đầu đi hoặc đầu đến của sản phẩm) sau đó mới tiến hành phân chia cho các đơn vị tham gia theo một tỷ lệ do tổng công ty quy định Vì vậy rất khó xác định chính xác hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của từng đơn vị Trong thực tế, các đơn vị không quan tâm nhiều đến sản lượng đến nên việc tập hợp, báo cáo sản lượng phát cho các đơn vị khác
không chính xác kịp thời nên việc kiểm soát doanh thu do các đơn vị khác phân chia cho mình thường bị bỏ ngõ dẫn đến kinh doanh không hiệu quả
cũng như không thực hiện tốt trách nhiệm của mình trong việc cung cấp dịch
vụ đến tay người nhận
“Thứ ba: Tải trọng không đồng đều theo thời gian và không gian
Dịch vụ bưu chính chịu tác động lớn từ nhu cầu của khách hàng, vì vậy sản lượng bưu chính luôn biến động và không đồng đều theo giờ trong ngày, theo ngày trong tuần, theo các tháng, các mùa trong năm Đối với các dịp lễ, tết nhu cầu về chuyển phát bưu gửi có thể tăng cao hơn ngày thường Cũng có
khi, sản lượng lại tăng đột biến do nhu cầu chuyển phát công văn của một số
tổ chức, cơ quan nào đó mà không phụ thuộc vào một khoản thời gian nào “Tại các thành phố lớn, nơi tập trung dân cư đông đúc, hay các điểm du
lịch nỗi tiếng thì nhu cầu về dịch vụ bưu chính luôn cao hơn so với các vùng
miền núi, nông thôn hay các vùng dân cư thua thớt
Dac điểm này của dịch vụ bưu chính cũng gây trở ngại lớn cho các don vị kinh doanh dịch vụ bưu chính trong công tác quản lý nhân sự và sử dụng
cơ sở vật chất kỹ thuật Bỡi lẽ, tắt cả các
sm giao dịch phải mở cửa để phục vụ cho khách hàng cho dù tại thời điểm trong ngày không có một nhu cầu trao
Trang 36cơ sở:
Prevoir, Truyền hình An Viên nhằm tận dụng “chất kỹ thuật
cũng như nhân sự hiện có để tạo ra doanh thu cho đơn vị
Thứ tư: Dịch vụ bưu chính ngày càng chịu sự tác động mạnh mẽ của
khoa học, kỹ thuật và nhu cầu của người tiêu dùng
Khoa học ngày càng phát triển, nhu cầu truyền đưa tin tức cũng được
đáp ứng ngày càng cao với các phương thức điện tử, kỹ thuật tiên tiền Sự trao
đổi thông tin qua dịch vụ bưu chính vì thế cũng ngày càng giảm sút về sản
lượng lẫn khối lượng Vận chuyển hàng hóa lại bị cạnh tranh bởi các doanh nghiệp vận tải khác Vì vậy để có thể tồn tại và phát triển các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ bưu chính phải ngày càng nâng cao chất lượng về dịch vụ,
về thời gian toàn trình và cả thái độ phục vụ
1
thu tiền tại doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ bưu chính
2 Những rủi ro thường gặp trong chu trình cung cấp dịch vụ và
Rủi ro luôn phát sinh tại các đơn vị ở tắt cả các mức độ, bắt kể quy mô,
bản chất hay ngành nghề kinh doanh Rủi ro ảnh hưởng đến sự tồn tại của mỗi
đơn vị; đến sự thành công, tình hình tài chính, hình ảnh của đơn vị; đến sự
duy trì chất lượng sản phẩm, dịch vụ và đến cả con người Và không có một
biện pháp nào để triệt tiêu rủi ro Vì vậy, nhà quản lý phải quyết định một
cách thận trọng mức rủi ro như thế nào là có thể chấp nhận được và cố gắng
duy t rủi ro trong mức độ này
"Trong lĩnh vực kinh doanh bưu chính những rủi ro thường gặp phải trong, chu trình cung cấp dịch vụ và thu tiễn có thể kể đến như:
~ Thái độ thiểu thiện cảm, thiểu tận tình khi tiếp nhận nhu cầu của khách
hàng
~ Cũng cắp dịch vụ không đúng với yêu cầu của khách
Trang 37~ Phân hướng chuyển không đúng với địa chỉ của khách ghi trên bưu gửi ~ Phát bưu gửi không đúng người nhận, không đúng địa chỉ
~ Nộp tiền doanh thu chậm trễ, thừa, thiếu
~ Không nộp tiền doanh thu về bộ phận kế toán
Những rủi ro phát sinh có thể ảnh hưởng đến mức độ hoạt động, hoặc mức độ toàn đơn vị Vì vậy cần có nhũng thú tục kiểm soát nhằm hạn chế những rủi ro phát sinh từ đó mới có thé thực hiện tốt từng mục tiêu cu thé dé
mục tiêu chung của đơn vị
1.3.3 Đặc điểm kiểm soát nội bộ chu trình cung cấp dịch vụ và thu
tiền trong các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ bưu chính
« Thủ tục kiểm soát tiếp nhận và xử lý yêu cầu cung cấp dich vu
Không như những đơn vị bán hàng hóa khác, sản phẩm của các doanh
nghiệp cung cấp dịch vụ bưu chính không do họ tạo nên mà do khách hàng mang tới Vì vậy, để đạt được mục tiêu doanh thu doanh nghiệp cần phải có
thật nhiều khách hàng đến sử dụng dịch vụ Việc tiếp nhận và xử lý yêu cầu
của khách trong giai đoạn này là rất quan trọng trong cả chu tinh Vì vậy, thủ
tục kiểm soát chủ yếu tập trung vào kiểm soát thái độ phục vụ, kỳ năng bán
hàng của giao địch viên Mọi nhân viên giao dịch cần phải tuân theo những nội quy và quy tắc ứng xử đã được đặt ra bởi doanh nghiệp như: việc tuân thủ
giờ giấc làm việc; tuân thủ về trang phục; tuân thủ về nguyên tắc giao tiếp ứng xử: và cuối cùng phải thực sự hiểu rõ về dịch vụ mà đơn vị đang cung cấp để tư vấn cho khách sử dụng dịch vụ thích hợp
b Thủ tục kiểm soát cung cấp dịch vụ
Đối với doanh nghiệp cung cấp dịch vụ bưu chính, ở giai đoạn cung cấp
dịch vụ có thể xảy ra nhiều rủi ro có thể phát sinh từ phía khách hàng cũng có
Trang 38lượng dịch vụ giảm sút, lòng tin của khách hàng dành cho doanh nghiệp mắt đi và có thể dẫn đến việc khách hàng không còn sử dụng dịch vụ của doanh
nghiệp Vì vậy thủ tục kiểm soát được đặt ra trong giai đoạn này là:
~ Kiểm sốt việc ghi thơng tin của khách hàng có đầy đủ và chính xác:
Đối với dia chi người gởi, người nhận cần đầy đủ số nhà (s6 tổ), tên đường
phố (khu phố), quận huyện, tinh thành, tên nước Việc ghi đúng địa chỉ sẽ giúp cho công tác truyền đưa tỉn tức được nhanh chóng kịp thời Ngoài ra, tên
và địa chỉ của người nhận phải giống nhau giữa phiếu gởi và bưu gửi, vì đôi khi đo sơ suất của khách có thể dẫn đến nhiều trường hợp khiếu kiện không
đáng có như không phát được bưu gửi cho người nhận, phát nhằm cho một người nhận khác
- Kiểm soát cách gói bọc và tính trọng lượng của bưu gửi: Bưu gửi cần được gói bọc đúng quy cách với từng loại để đảm bảo không xảy ra đỗ vỡ hay
ảnh hưởng đến những vật phẩm khác đi trong chuyến thư Việc cân trọng
lượng bưu gửi cần được kiểm soát kỹ để bảo đảm tính cước cho khách được chính xác
~ Kiểm soát việc tính cước dịch vụ: Dịch vụ bưu chính ngoài những dịch
vụ cơ bản còn có những dich vụ cộng thêm bổ trợ, mỗi loại dịch vụ cộng thêm
đều có yêu cầu riêng để có thể phát hàng Vì vậy việc tính cước cầ
cần được thể hiện theo từng dòng riêng biệt để khách hàng tiện theo dõi và hợp với dịch vụ cơ bản cũng như địa chỉ phải chính xác và rõ rằng, mỗi loại cước đối chiết
~ Kiểm soát phân hướng chuyển cho bưu phẩm: Bưu phẩm sau khi nhận
Trang 39phân hướng này nhằm hạn chế rủi ro thất lạc và lạc hướng bưu phẩm; giảm sút chất lượng dịch vụ
Việc kiểm soát ở giai đoạn này yêu cầu kiểm soát viên phải để lại bút
tích trên phiếu gởi, bưu phẩm và bảng kê phân hướng bằng chữ ký và ký bằng
bút đỏ (sự phê duyệt
~ Kiểm soát khâu phát bưu phẩm đến tay người nhận: Sau khi nhận túi gói đến từ các tỉnh thành khác, bưu phẩm đến được tiến hành vào sổ và phát đến tay người nhận, những bưu phẩm lạc hướng sẽ được chuyển tiếp ngay trong chuyến thư tiếp theo Kiểm soát viên cần kiểm soát lại những bưu phẩm vào số phát có đúng tại khu vực của mình nếu sai phải được xử lý kịp thời, những địa chỉ không rõ ràng cần xử lý theo thẻ lệ nghiệp vụ để phát được cho khách hàng trong thời gian sớm nhất Khi phát bưu phẩm, yêu cầu khách hàng phải xuất trình giấy tờ tùy thân để xác định chính xác bưu phẩm được phát
đúng đến tay người nhận ở đúng địa chỉ như người gởi đã ghi trên bưu phẩm,
chữ ký nhận trên số phát và giấy mời phải cùng một chữ ký của người nhận
.e Thủ tục kiểm soát thu tiền và nộp tiền
Tên thu từ khách hàng phải đúng với cước đã tính và thể hiện trên phiếu
gởi bưu phẩm, nếu kiểm soát viên phát hiện ra sai lệch thì yêu cầu giao dich viên phải xử lý ngay: trường hợp thừa tiền phải mời khách đến nhận lại và ký nhận ở mặt sau của phiếu gởi lưu, trường hợp thiếu tiền giao dịch viên phải nộp cho đủ với số tiền đúng
Cuối
ngày, tắt cả các phiếu gởi được đóng thành tập và theo số thứ tự như bảng kê phân hướng đã lập, tổng số phiếu và số tiền phải khớp đúng với bảng kê, giao dịch viên tiến hành vào số theo dõi doanh thu phát sinh hàng
ngày và nộp tiền về bộ phận kế toán Sổ theo dõi doanh thu phát sinh được
Trang 40“Trong kinh doanh dịch vụ bưu chính, hóa đơn chỉ xuất khi khách hàng có yêu cầu Vì vậy, việc theo đõi doanh thu phát sinh chủ yếu dựa vào tổng
hợp các phiếu gởi và bảng kê đóng chuyến thư đi Tuy nhiên, để tránh tình trạng giao dịch viên xuất hóa đơn khống cho khách, trên hóa đơn yêu cầu phải
ghi rõ số hiệu bưu gửi, ngày gửi để kiểm tra khi cần thiết Tại bộ phận kế toán, khi nhận được giấy nộp
tiến hành nhập vào chương trình kế toán theo mã thu cho từng bưu cục và
từ bộ phân giao dich
từng loại dịch vụ sau đó in phiểu thu và chuyển sang cho bộ phận thủ quỹ để thu tiền Cuối tháng, khi nhận được báo cáo tổng hợp từ bưu cục gởi lên kế
toán sẽ tiến hành đối chiếu nộp có khớp đúng, nếu có chênh lệch phải yêu cầu điều chỉnh
4 Thắm định và xóa số nợ phải thu khó đòi
Bán hàng trong các doanh nghiệp kinh doanh bưu chính được xem là bán
lẻ, bởi số lượng khách hàng sử dụng dịch vụ có doanh số từ 10 triệu trở lên là
không nhiều Vì vậy, chính sách bán chịu chỉ áp dụng đối với các doanh
nghiệp nhà nước, hay các cơ quan ban ngành thuộc ủy ban tỉnh, thành phố
“Tuy nhiên, các khách hàng này thường trả tiền ngay khi nhận được bảng tổng
kết các dịch vụ sử dụng trong tháng, nên các doanh nghiệp kinh doanh bưu